集团公司理标准 QG／ZT03091997
综合档案理标准
19970529发布 19970701实施
集团公司发布 公 司 理 标 准
综合档案理标准 QG／ZT0309—1997
1 题容适范围
标准规定综合档案理原理体制档案档档案保密档案利档案鉴定销毁库房档案图样更改补充档案图书阅档案统计工作等理办法
标准适集团公司部门属公司（厂）档案理
2 引政策规定
中华民国档案法
3 综合档案理原理体制
31综合档案理涉生产营科研工程等部门公司(厂)集团公司总裁分工领导集团公司办公室口理列入企业领导议事日程作考核企业关领导政绩部份
32集团公司档案工作实行统领导分级理原集团公司设综合档案室配备专职档案员档案资料贮存基利中心负责监督指导统筹协调组织理集团公司部门公司（厂）档案资料工作部门公司（厂）负责指定配备专兼职档案员负责档案资料收集整理立卷案卷理
4 综合档案档理
411 档范围
412 产品生产方面：产品设计工艺工装图样技术文件原材料检验产品生产程生产调度工作程中形成种文件材料等
413 营销售方面：企业营决策营理种记录文件合协议等文件材料市场济信息广告宣传户服务工作中形成文件材料等
414 设备仪器方面：设备仪器图样技术文件设备仪器安装调试验收程中技术性证性文件材料设备仪器运行维修记录设备改进改装报废文件材料等
集团公司19970529批准 19970701实施
QG／ZT0309—1997
415 技术理方面：质量理技术引进技术改造标准计量源环保科技情报等形成种文件材料
416 科技研究方面：科技研究准备研究实验总结鉴定成果奖励推广应等阶段工作形成计划纪录报告技术性文件资料等
417 物资供应方面：物资原材料外协件采购训存保供应工具理中形成种文件材料
418 事劳资方面：定额定员劳动调配劳动工资安全生产劳动保护等工作中形成种文件材料教育培训方面干部职工教育技术培训事文件材料等
419 财务理方面（包括计划财会统计）：财务理中种帐册报表证文件等
4110 工程建设方面：工程报性基础性文件材料工程设计施工验收等文件材料
4111 声实物方面：产品科研设备基建项目：市领导开检查指导工作等重活动集团公司重活动拍摄片录（底片）录音录带奖旗奖状奖杯奖章证书奖品赠品等材料
4112 综合勤方面：办公生活品房保卫治安通讯设备环境绿化等程中成文件材料
4113 工团妇方面：项工作中形成文件材料
42 档时间
421 生产营设备技术计划统计物资劳动工资事保卫教育培训行政等工作中形成文件材料部门公司（厂）兼职档案保负责收集整理立卷部门公司（厂）负责审定第二年第季度综合档案室档
422 科研工程建设工程项目通鉴定投产三月部门指定专负责档案材料整理立卷工程项目负责审定综合档案档
423 声实物项活动关部门整理时档
424 财务档案第二年第二季度前财务部门负责立卷装订成册
统案卷目录财会部门保年立卷写说明部门负责
QG／ZT0309—1997
审定综合档案室档
43 文件材料档求
431 档文件材料必须完整准确齐全字迹端严禁园珠笔铅笔墨水书写传真件必须做时复印层次分明符合形成规律
432 档底面QG／ZT35EP050094图样技术文件完整性审查签字程序执行
433 档文件材料中应份文件正件附件印件定稿批复请示转文件原件种文字形成文件分开分立起文电应合立卷
434 年度文件般入卷跨年度请示批复入复文年度立卷没复文入请示年度立卷跨年度规划放针第年立卷跨年度总结放针年立卷跨年度会议文件放会议开幕年立卷非诉讼案件放结案年立卷文件材料立卷关规定执行
435 档时部门公司（厂）应兼职档案员填写档案移交目录式三份综合档案室专职档案员验收签章双方执份份作检索
436 产品试制定型科研成果鉴定基建工程竣工验收必须档案部门参加档文件材料完整准确统
5 库房档案理
51 非档案理员擅进入库房需进入时必须档案理员陪方进入
52 库资料柜架设备必须摆放整齐排列科学库抽烟饮食喧哗发生违反理规定行
53 库应保持整洁空气流通光线充足温 湿度适宜定期扫卫生场许情况量做办公室查阅室分开
54 库房保持做七防（防水防盗防光防潮防蛀防害生物防污染）
55 定期安全检查发现安全素时汇报采取措施消灭事隐患确保库房安全
QG／ZT0309—1997
56 定期进行库藏档案清理核工作做帐物相符破损载体变质档案时进入修补复制延长档案期
57 坚持文明理档案分类清楚检索明确做查阅调卷迅速卷架时确保卷完整
6 档案保密制度
61 国家正式批准集团公司副理领导划定项密级文件档案集团公司营重决策重科研成果工程建设产品工艺底图财务事合协议书中提出保密部份均属密级档案范围
62 查阅密级档案须集团公司副理领导批准限档案室查阅复印摘抄
63 综合档案室统保文件材料部门私提供赠送出卖外单位意带出单位违者严肃处理
64 档案员严格执行保密纪律密级档案重点保严格档案阅手续便谈档案中秘密资料防失密发现泄密现象情节轻重予处理
7 档案利理
71 档案信息开发利重点服务改善企业营理提高产品质量降低物资消耗增加济效益等方面
72 编制交流档案资料目录部逐步实行扩开架范围
73 档案资料进行加工整理汇编专题资料编制产品科研成果基建工程简介文摘数手册图表手册市场信息户反映国外行生产情况介绍等
74 档案开发利必须严格执行档案保密规定
75 档案利档案理根目综合档案室应编制必须检索工具（目录索引卡片）查找利创造条件做调卷迅速准确
8 档案鉴定销毁理
81种文件档档案法规定实际利价值编制档案保期限表档案期限分永久长期短期三种集团公司副理专业技术员档案员等相关员参加鉴定组确定
QG／ZT0309—1997
82超保期限档案综合档案室定期列出清册提出销毁申请鉴定组通集团公司副理批准方进行应报请保卫部门员参加监毁
9 图样更改补充理
91 更改容较时直接图画杠改刮改应更改处更改标记
92 更改容较时应出新图代原图样作废新图列入原图样目录注明新代原图图号作废图样注明新图编号根需行保
93 整保单位图样作废新图代时应重新编制保单位注明保单位编号原保单位标注新保单位编号根需行保
10 档案图书阅理
101 综合档案集团公司生产营科技基建等活动中积累文件材料生产营发展重科技设计工作必条件企业员工擅查阅
102 集团公司员工作需集团公司副总理批准办理登记手续均综合档案室查阅
103 查阅档案限室查阅查阅时意更改涂划拆散剪挖转携带外出违反档案理员权停止情节严重者报请领导严肃处理
104 档案时需档案理员检查误方签收
105 查阅档案确需外（包括密级档案）须档案部门批准般限三天交需延期办理延期手续
106 阅图书时应办理阅手续面清点期超半月科技图书仅供专业员阅超二期半月超期补办手续者律停止阅
11 档案统计工作理
111 建立健全现库藏档案概况：档案资料开发利概况图样技术文件更改情况种图样文件资料复制情况级档案业务普查年报档案理五率（档率完整率准确率查准率查全率）专业统计工作
QG／ZT0309—1997
112 建立健全档案案档案查阅利效果反馈登记做类档案数量档案利次利效果登记型号图样晒发单图样技术文件更改等原始记录确保专业统计数准确
113 档案理员应断加强业务学明确档案统计范围区划实填写登记完善统计汇总确保统计质量
12 检查考核
121 标准集团公司行政办公室口理年进行次全面检查贯彻执行情况检查结果写成总结报关部门外反馈企办
122 标准执行情况结合检查考核关部门关员部门工作标准工作标准检查考核
附加说明：
标准集团公司企办提出
标准集团公司企办口理
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集团公司理标准 QG／ZT03091997
综合档案理标准
19970529发布 19970701实施
集团公司发布 公 司 理 标 准
综合档案理标准 QG／ZT0309—1997
1 题容适范围
标准规定综合档案理原理体制档案档档案保密档案利档案鉴定销毁库房档案图样更改补充档案图书阅档案统计工作等理办法
标准适集团公司部门属公司（厂）档案理
2 引政策规定
中华民国档案法
3 综合档案理原理体制
31综合档案理涉生产营科研工程等部门公司(厂)集团公司总裁分工领导集团公司办公室口理列入企业领导议事日程作考核企业关领导政绩部份
32集团公司档案工作实行统领导分级理原集团公司设综合档案室配备专职档案员档案资料贮存基利中心负责监督指导统筹协调组织理集团公司部门公司（厂）档案资料工作部门公司（厂）负责指定配备专兼职档案员负责档案资料收集整理立卷案卷理
4 综合档案档理
411 档范围
412 产品生产方面：产品设计工艺工装图样技术文件原材料检验产品生产程生产调度工作程中形成种文件材料等
413 营销售方面：企业营决策营理种记录文件合协议等文件材料市场济信息广告宣传户服务工作中形成文件材料等
414 设备仪器方面：设备仪器图样技术文件设备仪器安装调试验收程中技术性证性文件材料设备仪器运行维修记录设备改进改装报废文件材料等
集团公司19970529批准 19970701实施
QG／ZT0309—1997
415 技术理方面：质量理技术引进技术改造标准计量源环保科技情报等形成种文件材料
416 科技研究方面：科技研究准备研究实验总结鉴定成果奖励推广应等阶段工作形成计划纪录报告技术性文件资料等
417 物资供应方面：物资原材料外协件采购训存保供应工具理中形成种文件材料
418 事劳资方面：定额定员劳动调配劳动工资安全生产劳动保护等工作中形成种文件材料教育培训方面干部职工教育技术培训事文件材料等
419 财务理方面（包括计划财会统计）：财务理中种帐册报表证文件等
4110 工程建设方面：工程报性基础性文件材料工程设计施工验收等文件材料
4111 声实物方面：产品科研设备基建项目：市领导开检查指导工作等重活动集团公司重活动拍摄片录（底片）录音录带奖旗奖状奖杯奖章证书奖品赠品等材料
4112 综合勤方面：办公生活品房保卫治安通讯设备环境绿化等程中成文件材料
4113 工团妇方面：项工作中形成文件材料
42 档时间
421 生产营设备技术计划统计物资劳动工资事保卫教育培训行政等工作中形成文件材料部门公司（厂）兼职档案保负责收集整理立卷部门公司（厂）负责审定第二年第季度综合档案室档
422 科研工程建设工程项目通鉴定投产三月部门指定专负责档案材料整理立卷工程项目负责审定综合档案档
423 声实物项活动关部门整理时档
424 财务档案第二年第二季度前财务部门负责立卷装订成册
统案卷目录财会部门保年立卷写说明部门负责
QG／ZT0309—1997
审定综合档案室档
43 文件材料档求
431 档文件材料必须完整准确齐全字迹端严禁园珠笔铅笔墨水书写传真件必须做时复印层次分明符合形成规律
432 档底面QG／ZT35EP050094图样技术文件完整性审查签字程序执行
433 档文件材料中应份文件正件附件印件定稿批复请示转文件原件种文字形成文件分开分立起文电应合立卷
434 年度文件般入卷跨年度请示批复入复文年度立卷没复文入请示年度立卷跨年度规划放针第年立卷跨年度总结放针年立卷跨年度会议文件放会议开幕年立卷非诉讼案件放结案年立卷文件材料立卷关规定执行
435 档时部门公司（厂）应兼职档案员填写档案移交目录式三份综合档案室专职档案员验收签章双方执份份作检索
436 产品试制定型科研成果鉴定基建工程竣工验收必须档案部门参加档文件材料完整准确统
5 库房档案理
51 非档案理员擅进入库房需进入时必须档案理员陪方进入
52 库资料柜架设备必须摆放整齐排列科学库抽烟饮食喧哗发生违反理规定行
53 库应保持整洁空气流通光线充足温 湿度适宜定期扫卫生场许情况量做办公室查阅室分开
54 库房保持做七防（防水防盗防光防潮防蛀防害生物防污染）
55 定期安全检查发现安全素时汇报采取措施消灭事隐患确保库房安全
QG／ZT0309—1997
56 定期进行库藏档案清理核工作做帐物相符破损载体变质档案时进入修补复制延长档案期
57 坚持文明理档案分类清楚检索明确做查阅调卷迅速卷架时确保卷完整
6 档案保密制度
61 国家正式批准集团公司副理领导划定项密级文件档案集团公司营重决策重科研成果工程建设产品工艺底图财务事合协议书中提出保密部份均属密级档案范围
62 查阅密级档案须集团公司副理领导批准限档案室查阅复印摘抄
63 综合档案室统保文件材料部门私提供赠送出卖外单位意带出单位违者严肃处理
64 档案员严格执行保密纪律密级档案重点保严格档案阅手续便谈档案中秘密资料防失密发现泄密现象情节轻重予处理
7 档案利理
71 档案信息开发利重点服务改善企业营理提高产品质量降低物资消耗增加济效益等方面
72 编制交流档案资料目录部逐步实行扩开架范围
73 档案资料进行加工整理汇编专题资料编制产品科研成果基建工程简介文摘数手册图表手册市场信息户反映国外行生产情况介绍等
74 档案开发利必须严格执行档案保密规定
75 档案利档案理根目综合档案室应编制必须检索工具（目录索引卡片）查找利创造条件做调卷迅速准确
8 档案鉴定销毁理
81种文件档档案法规定实际利价值编制档案保期限表档案期限分永久长期短期三种集团公司副理专业技术员档案员等相关员参加鉴定组确定
QG／ZT0309—1997
82超保期限档案综合档案室定期列出清册提出销毁申请鉴定组通集团公司副理批准方进行应报请保卫部门员参加监毁
9 图样更改补充理
91 更改容较时直接图画杠改刮改应更改处更改标记
92 更改容较时应出新图代原图样作废新图列入原图样目录注明新代原图图号作废图样注明新图编号根需行保
93 整保单位图样作废新图代时应重新编制保单位注明保单位编号原保单位标注新保单位编号根需行保
10 档案图书阅理
101 综合档案集团公司生产营科技基建等活动中积累文件材料生产营发展重科技设计工作必条件企业员工擅查阅
102 集团公司员工作需集团公司副总理批准办理登记手续均综合档案室查阅
103 查阅档案限室查阅查阅时意更改涂划拆散剪挖转携带外出违反档案理员权停止情节严重者报请领导严肃处理
104 档案时需档案理员检查误方签收
105 查阅档案确需外（包括密级档案）须档案部门批准般限三天交需延期办理延期手续
106 阅图书时应办理阅手续面清点期超半月科技图书仅供专业员阅超二期半月超期补办手续者律停止阅
11 档案统计工作理
111 建立健全现库藏档案概况：档案资料开发利概况图样技术文件更改情况种图样文件资料复制情况级档案业务普查年报档案理五率（档率完整率准确率查准率查全率）专业统计工作
QG／ZT0309—1997
112 建立健全档案案档案查阅利效果反馈登记做类档案数量档案利次利效果登记型号图样晒发单图样技术文件更改等原始记录确保专业统计数准确
113 档案理员应断加强业务学明确档案统计范围区划实填写登记完善统计汇总确保统计质量
12 检查考核
121 标准集团公司行政办公室口理年进行次全面检查贯彻执行情况检查结果写成总结报关部门外反馈企办
122 标准执行情况结合检查考核关部门关员部门工作标准工作标准检查考核
附加说明：
标准集团公司企办提出
标准集团公司企办口理
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