机关档案业务培训
2014年9月
机关档案目标理创建工作
1适象： 实行参公务员理级类机关民团体社会组织行政理职事业单位金融机构文化机构（简称机关）
2机关档案工作目标理等级：机关档案工作目标理等级分省特级省级省二级
3考评权限：省档案局统领导全省机关档案工作目标理考评工作负责组织全省省特级考评省直机关三等级考评复查 市州档案局负责组织辖区（含县市区）级机关省特级复查省级考评市州直机关省二级考评省级省二级复查省特级复查材料须报省档案局备案县级档案局负责组织辖区（含乡镇）机关省级复查省二级考评复查省级复查材料须报市州级档案局备案级档案局机级档案局组织考评工作进行抽查
4考评程序：考评程序次申报预检公示评审审批五步骤
5考评标准：省级达标分数线90分省二级达标分数线80分考评容标准见湖北省机关档案工作目标理省级省二级考评标准考评表
6考评等级效力：
（1）等级时效时间三年
（2）取档案理等级证牌（证书）机关应效期满年提出复查申请相关档案局考评权限组织复查期未复查单位相应等级动失效
（3）奖励：档案法湖北省档案理条例相关规定效期享受档案达标先进单位奖励政策
二机关档案规范化建设
（）设施建设：机关档案工作设施建设包括机关档案房设施设备配置库房建设技术理荣誉陈列室建设等条件性工作
1机关档案房
档案房面积满足工作需般机关做库房办公室阅文室三室分开
2设施设备配置
机关档案库房设施设备配置统规范铁皮柜密集架目录检索柜湿机空调机温湿度计防磁柜计算机复印机相机灭火器报警器等设施设备
3库房理
库房安全保防护措施达防火防盗防高温防潮防尘防光防鼠防虫防磁防病毒等十防求
4实物档案陈列室建设
（1）实物档案陈列室基条件
实物档案陈列室应机关独立固定满足需陈列场便机关干部参观接受教育室设置应橱窗橱柜展板声安全保护设施设备般实物陈列实体容图文茂充分反映机关历史面貌容喷绘展板
（2）实物陈列容
机关开展项工作活动中形成奖牌奖杯锦旗证书字画印章编研成果业务活动中产生保存价值反映部门单位工作特点实物编号类型分排放橱窗橱柜
（3）展板制作容
①机构革篇反映机关组织机构革历届班子领导片简介现领导班子成员集体片简介中组织机构革采文字图表形式设计
②领导关怀篇反映国家领导级级政领导级部门领导视察检查指导机关时形成片文字说明材料
③业务建设篇反映机关阶段方面重业务活动中取重成绩成果效益片文字说明材料
④机关建设篇反映机关文明创建职工文化教育活动机关现代化设施设备理等方面片文字说明材料
⑤廉政建设篇反映机关风政风行风廉政建设理情况片文字说明材料运正反典型干部进行激励警示教育材料
（二）制度建设
1机关档案理基制度
机关档案理基制度包括：档案保制度档案保密制度档案利制度档案统计制度档案鉴定销毁制度档案员岗位责制度等
2机关档案分类方案档范围保期限三合制度
（1）落实国家档案局8号令精神
国家档案局8号令中附件文书档案保期限表编制机关单位具体文书档案保期限表单位国家规定结合实际重新编制单位文件材料分类方案档范围保期限表三合制度编制范围限机关单位文书档案机关单位专业档案次编制范围门类档案原关规定执行
二文件材料档范围文书档案保期限表审定单位发生变化前机关制定文件材料分类方案档范围保期限表机关领导批准执行报级档案行政理部门备案 三档案保期限前规定实施档案保期限永久长期短期三种变化现永久定期两种中定期分30年10年两种
（2）三合制度填写方法
分类方案：包括门类类门类：填写文书文件材料科技文件材料会计文件材料声文件材料电子文件材料实物专业文件材料名称类：填写分类类名
档范围：档范围三合制度中核心容机关业务部门职活动中形成具保存价值门类载体文件材料全部列入档范围档文件材料容般责者问题文件材料名称组成
保期限：逐条应填写文件材料保存期限
3系统档案工作理制度
系统档案工作理制度系统行业特点级部门制定级部门档案行政理部门联合制定
4全宗划分
立档单位(具独立法资格单位)工作活动中形成种门类载体档案全宗
（1）新成立机关机关分两机关机关合机关均应分建立新全宗机关改变领导关系名称工作性质业务范围未发生变化(教育委员会改教育局)接继原全宗应全宗介绍立卷说明中注明
（2）机关块牌子设立联合全宗名称设立全宗（纪委监察厅设联合全宗省移民局省三峡工程建设移民局省移民局名称设全宗）派出性机关部门求单设全宗设全宗
（3）员编制委员会(保密委)档案入相应办事机构(保密局)全宗
（4）独立二级单位分设全宗设机构建立全宗距离较远设机构设立全宗派出性机构档案分类目录号单独理
（5）全宗名称机构全称规范化简称联合全宗列标明关单位名称
三机关档案整理方法
（）文书档案
1收集
（1）应档文件材料
①单位形成文件材料会议文件材料二正式文件三较重材料
②级单位文件材料需贯彻执行会议文件材料单位业务文件非单位业务法规性文件领导民代表等视察检查单位文件材料(含声材料)二代级单位草拟采文件草稿印(包括报纸刊物转载文件材料)
③级单位非隶属单位文件材料
单位业务需贯彻执行法规文件二单位检查重文件三重文件
④级单位文件材料级单位报送重工作计划总结报告典型材料报表预决算法规性备案文件二直属单位报送重科技理性文件材料
（2）档文件材料：
①单位文件材料重份文件二查考利价值事务性时性文件三未会议讨未领导审阅签发未生效文件电报草稿四正式文件电报摘录供工作参阅非证明材料五特殊保存价值信封般性表态询问般性问题提出般性建议意见民信六单位部互相抄送文件材料应履行公文行文介绍信等七单位负责兼外单位职务形成单位关文件材料八参考目方面收集文件材料
②级单位文件材料级单位免奖惩非单位工作员文件普发供参阅办文件材料二级单位发供工作参考抄件三级单位征求意见未定稿文件
③级单位非隶属单位文件材料参加非机关召开会议需贯彻执行查考价值文件材料二非隶属单位抄送需办理文件材料
④级单位文件材料级单位送参阅简报情况反映应抄报必备案文件材料二越级抄送般需办理文件材料三级单位抄报备案般性文件材料
（3）实践中应注意问题：
①常文件材料：政机关非法规性般文件级级相隶属机关需办理文件抄件单位般文件草稿部抄送文件材料 应档
②常漏掉文件材料：白头文件材料合协议简报刊物情况报告历史革事记剪报重文件修改稿组(委)行政会议记录等二会议文件材料机关召开专业会议外单位参加关机关业务会议文件材料三事文件材料进编通知单增计划卡干部花名册编制花名册等
③文件材料规范性问题： 文书文件材料中单位纸质正式发文会议材料应收集两套（套档套作文件汇编级发文里必须包括：正文发文稿纸（领导签字处盖公章）历次修改稿二档案里允许出现三色笔（铅笔彩笔圆珠笔）三根湖北省档文件整理实施细规定第七条规定文件处理签文件档发文处理签排正定稿前收文处理签排收文前
2整理工作程序：
（1）件确定
①正定稿件正附件件正文件处理单件原件复制件件转发文转发文件
②文复文年度（请示批复函复函）件跨年度作两件分存放形成年度档文件目录备注栏中分注明
③成册材料书刊简报图册报表名册会议纪会议记录等成套性材料册件采活页纸会议记录次会议记录件
④宜分开材料：会议文件案件材料行政审批材料等视数量少分作件件
⑤格式相单页表格登记表审批表等
（2）档章容填写
全宗号
档年度
室编件号
机构问题
保期限
馆编件号
（3）装订方法
档文件件装订编写页数盖档章时保期限永久30年档案需钉装盒
装订时正前定稿复文前文正件前附件封套（未进行扫描档案）二线订（已进行扫描档案）10页文件左角15CM*15CM位置孔装订10页文件三点线方法文件左侧装订
（4）分类划期
档文件采年度—保期限进行分类先档文件形成年度分开年度保期限分开划期国家档案局8号令执行文书档案分永久定期（30年10年）
（5）排列
年度保期限档文件机构（问题）排列机构（问题）事结合时间重程度等排列
（6）编号
年度保期限档文件编制序号现行保期限种类年编制永久30年10年独立流水号
（8）装盒
档文件保期限室编件号序装入档案盒填写档案盒封面盒脊备考表项目保期限档文件允许装入档案盒
（二）科技档案
1收集范围
基建文件材料：①行性研究务书②设计基础资料③设计文件④项目理文件⑤施工文件⑥监理文件资料⑦工艺设备文件⑧科研项目文件材料⑨涉外文件⑩生产技术准备试生产文件材料⑾财务器材理文件材料⑿竣工验收文件
设备仪器文件材料：收集单位汽车锅炉服务器等较重设备仪器文件材料
2立卷
基建文件材料项目分类基建文件材料少单位基建项目文件材料组卷理性科技文件材料问题时间重程度排列材料项目阶段专业排列项目性材料基础性材料工程设计（含初步设计技术设计施工图设计）工程施工工程监理工程竣工验收等阶段排列卷文件材料
设备仪器文件材料设备途分类卷材料购置设备性材料开箱验收安装调试机材料运行维护等序排列
3案卷文件材料排列
4装订编写案卷页号
装订案卷卷文件书写容均应编写页号序均1开始页号阿拉伯数字编制
装订案卷件单位编写页号件页号均1开始案卷文件材料卷目录编排次序排列份文件材料首页右角加盖档号章
装订成卷案卷科技文件材料均书写容页面编写页号
5编制卷目录
序号：卷科技文件材料排列先序1起次标注序号
文件编号：填写文件文号图样图号没文件编号文件填写
责者：填写文件材料直接编制单位名称
文件材料题名：填写文件材料标题全称没标题重新拟写文件标题加[ ]号
日期：8位阿拉伯数字填写20060406
页号：填写份文件材料首页页号卷份文件材料应填写起止页号装订科技档案填写件材料页数
备注：填写文件材料需补充说明情况
6编制案卷封面
案卷题名：称案卷标题该案卷全部文件材料总标题包括三素容：科技项目（工程产品设备）名称+文件材料容特征+文件名称（文种）
立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷部门项目负责部门般单位写立档单位名称
起止日期：应填写案卷科技文件材料形成起止日期起止时间—号连接
保期限：应关规定填写组卷时划定保期限
档号：全宗号—Kj1—1
7填写备考表
8装盒
9填写案卷目录
（三）会计档案
1收集范围
（1）会计证（KJp)指：原始证记账证汇总证银行存款余额调节表
（2）会计账簿(KJz)指：日记账明细账总账固定资产卡片辅助账簿涉外事会计账簿
（3）财务报告(KJb)指：财务指标快报月季度会计报表年度会计报表文字说明
（4）会计文件材料(KJq)指：会计移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册银行账单等
2会计档案保期限
财政总预算行政单位事业单位税收会计档案保期限表
序号
档案名称
财政总预算
行政事业单位
会计证类
1
国家金库编送种报表缴库退库证
10年
2
收入机关编送报表
10年
3
行政单位事业单位种会计证
15年
4
种完税证缴退库证
5
财政总预算拨款证会计证
15年
6
农牧业税结算证
二
会计账簿类
7
日记账
15年
8
总账
15年
15年
9
税收日记账（总账）税收票证分类出纳账
25年
10
明细分类分户账登记簿
15年
15年
11
现金出纳账银行存款账
25年
12
行政单位事业单位固定资产明细账（卡片）
三
财务报告类
13
财政总预算
永久
14
行政单位事业单位决算
10年
永久
15
税收年报（决算）
10年
（四）声档案
1片整理
（1）收集范围：记录单位职活动重工作成果片级领导著名物视察指导单位区工作片单位组织参加重外事活动片记录单位区重活动重事件重事重然灾害重情况现象片 记录区理概貌城乡建设重点工程名胜古迹然风光风俗民情著名物片具档保存价值片
（2）片档号编制
档号容书写格式全宗号——分类号保期限代码——册号－张号全宗号——分类号保期限代码——张号
014Szy35表示014号全宗声类片档案永久保期限第3册第5张
（3）片册选
应国家规范片册单位片册意变动普通片册放置幅片连册组片编号空白处写幅片存放位置放入专档案袋（筒）档案盒中该片档案袋贴文字说明
（4）片说明填写
题名——概括说明片题物时间点事等容
片号——填写片档号
参见号——填写张片相关档案互见档号
拍摄时间——8位阿拉伯数字填写公元纪年时间20110607
摄影者——填写姓名必时加写单位
文字说明——综合运时间物（含物单位职务姓名方位）事点背景等素概括揭示片信息需说明事项（片版权源等）
（5）片目录编制
（6）数码片整理方法
数码片全宗年度——保期限分类逻辑关系建立文件夹理年度保期限片分设文件夹文件夹片形成时间结合重程度序排列组密切联系数码片应集中排列起张数码片应编写说明说明编写方法纸质片数码片印片应注明互见号数码片说明文件（TXT格式）统档号命名
2录录音
保期限—年度—问题分类录音带录带整理方法基样般情况需进行案卷组合直接分类编号编目排列应强调录音带录带应分开整理应混合排列编号
分类：般单位录音带录带较少时录音带录带分开收先次序编号编目排列
编号：湖北省机关档案工作业务建设规范规定全宗号—类—保单位号：014—Sy—1 014—Sx—1
（五）电子档案
1收集
收集范围：
①年度单位制发文件电子文档
②政务邮箱收重文件
③数码片底片
数备份方式双套制移动硬盘备份二刻录光盘备份 禁软盘U盘存储档案
2整理
电子文件整理前应进行真实性完整性效性检验应保存文件修改程记录软硬件环境填写电子档案转移记录
光盘编号方法：全宗号—Dg—1电子文件整理质量应符合电子文件档理规范规定
3电子档案目录
（六）实物档案
1奖品整理
奖状聘书荣誉册证书锦旗奖品等带明显荣誉性质物品案卷号采取年度进行编号件奖品案卷号档号编写全宗号+目录代号+案卷号014—SWj—1
2印章整理
印章档案档范围：级关理机关制发单位外行文期结束种原未缴制发机关单位法相关组织（团工会学会协会等）法代表办事机构印章单位制发期档案保存价值设机构业务工作专印章单位制发级单位期收缴回级单位法相关组织法代表办事机构印章 历史接收种档案保存价值印章
印章保期限：
外行文机构组织法法代表办事机构印章反映历史时期纂刻艺术印章——永久
设机构业务（行政审批等）印章——15年
保存价值时销毁处理严重破损般事务性——档
印章档号编写全宗号+目录代号+案卷号014—SWy—1
四档案理违法违纪行处分规定
档案理违法违纪行处分规定（简称规定）预防惩处档案理违法违纪行效保护利档案监察部力资源社会保障部国家档案局联合制定公布
规定2013年3月1日起施行
规定22条根中华民国档案法中华民国行政监察法中华民国公务员法行政机关公务员处分条例等关法律行政法规制定
规定中称档案指属国家档案属国家保存级国家档案馆档案
1档案理违法违纪行
违法违纪行指行政机关公务员违反法律法规规章行政机关决定命令应承担纪律责行处分规定采列举方式确定二十种违法违纪行
——档案征集违法违纪行处分规定第三四十五条列举档案征集工作中三种违法违纪行：
（1）公务活动中形成应档文件材料资料拒绝交纳档行
（2）拒规定指定国家档案馆移交档案行
（3）违反规定扩缩档案接收范围行
——档案保违法违纪行处分规定第五六七八九十十十四十六条列举档案保工作中十种违法违纪行：
（1）出卖违反规定转交换赠送档案
（2）利职务便保档案
（3）工作负责遵守档案制度导致档案损毁丢失
（4）擅销毁档案
（5）涂改伪造档案
（6）擅档案中抽取撤换添加档案材料
（7）携运邮寄禁止出境档案者复制件出境
（8）擅提供抄录复制档案
（9）擅公布未开放档案
（10）档案利工作中违反国家规定收取费
（11）拒国家规定开放档案
——档案安全违法违纪行六种分：
（1）未配备必安全设施设备
（2）未建立档案安全理规章制度
（3）明知档案面危险采取措施
（4）安全事发生时组织抢救
（5）隐瞒报虚假报告者时报告
（6）干扰阻挠调查
2档案理违法违纪行责体
处分规定档案理违法违纪行应承担纪律责体统称关责员具体分五种：
（1）行政机关公务员
（2）法律法规授权具公事务理职组织中事公务员
（3）行政机关法委托事公事务理活动组织中事公务员
（4）企业社会团体中行政机关命员
（5）事业单位工作员
3处分种类处分决定
行政机关公务员处分条例处分规定确定六种行政处分：警告记记降级撤职开
4复核申诉
档案理违法违纪行员作出书面处分决定必须时送达处分签收公务员法相关规定处分处分决定服知道该处分决定日起三十日原处分机关申请复核复核结果服接复核决定日起十五日级公务员部门者作出该处分决定机关级机关提出申诉复核直接提出申诉
5案件移送
确保落实实施处分责处分规定建立案件移送制度
方面规定免机关监察机关查处档案理违法违纪案件时认应档案行政理部门予行政处罚应时移送档案行政理部门法查处处理结果书面告知免机关监察机关
方面规定档案行政理部门查处档案理违法案件时认应免机关者监察机关予处分应时移送免机关监察机关法查处处理结果书面告知档案行政理部门通建立案件移送制度限度保证档案理违法违纪行处分责落实
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2014年9月
机关档案目标理创建工作
1适象： 实行参公务员理级类机关民团体社会组织行政理职事业单位金融机构文化机构（简称机关）
2机关档案工作目标理等级：机关档案工作目标理等级分省特级省级省二级
3考评权限：省档案局统领导全省机关档案工作目标理考评工作负责组织全省省特级考评省直机关三等级考评复查 市州档案局负责组织辖区（含县市区）级机关省特级复查省级考评市州直机关省二级考评省级省二级复查省特级复查材料须报省档案局备案县级档案局负责组织辖区（含乡镇）机关省级复查省二级考评复查省级复查材料须报市州级档案局备案级档案局机级档案局组织考评工作进行抽查
4考评程序：考评程序次申报预检公示评审审批五步骤
5考评标准：省级达标分数线90分省二级达标分数线80分考评容标准见湖北省机关档案工作目标理省级省二级考评标准考评表
6考评等级效力：
（1）等级时效时间三年
（2）取档案理等级证牌（证书）机关应效期满年提出复查申请相关档案局考评权限组织复查期未复查单位相应等级动失效
（3）奖励：档案法湖北省档案理条例相关规定效期享受档案达标先进单位奖励政策
二机关档案规范化建设
（）设施建设：机关档案工作设施建设包括机关档案房设施设备配置库房建设技术理荣誉陈列室建设等条件性工作
1机关档案房
档案房面积满足工作需般机关做库房办公室阅文室三室分开
2设施设备配置
机关档案库房设施设备配置统规范铁皮柜密集架目录检索柜湿机空调机温湿度计防磁柜计算机复印机相机灭火器报警器等设施设备
3库房理
库房安全保防护措施达防火防盗防高温防潮防尘防光防鼠防虫防磁防病毒等十防求
4实物档案陈列室建设
（1）实物档案陈列室基条件
实物档案陈列室应机关独立固定满足需陈列场便机关干部参观接受教育室设置应橱窗橱柜展板声安全保护设施设备般实物陈列实体容图文茂充分反映机关历史面貌容喷绘展板
（2）实物陈列容
机关开展项工作活动中形成奖牌奖杯锦旗证书字画印章编研成果业务活动中产生保存价值反映部门单位工作特点实物编号类型分排放橱窗橱柜
（3）展板制作容
①机构革篇反映机关组织机构革历届班子领导片简介现领导班子成员集体片简介中组织机构革采文字图表形式设计
②领导关怀篇反映国家领导级级政领导级部门领导视察检查指导机关时形成片文字说明材料
③业务建设篇反映机关阶段方面重业务活动中取重成绩成果效益片文字说明材料
④机关建设篇反映机关文明创建职工文化教育活动机关现代化设施设备理等方面片文字说明材料
⑤廉政建设篇反映机关风政风行风廉政建设理情况片文字说明材料运正反典型干部进行激励警示教育材料
（二）制度建设
1机关档案理基制度
机关档案理基制度包括：档案保制度档案保密制度档案利制度档案统计制度档案鉴定销毁制度档案员岗位责制度等
2机关档案分类方案档范围保期限三合制度
（1）落实国家档案局8号令精神
国家档案局8号令中附件文书档案保期限表编制机关单位具体文书档案保期限表单位国家规定结合实际重新编制单位文件材料分类方案档范围保期限表三合制度编制范围限机关单位文书档案机关单位专业档案次编制范围门类档案原关规定执行
二文件材料档范围文书档案保期限表审定单位发生变化前机关制定文件材料分类方案档范围保期限表机关领导批准执行报级档案行政理部门备案 三档案保期限前规定实施档案保期限永久长期短期三种变化现永久定期两种中定期分30年10年两种
（2）三合制度填写方法
分类方案：包括门类类门类：填写文书文件材料科技文件材料会计文件材料声文件材料电子文件材料实物专业文件材料名称类：填写分类类名
档范围：档范围三合制度中核心容机关业务部门职活动中形成具保存价值门类载体文件材料全部列入档范围档文件材料容般责者问题文件材料名称组成
保期限：逐条应填写文件材料保存期限
3系统档案工作理制度
系统档案工作理制度系统行业特点级部门制定级部门档案行政理部门联合制定
4全宗划分
立档单位(具独立法资格单位)工作活动中形成种门类载体档案全宗
（1）新成立机关机关分两机关机关合机关均应分建立新全宗机关改变领导关系名称工作性质业务范围未发生变化(教育委员会改教育局)接继原全宗应全宗介绍立卷说明中注明
（2）机关块牌子设立联合全宗名称设立全宗（纪委监察厅设联合全宗省移民局省三峡工程建设移民局省移民局名称设全宗）派出性机关部门求单设全宗设全宗
（3）员编制委员会(保密委)档案入相应办事机构(保密局)全宗
（4）独立二级单位分设全宗设机构建立全宗距离较远设机构设立全宗派出性机构档案分类目录号单独理
（5）全宗名称机构全称规范化简称联合全宗列标明关单位名称
三机关档案整理方法
（）文书档案
1收集
（1）应档文件材料
①单位形成文件材料会议文件材料二正式文件三较重材料
②级单位文件材料需贯彻执行会议文件材料单位业务文件非单位业务法规性文件领导民代表等视察检查单位文件材料(含声材料)二代级单位草拟采文件草稿印(包括报纸刊物转载文件材料)
③级单位非隶属单位文件材料
单位业务需贯彻执行法规文件二单位检查重文件三重文件
④级单位文件材料级单位报送重工作计划总结报告典型材料报表预决算法规性备案文件二直属单位报送重科技理性文件材料
（2）档文件材料：
①单位文件材料重份文件二查考利价值事务性时性文件三未会议讨未领导审阅签发未生效文件电报草稿四正式文件电报摘录供工作参阅非证明材料五特殊保存价值信封般性表态询问般性问题提出般性建议意见民信六单位部互相抄送文件材料应履行公文行文介绍信等七单位负责兼外单位职务形成单位关文件材料八参考目方面收集文件材料
②级单位文件材料级单位免奖惩非单位工作员文件普发供参阅办文件材料二级单位发供工作参考抄件三级单位征求意见未定稿文件
③级单位非隶属单位文件材料参加非机关召开会议需贯彻执行查考价值文件材料二非隶属单位抄送需办理文件材料
④级单位文件材料级单位送参阅简报情况反映应抄报必备案文件材料二越级抄送般需办理文件材料三级单位抄报备案般性文件材料
（3）实践中应注意问题：
①常文件材料：政机关非法规性般文件级级相隶属机关需办理文件抄件单位般文件草稿部抄送文件材料 应档
②常漏掉文件材料：白头文件材料合协议简报刊物情况报告历史革事记剪报重文件修改稿组(委)行政会议记录等二会议文件材料机关召开专业会议外单位参加关机关业务会议文件材料三事文件材料进编通知单增计划卡干部花名册编制花名册等
③文件材料规范性问题： 文书文件材料中单位纸质正式发文会议材料应收集两套（套档套作文件汇编级发文里必须包括：正文发文稿纸（领导签字处盖公章）历次修改稿二档案里允许出现三色笔（铅笔彩笔圆珠笔）三根湖北省档文件整理实施细规定第七条规定文件处理签文件档发文处理签排正定稿前收文处理签排收文前
2整理工作程序：
（1）件确定
①正定稿件正附件件正文件处理单件原件复制件件转发文转发文件
②文复文年度（请示批复函复函）件跨年度作两件分存放形成年度档文件目录备注栏中分注明
③成册材料书刊简报图册报表名册会议纪会议记录等成套性材料册件采活页纸会议记录次会议记录件
④宜分开材料：会议文件案件材料行政审批材料等视数量少分作件件
⑤格式相单页表格登记表审批表等
（2）档章容填写
全宗号
档年度
室编件号
机构问题
保期限
馆编件号
（3）装订方法
档文件件装订编写页数盖档章时保期限永久30年档案需钉装盒
装订时正前定稿复文前文正件前附件封套（未进行扫描档案）二线订（已进行扫描档案）10页文件左角15CM*15CM位置孔装订10页文件三点线方法文件左侧装订
（4）分类划期
档文件采年度—保期限进行分类先档文件形成年度分开年度保期限分开划期国家档案局8号令执行文书档案分永久定期（30年10年）
（5）排列
年度保期限档文件机构（问题）排列机构（问题）事结合时间重程度等排列
（6）编号
年度保期限档文件编制序号现行保期限种类年编制永久30年10年独立流水号
（8）装盒
档文件保期限室编件号序装入档案盒填写档案盒封面盒脊备考表项目保期限档文件允许装入档案盒
（二）科技档案
1收集范围
基建文件材料：①行性研究务书②设计基础资料③设计文件④项目理文件⑤施工文件⑥监理文件资料⑦工艺设备文件⑧科研项目文件材料⑨涉外文件⑩生产技术准备试生产文件材料⑾财务器材理文件材料⑿竣工验收文件
设备仪器文件材料：收集单位汽车锅炉服务器等较重设备仪器文件材料
2立卷
基建文件材料项目分类基建文件材料少单位基建项目文件材料组卷理性科技文件材料问题时间重程度排列材料项目阶段专业排列项目性材料基础性材料工程设计（含初步设计技术设计施工图设计）工程施工工程监理工程竣工验收等阶段排列卷文件材料
设备仪器文件材料设备途分类卷材料购置设备性材料开箱验收安装调试机材料运行维护等序排列
3案卷文件材料排列
4装订编写案卷页号
装订案卷卷文件书写容均应编写页号序均1开始页号阿拉伯数字编制
装订案卷件单位编写页号件页号均1开始案卷文件材料卷目录编排次序排列份文件材料首页右角加盖档号章
装订成卷案卷科技文件材料均书写容页面编写页号
5编制卷目录
序号：卷科技文件材料排列先序1起次标注序号
文件编号：填写文件文号图样图号没文件编号文件填写
责者：填写文件材料直接编制单位名称
文件材料题名：填写文件材料标题全称没标题重新拟写文件标题加[ ]号
日期：8位阿拉伯数字填写20060406
页号：填写份文件材料首页页号卷份文件材料应填写起止页号装订科技档案填写件材料页数
备注：填写文件材料需补充说明情况
6编制案卷封面
案卷题名：称案卷标题该案卷全部文件材料总标题包括三素容：科技项目（工程产品设备）名称+文件材料容特征+文件名称（文种）
立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷部门项目负责部门般单位写立档单位名称
起止日期：应填写案卷科技文件材料形成起止日期起止时间—号连接
保期限：应关规定填写组卷时划定保期限
档号：全宗号—Kj1—1
7填写备考表
8装盒
9填写案卷目录
（三）会计档案
1收集范围
（1）会计证（KJp)指：原始证记账证汇总证银行存款余额调节表
（2）会计账簿(KJz)指：日记账明细账总账固定资产卡片辅助账簿涉外事会计账簿
（3）财务报告(KJb)指：财务指标快报月季度会计报表年度会计报表文字说明
（4）会计文件材料(KJq)指：会计移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册银行账单等
2会计档案保期限
财政总预算行政单位事业单位税收会计档案保期限表
序号
档案名称
财政总预算
行政事业单位
会计证类
1
国家金库编送种报表缴库退库证
10年
2
收入机关编送报表
10年
3
行政单位事业单位种会计证
15年
4
种完税证缴退库证
5
财政总预算拨款证会计证
15年
6
农牧业税结算证
二
会计账簿类
7
日记账
15年
8
总账
15年
15年
9
税收日记账（总账）税收票证分类出纳账
25年
10
明细分类分户账登记簿
15年
15年
11
现金出纳账银行存款账
25年
12
行政单位事业单位固定资产明细账（卡片）
三
财务报告类
13
财政总预算
永久
14
行政单位事业单位决算
10年
永久
15
税收年报（决算）
10年
（四）声档案
1片整理
（1）收集范围：记录单位职活动重工作成果片级领导著名物视察指导单位区工作片单位组织参加重外事活动片记录单位区重活动重事件重事重然灾害重情况现象片 记录区理概貌城乡建设重点工程名胜古迹然风光风俗民情著名物片具档保存价值片
（2）片档号编制
档号容书写格式全宗号——分类号保期限代码——册号－张号全宗号——分类号保期限代码——张号
014Szy35表示014号全宗声类片档案永久保期限第3册第5张
（3）片册选
应国家规范片册单位片册意变动普通片册放置幅片连册组片编号空白处写幅片存放位置放入专档案袋（筒）档案盒中该片档案袋贴文字说明
（4）片说明填写
题名——概括说明片题物时间点事等容
片号——填写片档号
参见号——填写张片相关档案互见档号
拍摄时间——8位阿拉伯数字填写公元纪年时间20110607
摄影者——填写姓名必时加写单位
文字说明——综合运时间物（含物单位职务姓名方位）事点背景等素概括揭示片信息需说明事项（片版权源等）
（5）片目录编制
（6）数码片整理方法
数码片全宗年度——保期限分类逻辑关系建立文件夹理年度保期限片分设文件夹文件夹片形成时间结合重程度序排列组密切联系数码片应集中排列起张数码片应编写说明说明编写方法纸质片数码片印片应注明互见号数码片说明文件（TXT格式）统档号命名
2录录音
保期限—年度—问题分类录音带录带整理方法基样般情况需进行案卷组合直接分类编号编目排列应强调录音带录带应分开整理应混合排列编号
分类：般单位录音带录带较少时录音带录带分开收先次序编号编目排列
编号：湖北省机关档案工作业务建设规范规定全宗号—类—保单位号：014—Sy—1 014—Sx—1
（五）电子档案
1收集
收集范围：
①年度单位制发文件电子文档
②政务邮箱收重文件
③数码片底片
数备份方式双套制移动硬盘备份二刻录光盘备份 禁软盘U盘存储档案
2整理
电子文件整理前应进行真实性完整性效性检验应保存文件修改程记录软硬件环境填写电子档案转移记录
光盘编号方法：全宗号—Dg—1电子文件整理质量应符合电子文件档理规范规定
3电子档案目录
（六）实物档案
1奖品整理
奖状聘书荣誉册证书锦旗奖品等带明显荣誉性质物品案卷号采取年度进行编号件奖品案卷号档号编写全宗号+目录代号+案卷号014—SWj—1
2印章整理
印章档案档范围：级关理机关制发单位外行文期结束种原未缴制发机关单位法相关组织（团工会学会协会等）法代表办事机构印章单位制发期档案保存价值设机构业务工作专印章单位制发级单位期收缴回级单位法相关组织法代表办事机构印章 历史接收种档案保存价值印章
印章保期限：
外行文机构组织法法代表办事机构印章反映历史时期纂刻艺术印章——永久
设机构业务（行政审批等）印章——15年
保存价值时销毁处理严重破损般事务性——档
印章档号编写全宗号+目录代号+案卷号014—SWy—1
四档案理违法违纪行处分规定
档案理违法违纪行处分规定（简称规定）预防惩处档案理违法违纪行效保护利档案监察部力资源社会保障部国家档案局联合制定公布
规定2013年3月1日起施行
规定22条根中华民国档案法中华民国行政监察法中华民国公务员法行政机关公务员处分条例等关法律行政法规制定
规定中称档案指属国家档案属国家保存级国家档案馆档案
1档案理违法违纪行
违法违纪行指行政机关公务员违反法律法规规章行政机关决定命令应承担纪律责行处分规定采列举方式确定二十种违法违纪行
——档案征集违法违纪行处分规定第三四十五条列举档案征集工作中三种违法违纪行：
（1）公务活动中形成应档文件材料资料拒绝交纳档行
（2）拒规定指定国家档案馆移交档案行
（3）违反规定扩缩档案接收范围行
——档案保违法违纪行处分规定第五六七八九十十十四十六条列举档案保工作中十种违法违纪行：
（1）出卖违反规定转交换赠送档案
（2）利职务便保档案
（3）工作负责遵守档案制度导致档案损毁丢失
（4）擅销毁档案
（5）涂改伪造档案
（6）擅档案中抽取撤换添加档案材料
（7）携运邮寄禁止出境档案者复制件出境
（8）擅提供抄录复制档案
（9）擅公布未开放档案
（10）档案利工作中违反国家规定收取费
（11）拒国家规定开放档案
——档案安全违法违纪行六种分：
（1）未配备必安全设施设备
（2）未建立档案安全理规章制度
（3）明知档案面危险采取措施
（4）安全事发生时组织抢救
（5）隐瞒报虚假报告者时报告
（6）干扰阻挠调查
2档案理违法违纪行责体
处分规定档案理违法违纪行应承担纪律责体统称关责员具体分五种：
（1）行政机关公务员
（2）法律法规授权具公事务理职组织中事公务员
（3）行政机关法委托事公事务理活动组织中事公务员
（4）企业社会团体中行政机关命员
（5）事业单位工作员
3处分种类处分决定
行政机关公务员处分条例处分规定确定六种行政处分：警告记记降级撤职开
4复核申诉
档案理违法违纪行员作出书面处分决定必须时送达处分签收公务员法相关规定处分处分决定服知道该处分决定日起三十日原处分机关申请复核复核结果服接复核决定日起十五日级公务员部门者作出该处分决定机关级机关提出申诉复核直接提出申诉
5案件移送
确保落实实施处分责处分规定建立案件移送制度
方面规定免机关监察机关查处档案理违法违纪案件时认应档案行政理部门予行政处罚应时移送档案行政理部门法查处处理结果书面告知免机关监察机关
方面规定档案行政理部门查处档案理违法案件时认应免机关者监察机关予处分应时移送免机关监察机关法查处处理结果书面告知档案行政理部门通建立案件移送制度限度保证档案理违法违纪行处分责落实
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