对企业档案信息资源开发的一些思考

来源:www.xiangdang.net上传者:kumucantian时间:2016/11/25

加强企业档案信息资源最优开发的思考

钟国文

摘要:企业信息资源是企业的宝贵财富,是企业文化的最好诠释。文章对目前国内企业信息资源开发存在的一些问题进行了分析,并针对最优开发档案信息资源提出了自己的意见和建议。

关键词:企业档案 信息资源 开发

随着信息技术的深入发展和广泛应用,传统的档案管理已经受到了前所未有的冲击,企业档案工作已经发生了前所未有的变革。在信息时代,企业档案工作的内容由单纯的档案实体管理走向档案信息资源管理,档案工作的管理方式由传统的手工管理走向计算机的自动化管理,档案工作的服务模式也由档案实体的利用转向数字档案信息的开发与利用。开发利用档案信息资源, 对企业经济效益的提高和社会效益的实现都具有十分重要的意义。但是,目前,在企业的信息资源开发过程中仍然存在着不少的问题,值得我们关注和思考。

一、企业档案数字化“度”的问题。把握企业档案数字化“度量”问题。

企业是以营利为目的商事组织,因而企业的任何工作都离不开企业的这一根本目的,企业的档案工作也不例外。目前,国内的许多国有大中型企业已经开始了数字化的步伐,都建立了自己的OA系统、档案系统等,可以说数字化正如火如荼的开展。尽管信息社会,电子文件大量产生,但是由于电子文件的真实性、凭证性、可读性问题仍没有得到很好的解决,因此,纸质文件依然会在较长时间内大量存在。数字化的文件是实现档案信息资源开发的最基本要求,因而面对档案信息资源的开发问题,企业进行纸质文件和档案的数字化是十分必要的。

企业档案的数字化问题,将直接影响到档案资源的有效开发和充分利用。目前许多企业在档案数字化方面存在着盲目数字化,出现了只要是纸质的就必须全部数字化的现象。这种无规律、无重点、无选择的数字化,一方面造成了资源的浪费,另一方面也不利于档案资源的合理开发。

笔者认为,鉴定是档案资源数字化的一个重要的环节,档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源,不加选择地把永久、长期保存的档案全部数字化是不可能的、也是不必要的。因此,应通过数字化“鉴定”这一环节确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些应该优先数字化。在实际工作当中,应该是“本企业的、年代久远的、利用率高的、重要的、业务急需的”档案优先数字化,力争做到数字化的档案信息应该是高价值的、高利用率的信息资源。而对于档案资源数据库,则应该建立档案目录数据库,实现网络服务。目录数据库是实现全文数据库的基础,全文数据库的建立一定要符合企业自身发展的实际需求,切忌盲目。

二、企业档案资源开发程度“深”的问题。

档案资源开发既是一个理论问题,也是一个实践问题。每个企业都想从企业档案中挖掘出有价值的信息,为本企业、本公司服务。可以说,企业档案资源的开发也是一个企业管理上的问题。企业档案资源开发的程度问题,似乎是一个只可言传的话题,即使目前信息技术已经空前发展,档案信息资源开发仍然面临着巨大的挑战。那么究竟企业档案资源应该开发到什么程度呢?目前的档案信息资源的开发,可以说是参差不齐。具体来说,企业的档案信息开发应是应该是合目的性的,要能够为企业实现增值提供条件,为企业创造更多的经济效益和社会效益。现在的档案数字化系统,往往只注重文件的现行流转,一般只能提供目录检索或只能对有限的现行信息提供全文检索,而对数据信息特别是文件转入档案后的信息并没有深刻的挖掘,其实这样实质上并没有达到信息资源开发所要求的效果。一方面,在知识管理时代,电子文件提供服务应转变为网络资讯、网络搜索、网络提供全文浏览、网络提取有用信息,系统应该根据检索内容,进行有用性和使用情况统计,建立自己的一套文件使用信息库。文件档案管理部门的主要工作应是监视和控制整个文件流转的状态,对各种信息进行有效统计,通过网络在计算机上发出指令并进行指导,工作的重心应转向文件档案的实时、有效的控制服务,这种嵌入流程的文件档案管理,是知识管理的最好印证。电子文件本身就是一种可供发掘的信息资源,这种合理有效的开发,能够为日常的事务处理提供有效、合理的借鉴。当然在信息的利用权限上,企业内网和企业外网是有差别的,提供的服务方式也应该有一定的差别。

另一方面,积极开展编研工作,是开发利用档案信息资源的有效途径。目前,有相当一部分企业的档案工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上,档案的开发利用工作还比较薄弱,因此,档案部门要把精力放在档案信息的开发利用上来,积极开展编研工作。档案人员要熟悉或参与企业生产经营的全过程,了解企业对档案信息的需求,及时、准确地把档案信息输送到企业生产经营的各个环节和部门,及时解决和处理各种疑难问题。目前的电子文件的档案编研工作存在一定的难度,这既要有理论的指导,又要有实践的操作,只有这样才能提高档案信息的及时性、准确性和信息渠道的畅通性并缩短档案工作与企业之间需求的差距。

三、企业档案资源留存“量”的问题。

无可非议,企业档案资源是企业的财富。但由于缺乏理论指导和实践经验,许多企业出现了所有文件都保存,或者只保存少量文件的现象。同时在电子文件运转过程中也出现了这种情况,一年产生的文件都毫无保留地保存下来。这样做的后果是增加了公司保管档案的负担,增加了企业的成本,因为并不所有的档案都是需要保留的。许多企业,在生产经营过程中,总是抱怨缺少相应的资料,而另一方面,档案部门却在为一年年不断增加的档案发愁。因此,如何控制档案留存的“量”也是一个档案资源开发的难题。而在解决这些问题的时候,最关键的

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