机关文件材料档整理讲座
档案概念历史
中华民国档案法中档案定义指现国家机构社会组织事政治军事济科学技术文化宗教等活动直接形成国家社会保存价值种文字图表声等形式历史记录档案什作意义呢李瑞环志讲：档案工作历史负责现实服务未着想句话表达三信息档案历史真实记录铜镜正衣冠镜明失史鉴刻意知兴二死档案变成活资料围绕中央省市委政府中心工作服务三宝贵档案资源完整真实留子孙代李瑞环志三句话精辟概括总结档案作意义
面解档案起源发展档案类社会实践活动历史记录类社会发展定阶段产物
远古时期结绳记事划木契画图纪事原始档案形态文字发明科技进步档案载体形势记录方法发生巨变化公元前1600年1700年前出现甲骨档案记载殷商王王令臣仆巡游征战犁田渔猎医药等方面情况时期出现早文书档案称册典尚书唯殷先册典话语
西周秦汉时期出现金石档案周重文件浇铸青铜器称金文档案春秋战国时期出现丝织品载体锦帛档案秦汉重事件刻制碑文称石刻档案周代汉代文字记载竹片木板称简牍简书简册西周官府文书簿册图籍称中中含公正意时档案员公正记录历史事实秦时国家重档案文献图籍统称典籍 汉太史令司马迁史记·萧相国世家中写道沛公**诸皆争走金帛财物府分独先入收秦丞相御史律令图书藏
萧认金钱更重东西档案资料档案资料刘邦汉王统中发挥巨作汉代造纸术发明档案载体形势发生巨变化记载类文明发展历史创造巨空间汉魏唐宋称档案文件文案清代称作档案直现档案发展天着类科技发展产生电子档案音档案等类载体档案
作档案工作者应该解兰台历档案什称兰台呢？唐代时时尚推崇档案工作者苦心营名名著辈出谓盛况空前仅著名历史学家班固傅毅李尤等担兰台令史许诗笔出现兰台唐张九龄登古阳云台诗云：楚国兹兰台余址韦应物郊园闻蝉寄诸弟诗云：岁郊园闻蝉兰省李商瘾题云：嗟余听鼓应官走马兰台类转蓬 两千年演变现 兰台词已成泛指档案保机构档案工作代名词档案工作者称兰台
二确定机关档文件材料范围档材料范围
根省档案局求单位编制文件材料分类方案档范围文书档案保期限表时应贯彻政分开原实际三原确定机关文件材料档范围原：
（） 单位直接产生文件材料反映单位职活动文件材料单位事直接关文件材料
（二） 收文否单位事关否单位工作查考利价值取舍标准
（三） 政分开组织工青妇组织形成文件材料政务事务工作形成文件材料般放类里遇政组织联合发文办单位确定类
关机关文件材料档范围国家档案局明确规定
根国家档案局第八号令机关文件材料档范围文书档案保期限规定第三条机关文件材料档范围包括四方面：反映机关职活动基历史面貌机关工作国家建设历史研究具利价值文件材料二机关工作活动中形成维护国家集体公民权益等方面具证价值文件材料三机关需贯彻执行级机关级机关文件材料级机关报送重文件材料四机关工作具查考价值文件材料
根国家档案局第八号令机关文件材料档范围文书档案保期限规定第四条机关文件材料 档范围包括四方面级机关文件材料中普发性需机关办理文件材料免奖惩非机关工作员文件材料供工作参考抄件等二机关文件材料中重份文件查考利价值事务性时性文件般性文件历次修改稿次校稿特殊保存价值信封需办理般性民信电话记录机关部互相抄送文件材料机关负责兼外单位职务形成机关关文件材料关工作参考文件材料三级机关文件材料中需贯彻执行文件材料需办理抄送文件材料四级机关文件材料中供参阅简报情况反映抄报越级抄报文件材料
三确定单位档文件材料分类
单位档文件整理时须先制定出分类方案分类方案确定单位变化情况应保持相稳定宜动单位档文件分类视具体情况采取列两种方法中种：
1．保期限—年度—机构分类法
法适部机构较分工较细文件量单位具体操作方法：第步档文件保期限分开第二步保期限文件年度分开中跨年度会议事件时性工作等类似情况形成文件材料放会议事件时性工作等类似情况结束年度第三步保期限年度文件单位容机构分开
2．保期限—年度—问题分类法
法适部机构少分工较粗文件量单位具体操作方法：第步档文件保期限分开第二步保期限档文件年度分开中跨年度会议事件时性工作等类似情况形成文件材料放会议事件时性工作等类似情况结束年度第三步保期限年度文件材料问题分开
四档文件材料进行档整理
第 档文件整理单位
（）档文件件单位进行整理般份文件件
（二）文件正定稿合件
（三）正文附件合件
（四）原件复印件合件
（五）转发文转发文合件
（六）年度相关请示批复报告批示函复函合件跨年度件
（七）文件处理单相关文件合件
（八）报表名册图表介绍信存根会议记录等装订方式然（册）件
第二 档文件装订
（）档文件统件进行装订
（二）装订文件前应先检查否齐全完整缺张少页附件等齐全应设法补齐破损应予修整字迹模糊易褪变应予恢复复制重传真件必须复制装订边太窄应适加宽纸张A4标准应A4标准进行折叠裁切纸张16开标准应A4标准进行背贴进行述工作时注意剔余重份文件必复制件
（三）份文件部分组成装订时列方法排序：
1．正前定稿
2．正文前附件
3．原件前复制件
4．转发件前转发件
5．请示批复作件时批复前请示
6．文字文中文文前外文文汉文文前少数民族文字文原文前译文
7．文书处理单需保留置相关文件前文件首页
（四）装订文件时量四边取齐少左边边分齐
（五）列短期保存文件已装订成册刊物书籍会议记录介绍信存根报表名册等保持原貌拆开重新装订
（六）列永久长期保存文件采锈钢夹线绳进行装订锈钢夹装订时减少厚度单号文件（指盒排列序号）左侧2厘米处装订双号文件左侧4厘米
处装订份文件钢夹线绳装订时统采三孔法距左侧边12厘米处装订中孔取纸张中点孔距孔7厘米文件太薄便钢夹线绳装订时少量胶水三孔法装订位置逐页粘贴文件厚便钢夹时采三孔法进行装订
第三 档文件排列编号
（）档文件分类方案低级类目进行排列
（二）般文件形成时间文号先序排列
（三）事事件问题文件形成时间序重程度进行排列
（四）理事件问题文件材料事事件问题结束时间序属性重程度进行排列
（五）会议文件统计报表等成套性文件材料应分集中排列起
（六）整理时未时档文件档排列相应类备考表中加说明
（七）文件求装订分类排列完毕应进行编号固定分类排列次序：
1．编页号：正面编右角背面文字图表编左角份文件均1开始编写页号
2．编件号：档文件分类体系排列序逐件编写档章相应栏目
3．加盖填写档章：份文件首页端右空白处加盖档章填写项目（确特殊情况者酌情处理）
全宗号
年度
件号
机构（问题）
期限
馆编件号
第四 编制档文件目录
（）档文件装订分类排列编号完毕应根相应分类体系排列编号序逐件编制档文件目录
（二）采第二种分类方法单位根机构问题类排序永久30年10年流水号分编制档文件目录
（三）采种分类方法编制档文件目录时遇机构问题类年度时均新起页连续编写遇机构问题类年度起新页时应题名栏第行正中显著标出机构名称问题类名具体年度
事教育处行政理类2002年等
（四）进馆档案编制档文件目录式两套套作备查套作日常查档系进馆档案增加套备日档案馆移交档案时
（五）档文件目录竖式项目填写方法：
1．件号：填写档章室编件号
2．责者：填写制发文件机关姓名般文件盖章署名准机关应填写全称通简称
3．文号：填写文件发文字号包括代字年度文件发出序编号般省略中某部分
4．题名：录文件标题省略变更标题标题揭示文件容文件拟标题填写外加〔〕示拟
5．日期：填写文件形成时间般落款准8位阿拉伯数字标注年月日2001年5月2日2001年11月8日分标注2001050220011108
6．页数：填写份文件总页数总页数份文件页号准
7．备注：必时简注释文件需说明某特殊情况需说明容较时应填写备考表
（六）档文件目录编制应套分装订成册
1．目录均应1开始统编写页码便检索
2．目录厚度超2厘米
3．目录装订时均统样式档文件目录封面封面项目填写方法求：
a全宗名称：填写立档单位全称通简称
b年度：填写目录登录文件形成年度：20012001—2003等
c保期限：根目录中登文件保期限直接填写永久30年10年
d机构（问题）：采细分类编号方法整理档文件栏填写
第五 档文件装盒
（）装盒永久30年10年三编号序分装盒装满止机构问题档文件较排列序单独装盒盒机构类档文件较少排列序合装盒机构类文件般跨盒存放（非量）保期限文件混合装盒
（二）盒文件装应文件面放置备考表备考表设项目填写方法：
1．盒文件情况说明：填写盒档文件需说明情况包括文件齐全完整程度损坏情况整理档修改补充移出销毁情况等
2．整理：填写整理档文件员姓名
3．检查：填写检查档文件整理质量员姓名
4．日期：填写档文件整理完毕日期
（三）档案盒封面盒脊（底）项目填写方法：
1全宗名称：填写立档单位全称通简称
2全宗号：级国家综合档案馆定全宗号填写未全宗号暂时空置
3年度：填写盒档文件形成年度
4机构问题
5室编件号
全宗号
年度
保期限
机构（问题）
起止件号
室
10 20
馆
盒号
1
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档案概念历史
中华民国档案法中档案定义指现国家机构社会组织事政治军事济科学技术文化宗教等活动直接形成国家社会保存价值种文字图表声等形式历史记录档案什作意义呢李瑞环志讲：档案工作历史负责现实服务未着想句话表达三信息档案历史真实记录铜镜正衣冠镜明失史鉴刻意知兴二死档案变成活资料围绕中央省市委政府中心工作服务三宝贵档案资源完整真实留子孙代李瑞环志三句话精辟概括总结档案作意义
面解档案起源发展档案类社会实践活动历史记录类社会发展定阶段产物
远古时期结绳记事划木契画图纪事原始档案形态文字发明科技进步档案载体形势记录方法发生巨变化公元前1600年1700年前出现甲骨档案记载殷商王王令臣仆巡游征战犁田渔猎医药等方面情况时期出现早文书档案称册典尚书唯殷先册典话语
西周秦汉时期出现金石档案周重文件浇铸青铜器称金文档案春秋战国时期出现丝织品载体锦帛档案秦汉重事件刻制碑文称石刻档案周代汉代文字记载竹片木板称简牍简书简册西周官府文书簿册图籍称中中含公正意时档案员公正记录历史事实秦时国家重档案文献图籍统称典籍 汉太史令司马迁史记·萧相国世家中写道沛公**诸皆争走金帛财物府分独先入收秦丞相御史律令图书藏
萧认金钱更重东西档案资料档案资料刘邦汉王统中发挥巨作汉代造纸术发明档案载体形势发生巨变化记载类文明发展历史创造巨空间汉魏唐宋称档案文件文案清代称作档案直现档案发展天着类科技发展产生电子档案音档案等类载体档案
作档案工作者应该解兰台历档案什称兰台呢？唐代时时尚推崇档案工作者苦心营名名著辈出谓盛况空前仅著名历史学家班固傅毅李尤等担兰台令史许诗笔出现兰台唐张九龄登古阳云台诗云：楚国兹兰台余址韦应物郊园闻蝉寄诸弟诗云：岁郊园闻蝉兰省李商瘾题云：嗟余听鼓应官走马兰台类转蓬 两千年演变现 兰台词已成泛指档案保机构档案工作代名词档案工作者称兰台
二确定机关档文件材料范围档材料范围
根省档案局求单位编制文件材料分类方案档范围文书档案保期限表时应贯彻政分开原实际三原确定机关文件材料档范围原：
（） 单位直接产生文件材料反映单位职活动文件材料单位事直接关文件材料
（二） 收文否单位事关否单位工作查考利价值取舍标准
（三） 政分开组织工青妇组织形成文件材料政务事务工作形成文件材料般放类里遇政组织联合发文办单位确定类
关机关文件材料档范围国家档案局明确规定
根国家档案局第八号令机关文件材料档范围文书档案保期限规定第三条机关文件材料档范围包括四方面：反映机关职活动基历史面貌机关工作国家建设历史研究具利价值文件材料二机关工作活动中形成维护国家集体公民权益等方面具证价值文件材料三机关需贯彻执行级机关级机关文件材料级机关报送重文件材料四机关工作具查考价值文件材料
根国家档案局第八号令机关文件材料档范围文书档案保期限规定第四条机关文件材料 档范围包括四方面级机关文件材料中普发性需机关办理文件材料免奖惩非机关工作员文件材料供工作参考抄件等二机关文件材料中重份文件查考利价值事务性时性文件般性文件历次修改稿次校稿特殊保存价值信封需办理般性民信电话记录机关部互相抄送文件材料机关负责兼外单位职务形成机关关文件材料关工作参考文件材料三级机关文件材料中需贯彻执行文件材料需办理抄送文件材料四级机关文件材料中供参阅简报情况反映抄报越级抄报文件材料
三确定单位档文件材料分类
单位档文件整理时须先制定出分类方案分类方案确定单位变化情况应保持相稳定宜动单位档文件分类视具体情况采取列两种方法中种：
1．保期限—年度—机构分类法
法适部机构较分工较细文件量单位具体操作方法：第步档文件保期限分开第二步保期限文件年度分开中跨年度会议事件时性工作等类似情况形成文件材料放会议事件时性工作等类似情况结束年度第三步保期限年度文件单位容机构分开
2．保期限—年度—问题分类法
法适部机构少分工较粗文件量单位具体操作方法：第步档文件保期限分开第二步保期限档文件年度分开中跨年度会议事件时性工作等类似情况形成文件材料放会议事件时性工作等类似情况结束年度第三步保期限年度文件材料问题分开
四档文件材料进行档整理
第 档文件整理单位
（）档文件件单位进行整理般份文件件
（二）文件正定稿合件
（三）正文附件合件
（四）原件复印件合件
（五）转发文转发文合件
（六）年度相关请示批复报告批示函复函合件跨年度件
（七）文件处理单相关文件合件
（八）报表名册图表介绍信存根会议记录等装订方式然（册）件
第二 档文件装订
（）档文件统件进行装订
（二）装订文件前应先检查否齐全完整缺张少页附件等齐全应设法补齐破损应予修整字迹模糊易褪变应予恢复复制重传真件必须复制装订边太窄应适加宽纸张A4标准应A4标准进行折叠裁切纸张16开标准应A4标准进行背贴进行述工作时注意剔余重份文件必复制件
（三）份文件部分组成装订时列方法排序：
1．正前定稿
2．正文前附件
3．原件前复制件
4．转发件前转发件
5．请示批复作件时批复前请示
6．文字文中文文前外文文汉文文前少数民族文字文原文前译文
7．文书处理单需保留置相关文件前文件首页
（四）装订文件时量四边取齐少左边边分齐
（五）列短期保存文件已装订成册刊物书籍会议记录介绍信存根报表名册等保持原貌拆开重新装订
（六）列永久长期保存文件采锈钢夹线绳进行装订锈钢夹装订时减少厚度单号文件（指盒排列序号）左侧2厘米处装订双号文件左侧4厘米
处装订份文件钢夹线绳装订时统采三孔法距左侧边12厘米处装订中孔取纸张中点孔距孔7厘米文件太薄便钢夹线绳装订时少量胶水三孔法装订位置逐页粘贴文件厚便钢夹时采三孔法进行装订
第三 档文件排列编号
（）档文件分类方案低级类目进行排列
（二）般文件形成时间文号先序排列
（三）事事件问题文件形成时间序重程度进行排列
（四）理事件问题文件材料事事件问题结束时间序属性重程度进行排列
（五）会议文件统计报表等成套性文件材料应分集中排列起
（六）整理时未时档文件档排列相应类备考表中加说明
（七）文件求装订分类排列完毕应进行编号固定分类排列次序：
1．编页号：正面编右角背面文字图表编左角份文件均1开始编写页号
2．编件号：档文件分类体系排列序逐件编写档章相应栏目
3．加盖填写档章：份文件首页端右空白处加盖档章填写项目（确特殊情况者酌情处理）
全宗号
年度
件号
机构（问题）
期限
馆编件号
第四 编制档文件目录
（）档文件装订分类排列编号完毕应根相应分类体系排列编号序逐件编制档文件目录
（二）采第二种分类方法单位根机构问题类排序永久30年10年流水号分编制档文件目录
（三）采种分类方法编制档文件目录时遇机构问题类年度时均新起页连续编写遇机构问题类年度起新页时应题名栏第行正中显著标出机构名称问题类名具体年度
事教育处行政理类2002年等
（四）进馆档案编制档文件目录式两套套作备查套作日常查档系进馆档案增加套备日档案馆移交档案时
（五）档文件目录竖式项目填写方法：
1．件号：填写档章室编件号
2．责者：填写制发文件机关姓名般文件盖章署名准机关应填写全称通简称
3．文号：填写文件发文字号包括代字年度文件发出序编号般省略中某部分
4．题名：录文件标题省略变更标题标题揭示文件容文件拟标题填写外加〔〕示拟
5．日期：填写文件形成时间般落款准8位阿拉伯数字标注年月日2001年5月2日2001年11月8日分标注2001050220011108
6．页数：填写份文件总页数总页数份文件页号准
7．备注：必时简注释文件需说明某特殊情况需说明容较时应填写备考表
（六）档文件目录编制应套分装订成册
1．目录均应1开始统编写页码便检索
2．目录厚度超2厘米
3．目录装订时均统样式档文件目录封面封面项目填写方法求：
a全宗名称：填写立档单位全称通简称
b年度：填写目录登录文件形成年度：20012001—2003等
c保期限：根目录中登文件保期限直接填写永久30年10年
d机构（问题）：采细分类编号方法整理档文件栏填写
第五 档文件装盒
（）装盒永久30年10年三编号序分装盒装满止机构问题档文件较排列序单独装盒盒机构类档文件较少排列序合装盒机构类文件般跨盒存放（非量）保期限文件混合装盒
（二）盒文件装应文件面放置备考表备考表设项目填写方法：
1．盒文件情况说明：填写盒档文件需说明情况包括文件齐全完整程度损坏情况整理档修改补充移出销毁情况等
2．整理：填写整理档文件员姓名
3．检查：填写检查档文件整理质量员姓名
4．日期：填写档文件整理完毕日期
（三）档案盒封面盒脊（底）项目填写方法：
1全宗名称：填写立档单位全称通简称
2全宗号：级国家综合档案馆定全宗号填写未全宗号暂时空置
3年度：填写盒档文件形成年度
4机构问题
5室编件号
全宗号
年度
保期限
机构（问题）
起止件号
室
10 20
馆
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