5. 銷售與配銷模組之導入目的 銷售與配銷模組更是扮演了極為重要並且是不可或缺的角色,因為
它所涵蓋的範圍,包含了所有創造企業利潤之相關作業。
並且是驅動整個企業流程運作之根源所在。
成功地導入ERP系統之銷售與配銷模組,明顯地可以為企業各部門帶來各種不同有形與無形的利益. Callaway ( 1999 )就曾明確地指出,這些利益包括:
縮短訂單實現時間( Reducing Total Order Fulfillment Time )
減少訂單處理時間與成本( Reducing Order Processing Time and Cost )
減少運輸與物流成本( Reducing Transportation and Logistics Costs )
加強顧客服務 ( Enhancing Customer Service )
增強滲透市場之能力( Enhancing the Ability to Penetrate Markets )
改善即時交貨效率( Improving On-time Delivery Performance )
增加企業資料之能見度( Increasing Visibility of Corporate Data )
整合企業流程( Integrating Business Process )
整合資訊流、物流與金流( Integrating Information, Material and Cash flow )
11. 銷售與配銷模組之企業情境 企業情境( Business Scenario ),是一種樣版( Template ),根據企業組織的需求,提供其在不同的企業事例下,制定整體企業流程之參考。
這些情境可以依照三大種類來區分,包括了需求反應策略( Demand Response Strategy )、特殊訂單處理( Special Order Handling )與特殊物料處理( Special Material Handling )。
12. 需求反應策略( Demand Response Strategy ) 需求反應策略即是用來界定當接受顧客訂單時,各種後續生產規劃與控制的方法。一般而言,需求反應策略可以再劃分為以下四種:
存貨生產( Make to Stock ): 當接受顧客訂單時,直接以存貨來滿足顧客訂單的需求,因此必須事先預測市場需求,訂定需求計劃,並且以此排定成品之生產計劃、主生產排程以及物料與產能計劃進行生產
訂單生產( Make to Order ):當接受顧客訂單時,根據顧客在訂單上所指定的成品規格加以生產,而不以現有的成品存貨來滿足顧客的需求。而對於訂單內所指定成品之原料與零組件,都必須先規劃其生產排程並加以生產
訂單裝配( Assembly to Order ):當接受顧客訂單時,根據顧客所要求之成品規格,直接將零組件或模組加以裝配以符合顧客之需求。
訂單設計( Engineer to Order ): 即並沒有特定的成品規格限定於顧客訂單中,而是根據顧客的功能需求描述加以量身定做( Tailor Made )。
13. 顧客訂單分歧點 就銷售與配銷模組的觀點而言,顧客訂單需求,是驅動這些不同需求反應策略之來源。不同種類的顧客訂單,會有不同的生產預測與規劃方式。
Higgins ( 1996 )等人即根據供應鏈中的原材料、零組件、半成品與成品等項目,區分了各種策略下顧客訂單之分歧點( Decoupling Point )
14. 特殊訂單處理( Special Order Handling ) 特殊訂單處理包含了以下不同的訂單處理方式:
第三方訂單處理 ( Third Party Order Handling ): 企業組織在收到顧客訂單後,針對已知的供應商來源,系統直接產生請購單( Purchase Requisition )與第三方採購訂單( Third Party Purchase Order ),提交予供應商,並要求供應商直接將其產品運送至顧客處。
緊急訂單處理 ( Rush Order Handling ): 在此情境下,為了符合顧客之緊急需求,當收到顧客訂單後,同時系統便立即自動地產生交貨文件,以快速地執行後續出貨的相關事宜。
售回訂單處理 ( Returned Order Handling ): 當同意顧客將受損害或不滿意的產品退回時,或是任何有關出貨的交易發生錯誤時,則以售回訂單之情境來處理。
現金訂單處理 ( Cash Order Handling ): 現金訂單處理之使用時機,在於顧客獲得其所訂購產品之同時,立即以現金付款,簡化了整個應收帳款之流程。
15. 特殊物料處理( Special Material Handling ) 針對不同的目的,銷售與配銷模組提供了以下兩種特昳物料處理方式:
顧客託管存貨之處理( Vendor Consignment Stock Handling ): 當顧客為了加強在整個供應鏈體系中之即時反應能力,或是為了減少本身倉儲作業成本與存貨成本時,會要求已經購得的產品先置放於供應商的倉庫處。而該產品供應商在ERP系統中,將會以顧客委託存貨之處理情境來管理該項存貨,即針對該項存貨執行相關的倉儲管理作業一直到該顧客將其產品再次生產或是銷售。
分散式出貨( Decentralized Shipping ): 分散式出貨,即是為了縮短對於顧客出貨的反應時間以提升出貨的效率,在某些距離顧客較近之出貨點,建置地方性的配送系統( Local Distribution System )。
22. 顧客主檔資料( Customer Master Data ) 顧客主檔資料主要是記錄企業所面對顧客的相關資料。在ERP系統中,顧客資料不只是對於銷售與配銷模組相當重要,財務會計模組也常需要擷取相關的資料以作為相關交易與分析之參考。
顧客主檔資料可以區分成以下三種不同的資料結構:
一般資料 ( General Data ) 即用來描述該顧客的基本資料,包括了該顧客的住址、電話等。
銷售與配銷資料 ( Sales and Distribution )則包含了針對於特定銷售區域所設定的資料,例如定價條件與出貨條件等。
公司代碼資料 ( Company Code Data )即包括了對於財務與會計部門相當重要的財會資料,例如與顧客往來的銀行資料及顧客的付款條件等。
25. 產品與服務之主檔資料 產品與服務是在整個銷售行為中,是最主要的銷售標的物。
當產生銷售訂單時,系統便立即連結到產品與服務之主檔資料中,擷取相關的資料,以做為後續交易流程的準則,而不同的主檔資料,便會產生不同的交易模式。
這些主檔資料包括了
物料主檔資料( Material Master Data )
物料表( Bill of Material )
產品現況( Product Status )
產品提案( Product Proposals)
存貨( Stock )
批次管理( Batch Management ).
26. 物料主檔資料 產品與服務在ERP系統中,皆以物料( Material )來概括。而在從事各種企業交易中,物料主檔資料( Material Master Data )是主要的資料來源。
以SAP R/3為例,其物料主檔資料是以功能部門來區分,提供系統在各類交易中所需的資料。而有關於銷售的資料,最主要是儲存在三種不同的資料層級:
一般資料: 包括物料品名說明、計量單位、成本、重量與體積等。
銷售/配送管道資料: 包括出貨廠、銷售單位、最少銷售與出貨量等。
工廠資料: 包括一些有關物料需求方面的資料,例如安全訂購量、再訂購點與出貨處理時間等。
另外,物料類型( Material Type )的選定也是會影響整個銷售的交易流程。
27. 物料表( Bill of Material ) 物料表詳細的記錄了組裝一件成品時,所需要的零組件。在ERP系統中,物料表是生產與規劃(Production and Planning)模組中重要的主檔資料
銷售與配銷模組則是在建立相關的銷售文件時,由系統自動地讀取該產品的物料表來表現出產品結構。
因此,在顧客訂單中,一項單一成品就可以展開成主要項目(Main Item)和由其零組件所形成的次要項目(Sub-items)
除了企業可以清楚地瞭解到顧客訂購產品的結構外,經由一些設定,企業之銷售人員可以針對其主要項目或是次要項目來訂價或執行需求量的轉換等。
74. 顧客發票之內容 在ERP系統中,顧客發票的內容,大都是從先前的顧客訂單或交貨文件轉置而來,並且參考相關的主檔資料而成。一般而言,一張正式的顧客發票必須包含下列的項目:
付款對象 (Pay to Party )
請款日期 ( Billing Date )
整張發票之淨價值 ( Net Value of Entire Billing Document )
請款貨幣別 ( Billing Currency )
付款條件與國際條規 ( Payment Terms and Incoterms )
請款物料( Billing Material )
請款數量( Billing Quantity )
重量與體積 ( Weight and Volume )
每個請款項目之淨值 ( Net Value of the Individual Items )
每個請款項目之價格( Billing Price of the Individual Items )