第二章 系统管理
- 1. 第二章 系 统 管 理 系统管理 （统一管理、数据维护）账套管理年度账管理系统操作及操作权限的集中管理设立统一的安全机制建立账套 修改账套 删除账套 引入/输出账套年度账套建立 引 入 输 出 结转上年数据 清空年度数据操作员角色 设定系统用户 设置功能权限系统进行监控 注销当前操作员 清除系统运行过程中的异常任务 上机日志账套主管账套主管
- 2. 账 套 管 理账套——是一组相互关联的数据，是将一套完整的账簿体系建立在计算机系统中。 建账——在计算机系统中建立企业核算账簿这一客观要求。 它包括建立企业的单位基本信息、核算方法、编码规则等。 企业建账的处理流程：启动系统管理设置账套信息系统管理员注册增加操作员确定编码方案确定基础信息分类确定核算类型输入单位信息确定数据精度系统启用权限设置基础信息设置
- 3. 系统管理的使用者1、系统管理员（ADMIN）： 负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。包括：设置和修改管理员密码、设置操作员和帐套主管及其权限、帐套的建立、引入和输出。 2、账套主管： 负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理，以及该账套操作员权限的设置。
- 4. 建 立 账 套 ——系统管理员（1）账套基本信息： 包括：账套号、账套名称、账套启用日期、账套路径。 （2）核算单位基本信息 ： 包括：企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。 （3）账套核算信息： 包括：记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。
- 5. 输出和引入账套——系统管理员1、账套输出： （1）含义：是将系统产生的数据备份到硬盘、软盘等存储介质。 （2）作用：①保证数据的完整性；②当系统遭受意外破坏时，可以利用备份数据尽快恢复，从而保证企业日常业务的正常进行。 2、引入账套： （1）含义：指将系统外某账套数据引入本系统。 （2）作用：①恢复数据，可以将损失降到最小；②为集团公司的财务管理提供了方便。
- 6. 基 础 信 息 的 设 置基础信息的设置部门档案 职员档案 客户分类 客户档案 供应商分类 供应商档案 存货分类 存货档案 会计科目设置 凭证类别设置 外币设置 结算方式设置 开户银行设置增加设置时先设置上级，再设置下级；删除时得先删除下级，再删除上级。
- 7. 第三章 账务处理子系统一、账务处理系统手工处理方式 二、账务系统计算机处理方式 三、计算机账务系统的数据流程 四、账务处理系统基本功能结构
- 8. 一、账务处理系统手工处理方式记账凭证审 核记 账日记账明细账总 账期末处理会计报表
- 9. 二、账务系统计算机处理方式记账凭证临时文件审 核记 账凭证文件期末业务处理发生额/余额文件编 制输 出会计报表总账 明细账 辅助账
- 10. 三、计算机账务系统的数据流程 机制凭证——是指由计算机生成的两种凭证：一种是对于某些具有规律性、且每月都发生的期末结转业务，由计算机根据设置自动生成其记账凭证，这类凭证一般称为机制凭证，另一种是由计算机会计信息系统中其他子系统生成的记账凭证。 记账凭证机制凭证临时文件审 核记 账发生额/余额文件凭证文件辅助文件往来业务文件企业对账文件银行对账单输入银行对账单文件结 账报表子系统总账 明细账 辅助账 记账凭证银行对账
- 11. 四、账务处理系统基本功能结构账务处理系统初始设置 （系统初始化）凭证处理账簿输出期末业务处理出纳管理辅助核算项目管理系统管理和维护准备工作 系统控制参数设置 会计科目设置 凭证类别设置 外币及汇率设置 期初余额录入 其他设置凭证管理 记 账部门核算与管理 个人往来与管理 单位往来与管理 项目核算与管理期末摊、提、结转业务处理 试算平衡和对账 结 账
- 12. 初 始 设 置 系统初始化——指使用通用账务系统的单位可以根据本单位账务处理和财务管理的具体情况，利用此项功能对系统进行设置，以满足本单位会计业务处理的需要。（它的工作一般由账务主管或财务主管指定的专人进行。）1、初始设置前的准备工作阅读《使用手册》 会计科目、凭证类型等的确定 会计数据资料的准备 会计组织和人员分工的确定2、系统控制参数的设置凭证控制设置制单控制 外币核算 凭证控制 凭证编号方式控制 往来控制方式账簿设置 明细权限设置
- 13. 会计科目的设置应考虑的问题（1）设置会科目必须满足会计核算的要求。 （2）设置会计科目必须满足管理的要求。 （3）设置会计科目必须满足报表的要求。 （4）设置会计科目要保持相对稳定性。
- 14. 科目代码应注意的问题 （1）科目代码应输入全码，即从一级科目至本级科目的各级代码组合而成的代码组。 （2）科目代码必须具有唯一性，即每一个会计科目有而且只有一个代码来代表。 （3）科目代码要在满足核算和管理的前提下适合计算机识别和分类处理。 （4）科目代码应简单明了，便于操作人员记忆和使用。 （5）科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系，也要尽量减少位数，避免增加输入和运算的工作量，从而增加出错的可能。 （6）考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高，科目代码还应具有一定的扩展性。
- 15. 使用转账凭证功能需注意的问题 1、转账凭证模板必须事先进行设置。 2、转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的，为了保证数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。 3、期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序， 结转顺序如果发生错误，即使所有的转账凭证模板设置都正确，转账凭证中的数据也可能是错误的。 4、结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿。 5、期末结转工作是一项比较复杂而重要的工作，应由指定的专人进行。
- 16. 期末转账生成应注意的问题 1、 转账生成前，注意转账月份为当前会计月份。 2、进行转账生成前，先将相关经济业务的记账凭证登记入账。 3、转账凭证每月只生成一次。 4、 若使用应收、应付系统，则总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。 5、 生成的转账凭证，仍需审核才能记账。 6、 对生成的转账凭证进行审核和记账时要更换操作员，审核和填制记账凭证不能为同一人。
- 17. 试算平衡、对账和结账 试算平衡——就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。 对账——是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。 结账——主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。 期末结账时应注意的问题： 1、各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。 2、当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。 3、上月未结账，本月无法结账。 4、结账后产生的账簿和报表才是完整的，结账前产生的账簿和报表不一定能反映该月的全部业务。 5、每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份，如果结账不正确可以恢复重作。 6、有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账，否则系统将不予结账。 7、结账过程同样不允许无故中断系统运行或关机。
- 18. 出 纳 管 理 银行对账——就是将系统登记的银行存款日记账与银行对账单进行核对，银行对账单来自企业开户行。 自动对账——是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件。 下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需通过手工对账来强制核销。 1、对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。（自动） 2、对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。 3、对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。 4、对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。
- 19. 第四章 报表处理子系统第一节 会计报表处理系统概述 第二节 会计报表系统的处理流程和功能结构 第三节 报表系统的设置 第四节 报表系统日常工作的处理 第五节 现金流量表的编制
- 20. 第一节 会计报表处理系统概述 一、会计报表简介 会计报表——作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。 会计报表的分类： 按报送的对象分：外部报表、内部报表； 按照编制的日期分：月报表、季报表、年报表； 按报表的编制单位分：单位会计报表、汇总会计报表； 按报表的结构分：简单报表、复合报表。 二、会计报表子系统概述 通用表处理系统在会计核算工作中受到的制约 ： 1、受商品化软件的制约。 2、受会计人员计算机知识水平的制约。
- 21. 三、报表系统的基本概念 1、报表基本结构分析 报表分成：简单表、复合表 报表格式——实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。 （1）标题：标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。 （2）表头：表头用来表示报表的栏目。 （3）表体：报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。 表单元——纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据。它是组成报表的最小基本单位。 区域——是由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形单元阵列。 （4）表尾：表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。 表头、表体和表尾是组成报表的基本要素，不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同。
- 22. 三、报表系统的基本概念 2、报表公式和关键字 （1）报表公式 报表格式——起着说明数据的经济含义和管理数据的作用。 报表数据——起到反映相应经济指标大小的作用。 报表单元公式——在使用计算机进行报表编制时，表中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置报表单元公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取。 报表审核公式——作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确。 报表舍位平衡公式——是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时，为保持报表数据的平衡而使用的公式。 （2）报表关键字——是一个计算机的取值函数。报表关键字通常在表格式设置中进行设置。 （3）多维表：确定某一数据位置的要素称为“维”。将多个结构相同的二维表叠在起叫三维表。
- 23. 第二节 会计报表系统的处理流程和功能结构 一、报表处理流程 工作流程可分为：报表格式及数据处理公式设置、报表名称登记、报表编制、报表输出。 二 、报表系统的功能结构 1、报表格式设置：作用类似于手工条件下设计并绘制一张待填的空白表格，只不过这一工作是在计算机上实现的。 2、报表公式设置：报表公式设置包括表计算公式设置和表审核公式设置两个基本功能。 3、报表名称登记：存储报表时进行的名称定义。 4、报表编制：目的是根据用户设置的报表格式和报表公式产生填好需要数据的会计报表，并根据表间数据的勾稽关系检查报表数据的正确性。对于设置好的报表需要时只要运行报表编制功能即可产生需要的报表，无需每次重新定义该报表。 5、报表输出：报表输出功能除可以在屏幕显示编好的报表外更主要的是打印输出已编好的报表。
- 24. 第三节 报表系统的设置 一、报表格式设置 （一）非直观的报表格式设置方式 采用非直观的报表格式设置方式，在屏幕上看不到成形的表样，只能通过对话方式，由使用者将报表标题、栏目等报表结构要素输入计算机，并保存在数据库文件中。 （二）直观的报表格式设置方式 在直观的报表格式设置方式下，采用整表设置模式，具有“所见即所得”的特性。其基本设计思想是划定范围，在这个范围中由用户自由地设计自己需要的报表格式。 与非直观的报表格式设置方式相比，其使用方法不同点： 1、报表尺寸定义。报表尺寸定义的目的是确定报表的行数和列数，其单位是表行和表栏。 2、单元属性和风格定义。单元属性主要指的是单元内容的性质如数字、字符还是表样。 3、组合单元定义。在整表设置方式中，在设定的范围内所有的处理都是以单元为基本处理单位。 在会计报表系统中，表格式的设置采用一次设置，长期有效的工作方式。
- 25. 第三节 报表系统的设置 二、报表公式设置 （一）报表运算公式的设置 1、确定表单元的数据来源及取数所要满足的条件 （1）从账务系统取数 （2）从其他核算系统取数 （3）从报表系统自身取数，可以从其他报表取数，也可以从同一报表的不同表页或同一表页的不同单元取数 （4）从系统外部取数 （5）从其他会计软件取数 2、运算公式的构成：表单元及坐标、运算符、表达式 3、运算公式的设置方式：通过键盘直接录入公式 、系统采取引导输入的方式自动生成公式 4、函数
- 26. 第三节 报表系统的设置 （二）报表审核公式的设置 报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式。它主要用于：报表数据来源定义完成后，审核报表的合法性；报表数据生成后，审核报表数据的正确性。 （三）设置报表公式时应注意 1、多数会计报表软件从账簿的某个科目取数时，表处理系统中若设为取某个科目期末借方余额，而实际余额在贷方，则公式的值是零，而不是贷方金额的负值。 2、使用某一特定软件时应注意该软件是如何规定行号和列号的。 三、报表文件名称登记 注意：不同的报表，报表名不能相同。报表名是供用户调用设定的报表结构文件使用的，它与表的标题并没有直接的关系。它可以是中文，也可以是西文或汉语拼音的缩写。
- 27. 第四节 报表系统日常工作的处理 一、报表编制 报表的编制是由计算机在人的控制下自动完成的。它的作用是使系统运行载有设置好的报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中调取数据填入相应的表单元中，从而得到数据表。 二、报表输出 方式：屏幕显示输出、打印输出 三、报表的汇总和分析 1、报表的汇总 报表汇总功能：结构相同，数据不同的两张报表经过简单叠加生成一张新表的功能。 注意：报表汇总功能不能用于编制合并报表。 2、报表的分析 报表分析：是使用各种方法对报表的数据进行分析。 方法：图形分析法、视图分析法。 图形分析法：是将报表中选定的数据以图形方式显示，使用户直观地得到数据的大小或变化的情况。 视图分析法：是采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济涵义的数据，形成一张“虚表”，从而达到对多个报表数据在系统生成的“虚表”中进行重新分类、对比分析的效果。 四、报表的维护 报表维护的基本功能有：报表的备份、报表恢复、报表删除，结构复制等。
- 28. 第五节 现金流量表的编制 现金流量表：是反映企业在一定时期内现金收入和支出情况的会计报表。 现金流量：是指企业现金及现金等价物流入和流出情况，它包括经营活动产生的现金流量、投资活动产生的现金流量和筹资活动产生的现金流量。 现金流量表的编制方法： 1、在现金等科目下分类设置明细科目的方法：将现金流量表有关的现金、银行存款等会计科目，按与现金流量变化有关和无关的项目设置明细科目。 在编制记账凭证时就将经济业务发生的数据按现金流量表需要填列的项目进行了分类，期末只要根据相关科目的汇总表即可设置公式直接填列现金流量表。 2、使用设置现金辅助账的方法：将与编制现金流量有关的会计科目设为专项核算科目，将需要分别处理的项目设为专项。期末根据项目总账统计表和项目明细统计表设置公式由计算机自动编制现金流量表。 3、设立标志字段的方法：在财会软件中按影响现金流量变化和不影响现金流量变化分别建立标志字段，在输入记账凭证时对于程序能够根据对应科目自动区分的业务。计算机程序根据对方科目自动将现金（银行存款）按商品价款金额和税款金额分别加以标记。对于计算机程序难以进行区分的业务，则由凭证编制人员在输入凭证时或在编制现金流量表前手工操作计算机对相应内容加以标示。期末根据不同的标记分别进行汇总自动填列现金流量表。
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