浅谈公文格式规范


    浅谈公文格式规范 党政机关公文格式规范化,是机关公文的最基本要求,是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段,也是显示其权威性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识,甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已,只要内容正确,格式规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习,不作广泛深入宣传,不及时转发到各基层并组织实施,因而在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正,大大影响了公文格式标准化的进程,也影响了公文办理效率和质量。 一、规范公文格式,有利于发挥公文效用 《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文具有规定的格式,制发公文必须统一格式,保证公文的完整性、准确性和程序性,便于公文处理,发挥公文效用。 1. 关于“签发人”。公文签发是公文生效必备的条件,公文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效,公文签发是发文机关负责人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名”。在公文文种中,“请示”“报告”以及按请示性公文程序和要求办理的“意见”,应该按照“上行文格式”来处理,都要求必须出现“签发人”标识区域,并标注签发人姓名。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓名,其目的在于表明公文的具体负责者,督促有关领导人认真严肃地履行权利义务,确保公文质量;同时让上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责,也是我国行政首长负责制的需要。 2.关于“密级”和印发传达范围。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密公文应当根据工作需要确定印发传达范围。确定印发传达范围有两个基本原则:一是工作需要原则。应当根据工作需要确定,不应简单地把知悉公文内容视为一种政治待遇,或者把行政级别作为确定公文知悉范围的依据。二是涉密范围最小化原则。应当把国家秘密知悉范围尽量限定到最小。能够限定到具体人员的,限定到具体人员;不能限定到具体人员的,限定到机关、单位,由机关、单位限定到具体人员。当然,传达范围的限定只限于上级对下级行文,下级对上级行文不宜规定传达范围。 3.关于“发文机关署名”“印章”“成文日期”。公文落款中的署名、印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印章是体现公文效力的表现形式,是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。成文日期是公文的生效时间,是党政机关公文生效的重要标志。确定成文时间看起来是个小问题,但实际上它们的作用却很大。公文如果没有生效时间,在某种意义上说就是一纸空文。 4.关于“发文机关标志”、署名和发文机关名称。《条例》规定,公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。版头中的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。原则上,发文机关标志中的发文机关全称或者规范化简称、公文标题中发文机关名称和落款中的发文机关署名要一致。联合行文时,发文机关名称可以作些省略。值得注意的是,一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成,让受文者一看就明白这份公文是哪个机关发来的,说的是什么问题,是什么种类的公文。省略“发文机关名称”,受文者只能从版头、落款署名中才可看出这份公文是哪个机关发来的,不利于公文运转和办理,也不利于公文标题的引用。 二、规范公文格式,有利于提高办文效率 1.关于“紧急程度”。紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。要注重公文的时效,各类公文特别是重大突发性事件、重要舆情等应及时上报。根据工作需要,标注公文缓急程度,尽量避免临时报送的情况,需要请示上级机关的事项,应给上级机关留出足够的研究、决策时间。特别紧急的公文更要协调充分,提前进行及时充分的沟通说明,抓紧办理、及早报送。对于收文机关来说,紧急公文和重要事项应随收随办。坚持急件急办,特事特办,专人催办。 2.关于“附注”。党的机关在附注处注明公文的传达范围,对公文的发放范围、执行时需注意的事项加以说明。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和相关规定要求,行政机关在起草公文的同时,应当审查并明确该公文的公开属性(主动公开、依申请公开或者不予公开),并在公文的附注处注明其公开属性。要切实加强公文公开的保密审查,凡没有标注可公开发布的,不得随意公开;确需公开的须经发文机关同意,收文机关无权自行公开;转发上级机关的公文时,未经上级机关同意不得擅自将其上网公开。请示性的公文在附注处注明联系人和联系电话,主要是便于上级机关在审批请示事项中必要时向请示单位了解详细情况及时批复,一旦需要补充相关材料,能够第一时间找到请示单位的联系人,确保公文在运转中的时效性,提高公文处理效率。 3.关于“附件”与“附件说明”。按照《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012)规定,公文如有附件,必须标注对应的附件说明,不能没有附件说明,也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等,以确保公文结构的完整,便于快速方便地找到公文正文的说明、补充或者参考资料。 4.关于“印发日期”。标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说,公文在领导签发之后,也就是生效时间之后,往往需要经过打字、校对、复核等环节。印发日期以公文付印的时间为准,是为了界定成文日期与印发日期的区别。通过了解成文日期与印发日期的时间差,既可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,如印发日期与送达的时间之差超出正常送达所需时间,应及时了解情况,落实办文时限和责任,提高办文效率。 5.关于“版记”。版记应当标注在公文的最后一面,便于受文者查看版记要素。要规范标注版记要素,既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行。印发机关和印发日期为公文的送印机关和送印日期。信函格式版记不加印发机关和印发日期。 三、规范公文格式,有利于降低行政成本 1.关于“发文字号”。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目,它固定了公文在形成中的次序和位置,维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号,可方便地统计发文的数量。编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。规范发文字号,不仅在公文办理和公文管理工作中有重要意义,也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。 2.关于“份号”。份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用,便于掌握公文的去向,有利于公文的分发、查对、借阅、统计、清退和销毁。《条例》规定,涉密公文一定要标注份号。 3.关于“保密期限”。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定,国家秘密的保密期限,除有特殊规定外,绝密级事项不超过三十年,机密级事项不超过二十年,秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的,以年计;保密期限在一年以内的,以月计。国家秘密的保密期限,自标明的制发日起算,不能标明制发日的国家秘密,自通知密级和保密期限之日起算。提前解密或者延长保密期限的,由原定密机关、单位决定,也可以由其上级机关决定。合法定密,有利于节省行政成本;不合理定密,会带来很大的保密成本。 4.关于“主送机关”“抄送机关”。主送机关是公文的主要受理机关,负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应严格按照工作需要和保密要求,合理确定公文分发范围,提高发文的针对性、有效性。抄送机关依照职能职权除享有知情权外,还具有执行的义务,抄送机关要妥善处理所收公文,与本机关关系密切需要执行的,应将公文转入办文环节,并妥善保管公文以备使用。 公文格式是公文规范化的具体表现和主要标志,是公文质量、机关作风、工作水平的重要表现。按照《条例》第七条规定“各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作,并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查”,加强对各单位公文处理工作的指导和监督检查,督促办文人员对公文格式严格把关,全面提升公文质量。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

    下载文档到电脑,查找使用更方便

    文档的实际排版效果,会与网站的显示效果略有不同!!

    需要 18 香币 [ 分享文档获得香币 ]

    下载文档

    相关文档

    公文格式规范及常用公文写作技巧

    公文格式规范及常用公文写作技巧公文格式规范及常用公文写作技巧培训目标学习掌握现代公文新理念,新思维,树立公文沟通理念和正确的写作思维;正确认知良好公文写作习惯和写作技巧的修炼及修养,掌握公文写...

    10年前   
    409    0

    党政机关公文格式规范18“要”

    公文采用特定的格式,目的是规范公文处理工作,解决公文体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题,从而保证公文质量,提高公文办理效率,确保党政机关制发的公文得以顺利贯彻执行。

    10个月前   
    369    0

    公文格式中常出现的不规范现象

    一、发文字号不规范有单位发文字号的年份用圆括号“()”或者用中括号“[]”括入,而不是用规范的六角括号“〔〕”括入。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定,出现...

    3年前   
    1828    0

    机关公文格式设置规范(最新整理)

    机关公文格式设置规范本方法根据《党政机关公文格式国家标准》(GB/T9704-2012),结合我局实际制定。具体内容如下:一、办公软件要求适用于微软OFFICE—WORD文字处理软件。永中OF...

    2年前   
    1281    0

    公文写作格式规范及公文收文发文处理流程

    公文写作一、公文基础知识概述(一)公文的含义:公文是公务文书的总称,是国家机关和企事业单位实行管理、处理政务、事务和社会团体办理公务的工具。(二)公文的作用:1.规范与约束;2.领导与指导

    6个月前   
    154    0

    公文格式

    **经济技术开发区市政公用局 关于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的请示 管委: 1.上行文。我局上报管委文件(局属企业上报局文件)属上行文,一般仅使用“请示、报告”两类文种,...

    10年前   
    11169    0

    公文格式

    公文格式  公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。   一、公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般由发...

    8年前   
    417    0

    公文格式标准(公文,格式,标准)

    公文格式标准(公文,格式,标准)第一篇:公文格式标准教育局公文处理格式简要标准一、公文用纸幅面采用国际标准a4型。一般每面22行、每行排28个字,特殊情况可作适当调整。页面设臵为上下各3厘米,...

    11年前   
    454    0

    公文写作规范

    公文写作规范公 文 写 作 规 定一、公文写作排版(一)标题:正文标题用宋体字2号,遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正(倒)宝塔形”排版;一级标题“一、”用黑体字3号;二级标题“(一)”...

    9年前   
    463    0

    规范公文列举

    规范公文列举  意见:分为上行意见、平行意见、下行意见三种,上行意见一般上级要作出处理或者答复,平行意见则一般提供给对方参考,对方可以不执行,下行意见则具有指示性,下级应该遵照执行。意见的写法...

    8年前   
    319    0

    常用公文写作的格式

    常用公文写作的格式  公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。  1.国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五分之二,用横隔...

    9年前   
    553    0

    公文格式大全

    公文格式大全  指示性通知会议性通知通知写作要点  建议报告情况报告报告写作要点  事物性请示院长办公会请示请示写作要点  规定格式规定写作要点书写要求  通知格式:(指示性通知)  北京积水...

    8年前   
    447    0

    公文写作格式

    会议记录   一、概说    在会议过程中,由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来,就形成了会议记录。    会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略...

    4年前   
    1959    0

    公文报告的格式

    公文报告的格式  1 范围   本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。   本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数...

    11年前   
    307    0

    公文写作的格式

    公文写作的格式  撰写公务文书的基本要求:   1、准确、实际   2、生动、及时   3、简练、明确   4、符合规定体式  具体包括指令性法规性文书的撰写:   a、命令(令)、指令   ...

    10年前   
    670    0

    公司文件公文格式

    ×××××管理有限公司纸质公文格式说明:本纸质公文格式样本共8页,按照国家标准GB/T9704-1999并结合公司实际情况制定。发文机构:宋体,字号不限,可适当调整,置于同一行密级、紧急程度:...

    9年前   
    422    0

    团委公文格式

    团委公文格式共青团宜宾职业技术学院委员会公文格式公文是公务活动的重要凭证,规范的公文格式有利于维护公文的严肃性,方便对其进行阅读、传递与处理等。为进一步规范我院团委公文格式,提高公文质量,维护...

    9年前   
    466    0

    公文的种类和格式

    公文的种类和格式一、公文的种类: 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。 党的机关公文主要有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复...

    8年前   
    380    0

    行政公文格式简介

    浅谈行政公文“公文〞是法定的机关和组织处理公务事件的文书.行政公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具〞。一、行政公文的种类1...

    1年前   
    276    0

    什么是公文格式

    什么是公文格式  公文格式,简言之就是公文的表现形式。它是人类在漫长的社会历史发展过程中,通过实践,从语言到文字,不断的总结完善,提高发展,在约定俗成的基础上进行规范化、标准化,逐步形成和产生...

    7年前   
    381    0

    文档贡献者

    旅***誓

    贡献于2022-11-09

    下载需要 18 香币 [香币充值 ]
    亲,您也可以通过 分享原创文档 来获得香币奖励!
    下载文档

    该用户的其他文档