档案工作人员分工及岗位责任制

来源:www.xiangdang.net上传者:sm6482001时间:2014/11/15

档案工作人员分工及岗位责任制

一、工作人员分工

分管领导:韦松译

办公室主任:唐 兵

档案管理员:韦美耐

兼职档案员:周海洋

二、各成员职责

(一)分管档案工作领导责任制
1、领导本机关的档案管理工作。
2、审定本机关档案管理各项制度,并监督贯彻执行。
3、解决档案工作中的实际问题。
(二)主管档案工作办公室主任责任制
1、组织制定档案管理制度,并认真执行。
2、抓好本机关档案建设与管理工作。
3、定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策,不断提高档案管理人员的业务技能。
(三)档案管理员岗位责任制
1、对机关各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
2、负责集中统一管理本机关各种门类和载体的档案以及有关资料。
3、为党和国家积累档案财富,按规定将具有长远保存价值的档案向县档案馆移交。
4、贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策,建立健全档案室的各项规章制度。
5、对档案实行科学管理,熟悉所藏档案情况,积极提供利用,为全乡各项工作服务。

6、办理领导交办的其他档案业务工作。

(四)兼职档案员责任制

1、协助档案管理员做好本机关各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

2、负责档案信息微机录入及信息化管理工作。

3、办理领导交办的其他档案业务工作。


档案室工作职责

一、贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策,自觉遵守档案管理的各项规章制度,制定本单位档案工作的相应制度,并组织实施。

二、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定,认真做好档案的安全、保密和保护工作。

三、制定档案室工作计划,做好档案目标管理工作。

四、按不同类别的归档范围,做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作,并按各自要求及时归档。

五、对新接收的档案进行分类入库,积极做好档案信息资源的开发工作;熟悉掌握档案室各类档案储藏情况,做到准确迅速地提供利用。

六、准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

七、严格执行档案室有关查(借)阅制度,做好档案的查阅、借阅工作,为有关部门提供档案的有关情况。

八、负责档案室库房的日常管理工作,严格按照“八防”的要求,保证档案库房的安全和卫生。

九、加强业务学习,不断总结经验,提高服务质量,完成政府领导交办的其他有关档案业务工作。

档案室管理制度

一、认真贯彻《中华人民共和国档案》和其他有关档案工作的规定。

二、档案案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。

三、各种档案须科学管理,存放有序,查找方便。

四、各办公室、村、部门单位借阅档案须经主管领导同意,并办理借阅登记手续,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还。

五、严格保密制度做好档案安全保密工作。未经批准,不得将档案带出档案室,档案内容不得私自抄摘、复印和随意传播。

六、外单位借阅利用档案,须持有单位介绍信,注明利用目的,经主管业务领导同意,才能借阅。

七、经常检查档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。

八、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

九、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密制度规定,严守机密。在调换工作时,对所管的档案要办理移交手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄露。

十、档案管理工作人员,对工作认真负责。

档案收集和整理制度

一、档案收集。要按照国家、政府的有关规定,把党委、人大、政府、政协及各办公室分散的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

1、依法按章。档案的收集必须依法按章。要求政府的全体机关干部职工都要明了档案管理的目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人资料的区别,个人不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。

2、完善机制。档案的收集必须建立必要的机制,对收集的范围、对象、时限等有明确的要求,建立必要的工作制度和考核制度。

3、建立网络。由于政府的工作条线多,归档资料牵涉的面也广,档案资料的收集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点,每个节都要有具体的责任人。

二、档案整理。是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类的、、组合和编目,使其系统化、科学化,有利于档案的保管和使用。

1、科学分类。随着改革的不断发展,改革实践中形成的资料也必然会超出上级文件规定的分类范围。因此,在改革实践与时俱进的新时期,相关的档案资料分类规则也必然不断发展,各单位应该尊重这一现实,积极探索,同时又必须及时与上一级档案管理部门联系,争取指导,服从整体调控,不各行其是。

2、保持结构完整性。政府档案的整理,要按照党群、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律,保持其结构的完整性。

3、保持整体系统性。政府档案的整理,还要按照政府档案的来源、时间、内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性。

文书档案立卷归档制度

档案是本单位在工作活动中形成的保存备查的原始记录。为了归档文件材料的齐全完整,提高归档案卷的质量,结合实际制定本制度。

(一)凡是各项工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件及其他材料,均属于接收范围。具体包括重要的收发文件、会议文件、内部文件、会议纪要、调查报告、会议记录、工作计划总结、重要信访件、统计报表、财务报表、电报、电话记录、本单位编印的刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档的文件材料,由各办公室文书管理人员负责组织整理、立卷,并按期向档案室移交,任何人不得私自拆取和销毁文件材料,也不得据为己有。

(二)文件立卷工作实行谁办理谁立卷的原则,即由哪个办公室办理的文件材料,就由哪个办公室立卷归档。
(三)归档的文件材料要按规定进行分类,每份文件的页数及卷内目录、备考表应齐全完整,每一案卷一般不得超过200页。
(四)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起组卷。
(五)不同年度的文件,一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,放在复文年份立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
(六)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(七)卷内文件材料应按照排列顺序,依次对文字的每面材料编写页号,正面页号编在右上角,背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔,并做到不重复、不漏页。号码一律用阿拉伯数字。
(八)归档的案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录和备考表,填写的字迹要工整、清晰,一律用毛笔或钢笔书写,钢笔要求用炭素墨水或蓝黑墨水,禁用纯蓝墨水。卷内文件目录放在卷首,备考表应置卷尾。
(九)卷宗内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应裱糊,理顺取齐,案卷采用三孔一线的方法装订,孔距7公分。
(十)案卷标题要简明,准确反映卷内文件材料内容,要用钢笔书写或微机打印,字迹要工整、清晰,标题末尾不用句号,保管期限栏内必须填明保管期限。
(十一)归档。每年四月底以前,各部门必须将上年度的文件材料及相关资料整理立卷,向档案室移交归档。归档时,交接双方核对案卷,并在档案移交登记表上签字。

档案利用制度

一、档案室档案,主要是供各办公室及上级领导机关利用。

二、档案管理人员要熟悉所藏档案的情况,根据机关工作的需要,编制必要的检索工具,充分利用档案信息资源,为全局工作服务。

三、凡利用档案资料者必须确保档案的安全,不得遗失、涂改、勾画、批注、剪裁、拆卷和折叠。

四、利用档案工作结束后,利用者须如实填写《档案利用效果登记表》,及时交档案室存查。

五、归还档案时,档案管理人员必须当面严格检查核对,如发现与原卷不符或其他问题,应及时报告。

六、档案管理人员要注意收集档案利用效果的反馈意见,不断总结经验,做好档案开发利用工作。

档案保密制度

一、档案管理人员必须认真学习贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》,增强保密意识,正确认识和处理新形势下的保密工作,对党和国家秘密具有高度责任感,无论在任何情况下,都要以确保国家秘密安全为重,确保保密档案的安全。

二、保密档案的保管和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规办理。

三、保密档案要严格限制查阅利用范围,查阅利用须经领导批准。利用保密档案,严禁复印、摘抄、涂改、伪造、圈划、抽换、批注、褶皱,如发现此类情况,应及时追查并报告领导。
四、保密档案要专人管理,定期检查。严格执行保密纪律,对失密、泄密事件要及时报告并认真查处,情节严重者要追究法律责任。
五、档案管理人员要严守秘密,不得将保密档案私自带出档案室,不得将秘密文件材料带进公共场所,不得向无关人员泄露档案收藏情况,不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密,不得在公用电话、密码电报、普通邮局办理秘密事项。

档案保管制度

一、档案室(库)由专人管理,未经工作人员许可,不得擅自进入档案室(库)。

二、严格执行档案查阅、借阅、归还登记制度,个人不得私自保存档案。

三、档案保管工作要做到四不:不散、不乱、不丢、不坏。

四、档案阅览室及档案室(库)内严禁吸烟,严禁在其周围堆放易燃易爆物品。

五、档案室(库)要保持卫生清洁,做到“八防”:防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠,确保档案的安全。

六、随时检查档案室消防设备、电器电源及门窗等设施设备的安全情况,发现问题要立即向领导报告,并采取有效措施及时解决。

档案查阅、借阅制度

一、查阅档案,必须在档案室进行。政府机关各办公室查阅档案须与档案管理人员联系,并履行审批登记手续。外单位查阅档案,必须持单位介绍信,经局档案管理领导批准,并办理登记手续后方可进行。

二、查阅档案,如需复印或摘抄,需经档案管理领导同意。复印材料由档案管理人员负责办理,摘抄的材料,由档案管理人员认真审查核对无误后加盖印章,以资证明。

三、档案一般不外借,如有特殊情况需借阅时,可持单位介绍信,说明原因,经政府档案管理领导批准,履行借阅手续。

四、借阅档案时间最长为一个月,如不能按时归还,应办理续借手续。借阅的档案必须妥善保管,不得泄密、遗失或转借他人,更不得在材料上涂改、污损或作任何标记。

五、归还档案时,档案管理人员必须详细检查档案材料是否完整无损,并在借阅登记簿上注明归还时间。

档案鉴定和销毁制度

一、政府档案鉴定小组负责对本局保存的档案进行鉴定。

二、政府档案鉴定小组每年年初对各办公室交回的案卷进行鉴定,对不符合要求的案卷退回重新整理。每年年终根据《档案保管期限表》的规定,对超过保管期限的档案进行鉴定,决定销毁确无利用价值的档案。

三、销毁档案需逐卷登记造册,经政府档案管理领导签字批准,在指定地点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责,防止在销毁过程中遗失材料,保证绝对安全。

档案统计制度

一、档案统计工作由档案管理员负责。

二、档案统计要实事求是,如实反映客观情况,做到准确、及时、完整、系统。

三、统计内容主要有:档案机构人员情况,保存档案、资料状况,档案资料收进和移出数量,档案利用情况,档案库房、设备情况以及上级机关和档案部门要求统计的其他内容。

四、上级机关和档案部门要求报送的各种统计报表、资料,必须按照要求统计、填写,经领导审批后方可报出。

五、各种档案统计报表、资料、情况分析均应存档。
本制度从印发之日起执行。


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