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全宗指南的编写ppt
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1. 全宗指南的编写档案资料管理处 xxx
2. 全宗是一个独立的机关、社会组织、单位或著名人物在社会活动中形成的全部档案的总和。全宗是馆藏档案的第一层分类的管理单位。保持全宗完整与不可分散的原则是档案学的最根本的原则,是整个档案管理的基石。
3. 全宗指南 一、什么是全宗指南 全宗指南亦称全宗介绍,是以文字叙述的形式,介绍和揭示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种引导性检索工具。
4. 二、全宗指南的作用 编写全宗指南就是要说明一个全宗内具体保存了些什么档案 首先,编写全宗指南是档案馆(室)一项不可缺少的基本业务建设。在档案室来说,编写了全宗指南,也就编写了档案室介绍,这是档案室向档案馆移交档案时必不可少的检索工具。 其次,编写全宗指南可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史、全宗内档案材料的主要内容和成分,为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。 再次,编写全宗指南为编写档案馆指南奠定基础。档案馆指南的核心是由全宗指南组成。
5. 三、全宗指南的类型 主要有三类: 一是机关、团体、企事业单位全宗指南 二是联合全宗指南与档案汇集 三是人物全宗指南
6. 四、全宗指南的结构根据全宗指南编制规范,全宗指南的结构由 封页、正文、备注三部分组成全宗指南封页正文备注
7. 封 页包括:全宗名称、时间、全宗号1、全宗指南名称由全宗构成者的名称(全称或通用简称)加“全宗指南”构成。例如:大连市档案局全宗指南 2、时间是全宗内档案文件的起止年代,一般采用公元纪年表示例如:1995-2000年 3、全宗号:是指本全宗指南所对应的全宗的编号 (具体格式) 大连市档案局全宗指南 2001—2005 全宗号:XX
8. 正文 全宗指南的正文通常包括:全宗构成者的历史沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍三部分正文全宗构成者的历史沿革简介全宗内档案情况简介全宗内档案内容与成份介绍
9. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
10. 全宗构成者名称(1)全宗构成者的名称按全称书写,通用简称书写在全称后面的圆括号内。例中共中央纪律委员会(中纪委) (2)全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中
11. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
12. 全宗构成者时间全宗构成者沿革应结合时间撰写,和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。 全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设合并、更名、撤销时间 (3)全宗构成者上级主管机关变更时间 (4)其他所有反映全宗构成者重要活动的时间
13. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
14. 全宗构成者主要职能(1)全宗构成者的性质特征 (2)全宗构成者职权范围 (3)全宗构成者的主要工作与任务
15. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
16. 隶 属 关 系(1)全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系 (2)全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系 (3)全宗构成者上级主管机关如有变更,应反映在全宗构成者沿革中
17. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
18. 全宗构成者负责人名录可以按不同职务、正职、副职分别介绍 (1)全宗构成者正职负责人姓名、职务、任职时间 (2)全宗构成者负职负责人姓名、职务、任职时间 全内部机构的设置及其各历史阶段演变情况
19. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
20. (1)全宗构成者内部一级机构的名称 (2)全宗构成者内部一级机构正职负责人名录。包括姓名、职务、任职时间 (3)全宗构成者内部一级机构的主要职能 (4)全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。 内部机构设置及其各个历史阶段演变情况
21. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
22. 其它(1)涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动 (2)全宗构成者改组和撤销的原因
23. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
24. 个人全宗 个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历
25. 全宗构成者历史沿革简介,一般由全宗构成者的名称(全称、简称)和性质,全宗构成者成立时间、主要职能、隶属关系、任务及职权范围、所辖区域;全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各个历史阶段演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等)等内容组成。全宗构成者历史沿革简介全宗构成者名称全宗构成者时间全宗构成者主要职能隶属关系全宗构成者负责人名录内部机构设置及其各个历史阶段演变情况个人全宗其它点击文字进行学习
26. 正文 全宗指南的正文通常包括:全宗构成者的历史沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分正文全宗构成者的历史沿革简介全宗内档案情况简介全宗内档案内容与成分介绍
27. 全宗内档案情况简介 主要包括:档案的数量(案卷数、件数、盒数、排架长度)及保管期限;档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具情况、档案的整理情况档案的数量及保管期限 档案的完整程度档案的利用价值及鉴定情况检索工具的配置情况 档案的整理情况主要介绍档案的起止年代、门类和数量 主要介绍档案的遗失、损毁等情况 主要介绍室藏档案的利用价值。室藏档案有重要价值的重点介绍。另外要介绍室藏档案的鉴定销毁情况主要介绍室藏档案检索工具的配置情况以及组织机构沿革、大事记等参考资料、全宗卷编制情况。主要介绍室藏档案的分类方法、类目设置情况、立卷(整理)形式、排列方法等。
28. 正文 全宗指南的正文通常包括:全宗构成者的历史沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分正文全宗构成者的历史沿革简介全宗内档案情况简介全宗内档案内容与成分介绍
29. (一)档案内容与成分介绍的方式以文章叙述的形式,按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍 1、按组织机构介绍 以组织机构分类的档案全宗,按机构设类目分别介绍 2、按问题介绍 以问题分类的档案全宗,按档案内容所反映的问题设立介绍 3、以其他体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类特点结合问题分类全宗内档案内容与成分介绍
30. (二)档案内容与成分介绍的一般方法 档案内容与成分介绍一般应使用综合概况的方法介绍。介绍内容包括: 1、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案 2、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案 3、涉及具有全国和国际意义的的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案 4、馆藏年代久远和特殊载体的档案
31. (三)需要专门说明的档案按下列方法介绍 1、指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间 2、列出该档案文件的检索要素 3、对其档案文件内容单独介绍
32. (四)一般性文件介绍不使用引文,特殊性文件介绍如需要使用引文应符合下列条件和原则: 1、引文有助于阐述文件的内容实质 2、引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件
33. (五)和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代(六)控制使用的档案在内容介绍上应从简,一般只列出题名,不做详细介绍,并在封页上注明密级或使用范围
34. (七)人物全宗内容与成分介绍按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档案材料的实际情况撰写,介绍内容包括: 1、个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录 2、来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件 3、财产状况与经济活动的材料 4、家庭亲属与主要社会关系的材料 5、图片、照片、录音、录像材料
35. 正文 全宗指南的正文通常包括:全宗构成者的历史沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分正文全宗构成者的历史沿革简介全宗内档案情况简介全宗内档案内容与成分介绍
36. 备注部分1、本全宗指南的编制情况 2、有关全宗内档案的补充说明 全宗指南中需要加解释的名词、事件及问题 全宗指南编制后,全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明 其他有关问题的说明
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