联合汽车公司OA系统建议书


     上海联合汽车开展 OA办公自动化系统建议书 目 录 第一章: 引言 4 1.1工程背景 4 1.2保密说明 4 第二章 产品设计指导思想 6 2.1 OA开展趋势综述 6 2.2设计理念和原那么 6 2.2.1 Coffice产品设计理念 6 2.2.2 Coffice产品设计原那么 7 2.3系统平台 8 2.4设计参考标准和标准 9 第三章 系统目标及需求描述 10 3.1 系统目标 10 3.2 现状分析 10 3.2.1 网络通讯现状、条件,计算机应用状况 10 3.2.2 用户特点 10 3.3 功能需求 11 3.3.1 工作流程自动化 11 3.3.2 快速信息沟通平台 11 3.3.3 市场招租业务管理 11 3.3.4 掌握员工工作 11 3.3.5 文档管理 11 3.3.6 协同工作 12 3.3.7 远程办公 12 3.4 性能需求 12 3.4.1 运行稳定 12 3.4.2 数据可靠 12 3.4.3 可扩展性 12 3.4.4 容错性 12 第四章:系统平台和功能描述 13 4.1产品平台设计方案 13 4.2工作流引擎 14 4.3功能描述 15 4.3.1 办公事务流转 15 4.3.2 市场业务管理 20 4.3.3 信息交流 20 4.3.4 任务协同 21 4.3.5 工程管理 21 4.3.6 客户管理 21 4.3.7 考勤系统 22 4.3.7 全文检索 22 硬件加密身份认证更平安 22 短信网关 ──使沟通更畅通 22 系统设置 23 4.4系统特点 23 沟通、协作和控制〔3C〕 23 入口简单 自然关联 24 结果是过程的自然继承 24 第五章:工程实施 25 5.1实施步骤 25 5.2 OA系统功能模块和报价 26 5.3系统开发的验收 28 5.4技术支持和售后效劳 28 免费培训 28 免费效劳 28 收费效劳 29 技术支持 29 第六章:附录 30 6.1上海中软公司公司介绍 30 6.2主要产品/工程简介 30 第一章: 引言 1.1工程背景 上海联合汽车开展是上海汽车流通领域十大知名企业之一,2002年8月16日成立,成为在全国开展汽车〔含小轿车〕连锁经营的汽车销售企业,也是上海独家享有汽车连锁经营权的企业,并通过了IS09002认证。公司经过2002年的高效运作和资源整合,目前开展势头强劲,成为汽销行业的领军者。上海联合汽车开展的连锁事业正进入快速开展的新阶段。连锁事业将依托企业现有的根底,借助厂家及自身的各种资源,致力于建立覆盖全国的有形市场〔加盟连锁店〕和无形市场〔联合汽车网〕有机结合的汽车连锁营销体系。 随着上海联合汽车开展业务的迅猛开展,实施计算机网络化的办公,即办公自动化系统-OA,将能进一步减轻繁重的日常办公事务,提高办公效率和准确率,以降低办公本钱,让企业将更多的精力聚焦在主营业务和市场拓展上。同时,OA系统的实施,将日常业务和管理中的文档和信息转化为知识,实现自动化的有效管理。对于提高企业整体素质和水平,创立学习和知识型的企业文化,提升企业的竞争能力具有重要的意义。 1.2保密说明 本方案书中所包含的内容是上海中软公司运用技术和产品的专有信息。这些信息不应该被扩散到上海联合汽车开展之外,同样也不应该在非评估此方案书的前提下,复制、使用和扩散此文档中的相关信息。上海联合汽车开展有权复制、使用和扩散双方签署协议中规定的内容和信息。这种保密要求并不限制上海联合汽车开展使用从其他途径获取的,而本文中也引用到的信息。 上海中软公司将为需求调研中了解的上海联合汽车开展的各类信息保密,如管理模式、业务量、经营状况等信息。 上海联合汽车开展也应该对上海中软公司的系统架构、开发文档、开发方式、系统报价等信息保密。 第二章 产品设计指导思想 2.1 OA开展趋势综述 随着社会的开展和信息技术的进步,全球信息化的趋势越来越明显,企业对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反响是否敏感准确,已越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。同时随着经济的开展,社会信息化、电子化水平的不断提高,各企事业单位越发地感受到上OA系统的必要性。 纵观办公自动化OA系统开展历史,大致可分为三个阶段: 第一代办公自动化:实现个体工作自动化。以个人电脑和办公套件为主要特征,应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力,实现了数据统计和文档写作电子化,完成了办公信息载体从原始书写纸介质向电子打印文档的飞跃,实现个体工作的自动化。 第二代办公自动化:实现工作流程自动化。这一时期的办公自动化系统承当了一个信息通道的责任,建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制,建立协同工作的环境,为办公提供一个自动化工具。 第三代办公自动化:以知识管理为核心。所谓的知识管理,实际上是一种系统,它帮助企业发现和了解需要了解的信息,以及如何定位拥有专门知识的人,如何传递和扩展这些知识,如何有效利用知识的系统。通过协同工作和协作的信息技术,能够在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,从而有效地帮助企业提高整体的业务管理水平。 2.2设计理念和原那么 2.2.1 Coffice产品设计理念 上海中软公司开发的Coffice协同办公管理系统, 是第三代知识管理型的OA系统,系统的开发原型基于以下产品设计理念: Ø 信息通过分享才有价值; 信息产生者应该可以提供信息并有序归档,同时为了防止信息二次采集的复杂性和困难,信息应该在“第一时间〞归档,即文档在产生的同时就被合理地归类了,这无论对发起人还是接受者在使用和以后的查询调用中都相当方便。 Ø 信息应该是呈现出来的; 在日常办公中,用户经常在找其需要的文档和资料,而通过信息的主动呈现,可以改变以往被动的工作方式,将用户需要的信息推送到用户面前,让用户时时掌握主动,了解公司最新动态。 Ø 信息的分享是有权限的; 在企业中,决策层、管理层和普通员工对信息量和信息内容获得的程度是不同的,有些信息可以在所有员工中分享,有些信息和内容只有管理层和决策层才能获取,在一个成熟的OA系统中,严格权限机制下的分享才是平安的。 Ø 信息是可以有序地组织并保存的; 通过对信息有序的管理才能保证信息获取的方便性,如方便地查询〔按逻辑或全文检索〕。 Ø 灵活的工程生成和组织有助于监督和管理; 在工作中,除了日常事务外,企业为完成一项特定的任务,经常需要跨越组织架构和部门操作,组成一个工程组。在OA系统中,工程组内的成员需要通过一个机制和平台来保证各部门和组织的沟通和交流,随着工程的不断推进,与工程相关的信息和文档也应该有序地保存下来,大大方便了今后的工程总结、学习和查询。 2.2.2 Coffice产品设计原那么 Coffice在开发时,遵循了“表达先进性、保证可靠性、突出灵活性、兼顾美观性〞的设计原那么,具体说来,Coffice系统的开发遵循了以下原那么: 2.2.2.1以工作流为中心的设计原那么 任何企业的事务办公都遵循一定的工作步骤和流程〔管理模型〕,以工作流为中心的设计原那么是将企业中的工作流程以用软件定义的形式固化下来,使企业的办公管理走向标准化和制度化、减少人工的等待时间,缩短工程流程周期,提高了企业工作效率和响应时间。 为了满足不同企业工作流程的多样性、特殊性,在工作流设计时遵循了灵活的原那么,系统能够根据企业不同的实际需求进行表单、环节、流程等方面的方便定制,同时能时时掌握文件在流转中的批阅状态,提醒审批人员及时作出批复。 2.2.2.2 开放性和标准化 系统采用B/S开放体系结构,对客户端做到“0〞管理。具有较好的互操作性、可移植性和易获得性。系统能够适应各种效劳器平台、异种协议、各种流行的数据库系统,同时又能适应新技术的开展。 2.2.2.3 平安性和保密性 为了保护业务数据的平安和系统平安,系统具有身份认证、密码管理、用户权限管理、系统运行日志管理等平安控制功能。 2.2.2.4 界面友好性、标准化 系统提供了良好的人机对话界面,方便操作员的上机操作,包括提示信息、出错信息及帮助菜单等。系统对用户界面进行标准化,统一的设计,以增强用户操作的友好和简便性。 2.3系统平台 自比尔·盖茨宣布微软公司将成为一家以 .NET平台为重点开展的公司后,微软己经以它的实际行动将 .NET 开展成了新一代的平台标准以及与其相配合的各类技术,当前,Microsoft .NET平台己经成为业界公认的开发平台。 Coffice系统基于Microsoft .NET平台开发,采用C#语言开发。 .NET开发平台的主要组成局部:首先是整个开发框架的根底,即通用语言运行时以及它所提供的一组根底类库;在开发技术方面,.NET提供了全新的数据库访问技术ADO.NET,以及网络应用开发技术ASP.NET和Windows编程技术Win Forms;在开发语言方面,.NET提供了Visual Basic、Visual C++、C#和Javascript等多种语言支持;而Visual Studio.NET那么是全面支持.NET的开发工具。.NET开发平台如下列图所示: 2.4设计参考标准和标准 软件按照上海中软公司软件开发标准开发。Coffice产品所有的开发文档和设计文档都遵循上海中软公司软件开发文档标准。标准列举如下: ?上海中软公司软件开发文档管理标准? ?上海中软公司需求分析标准? ?上海中软公司系统设计标准? ?上海中软公司数据库设计标准? ?上海中软公司Coffice模块设计标准? ?上海中软公司软件测试标准? ?上海中软公司用户文档编写标准? ?上海中软公司客户维护与技术支持标准? 第三章 系统目标及需求描述 3.1 系统目标 上海联合汽车开展实施的OA系统,应根据上海联合汽车开展实际管理模式和事务办公流程,需要在Coffice产品原型根底上进行个性化定制〔二次开发〕。通过将上海联合汽车开展现有的各类办公文档标准为标准的文档模板,不同的模板赋予指定的工作流程,通过量身定制工作,使系统能真正满足联合汽车公司的实际应用需求。通过利用先进的计算机和网络技术促进办公事务的标准化管理,从而减轻各级领导和员工的管理上的工作强度,使得他们将主要精力放在业务和市场上,从而有效地提高上海联合汽车开展的工作效率以及管理水平。 3.2 现状分析 3.2.1 网络通讯现状、条件,计算机应用状况 据初步了解,上海联合汽车开展目前已建立了企业内部的局域网络,企业联网的电脑将近30台。日常事务办公中,除了利用电脑处理和打印各类文档外,财务上还选用了用友的财务管理软件和人事管理系统,可以说,企业的信息化应用具有一定的根底。随着上海联合汽车公司市场的扩建,企业网络规模的扩大以及OA系统的实施,原有效劳器的存储容量和处理能力已不能满足信息和业务量开展的需要,有必要添置新的效劳器扩容。 3.2.2 用户特点 上海联合汽车开展通过了ISO9002的认证,因此,OA自动化办公系统的安装和应用将能够使其企业贯彻实施ISO9002如虎添翼,体系中,原由手工流转的文件和文档全部实现科学化、电子化、自动化的管理,最大限度地降低了管理工作中的重复劳动,以及成果文档的保存、查询和检索。 3.3 功能需求 3.3.1 工作流程自动化 实现合同、费用、公文、事务审批等工作流程的电子化和自动化,减少无谓的等待时间,缩短审批周期。 3.3.2 快速信息沟通平台 需要内部邮件、BBS、公告、短信、消息触发和提醒等功能将信息及时传递给需要的人,降低沟通本钱,建立快速响应机制。 3.3.3 市场招租业务管理 根据招租合同,记录和统计租金,使公司能够及时全面掌握租金的回收情况,防止不良拖欠,加强监控。 3.3.4 掌握员工工作 建立严格的权限机制,让决策层和管理层能够及时掌握下属部门和员工的工作状况,突破人员增长带来的管理瓶颈。 3.3.5 文档管理 在使用办公管理系统的过程中,在第一时间将文档或相关的资料有序归档、查询和检索,逐步形成企业级的知识信息库,以提高企业整体管理素质,减少因人员流动而带来的损失。 3.3.6 协同工作 通过任务协作、工程管理等功能创立协同办公管理环境,提高工作效率。 3.3.7 远程办公 通过组建合理的网络构架,使出差在外的流动人员或不在办公室的领导和员工能够通过互联网登陆到企业本地的OA系统,进行事务处理,如递交报告、传送信息、工作请示、审批文件等。 3.4 性能需求 3.4.1 运行稳定 OA系统安装的平台上能够长期稳定地运行,不因个人操作上的失误而产生系统错误或导致系统崩溃。 3.4.2 数据可靠 OA系统在计算机上网时发生通讯故障或网络其他故障时,不会丧失数据。 3.4.3 可扩展性 OA系统具有可扩展性,系统可以适应运行在不同硬件配置的计算机上。包括适应不同的网络设备和效劳器。 3.4.4 容错性 系统应具有容错性,系统可以运行在不同的计算机和网络环境。对系统的故障可以容错,保证数据的完整性。 第四章:系统平台和功能描述 4.1产品平台设计方案 Coffice基于.NET开发平台,B/S构架,开发环境如下: 操作系统:Win2000+; 语言环境:FrameWork1.0+; 应用环境:IE6.0 + sp1+; 数据库:SQL Server 2000+sp3+; WEB效劳器: IIS5.0/6.0; 开发工具:Visual studio .net 2002 。 开发技术:基于FrameWork1.0+框架,使用ASP.NET平台,三层架构,使用C#语言,通过对业务逻辑在数据层的小颗粒封装,中间层的再次封装,到达维护的简单化。三层构架如下列图: Coffice系统客户界面基于浏览器,用户易学易用,快速上手,降低人员的培训本钱。同时系统的管理、维护、升级都在效劳器上实现,实现客户端零管理,大大降低了维护本钱。 4.2工作流引擎 Coffice的工作引擎能够灵活地对上海联合汽车开展的事务工作流程进行定制,满足联合汽车的实际办公应用需要。Coffice工作流引擎数据模型如下列图所示,工作流引擎可以将核心业务逻辑转换成数据模型,当局部业务逻辑发生变化时,工作流引擎可以智能地调整与变更与业务逻辑相关的模块。 当一个成员的角色发生改变时,与角色相关的工作流程也自动赋予了该成员;与角色相关的工作流程发生改变时,那么属于该角色的所有成员将自动赋予新的工作流程。工作流引擎实现了角色和工作流的灵活定义和定制。其数据模型如下列图: 数据模型ER图 Coffice工作流的创立:创立流程名称————定义流程环节————定义环节人员————流程步骤设计————表单设计————完成。 Coffice工作流的使用:翻开流程表单————填写表单内容————递交。该表单将按事先定义的步骤自动流转至相关人员处进行处理,同时可随时查看和跟踪流转和审批状态。 4.3功能描述 4.3.1 办公事务流转 上海联合汽车开展的办公事务流转包括:公文流转、合同审批、费用申请、用人用章等等的事务审批。具体的流转表单和流转步骤还未最后确定,实施时根据上海联合汽车开展公司的实际情况进行定制,以下为举例说明: l 公文流转:上海联合汽车开展的公文流转包括红头文件的拟稿、会签、分发、签收、归档外,还有受控文件〔如ISO9002文档〕的起草、审核、批复、分发和签收。 l 合同审批:采购合同〔办公用品、固定资产、零配件等〕、进场合同、物业管理合同、展览区合同等、低于标准收费的特殊合同。 l 费用审批:各项支出费用的审批,如合同中的采购金额、工资等。 l 其他事务审批:用人、用车、用章或各类方案、报告的审批。 通过办公事务流转模块的定制,可实现以上功能。 Ø 表单的标准化 将企业事务管理中以上需要流转和审批的文档格式化,形成标准表单。 Ø 流程的定义 对不同事务类型的表单,定义不同的流程: l 如红头文件的流程:起草人————办公室————老总————各部门。 l 受控文件的流程:起草人————管理者代表————办公室————各部门。 l 采购合同的流程:发起人————财务————办公室————老总。 l 费用报销的流程是:发起人————部门主管————财务————老总。 Ø 人员的指定 对于不同流程中的各个环节,指定操作人员,如公文流转中,办公室环节指定员工A负责,那么公文文件流转至办公室环节,A能够收到流转过来的公文并对其进行处理。 Ø 流程的使用 以上的操作是系统运作前的一次性初始化定制,设置完毕,对于流程的使用人员而言,只要翻开标准文档表单,填写内容后递交就可以了,该事务文档将按事先设定的流程自动流转到下一环节。 Ø 流程的查看、跟踪和归档 对于进入审批流程的文件,发起人可查看文件流转到的环节及批阅意见。流程结束,文件将自动归档到已批阅的文件夹中,并显示审批结果,翻开后可查看每个环节人员对文件的审批意见。 为使事务流转的过程更直观,下面模拟一个采购流程举例说明: Coffice的流程建立在十分灵活的根底之上,也就是说,无论企业的组织机构如何复杂,只要是合理而清晰的,就可以在此根底上建立适合所有人员使用的流程,并且组织机构的变更不会对流程形成影响,对流程的业务逻辑的建立和修改非常容易,并且程序会智能地根据业务逻辑去判断流向,对作为一些处理人员来说,也就是说办理这件事情的人来说也会非常简便,比方说领导,他每天只需要翻开自己的待办适宜可以看到所有他需要进行办理的文件,只需要翻开这一个模块。当整个的文档处理完成,也就是各个审批人员处理审批完成之后这个文件可以进行直接进行归档,归到相应的档案数据库。 我们再以一个请假流程为例子:建立该流程时首先需要确定审批请假单的一系列标准: ◆ 除总裁外所有人请假都要向自己的第一级领导递交请假申请 ◆ 第一级领导只有审批三天和三天以下的申请的权力 ◆ 在四天到十天范围内由第一级领导审批后提交給副总裁审批 ◆ 超过十天的由第一级领导审批后提交給总裁审批 流程的逻辑图如下所示: 流程结束时,可看到以下审批结果: 4.3.2 市场业务管理 针对上海联合汽车开展的市场招租部门的业务情况,考虑到其业务比较清晰,可将其业务整合到OA系统中,以加强企业的知情与管理。 根据招租合同,将主要内容,如客户名称、标的、合同期、收款方式等信息提取出来,存入数据库。招租客户的登记收款日期、收款金额,可按特定或所有客户进行查询或打印,统计已收帐款和应收帐款,进而加快了资金的管理和周转。 4.3.3 信息交流 4.3.3.1 邮件 Coffice的内部邮件系统具有容量大、快捷、平安等特点。使用的人员可随意地收、发、查询和管理邮件。具有: l 容量大:没有5M或10M的邮箱限制,30M左右的邮件可以轻松传递。 l 快捷:邮件发出立即可取,不必等待。 l 平安:不象互联网上的外部邮箱,不仅垃圾邮件多,而且经常带病毒。 采用内部邮件系统交流更为畅通、方便,工作更得心应手。 4.3.3.2 BBS和公告 BBS是Coffice系统中的信息发布管理中心,也是领导与员工、员工与员工之间进行信息共享和交互沟通的平台。拥有BBS管理权限的用户可以自由添加,删除,修改论坛分类,也可以管理分类下面的板块。如果需要发布公告类的信息,可以选择在系统桌面提示,这样任何用户只要登陆系统就可以看到该信息,使得信息发布变得简单快捷和方便。 4.3.3.3 及时提醒和在线消息 对于Coffice使用人员来说,如果系统收到新的邮件、任务、消息,系统将弹出提示框,主动提醒操作人员,将信息推送至需要的人,使沟通更及时。 系统能够显示在线的员工清单,在线员工之间可通过在线消息模块方便地进行实时沟通,提高工作效率。 4.3.4 任务协同 任务发起人可以发起任务,填写任务内容、时间、详情,指定协同人员或者指派人员完成任务,协同人员或被指派的人员将在待办任务列表中将收到新的任务。协同人员或被指派的人员签收后应对其任务进行确认,完成任务后将任务状态改为完成并归档,未完成的任务将一直在未办任务栏直到完成或取消。 该功能可有效地帮助上海联合汽车开展设立任务或工程、协调工程组或需要多人参与的工程工作,降低人为的沟通本钱,创造建信息化的协同工作环境。 4.3.5 工程管理 工程管理是将一个工程和文档结合得很紧密的功能模块。工程树的建立如同操作系统中文件目录树建立一样方便。工程树可层层分解,工程树的每个节点定义工程成员和组长、上级和下级,上级组长可掌握所有成员递交的文档,对需要归档的文件进行审批。如果公司管理制度中有定期上报制度,可建立名称为“上报〞的工程树,组员为需要上报的员工,组长为看报告的领导,组员将其报告直接上传至该工程节点,组长即可查看和阅读,这种方式改变了原来领导经常催促下属并索要文件的习惯,而是通过制度和系统实施的结合将基层的信息主动地呈现上来,并保存所有记录和处理意见,极大地减轻了领导管理工作的劳动强度。 企业为完成一项特定的任务,经常会跨越企业的组织架构和部门,此时,可以组成一个工程组,工程组内的成员通过工程树的勾连平台,实现组织和部门间的信息沟通和交流,随着工程的不断推进,与工程进程相关的文档〔原始记录〕在第一时间被有序地保存下来,成为企业珍贵的管理档案和知识财富。 4.3.6 客户管理 在市场经济中,客户资源是企业的一项极为珍贵的财富。但是,或由于业务人员上报管理不严,或由于统计不全,企业的资源很容易流失。销售人员的离开岗位,往往会带走客户。对于上海联合汽车开展的市场业务部门而言,通过Coffice的客户管理模块,可有效管理客户信息及销售人员的跟单情况,最大限度地保护企业的客户资源。 Ø 客户信息:建立客户档案、客户来源等。 Ø 业务跟踪信息:销售人员针对某个客户所做的所有销售工作记录 Ø 客户查询:按各种条件查询客户根本信息及跟踪状态。 4.3.7 考勤系统 企业员工上下班通过考勤系统,精确地记录了企业员工上下班作息时间和发生事件的原因,领导具有查询和统计功能。 4.3.7 全文检索 Coffice系统对系统中出现过的任何文档、邮件、BBS的标题、正文、作者或附件可进行检索,支持结构化或非结构化数据查询,突破了对文档搜索的瓶颈,象Google搜索引擎功能一样方便、快捷。 4.3.8硬件加密身份认证更平安 Coffice除了采用用户名和密码登陆到系统,用户还可增加硬件加密钥匙进行身份认证,保证用户使用该系统的合法性。如在审批流程中的各级领导可配备USB KEY,其他用户如没有该硬件钥匙,就不能以该领导的身份登陆系统,对文件进行非法审批。硬件加密机制进一步保障了使用者身份的真实性、唯一性和系统的平安性。 4.3.9短信网关 ──使沟通更畅通 Coffice 系统与短信平台相结合,可轻松地实现短信的自动群发和接收,使信息的沟通更畅通。Coffice系统可在比较重要的节点中设置短信提醒功能。如员工不在岗状态下的会议通知,审批流转中超过时间限制时提醒领导,公司搬迁通知客户,产品售后效劳的调度等等事件,通过Coffice发短信的功能均可到达,快速、及时、为企业掌握主动沟通和优质效劳提供了良好的技术手段,并减少了公司的运行本钱。 4.3.10系统设置 Coffice系统的权限中心和配置中心,具有身份认证、密码管理、用户权限管理等功能,保证系统平安性。表达在: Ø 职位〔部门〕:组织内的职位结构树,是权限的根本结构。 Ø 角色:权力的集合,可以自由定义。系统默认的有组长、组员和系统成员。 Ø 成员:系统账户;由系统管理员添加、修改;可以定义上岗、离岗。 Ø 修改口令:成员修改自己的口令(系统管理员在成员模块中修改口令)。 Ø Coffice系统系统有灵活的权限和角色机制,当上海联合汽车开展组织机构和人员调整时,能快速地更新组织机构、岗位、人员,并赋予新的权限和角色,适应公司的变化等等。 4.4系统特点 4.4.1沟通、协作和控制〔3C〕 Coffice系统的功能模块围绕沟通、事务协作和控制为目的而设计。 l 沟通:通过邮件、公告、BBS论坛、短信系统、自动提醒等功能构建迅捷、高效的信息沟通平台,使信息能在第一时间传到达需要知道的员工处,大大降低了企业的沟通本钱,为企业的快速反响奠定了根底。 l 协作:通过任务协同、工程协同、事务流转等功能创立协同工作平台,不产生企业生产力的无效等待在日常事务中占了非常大的比例,通过Coffice的协同工作平台和提醒机制能够有效地缩短等待时间,提高工作效率。 l 控制:通过严格的权限和信息呈现机制,可以让决策层和管理层及时掌握其管辖范围内员工的工作状况和进展,突破下属人员过多造成的管理瓶颈,使扁平式管理模式成为可能。 4.4.2入口简单 自然关联 Coffice系统将信息划分为最小单元:邮件、BBS、文档、流程、任务等。通过对这些 最小信息元素的有序管理完成整个系统功能,与其他基于事务管理的OA系统显著不同的是:Coffice系统是基于事务的OA,是模拟用户日常办公的行为和过程,做到事务管理的信息化和电子化, Coffice系统更注重信息元素之间的相关性,界面入口少,操作简便,模块与模块之间的关联自然而平滑,系统的扩展性和柔性更好。 4.4.3结果是过程的自然继承 在使用Coffice系统处理日常办公事务的同时,在系统中流转的文档能够在“第一时间〞分类和归档,无需事后重新整理和归档,日积月累,员工原来无形的智慧和经验以有形的文档形式沉淀下来,逐步自然渐进地形成企业的知识库,成为形成企业的珍贵财富,这是其他的OA系统所无法比较的。 第五章:工程实施 5.1实施步骤 上海联合汽车开展的OA系统定制〔二次开发〕的实施过程概括如下: 1. 需求调研:公司组织有经验的开发人员到上海联合汽车开展现场进行需求调研,了解业务和管理的详细工作流程和文件。 2. 撰写详细的调研报告。 3. 制订详细的系统定制方案和开发进度。 4. 在Coffice系统原型的产品根底上对表单、流程等进行定制分析,制定模型。 5. 上海联合汽车开展的OA系统业务模块的编程与开发。 6. OA系统的系统测试。 7. OA系统的系统安装调试。 8. OA系统的系统试运行。 9. OA系统的使用文档、操作手册的编写和整理 10. OA系统系统交付客户使用。 11. 分析客户OA系统使用报告,撰写修改意见书。 12. 完成OA系统修改意见书。 13. 上海联合汽车开展的OA系统系统正式运行。 5.2 OA系统功能模块和报价 功能模块和报价 OA系统 功能模块 功能描述 报价〔元〕 备注 Coffice 根底模块 我的桌面 整个OA系统的门户和员工工作平台,进入后可获得新的邮件、任务、文档及待批文件等。 6,000 √ 我的考勤 员工上下班通过OA系统考勤,可方便地进行汇总、查询和打印。 1,000 公司论坛 公司公告,通知更快捷;BBS可开辟不同的栏目,就热点话题进行讨论和交流。 2,000 √ 我的邮件 内部电子邮件,容量大、速度快,方便内部交流,可创立、发送、接收、阅读、回复邮件。 3,000 √ 公司工程 可灵活创立工程组,工程成员之间良好的沟通平台,工程文档在产生的第一时间有序地归档。将知识和经验沉淀下来,提高企业整体素质。 3,000 任务协同 任务发起人可安排自己的工作、要求他人协助或分配他人工作,并及时得到确认,创造协同的工作方式,提高效率。 2,000 客户管理 客户根本信息及业务跟踪记录,便于对业务人员的管理,防止业务人员调动引起的客户流失。 2,000 我的联系人 员工的个人、客户、供给商、合作伙伴的通讯录,能方便查询。 1,000 在线消息 在线员工之间可方便地实时地进行工作讨论和交流。 1,000 全文检索 对OA系统中的文档可进行方便的检索。 1,500 我的设置 组织机构、用户帐号、权限设置、系统备份等。 5,000 √ Coffice 增强模块 公文流转 联合汽车公司所有红头文件,ISO9002受控文件的起草、审核、会签、发文、签收、归档等。具跟踪、提醒、查询、打印功能。 8,000 合同审批 采购合同〔办公用品、固定资产、零配件等〕、进场合同、物业管理合同、展览区合同等、低于标准收费的特殊合同的起草、流转、审批、归档,可跟踪、提醒、查询、统计和打印。 7,000 费用审批 与费用支出相关的文件的起草、流转、审批、归档,可跟踪、提醒、查询、统计和打印。 5,000 用人用车等审批 与行政相关的文件起草、流转、审批和归档,如用人、用章、加班、请假等,可跟踪、提醒、查询、统计和打印。 5,000 市场业务管理 根据招租合同,记录招租客户的收款方案、已收和应收帐款,可查询、统计、打印和提醒。 5,000 Coffice 扩展模块 USB 身份认证 硬件加密钥匙,可保证审批人员身份的真实性和平安性。含10个用户。 4,000 短信网关 可发送和接收 短信,加快信息沟通速度,提高紧急事件的应急响应能力,提供主动效劳。 15,000 总价 76,500 其中:“备注〞栏打“√〞为必选项。 报价备注: 1. 以上报价含50个客户端许可,并包括产品的安装调试、2次培训等实施费用。 2. Coffice系统自验收通过之日起免费维护效劳一年,提供热线咨询、邮件、 等技术支持,如产品自身发生故障,24小时响应。上海地区:提供现场效劳;外地:以远程维护为主,如需要现场支持,差旅费另计。 5.3系统开发的验收 本系统开发的验收在系统安装使用一月内进行完毕。 在本系统开发、安装调试等工作结束,准备交付投入试运行使用前,上海中软公司将向上海联合汽车开展提交软件操作手册及介绍有关安装、维护、操作等方面内容的文档。 5.4技术支持和售后效劳 5.4.1免费培训 l OA系统安装试运行后中软公司为上海联合汽车开展提供免费使用培训。 l 对于特殊工作人员如系统管理员可进行特殊培训。 5.4.2免费效劳 l 在OA系统安装调试完成,通过验收,交付上海联合汽车开展使用后,中软公司应尽力解决其产品在运行过程中出现的属产品先天性问题,凡在此范畴内的维护属免费效劳。中软公司保证在48小时以内在现场排除软件故障。 l 如上海联合汽车开展有软件使用或因使用不当等造成的问题,中软公司提供自工程通过验收之日起一年的免费维护。 l 属软件免费维护范畴内的可要求中软公司上门维护,中软公司在收到维护请求单的 件后24小时内安排技术人员到现场维护。 5.4.3收费效劳 一年免费维护期结束后,上海联合汽车开展在OA系统使用过程中如需中软公司进行与系统相关但不增加新的功能模块的改良性维护,中软公司按OA系统标的的10%收取维护效劳费,负责上海联合汽车开展OA系统的常年维护。 5.4.4技术支持 中软公司随时为运行环境和应用系统提供技术咨询等支持,保证应用系统在良好状态下运行。其中包括:热线、EMAIL咨询等。 第六章:附录 6.1上海中软公司公司介绍 6.2主要产品/工程简介 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    静***雅

    贡献于2022-07-13

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