极品OA政府行业方案书


     极品协同网络办公系统电子政务 项 目 方 案 书 深圳市极品软件技术 二○○八年九月十一日 目 录 一、建设电子政务OA系统目标 3 二、系统简介 5 2.1系统平台及架构 5 2.2系统特点 5 2.3系统功能列表 7 2.4系统拓扑结构 12 2.5极品OA平台设计优势 12 2.6系统平安 13 三、系统详细功能介绍 14 3.1、个人办公 14 3.2、公用信息 15 3.3、公文管理 16 3.4、档案管理 17 3.5、会议管理 17 3.6、工作流及表单统计 18 3.7、人事管理 18 3.8、办公物品管理 20 3.9、车辆管理 21 3.10、图书管理 21 3.11、资源管理 21 3.12、邮件系统 21 3.13、系统管理 22 四、培训实施及售后效劳 23 4.1组织安排 23 4.2进度安排及流程 23 产品实施碰头会 24 系统安装调试 24 4.2.3 系统初始化 24 系统操作培训 25 系统试运行 25 系统验收及实施完成总结会 25 技术支持及升级效劳 25 五、报价方案 26 六、效应分析 27 七、关于我们 27 7.1、极品技术简介 27 7.2、局部典型案例 28 7.3、联系方式 29 一、建设电子政务OA系统目标 对于领导来说极品协同网络办公系统是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。极品协同网络办公系统能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。如何利用现有的现有硬件环境、及网络环境和优势来提高工作效率、协调各部门的办公、节省办公费用,最小化投资到达效益最大化是这个工程的主要目的。具体来说,极品协同网络办公系统能为您解决: 1、增强领导监控能力 强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少过失、防止低效办公。 2、消除信息孤岛 传统的办公方式使信息被封存在各员工、各部门之间,从而形成了许多信息孤岛,大量有用的信息分散在各个“死角〞,不能被有效地利用和共享。通过实施极品协同网络办公系统,可在贵公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等,确保了了各种信息的畅通无阻和高效利用。 3、 提高团队工作效率,节约运营本钱。 变革了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节,同时将传统的表格填写过程电子化,大大降低了、打印、 、复印的费用。 4、 实现文档管理的自动化,文档的平安性得到。 可使各类文档〔包括各种文件、知识、信息〕严格按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。 5、 实现分布式、移动式办公。 变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。使各分部与总部实时沟通交流,领导、员工出差在外可随时随地了解公司内部情况。 6、建立信息集成平台。 贵公司已存在的U8系统、MRP2系统、等存储着企业一些经营管理业务数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的。通过部署极品协同网络办公系统,以其为根底平台,将U8系统及MRP2等业务系统数据集成到OA平台中,使领导通过OA平台就能随时掌握公司财务、业务、及行政办公等各方面的最新动态,准确把握战略开展大局,及时有效地发布指令,真正做到“运筹帷幄,决胜千里〞。 7、 搭建知识管理平台。 通过部署极品协同网络办公系统,可系统性利用企业积累的信息资源、专家技能,改良企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。 二、系统简介 2.1系统平台及架构 极品协同网络办公系统是基于web的三层体系结构,采用的是J2EE的跨平台架构,程序开发版本是jDK1.4。效劳器可在Windows或LINUX上运行。系统基于开放式体系结构、标准化接口、模块化设计,十分方便在现有系统上自由叠加其他功能模块,且预留各类数据接口,可与监察局目前业务系统平台做接口,并且提供相应的开发及支持。客户端建议使用IE5.5或以上版本的浏览器。在协作上支持日程安排、电子邮件、即时信息、 短信的有效结合;系统实现人性化操作。极品OA三层体系结构可有效的隔离对数据库的访问,并提供多种平安机制保证数据的机密性及完整性,保障贵单位日常办公的正常运转。包括session身份验证机制、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息平安级别设定等。可支持多1000以上用户并发访问。 2.2系统特点 极品协同网络办公系统作为新一代企业办公应用系统软件,主要具有以下特点: 1、集成了痕迹保存、电子签章控件 可在公文原文根底上进行修改,保存公文流转过程中每个环节的办理痕迹,使修改内容一目了然;支持各种手写笔,可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅。通过用户名称和密码取得签章的使用权进行签章,增强了公文的平安性及权威性。 2、集成了 短信控件 待办事情、重要事情可以通过短信方式及时通知相关人员,确保代办事情、重要事件的及时通知,且能同时处理大量短信,实现短信群发功能。 3、符合国家标准的档案管理 完全符合国家标准的档案管理系统,实现档案的集中管理和电子化借阅。 4、科学的权限管理体系 采用用户、权限、角色、对象多层别离权限管理体系,为满足组织在日常工作中应用各种复杂的管理方法和管理手段提供了根底。每一个模块可以指定单独的管理员,来设定相应模块的参数。如工作流的表单,文档资料库的结构等,均可由不同的人员来设置。同时系统支持一人多部门或一人多岗位。 5、智能化的实时提醒功能 系统能够方便地检索待办公文、各类收文和会议通知等待办事宜,实时提醒用户清楚办理,方便、快捷、及时、准确。 6、完善的邮件传输系统 海量的电子邮件系统,为用户建立了完善的内部电子邮件系统,同时系统实现了内部电子邮件与外部邮件效劳器的整合,直接面向Internet 收发邮件,并可将Outlook邮件导入邮件系统中,完全取代Outlook。 7、灵活完备的公文处理流程,实时的督办、催办功能 用户可以按照实际需要进行流程定制,系统将依据流程自动进行公文流转。同时用户还可以通过授权,使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整,真正表达了公文处理过程的灵活多变。流程管理员可对全部流程的流转过程进行实时监控,并可对每个工作任务进行督办或催办。 8、一个真正的自定义平台 组织机构、工作流程、访问权限、表单、查询与统计及个人工作平台等用户都可以根据自己的需要自定义设置。对于电子邮件、公文流转等子系统还提供模板功能,用户可以自定义邮件、公文模板,对于经常发送的邮件、经常下发的公文可以直接由模板建立。用户可自定义生成一些功能模块,如信息发布、固定资产等模块,让用户在日常工作中随需求的增加而自己对系统进行设置与调整无需依赖软件供给商。  9、一个通讯沟通的中心 系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求,提供邮件、及时信息、短信等多种沟通方式,满足了用户之间文字、图片、语音以及视频等多层次的沟通需要。 2.3系统功能列表 个人办公 即时通讯 以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息,实现公司内部在线用户的实时交流,支持群发,信息到达时有声音提示 短信 采用消息队列方式发送,能同时处理大量短信并发、群发和定时提醒,并可以查询短信和在线发送的发送记录接收记录 个人日程 方便个人安排每天日程,可将公告栏、邮件的有关内容转入日程,可定时提醒,设置定期重复日程安排等 通讯薄 帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询,据需要设为共享或私有,可将通讯录设置成名片格式 个人考勤 记录员工上下班签到签退情况,和考勤管理子栏目紧密关联 个人文件夹 作为网上的文件柜,用户可以将自己平时积累的各种文档、资源有序的存放在这里进行知识管理,可自定义类别,以附件形式存在 密码修改 修改系统登陆密码 万年历 可查询世界各地的当前时间,及国际国内各节日等,有农历对照。 网址收藏夹 用来收藏平时自己经常去的网址,可将经常用的网址放于收藏夹以方便进入,可分类管理 快捷方式 可将自己常用的模块设置为快捷方式放置在桌面 工作代理 当用户请假或外出时可授权哪些用户可以协助自己处理待办事情 订餐管理 实现了员工通过系统及时进行订餐,方便统计汇总,防止了不准确订餐造成的浪费 公共信息 公告栏 主要用于发布重要、正式信息,如新闻、重要决策、通知等,可根据需要定制多个栏目,授权人员可在相应栏目或发布管理文章,可指定发布给全体员工还是本部门,发布公告时可选择是否同时发送 短信通知本部门或全体员工。支持上传附件。 论坛 提供给员工一个交互沟通的平台,论坛可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,各版面有相应的版主 规章制度 公司的各种规章制度的在线存放,方便管理可以让全体员工随时查阅,节省了培训时间,支持分类管理及附件上传 常用 记录单位常用的对外联络 ,可分类管理 区号 方便查询全国各个省、市、县区号, ,同时支持反向查询 知识管理 提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台,方便资料管理,又可实现信息共享,形成单位的知识沉淀,可分类进行管理 列车航班 可录入列车航班信息,并支持多种查询 天气预报 记录天气情况,供所有员工查询 法律法规 用来发布各类行业内部及国家的政策和法规 意见箱 以Email向领导提交递交意见和建议,可匿名传输 表单管理 表单定义 可以进行表单自定义设置,设置的内容包括表单的格式,字段,所用的控件,关联的数据词典等。用户可以选择这个表单是否同时跟附件、流程、html编辑器一起配套使用。录入数据时,支持日期控件选择,下拉列表选择,单项选择,多项选择等。 表单申请 能自动完成各类设置好的各种表单的提交及信息的反应,方便用户对出差、加班、请假、报销、客户投诉等表单进行有效的电子化管理;支持流程自定义设置,支持痕迹保存及附件上传,支持催办及传阅功能,在办理过程中有权限的人可修改表单。 数据词典 是表单定义中的辅助功能,可对表单定义中的下拉列表中的选项进行根底数据设置。 发文管理 发文拟稿 草拟公文进行发送,支持套用模版进行拟稿,发送时可选择流程或流转, 发文办理 发文的审批、办理环节,记录发文办理过程、办理意见,支持痕迹保存、手写签名及电子签章及打印功能。在办理的时候,办理人员如果具备修改表单的功能,会根据后台设置生成公文文号,同时可修改表单的内容。 发文处理 对公文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理,支持多种查询方式。支持 短信催办,归档时会归入表单、正文、附件、办理过程以及办理意见。 接收发文 查看分发的公文,可反应阅读标志。 发文后台 包括设置发文根底数据设置、发文模版、发文流程、分配归档,催办权限等。可根据类别设置公文的文号生成规那么。 收文管理 收文登记 登记外来的公文,发送时可选择设定好的标准流程或自行选择流转。登记时自动根据后台设置生成来文文号。 接收收文 查看分发的公文,可反应阅读标志。 收文办理 接收内部公文传阅,可删除,支持查询。 收文处理 对收文的成文、分发、催办、归档、销毁等进行全面管理,支持多种查询方式 收文后台 包括设置发文根底数据设置、发文模版、发文流程、分配归档,催办权限等。可根据类别设置公文的文号生成规那么。 档案管理 全宗管理 包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等 案卷管理 包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅申请、信息统计、打印输出、案卷历史等;支持综合查询 卷内文件管理 包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、借阅申请、信息统计、打印输出等;支持综合查询 归档文件管理 包括归档文件及附件维护、著录、销毁、检索、信息统计、打印等。 借阅管理 对借阅审批、领取、归还等信息的记录及查询 销毁管理 用于设置销毁流程,对销毁申请进行审批、维护,查询已销毁档案等 后台管理 对主题词、类目、密级、借阅流程、阅读权限、数据词典等进行管理;可自定义各类案卷和文件的字段属性 人事管理 人事档案 全面管理和记录职工信息,支持综合查询及打印功能,可设置根底数据、进行退休、离职管理。 薪酬管理 设置工资字段、记录职工的福利待遇、养老保险的信息和薪酬的变更信息,支持套用已有工资表、自定义打印 考勤管理 对单位考勤的全方面管理,包含记录员工的考勤异常情况,设置休息日,记录请假信息,设置上下班签到签退时间,生成考勤日报、月报,查询、自定义打印统计报表 福利管理 对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记,打印统计报表;可自定义保险的名称以及相关的参数 培训管理 对培训方案、方案审批、培训流程、员工培训记录等进行管理,支持及时信息提醒 劳动合同 记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止,并可设置到期提醒功能 职务异动 对员工的职务调整进行管理,如调动、晋升、降职,支持按时间段查询 备用人才库 记录储藏的人才信息, 后台管理 为根底数据管理,包括学历信息、职务异动类型、工资项分类、请假类型 用品管理 用品申请 对用品进行领用或借用提出申请,并可实时查看申请的办理状态 用品审批 对用品申请进行审批,审批后转入已审列表 后台管理 对用品的分类、入库、审批流程、领用信息、借用信息、库存等进行管理,提供各类信息的统计 辅助办公 工作流 能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反应,方便用户对出差、加班、请假、报销、客户投诉等表单进行有效的电子化管理;可自定义各类任务和需要的属性。支持痕迹保存及附件上传,支持正文模板功能,支持表单模板。在办理过程中有权限的人可修改表单 文档管理 按访问权限查阅内部公用文档等信息。可定义无限级子目录,严密的权限控制,可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限, 图书管理 对图书资料的登记入库、借阅、归还的全面管理,提供方便的检索功能 车辆管理 对单位的车辆状况,修理及使用情况进行登记管理,可完成用车申请、审批、调整用车时间、派车、收车的整个过程 资源管理 能定义各种资源条目〔如电脑等固定资产〕,根据不同的资源制定资源相关的字段。实现对企业资源的登记、维护、外借、归还、损坏、报废等管理。 会议管理 记录会议室状况,完成各种会议的申请,向相关人员发送会议通知,记录查询会议安排、纪要等 投票管理 栏目管理员发起调查工程,可设定调查主题、调查的开始日期、结束日期、调查的具体选项。投票结果以柱状图显示 工作方案 个人可以增加自己的工作方案,每天增加的方案会立刻形成在“周报〞中,部门负责人可查看本部门员工的工作方案,单位领导可查看整个单位的工作方案。 工作总结 个人可以增加自己的工作总结,并可将个人工作方案转为总结,每天增加的总结会立刻形成在“周报〞中,部门负责人可查看本部门员工的工作总结,单位领导可查看整个单位的工作总结。 邮件管理 写邮件 起草新的邮件,支持上传附件,可发至用户外部或内部邮件,支持群发及分组发送 收件箱 用户收到的邮件显示在此文件夹中 发件箱 用户发出去的邮件记录在此文件夹中 草稿箱 用户起草了,但还没发出的邮件文件夹 垃圾箱 用户删除的邮件,存放在此垃圾箱中 选项设置 进行设置收发外部邮件的规那么及邮件参数,并可自定义添加、删除收发邮件的文件夹 系统管理 部门管理 对企业部门的组织架构进行划分和设定 职务管理 为企业组织架构建立起相关职务,支持一人多职务 用户管理 进行添加、删除、修改用户,可设置用户的可访问的栏目及所属部门和担任职位的分配,并可将人事档案中的员工信息转为系统用户。 栏目管理 可自行对栏目〔包含一二级栏目〕进行排序,修改栏目名称、访问路径,添加、删除栏目,并可设置栏目访问权限 栏目权限 用于给相应的用户分配各栏目的后台管理权限,系统管理员也需给自己分配各栏目的后台管理权限才能享有管理该栏目的权限 角色管理 可将某些工作岗位职责类似的用户组成角色,大大减轻了系统维护工作量。同时支持定义人员小组,在流程、短信中可以通过选择组发送 数据转移 用于将离职人员的待办事务数据转移至工作交接人,使待办事物可继续办理 流程权限 对某些职务如总经理只允许某些人或某些职务直接对其发送公文或其他申请,减轻高层领导工作量 日志管理 记录了登陆人员登陆\退出的IP地址、时间,添加、修改、删除数据等操作,可以按条件搜索、删除、清空日志 2.4系统拓扑结构 2.5极品OA平台设计优势 ·与Domino/Notes平台的比拟 虽然Domino/Notes作为OA 系统的开发平台已逐渐被淘汰,但还是有许多厂商在使用着,下面我们来对分析Domino 平台在OA 系统中的应用情况。 l Domino 用于B/S 结构开发没有优势 Domino 从邮件系统开展到文档数据库,其主要优势如平安认证,灵活的表单定制等,在C/S 结构下利用Notes 才能实现。虽然Domino 也支持基于Web 的开发,但是丧失了大局部的先进的功能。用于B/S 应用开发并没有优势,相反由于Domino 使用私有的技术,导致其Web 开发的效率低功能差。 l Domino 用于B/S 结构开发没有优势 Domino 不是基于关系数据库。因此不适合处理大量的数据。 l Domino 对关系数据库的支持较差 从Domino 中访问关系数据库比拟困难。虽然Domino 提供了相应的组件,但仍然不能满足实际系统的需要。 l Domino 与业务系统的结合能力差 办公自动化系统与业务系统的结合已经成为一种趋势。需要随时从办公自动化系统中访问业务系统中的数据。Domino私有的技术不便于与其他关系型数据结合。 ·与ASP/PHP技术的比拟 ASP/PHP等脚本语言虽然具有开发简单,调试方便的特点,但由于其脚本性语言的特点决定了其在实现复杂商业逻辑的局限性,在大中型应用中难以满足性能要求,主要适合开发中小型网站和简单管理系统。 比起asp、php等技术,采用java开发OA能够实现更复杂的商业逻辑,同时由于其良好的面向对象特性,使得系统模块的可复用性增强,其分层设计的结构,在系统内容不断膨胀的情况下仍能保持清晰的系统结构。 ·与 .NET技术的比拟 .NET是近些年微软推出的新的编程技术,其在很大程度上模仿了java技术,但由于其诞生时间短,成熟度不够,开放性较差,目前主要用于开发低端应用系统,尚未成为主流的企业级软件系统开发技术。 Java作为业界领先,成熟的软件编程语言,具有可靠性高,可移植性强的特点,国内外大量的大中型信息系统均采用Java语言编写。 2.6系统平安 ·健壮平安的开发语言 极品OA采用最新的JAVA技术,从语言角度上,JAVA是一种面向对象的、分布式的、解释的、键壮的平安的、结构的中立的、可移植的、性能很优异的多线程的,动态的语言。Java致力于检查程序在编译和运行时的错误。类型检查帮助检查出许多开发早期出现的错误。Java自己操纵内存减少了内存出错的可能性,这大大的增强了程序运行的平安性。 ·更稳定更平安的系统架构 极品OA完全实现跨平台,可运行于更稳定、更平安的LINUX操作系统下。 从系统架构的上,极品OA采用B/S架构,实现应用效劳器和数据库效劳器完全别离,可完全隔离外界对数据库效劳器的访问。 ·用户登陆平安设置 系统客户端登陆验证中,通过用户名和密码来验证,在数据库中对用户密码进行加密,保证用户的平安性。公文签名或签章时,需要再次口令验证。 ·系统人员角色/平安级别定义 对系统的所有使用人员,将在系统中定义其角色和平安级别,对于系统中的信息,可通过各种方式设定读取和查看所对应的人员角色/平安级别,并可在相当范围内进行权限的细分,从而使系统中所有的操作都在严格的控制下。 ·系统监控 提供强大的日志功能,对关键信息的操作进行监控,并可根据需要生成相应报告,包括操作人、操作时间、操作对象、源数据、新数据、客户端IP地址等。系统加密支持SSL, 对在网络上传输的信息进行加密,防止信息被截获泄密。 三、系统详细功能介绍 3.1、个人办公 用户可通过此模块完成个人日常办公,主要包括即时通讯、个人日程、 短信、通讯薄、个人文件夹、个人考勤、密码修改、万年历、网址收藏夹、快捷方式、设置代理人、订餐管理等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务,提高处理公务的效率,建立自己的办公体系。 日程安排 用户可以方便的查看每一天的日程安排、待办事宜,并能完成新增、编辑、删除、查询日历,设置定时提醒等各种操作。 即时信息 用户可以通过系统的即时信息进行方便快捷的直接交流,具有发送、接收并回复信息,查看、去除历史记录,按部门或多人同时发送等多项功能,实现公司内部在线用户的实时交流。还可以用于掌握同事的动向,当同事外出或离线时你可以在第一时间知道他的行踪。 通讯薄 通讯薄管理帮助员工对名片进行登记、管理和查询,根据需要将名片设为共享或私有。名片查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引,每个人都能看到自己的名片集及共享的名片集。 个人文件夹 个人文件夹用于统一管理各用户的文档资料,可以解决不同操作系统之间的文件互访问题,以及文档资料的共享问题。用户可以自定义新的文件目录,并为这些目录单独赋予权限。 短信 集成了 短信的效劳及功能,用于系统内的信息传递与沟通,允许用户有选择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员,为移动办公奠定最初的基石。实现与极品协同办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等代办事情的短信提醒。可以进行短信的群发,可对发送短信数目控制、发送情况统计。 3.2、公用信息 公共信息是整个系统的重要组成局部,可以发布各类信息,是贵公司信息发布的平台,使公司的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播;收集公司的各类信息资源,文档资料,专家技能,形成内部的知识库,实现知识的快速传播与共享,从而提高团队的学习能力,快速响应能力,提高员工技能素质。系统将公共信息分为:公告栏、论坛、知识管理、规章制度、常用 、 区号、列车航班、天气预报、政策法规、意见箱。 公告 公告栏提供了一个公共的信息发布平台,所发布的信息可以面向所有用户,也可以局于特定团队,免去工作中人为通知的繁琐。贵公司可以根据自己的需要定制栏目,如通知、公告、公司刊物、业界新闻、生日提醒、活动预告等。可指定一个或几个工作人员为信息维护人员,负责公共信息栏目维护的发布。 论坛 论坛是公司所有员工公共的讨论区。员工通过论坛对公司内部或外部的各种热点问题进行讨论。分享知识,寻求经验。为配合业务部门的需要,指定人员可建立特殊话题讨论区〔如:业务交流、技术讨论等〕,任何人员可在讨论区中提出问题和解答其他人员的问题。 知识管理 知识管理是用来存放贵公司各类知识信息的模块,在此可以发布有关知识技能等方面的信息供员工检索学习,给员工提供一个学习的场所,使整个单位成为学习型的组织。 规章制度 公司的规章制度通过网上发布,可以让全体员工随时查阅,新来的员工不需要专门进行的培训即可了解公司各种规章制度,节省了培训时间。用户可以对公司的规章制度进行分类管理,对已过时的规章制度进行删除等维护工作。 意见箱 意见箱是下级和上级沟通的桥梁,用户可以通过这个功能向领导反映情况,支持完全匿名,如果有回复的Email地址,领导可以直接进行回复。 3.3、公文管理 公文管理模块用于处理日常工作中单位内外部各种公文的收发和流转,可以使企业实现无纸化公文流转,提高公文流转的速度,并通过与档案管理系统的连接,可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。 具体功能描述: ² 发文拟稿 允许工作人员草拟发文,公文依照公文模板进行拟定,符合企业统一标准。 ² 公文催督办 对需个人审核、校核、会签、批办、拟办、执行、督办、催办的公文进行处理。系统能够通过即时提醒、待办事宜、电子邮件等方式通知有关员工尽快办理,并能够跟踪公文的全程状态。公文拟办人员在处理公文时可以指定该公文的督办人和督办期限,被指定的督办人员可以对公文的流程进行改变; ² 痕迹保存控件:记录正文修改的时间和人员笔迹,带签名印鉴。 ² 公文查询和统计 系统提供多条件模糊查询权限内公文的根本信息、执行信息、各级审批信息等,查询条件包括公文文号、公文名称、公文主题词、归档日期等等。支持公文依照公文的收发文状态进行统计,查询;支持收文统计、发文统计、 归档统计、已封发和流转中发文查询;同时支持公文单的摘要,处理情况,备注的信息填写。 ² 公文流程设置 公文流程通过工作流程建模平台进行设定,公文流程可任意定义,能够对公文的各种类别、不同的职能部门设定不同的公文流程,满足日常工作变化的需要。 ² 套红封发 实现封发时公文文头信息修改;发文支持实现自动公文红头套用。 3.4、档案管理 档案管理模块基于知识管理模式,既支持传统以案卷为模式的管理,也支持以知识库为模式的档案管理,同时支持最新的单文档案卷管理模式。各种重要文献〔包括收文、发文、会议纪要、刊物信息等等〕,以及自定义流程生成的文档资料,都可以汇总到档案管理模块,进行统一、高效、标准的管理。该模块支持三级目录管理:档案种类〔全宗〕目录----案卷级目录----文件级目录,可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。 档案管理包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理等局部,从档案著录、文件自动归档到主题词自动标引、档案信息统计、档案检索、打印输出等。 具体功能描述: ² 对公文管理中办理完成的公文进行归档,实现公司公文的发起、执行、管理一体化。 ² 对现有纸介质文件和电子文件提供方便的输入手段,为档案管理电子化提供可能。 ² 提供包括档案管理、档案利用、报表打印、档案统计、全文检索在内的全面的功能模块。 ² 提供国家标准的文档体系结构,类目设置,序列编排,促使企事业单位档案管理标准化。 ² 采用严格、合理的体系结构,系统具有良好的平安性,如每个普通用户均有单独的加密级限制,管理员可查询档案的归档、销毁、移交、借阅、归还等操作情况等。 提供按“件〞归档的新归档方法的管理方案,使档案的现代化管理更加完善、全面。 3.5、会议管理 会议管理可实现会议室管理、会议审批、方案、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备,准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题,准备会议文件,以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要,同时该模块还对所有的会议室的规模、设备效劳配置和使用时间安排进行管理。 具体功能描述: ² 会议方案 包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等内容。登记会议准备根本工程后,准备会议文件和议题,检索空闲会议室,对冲突的会议室进行会议室的申请,进行预发通知,根据大家的回执,确定会议时间,最后即可发放会议通知,至此完成会议方案的各项工作。 ² 会议通知 可以完成向与会者发送会议通知的工作,并接收与会人员的反应信息,记录每次会议的通知时间和次数,节约了人力、物力,提高了工作效率,保障了会议的出席。 ² 会议室管理 将每个会议室每天或每小时的利用情况都在系统中登记。可对指定会议室在某一时间段内的状态作检索,查看是否被占用。由会议室管理员对会议室的使用情况做统一调度,根据实际情况对会议室的申请作出处理。 ² 会议审批 对会议的议题及内容做审批。会议方案有两种,一种需要领导对议题作审批,待流程结束后产生会议方案;另一种时由会议方案员直接新增会议方案。 ² 会议纪要 在会议召开中或结束后,记录会议召开的各方面的细节情况,如根本情况、出席情况、议题讨论情况、会议发言等,并整理形成会议纪要。可以对会议纪要进行归档,发送给领导审批并填写审批意见。检查反应机制可以有效的保证会议议决事项的执行。  3.6、工作流及表单统计 通过工作流管理模块,系统能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反应,方便用户对出差申请,加班申请,请假申请,差旅、报销,客户投诉、请求处理等各种通过手工逐级流转的表单,进行有效的电子化管理,以提高企业运作效率,降低本钱,增强企业标准化和标准化。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载,以及附件加载图片粘贴等。协同数据能转入邮件协同。能够完成自建流程、调用模板流程、自建个人模板、调用格式、上传附件、调用统计表单等,并可支持工作流表单统计功能。 3.7、人事管理 人事管理系统为企事业单位员工建立完整的档案管理,记录企事业单位的人员新进、人员调出、人事变动的情况,员工工资变动、奖惩情况、人事合同等资料,通过对员工分类进行考评,进行相应的奖惩和工资核定。 具体功能包括人事档案、甄选录用、考勤管理、培训管理、人事调整、绩效考核、劳务合同、薪酬管理、福利管理等。 ² 人事档案 可由管理人员在参数设置里定义民族信息、政治面貌、员工状态等参数; 编辑人事档案时可指定是否为系统用户,也可与具体的系统用户联系在一起;人事档案内容包括:根本信息、任职情况、联系方式、个人简历、工作经历、家庭关系、个人照片。其中工作经历和家庭关系可动态增加条目。人事档案包括离职员工信息、退休员工信息。提供综合查询统计功能;提供花名册;删除人事档案将放进回收站。 ² 考勤管理 考勤管理与“签到签退〞关联。使用前由管理人员设置签到签退时间以 及设置休息日;可由人事管理人员设置请假信息;出勤管理列出当天的签到信息和请假信息;如果某些员工不需要签到,可以在“月考勤登记〞中进行登记,一旦进行登记后,该员工的签到信息失效;考勤管理提供按照各种条件的综合查询。 ² 福利管理 福利管理可以由管理人员自行添加删除各种福利,并设置各种交纳比 例;设置好福利名称以及比例后,可按照实际情况添加参加福利的人员;交纳保险按照月份交纳,每次交纳均按照已经设置好的比例和参加福利的人员自动计算。已经交纳的保险提供取消功能、个人查询功能、综合查询统计功能。 ² 培训管理 培训功能提供审批、提醒功能。拟订培训方案时需要选择参加培训的人 员、培训的开始时间和结束时间;可指定是否需要提醒,提前多少天提醒;可由管理人员设定培训审批流程模板;在拟订培训方案时可选择已指定的审批流程模板,也可以使用流转的方式。 ² 劳动合同 劳动合同提供记录某个员工签订的合同信息,包括合同编号、合同开始 时间、合同结束时间等信息;可指定是否需要提醒,提前多少天提醒;可进行终止合同、续签合同操作。 ² 薪酬管理 提供工资项的自定义功能;首先由管理人员在后台管理静态数据词典的 工资项分类中设置好工资项的各种分类;设置好分类后,在“工资项〞添加各种工资条目,工资项属性包括了分类、默认的金额、是增加项还是扣款项,也可以直接关联某种福利;如果工资项为不可删除的,那么可以薪酬异动中动态修改该工资项的金额。薪酬管理设置好工资项属性后,可生成薪酬列表,生成时依据人事档案的“是否发工资〞项确定某员工是否需要添加薪酬,薪酬也可手工逐个添加。在薪酬的根底上每月可生成或逐个添加员工的工资;生成工资可以根据薪酬也可以根据以前每个月的工资情况,生成后可以进行小范围的调整。薪酬异动记录了员工工资调整的情况。同时提供按部门、员工、月份的查询统计功能。 ² 职务异动 记录了某员工从某个职务到另一个职务的变迁过程,同时影响该员工在 系统管理中的部门。有综合查询功能。 ² 备用人才库 记录了社会人才信息,为公司日后开展提供人才信息储藏,提供各种 条件的查询功能。 ² 后台管理 为根底数据管理,包括学历信息、职务异动类型、工资项分类、请假 类型。 3.8、办公物品管理 实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单,经领导审批同意前方可购置,物品由办公用品管理员登记入库,自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记,发放后库存信息自动更新。 ² 办公物品领用 可通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用品领用的全流程管理,准确记录相关费用,自动完成库存增减。 ² 借用和归还 对于短期借用办公物品情况专门的管理,保证短期借用的按时归还。 ² 预警功能 各部门每月办公物品消耗超出方案时,系统会自动报警;借用物品逾期不还也会自动报警。 ² 统计查询 各级管理者可通过部门、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询。对于办公用品库存、领用、采购情况进行管理。有效减少库存浪费、合理监控相关费用。 ² 物品管理数据库 详细记录办公物品各种详细的数据,包括物品的名称、价格、厂商、购置日期、参数、领用纪录等。 3.9、车辆管理 对公司内日常车辆的使用进行管理,包括车辆信息、出车申请、出车记录、驾驶员信息等繁杂信息的记录和处理,对单位内的用车起到了很好的管理及监督作用,使单位内部用车日趋标准、借用及检索方便 3.10、图书管理 能对企事业单位内部的书籍实现强大的网上管理〔包括:图书管理、新书预定、借阅申请、审批、续借、催还等〕与借阅功能,普通借阅者能看到所有可供借阅的书籍并可直接在网上提出借阅申请,通过后即可到管理员处办理借阅。 图书管理数据库包括的内容有:图书名称、出版社、单价、数量、是否带光盘、购书人员、入库日期、借书人员、借阅日期和备注等。数据库可由专人进行图书的登记和维护,同时提供方便的检索方式。 3.11、资源管理 资源管理能定义各种资源条目〔如电脑等固定资产〕,根据不同的资源制定资源相关的字段。实现对企业资源的登记、维护、外借、归还、损坏、报废等管理。 3.12、邮件系统 邮件系统是一个发送和接收电子邮件的场所,通过该功能可实现各类信息在系统内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传递。同时,系统支持与外部邮件效劳器的整合,直接面向Internet 收发邮件,外部邮件为用户提供统一邮件接收端,用户可设定多个POP邮件帐号,并可自由设定回复地址,如此一来,对方的回复信件会发送到指定的邮箱,实现内部邮件及外部所有信箱的全部邮件的收、发功能。附加的地址簿,还可实现与OUTLOOK邮件地址簿的相互转换功能,替代OUTLOOK。 具体功能包括收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、文件夹管理、邮件设置、效劳器设置等。支持群发与小组发送,支持多附件发送;系统还提供对任务发送、办理事项、在办任务等办公功能的支持。 ² 收邮件 系统自动收取内部邮件并提示用户有新邮件,外部邮件的收取按照预先的设置进行。图形化显示已读、未读邮件及是否有附件、邮件优先级,方便实时查阅、回复、转发。 ² 发邮件 系统集成了邮件列表功能,可以灵活方便的选择邮件地址,一次性发送大量邮件,便于营销推广或内部交流。通过邮件回执,还可查看收件人接收〔阅读〕信件的情况。 ² 自定义文件夹 提供对文件夹进行新建,编辑,删除,查找等操作,并可对文件夹内的文档进行写邮件,回信,删除,移动等操作。 ² 邮件规那么设置 按照预先定义好的条件及操作,如发件时间、邮件级别、回复地址、过期时间、所发邮件是否自动备份等,系统可以自动的对用户收发的邮件进行处理。  3.13、系统管理 为增加系统平安性及可行性,本产品在客户端提供了一个功能强大完善的系统管理模块,系统管理员只需通过对此模块的设置即可轻松、快捷、有效地为企事业单位建立起一个切实可行的网络办公系统。 ² 部门管理 对企业部门的组织架构进行划分和设定,包括:设定部门名称、部门经理、部门成员、成员邮件列表以及个部门的层次架构,从而建立起各部门之间的关联关系。 ² 职务管理 系统中的职务可以自由定义。在给单位员工分配角色时可以与实际情况一一对应,也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色,系统支持身兼多职。 ² 员工管理 不仅可以详细记录员工个人信息、家庭信息、教育信息、联络信息、还可登记工作履历信息、上传相片,以及进行所属部门和担任职位的分配。 ² 栏目管理 可自行对栏目〔包含一二级栏目〕进行排序,修改栏目名称、访问路径,添加、删除栏目,并可设置栏目访问权限。 ² 栏目权限 用于给相应的用户分配各栏目的后台管理权限,系统管理员也需给自己分配各栏目的后台管理权限才能享有管理该栏目的权限。 ² 角色管理 包括设置角色名称、角色成员列表以及成员邮件列表,有助于系统将工作岗位与涉及的具体用户进行别离。调整组织机构或人员时,系统管理员只需对该角色涉及的用户作简单的调整,即可保证系统的正常运行,不必大规模地修改工作流或人员的权限控制,从而将系统管理员地维护工作量减少到最低。 ² 数据转移 用于将离职人员的待办事务数据转移至工作交接人继续办理,再也不用担忧人员流动的问题,快速完成工作交接。 ² 日志管理 记录了登陆人员登陆〔退出〕的IP地址、时间,添加、修改、删除数据等操作,可以按条件搜索、删除、清空日志,方便了解用户的操作。 ² 短信管理 可设定员工发送短信数量、对短信数量进行统计,以及设定那些功能模块需要短信提醒 四、培训实施及售后效劳 一个系统假设不能经历长期的使用考验,就绝对不能称为一个成功的系统。一个系统在长期的使用过程中,或多或少有一些错误要修正,有些功能需调整,就算是在正常的使用过程中,用户也会有许多困难需要帮助。为此,在本工程的整个实施过程中,我们承诺向贵公司提供优质的安装、培训、维护和技术支持效劳,我们将根据贵公司的需要,不断提供最新升级的系统版本以及卓有成效的技术支持,再培训和咨询效劳。协助贵公司通过使用我们的极品协同网络办公系统而获得最大的经济效益。我们相信:成功的企业信息化软件来源于成功的客户效劳。 我们将永远坚守我们一贯的原那么:“真诚效劳客户! 4.1组织安排 成立极品协同网络办公系统实施组,以下简称实施组,实施组的组成和分工如下: 构成 参与角色 人员 主要任务 甲方 组长 负责组织协调整个实施过程,包括:实施环境的准备、人员的组织、具体工程的落实到位等等。 系统管理员 负责管理系统的权限,直接向总经理负责。 业务参谋 参与流程和制度的定义、制定,系统初始化参数的落实,业务数据的输入组织等。 乙方 组长 负责实施的组织协调 安装工程师 安装极品OA效劳器及客户端,并且调试系统,保障能正常运行。 实施工程师 按照实施方案指导甲方完成产品的具体实施,参与甲方的流程制定、参数设置、权限设置等。 4.2进度安排及流程 用户需求调研 资料收集整理 制定需求分析 签订合同 修改系统 系统安装调试 系统试运行 人员培训 系统验收 售后效劳 产品实施碰头会 日期:待定 时间:一个小时 人员:全体实施组成员 内容:成立实施组、介绍成员及分工;介绍实施过程并提示准备事项。 系统安装调试 日期:待定 时间:1天 人员:乙方安装工程师、甲方组员配合 内容: 安装工程师:安装SQL Server 2000数据库效劳器〔SQL Server 2000由甲方自备〕;安装极品OA系统;调试局域网络访问和广域网的访问等。 系统初始化 日期:待定 时间:2天做左右 人员:乙方实施工程师、甲方实施组成员 内容: 1、 协同和指导客户建立好部门、职务、用户等系统数据 2、 指导用户标准流程、配置流程等各种数据 3、 指导客户整理、录入各种根底数据,如车辆、文档、人事、会议室等各种根底资料。 系统操作培训 日期:由乙方提出日期,甲乙方主商定。 时间:2-3天〔具体可协商〕 人员:乙方主讲、甲方实施组成员 内容: 使用投影的方式以Demo数据为例讲解系统实施步骤和内容,以及系统管理〔权限等〕,培训分为对系统管理员培训、栏目管理员培训、普通用户培训、领导培训。 系统试运行 日期:待定 时间:1个月 人员:乙方实施工程师、技术支持人员、甲方全体员工 内容:开始试运行系统,乙方技术支持人员接受甲方咨询及提供技术支持效劳。技术咨询可根据用户需要采取 、 、邮件、现场、远程维护等 系统验收及实施完成总结会 日期:待定 时间:1天 人员:乙方组长、实施工程师,甲方实施组成员 内容:总结实施情况,系统验收、系统正式运行。 技术支持及升级效劳 日期:待定 时间: 内容: Ø 一年免费维护及终身技术咨询。 Ø 享受一年免费升级的效劳〔在原有模块根底上〕 Ø 维护及技术咨询可根据客户需要采取 、 、邮件、现场、远程维护等。 效劳的响应时间与优先级别: l 响应时间: ①、 、电子邮件、网上留言或者 方式的响应时间:在接到通知后的1个小时内; ②、现场支持响应时间:我方技术人员在接到通知的2个小时内到达。 优先级别: ①、P1级: 紧急问题 现象——系统不可工作或必须解决,我方无法通过 、 或网络解决的问题。 处理——我方技术人员在接到通知的2个小时内到现场解决。 ②、P2级:普通问题 现象——对系统危害性小、不是关键性的技术问题。 处理——如果能够通过 、 或网络解决的,我方将在接到通知后的一个小时之内给予解决,如果不能通过上面的手段解决,视问题的紧急程度将在一到两个工作日内,我方技术人员到现场解决。 ③、现场效劳:根据客户提供的现象,我方决定是否需要派技术人员现场支持。 ④、范围:效劳对象为我公司所开发的OA产品。 五、效应分析 实施办公自动化系统的效益表现为:总效益=直接效益+市场效益+社会效益。 1、直接效益   直接效益主要表现在两个方面:办公费用的降低、效率的提高。如通过实施智能网络办公系统,可实现无纸化办公、提高办公效率,从而到达降低办公本钱、人力资源本钱。 我们可以计算这样一笔费用,每月办公费用支出明细: A4纸:200元/箱×3箱=600元 打印机/复印机耗材:500元 打印机/复印机保养费:1,800元/年÷12个月=150元/月 长途 及 费用…… 只需短短一、两年就可将投资办公系统的软件和硬件本钱全部收回。 2、社会效应 社会效益表达在单位整体形象的提升,从长远上为单位带来不可估量的价值。 六、关于我们 7.1、极品技术简介 极品技术是一家专注企业信息化效劳的管理软件开发商和效劳提供商,同时积极倡导先进的经营管理思想,为促进企业管理信息化而不懈努力。公司主要的为中小型企业提供进销存、客户关系管理软件、人力资源管理软件、网络办公软件等企业应用管理系统,集ERP、CRM、OA、HR融为一体的信息化综合管理平台,为中国中小企业提供高度个性化的、可升级的各种应用管理系统。 我们的目标:让中小企业信息化普遍成功。 极品技术一直专注于自有知识产权的企业应用软件的研发、销售和效劳。公司研发中心 设在深圳,拥有雄厚的研发技术团队及丰富的行业经验,研发人员均由多年从事企业信息化和产品开发经验的专家所组成,具备强大的技术实力和不断创新的精神,并一直努力开掘信息技术更高的业务价值,为客户提供更实效、更稳定的软件系统和完善的售后效劳及技术支持体系,帮助客户降低生产本钱,提高生产和管理能力。我们先后开发了极品协同网络办公系统、极品协同网络办公系统生成器、人事考勤系统、企业网站发布系统、极品教务管理系统、极品考试管理系统、极品客户关系管理系统等企业信息化系统。 极品技术以深圳为营销总部,并在上海、湖北、河南设立了营销分部,通过广泛的市场合作,成功的与国内外众多IT厂商结成了战略合作伙伴关系,与全国二十多个省市商建立了渠道商及经销商,根本在全国范围内建立自己的营销网络和技术效劳中心。为了能够使我们的伙伴在与极品技术的合作中得到更多的利益和更好的支持,我们建立了一套成熟的伙伴方案,旨在满足并超越我们的客户和伙伴的期望。我们的伙伴网络将为客户提供“通用产品+个性应用〞式的最先进的技术、最完善的解决方案和最好的实施效劳。 7.2、局部典型案例 机关事业单位案例: · 深圳市龙岗区平安生产监督管理局 · 深圳福彩发行中心 · 中央电视台新闻频道 · 广东四会市财政局 · 中国民航中南地区管理局 · 贵州省人民出版社 · 武汉市监察局 · 中国证监会福建监管局 · 乌鲁木齐水磨沟区人民政府 · 西安市统计局 · 辽宁鞍山高新区管委会 · 珠海市劳动保障信息中心 · 深圳市交通局交通场站建设管理中心 · 河南许昌魏都区人民政府办 · 贵州省仁怀市经贸局 · 湖南常德市地税局 · 广东四会市招商局 · 福建龙岩市公路局 · 深圳市第一劳教所 · 湖南张家界市工商行政管理局 · 昆山市房产交易管理中心 · 深圳市龙岗区南澳街道办 · 广西东兰县计生局 ……………………………… 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    鬼***笑

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