监理通知单应该这样写


    一 监理通知单的意义与作用 监理通知单是监理工程师在工程建设过程中向承包单位签发的指令性文件。目的是督促承包单位按照国家有关法律法规、合同约定、施工规范和设计文件进行工程施工,保证工程建设中出现的问题(不符合设计要求、施工技术标准、合同约定等)能得到及时纠正。监理通知单具有强制性、针对性、严肃性的特点。监理通知单一旦签发,承包单位必须认真对待,在规定期限内要求进行落实整改,并按时回复。 善于运用和签发监理通知单是监理有所作为的体现。它能督促承包单位及时进行整改,促进工程建设的有效进行,有效地维护建设单位的利益。同时,签发监理通知单也是考核监理如何行使手中权力的一个指标,是对监理业务能力和管理水平的一种检验。 二、 目前监理通知单签发中存在的不规范表现 (1)提出的存在问题不详细,缺乏具体表述;或实际内容有偏差,证据不足。有的监理通知单中所述的问题空洞、抽象,如“现场钢筋保护层厚度不符合要求”,就缺少存在问题的具体钢筋部位、保护层厚度的实测实量、违反的规范名称和具体条款的描述,让人摸不着头脑,给人感觉是监理未到现场实测实量,而是凭拍脑袋想出来的问题。另外,由于监理人员业务能力和技术水平等综合素质的差别,将缺乏证据或有偏差的内容也写进监理通知单,从而影响到承包单位和建设单位对监理的评价,进而削弱货降低对监理的可信度和权威。 (2)缺乏时间观念,对监理通知单的时效性缺乏认识和重视。具体表现在监理签发监理通知单的时间和承包单位签收通知单的时间均不具体,多数只署年月日,没有详细到时点分,时效观念弱。监理通知单的生效是以承包单位在回执上签署姓名和收到的时间为准,如签发和签收时间不具体,直接造成通知单的生效时间含糊。如承包单位在上道工序施工中发生质量问题时监理签发了通知单,但当天承包单位在问题未整改的前提下擅自进入下道工序施工,此时对方即可辩称收到监理通知单时已完成了上道工序,开始转入下道工序施工,如要求他现在整改,则需要返工,既影响进度,又造成成本增加。此刻监理可谓骑虎难下,左右为难。原因就在于监理通知单签发时间不具体。尤为严重的是,如因对方未及时整改,造成重大质量或安全事故,追究责任时可能因为监理签发通知单的时间不具体而影响到责任界定的划分。另外,缺乏时效性还表现在通知单中要求承包单位整改的时限不具体,这样承包单位对质量或安全问题不能及时进行整改,而是无限期拖延,给监理工作带来被动。 (3)仅仅要求承包单位采取整改纠正措施,未要求其采取预防措施,签发监理通知单不仅仅是针对本次发生的问题,更重要的是要求承包单位分析问题产生的原因,并采取相应预防措施防止类似问题的再次发生,但此点在实际操作中往往被忽视。试想一下,如果不分析本次发生问题的原因,不采取相应的预防措施,不对人、机、料、法、环等导致问题产生的关键因素予以消除,承包单位的整改只能是治标不治本,类似问题还会在以后一而再、再而三地反复发生。 (4)用口头通知代替签发监理通知单。有的监理人员习惯于发现问题后均用口同通知承包商进行整改,不留下书面痕迹。这样,一方面不能完整地体现监理自身的工作情况,是一种监理有所不为的表现;另一方面如发生质量安全问题,就为责任界定留下后患。有的承包单位不恰当的把监理通知单与上级管理部门对其的质量安全处罚或考核指标挂钩,使之对监理通知中特别敏感,这无形中也为监理正常签发监理通知造成压力。而监理为顾全与承包单位的关系,采取少发甚至尽量不发监理通知单,进而凡是发现问题均采用口头通知的办法。 (5)不允许承包单位申诉,强令执行。监理通知单虽有一定的强制性,但根据FIDIC合同条款规定,应允许承包单位申诉。承包单位如认为监理通知单内容不合理,应在收到监理通知单后24小时内以书面形式向监理提出报告,监理在收到承包单位书面报告后24小时内作出修改、撤销或继续执行原监理通知单的决定,并书面通知对方。紧急情况下,监理可要求承包单位立即执行监理通知单,或承包单位虽有异议,但监理决定仍继续执行监理通知单,此时承包单位应予以执行。如因监理通知单指令错误发生追加合同价款和给承包单位造成的损失由建设单位承担,延误的工期相应顺延。 (6)未及时抄送建设单位,监理通知单回复后更是不转发建设单位。监理往往将监理通知单在第一时间内下发给承包单位,却迟迟不抄送建设单位,影响了建设单位在第一时间对施工中出现问题的全面掌控,导致监理自身也失去了一次争取建设单位对监理处理相关问题支持的机会。另外,监理通知单回复如不及时转发建设单位,建设单位对监理提出问题的整改落实情况也就不得而知。 (7)签发时监理人员冒名顶替或未做到亲笔签名。主要表现在监理员以专业监理工程师的名义、专业监理工程师以总监理工程师的名义签发监理通知单,在总/专业监理工程师签名栏上出现冒名签字或者直接打字上去的做法削弱了监理通知单的严肃性,也不利于培养和树立监理人员的责任心。 (8)缺乏能真实反映问题的工程照。有的项目监理机构未配备数码相机,监理人员在日常巡视检查过程中发现问题就不能做到就地拍照取证,并反映到监理通知单中,直接降低了反映问题的直观性和客观真实性。 三 监理通知单的撰写要点和签发注意事项 在撰写监理通知单时,一方面要坚持原则,分清责任,既要提出问题所在,还要提出解决问题的要求和应当达到的目标;另一方面,内容应准确、完整、条理性强、表达清晰且要符合一定的格式要求。监理通知单的撰写和签发要注意下列要点和事项(以本文附后的《监理工程师通知单(示例)》的内容顺序依次说明): (1)监理通知单应在用词上,要区别对待。对要求严格程度不同的用词,应分别采取“必须”、“严禁”、“应”、“不应”、“不得”或“宜”、“可”“不宜”等。 (2)存在问题部位的表述应具体。如问题出现在三楼三层楼板某梁的具体部位是应注明:“三楼三层楼板⑥轴、(A)~(B)列L5梁”。 (3)用数据说话,详细叙述问题存在的违规内容。一般应包括监理实测值、设计值、允许偏差值、违反规范种类及条款等,如:“梁钢筋保护层厚度局部实测值为18mm,设计值为25mm,已超出允许偏差±5mm,违反《混凝土结构工程施工质量验收规范》(GB50204—2002)5.5.2条款规定”。对吃不准的问题,监理应在内部切磋商量,查找相关标准规范后予以判断。 (4)要求承包单位整改时限应叙述具体,如:“在48小时内”。 (5)要求承包单位在监理通知单回复时,针对提出问题深刻分析问题产生的原因,并阐述整改采取的措施、整改经过和整改结果等。 (6)要求承包单位采取预防措施,防止类似问题的再次发生。 (7)注明承包单位申诉的形式和时限,如“对本监理通知单内容有异议,请在24小时内向监理提出书面报告”。 (8)总/专业监理工程师签名栏应亲笔手签,坚持“谁签发、谁签字、谁负责”的原则。 (9)签发和签收时间应具体,详细到分钟,如:“2005年3月10日上午9:30监理签发,上午9:35承包单位负责人签收”。 (10)反映的问题如果能用照片予以记录,应附上照片。 (11)监理通知单 应及时抄送建设单位。 四 例外建议 (1)在事前控制阶段,为预防施工中可能遇到的问题,监理为事先提醒承包单位,此时建议使用《监理工作联系单》,这样既可以提醒对方在施工中引起足够的注意和重视,并采取相应的预防措施,避免问题的发生,也可减少监理通知单数量。且监理工作联系单一般不需回复,而监理通知单必须一一回复。但是,如果施工过程中承包单位违反了监理工作联系单中的内容,则应立即签发监理通知单予以指出。 (2)对监理在日常巡视检查过程中发现的一些未违反规范强制性条文的偶然性问题,并且承包单位可以配合立即进行整改的,此时监理也可不发监理通知单,而采取使用《施工整改记录单》的形式。此记录单与施工通知单形式类似,不同之点是记录单一般由现场监理人员使用,使用时监理将提出的问题列成表格,要求承包单位对列出的问题一一予以认可,监理对整改情况进行记录,最后的复查情况需承包单位在记录单上确认。即一张记录单,完整记录的问题的提出、整改、复查的全过程,即解决了问题,又省去了承包单位书面回复等众多环节,提高了解决问题的效率。如果记录单上的问题反复发生,未引起承包单位足够重视,监理应立即签发监理通知单。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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