华兰生物ERP建议书


     华兰生物 营销资源管理信息系统 建议书 北京英克科技 1 文档控制 日期 作者 版本 更改参考 2002-10-10 INCA高级方案参谋 曹海峰 V1.0 新建本文档。 1 审阅 姓名 职位 签署意见/签字 梅谦 INCA方案中心经理 姚宗江 INCA武汉分公司经理 1 分发人员 编码 姓名 份数 地点和位置 内容提要 本建议书根据华兰生物〔以下简称“华兰生物〞〕的企业经营管理现况,结合英克科技知识与资源管理〔KRM〕和企业资源方案〔ERP〕系统实施的专业经验与方法论,对华兰生物的管理信息系统建设提出初步建议。 本建议书主要针对“华兰生物ERP管理信息系统〞提出北京英克科技〔以下简称“英克科技〞〕的建议方案。通过前阶段对华兰生物的初步调研,英克科技针对目前企业现状,归纳并提出问题,形成初步的企业个性化解决方案。其中包括英克科技对此工程的应用系统需求分析、系统目标、建议解决方案及业务流程、工程实施方案。 本建议书主要包括以下几局部内容,其中: 第一局部在对华兰生物沟通的根底上,阐述公司实施ERP的必要性; 第二局部对企业的现状、流程进行需求分析; 第三局部就系统的总体设计方案的思想、原那么及功能设计进行了阐述; 第四局部英克ERP系统介绍。 第五局部企业成功实施ERP系统的建议。 第六局部英克核心技术介绍。 第七局部对英克的实施效劳体系作一说明。 序 企业实施ERP信息化工程,是一项周期长,耗资大,长期化的系统工程,任何一个企业对此一行为都非常谨慎,在对系统效劳商的选择上非常的严格。英克公司承诺,在此次华兰生物信息化工程工程中,英克公司将本着为客户的利益着想的根本原那么,为华兰生物此次企业信息化提供最优的解决方案和效劳体系。真正的将系统使用者的利益与系统提供者的责任有机的结合,形成一个共同开展、共同成长的共同体。及时为华兰生物提供最优秀的管理思想及理念,为华兰生物的长期开展提供有力的支持及协助。 专业化是现代科技开展的必然结果。英克科技始终坚持术业有专攻的原那么,自92年成立至今,专心致力于医药行业。因为我们认为: 效劳至上 有人曾说过,选择一个好的合作伙伴比选择一个好的产品更重要。其实此话无非说明还有比产品更重要的东西。那么选择合作伙伴的标准是什么?我们认为就是能为自己提供及时的、优质的、平安的、长久的效劳,而其所需的本钱又是合理的。一句话,就是让客户满意。由此可见,效劳的好坏是客户的首选,而好的产品本身也是好的效劳的有力保证。效劳决定产品,本身也表达了客户为中心的内涵,而以产品为中心的理念那么是从自身出发,以我为主的陈旧观念在作怪。 因为专注,所以专业 基于上述观点,英克认为好的产品源于实践。其实每个ERP厂商所提供的产品的管理思想都是相似的,没有太多的区别,除非它提供的不是ERP产品。区别主要在于对行业的了解,对客户业务的认识及经验。而这些最核心东西的掌握绝非一朝而就,是积累的过程,需要漫长的时间,甚至是在无数教训的根底上砌起的。一句话,好的产品本身就是一个好的解决方案,而好的解决方案是从实践中磨练出来的。 英克科技十年磨一剑,坚信实践出真知。通过自身的勤奋、智慧、开拓及真诚获的了医药行业近400家客户的高度评价,积累了丰富的医药行业经验,磨出了领先的产品解决方案。 个性与共性 我们坚决的认为:客户的需求是千差万别的。虽然我们不排除共性的一面,但我们更认为个性化需求是客观的,且代表了未来开展的趋势。英克认为完全满足所有客户的个性化需求是不现实的。但可以通过努力、积累,局部满足客户的个性化需求。正所谓有所为而有所不为,英克所选的局部就是走行业化之路,即医药行业。由此可见英克强调的是建立在共性根底上的个性化解决方案。 知识就是资源 ERP—企业资源规划,可是,ERP中所规划的资源包含知识吗?显然没有。众所周知,农业经济时代的主要资源为畜牧、农具;工业经济时代的主要资源表现为机器、厂房;而知识经济时代的最主要的资源那么为信息与知识。知识管理与知识创新已成为企业核心竞争力的标志。 与其说留住人才,还不如说留住知识,华兰生物开展至今,本身就证明了企业积累了一定的知识,这些知识是企业最珍贵的财富,为华兰生物所独有,而这些知识的复用又是低本钱的。问题是如何挖掘、管理好,使之在企业内共享并完善它? 英克科技十年磨的这剑就是面向流程行业的KRM,即知识与资源一体化管理,将知识视为企业资源中不可分割的一局部,目的就是通过KRM从而努力打造一个绿色企业、生态企业,一个保持自学习能力,永续开展的企业。KRM所依托的两项尖端技术,一是面向管理对象的原子功能技术,二是基于VRP〔最小差异功能部件〕的PMJ二次开发平台〔即插即用〕,均为英克所独有,是英克十年研究之结晶。是他确保知识与资源一体化管理成为可能。 今天与明天 我们认为,所有的ERP厂商均能提供满足华兰生物今天所需之软件。正如某些厂商所宣传的那样,没有编不出的代码,没有解决不了的算法。问题是用什么方式来满足,在什么时间内满足,在什么本钱下满足,所有的这些构成了ERP厂商的差异,也是衡量满意度的重要标志。 另一个不容回避的事实是:企业不是孤立存在的。企业所面对的是一个越来越混沌的世界,一个愈加难以预测未来的客观世界。客观世界的变化本身就是企业生存与开展的源动力。变化是绝对的,没有人能够抗拒,适应变化,主动变化是唯一的出路。 ERP软件的灵魂是管理思想,而管理必须随着科技而改变,因为生产力决定了生产关系。我们认为,我们必须提供一种ERP软件,这种软件不仅能够满足华兰生物今日所需,也必须能满足华兰生物未来开展所需。当然,这种变化不是自动的,但软件本身的架构一定要保证这种变化是可能的且便捷的。坦率的讲,英克的作法并非完美无暇,但可以自豪的讲,没有人比我们做的更多,做的更好。 最后,我想强调的是:ERP厂商中不缺乏智慧、精明,而缺乏的是良知、是诚信。英克始终奉行诚信无敌,十年如一日,专注于自己擅长的领域,与客户共同成长,并朝着自己的目标——知识经济时代的管理专家努力迈进。 我们坚信,英克与华兰生物未来可能的合作一定是建立在诚信与良知根底上,英克愿为华兰生物,愿为中国医药行业的开展作出自己积极的奉献。 下面我们就本次工程的技术解决方案作详细的说明:    目 录 1华兰生物概况和实施ERP的必要性 10 1.1 企业信息系统现状 10 1.2 华兰生物面临的挑战 10 1.3 企业目前存在的一些问题 11 1.4 信息化是华兰生物持续开展的必然途径 12 1.5 华兰生物ERP工程效益预测 12 直接经济效益 12 社会效益 14 2 华兰生物营销资源管理信息系统目标和需求分析 15 2.1 华兰生物营销资源管理工程总体目标 15 2.2 华兰生物需求分析及建议方案 15 营销总部管理需求-中央掌控系统的建立 15 客户信息的管理 18 客户信用额度管理 18 目标医院管理 18 销售价格体系管理 19 药品招投标管理 20 费用管理 20 库存管理 20 销售考核管理及佣金计算 21 客户效劳管理 21 异地办事处分销管理需求-基于INTERNET技术的分销系统建立 22 华兰生物分销管理的现状和问题 22 分销管理的核心问题 22 分销管理解决方案 23 3 华兰生物ERP系统总体设计方案 26 3.1 ERP系统总体设计思想 26 建立KRM知识与资源管理体系 26 建立华兰生物的ERP系统 26 3.2 ERP系统设计原那么 28 华兰生物的开展要求软件系统必须具有柔性化 28 ERP系统的新型设计思路 28 4 英克公司ERP系统总体设计思路 30 4.1 英克公司产品总体架构 30 4.2 英克公司ERP产品的主要特点 34 符合制药企业特点的工作流管理 34 系统与GMP、ISO-9000质量认证无缝连接 34 软件重构特性保证了软件的高度灵活性和适应性 35 表达企业在业务流程中精细化、科学化的管理需求 35 提供控制开发即插件核心技术 35 多级授权体系和灵活的岗位定义 36 动态个人工作界面 36 变事后核算为事前控制 36 建立企业级数据仓库 37 后台的大型关系型数据库的平安机制、数据处理能力均为最优秀 37 开放性高级系统内核 —— PMC 37 5 英克公司ERP系统设计模型及功能实现 38 5.1 系统设计概念 38 企业组织构建方面的概念 38 单位组织的概念 38 货品的概念 39 独立核算单元概念 41 存货核算处理 41 传票的概念 41 5.2 系统设计模型 42 销售管理模型 42 仓库模型 43 库存控制模型 44 5.3 PM/ERP系统介绍 44 销售管理系统 44 销售管理系统 44 销售合同管理 45 销售流程管理 45 销售开票 47 销售退货 47 销售收款流程 48 销售预收款流程 49 借货业务: 50 首营客户的审批流程 51 仓库管理系统 51 入库流程 52 出库流程 52 库房内部业务 53 盘点业务 54 运输调度管理系统 55 运输业务管理 55 业务财务管理系统 56 财务核算分类帐的类型 56 财务核算体系结构 56 销售结算管理 58 业务财务帐管理 58 业务转财务系统 59 业务转财务方案管理 59 业务转财务流程管理 59 信息流程图 60 5.4 费用管理系统 60 费用控制管理系统的需求背景 60 费用控制管理系统的主要内容 61 费用控制管理系统的详细说明 61 预算管理 61 费用管理 62 费用控制管理系统的技术特征 63 5.5 客户效劳系统 63 客户效劳中心客户管理 63 呼叫中心 63 客户数据库的建立和维护 64 投诉管理 65 咨询管理 66 客户效劳中心统计分析管理 66 质量回溯 66 效劳响应时间报告 67 办事处和网点考评 67 5.6 经营决策分析系统 68 IBIS的总体功能结构 69 报表实体管理 69 报表管理层术语 70 报表实体层术语 70 核心基表 71 维度 71 6 华兰生物ERP实施原那么和技术路线 72 6.1 实施原那么 72 6.2 华兰生物成功实施ERP的技术路线 73 选择实力强有经验的咨询单位做技术依托 73 选择成熟的软件和有实施经验的软件商作为长期的合作伙伴。 73 进行全员培训,调动全体员工积极参与系统的建设工作 74 实施ERP系统成功与否关键在于企业领导的重视与参与 75 强化工程管理工作和工程组织工作 75 ERP系统的实施必须与企业的体制改革技术改造相结合 76 7 华兰生物工程实施效劳总体解决思路 78 7.1 业务流程与PM系统的有机结合 78 7.2 实现从英克到华兰生物的“知识转移〞 78 7.3 提供参谋效劳与客户一起推进工程 79 7.4 赋予华兰生物持续改良能力 80 附件 81 1 英克科技简介 81 2 英克核心技术PMC介绍 82 3 英克核心理念KRM介绍 85 4 成功案例介绍——云南白药集团 92 序 专业化是现代科技开展的必然结果。英克科技始终坚持术业有专攻的原那么,自92年成立至今,专心致力于医药行业。因为我们认为: 效劳至上 有人曾说过,选择一个好的合作伙伴比选择一个好的产品更重要。其实此话无非说明还有比产品更重要的东西。那么选择合作伙伴的标准是什么?我们认为就是能为自己提供及时的、优质的、平安的、长久的效劳,而其所需的本钱又是合理的。一句话,就是让客户满意。由此可见,效劳的好坏是客户的首选,而好的产品本身也是好的效劳的有力保证。效劳决定产品,本身也表达了客户为中心的内涵,而以产品为中心的理念那么是从自身出发,以我为主的陈旧观念在作怪。 因为专注,所以专业 基于上述观点,英克认为好的产品源于实践。其实每个ERP厂商所提供的产品的管理思想都是相似的,没有太多的区别,除非它提供的不是ERP产品。区别主要在于对行业的了解,对客户业务的认识及经验。而这些最核心东西的掌握绝非一朝而就,是积累的过程,需要漫长的时间,甚至是在无数教训的根底上砌起的。一句话,好的产品本身就是一个好的解决方案,而好的解决方案是从实践中磨练出来的。 英克科技十年磨一剑,坚信实践出真知。通过自身的勤奋、智慧、开拓及真诚获的了医药行业近400家客户的高度评价,积累了丰富的医药行业经验,磨出了领先的产品解决方案。 个性与共性 我们坚决的认为:客户的需求是千差万别的。虽然我们不排除共性的一面,但我们更认为个性化需求是客观的,且代表了未来开展的趋势。英克认为完全满足所有客户的个性化需求是不现实的。但可以通过努力、积累,局部满足客户的个性化需求。正所谓有所为而有所不为,英克所选的局部就是走行业化之路,即医药行业。由此可见英克强调的是建立在共性根底上的个性化解决方案。 知识就是资源 ERP—企业资源规划,可是,ERP中所规划的资源包含知识吗?显然没有。众所周知,农业经济时代的主要资源为畜牧、农具;工业经济时代的主要资源表现为机器、厂房;而知识经济时代的最主要的资源那么为信息与知识。知识管理与知识创新已成为企业核心竞争力的标志。 与其说留住人才,还不如说留住知识,华兰生物开展至今,本身就证明了企业积累了一定的知识,这些知识是企业最珍贵的财富,为华兰生物所独有,而这些知识的复用又是低本钱的。问题是如何挖掘、管理好,使之在企业内共享并完善它? 英克科技十年磨的这剑就是面向流程行业的KRM,即知识与资源一体化管理,将知识视为企业资源中不可分割的一局部,目的就是通过KRM从而努力打造一个绿色企业、生态企业,一个保持自学习能力,永续开展的企业。KRM所依托的两项尖端技术,一是面向管理对象的原子功能技术,二是基于VRP〔最小差异功能部件〕的PMJ二次开发平台〔即插即用〕,均为英克所独有,是英克十年研究之结晶。是他确保知识与资源一体化管理成为可能。 今天与明天 我们认为,所有的ERP厂商均能提供满足华兰生物今天所需之软件。正如某些厂商所宣传的那样,没有编不出的代码,没有解决不了的算法。问题是用什么方式来满足,在什么时间内满足,在什么本钱下满足,所有的这些构成了ERP厂商的差异,也是衡量满意度的重要标志。 另一个不容回避的事实是:企业不是孤立存在的。企业所面对的是一个越来越混沌的世界,一个愈加难以预测未来的客观世界。客观世界的变化本身就是企业生存与开展的源动力。变化是绝对的,没有人能够抗拒,适应变化,主动变化是唯一的出路。 ERP软件的灵魂是管理思想,而管理必须随着科技而改变,因为生产力决定了生产关系。我们认为,我们必须提供一种ERP软件,这种软件不仅能够满足华兰生物今日所需,也必须能满足华兰生物未来开展所需。当然,这种变化不是自动的,但软件本身的架构一定要保证这种变化是可能的且便捷的。坦率的讲,英克的作法并非完美无暇,但可以自豪的讲,没有人比我们做的更多,做的更好。 最后,我想强调的是:ERP厂商中不缺乏智慧、精明,而缺乏的是良知、是诚信。英克始终奉行诚信无敌,十年如一日,专注于自己擅长的领域,与客户共同成长,并朝着自己的目标——知识经济时代的管理专家努力迈进。 我们坚信,英克与华兰生物未来可能的合作一定是建立在诚信与良知根底上,英克愿为华兰生物,愿为中国医药行业的开展作出自己积极的奉献。 下面我们就本次工程的技术解决方案作详细的说明: 1华兰生物概况和实施ERP的必要性 1.1 企业信息系统现状 华兰生物的计算机应用是有一定的根底,公司内部各主要科室都已拥有计算机,局部员工都有一定计算机应用能力,为企业的信息化建设奠定了良好的根底;在软件应用方面,公司实施了用友的财务系统。 但是,企业目前的计算机应用仍处于一种单机或单功能应用状态,总体上没有形成一个集成化的系统软件环境,在企业内部形成了许多信息孤岛,信息资源不能共享,统计多分析少,方案、控制、调节等项管理内容根本上没有纳入计算机管理。因此,企业的物流、信息流、资金流和控制流等,在现行的计算机应用系统中处于割裂状态,信息利用率低,无法充分发挥信息系统的效率。 由于公司没有形成一个完整的计算机信息管理系统,对企业内部资源没有行之有效的管理,特别是在对企业物流、资金流和信息流等方面缺乏必要的监督手段和业务运作控制方法,特别是在对企业仓库的物流控制及与之相关的销售业务、采购业务、和生产过程中的物流不能有效控制和监督,对销售业务发货、物资采购及生产调度方面产生了较大的难度,所以提高企业的运行效率和及时了解市场信息并决策成了华兰生物目前面临的难题。所以,从企业的开展考虑,就必须要加大企业信息化的力量,使得企业可以利用信息化手段的强大力量,辅助企业的决策支持。 1.2 华兰生物面临的挑战 由于制药行业本身处于稳步上升阶段,市场需求量大,企业的经营状况一直保持着良好的上升趋势。这种良好的经营状况极易掩盖许多管理方面的问题,这些问题将会阻碍企业未来的持续开展。 未来更为剧烈的市场竞争,是以PTQCS(产品、时间、质量、本钱和效劳)为核心的全方位竞争。中国现已参加 WTO,企业除了要与国内同行竞争外,也将面临着来自国外同类企业集团的挑战。机遇与挑战并存,如何更好的与世界接轨,如何把我们的贸易转向国际市场?这些都对华兰生物提出了更大的挑战。其主要表现以下几个方面: (1) 对市场的快速响应能力 企业对于市场的反映速度将是决定企业生存的重要因素。由于市场产品的丰富导致竞争日趋剧烈,能否快速响应市场需求,能否按期交货已经成为企业胜败的主要因素。谁能缩短它们产品的交货时间,谁就有更大的竞争优势,谁能在最短的时间内开发出满足市场需求的新产品,谁就能赢得更多的顾客。在多变的市场环境下,时间是赢得竞争的法宝之一。 (2) 产品的多样化和客户个性化的要求 现代企业以标准产品系列化、多样化的方式满足大多数不同层次客户的要求,同时还要满足越来越多的用户提出的个性化的要求。因此,如何在保证批量生产的根底上,又能灵活多变,提高客户效劳水平及客户满意度,是企业在剧烈的竞争中,占有更多市场份额的重要因素。同时,客户个性化的需求也是企业获得产品高附加值的主要途径。 (3) 不断降低本钱的要求 在充分扩张市场的同时,价格竞争十分剧烈。价格竞争导致本钱的竞争,如何最大程度地降低本钱,是保证企业获得更高利润的重要因素。降低本钱要求提高管理水平和生产水平等诸多方面,要求企业管理从传统粗放管理向科学的精细管理过渡。 (4) 产品和效劳质量的要求 产品质量和效劳质量的提高是企业生存的根底。必须建立一整套完整、科学的质量管理和控制体系,才能实现从产品设计质量到工艺质量,从原材料的采购到入库、验收、生产,从销售发货到售后效劳,包括整个产品生命周期内的质量跟踪和追溯。有人认为,质量的小问题反响了民族素质的大问题,百分之一的质量问题决定了百分之百的企业命运。 (5) 集成化信息管理的要求 信息是知识经济时代最重要的资源。华兰生物不断扩张的规模经济形式,使企业管理的信息量急剧膨胀,实现对信息的科学采集、利用和加工处理,解决信息流动不畅、信息不能共享、信息反响慢的问题,是提高企业综合管理效率的必由之路。 1.3 企业目前存在的一些问题 随着华兰生物规模的不断扩大和市场竞争的加剧,对企业应变能力和整体动态控制、协调能力的要求越来越高。企业内外信息量极度膨胀,与市场的随意性和人为因素矛盾越来越突出,现有的管理方式已不能完全准确、及时地提供企业现有资源〔如销售、采购、库存、生产、人力、财力等〕和管理上的动态信息,使企业整体动态控制协调能力无法满足企业未来开展及市场竞争之要求。 通过初步了解,发现企业现行管理还存在一些缺乏,某些管理环节在一定程度上保存了经验管理的痕迹,缺乏科学的管理模式和有效的控制手段,存在手工管理难以克服的弊端: (1) 信息沟通存在不及时、不准确和效率不高的现象 目前公司信息系统的应用只是停留在各单个业务部门的操作上,不能形成全厂共享的信息平台,相互之间的信息沟通仍依赖于报表传递,内部各方面最新信息汇总上传不力,公文传输不畅,一定程度上形成了企业信息的“孤岛〞,降低了工作效率。 (2) 业务流程没有实现“过程化、表格化管理〞 由于企业业务信息量大,又缺乏有利的动态决策分析和监控系统,企业各级管理者无法及时掌握企业动态运作信息,不能进行有效的动态协调管理,准确及时地进行信息反响,许多问题只能在事后解决和补善。 (3) 大量重复的手工操作 各部门信息私有和部门之间信息交流困难,造成大量的数据重复录入。如:人为增加各职能机构的报表制作任务,增加了人力消耗,同时也造成数据失实的时机。 (4) 财务与业务脱节 业务、财务不能自动衔接,处于脱节状态,无法及时的互相沟通,处理延时,重复录入,业务与财务部门没有实现在同一网络中的配合协同,数据无法互相有效利用。 (5) 缺乏有效监督、反响和分析体系 对企业的历史数据缺乏统计分析手段,对已有的信息不能更好的进行挖掘、统计和分析,从中获得对企业有价值的信息并加以利用,造成了企业信息资源的浪费。 (6) 系统缺乏集成,单项应用多,系统集成化少,信息资源不能共享,统计多分析少,控制、调节等项管理内容根本上没有纳入计算机管理。 以上这些问题主要是传统的管理手段带来的不可防止的弊病,也是企业经营机制转变过程中不可防止的问题。有些问题不是没有解决的思路,而是缺乏先进的手段。这些问题的存在防碍了公司领导提出的全面提升企业管理水平,增强企业综合竞争能力,使企业与国际市场接轨,迎接WTO挑战的战略决策的要求。如果不及时克服和解决,必将拖住企业开展的步伐。因此华兰生物下决心加大企业信息化的投入,向更深层次推进企业信息化进程,努力营造大营销理念,在整个公司实施企业资源方案系统〔ERP〕是完全必要的。 1.4 信息化是华兰生物持续开展的必然途径 当前,以计算机技术和网络技术为根底的信息革命,其规模与影响之深远,远远超过十九世纪的工业革命。信息技术的日新月异,使人们在同一时间内可以获得网络内任何信息。这一变化大大促进了经济一体化的开展,市场的竞争日趋剧烈和向着国际化开展。在这种大背景下,企业要生存和开展,必须适应这种新的客观环境。企业如果仅仅注重机制的转换,只强调制造技术和设备的改造,而无视管理信息技术的进程,就无法取得进步和开展。相反,先进的管理信息技术的应用可以使管理系统的应变能力增强,控制能力提高,这样才能使得企业的新机制和新技术变得更加有效。信息机制将决定一个企业的运行效率,任何一个企业的优势都将受到其信息化程度的深刻影响。 通过实施ERP系统,可以帮助企业在原来改革成果的根底上,深入挖掘企业内部资源和外部资源,为我所用。在企业内部,产、供、销、人、财、物各环节通过ERP提供的功能可以完全实现电脑化、集成化、自动化,为管理人员提供强有力的管理工具;在企业外部,与SCM、CRM整合后的ERP系统可以实现企业与供给商和客户的信息自动交互,从而提高整个采购环节和客户关系管理的效率,同时,通过ERP系统还可以与第三方的B2B网站全面链接,实现网上的电子商务,从而减少大量中间本钱,提高企业的市场竞争能力。最终提高企业对市场的响应能力,提高产品质量,提高企业的竞争力,使企业具有可持续开展的能力。 1.5 华兰生物ERP工程效益预测 美国?财富?杂志统计的500强企业中,70%以上都使用了ERP,因此国内一些流程制造企业也纷纷开始应用ERP来进行企业管理。同时根据英克公司近十年实施成功案例总结分析,实施ERP可使流程制造企业获得明显的直接经济效益和社会效益。 1.5.1 直接经济效益 物料管理方面 加强企业物料管理是MRPⅡ/ERP系统取得效益的主要方面,据国内外实施的经验和英克公司统计数据,库存和在制品可减少20%-30%左右,从而减少了资金占用,其机理如下: 系统通过库存管理和车间管理功能对所有物料进行了多层次的精确的物料动态管理,这样可以使各级管理人员精确及时地掌握库存和半成品状况。 物料管理有极强的方案性,通过物料需求方案〔MRP〕将物料供给方案和生产方案紧密衔接,使物资供给部门和制造部门对应该做什么、做多少、什么时候做都非常明确,从而减少了物料的盲目采购和生产。 在车间执行级,通过MRPⅡ/JIT的混合制造模式,在执行生产作业方案时采用JIT的拉动机制,使前序生产〔或供货〕严格按照后序的“拉动〞信息执行,真正实现准时供货。即客户拉动产品,产品拉动半成品,半成品拉动原材料。 据统计,在制造企业中,对物料的有效加工时间仅占物料整个停滞时间的百分之几,而大局部时间〔大于90%〕物料都处在无效的停滞状态,从而占用了大量的生产资金,通过MRP物料需求方案,使企业由传统的按产品管理转变为按物料提前期管理,从而大大减少了车间在制品的积压。 ERP使财务数据准确而完整 从根本上解决长期以来一直困扰着帐务串户错账问题,使应收账款、应付账款准确率到达99%以上,解决了各部门与财务、仓库与财务、仓库与车间、车间与财务帐帐不符、帐证不符的问题,保证了会计数据的真实、完整,使会计根底工作得到了很大的提高。 此外,系统灵活的查询功能,可能根据会计人员的需要,任意排列组合,为预测和分析带来了极大的方便,同时也为企业管理供了有价值的第一手资料。 ERP提高制造企业生产水平和用户效劳水平 系统可迅速、准确地显示出物料短缺动态明细表,使企业存储物料的长线、短线一目了然:从而可预先进行监督和控制,保证在降低库存的条件下无短缺生产。 由于生产物料能准时交付,生产车间的劳动生产率可提高20%-40%, 准时交付率平均提高55%,误期率平均降低35%。 由于消除了短缺物料,保证了均衡生产,节约加班费用,并保证了产品的质量。 MPRⅡ/ERP系统完成了产品方案、物料需求方案;工序级方案之间的无缝衔接,在编制方案中压缩无效时间和提前期,使产品的制造周期缩短将近一半。 ERP系统加强了对资金的控制,严格地控制了企业各项费用。系统制订构成所有产品BOM的定额〔标准〕本钱,根据产品BOM的工艺路线制订各工序的工序价格,然后通过实际本钱和定额〔标准〕本钱的差异分析来监控各本钱要素的变动,从而控制有关部门生产活动的效益,及时发现和解决问题,实施MRPIⅡ/ERP成功的企业证明可降低制造本钱5%-12%。 对出厂的产品,可以按批次号进行跟踪,从生产过程开始即对其质量进行跟踪,大大增强了质量问题的可追溯性。 ERP系统可大幅度提高各业务部门的工作效率,华兰生物ERP工程的实施,预计可以到达以下效果〔以下是北京英克科技多年来在各企业中统计的数字〕: 物资供给方案〔编制〕提高20倍 销售合同管理提高12倍 库存管理提高6倍 本钱核算提高10倍 生产统计提高4-6倍 1.5.2 社会效益 实施ERP会加强企业的内部管理,降低生产本钱提高市场竞争力。此外还能提高本企业在市场的知名度,使本企业的无形资产增值。 通过系统企业领导和各级管理人员可以随时获得企业各级方案内容和方案执行的情况,掌握市场销售、财务等方面的运行情况,获得改善经营决策的数据和信息,提高企业的应变能力和竞争地位。 企业所有的员工执行的是一个统一的方案,上层的变化可以灵敏的传递到下层,下层的执行结果也能及时的反响到上层。解决了即便是高层领导也忙于解决缺件的被动应付的局面。 ERP是市场和订单驱动的机制,因此有极强的多品种小批量生产的组织能力。它是一个快速反响的系统,能根据客户对产品的需求及时交付。 实施ERP系统的过程也是企业内部管理功能重组和整顿的过程,可以进一步理顺管理的工作流程,对企业管理的规章制度和生产根底数据进行整顿。 实施ERP系统可以进一步把企业管理人员从繁重的日常业务中解放出来,使他们有时机进行学习,从而提高他们的管理水平。 企业员工素质和精神面貌明显变化,团队精神得到发扬。培养出一批既有先进管理观念,又适应使用计算机管理作业的新型人才。 ERP系统使管理更加标准化,有利于企业管理的标准化,并促进了质量保证体系的实施。 ERP是一个基于网络的信息集成系统,可使企业在生产经营活动中实现数据共享,甚至包括在企业整个供需链中,与跨地区、跨国的供给商、销售伙伴、客户等进行通讯联系。 2 华兰生物营销资源管理信息系统目标和需求分析 2.1 华兰生物营销资源管理工程总体目标 华兰生物实施ERP系统的总体目标是为实现企业开展规划而制定的,具体可描述为:通过企业的计算机硬件/软件资源,综合运用现代化管理技术、制造技术、信息及网络技术将企业生产全过程中有关人、技术、经营管理三要素及其信息流、物流、资金流有机集成并优化,与企业正在实施的现代企业制度改革紧密结合、与企业技术改造紧密结合、与企业经营开展的战略目标紧密结合,把华兰生物逐步建成一个信息高度集成的现代化企业。最终到达标准管理、严格考核、提高品质、降低本钱和库存,减少企业经营风险,提高办公效率,有效管理、监督、控制企业经营活动,从而提高企业在市场上的竞争能力,使华兰生物成为总体优化,效益显著的现代化企业。 具体目标: 1 建立科学的营销管理体系; 加强市场时机分析,关注4C: 公司〔COMPANY〕的内部资源、竞争能力和经营策略 环境因素〔CONTECT〕-政策、经济和技术的普遍趋势 现有和潜在客户〔CUSTOMER〕的需求及特点 竞争对手〔COMPETITOR〕的优劣势及动向 1 建立高效的营销方案 关注4P 产品决策〔Product〕 定价决策〔Price〕 分销决策〔Positioning〕 促销决策〔Promotion〕 1 加强对营销方案的实施和控制 建立公司实时监控与考核系统,对下属分支机构进行实时监控与考核;建立公司级的决策支持系统,准确、及时地了解整个公司的经营状况,并迅速决策。 2.2 华兰生物需求分析及建议方案 我们结合英克公司的产品针对华兰生物的行业特点及公司现状提出的相应解决方案进行阐述。 2.2.1 营销总部管理需求-中央掌控系统的建立 通过几年的开展,华兰生物在全国范围内建立了广泛的营销网络,大大的提升了市场开拓能力和客户效劳能力。销售公司在公司中作为核心的部门,其重要性不言而喻。但是,在高速扩张的同时,也不可防止的出现了各种各样的问题,因此需要通过信息系统的建设来提升管理能力和管理手段。 英克认为贵公司需要建立一个高效的“中央掌控系统〞,从而实现对整个营销策略、营销过程、营销网络进行过程化的细致管理。 通过信息系统的建设,提升公司中央掌控能力、中央效劳能力、中央业务能力。具体表达在以下5个方面: 总部政策管理是关键:表达在对价格体系的严格控制,对重点客户的优质效劳,对整个市场策略的重新定位。 提升总部的效劳能力:表达在总部建立高效的销售后勤效劳体系、快速物流处理体系,以快速、便捷的为客户和各分支机构提供相应的效劳。 总部的资金流管理:表达在对销售回款的严格控制,减轻我公司的资金压力;对客户信誉额度的重点管理,以减低销售过程中存在的呆坏帐风险。 简化总部财务结算工作:通过建立“业务财务一体化〞系统,使财务和业务人员从大量烦琐的对帐和结算工作解脱出来,将精力集中在数据分析和客户效劳层面。 提升总部对市场的反响能力:通过信息系统的建设,对贵公司积累的数据进行多角度的深入细致的挖掘和分析,从中寻找到新的商业时机和利润增长点。 总部绩效评价管理:数据的多维获取,实时获取。提高绩效评价的公平、公正、有效性。 华兰生物需要的建立的是“以提升解决核心问题能力〞为出发点的信息系统。这就要求所选用的系统应具备:过程化控制、精细管理、快速变革的特性。而英克科技的解决方案恰恰是基于这些特性而开发的。传统的进销存软件,能够解决贵公司所面对的一些数据采集和统计方面的根本问题,但无法满足贵公司高层管理者通过建立“中央掌控系统〞而提升企业核心竞争能力,实现企业长期可持续开展的战略目标。 营销是公司的龙头,是联系企业与市场的纽带,接收市场需求信息指导生产,同时将公司产品推向市场。营销工作直接决定了企业的兴衰。营销管理是指从客户需要出发来规划企业的生产经营活动,在大量的客户信息的分析根底上来答复生产何种产品、产品如何定价、产品如何销售、如何为用户效劳、如何确定本企业最优的产品组合等诸多问题。营销管理主要包括销售合同的管理、销售价格的管理、销售订单跟踪、客户信用管理、销售考核管理及销售分析等。 目前主要现状和需求: 华兰生物现有客户多家商业客户,根据客户制定不同的策略,起草相应的协议,商务谈判并签订合同。由于信息量非常大,往往造成传递不准确,需要制定相应的表格化管理。 营销部门分为客帐部、管理部、营销部,以及异地的19个办事处等多个明细的职能机构,主要负责合同的签定、跟踪、发货、回款、发票管理及客户的售后效劳管理等。 建议方案: · 加强客户档案资料管理,对其自然状况、订货、付款情况、信誉评价给以记录和动态维护,为销售各环节共享,为查询提供方便。 · 业务链信息共享,建立快速报价系统、生产定单跟踪、库存、发运、结算、售后效劳等一体化管理,快速响应客户需求,提高效率及效劳质量,提高客户满意度。 · 与财务销售应收帐集成,加强对客户预付款、回款、销售费用及拖欠款的跟踪管理,减少失误,提高回款率。英克公司PM系统销售局部根据订单出货,产生出货的依据,一般,只要出货单一经过确认,此订单即为交付完毕状态,此出货单的交易总额会自动进入财务系统,产生相应的应收帐款。如果需要退货,使用退货单据,转入财务部门,冲减此客户的应收帐款。但在单据流上必须修改原定单的状态,通过单据的状态可以控制库存数量的准确性与财务部门帐款的准确性。华兰生物营销部门在面临的因产品质量问题而造成的退货现象时,在PM系统中,根据销退单生成销售结算单,产生结算凭证,表达业务财务一体化。 · 加强售后效劳管理,反响产品质量信息,为改良和提高产品质量提供依据。 · 建立销售业务员业绩档案,为业务员的考核和奖惩提供依据。 · 建立与税控发票的接口管理,防止发票信息的重复录入。英克PM系统中发票单据格式设计成税控系统可读的模式,发票由税控机打印,为了便于发票的管理建议发票号人为的反填到PM系统中。 · 加强销售决策分析,开掘企业利润来源。通过不同规格产品销售统计,季节分析,市场预测,客户特性及其奉献度等销售业绩分析,制定销售策略,增强重点地区的销售工作;通过客户/商品比重分析,开掘重点客户,掌握80:20的市场定律〔企业80%的利润来自20%的重点客户〕;通过重点客户订货变化的分析找出原因和对策可保持和提高市场占有率;通过本钱/利润分析、资金流向分析引导资金良性循环。 · 数据分析采集,销售环节中的各项单据如订单单、出货单等均可为企业提供数据分析,系统会自动将产生的有效数据聚集到业务分析系统。英克公司本着为客户的实际需求为己任,在PM系统中为客户提供综合经营信息管理系统,帮助华兰生物管理层在不同的时间点,随时的进行交易及运作数据采集,产生相应的报表。在所需报表的格式及栏位上,英克为华兰生物提供任意组合的报表生成功能,满足高层管理者的需求。多种图形报表分析工具,让统计分析更加直观。 销 售 分 析 客 户 客 户 供 应 价 格 设 定 客 户 信 誉 额 度 设 定 客户产品信息管理 客户退货的管理 客 户 订 单 管 理 2.2.1.1 客户信息的管理 对客户各项信息的综合管理,如客户价格、信誉额度、各类产品信息的设定及效劳承诺的管理等,便于为客户提供更好的售后效劳及依据客户为统计源进行销售分析。如以下图。 2.2.1.2 客户信用额度管理 在实施过程中通过客户信用额控制与信用天数的控制相结合,同时对客户在途款也加载为客户信用考核指标,而针对不同的客户那么以客户的规模、资金情况、营业情况、信誉情况、销售情况、历史付款情况、未来的开展前景等因素为客户制定一个恰当的信用额或合理的付款天数、在途款天数。对应收款项与信用相结合的管理方式,不仅可预测资金回笼情况,还促使了企业与客户的沟通,促进了企业与客户的相互了解和信赖,既保证了客户的利益,又减少了坏帐风险。 在实际作业当中,将已经制定好的客户信用额度输入到此客户的根本资料当中,当此客户向公司业务部发送订单时,系统会自动根据已制定的销售单价乘以客户实际订单数量,得到订单总金额,根据客户订单总额,系统会自动前去核对此客户的信用额度,假设总额超出信用额,此订单会禁止通行,系统将此单自动转入待审核单据中,等待人为的进一步处理。当此客户单的总额小于信用额度的时候,系统会根据订单总额递减信用总额。在此处,实际可用信用额度与财务系统时紧密结合的,当财务部门冲销了此客户上笔应收账款之后,系统会自动增加此客户的可用信用额度。 2.2.1.3 目标医院管理 作为最重要的销售窗口,医院是药业企业的生命线之一。 在剧烈的市场竞争环境中,如何建立、管理、维系医院与企业的关系;如何指导、控制医药代表的此过程中的行为操作;如何及时收集市场反响以改良运营方式,成为药业企业运营与管理工作的重要组成局部。 在传统操作模式下,企业与医院的关系、在建立与维系这种客户关系的过程中产生的,日后可以指导下阶段工作的知识沉淀等信息,完全掌握在医药代表的手中。信息向上透明度的缺乏,直接导致企业管理层无法进行有效的决策与管理;更为严重的是,当出现突发事件时,决策层无法在短时间内获取足够的、正确的、有效的信息以支持快速决策,并对事件处理的实际执行者提供指导与支持。 目标医院管理的最终目的,就是要帮助企业的决策层,建立对医院这个销售窗口的全面观察镜头,从其内部与企业业务关联的组织关系、人员关系,到实际销售状态、业务往来状态,以及医药代表在此过程中所作的一系列工作及其效果,做出准确、及时的信息跟踪与知识沉淀。 PowerManger ATH〔Aim To Hospital〕目标医院管理系统,是英克公司在医药行业解决方案中的重要组成局部。 ATH专注于对目标医院的客户关系、业务状态、医药代表工作过程等销售一线信息的跟踪与挖掘,同时对企业决策层提供辅助决策支持。ATH的目标是帮助企业控制、保有、优化与目标医院相关机构、人员的关系;扩大、稳定产品销售额度及回款力度;降低医药代表业务操作的盲目性;控制业务相关费用的浪费与流失;在产生突发事件时及时获得足够信息以辅助决策,从而最终到达扩大市场份额及销售额、降低销售本钱、控制业务风险的目的。 目标医院资料管理——统一管理目标医院的组织机构、相关人员等资料信息,将原本零散、混乱的数据进行集中、条理存储;可以准确了解当前目标医院的数量、组成、业务运行状态及在企业销售网中所占地位等 医院管理:对目标医院信息的记录、更新、查询,包括医院等级、所在地、平均日门诊量、病床床位数等信息。 科室管理:对目标医院科室信息的记录、更新、查询,包括医生数量、平均日门诊量、病床床位数等信息。 人员管理:对目标医院业务往来人员信息的记录、更新、查询,包括姓名、性别、年龄、职称、职务、个人喜好、家庭住址、个人 等信息。; 医药代表业务管理——通过医药代表方案管理、目标医院进销存数据统计、断药发生后警告等方式,及时掌握医药代表工作业绩、工作状态,并便于医药代表发现工作改良重点; 业务后勤管理——对业务过程中发生的宣传资料、礼品等物品,采对级申领、对级审批的方式,将后勤浪费降低到最小限度。 2.2.1.4 销售价格体系管理 针对与不同的客户,公司的销售价格体系也是不一样的,在实际的系统管理中,可以根据不同的销售价格体系制定不同的销售价格。 英克公司认为,销售价格不可依据产品的类别或产品名称来定,因为相同的产品面对不同的客户可能会有不同的销售价格体系,但一般面对一家客户的同一产品的销售价格是一致的,我们在实际系统运作中,将可以享受同一价格体系的客户按照客户价格类型进行区分开来,一种价格类型代表一种销售价格,将此一价格类型建立在此客户的根本资料中,系统就会自动在接到客户订单时自动抓取制定好的销售价格,此功能减轻了业务员工的工作强度,不需要人为的记忆各种不同的销售价格,同是也防止了人为的开错价格,造成不必要的损失与麻烦。将面对不同客户的销售价格制定权标准在主要负责人手中,有利于市场价格的稳定。 2.2.1.5 药品招投标管理 招标信息管理用于记录药品参与应标的情况,为查询和分析提供根底数据。提供对招标信息的记录、更新、查询等功能。 招标信息包括:代理机构信息、标书信息、参与招标和组织招标的政府部门信息、招标药品信息、参与招标评标的专家信息、中标状态、招标相关医院信息、招标大区子/城市信息等。 2.2.1.6 费用管理 医药代表费用管理——结合医药代表业绩,对业务发生费用进行对级申领、对级审批,并落实到一〔笔〕费一人〔机构〕、一费一事,理顺财务记录,同时成为日后业务运营的的参照; 费用管理用以完成费用的申请、审核、查询等,并根据系统的设定,对各级机构及个人使用费用的限制作了提醒及自动控制。 ² 个人费用申请:医药代表个人负责业务发生费用需求时,用以申请相关费用。 ² 部门费用申请:当部门业务发生费用需求时,用以申请相关费用。 ² 费用 企业主管人员对下属或下级机构申报费用申请的审核、批示。 ² 费用复审:对于需多级审批大额费用的最终审定。 ² 费用申请查询:对于自身提交的费用申请的审批结果的查询。 ² 费用查询:对自身或下属、下级机构实际发生费用历史记录的查询、统计 2.2.1.7 库存管理 医院和分销商库存是提交、修改、审核、查询、浏览目标医院和分销商进货、销售、库存数据的专用模块。医药代表用该模块提交所负责客户的进销存数据,由系统设定的上级主管人员进行审核。相关人员可以对权限范围内数据进行查询、浏览。 ² 进销存浏览:可以查询权限范围内的医院进销存数据,一般而言查询者仅能查询、浏览个人或下属部门、人员所负责的客户进销存数据。 ² 纯销录入:医药代表可以录入个人所负责的客户的实际销售数据。 ² 数据 主管人员对医药代表上报的客户数据进行审核存档。 ² 修改申请:当发现录入数据有误,且该数据已经主管人员审核存档,需提交数据修改申请。该申请可以由个人撤销。 ² 回复申请:主管人员对医药代表提交的已审核数据修改申请的批复。 2.2.1.8 销售考核管理及佣金计算 考核的目的和方法 “通过一定的鼓励和惩罚措施,促使每个部门每个员工能为了企业的共同目标而向一个方向努力〞, 考核的方向应该基于各部门业务的独立与专业化。 具体到某个人、某个岗位的操作,系统构建时,精细化授权到每个人员的操作范围和具体效果。 管理对象可以对分公司、部门、甚至到个人进行考核与评估,以及岗位责任与考核评估体系。不仅考虑绝对数,还综合考虑真实分布与具体组成。 考核管理方案 考核管理涵盖销售、本钱、费用、利润等企业几乎所有的方面。 考核的具体方法与企业的实际情况密切相关,软件供给商不可能固化一套永恒不变的考核模式; 英克可以提供PMC-高级二次开发平台,双发共同努力在信息系统上实现企业的电子化考核; 系统可提供的考核根底数据指标主要如下: 销售客户开发情况、销售合同情况、销售回款情况、销售发货情况、销售开发票情况、内销/外销比例等\其他财务指标考核情况等等; 医药代表的佣金计算目前是由业务系统在销售单据的根底上每月来进行的。这么做的局限性在于业务员只能看到他们上个月的佣金情况,他们无法看到他们实时的签单佣金情况,也不能看到自己预期可以得到的佣金情况。 在本系统中可以实现佣金估算和查询的功能。系统通过集成获得每个医药代表管理的客户的订单和进货数量,就可以根据以及签下的订单和正在进行的订单来计算业务员佣金。 2.2.1.9 客户效劳管理 客户效劳的焦点是针对企业的销售、市场营销、客户效劳和支持等同客户有关的部门,使其业务处理的流程更加自动化和更有效率,从而全面提高同客户的交流能力。 1)建立融汇贯穿的渠道---以客户互动中心的启动点 通过Web、合作伙伴的方式实施最贴近客户的交流战略,从而扩展市场领域并提高客户的忠实度。 2)实现客户信息的集中式管理 客户效劳解决方案将全部数据应集中存储和管理,这样,当前的客户信息就可以实时地、快速提供给使用者。集中式的客户信息库还能保证在不同的业务部门和不同的应用软件功能模块之间的数据的连贯性。并通过对客户信息的分析,可帮助天颐科技对不同奉献度的客户实现差异效劳,和支持管理层和领导层的决策,也可实现协助客户进行购置参谋。 3)实施商业智能,加强分析决策能力 客户效劳系统中包括大量有关企业客户和消费客户的广泛信息。决策者需要利用和分析这些信息;只有这样决策者们才能作出更为明智和及时的商业决策。完整的、优化的企业解决方案应跨越客户效劳和DRP两种系统,这样,天颐科技才能将本钱与赢利的活动直接联系在一起。 4) 支持Web功能的应用体系结构 Web在企业内部和外部交流及交易方面日益广泛的使用,Web功能成为客户效劳解决方案中的关键因素。客户效劳系统的用户,包括客户和雇员,都要求能随时随地访问企业的应用程序。以Internet为中心的商业模式并使用自助效劳来扩展您的全球市场领域、缩短市场投放时间、提高效率并以最低的本钱获得最快的投资回报。 5)充分与企业现有应用系统的集成 客户效劳系统与财务、制造、库存、分配、后勤和人力资源等应用模块无缝地集成在一起真正地发挥作用〔即,提供一个闭合的客户交流环路〕。确保企业实现跨系统的商业智能。 2.2.2 异地办事处分销管理需求-基于INTERNET技术的分销系统建立 2.2.2.1 华兰生物分销管理的现状和问题 总部无法精确、实时的掌握各远程办事处及代理商的库存情况 各级分销机构的销售情况反响速度严重滞后,企业无法了解产品在整个市场的销售情况 各级分销机构要货的请求,通过手工方式传递,导致要货不及时,补货不到位 企业无法和各级分销机构密切联系,使得企业不能实现产品库存的合理调配 2.2.2.2 分销管理的核心问题 及时了解各级分销机构的库存情况 全面掌握各级分销机构的销售流向 2.2.2.3 分销管理解决方案 英克认为这是企业分销追求的是商品“流速“,但管理的关键在于网络上每个节点的每日经营信息的及时反响。经营信息包括:出库数量、进货数量、价格、品种规格、费用等很少几个。企业通过每日发生的几个业务关键数据信息的收集和分析,可以发现商品流速与地区、价格、时间、规格品种之间的规律和联系,因而帮助企业制定出相对准确的要货方案或资源分配方案,有效降低积压和断货现象,提高企业运做效率,增强赢利空间和竞争力。 同时,因为把握了销售趋势和预测准确性,进而可以指导企业制定准确的生产方案和物料需求及加工方案。减少了因销售需求频繁变化而引起的生产制造混乱,使生产制造过程有时机实现“不多、不少、不早、不晚“的理想管理目标,帮助企业提高制造环节的效益。真正理顺销售与制造的关系。 针对上述管理问题和根源的分析,英克提供了有效辅助管理手段--英克/DRP企业营销体系管理解决方案中管理分销网络的应用系统〔英克/DRP〕及配套效劳,帮助企业解决上述分销网络管理中的常见问题。 英克/DRP利用Internet技术,帮助企业实现对分支机构经营信息的采集和分析。分别给分支机构和销售总部的业务管理提供了便利的手段。它的总部端软件运行在PC效劳器上,相对其创造的管理价值而言,是一个低本钱系统。分别支持C/S方式和B/S方式,对不同地区的不同通讯条件都提供了有效的解决方案,而且还对数据交换进行了有效的专用加密处理,确保信息的平安可靠。分销网络上的任何销售单位都可以通过一台PC机,就能了解所在地区什么产品,在什么时间以什么价格卖得最快?还可以知道所有商品的流速趋势和比重,以及销售潜能;并帮助他们提高费用管理能力、销售结算回款能力、市场预测能力和快速决策能力。彻底解决以往凭感觉、拍脑袋〔“蒙“〕的感性经营风险。帮助企业在经营速度和理性决策方面建立竞争差异和优势。 英克/DRP结合了适合于企业分销体系的先进管理模式和最新信息技术手段,主要侧重于分销体系前端现场日常发生的最关键业务数据的收集和分析,从而让企业高层领导和管理部门及时掌握和控制销售过程的动态,包括:各级分销点的库存情况、采购到货签收情况、要货方案、销售信息〔销量、价格、销售速度、产品品种、销售比重等〕、根本财务情况(应收帐款、费用)、销售方案的完成情况、代理商/经销商的成绩和信用状况、销售回款情况、业务员业绩考核、竞争对手的相关销售数据和信息等等,并在此根底上加以多角度科学化的分析,从而有依据地决策企业的战略部署〔包括地区配送商品数量、品种确实定,销售任务确实定,销售价格等竞争手段确实定〕。 通过英克/DRP,企业领导和管理者迅速满足了急需解决的市场和销售信息及时掌握的需求,同时它还可以解决一系列企业分销体系中最敏感的问题: 1. 了解自我,发现潜力 可以使企业了解产品在各地的库存资源情况,各规格品种的销量和销售速度情况,各地区的销售情况〔库存、销量、流速、比例、价格〕及经销商的销售情况,各地区市场的销售潜能以及价格、品种等对销售的影响。通过对数据的比照分析,企业能够全面及时地了解自己真实的资源、能力、问题和潜力。真正地了解自我。 2. 销售指数表 通过数据的收集,可以为企业提供多种角度〔总计、地区、品种、分销商等〕的最基层数据分析表〔销售指数表〕,帮助企业分析分销能力,积累跟踪历史数据,总结趋势性规律。 3. 销售方案 可以使各分销点及时将销售信息反响到总部,总部领导和管理人员可以具此制订合理的销售方案〔任务方案、要货方案、资源分配方案〕,有助于决策者从宏观上掌控全局,及时了解和把握销售趋势的整体变化情况。 4. 分支机构的合理监控 可以为企业在实现总结与评比提供基于量化的依据,比方对分支机构的业绩评估,对销售人员的绩效评估。同时对业务状况提供根本的控制。 销售流向管理 异地库存、经销商库存管理 分销机构费用管理 经销商查询统计 企业内部管理信息系统 营销管理系统 采购管理系统 仓储管理系统 生产管理系统 财务管理系统 决策支持系统 内部局域网 数据交换 分销业务体系 营销管理中心 总部中心仓库 各级经销商 各地中转库 办事处 订单审核 销售任务 发货指令 发货指令 要货要求 库存,销售情况上报 汇总情况 3 华兰生物ERP系统总体设计方案 3.1 ERP系统总体设计思想 3.1.1 建立KRM知识与资源管理体系 KRM(Konwlege &Resource Management知识与资源管理)是英克科技提出的最新知识理论体系,是在ERP根底上开展而来的,有效融合知识管理思想的新型企业信息管理系统的模型。它通过企业内部管理通路、企业的商务模型与商务控制、企业外部管理通路及盈利系统的有机融合,构建符合知识管理要求的高度的企业信息化共享管理体系。有效地保护企业资源,提高企业的核心竞争力。 其核心思想就是要将知识流与物流、资金流并行处理、统筹规划,使企业建立平安的可持续开展的运营体系。KRM系统通过将任务原子化、管理插件技术能将企业的整个管理体系通过知识的共享与传递为纽带有效融合在一起,对企业进行根本程度的再设计,从而弥补ERP〔企业资源方案〕系统的缺乏。 KRM做为表达知识资源管理的载体,是基于对企业实际应用的理解而定立的系统。它的运作核心是将知识视为企业盈利系统的一局部,并且将企业整个知识管理体系通过知识的创新与创造、知识的结构化、 知识的传递与发布、知识的运用有效地连接在一起。KRM使企业逐步完成作业型到学习型的过渡直至实现知识型企业转型的完成,KRM是在企业现有商务模型根底上的企业再造过程。 构成:完整的KRM组件由以下几个局部构成,即: 内部网、ERP的系列产品、Call Center、CRM、中间件、OA、HR构成 3.1.2 建立华兰生物的ERP系统 英克科技企业综合管理系统PowerManage(简称PM)包括ERP〔企业资源规划〕、CRM〔客户关系管理〕和E-B三个领域内十多个系列产品。 决策支持层 信息运作层 根底数据采集、处理 PM/ERP层次结构图 其中,PM/ERP产品在功能上共分为3层:1层为根底数据层,2层为信息运作层,3层为决策支持层。 决策支持层是顶层功能,依据企业内部和外部信息对企业经营策略、中长期目标、开展规划和年度综合方案提出决策支持。 信息运作层又可细分为经营管理、生产管理和人力资源管理,其任务是对各分厂、车间、各处室的生产和业务信息实现集成管理,并依据经营决策的指令形成逻辑策略。 根底信息层实现对有关生产、业务的根底数据采集和数据转换等处理,形成详细的生产方案、生产策略和过程策略,并对生产过程进行常规控制。 PM/ERP是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式,是先进的、行之有效的管理思想和方法。它的核心管理思想就是实现对整个供给链的有效管理,此次针对与华兰生物信息化工程的实际需要,系统主要表达在以下三个方面: F 表达对华兰生物整个供给链资源进行管理的思想 现代企业的竞争已经不是单一企业与单一企业间的竞争,而是一个企业供给链与另一个企业的供给链之间的竞争,即企业不但要依靠自己的资源,还必须把经营过程中的有关各方如供给商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供给链中,才能在市场上获得竞争优势。PM/ERP系统正是适应了这一市场竞争的需要,实现了对整个企业供给链的管理。 F 表达精益生产、同步工程和敏捷制造的思想 PM/ERP系统支持混合型生产方式的管理,其管理思想表现在两各方面:其一是“精益生产LP〔Lean Production〕〞的思想,即企业把客户、销售代理商、供给商、协作单位纳入生产体系,同他们建立起利益共享的合作伙伴关系,进而组成一个企业的供给链。其二是“敏捷制造〔Agile Manufacturing〕〞的思想。当市场上出现新的时机,而企业的根本合作伙伴不能满足新产品开发生产的要求时,企业组织一个由特定的供给商和销售渠道组成的短期或一次性供给链,形成“虚拟工厂〞,把供给和协作单位看成是企业的一个组成局部,运用“同步工程〔SE〕〞,组织生产,用最短的时间将新产品打入市场,时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性,这即是“敏捷制造〞的核心思想。 F 表达华兰生物事先方案与事中控制的思想 此次华兰生物信息化工程中的方案体系主要包括:主生产方案、物料需求方案、生产能力方案、采购方案、销售执行方案、利润方案、财务预算和人力资源方案等,而且这些方案功能与价值控制功能已完全集成到整个供给链系统中。另一方面,信息化工程通过定义事务处理〔Transaction〕相关的会计核算科目与核算方式,在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。从而实现了根据财务资金现状,可以追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,便于实现事中控制和实时做出决策。 此外,对华兰生物的方案、事务处理、控制与决策功能都在整个供给链的业务处理流程中实现,要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心,流程与流程之间那么强调人与人之间的合作精神,以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性潜能。实现企业管理从“高耸式〞组织结构向“扁平式〞组织结构的转变,提高企业对市场动态变化的响应速度。从系统功能上来看,PM/ERP信息化工程强调各功能子系统的紧密联系以及配合与平衡。正是这些功能子系统把企业所有的制造场所、销售系统、财务系统紧密结合在一起,从而实现全球范围内的多工厂、多地点的跨国经营运作;更好地支持和管理混合型制造环境,满足了企业的多元化经营需求;PM/ERP强调企业的事前控制能力,它可以将制造、销售、运输等通过集成来并行地进行各种相关的作业,为企业提供了对质量、适应变化、客户满意、业绩、资金需求、资金控制等关键问题的实时分析能力。 总之,借助IT技术的飞速开展与应用,华兰生物ERP工程可建成将很多先进的管理思想变成现实并加以实施应用的计算机信息系统。 3.2 ERP系统设计原那么 3.2.1 华兰生物的开展要求软件系统必须具有柔性化 企业的社会环境是变化的,企业的产品构成和方案模式、产品所处生命周期的阶段不断地变化、企业规模不时在扩展、营销的方式在改良、企业不断的进行业务过程的再造(BPR)等等,企业的变化是绝对的,而软件本身的程序代码是绝对不变的。如假设软件系统是固定不变的,软件系统实施成功又需要较长的时间、花费较大的投资,企业引进管理信息系统往往是很慎重和保守的,不能经常更换或中途弃之不用,结果企业引进的信息系统软件将成为束缚自身开展的枷锁。通常的解决方法是二次开发,但实践证明二次开发并不是好方法,所有经二次开发的ERP系统都难以顺利的进行版本升级。不改动软件,只要对软件的配置加以改动,并且这种改动可以是自动、半自动完成的那么是理想的方案。因此,要求软件系统具有一定的柔性,具备“流程再造〔BPR〕〞和“自我再设计〞能力;能够动态地进行组织机构的定义调整、部门岗位定义、人员授权、业务流程的动态重组;适应业务流中诸环节的多模式运作。使系统具有对自身进行配置和更新组合的机制,才能充分满足企业在开展中的应用需求,从而归避企业投资重复的风险,在相当的时间内适应企业的变化。 3.2.2 ERP系统的新型设计思路 F 由顶向下(Top-Down)的设计,由底向上(Bottom-up)的分布实施原那么 在进行功能分解,建立结构模型、功能模型时,应当由顶向下去做,而在实施时和建立信息模型时应领先考虑低层的建立,然后逐步向中层及高层开展。当然为了保证能分期分布实施、边实施边见到效益,所以在设计各子系统时应当以集成为主线,考虑如何将子系统设计成既能集成运行,又能独立运行的系统,这样既便于各子系统分期个别实施,也便于将来将各子系统独立出来单独进行调试及维护。 F 目标适宜,有限投资,逐步开展的原那么 系统的优化是多目标优化问题,不存在最优解,而只有协调解〔Trade-Off〕。因此应当根据“有限合理性原理〞,根据企业的实用需求〔当前的和长远的〕,按照企业可能作出的投资规模,定出相应的适宜目标,尽早实现、尽早取得投资回报,今后再以此为根底逐步开展。 F 首先保证实用性、可靠性,然后追求先进性、科学性的原那么 工厂企业与学校、研究机构不同,系统的投建有很明确的背景:实用、可靠是最为重要的因素,因此应当尽量采用成熟技术。在开放平台与标准化界面、开发工具包等的选择和设计时,不能标新立异,搞过多的探索式、研究式开发。当然没有先进性、科学性,系统的寿命就不会长久。因此设计中应当充分考虑未来的开展,有超前意识,在可靠、平安的前提下,尽量作到先进、科学,以充分保护目前的这局部投资。 F 建立C/S体系结构和B/S多层体系结构,遵循分布、开放、互连原那么 客户机/效劳器〔Client/Server〕和浏览器/效劳器(Browser/server)体系结构已被数据库产品开发者、硬件制造厂商、系统集成商和广阔的用户广为使用,证明是一种较为理想的成熟的体系结构。采用这两种体系结构,实现分布式操作,可大大减轻效劳器和主干网的负担,更有效地使用计算机资源,大大提高通讯和控制的效率。 多层体系结构是在C/S和B/S结构上进一步开展的计算体系结构,适用于移动办公和Internet应用。C/S和B/S结构结合起来,可以充分发挥两者的优点。 开放性已经成为新的一代信息系统的根本要求,设计中应当充分考虑,使所建的系统易于扩充,容易实现多厂商产品的集成,能很方便地与其他系统互连。这种开放性和互连性既表达在硬件平台、系统软件平台、网络平台的选择中,也表达在应用系统的设计中。 F “应用软件平台+专项开发〞的构建方式 选择何种构建模式下的应用软件,是建设企业计算机管理系统的难点,也是影响成败的关键。英克公司根据近十年成功地实施了四百多家大中型企业的经验。提出并实现了有别于“专项开发〞以及“定型软件〞的第三种系统构建方式:“应用软件平台+专项开发〞。 公司在软件设计之初,就提出一套独特的建模体系。基于“原子化任务〞的概念开发形成一个商品化的应用软件平台,由能够动态描述企业运作的“企业再设计〞,“环境变量〞等相关构造工具与覆盖企业各种需求的“海量模块仓库〞构成。基于这一平台对于具体企业的特殊需求,在系统总体体系结构下进行专项开发,这样就形成对于某一个企业完善的应用系统。这样的应用系统在具有深厚的技术积累和可组合空间的前提下,充分的实现企业的特性需求。能在较短的时间内,在几乎没有风险的情况下,实现软件系统的建设。 同时,作为走商品化道路软件供给商,其产品的开发是面向专门的运营业态。一个方面,用海量模块仓库覆盖整个业态内企业的需求。综合了相当多的业务处理模式和管理机制,对于一个企业而言仅是抽取其中一个子集或全集进行构建。这一构建是动态的。另一方面,对于业态内的一些变革〔诸如税务政策、物价政策、销售模式等〕对软件造成的新需求,能够作为软件供给商经常关注的需求进行整体的解决。 4 英克公司ERP系统总体设计思路 从此章之后,是对英克产品的具体说明,作为对华兰生物方案理解的根底材料。其中方案中所推荐的产品为英克公司ERP系统的一局部,通过此篇的简单介绍可以对英克公司的产品所表达的管理思想有个大体上的了解。 4.1 英克公司产品总体架构 英克企业管理系统不仅可以完善的解决华兰生物出现的问题,还可以全面的满足其需求。英克产品PowerManagee是由一个复杂企业管理信息系统,从逻辑上英克将其设置为以下几层: 决策支持体系 财务体系 核算体系 业务运作方案、控制、调节 业务运作执行体系 物流执行体系 根底设施体系 其中每一层都是上一层的根底。以下图很清楚地从下至上全面的反映了整个PM3.0的层层架构和海量原子化模块的设计思路。 说明: BMS: 企业综合管理系统 GPCS: 物流调配系统(分销管理系统) RETAIL:零售管理系统 MPCS: 生产方案与控制系统 ZW: 帐务系统 GZ: 工资管理系统 GDZC: 固定资产管理系统 FEE: 费用管理 CASH: 资金管理 EGRPT: 集团财务管理(集团合并报表) TOZW: 业务转财务系统 IBIS: 综合经营信息系统 DBCOPY:远程数据复制系统 OA: 办公自动化系统 HR: 人事管理系统 CRM: 客户关系管理系统 EB: 电子商务系统 PM根底数据 PMC: 人员、组织、授权、配置 BMS: 客户、设施、货品… BMS: 仓库管理、 运输管理 PM物流执行 PM业务运作- 执行 BMS: 销售业务、采购业务执行、调配业务执行 PM业务运作-方案、控制、调节 BMS: 综合库存 、价格 GPCS:物流调配 PM核算 BMS: 销售核算、采购核算、存货核算 PM财务 帐务 工资 业务转财务 DBCOPY、DAS 分布处理复制工具 RETAIL:零售 PM决策支持 IBIS综合经营信息系统 固定资产 MPCS:生产本钱 MPCS:生产方案与控制 MPCS:生产管理 EB: 电子商务 OA: 办公自动化 HR: 人力资源管理 CRM: 客户关系管理 费用管理 集团财务 MPCS:车间物料 BMS: 销售控制、采购业务管理 最下面是PM的根底设施体系,包括PM/BMS业务综合管理系统中的客户、设施、货品等;PM/PMC二次开发平台;PM/DBCOPY数据库远程复制工具三个局部。〔华兰生物是以物流活动为核心,并通过物流活动赢得利益的企业。在这种企业中,货品是最为重要的资产、核心内容。PM的根底设施中还包括一个工具:数据库远程复制工具DBCOPY,作用是无论企业分布在多广的范围,在根底数据这层应是统一的。 往上是PM物流执行体系,它主要包括PM/BMS业务综合管理系统中的仓库管理、运输管理和PM/MPCS生产管理系统中的车间物流。〔物流执行:反映的是这一层面上的所有功能以及管理人员,它是一个执行的角色,不具有决策权。 1、物流执行:包括仓库管理、运输管理。在商业企业、工业企业中都包括这两方面,生产企业还包括车间的物流管理。对于仓库管理,仓库保管员的权限是执行通过系统内部传送过来的购货单据出货,所以是执行层。执行层的意义在于物流管理不是独立运作,要受各方面影响。 2、物流管理在企业中的地位非常重要,因为对于商业企业,货品在仓库间的移动,或从总部移动到分公司,再从分公司流转至客户处,在这个过程中实现了销售。货品在进货、出货过程中价格提高,是因为企业为客户提供了一种效劳,这种效劳就表达在物流管理中。而在工业企业中,如果物流控制的好,可有效降低库存,提高效率、增加资金流动、减少本钱。现今社会,企业竞争欲加剧烈,客户要求的是高效的效劳。例:客户在一家企业购货,需等候2-4小时才可拿到货,这样的效率客户也许不会再次光临。而在另一企业,客户在半小时内即可拿到货,甚至企业还有送货上门的效劳,这样的高效效劳,即使货品的价格高,客户还会再次光临,因为客户在购货过程中享受到了良好的效劳。所以,效劳在物流管理中的作用非常重要。工业与商业企业最大的差异在于物流过程中,工业企业将原材料变成产品,改变了商品的形态,增加了很高的价值。而华兰生物公司既有工业企业性质又有商业企业的性质,同样参与到了商业竞争之中,所以更要注重对客户的效劳。 3、企业的各个层面的政策、决策的管理措施,最终的结果都是通过物流实现的,如仓库管理、销售营销管理、各种销售策略〔广告、促销等〕,最后都是通过是否可以扩大企业物流反映出来的。〕 再往上是PM业务运作体系,它分为两个层面,一是执行层局部,由PM/BMS业务综合系统的综合库存价格,销售业务、采购业务执行。调配业务和PM/RETAILE零售系统,PM/MPCS生产系统的车间生产体系构成;二是方案、控制、调节体系,由PM/BMS的销售控制、采购业务管理,PM/GPCS,PM/MPCS的生产方案与控制组成。 一、在执行层面局部 1、内容:这个层面是按照各种规章制度来做业务的过程。如:规章制度中包括综合的库存、价格、销售业务、采购业务、调配业务执行。对于连锁企业为连锁配送。 2、人员:人员如销售开票、发票、结算等人员,他们都是直接做业务的,而实际业务都是在执行层发生的。 3、功能:在这个层面上的最强的管理功能是方便性、时效性。如果操作人员多按一个键,一天就要多按一千次键,这样会造成很大的浪费。所以英克产品的高效、迅速、方便的功能是非常明显的。 二、业务的方案、控制、调节体系。它是控制下面所有环节的层面。包括:销售控制,如:信誉额度、结算方式、回款控制等;采购业务控制,如:承付模式、入库进货质量的控制等;物流调配;生产方案和控制:生产方案的制定及生产方案对下面的控制都在这一层面。 通过以上层面,企业内部的所有业务都已做完,涉及到了企业的产、供、销或进、销、存全部业务。这上面之后,系统转入了核算体系,通过两方面来实现:一是PM/BMS中的销售核算,采购核算,存货核算;二是PM/MPCS的生产本钱核算。 销售核算,具有两面性,通过下面的两个例子具体说明。 例一、在销售核算中,有发出应收核算,在财务中没有这个概念,所以对于某些业务情况下,如货已发出,但财务未开出票据,没有记帐,财务一般不会予以处理,但业务人员非常关心,因为实际业务已经发生。在财务不管的情况下,英克的发出应收核算,是属于业务的内容,是业务所需的核算,主要解决的就是类似的业务情况问题。 例二、遇到上面的业务情况,财务记应收,是从开发票开始的,财务应收帐的余额及应收的帐龄分析都是按开发票时间计算的。但对于业务,时间是以开发票、出库为准。从更多的角度来看,PM核算层是属于业务的。 PM核算层,是完整、真实的反映企业业务的实际运作状况,目标不是完全受财务的规章制度“有发票可做销售,无发票不可做〞的限制,而是按照企业实际发生的情况做,为企业决策管理者提供一个真实的管理依据,一个数量、数据的依据。 在PM核算层,有一特点:核算是明细的。因为从企业上来的数据都与货品、客户有直接的关系,每笔业务、单据都做了完整的记录,所以在这个层面上的核算都是明细的核算。在此核算的根底上,从横向角度讲,将一局部与财务相关的核算汇总,向财务系统传送。其中一局部核算就变成了财务系统的明细帐。它的目标在于:使财务系统不用多余的再做一份明细核算的数据,财务没有明细帐,全部都是二或三级的分类汇总帐,只要是和业务相关的,如应收、应付、采购、库存等最复杂的明细帐务,全部从财务中扣除出来,成为汇总帐,明细帐都已在其中做了。在PM核算层,数据不是人工输入的,是在业务执行过程中,物流执行层中一层层的将数据收集起来,在核算层没有做数据的录入工作,但直接可以将数据汇总,传给财务。为确保财务总帐与PM核算层的明细帐有完整、一致的对应,要求从核算层向财务层结转时,由财务人员控制。重要的一点是,核算中有哪些是由财务控制的?财务负责业务中内置的PM核算层中与财务相关的核算,它确实认过程,是确认总帐的明细帐的过程。财务人员保证总帐与明细帐的一致。所以,业务、财务一体化在PM核算层上表达的非常充分。 从PM核算体系开始,系统进入的是事后的控制局部,而该核算体系的一局部变成财务体系的明细帐。全面的PM财务体系包含PM/ZW帐表、PM/GZ工资、PM/GDZC固定资产、PM/TOZW业务转财务体系四局部。〔财务的特点是:遵循财务的各种规章制度。考虑了这一特点,系统会通过右边的业务转财务工具,把PM核算层的与财务相关的数据加以汇总,转到财务。由于进行了汇总,财务就甩开了PM核算层的所有财务明细帐,〈这个明细帐可直接打出帐页,支持甩开手工帐〉,同时通过“业务转财务〞,可以由电脑生成记帐凭证,降低制作记帐凭证的工作量,〈财务的工作量也会降低〉。但如果企业已安装使用了如用友、金蝶等财务软件,暂时不考虑换,英克可以通过“业务转财务〞给企业生成一个符合以上财务软件的工具或报表形式,根据这种报表形式,可以手工输入记帐凭证,也可以由对方设计一个程序结转过去,财务工作量也会降低许多。 最上一层是PM的决策支持系统,主要通过PM/IBIS,综合经营信息系统〔报表系统〕来实现。此系统,放在整个结构图的最上一层,说明它不仅仅是财务报表,也不仅仅是业务报表,它是一个财务、业务一体化的报表系统。此系统有自己的数据源,自己的数据挖掘工具,可以到财务、业务各个系统里得到它想要的数据,生成自己的报表数据源。所以,此报表系统是基于财务、业务一体化根底之上的,适合于大规模集团应用的系统。 4.2 英克公司ERP产品的主要特点 4.2.1 符合制药企业特点的工作流管理 工作流是针对工作中具有固定程序的常规活动〔如制药企业的GMP、ISO-9000质量认证〕而提出的一个概念。根据国际工作流管理联盟〔Workflow Management Coalition,WfMC〕给出的定义:工作流是指整个或局部经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。通常,把由计算机软件系统〔工作流管理系统〕控制其执行过程的过程都称作工作流。一个工作流包括一组活动以及它们之间的顺序关系、过程及活动的启动和终止条件,以及对每个活动的描述。 ERP通过将工作活动分解成定义良好的任务、角色、规那么和过程来完成执行和监控,特别是对关键岗位和例外事件的监控处理,到达提高生产组织水平和工作效率的目的。工作流技术可使企业实现对经营管理和生产组织的过程控制以及决策支持,实现现代企业“在适当的时间把适当的信息传递给适当的人,在适当的时间把适当的物品发送给适当的人〞的要求。 工作流管理的最大优点是将应用逻辑和过程逻辑别离,在不修改具体功能的情况下,通过修改正程模型〔或任务协调规那么〕改变系统功能,完成对生产经营过程的集成管理,可有效的把人、信息和应用工具合理地组织在一起,发挥系统的最大效能。这不仅可以满足企业灵活定义产品加工过程,按小批量多品种方式组织生产;还可以方便企业根据开展需要改变管理模式,进行流程再造。 根据所实现的业务过程,ERP中的工作流管理可分为:管理型工作流和生产型工作流。 管理型工作流:活动可以预定义,并且有一套简单的任务协调规那么。如合同管理、发货管理、质量管理中依据GMP、ISO-9000质量认证SOP或作业指导书进行操作等。 生产型工作流:实现对重要业务活动的工作流管理,一般需要建立模型。如生产管理中的生产作业方案下达功能可自动生成物料需求、模拟本钱、质量检验方案、设备使用清单、所需人员工时等。 4.2.2 系统与GMP、ISO-9000质量认证无缝连接 GMP〔Good Manufacturing Process〕是一个制药业的国际标准,是现代医药工业生产管理标准,ISO-9000是国际通行的质量保证体系。巨泰药业是全国首批50家实施GMP达标企业,目前又正在全厂建立ISO-9000质量保证体系,争取年内通过认证。 通过GMP认证标志企业得到了医药市场准入证,有了生存权;通过ISO-9000质量认证标志着企业在全面质量管理上到达一个新高度,使长期保有市场准入证成为可能。但GMP认证和ISO-9000认证都不是一次通过终生享用,两者都需定期复审,因而都是标准的程序化管理,有严格的SOP〔标准操作程序〕、程序文件和作业指导书,需要提供大量的记录来证明。即所谓“把要做的事情写下来,把做过的事情记下来〞。这些都对软件提出了极高的要求,最大的难点就是如何能将各种管理规定变成标准的结构化数据,并将这些结构化数据融入ERP 。 ERP 保证企业相关业务流程严格按GMP认证和ISO-9000认证要求进行。如质量控制模块可根据生产方案产生相关的质量检验方案,严密检测原料、产成品和在产品的质量情况,确保产品质量。 由于ERP所特有的工作流管理,对相关任务协调规那么进行变更或修改后,还可以方便的保证企业相关业务流程严格按FDA、DMF、GAP等认证要求进行,以适应产品销往不同国家或生产不同产品时对企业生产质量管理的要求。 4.2.3 软件重构特性保证了软件的高度灵活性和适应性 在企业实行计算机管理过程中,有一个相当突出的矛盾。即计算机软件的事前定型性与企业需求的易变性之间的矛盾。也就是说,在国家政策或市场情况出现变化的时候,企业要调整机构、岗位、人员或管理方式,以适应变化。这时,适合于以前模式的应用软件与目前需求就出现了距离。许多针对某一企业单独开发的软件往往陷入不断修改的“泥潭〞,造成人力、财力的重复投入,给企业带来不应有的损失。软件重构设计功能基于覆盖行业业务流程的海量模块仓库,使应用软件不仅能够满足企业目前的需要,而且通过软件重组使系统适应将来的变化。目前国内市场上的应用软件,具备“软件重构〞功能的还为数不多。PM的软件重构技术,采用模块授权释放和变量界定,能够适应企业在不同阶段的管理需求。重新设计管理模块、业务流程,调整岗位责任、人员职责,从而为企业自我建设和完善提供了软件技术上的保证。 4.2.4 表达企业在业务流程中精细化、科学化的管理需求 l 原子任务 将企业业务细分到不可再分的操作单元。每个操作单元都对应一个功能模块,因此功能模块总集尽可能覆盖了所有企业可能发生的业务。这种“颗粒〞式的结构使系统具有高度的灵活性和适应性。通过企业再设计将ERP系统里上千个功能中相关联的功能组合,自由地描述企业中不同的员工、岗位能做什么,有什么样的权限,需要什么样的控制,标准各岗位工作流程,使系统能保存企业优秀的运作模式和业务流程,并能适应将来的运作变革。 l 对业务流程环节中的各种详细信息进行采集及结构化存储,满足企业精细化管理及分析的需求,如:对开票出库流程各状态的详细跟踪及记录; l 以理论与实际相结合建立实用的科学管理模型,实现企业各环节更科学的管理。如:库存控制、配送决策、运输调度及需求预测等等; l 实现大业务量大数据量时的自动化智能化的业务处理,提高工作效率。如:仓库自动按批号优先或其他原那么配货,应收应付账款自动勾兑〔滚动勾兑〕,远程数据的自动复制交换等等。 4.2.5 提供控制开发即插件核心技术 能对系统中的原子化功能进行运用过程中的再编辑、再设计,企业系统人员可在应用过程自行增加、删改原子功能和控制部件。流程再设计过程中的控制点及时编辑并动态插入。所有再设计的任务及流程均是符合统一的核心技术逻辑关系,保证系统的一体性和完整性。所用再编辑的程序、功能、流程再造,企业均能自行完成; 而且系统保证了它的逻辑性和一体化。 PM系统拥有即插件技术,通俗讲就是拥有业务流程中的控制点编辑和插入技术,如果把企业的业务流程比做一条河流的话,其中的控制点就是整条河流上的闸门,因为有闸门的设计便可实现灌溉、发电等有用事业。在PM系统中“闸门〞的设计完全是即时和动态的,而且企业的系统工程师可通过英克提供的深入培训,获得此项技能。 4.2.6 多级授权体系和灵活的岗位定义 用户权限管理是关系到系统平安、数据准确、岗位责任、有效运行、故障追踪的大事。PM系统提供多级授权体系:开发级,主要应用于系统的外部扩展和分系统之间的整合、一体化;职务级,主要应用于网络系统内部门职务的不同而拥有相同功能的权限不同的设置。如销售经理有“销售开票〞功能,而其下属销售人员也有“销售开票〞功能,但是其相同功能的权限设置是允许有差异的,比方,销售开票时的价格权限等。功能级,应用于网络系统中相同职务之间拥有功能权限的差异管理。人员级,不同人员拥有不同工作权限、数据维护权限、操作界面的功能设置等。 通过“岗位定义〞〔在系统里有上千个功能,将局部相关联的功能组合,称为岗位定义。它描述了一个岗位能做什么,有什么样的权限,需要什么样的控制。〕以及“职务授权〞〔将定义后的岗位,授权给某个人〕的方式,标准各岗位的工作流程,使系统能描述企业的运作模式和业务流程,并能适应将来的运作变革。 4.2.7 动态个人工作界面 英克企业管理系统成功解决了系统的庞大〔海量模块〕与具体操作使用时的简单易学要求之间的矛盾。PM利用授权可以形成针对某一操作人员的个人工作界面。这样,系统虽然功能众多,机制复杂,但操作人员只是面对属于自己职权范围内有限的几个功能。如:“开票员〞这一职务可能只有两三个功能。比方:开票、查库存、客户档案等项清晰简便。同时,其所学习、使用的也只有此三项内容。 动态,指每个人的工作内容可以随时调整〔增加或撤回〕。并且,PM的前台用户界面采用图形、按键式操作,操作人员不需要任何的计算机专业知识与操作命令,仅有两个素质要求:其一、懂汉语拼音,其二、懂阿拉伯数字。 4.2.8 变事后核算为事前控制 应用软件的出发点要高,不能停留在模拟手工的初级层次上,而是要将手工或低水平软件的事后核算,提高到事前的控制。即:要求应用软件要具有分析控制功能。 正常情况下系统按设定规那么自动生成有关业务单据,异常情况下须经特殊审核流程。事中监督是指对应收账款和主要客户的相关动态进行实时监控。事后调整是指在系统运行中不断对各项规那么有效性、合理性和可操作性进行检查、调整。在接到客户订单时,系统做第一线的把关动作,自动显示该客户的信用额度、应收账款、欠款状况、历史付款情况。根据已设定规那么自动决定是否接受本次订单。如通过审核那么系统自动生成订单,如未通过自动审核,那么须经有授权人员决定;发货时再次自动显示该客户的信用额度、应收账款、欠款状况、历史付款情况。遇到设定的异常情况,自动锁住发货系统,须经特殊审核流程,方能发货。通过两次审核,在事前控制风险。 4.2.9 建立企业级数据仓库 PM/IBIS综合经营信息系统是为企业的决策支持而设计的。PM/IBIS系统的核心是数据仓库〔Dataware House〕技术。 PM/IBIS系统由成千上万个具有明确业务含义的数据单元组成,具有广泛的数据来源。它不但可以从业务系统中获得数据,也可以从财务系统、生产管理系统、物流调配系统中直接获得数据,甚至可以从企业自己开发的专项系统中获得数据。 PM/IBIS系统的重点在于内部的数据单元。如何对这些数据单元加以分析和利用,是其面临的主要问题。PM/IBIS系统为企业提供了一些根本的数据分析模型,用以支持企业对数据分析处理的需求。同时,PM/IBIS也可以与国际上最先进的专业数理统计分析工具〔SPSS,SAS〕相结合,为企业提供各种数学模型,用以对经营数据进行有效的分析利用。 PM/IBIS的最初级应用是报表系统。英克根据自己的实际经验,为企业提供近一百个标准报表,以满足企业的根本需求。 4.2.10 后台的大型关系型数据库的平安机制、数据处理能力均为最优秀 PM系统是基于大型关系型数据库Oracle,利用Powerbuilder和VC,Java等开发工具研制的大型ERP系统。 Oracle是全世界最大的数据库厂商,在全球数据库市场的占有率超过50%。Oracle数据库作为大型关系型数据库,其稳定性、平安性,已经在全世界得到了包括银行、电信、政府机构等各个领域中所有客户的认可。Oracle数据库对所有数据进行加密,并通过完善复杂的授权控制体系,防止非法用户的入侵,确保企业数据的平安。除此之外,Oracle数据库在其它各个方面的性能,也名列前茅。〔具体技术细节,请参考?Oracle数据库技术白皮书?。〕 4.2.11 开放性高级系统内核 —— PMC PMC是整个PM系统的核心,它是英克公司在大型数据库Oracle的根底上,利用Powerbuilder和VC等开发工具,针对企业计算机管理需求,研制的高级开发平台。 对于企业内部的技术人员而言,PMC是一个非常容易掌握的开发平台。经过简单的培训,企业内部的技术人员,就可以利用PMC,针对企业的许多个性化需求,作适应性开发,所开发的功能,与PM系统中所有的功能一样,具有良好的授权与控制特性,以及统一的操作方法,可以和PM系统真正做到紧密耦合。 公欲善其事,比先利其器。掌握了PMC,就掌握了为企业不断增长的需求所必须进行的专项开发的利器。 5 英克公司ERP系统设计模型及功能实现 5.1 系统设计概念 5.1.1 企业组织构建方面的概念 原子任务:将企业业务细分到不可再分的操作单元。每个操作单元都对应一个功能模块,因此功能模块总集尽可能覆盖了所有企业可能发生的业务。这种“颗粒〞式的结构使系统具有高度地灵活性和适应性。在企业流程定义中,经常列出某个岗位的职责,原子功能正是从这些职责中提炼出的“标准工作单元〞。 职务:或称岗位,在计算机中表达为一组原子功能的集合。管理者可以将设计好的业务流程和岗位分工在计算机中表达出来,便于业务的标准化和责任制度的形成和落实。在职务级可以设定其中每个“原子功能〞的行为参数,以表达不同职务对某一件工作的权限、工作方法、工作习惯的差异。 职务授权:对每个原子功能都可以设定个人级专有的行为参数。系统提供四层授权控制:授权属性可以针对不同的功能来控制它的特性及数据流向。授权是通过一组参数来控制的,这些参数分为三类:〔1〕行为控制参数,操作属性,如增、删、查、改、作废等;〔2〕过程参数,如功能行为属性中该业务所属的独立核算单元及对后继数据的影响的控制〔3〕缺省参数,如缺省查询条件等。在PM中,通过不同的授权属性的分级体系来实现以不同功能、不同职务、不同人员有差异的控制。 授权属性的分级 u 开发级:指使用功能本身的选项菜单项的设置授权属性功能所设的授权属性。 u 原子功能级:使用功能“设置功能授权属性〞功能所设置的授权属性称为原子功能级的授权属性。 u 职务级:某个职务的功能行为属性,职务级的属性设置是在进行职务定义时针对职务所授权的功能进行设置的。 u 人员级:同一功能因为不同的人员而有不同的功能授权,而基于人员的授权称为人员级的授权属性。人员级的授权属性在进行人员授权时设置。当两个人员具有同一个部门相同职务但某些功能有不同的授权时,需要设置人员级的授权属性。 控制即插件:对某个具体的工作过程,允许插入一个软件控制部件表达管理要求的规那么和模型。一般有四种形式:1、实现控制性规那么,如信誉度控制;2、提供计算辅助,如智能价格体系下的价格类型选择和计算。不同条件可以有不同的价格;3、信息辅助,提醒操作者某些信息;4、辅助操作,提示执行某些动作,如打印单据等。 5.1.2 单位组织的概念 在一般的MIS软件开发中,对客户,供给商,厂家,运输单位,加工单位,进货部门,销售部门,仓库等,都把它们看作互不相关的实体,对它们分别对待。而在BMS3中,将这些实体的公共属性抽象出一个单位的概念。这样就能找出它们的联系,对它们做统一的处理。业务系统中以根本单位为起点延伸生成整个企业的组织树。在系统中客户,供给商,销售部门等都是根本单位的一个子集。一个单位可能扮演不同的角色,如既是供给商,又是客户。 客户 供给商 厂家 运输单位 加工单位 进货部门 销售部门 仓库 根本 单位 单位 信息 客户业 务员对 应关系 业务员 仓房 货位 图 单位数据根本关系图 单位的概念:在系统的概念中,内部的部门结构、外部的业务对象统称单位,单位的根本特征是具有一定的场所、设施、人力组成的具有名称的组织。 单位有两层含义: 单位可大可小。我们可以把客户看为一个单位,也可以把企业本身看为一个单位,同时可以把企业的一个部门看为一个单位。例如:英克科技集团是一个单位,集团中的销售部也是一个单位,集团中的外地子公司也是一个单位。 同一个单位在不同的环境下可能有不同的意义。如上例,对于集团在外地的子公司,在集团内部可能作为一个部门,而对外可能是一个独立的企业法人,可以作为其它公司的客户或供给商。又如:在企业中可能会出现同一单位既是供给商又是客户的情况,对于这种单位,它的职能可能不同,但是它的单位标示号是唯一的。 单位的分类:在系统中单位可以分为两类,一类是自身单位,这类单位叫部门,如库房部门、销售部门等;另一类是外部单位,这类单位不属于企业自身单位,如:客户、厂家等。这两类单位具有一定的相关性,如:一个外地分公司,当总公司发货时,可能作为物流管理的一局部,此时这个分公司是一个自身单位—库房,同时这个分公司又可以作为总公司的一个销售对象,此时这个分公司又是一个外部单位—客户。 5.1.3 货品的概念 货品:是生产,加工,流通企业的管理主体,货品流转管理和资金形式的转化是业务管理的核心局部,对于业务管理系统,货品的流转也是信息流转的主体。如何管理货品,货品数量是一个关键,而另一个关键那么是货品的属性,只有对货品的属性管理清楚后,才能对货品的明细数量管理清楚。 货品的描述:目前系统中货品的描述是结合根本属性和动态属性两个方面描述的。 货品的根本属性:根本属性是指那些描述货品的属性中相对稳定的属性,如货品所属大类,品种,计量单位,包装等。货品的根本属性是分级别的,首先分货品大类,然后每一大类在分不同的品种,品种到品规的分类,由品规定义货品的根底数据。 大类 品种 品规 货品 包装/颜 色/型号 批次/ 批号 仓位 状态 图 货品的层次结构 货品的动态属性:动态属性是指随着时间的变化可能会产生变化的属性,如包装/颜色/型号,批次/批号,状态等。 货品的计量单位:计量单位是指货品下所有单位的集合。货品下分包装,有时一个包装下可能分多个货品明细。例如某货品的包装体系如下:箱—瓶。在系统中首先描述包装的分级体系〔包括数量〕,然后在确定货品的计量单位。 包装与计量单位的关系:系统中的包装分级体系是货品的计量单位体系的一局部,计量单位不一定是包装,包装必属于计量单位,包装是计量单位的一个子集。 使用单位和根本单位:目前系统中所有的计量单位可以分为使用单位和根本单位。 使用单位:就是在业务过程中实际使用的单位,系统允许客户选择使用单位,同时系统根据包装数量的设置,自动将使用单位折算为根本单位。 根本单位:是指在系统的计量单位中,使用哪一级的包装作为根本的数量计算单位,所有的存货帐、保管帐以及本钱都会以这个根本的数量计算单位为依据计算,系统中为了折算方便,提供设置根本单位。根本单位和使用单位可以一致,也可以不一致。 订价单位:是指在价格体系中,订价时所用的单位。系统的价格体系中有批发价、零售价、批量价、促销价等,目前系统中限定,一个价格类型只能有一个订价单位,例如一个货品的批发价只能有一个,如果出现多个批发价可能会出现混乱。一般情况下,最好将订价单位定为根本单位。当然订价单位与根本单位也可以不一样,订价单位、使用单位、根本单位三者可以一样,也可以不一样。系统中本钱的核算主要是以根本单位为依据。 批次的定义:以业务来源为依据,主要以进货来源为依据,同时退货也可能产生新的批次,系统在整个系统范围内对批次的跟踪,例如:在移库业务中货品的批次是不变的,系统中批次的跟踪将一直持续到货品的所有权不属于本企业。 批号的定义:批号往往与货物的生产日期相关,在一般企业中往往用货物的生产日期定义批号。 货品状态:反映库存货品的可用性方面的属性.可根据需要自行定义.一种是按质量状态分类的,如:可销、不可销、正常、坏损等;另一种是按销售优先级分类的,如:可销、可用、借入、借出状态等。各种状态在系统中的作用是不同的,例如对于销售开票,如果没有特殊的要求,系统列示的全部都是可销货品,而不可销的货品只有在做特殊操作下,才可以出现。另外不可销的货品不一定就是不合格的货品,不可销有很多种原因,可能是因为质量不合格导致不可销,另一种可能是因为货品将要涨价,企业将货品囤积,形成此类货品的不可销。 5.1.4 独立核算单元概念 在同一个ERP管理系统中,可以设置多个独立单元,独立单元有两类:独立法人资格和内部独立单元。所谓独立是指在内部管理意义上形成一个局部范围内的存货和销售体系,并具有明确的责任目标的某一级组织。 5.1.5 存货核算处理 存货核算是指资金角度的财务存货本钱核算。BMS3存货帐定义为:一个或多个保管帐的集合。 存货帐设置的目的主要是为了进行财务货品本钱核算,另外它还可以统计销售发出,委托加工,代销进货等。 企业中可以定义多个存货帐,每一个可以从多种核算方法中选择。存货帐下可设置实物帐,用于和保管帐对帐。 存货帐是保管帐的一个集合。它可以通过父存货帐标识号组成一棵树。在存货帐总帐下设置子存货帐。存货帐核算级确定了该存货帐是否进行本钱核算,其核算可以明细到每一个库房,这样的库房就称为一个实物帐。 存货帐总帐 存货帐 核算级 实物帐 保管帐 存货帐与保管帐关系图 它们之间的关系可以用以下图表示: 5.1.6 传票的概念 财务核算是因销售、进货、存货等业务活动引发的资金流动过程。传票是BMS3版业务与财务衔接的纽带。传票是一些原始票据的集合,这一组票据是将来作为财务记帐的依据。业务转财务是通过对各业务单据对应的传票来转化的,传票的定义、生成具有严格的规定,减少了业务转财务过程中的随意性,同时通过传票可以从财务追溯到最原始的业务单据,完善了财务中的可追查性,减少了业务转财务的风险。 传票是业务单据的一个集合。通常有程序自动生成,在业务单据生成时自动将此单据放入对应的传票中〔将传票标识号赋给单据〕。它的作用是将单据分类汇总,减少数据处理量。如在一个商场中,每天财务部门关心的是销售的总金额,是一个汇总数,而不关心每一笔成交的金额,数量。 传票的状态变化如下: 传票自动由计算机产生,产生后业务每开出一张此传票对应域的单据都将此传票赋值给它,就象商场收款时将单据放入夹子一样。到一定时间后,将截止标志置为1,就不再允许参加单据。然后将传票记帐,生成相应的财务记帐凭证。 5.2 系统设计模型 5.2.1 销售管理模型 销售管理可从以下几个方面来考查: 对销售过程管理控制。影响销售过程的方式有: 价格体系及控制 可自定义价格类型,可设立区域价格、客户类别价格、批量价格、特殊客户协议价格等高级价格模式,为细化区隔市场效劳。 货品价格类型管理 正常价格有两种: 经营价:可以在销售中使用的价格类型,例如:批发价、零售价。 非经营价:不可以在销售中使用的价格类型,例如:本钱价等。 参考价:指是不是经营价的参考,例如最高限价、最低限价。 经营价和参考价之间没有特殊的界限,例如批发价可以作为经营价,也可以作为参考价。 特殊价:有协议价、批量价、特批价等。协议价指企业与某个具体的客户作出的具体的协定。批量价是指在批量范围内约定的价格。特批价:在一些企业中,业务员不能随意设定价格,如果出现不同于企业规定的价格时,必须由领导签字。合同价:依据合同开出的价格。 货品价格管理:价格的管理分为严肃管理和非严肃管理。 严肃管理时价格必须通过订、调价才能够调价,不允许改清单, 在价格清单中有两种表达价格的方式:直接表达价格的值。通过反映另一个价格的百分比反映这个价格,是一个相对价格。 信誉控制体系 以全部欠款额检查信誉额度。 全部欠款额 = 应收帐余额+未结算金额+本次金额-预收款余额 系统缺省模式下,信誉额度通过以下公式计算: 信誉额度年销售额 × 平均回款数 × 调节系数 / 360 信誉控制模型可跟椐企业需要专门制订,并更换控制插件在系统中实现控制。在复杂情况下应考虑期限控制。 效劳承诺体系 指运送方式、时间、费用等方面规那么。这会根据企业的要求实现。 通过IBIS汇总销售信息,并对其进行全方位的分析,增强对市场规律的认识。 对销售的调控性的决策〔如价格〕仍然是由人工最终做出的,然后通过控制插件来执行。 制订一个科学合理的销售人员综合考核规那么,对于执行销售政策起重要作用。 制订一个科学合理的分公司和办事处的考核体系,确保销售和资金回笼,控制资金占用。 销售体系中的库存调配纳入库存控制模型中考虑。 5.2.2 仓库模型 入 出 配发区域 配发区域 收货区 配发区位 配发区位 …… …… 仓房 仓房 仓位 …… 仓位 …… …… 仓位 仓位 仓库、仓房、仓位的描述 仓库是指物理建筑物的区域的集合,例如一个集团中的一个大院中的所有建筑物称为一个仓库。仓房是指仓库的一个子集,可以是一个区域,也可以是某一间物理库房,或者可能是一个楼层。仓位是仓房中抽象的定位。为了更好地理解这三者的区别,我们可以做个抽象的比喻。我们可以理解一个大校园为一个仓库,在这个校园的一片楼房或某栋楼或某间教室都可以认为是一个仓房,而在每间教室的课桌的排列又可以看成不同的仓位。 配发区域和配发区位的描述 首先有一个配发区域,在配发区域下又有配发区位。可以理解为,配发区域是与仓房相对应的,而配发区位是与仓位相对应的。如有必要,可以设置不同的配发区域。 保管帐及存货信息 仓库中货物的管理责任及所有权由保管帐来统辖。一个仓库可以有多个保管帐。其下的存货信息可以细化到每个入库批次,每个生产批号〔日期〕的货物存放在哪个货位,数量是多少,货品状态如何。 出库过程 出库过程为:允许配货→配货→拣货→发货。 允许配货:指启动出库过程的方式可以无条件启动,也可以由运输调度启动,或由客户提货起动。 配货过程由计算机按先产先出原那么自动配位生成拣货单,加速货物周转。 拣货指按指令将货物从仓位移到配发区的过程。 发货指将货品指交给客户或运输部门的过程。 5.2.3 库存控制模型 业务库存:将一个或多个仓库保管帐的集合定义为一个业务库存,它是库存控制的对象。 将业务库存看为一个流量模型,如以下图所示: 流入 库存量 流出 控制参数 上限、下限 提前期、平均流速、 平安系数、批量、 批量周期、相对补 货频度 下限 =平安库存 + 提前期消耗 提前期消耗 = 提前期 + 平均流速 平安库存 = 平安系数 * 平均流速 批量 = 批量周期 * 平均流速 相对补货频度 = 批量周期 / 提前期 上限=〔平安库存 + 批量〕 * 上限调整系数 可以根据历史数据计算平均流速,并可由人工调整。 存货模型通用于进货、配送、移库业务中。 5.3 PM/ERP系统介绍 5.3.1 销售管理系统 5.3.1.1 销售管理系统 A.销售合同管理,可登录多笔货品,可登录分批交货方案。 B.可根据合同或手工登录销售发货单。自动触发价格、信誉、效劳等控制插件。可查看指定保管账集合的货品分布,可以查看到库批次,生产日期等信息。 C.允许自动签发或财务人员手工签发物流指令。使仓库和运输能看到并执行该指令。 D.对先发后结算的销售,能以发出应收账的方式进行明细管理,保证客户资金占用数据的完整性。明细程度可以细到每个客户的货品数量。 E.多种方式开出结算发票,可以发货时直接开出,也可以根据需要的数量开出。 F.对每个独立单元可开出各自的发票,进行完备的发票、入库领用、使用管理。 G.结算时可以选用预收冲抵、现款、挂账三种方式或其组合。 H.在托收、远期支票等期票性质的结算进行管理。 I.收款时能手工或自动勾对结算单,以保得出明细的欠款清单。 J.支持预收款处理。 K.业务或质量部门能应客户请求或自动向物流部门发出销退通知单。 L.业务或质量部门能根据仓库验收收货单进行销退处理。 5.3.1.2 销售合同管理 正常合同:正常合同有效期通常为一个季度,主要用于省外的商品调拨。这种合同市批使用较多。合同的约束非常严格,对商品、数量、价格、发货方式、运输方式、交货时间都有明确的规定。在销售开票时,必须按合同的规定开票。正常合同可能在会议上签定的,这时又可以称为会议合同。特殊情况:有时合同发货应对方的随时要求,如电报, 。有的合同要求注明可销期。正常合同要求录机。 临时合同:临时合同从来源形式上比拟多,如 记录、电报、 、便条等。该类合同马上就执行开票,无正式的纸面合同。该类合同不录机。临时合同是不严肃的、粗糙的定单。如:口头销售合同或直接 约定。 协议:协议是比拟长期的合同,一般为一年。它一般约束总销售额或品种的销售额、销售数量,并规定返利形式。它以总量返利为主,它并不对销售开票业务进行严格的约束。销售协议是商定的到达一定量而给予一定的价格优惠。 5.3.1.3 销售流程管理 整个销售业务流程的中轴为:销售合同—销售开票—销售结算—销售收款。销售业务可能起始于销售合同,由销售合同的执行生成销售单或直接由销售开单产生销售单,也可能不需要销售合同,直接使用销售单。因此我们可以认为在企业中,销售单揉合了一局部销售合同的约定信息。 普通销售是一般企业的销售模式,它从销售合同到销售开票、直到销售结算、收款的过程比拟连续,同时一般假设销售单确实定与销售结算确实定在同一时间段内。分为:先结后配和先配后结。 先结后配:是普通销售的一种模式。是先由财务结算确认收入、应收帐款,后允许库房出库配货的简称。打印发票是结算的一种表现形式。 先配后结:是普通销售的一种模式。指货先发给客户,而此时根据财务收入准那么,还不能确认为收入。在PM系统中,发货的起点是库房配货,也就是说,库房先配货出库,而财务后结算的简称。 5.3.1.4 销售开票 .2 销售开票流程图 1、流程描述: 销售业务员提供书面的要货方案或 要货给销售部的销售开票员。销售开票员根据要货方案在PM系统中录入销售单〔自动确定〕并在保存时打印销售发票〔普通〕。假设不正确那么作废错误的销售单并将打印的发票作废,然后再重新填写正确的销售单打印再次出来。在打印的同时产生?入库单?和?临时的销售结算单?。 后续操作交给销售财务处理。累计一段时间后按客户打印?销售发票清单? 5.3.1.5 销售退货 1、流程描述: 当客户退货时,销售业务员那么要求退货的客户提供原始的销售单据,否那么不允许退货。 由销售业务员在微机中录入收货通知单并打印?销售退货通知单?,经各部门审批后〔两个月内进行销售退货的局部由销售部门经理审批,销售财务进行核对,并将?销售退货通知单?进行状态改变确认即可; 对于当天客户拒收的产品由送货员手工填写单据并签字,验收员直接进行验收。交回给销售经理审批后,由销售财务在微机中将销售退货通知单的状态改变,这样收货通知单才能传到库房中,质管部验收人员依据此单进行收货勾对等后续流程,并打印?收货单?。 销售业务员再将客户的原始单据信息交开票员开出系统的?销售退货单?,在录入时需要勾对收货单和原销售单,如无收货单那么证明没有收到货品,不能开出销售退货单,同时打印负字的发票五张转相关部门,自动产生的入库单传向库房。 开票员负责将打印的负字发票进行后续的流转,方案员负责联系供给商是否可以将此批销售退货做退供给商处理。保管员负责进行后续的记账处理。 .3 销售退货流程图 注:当供给商同意退货时,先走销退流程,然后走进货退出流程;当供给商不同意退货时,走报损流程。 2、流程规划: 依据,库房也可以依据产生的配货单进行配货等后续库房出库流程。 2、流程规划: 由销售财务进行确定保证了岗位间的监督作用,自动打印销售日报表减轻了销售财务的手工劳动量,提高了效率和准确性。 5.3.1.6 销售收款流程 .5 销售收款流程 1、流程描述: 财务或销售部依据一定的原那么,决定对客户进行收款,销售业务员和销售财务进行销售发票的交接,在相应功能中打印出?领用发票清单?,由业务员带走,与客户进行收款后,在清掉的发票后边打标记,并留存给客户一份,销售财务依据回款和拿回的发票和清单进行验收,在系统中选出相应的结算单进行勾对。系统支持自远到近的滚动勾对和一票一单的勾对,勾对完毕打印收款通知单,并将相应的财务票据交银行,将换回的进账单与收款通知单一起交给财务部人员,由其作后续业务的处理。 2、流程规划: 打印?发票领用清单?,便于销售发票的交接工作的清晰,也可以使业务员与客户对帐更加清楚方便,也便于业务数据勾对关系的清晰。可以和客户交接时进行如下约束,如果客户不提供一票一单的对应关系,那么将按照从前往后的顺序进行勾对,并将勾对的情况交给客户一份留存。 3、矛盾问题: 目前财务部有要求进行帐龄分析的管理,但是销售员取得的回款有些很不清晰,不知道回款对应的是哪笔欠款,这样与准确的帐龄分析相矛盾。是否可以要求从现在开始对往来帐不清晰的客户进行对帐工作,以保证上新系统后的账目清晰。 共识:对于可以管清楚帐龄局部进行严格管理,对于其它局部以系统滚动勾对的结果进行管理。 5.3.1.7 销售预收款流程 .6 预收款流程 1、 流程描述: 对于紧俏商品或者有疑问的客户,要求对方要提前交付预收款,由业务员取得相关财务票据后,交给销售财务,销售财务据此录入PM系统预付款类型的收款单,保存时打印?预收款通知单?,与业务员进行交接,同时将相关票据存入银行换回进账单据与?预收款通知单?一起交财务部记账。 5.3.1.8 借货业务: 1、流程规划: 由于目前不是进行24小时值班制度,因此对于紧急货品的要货一般用借条出库,借条出库虽然可以保证货品的运送及时但是由于参与出库检验的人员极少〔通常只是一个人,或者根本不检验〕因此对于出库的批号、货位等信息无法保证其准确性。容易导致后续批号的管理混乱。 2、流程图: .7 借货业务流程图 3、流程描述: 此项业务要求由两个岗位参与,借货调度和出库保管员,由借货调度开出?移库单?,并按保管帐打印一式四份,一份借货调度,一份出库保管员,一份业务员,一份财务。与保管员用移库单进行出库的交接,与业务员进行货品的交接,交接完毕后在借货保管帐中入库计保管帐。 业务员送完货后于第一个工作日将客户签字的移库单送交借货销售开票员,由其开出销售票,选择借货保管帐的货,由于货已送走,因此销售时选定到货品状态,并在销售财务确定后自动出库记保管帐,后续的发票处理由业务员负责传递。借货调度也有通知和监督开票员开票的责任。 5.3.1.9 首营客户的审批流程 1,流程描述: 图4.3.3.8 首营客户审批流程图 2、流程描述: 销售业务员取得某客户的要货方案后,如发现该客户时首营客户,那么要提供相关的资料,填写“新增客户申请表〞,交由销售部经理审核与批准,然后交标准化部门根底数据管理员录入PM系统并启用。 相关资料包括:新增单位申请表,企业两证等相关资料。 5.3.2 仓库管理系统 A.能自动生成配货任务单。 B.能成批自动配货,并生成拣货单。 C.仓房能自动打印拣货单,指示库管人员搬运货物,先进时可接仓库自动装载设备。 D.拣货完工后自动进行记账处理,并冲减库存。 E.备货完工信息可以直接发至运输调度。 F.支持自提发货和运货发货。 G.管理中转货物,支持中转再发货。 H.收货登记报告实收数量和生产日期。 I.损溢处理。 J.全面支持动态盘点和静态盘点。 K.代管账外货物。 L..向外提供明细库存信息,包括批号、数量、质量信息。 M.换货、借货、移位等内部处理。 5.3.2.1 入库流程 收货业务常规使用流程是:(收货不仅包括进货收货,还包括销售退货收货) 收货通知单一般是由业务部门〔进货部门、质量部门、销售部门等〕填写的通知库房部门准备收货的单据,收货单记录的信息包括:发货厂家〔或供给商〕、库房部门会收到的货品信息及大致的收货时间。收货通知单又分为进货通知单、销退通知单和外运通知单。 当库房收到货,由保管员填写收货情况。使用[收货管理]可以填写收货的情况。收货单的类型有:进货、销退、生产、移入等,其中销退类型的收货单必须勾对原单、收货单。 业务部门会对库房部门填写的收货单根据合同等内容对收货单做一个处理,合格的货品转进货或者虽然合格但是属于错发货的情况转为代管等等,不合格的货品退货或复检等。[收货处理方案]可以对库房部门填写的收货单进行处理;收货处理方案处理为进货的局部可以直接生成进货单〔在[进货单管理]的辅助功能-由收货单生成中完成〕,由收货单转为进货的进货单使用[入库记保管帐]功能将进货单保存时生成的临时入库单记保管帐; 5.3.2.2 出库流程 对于管理库存明细的库房来说,库房出库业务比拟复杂,它的流程是: 在BMS3中,在保管帐进行货品明细管理的情况下,所有出库业务〔销售、进货退货、移库出库、报损等〕产生的临时出库单记保管帐之前都必须先配货,然后才能记保管帐。配货的对象是:临时出库单,这些出库单都是由进、销、存环节产生的; 库房准许配货是指运输条件是否具备,如果运输条件不具备,应将状态设为“待配货“状态。 配货:如果系统中仓库管理货位、批次、批号等信息,那么此时必须进行配货,计算机配货的意义是将所有需要的信息都补齐了,如果缺少批次、批号等信息就必须补齐。如果不管理仓位等信息,那么可以不处理此功能。销售开票时的最低限度是保管帐和货品,如果用户特别指定批次、批号,系统可以提供批次、批号的选择。目前在配货完成后,可以生成配货单。 拣货单:拣货单是指导保管员、拣货工工作的单据。配货完成后拣货工根据拣货单将货品进行进一步的分拣。拣货单通过功能行为属性可以设置为同一仓房的或同一客户的出入库单生成到同一张拣货单上。 拣货完工:拣货完工后就可以进行库外业务,目前系统中的缺省设置是拣货完工后自动记保管帐。对于某笔业务,可能分为多个拣货工去拣,在拣货完工的单据中我们可以记录每个拣货工的工作量。同时对于某笔业务,如果需要的拣货工作全部做完了,那么此时系统会自动调整状态,调整后的状态是“复核出库〞状态。 复核出库:指一个客户的所有货物全部准备好后,可以进行出库操作了,复核出库是进行库外业务的必备条件。从财务的角度看,财务部门不关心“复核出库〞以后的操作,只是运输部门从运输的角度考虑以后的准备工作。 装箱完工:对于散件,系统提供一种功能就是将可以装为一个整包装的所有散件处理为原件。装箱完工最重要的作用是确定“件数〞,在装箱完工之前,运输任务单的箱数都是不准确的,尤其对于散件,件数都是估计的,只有在装箱完工之后,货物也具有确定的箱数。 备货完工:只有在“备货完工〞状态,运输单位才确定可以执行运输任务,且此时单据中所提供的件数信息是准确的。 发货:发货中所记录的信息有两种:一、发货人二、签收人。目前在系统中存在三种发货方式:即自提方式、送货方式、自提中转。自提方式是指客户自己提货。送货方式是指从仓库直接送到客户指定的地点的过程。自提中转:运输部门将这两个仓库的货集中到一起后再发货。 5.3.2.3 库房内部业务 1) 报溢业务流程及帐务影响 2) 报损业务流程及帐务影响 3) 移库业务流程及帐务影响 5.3.2.4 盘点业务 盘点管理是库房内部的管理,它是把存放与库房的货品的实际数量与保管帐中相应货品的帐面数量进行核对,加强对库房内部货品的监控,同时定期调整货品的帐面数量,利于下一周期对货品的管理。在实际的管理过程中,由于各种原因,经常会出现帐实不符的现象,盘点管理就是用来对货品进行帐实管理的。系统提供的盘点管理的功能有: [生成当时盘点表] [生成自某时动态盘点表] [实盘录入] [实盘对帐] [盘点表管理] 盘点的日常管理流程是: 说明: 目前系统中生成盘点表分为两种方式:一种是静态的盘点表,指到盘点时刻为止,仓库中所有的货品的帐面数量,使用[生成当时盘点表]功能可以生成当时盘点表。另一种是动态的盘点表,指记录从上一次盘点到这次盘点中间保管帐数量发生变动的所有货品的变动数量,两次盘点中未发生变动的货品不在动态盘点范围之内,使用[生成自某时动态盘点表]功能可以生成动盘表。需要注意的是:盘点表中货品的数量是保管帐中的数量,而不是货品的实际数量。 生成盘点表之后,就要对这张盘点表进行实盘录入,[实盘录入]功能可以把实际盘点的货品的数量录入到相应的盘点表中。 盘点管理的第三步就是进行实盘对帐,将以保管帐帐面数量为准的自动生成的盘点表与实盘录入结果进行对帐,产生帐实差异;[实盘对帐]可以完成此功能。 [盘点表管理]可以统计盘点表的帐实帐异,也可以根据实盘对帐的结果生成报损或报溢单。盘点管理的目的就是调整保管帐帐面数量,使帐面数量与实际数量相符,所以,当帐面数量多于实际数量时,我们需要减少帐面数量,这在系统中称为报损;当帐面数量小于实际数量时,我们需要增加帐面数量,这就要通过填写报溢单、报溢单记保管帐来实现; 5.3.3 运输调度管理系统 A.能自动生成运输任务。 B.运输方式、线路设置。 C.登记每个客户、仓库等组织、单位的运输地点,并划分线路、排顺序。 D.可以预排运输调度方案,然后再发出“允许配货〞的指令。 E.自动排列运输任务单,辅助选排出派车单,检查车辆装载能力。 F.签发路单时自动检查配货是否完工。 G.外运可设按运输方式、线路分别排队调度,确定运输单位、日期、地点后生成外运单。必要时可以生成发送货物的自选派车单。 H.外运单和派车单上自动跟踪货物清单信息及相应的价值、件数及重量。 I.登录运输结束。 J.登录外运费用。必要时能将外运费用信息传至销售结算环节。 5.3.3.1 运输业务管理 仓库的出库过程涉及很多和运输相关的环节。包括出库送货、从外单位提货、仓库内部中转,移库业务其实可以看成某个仓库的出库过程加中间的运输过程再加另一个仓库的移入过程。 运输业务分为三种类型:运入、运出、中转。运输类型分为自运调度和外运调度,自运调度和外运调度最主要的区别是自运是通过自有的运输力量,如自有车辆、运输人员等进行资源调度的,自运的特征是有资源限制的,因为运输部门的运输量是有限制的,自运运输可以通过本部门的调度控制。外运不涉及本单位的资源调度,只是与外部单位的协作、接洽有关。 运输的根本业务流程如以下图: 运输任务单 调度细单 路单 外运单 业务 执行状况 回填 信息回填 生成自运单 图 运输的根本业务流程 运输任务单:运输任务单是业务部门发送到运输部门的任务队列单据,包括物流执行两个方面的指令:仓库的备货指令、运输部门的运输任务指令。 运输任务单的主要信息有客户信息、送货要求时间、注明来源单据类型〔销售、移库、销退〕、单据标示号,各个部门把这个标示号做为共同操作的依据。 调度细单:每个运输任务单下都有调度细单,调度细单有两层含义:一、调度的最小任务颗粒二、仓库出库备货的任务单。 自运:通过自身部门的车辆承当解决运输任务的过程,目的是通过自身部门的车辆解决运输任务单、调度细单上分配的任务。 路单:是交给司机的派车单包括总单、细单。总单主要描述客户信息、货品的品种、数量等总信息,细单主要描述更细一步的划分。 运输线路:系统中将所有的客户统计了以下几个方面的内容:运输线路、运输地点、运输方式。在调度中,一般根据运输线路进行选择调度,运输线路一样的可能一起处理, 运输地点:是运输线路上的假设干点;系统中的自运分:市内、长途,市内线路关注的不是线路而是运输区域,在自运业务中公里数不是重要的运输指标。对于长途运输,因为运输时间比拟长、线路可能比拟单一、距离比拟长,比拟关注公里数。 目前系统中的外运管理提供选择运输方式,例如:铁路运输、航空运输、公路运输等。 5.3.4 业务财务管理系统 A. 用传票表示传递给财务的各类单据的集合。 B. 以传票为根底由TOZW汇总记账数据。 C. 支持多方式、多独立单元的存货核算。 D. 发出应收、应付、采购账均可设置到单位、业务员、货品的详细程度。 5.3.4.1 财务核算分类帐的类型 分为四个大类:销售结算类,采购结算类,存货类和生产本钱类。销售结算类包括应收帐,发出应收帐和内部往来帐。采购结算类包括应付帐,货品采购帐。存货类主要是存货帐。生产本钱帐设计比拟简单,在产品入库时将生产本钱计入本钱价中。 5.3.4.2 财务核算体系结构 1) 传票的概念 传票是业务单据的一个集合。通常有程序自动生成,在业务单据生成时自动将此单据放入对应的传票中〔将传票标识号赋给单据〕。它的作用是将单据分类汇总,减少数据处理量。如在一个商场中,每天财务部门关心的是销售的总金额,是一个汇总数,而不关心每一笔成交的金额,数量。 2) 财务核算体系结构 财务核算与实际财务系统关系如以下图: 财务核算作为实际财务系统的一个明细。财务系统的颗粒度一般比拟粗,而业务中数据量非常大,生成记帐凭证时一般将传票号记录在凭证摘要或备注中,财务查帐时就可以依此传票号查到相应的业务单据。 在财务系统的各分类帐中,如应收帐款,一般只详细到单位,而不会做到货品一级,查询时只能得到一个总数。而在本系统的财务核算中能到达这一级,甚至能到具体的业务员。 5.3.4.3 销售结算管理 5.3.4.4 业务财务帐管理 A.发出应收帐 发出应收帐是为解决发出销售而设立的。它没有对应的财务科目,是财务的一个备查科目,主要为统计业务欠款,计算信誉额度。 它的借方伴随销售发出存货帐的分录生成而生成,贷方那么伴随结算单生成销售帐分录而生成。它注重的是交易发生的对象和数量。 B.应收帐 应收帐是财务应收帐的一个明细科目。它可以维护到客户,商品,业务员。一般在销售时产生应收帐,在销售退货时也会产生。它与其它业务票据之间的关系如以下图: 应收帐与业务票据之间的关系 应收帐 传票 销售结算单 销售收款单 C:应付帐 应付帐是财务应付帐的一个明细科目。它可以维护到客户,商品,业务员。一般在进货时产生应收帐,在销售退货时也会产生。它与其它业务票据之间的关系如以下图: 应付帐 传票 进货结算单 进货付款单 应付帐与业务票据之间的关系 D.货品采购帐 货品采购帐主要记录的有四种类型:货品已入库但还未结算的进货单;已付款未到货〔在途帐〕;代销未结算;待结加工费。 5.3.5 业务转财务系统 5.3.5.1 业务转财务方案管理 包括业务转财务方案设置、业务转帐科目合并设置、临时凭证字段数据来源定制和为其它财务软件提供的业务数据转财务凭证的接口设置功能;初始设置主要完成这样的功能:业务中的什么样的数据怎样转到财务中的哪个帐套、哪个科目中去。 5.3.5.2 业务转财务流程管理 业务转财务日常使用包括两个功能:业务传票转临时凭证、业务转财务临时凭证编辑,主要是把业务系统中传票中的数据按照设置转到相应帐套的相应科目中去,同时填写凭证的其它信息。 如以下图所示: 业务系统生成传票 业务转财务方案设置 业务传票转临时凭证 业务转财务临时凭证编辑 业务转帐科目合并设置 临时凭证 初始设置 日常使用 5.3.5.3 信息流程图 如以下图所示: 业务转财务方案设置 业务转帐科目合并设置 业务局部生成传票分录 临时凭证转正式 业务转财务临时凭证编辑 业务传票转临时凭证 5.4 费用管理系统 5.4.1 费用控制管理系统的需求背景 英克科技的费用控制管理系统〔PM/FCMS〕是针对制药企业的费用管理需求而设计开发的。企业组织层次比拟多、比拟复杂,企业人员非常多,日常费用比拟非常巨大,使得企业费用及资金管理异常繁杂,数据量庞大。因此,对于这样的大型集团企业,加强费用管理,是企业强化资金管理,充分发挥资金使用效率的重要手段。 目前,在国内,这种企业的财务电算化工作,根本上已经到达了一定的水平。即通过财务管理信息系统的使用,根本解决了企业财务管理中的帐务处理方面的需求。但是,我们所说的集团企业费用管理方面的需求,往往要比普通的财务管理系统所涉及的问题复杂得多。普通的财务管理系统所核算的内容和明细程度,都往往无法到达费用管理的要求。 另外,企业的决策层,往往希望能够随时了解企业全部的、明细的、真实的、准确的费用发生情况。但是,对于许多财务系统,由于涉及到必要的帐务处理,也就是说,财务人员在处理所发生的业务的时候,往往需要对发生的业务进行一定的汇总或者其它处理〔“作帐〞〕,以使财务账面上,完全符合财务制度。这样一来,使得企业的决策层,通过财务系统的各种报表,所了解的费用情况,与实际发生的情况,有着相当的差距。 英克科技针对企业这样的需求和现在所存在的问题,集中力量,精心研制和开发了费用控制管理系统〔PM/FCMS〕,用以全面解决企业的这些需求。下面,我们详细介绍英克科技PM/FCMS费用控制管理系统的思路和特点。 5.4.2 费用控制管理系统的主要内容 费用控制管理系统〔PM/FCMS〕的主要内容有两个:一是预算管理;二是费用管理。 1.预算管理 系统负责为编制预算的人员,提供历史数据的报表,包括以前年度的预算数、实际数、预算与实际的差异等等; 系统还要辅助使用者编制总公司或下级单位的预算,并提供对预算的审批等功能; 系统负责向下级单位传达预算; 系统要解决对于正在执行的预算进行适当的调整。同时,要将调整的记录加以保存。 系统可以准确及时地提供预算执行情况的相关报表。 2.费用管理 系统主要解决总公司和下级单位所有的日常费用管理问题; 系统负责实时统计整个企业的所有与费用相关的数据,并以报表形式,呈现给企业的管理层; 系统负责按照预算,对一切费用进行实时监控; 系统负责解决当费用超出预算的时候,自动报警,以及随后的所有相关处理; 系统负责为所有的相关人员,提供费用累计情况的报表; 系统负责提供完善的费用项管理,并设置所有费用项与财务总帐的联系; 系统在提供以部门、人员为主线的所有费用统计报表的同时,还提供以客户、工程为主线的所有费用统计报表; 5.4.3 费用控制管理系统的详细说明 下面,我们对费用控制管理系统进行详细的说明: 5.4.3.1 预算管理 对于预算管理系统来说,重点在于预算的编制以及预算的执行情况等。因此,预算管理,在某种意义上,属于方案与方案的执行的范畴。至于企业制定预算的方法,系统只能按照要求,给出一定的历史数据支持,并不能直接制定预算。这样一来,预算管理相对来说,就比拟简单。 事实上,费用控制管理系统的重点,还是在费用管理上。因此,下面,我们将详细介绍费用管理系统。 5.4.3.2 费用管理 费用管理主要分为以下几个局部:费用项管理、客户以及工程管理、部门及人员管理、费用录入管理、费用审核管理、费用统计报表管理。 1.费用项管理 费用项管理指的是系统提供的对费用核算工程的管理。所谓费用核算工程,指的是用于对费用进行核算的分类工程,如:差旅费、餐费、招待费等等。 在费用项管理中,系统提供了两累工程。一类是业务费用项,一类是财务费用项。业务费用项,是按照费用的实际发生情况,进行设置的;而财务费用项,是按照财务核算的要求,进行设置的。例如,在实际业务中,发生了一笔送给客户的礼物的费用,在业务费用项中,设置为“礼品费〞,而在财务费用项中,按照财务的规定,可能会设置为“办公费〞。 系统如此处理,主要是考虑到,财务作帐的时候,要考虑费用报销的相关规定,因此往往对费用的实际情况,加以处理,使其符合有关规定,这才入帐。但是,这样一来,就使得管理人员,往往不能从财务的相关报表中,了解真实的费用发生情况和用途,因此,不能准确的判断费用发生的合理性。 业务费用项虽然与财务费用项并不相同,但是,二者之间,还是存在着密切的联系。比方:业务费用项中的“礼品费〞对应着财务费用项的“办公费〞;业务费用项中的“餐费〞、“娱乐费〞对应着财务费用项的“招待费〞等。 设置这两类费用项,可以使得系统按照业务费用项进行实际费用发生统计的同时,还可以按照财务费用项,将费用与财务系统密切的结合在一起。从而使得系统成为财务系统的三级费用明细帐。 2.客户以及工程管理 客户以及工程管理,主要负责解决与费用发生相关的客户或者工程的管理。在一个企业中,有许多费用,都与客户或者具体的工程相关。例如,在销售费用中,针对具体客户的销售费用,或者针对具体的广告、促销工程的销售费用,往往占有相当大的比例。费用管理系统,针对这些实际情况,将客户和工程进行详细的管理,以确保费用发生时,可以详细核算到具体的客户和工程。 3.部门及人员管理 部门及人员管理,是费用管理的又一个重要根底。几乎所有的费用,都是针对人或者部门进行管理的。 事实上,在预算管理系统中,一般所有的预算,都明确到了部门或人员。因此,在费用管理系统中,所有的费用发生时,都必须指明具体的部门和人员,不但便于核算,而且还可以与预算相比照,进行控制。 部门及人员管理比拟简单,但是,对于整个系统,比拟重要。 4.费用录入管理 为了加强对费用的控制,监督预算的执行情况,及时掌握整个企业费用情况,必须在费用发生后,及时的输入系统。 费用录入管理,是整个系统最为主要的输入功能。因此,费用录入管理编制得非常简单易学,方便相关的人员进行录入。 在费用录入过程中,首先要确认根本的信息,如:时间、录入人员等;其次,确认费用项〔这是非常关键的一个内容〕;如果与客户或者某个工程相关,应指明具体的客户或者工程;最后,必须确定费用相关的人员以及部门。 5.费用审核管理 当费用录入完成之后,系统将对录入的费用进行详细的审核。只有通过了审核的费用单据,才能够结转到财务,进行记账。 费用审核分为两种方式,一是系统按照预算,进行自动的审核;二是系统提供相关的功能,供相关人员进行人工的审核。 系统自动审核,将主要依据费用预算。系统将检查预算的执行情况,如果发现本次费用超过预算,系统将提示,并拒绝通过审核。 系统提供的人工审核的功能,可以向审核人员提供各种情况,比方预算执行情况等。 系统提供的人工审核的功能,具有严格的权限控制,并可以根据要求,进行自由的设置。 6.费用统计报表管理 系统将提供各种样式的费用统计报表,以方便企业中的各个层面的管理者,及时掌握费用的发生情况,并进行各种分析统计。 通过丰富的统计分析报表,企业可以及时地发现各种问题,并对费用管理进行适当的调整。 5.4.4 费用控制管理系统的技术特征 系统的体系结构 为了满足企业对于费用管理的要求,费用控制管理系统〔PM/FCMS〕采用了C/S和B/S相结合的体系结构。 在某些功能方面,系统采用了C/S结构,并充分发挥其优势。 在数据录入和查询统计方面,系统采用了B/S结构。 5.5 客户效劳系统 5.5.1 客户效劳中心客户管理 5.5.1.1 呼叫中心 英克为客户效劳系统提供了呼叫中心〔Call Center〕,通过建立Call Center效劳中心,企业可以实现为客户提供无须面对面的快捷的多种方式的效劳:客户可以通过 拨号、 、电子邮件、WEB等灵活方式访问企业的Call Center,根据客户的要求,企业能为客户提供包括咨询、客户投诉、回访、等多项效劳,它有三个最大的特点:第一,是没有时间和空间的限制,在任何地点,任何时候都有企业的坐席代表和坐席计算机为客户的访问提供个性化的效劳;第二,它提供了多种手段的交互式交流,可以语音自动答复、自动 、也可以人工解答、也可以通过互联网的方式,第三,英克科技的Call Center 不是一个孤岛似的独立运作系统,它实际上是整个客户效劳的外沿。 英克的客户效劳系统中所有的与客户的接触,以及局部与效劳商的接触都是通过呼叫中心来完成的。客户档案、客户的历史交易、客户的新的需求都是以呼叫中心为起点,从而建立起企业自身有关客户关系各个方面的数据仓库,为进一步的数据挖掘、采集、数据分析提供了大量有价值的信息源,这一切都是为了保障企业通过效劳留住现有客户的同时,逐渐发现开展新的潜在客户,增强企业的持久竞争力,它也是企业管理开展到今天,竞争由加强企业内部管理的提高转向企业外部关系处理的持续改善的强烈要求。 呼叫中心与客户效劳中心和客户的关系如以下图所示; 客户效劳中心 客户效劳中心业务处理 客户 呼叫中心 5.5.1.2 客户数据库的建立和维护 对于今天的企业来说,企业所拥有的资源不仅仅包括那些有形的机器设备、厂房、资本、产品等物质资源,因为这些资源很容易从市场中得到,你可以买到,你的竞争对手同样也很容易从市场中得到。而管理、人才、技术、市场、品牌形象等无形资源,那么起着非常关键的作用。这些资源不易流动、不易被复制、交易频率低,其他企业不容易从市场中得到,具有相对的垄断作用,可以产生一定的垄断优势。客户资源就是这样一种重要的市场资源,它对企业具有重要的价值。 由于我国的企业对与客户的价值没有充分的认识,长期以来客户资料的收集和维护根本上处于混乱的状态,销售数据的统计仅说明了总量的情况,而更细化的资料往往难以令人满意。这给客户效劳部门的工作带来了很大的困难。当一个客户要求提供效劳的时候,效劳中心却对客户的情况一无所知,客户不可能得到满意的效劳。 英克的客户效劳系统,从客户整个生命周期的角度,在开始阶段就客户进行跟踪,采用了销售建立,全程维护的流程来完善客户档案的管理,为效劳功能和分析功能的实现奠定了牢固的根底。 经销商 建立根本档案 添加沟通记录 添加维修记录 添加咨询记录 添加投诉记录 定期回访 客户档案 客户 效劳中心 维修 咨询 投诉 退换货 添加退换货记录 5.5.1.3 投诉管理 任何一种产品都不可能十全十美,总会有一定的概率发生问题,加上效劳商素质的参差不齐,客户难免对一些环节产生不满。 客户效劳中心是企业和终端客户接触的桥梁,客户不满最终都会聚集到客户效劳中心。无论效劳承诺多么美好,如果没有认真的贯彻,不但不会有正面效果,反而会带来极大负面效应。 人都是感性的,如果不满情绪得不到引导,不满情绪激化,就会给企业带来意想不到的麻烦。 为了加快投诉的反映速度,妥善处理投诉问题,英克的客户效劳中心采用了闭环的投诉处理流程。从客户投诉到投诉的处理,处理的结果再返回客户,从根本上改变了投诉处理石沉大海的情况。 投诉管理的业务流程如以下图所示; 首先是关于产品的投诉 客户 检索效劳商 修改投诉记录 投诉单生成 转入维修流程 修改质量档案 回访客户 修改客户档案 维修单返回 完成投诉记录 备案 其次是关于效劳的投诉业务流程, 客户 投诉单生成 查询效劳单据 确定效劳行为 修改效劳商效劳水平记录 下达效劳投诉单 效劳商回诉 处理投诉 反响处理结果 客户 修改客户档案 完成投诉记录 备案 5.5.1.4 咨询管理 客户效劳部门面向终端客户的一个重要任务就是解答客户的问题,提供关于产品和效劳的咨询信息。 英克的客户效劳中心支持咨询管理的实现。 实现的业务流程如以下图所示。 检索资料库 问题判断 咨询请求 客户 发咨询申请 相关部门接收 不能答复 答复 预约客户,以后在联系 增加咨询资料库 回复咨询申请 客户 通知客户 5.5.2 客户效劳中心统计分析管理 由于管理的复杂性和信息的海量,如何从大量的数据中挖掘出有价值的信息,从而让企业可以最大程度的提高客户满意度及忠诚度,改善企业生产、流通等环节,是客户效劳中心的一项重要工作。英克的客户效劳中心提供了强大的统计分析功能,为质量、效劳、市场等多个企业职能部门提供了大量有用的数据。 5.5.2.1 质量回溯 客户是产品的最终使用者,产品的质量只有客户才有切身的体会。产品的质量信息可以由维修的记录中获得。 英克的客户效劳中心系统,建立了专门的质量回溯机制。中心效劳器记录了每一张维修单的具体细节,当大量数据积累到一定程度后,对它们的分析便具有了统计意义。 系统根据维修单中维修的原因,将其分为使用问题和质量问题两类。对于使用问题,通过聚类分析,可以发现某些普遍发生的使用问题。然后问题会被转到设计部门,供设计部门改良产品。 对于质量问题,系统支持从配件品种,批次,生产地,来源等多角度的统计,从中发现关键因素。主要的方法是比例度量。先确定发生质量问题关键要素,再将要素报告提供给质量管理部门,供其追踪改良。 5.5.2.2 效劳响应时间报告 在客户效劳中,效劳质量常常可以从效劳的完成效果和效劳的响应速度来衡量。效劳的响应时间是指从效劳的触发点到效劳完成的这段时间。 对于安装效劳来说,效劳的触发点就是购置行为的发生。系统根据安装单上标准的销售日期和客户返还的安装卡上的安装日期来计算效劳响应的时间。 对于维修效劳来说,效劳的触发点就是客户的报修。系统根据效劳中心接到的报修记录中的日期和维修完成后返还的维修卡上的日期来推算维修效劳的响应时间。 通过对响应时间的分析,包括从地区,从办事处,从时间等维度,系统产生不同维度的效劳报告,分析其中的关键因素,为改善效劳提供决策的依据。 5.5.2.3 办事处和网点考评 在整个客户客户效劳体系中,办事处和网点是极其重要的一个环节,对于效劳的管理,物流的实现和效劳商的现场控制度是由办事处完成。 对于办事处和网点的考核,系统根据记录等,通过相关指标来度量。 5.6 经营决策分析系统 本系统汇总BMS3业务数据,对各级管理人员提供有关企业运营各方面的统计报告,用于高层管理人员鸟瞰企业总体的业务运营情况,及业务部门考察较明细的业务运营情况,本版IBIS将着重于业务数据的统计、报表上报等。而不包含财务类报表,暂不提供决策分析模型。 IBIS综合经营信息系统是企业综合管理业务系统的一个局部。综合经营信息系统继承了英克PM系统的传统,沿袭了PM系统的设计思想,模块功能重组使得程序具有高度适应性,授权机制灵活且严密。 在该系统是一套相对标准的、可扩充的数据分析产品,可以减少程序员的重复劳动,提供报表的有效管理,汇总BMS3业务数据,用于业务数据的统计、报表上报等,为管理人员提供企业运营各方面的的统计报告。 5.6.1 IBIS的总体功能结构 IBIS总体功能结构主要包括IBIS维度管理、报表实体管理、BMS3报表产品三局部。 IBIS系统 IBIS报表实体管理 IBIS维度管理 核心基表 BMS报表 5.6.2 报表实体管理 报表实体管理是生成核心基表前的维护工作,主要用途是管理报表,如统计单元、统计块等数据结构;管理报表生成的结构;提取报表数据生成的关键细节,从而提供自动成批生成基表数据的功能。 5.6.3 报表管理层术语 树型结构的统计单元 统计单元A 统计单元B 统计单元C 统计单元D 统计单元E 1.IBIS数据源:表示IBIS原始数据的来源,包括PM数据源、非PM数据源,其中PM数据源表示为运行PM系统的Oracle用户;本系统支持PM数据源,在结构上可以提供数据源的远程支持;非PM数据源暂不支持。 2.IBIS统计单元:IBIS统计数据的所有者,可以和PM系统有关的,如:BMS3独立单元、企业的分支机构等;也可以是其他非规那么的与PM系统无关的单元;本系统支持PM数据源下的BMS3独立单元集。 本系统仅考虑在BMS3独立单元上层的汇总统计,也就是说IBIS统计单元的范围要比BMS3独立单元的范围广,两者是一对多的关系。 为了适合分布式系统的层次统计,IBIS统计单元要求按照树型结构来构造,树的叶子节点方可对应于BMS3独立单元。 3. IBIS统计块:数据实体的集合,块内数据实体的来源和性质有相似性;用于理解、组织数据,用于授权、数据管理、成批生成等。 5.6.4 报表实体层术语 报表:它的结构为:报表头、报表尾和数据体。 报表头和报表尾包括:格式和数据。报表头和报表尾的格式是事先设计的,数据来自报表生成过程中的各种参数,或者装载历史数据时读取的参数。 数据体一般为表格形式,它包括:定义、数据和格式。数据体的定义表达为用户对事实表中维度、变量、汇总域的选择。数据体的数据来自数据库中的表。它的格式是用户在使用过程中设定的,如表格各列的坐标和宽度、报表头和尾的格式、排序等。 报表临时数据:指生成的报表数据,它是数据库中的表或视图中的一局部。可以将当前临时数据保存,作为历史数据。在生成报表的时候,可以提取历史数据,以免用户再生成一遍。在临时数据记录中保存它的名称、生成时间和报表查询参数。 报表分类:实际是根据报表数据的性质和对它处理来分类的。报表分为有临时表生成的和没临时表生成的,有临时表的报表分为三类: 完全临时报表: 此类报表数据的生命周期很短,只存在于报表运行期间。在报表功能运行中,可以改变报表参数,重新生成临时数据,退出功能时,删除临时数据。由超级用户的临时数据管理工具去除由于程序的非正常退出而造成的本应删除而没删的数据。可见,该类报表不存在历史临时数据。 暂存报表: 当前临时数据可以保存到历史临时数据序列中,对于历史临时数据,用户可以删除和提取。该类报表也可以让用户选择“完全临时〞的方式,即:删除每次新生成的临时数据。 永久报表: 该类报表是非常严肃的,数据不是临时的,具有保存价值,可能作为数据仓库中基表的数据。这类报表在每次运行时,不自动重新生成、不删除数据。如果有报表参数,那么参数固定在开发属性中,不能让用户在缺省查询中修改。用户可以执行重新生成的操作。 根底表和附加表 这两种表是数据库表的概念,是报表的数据来源。以上报表分类都是针对根底表中的数据而言。一个报表功能中必须定义一个根底表,可以定义0或多个附加表。每个附加表必须存在和根底表维度的连接列。 交叉报表 所谓交叉报表,指将表中的某维的维值转置为列的报表形式。我们将提供行维值的表称为“主表〞,提供列维值的表称为“子表〞,子表与主表之间用来连接的维度,也是提供行维值的维度,称为“连接维度〞,子表中被转置的维度,也是提供列维值的维度称为“交叉维度〞。交叉报表的实现比拟复杂,在下文的有关章节对它在该报表工具中的实现机制做说明。 主表和子表 它们是报表的概念。主表指用来确定当前分组维度的报表构件,它的数据肯定来自于根底表;子表指依附于当前的分组维度,从根底表或附加表中取出数据的报表构件。主表和子表的连接维度必须存在于当前的分组维度中。交叉报表实际是一种特殊的子表。 5.6.5 核心基表 业务统计报表:各级业务部门为了了解本部门目前的运营状况、各级管理部门为了辅助经营决策,要求统计汇总指定范围的业务数据并加以分析而制作的报表;报表实质上由两个重要实体:维度和变量构成。 核心基表:根据各种用户报表抽象出来的,数据项比拟稳定,汇总算法也比拟稳定的报表基表;可能不对应于任何现实报表,但是以此为根底可以或横向组合、或纵向扩展,最终得到所需报表。 5.6.6 维度 维度:汇总统计时用于考察数据的角度:如客户、业务员、货品等;根据数据来源的不同又可以分为根本维度、扩展维度。 根本维度是数据汇总的根本出发点,也是业务发生点;如销售业务中,客户、业务员、货品维度就是根本维度。 集合维度:由于上述扩展维度,是利用PMC的集合实现的,所以又称为集合类的维度。集合维度有销售区域、客户区域、客户性质、供给商区域、供给商性质。 月序:统计时段的标识,是一个独立的维度。 6 华兰生物ERP实施原那么和技术路线 6.1 实施原那么 实施ERP系统是一个复杂的系统工程。英克科技根据多年的多家大中型企业ERP实施经验,提出 “益效驱动、总体规划、分步实施、重点突破〞的原那么,围绕企业开展战略目标,提升企业管理水平和快速响应市场能力,支持公司监控和主营业务的开展,分步建立以主营业务为主的ERP系统,从进销存打通物流开始,逐步实现销售资源、制造资源和客户关系等的有效管理,加强本钱控制,提升主营业务整体管理水平和竞争能力。 益效驱动:信息化建设提高企业效率为出发点,信息化通过组织诊断、流程再造、业务提升、软硬件实施,最终使企业的经济效益得以提高。 总体规划:规划企业信息化建设方案时应将近期与远期、根底与应用、现实与扩展、局部与全局综合考虑,制定出能满足企业目前需要、又能保证企业未来开展的需要,总体规划能保证未来投资与已有投资的高效整合。 分步实施:由于客观条件的限制等原因,企业不能同时进行信息化方案的全面建设,分步实施是根据全面建设方案,对方案局部模块进行分步实施。 重点突破:首先选择企业需要的最根底的以及最容易带来效益的应用环节作为突破口,这样能迅速实现信息化的效益,为企业未来的信息化建设树立信心。 华兰生物营销资源系统工程实施进度方案如下所示: 参考软件工程,本系统的开发主要分成几个阶段:业务需求调研及分析,系统总体设计,系统方案评审与确定,系统编码,系统测试与调优、试运行等。具体安排如下: 华兰生物营销资源系统工程实施进度方案如下所示: X周 X周 X周 X周 X周 6.2 华兰生物成功实施ERP的技术路线 6.2.1 选择实力强有经验的咨询单位做技术依托 不经过诊断而实施ERP,就好比到医院去看病,医生没有经过“望、闻、问、切〞,就给病人开药一样,是没有任何效果的。通过企业诊断,认识行业可能出现的挑战,分析竞争环境,明确自身管理存在的问题,从而确定企业近远期的开展和经营战略。 6.2.2 选择成熟的软件和有实施经验的软件商作为长期的合作伙伴。 要选择有成功用户先例的商品软件系统,不要做“第一个吃螃蟹的人〞 成功的用户可以说明该软件产品以及相关的效劳都比拟成熟。实施ERP 是企业的大事,不要贸然选择哪些未经实践证实的软件产品。 (1) 考察软件的技术水平和功能 ? 从系统的角度考虑,所用的技术是否具有先进性,如客户机/效劳器体系结构、图形用户界面(GUI)、计算机辅助软件工程(CASE)、面向对象技术、关系数据库、第四代语言、数据采集和外部集成(EDI)等都可作为考察的对象。 ? 从企业长远开展角度考虑,软件的结构是否灵活可重构。由于市场不断变化的外部压力和企业管理不断改良的内在动力,企业的组织结构、业务流程和员工岗位及职责经常调整。面对变化,企业要求的决不是所谓的“强大的二次开发工具〞,而是要求ERP系统能提供企业模型调整、业务流程重组的强大工具,根据企业需要自由地处理。软件结构独立于企业部门机构设置,在企业流程再造时,软件应随之动态地适应企业的变化,构建新的企业模型。 ? 从用户现有资源的角度考虑,华兰生物应用浪潮系统已经三年有余,该系统应用的经验及系统中的数据是华兰生物的珍贵财富。应用任何新的ERP系统都不可能无视这两点。系统的历史应用经验,应该充分利用并不断开展;对数据,无论上什么系统,应该有选择地继承,并在其根底上扩展。即是否有与现有财务系统的数据接口。 (2) 考察供给商实力 一般来说,企业不但要购置供给商的ERP商品软件,还要购置他们的效劳。因为经验说明,没有外部专家的帮助,一个没有经验的企业几乎是不可能把 ERP工程实施成功的。所以,虽然企业最终应当立足于依靠自己的力量去使用和维护软件系统,但是在开始阶段,供给商所提供的培训、实施咨询和技术支持对于顺利地实施 ERP 工程是非常重要的。这样,企业在购置 ERP商品软件之后,在比拟长的一段时间内还要就许多事情和供给商打交道。因此,了解供给商的实力是很重要的。要考察供给商的财政实力,以证明该供给商是一个可以比拟长期地打交道的对象。还要考察供给商的效劳支持能力,特别是供给商的培训教师、实施参谋和其他技术人员的资历和经验〔尤其是流程行业经验〕,对于成功地实施和应用ERP系统是非常重要的。 (3) 考察供给商的用户 通过考察供给商的用户群、特别是本企业的同行业用户,可以了解用户对软件的使用情况和满意的程度,可以了解供给商对用户的培训、实施指导与帮助是否得力,可以了解供给商对用户的技术支持是否及时有效,可以了解其供给商的用户成功率……。如果用户的反映比拟好,至少说明供给商的软件和效劳不是很差。 6.2.3 进行全员培训,调动全体员工积极参与系统的建设工作 ERP系统不是一个单纯的计算机软件,而是一个以计算机系统为工具、先进管理思想为核心的管理信息系统。它需要全体管理人员和操作人员整体素质的提高,从而全面促进企业经济效益的飞跃。因此,用户应注重进行各层次、全方位的系统管理技术培训,尽快熟悉系统,充分利用系统的各项功能,迅速入手,创造效益。通过培训,要让REP系统尽快为企业的效率提升做出奉献,同时,要建立一支ERP维护与再开发队伍。 6.2.4 实施ERP系统成功与否关键在于企业领导的重视与参与 1) 企业ERP的开发是一项投资较大的工程工程,企业领导必须下决心,投入较大的人力、物力和资金,并监督这些资金合理使用,因此这项工作从立项开始就需要得到领导支持。 2) 企业ERP的开发是一项巨大的系统工程,它将牵涉到企业各部门、各子公司、各分厂等,需要这些单位在统一的方案下,协调地开展工作。因此,这项工作需要具有企业高度权利的领导参加,才能行之有效地开展ERP开发和实施工作。如果只凭计算机中心的人员进行指挥和调度是极为困难的。 3) 企业ERP系统的建设,不是某种局部的技术改造,要涉及到企业的管理机制、结构、管理模式和方法的重大变化,特别是在我国一些老企业中,推广ERP系统不可防止地要涉及到对传统手工管理模式的改造。管理机制和模式上的重大变化,是属于企业全局性的重大决策,需要企业领导组织有关人员进行周密而慎重的讨论才能决定,否那么将会导致重大的失误和损失。 4) 企业ERP的建设和使用对企业管理影响深远,它将改变企业管理人员的工作性质和工作方式,甚至影响到一些人的前途和未来,由此而产生的阻力是可以想象的。没有企业领导的推动,无法克服这种阻力,特别是由于计算机管理代替手工管理的切换过程中,会取代和改变一些人的传统手工管理的作业方式,如果没有来自领导推行计算机管理的坚决决心〔甚至有必要下达强制命令〕就难以克服企业中的习惯势力和巨大惰性。 6.2.5 强化工程管理工作和工程组织工作 一个良好的工程管理组织可以保证工程有条不紊地按照预定方案进行,保证阶段目标的按时实现。尽量减少和协调工程内部以及工程之间的冲突,充分发挥每个工程成员的工作效率。积极协调系统开发资源的竞争和矛盾,对工程工程进行严密的组织和严格的监督管理,制定严格可行的规章制度,使工程工程的实施工作得到可靠保证。 工程领导小组 实施组 支持 工程经理 实施方工程经理 开发组 管理参谋组 质量监控 建议由企业与系统实施方组成联合工程组,组织结构如以下图示。华兰生物工程组人员需要理解每项业务的过程、最好有专人全脱产投入工程工作。 由企业和相关IT公司共同成立工程实施的三级组织机构: 工程领导小组:成立以公司总经理为组长,主要负责人任副组长,有关部门负责人,IT公司技术或实施负责人参加的工程领导小组。领导小组负责在全公司范围内做思想发动,授权工程经理全面开展工程实施工作,听取工程经理关于工程实施状况和进展的汇报,对重要问题的方案进行确定批准,审议实施小组提出的决议案,保证审议通过后的决议案在企业的贯彻执行,在必要时协调实施小组和各级经理的工作。 工程实施小组:成立由工程领导小组常务副组长任组长,公司各有关部门及业务骨干,IT公司技术人员参加的工程实施小组。负责工程实施工作的组织、协调、监督,根据工程实际情况和实施工作要求,起草相关的决议文稿,提交领导小组审议,监督执行决议,按照决议制定工作方案,根据工作方案制定任务单,检查任务单的执行情况。在实施过程中,对于难于得出结论的问题和难于解决的困难进行适当的分析,形成审议稿,提交领导小组审议。向领导小组汇报实施工作过程中的各种进展情况。 系统应用小组:由华兰生物各部门应用人员组成,各部门经理任组长。其任务是根据系统的功能,提出本部门的应用需求,为企业选定的IT公司ERP原型产品的专项开发提供准确的依据,做好本部门各功能系统的使用,及时总结积累经验,保证工程各功能模块的正常使用。 6.2.6 ERP系统的实施必须与企业的体制改革技术改造相结合 一个良好的计算机管理信息系统,必须建立在一个良好生产和管理体制的根底上,先进的管理工具——计算机才能发挥应有的效用。当前,我国处于改革开放时期,企业的机制、机构、方针政策及环境都处在一个新老交替的过程中,企业的变动十分剧烈,这种变动的状态为实现计算机管理增加了很多困难。但企业不能等待体制改革完全稳定了再搞计算机管理,因为企业的体制改革是一个长期的历史任务,这个改革过程既不能绕过去,也不能等待。因此,必须把三者结合起来,我们既要看到它们相互制约的一面,又要看到它们互相促进的一面,这样才会使企业管理水平产生本质上的提高,企业通过实施计算机管理信息系统将为企业机制的转化和实现企业管理整体优化找出一条可行的途径,使企业管理现代化成为具有可操作性的行动。 7 华兰生物工程实施效劳总体解决思路 7.1 业务流程与PM系统的有机结合 业务流程与PM系统的结合实际上也是现代管理思想同软件技术的结合。 PM是对企业物流与资金流进行一体化管理和集成化运行的计算机管理软件系统。PM系统的应用要涉及到企业的各个业务部门和管理部门等,它强调系统运行的整体集成性、数据共享与数据一致性控制机制。从整个系统的角度来看是管理和软件的统一,统一管理企业资源,作到资源的充分利用,信息流通的迅捷、准确,从而低本钱高效率地运作。 企业准备实施应用PM系统,并为了保证企业在应用PM系统时取得预期效果,就必须要对企业业务处理流程进行优化,即使你的软件再先进,功能再强大,也要通过企业按步骤,按流程标准化的操作实施,这样PM系统才有可能真正的运行起来。这其中其实蕴涵了两层含义: 1. 业务流程的优化, 2.按流程标准化操作。对于华兰生物来说, 虽然已有了一套自己的管理模式和业务流程, 但仍存在许多缺乏之处,需要在PM系统工程实施过程中, 由英克科技咨询参谋针对其缺乏加以优化;其次, 在目前的乃至将来的企业业务活动中,应该将流程真正的贯彻实施, 彻底杜绝不标准操作的存在。 PM系统的实施不仅仅是技术解决方案,更重要的是面向管理,在实施过程中应将两者始终结合在一起,以期真正改善企业管理绩效。 从手工的管理模式转换到计算机标准管理模式及由计算机管理模式转换到更先进的计算机管理模式是一种BPR〔业务流程重组〕。 从手工的业务模式转换到计算机标准的业务模式及由计算机业务模式转换到更先进的计算机业务标准模式也是一种BPR〔业务流程重组〕。 计算机系统的实施过程既要精通软件产品,还要精通管理理论与管理实务,熟悉行业管理模式。只有两方面都熟悉的英克科技咨询参谋系统地组织实施,才能实现PM系统的预期目标,这也是PM系统应用成功的条件之一。 7.2 实现从英克到华兰生物的“知识转移〞 培训是实施效劳中非常重要的环节,也是实施效劳成功的重要保障。 系统实施必须的培训种类主要有: 基于ERP信息技术的管理理念培训〔初级〕 ERP工程实施及管理方法培训〔初级〕 PM产品理念培训〔初级〕 基于优化后的业务流程的知识培训〔中级〕 PM系统各种业务流程各类模型及其案例〔中级〕 PM系统应用培训〔高级〕 二次开发培训〔高级〕 实施效劳中的培训特点: 1.培训工作贯穿整个PM系统的实施过程。 2.针对不同角色〔从公司领导到操作员〕的培训。 3.要加强培训效果的评估。 培训是一个知识转移的过程,最终是为华兰生物培养一批业务流程优化及软件系统的技术骨干,一批掌握信息工具、具有很强学习能力、创造能力的业务及管理骨干。 英克科技培训效劳 英克科技提供的针对ERP工程实施的培训效劳包括面向社会公开的标准培训及以工程为单位的针对客户需求的工程培训。标准培训对所有英克科技现在及将来的客户开放。标准培训方案、课程表及培训地点由英克科技制定,并在英克科技网站〔 〕公开。工程培训是专门为工程准备的,针对客户工程需求,依据标准培训制定,一般在客户现场开展。 标准培训及工程培训课程均分为初级、中级、高级三个层次。初级培训主要是ERP理念、PM产品理念及英克科技工程实施及管理方法等概要介绍。中级培训主要是基于优化后的业务流程的知识、PM系统业务流程应用的模型及案例教学。高级培训主要是应用PM系统必需的系统需求分析、系统方案设计、PM软件配置方案及技巧、二次开发方法、数据仓库应用原理及方案等内容。 客户可自由选择前述两种培训效劳任一,但对具体ERP工程而言,客户都应该参加所有内容及层次的全套培训。 7.3 提供参谋效劳与客户一起推进工程 英克科技在本工程实施的过程中将同华兰生物的工程小组及实施队伍一道,在合理的工程周期实现总体工程中的标志性工程目标,并帮助华兰生物的实施队伍完成工程总目标的实现。华兰生物是工程的主体,在英克科技提供的参谋团队〔由英克工程经理、资深应用参谋、应用参谋、实施参谋及〔高级〕开发工程师组成〕的协助下推进工程。 英克科技提供的咨询参谋的职责将主要表达在以下工作: 1.辅助华兰生物工程负责人的工程管理。 2.适应ERP管理需求的组织架构、业务流程系统的需求分析。 3.对华兰生物实施队伍的培训。 4.局部专项需求的开发工作。 5.帮助华兰生物实施队伍PM系统安装、配置、调试及维护。 综上所述,英克科技的咨询参谋提供的效劳主要用于知识转移的过程,是知识转移的重要方式。而华兰生物的努力与积极参与对工程将至关重要。华兰生物工程组在英克科技的辅助下全权负责工程管理、系统测试、岗位培训等实施工作。华兰生物在知识转移后,将能尽快实现知识成果的升值。 7.4 赋予华兰生物持续改良能力 在英克科技咨询参谋的全力协作下,华兰生物工程组在合理的工程周期内实现合理的标志性工程的目标后,应该根本实现了从英克科技到华兰生物的知识转移。企业应该具有了相当的持续改良能力,应能在英克科技的帮助和指导下完成企业的工程总目标。企业更大的开展,真正依赖的是了解企业自身实际,掌握先进管理思想、方法及技术的队伍,他们将是企业自身的持续改良能力的表达。 华兰生物的管理经验及用友系统的应用经验是华兰生物的珍贵财富。在实施华兰生物ERP工程的过程中,利用好这些经验、这些知识成果,也将是我们高效率协作达成工程成功的催化剂之一。 着眼现在,放眼将来。英克科技将为华兰生物培养及造就出一批理解企业实际、掌握先进管理思想的队伍,使企业具有知识转移后企业自我持续改良能力,实现企业的更大更长远的开展目标。 附件 1 英克科技简介 1.1一般状况 北京英克科技,是一家注册于美国San Jose(圣荷西市), 设立在中国中关村科技园区外商投资高科技企业。集团创办于1992年,在中国大陆从事企业管理效劳及软件的提供。1993年初集团成功地开发出全面满足中国企业需求的PowerManage(简称PM)系列企业综合管理软件。并广泛应用于流程行业。 北京英克科技目前在中国主要从事企业管理效劳及软件的提供,并涉足电子商务领域,以全方位的效劳致力于帮助互联网时代的中国企业实现电子商务化转型。 1.2 业务领域 英克科技自成立以来,就致力于研制并效劳于大型医药、化工、饮料等行业管理软件产品。 目前,PM系统已成功实施了300余家大中型企业,在ERP行业占据相当大的市场份额。英克同时提供高水平的管理信息工程效劳和管理咨询效劳。 1.3 机构、未来开展规划 英克科技总部位于北京市海淀区。销售及效劳网络遍布全国各地,目前在杭州、上海、南京、武汉、广州、成都等地建立了自己的全资子公司,并在各省市设立有办事处机构。同时,在美国硅谷设立有海外公司,主要用于向中国总部提供世界上最先进的管理理念、管理方法、计算机技术等信息。 2000年集团经海外融资,由北京市英克科技集团改为北京英克科技,成为一家立足于中关村高科技园的外商高科技企业;融资的成功,标志着英克科技的开展进入一个全新的里程碑。 经英克人几年来坚持不懈的努力,目前,英克科技已成为中国著名的企业管理效劳及软件提供商,在国内市场享有很高的声誉。 根据公司未来的开展方案,准备在2003年完成在中国境内的25个分公司或办事处的建设。在适当的时机,将涉足世界企业管理软件市场。 1.4 遍布全国的效劳机构 英克科技的销售及效劳网络遍布全国各地,相继成立的广州、武汉、南京、杭州、成都、上海、济南和沈阳各分公司及技术实施分部,成为英克科技一往无前的护航舰队。具有各行业良好的业务和技术背景,深厚的系统设计和工程实施,高度负责的敬业精神的专家队伍广受用户的赞誉。 1.5 人力资源 本公司现有职员共310余人,平均年龄32.68岁,公司内部集中了数学、计算机、通讯、财务、物流、工商管理等多专业的优秀人才,公司员工多为大学本科以上学历,中层技术人员70%以上具有国外学习和工作的经历。现已形成了200多人的技术队伍。通过多年对生产和流通企业的调研和实施,英克已拥有一批对企业的实际运转和操作相当熟悉的专业人员,将计算机技术与企业的实际需求很好地结合,建立与客户的良好沟通,以保证实施的顺利进展和工程成功。 1.6 对外合作 为保障对先进技术的跟踪,同时也为对客户提供更为全面的效劳,英克科技一直保持着与业界先进企业的市场、技术合作。如IBM、ORACLE、微软等公司。 2 英克核心技术PMC介绍 2.1 PMC是什么 PMC是Power Manager Core 缩写。Power Manager是英克公司所有管理软件统称。 PMC是采用面向对象技术,在总结了英克公司自1994年开始使用PB开发企业管理软件以来的经验教训的根底上,经过长期的酝酿,于1998年3月开工同年6月根本定型,至今仍在不断开展完善的英克公司内部开发平台。PMC通过提供系统框架和功能基类、控制基类、通用效劳等,提高开发速度、提高开发质量、满足用户日益增长的新需求和日益复杂的需要。 2.2 PMC产生的过程 英克公司从94年开始使用PB开发有关企业管理的软件。到97年中时,使用PB开发的技术日臻成熟。但同时也出现了一些问题。主要是软件产品越来越大,需要投入的人力越来越多。存在着每个人的开发如何统一,积累的经验教训如何表达在新开发的产品上,如何提高开发速度、如何提高开发质量、如何满足用户日益增长的新需求和日益复杂的需要。 这样就迫切地需要开发一套底层的库,供开发时使用。其设计的核心思想是最大限度的封装技术细节,使开发应用功能时,注意力最大限度地集中在满足用户需求上,而不被技术细节所困扰,同时也在一定范围内保证了产品的高质量和质量的一致性。 英克公司的开展也为PMC的形成带来了契机,经过94-97年使用PowerBuild进行业务系统、财务软件的开发,积累了一些针对业务系统开发的经验和教训。97年中开始,在技术上开始引入了面向对象的设计思想。在这些根底上,决定开发一套面向英克公司自身开发专用的开发平台。提高开发效率和开发质量。经过97年下半年和98年初做了大量的试验和探索,在98年4月,决定完成一个可真正实用的版本,投入到BMS3.0的开发中。 2.3 PMC的总体结构 PMC是一套完整的、多层次结构体系,PMC不是一个通用的开发平台,只对英克的PM系统具有通用性。因为它结合了PM系统的职务定义、人员授权等企业管理理念,从体系结构设计本身就满足了平安、授权的需求。从人员登录到功能调用、功能授权,PMC全部为应用开发者准备好了。 平安机制 功能部件基类 单表编辑 总单细目 多编辑单元 控制部件基类 HOV部件 查询部件 其它进一步扩充的部件.. …. 功能1 功能2 功能4 功能5 HOV1 … … … … PMC从开发角度为应用开发人员提供了多种功能部件和多种控制部件供选择使用。 PMC系统结构图 l 平安机制:为保证PM各个产品处理的一致性和产品系统的平安,PMC提供了连接数据库、人员注册、根据功能授权生成菜单的平安保证措施。PMC的环境可设置成开发、维护、发行三种状态,提供不同层次的设置。 平安机制主要通过职务定义、人员授权、设置功能授权属性等功能表达出来。 l 功能部件:PMC是由两大类部件组成的,功能部件是其中的一大类,功能部件是实现功能的程序对象,都是由一个PB提供的用户对象和多个窗口组成,具体说就是Pb不可见的user object。现有的功能部件主要是:单表编辑、总单细目、总单细目带明细、多编辑单元。 l 控制部件:控制部件是组成PMC另一大类部件,控制部件是依附于一个功能、效劳于该功能的部件。它本身并不是一个独立可执行的部件,但可以为功能提供各种效劳。根据不同的需要,PMC中提供了多种不同类型的控制部件:HOV、QUERY、TICK、PRINT。 2.4 PMC的特点 PMC是在开发PowerManager的各个产品过程中逐步总结开展起来的。提供了统一的功能运行环境、负责功能的加载和退出、提供对象之间自动调用、提供常用效劳和可重复利用的部件。 PMC利用了面向对象技术: 封装 PMC将许许多多的技术细节都封装起来,对使用PMC的人是透明的。 继承 如果PMC只有一个或几个功能做得很好是没用的,需要把重要的技术处理贯穿到所有功能中。而面向对象的继承技术,正提供了这样的机制。当一个功能从PMC提供的功能基类继承后,它就拥有了基类所有特性,而不需要另外编程。这样既防止了重复劳动,又提高开发质量,极大的提高了效率, 重载 实际上BMS3和以后开发的功能变化是很多的,PMC作为通用的功能基类事先不可能包含所有变化。因此,重载就变得非常重要。任何一个继续PMC功能基类的功能,都可以改变基类的处理方法,也可以增加基类没有处理方法。实际上用了PMC后,仍能开发出任意类型的功能。 动态功能调用 PB根本上是采用静态功能调用方法〔预先知道功能窗口的名称〕来实现功能运行的。而PMC那么采用动态功能调用的方法,通过事先的功能定义将所用功能记录在数据库中,再通过记录的选择完成功能的调用。 PMC是一套完整的、多层次结构体系: PMC不是一个通用的开发平台,只对英克的PM系统具有通用性。因为它结合了PM系统的职务定义、人员授权等企业管理理念,从体系结构设计本身就满足了平安、授权的需求。从人员登录到功能调用、功能授权,PMC全部为应用开发者准备好了。 PMC提供了方便的参数描述机制——开发属性 对象中有许多的属性,不同功能的属性值不同,但个数和意义是相同的。例如编辑功能使用不同的数据窗口、不同的位置。如果将这些参数都做死在程序中,开发时必须修改代码,而且不利于自动化开发。有了开发属性后,这些参数将以数据的形式进行保存,使用时,同样一个功能部件,因为开发属性不同,可以有不同的表现,而这是不需要修改任何一个字节代码的。用PMC可以在不编一个字节的情况下,快速开发能完成根本功能的功能部件,很大程度上得益于开发属性。 PMC提供的授权属性机制。 在PM系统中,对于某一个特定的操作员,不一定能看到系统中的所有功能,该操作员能运行什么功能,或者能够运行某个功能的哪些操作,都是受控制的。允许某一个操作员或某一个部门职务能运行什么功能或操作的过程称为授权。在PMC中一个功能的核心是功能部件,功能部件会有许多属性,其中用于授权的属性称为授权属性。 目前,PMC包含有10几个授权属性,并可以任意扩充。含盖了从根本操作到检查、约束、到界面处理的不同方面。而且授权属性分四个层次,可以进行不同的设置。 PMC的控制点机制 所谓控制点就是将软件的运行权开放给另一个部件,这种部件称为控制部件。由控制部件对功能进行特异化的处理。 出让控制权 返回主程序 控制点方式 开始运行 控制点 控制部件 开始运行 Case 语句 N个不同的处理 传统方式 PM都是按产品的概念开发的,但实际上,不同的客户需求千差万别。即使对同一事务的处理也各不相同。因此为了在尽量减少改动原有代码的同时满足不同客户需求,从而提出了控制点和控制部件的概念。将程序特异性要求与共同的局部隔离开来。 从上图看到,当程序运行到控制点时,主程序出让所有的控制权,由控制部件负责对业务的处理。当处理完之后,再将控制权交回主程序。这样只要为不同的客户开发不同的控制部件,既不会影响主程序又不会影响其它客户的控制部件。 3 英克核心理念KRM介绍 3.1 KRM的定义 知识与资源一体化管理—KRM〔Knowledge & Resource Management〕是在ERP的根底上开展而来的,它有效地融合了知识管理思想的新型企业信息管理系统的模型,通过为企业提供最正确业务实践和管理模式,构造了一个企业资源不断集成、流程不断优化、知识不断提炼与共享的生态管理系统,从而促进企业绩效的持续改善,提高企业的市场竞争能力。 3.2 KRM的管理思想 知识 数据 行为 信息 经验 知识与资源一体化管理体系的核心思想就是将知识流、资金流、物流、信息流并行处理、统筹规划,以保证企业的可持续开展战略的顺畅运行的新一代信息化管理体系。这里的知识是指企业经营管理中总结出的规律、方法、技术诀窍,包括显性知识和隐性知识。知识的层次结构如图1所示;资源是指企业中的人力、资金、设备、原材料等,企业所利用的资源是有限且不可再生的,而且随着资源使用量的增加,资源利用的边际本钱增加,而对于知识,其传播再生的边际本钱几乎为零,而且随着知识的复制和传播,其边际效益增大〔如图2,3所示〕。 时间、数量 边际本钱 边际效益 时间、数量 边际效益 边际本钱 图1 知识的层次结构 图2 资源利用效果图 图3 知识利用效果图 企业所拥有的、且唯一独特的资源是知识,从大规模生产产品到大规模定制产品、过程和企业以及最终到大规模定制知识,是企业经营战略的大致走向,我们从其各自的竞争战略焦点来考察,可以发现企业大致经历了由“基于资源的积累过程〞到“基于能力的资源配置过程〞再到“基于知识的能力创新过程〞三个阶段,也可以说,这三个阶段是人们对企业认知逐渐深化、逐步开展的过程,是一个从表象认识到本质揭示的过程。基于资源的积累过程〞认为企业是由一系列资源所组成的集合,各种资源皆有其各自用途,企业的竞争优势来自于企业所拥有的资源;“基于能力的资源配置过程〞将上述观点作了进一步引申,认为企业的竞争优势来自于企业资源配置和开发的能力。在这些观点的指导下,企业的运行模型必然以资源转化为核心,强调对资源的有效利用和配置,而无视了对知识的挖掘。资源转化是企业价值形成过程的直接表现形式,能力配置是优化企业价值形成过程的手段,而知识应用和创新那么是企业价值形成的来源。 KRM系统通过任务原子化、管理插件技术使知识过程化,将企业的整个管理体系通过知识的共享与传递为纽带有效的融合在一起,对企业进行根本程度的再设计,从而弥补ERP系统的缺乏。也就是说,KRM系统是在ERP的根底上,融入了知识管理KM的内容,并通过全面的解决方案加以整合、实施的一套管理系统。以下图表示知识对企业业务过程的作用图。价值流实现了企业的直接经营目标—获取利润,而物流、信息流、工作流支撑企业完成日常业务运作,知识流那么提供了对业务过程的知识支撑,在创造企业利润和客户价值的同时,实现了企业和个人的能力的提高和知识的增长,从而到达了企业进化的目的。 目 标 设施 资金 人 力 原材料 过 程 过 程 过 程 价 值 价 值 知识流 管 理 插件 知识流   图4 知识对业务过程的作用示意图 3.3 KRM的开展过程 随着信息技术的迅猛开展,信息技术给企业管理带来的效益也日益突出,企业越来越深刻地认识到采用手工方式管理企业的弊端,因此企业的信息化建设也逐步提到企业的管理日程上来。 企业传统的手工管理,是将挑战性的工作〔CW,Challenging Work〕,经过总结、提炼、标准、完善逐步转变为日常事务性工作〔 RW,Routine Work〕的过程。随着企业的内部管理制度日益完善和标准,以及企业内部管理的信息化建设,企业逐步利用计算机和其它工具对日常事务性工作〔 RW〕进行管理,从而将日常事务性工作〔 RW〕转变为机器工作〔MW, Machine Work〕,不同程度地实现了企业的信息化管理。 因此,企业的信息化过程,实质上就是首先通过企业完善内部管理将挑战性的工作〔CW〕转化为日常事务性工作〔 RW〕,再通过企业的管理重组和管理创新,结合信息技术的管理优势,逐步将日常事务性工作〔 RW〕转变为机器工作〔MW〕的过程。同时通过知识管理,使企业管理生态化,企业象生物体一样能够对环境的变化作出灵活的反响,能够自组织,自学习,自进化,使企业的管理体制、知识化 持续改善 MW RW 管理标准化 CW 管理生态化 管理自动化化 强调标准 强调ERP 强调KM P D A C P D A C P D A C KRM ERP ISO90000 时间 管理无序 业务流程持续改善,从而获得持久的竞争力。如图5所示。 图5 企业的信息化和知识化过程 企业根据自己的管理现状和对信息化建设的认识,经历了信息化建设过程的不同阶段。企业在信息化建设初期,由于对信息化建设的规划不全面或对信息化建设的认识的局限性,往往从最根本的企业需求出发,采用CAD或MIS系统对企业的相关数据进行管理。随着企业的不断开展壮大,企业对管理信息的需求要求越来越全面、速度越来越快,因此企业对信息化建设提出了新的需求。许多企业会考虑实施ERP系统。而ERP系统对于一个企业来说,不仅仅是简单地使用一套信息管理系统,而是意味着对企业内部的管理方式、管理思想、管理人员素质等提出了更高的要求。因此,企业从手工管理或简单的计算机管理,上升到利用ERP系统进行企业管理,需要聘请专业的管理咨询公司进行相关的ERP知识、管理观念和思想等方面的培训,帮助企业结合信息系统的优势对企业的业务运作流程进行重组〔BPR〕、调整或优化,企业需要不断地对内部管理进行创新,否那么,ERP的实施难免会导致失败。 由于竞争的日趋剧烈,企业已经日益意识到知识资源管理的重要性。随着知识经济的到来,企业的信息化建设也不再满足于停留在ERP系统的运用上,而是需要将知识和资源结合进行管理。这样知识和资源一体化管理系统〔KRM,Knowledge & Resource Management〕应运而生。 企业在信息化建设的过程中,同时经历着知识化的过程。企业在手工管理或简单的计算机管理时代,只是对企业营运中的数据〔Data〕进行收集、查询等。由于企业实施了ERP系统后,企业对营运中的数据资料进行收集、查询以外,通过对数据的分析、整理和加工,转化为企业内部能够共享和作为决策依据的企业信息(Information)。而随着企业对知识资源的管理,企业通过〔KRM〕系统对企业的信息进一步消化、吸收和提炼,从而转化为企业的知识资源〔Knowledge〕。 因此,企业在信息化建设的过程中,企业同时也经历着从数据——信息——知识的知识化过程。 总之,随着企业外部竞争的日趋剧烈、企业对内部管理要求的提高,企业对知识和资源的管理已是大势所趋。KRM管理体系也必将被越来越多的企业所重视和接受,企业实施KRM系统也将成为信息化建设中企业的必然选择。 3.4 KRM的实现路径 由于KRM系统是在ERP的根底上开展而来的,有效融合了知识管理的思想。知识管理是信息管理的延伸和开展,信息管理只是将各种各样的信息以一定的方式汇总、组织起来,方便人们利用计算机来查询和检索,然而,如何由信息产生知识,即如何利用数据信息取得知识、再利用知识获得最大的利润或效益,这已经上升到一个新的层次。知识是由信息而来,它是通过对信息的提取、识别、分析和归纳转换而来的,故信息管理是知识管理的根底,知识管理那么是信息管理的延升和开展。知识管理的过程和手段如以下图6所示: 知识管理KM 知识管理系统KMS 知识的过程化 知识创造、挖掘、 管理插件 CRM 知识分配、共享 OA、Intranet 图6 知识管理的过程和手段 企业的管理过程循环也在不断提升,更加注重组织的学习和知识的积累,从传统的PDCA〔方案、执行、检查、处理〕可进化为PECL〔方案、执行、控制和学习〕。如以下图7、8所示: 方案〔P〕 执行〔D〕 检查〔C〕 处理〔A〕 方案〔P〕 执行〔E〕 控制〔C〕 学习〔L〕 图7 PDCA循环 图8 PECL循环 在这不断提升的过程中,企业通过ERP系统和知识管理系统的集成,将企业中采购、生产、销售等各职能模块进行无缝连接,使企业的各项职能同步、同速、同向运转,从而最终到达知识和资源管理的目标。 同时,通过企业的各项职能同步、同速、同向运转,使企业中的知识流、资金流、物流也到达流向一致、流速和流量受控的目的,而不是出现波浪式的流向。如以下图9所示: 采 购 生 产 销 售 财 务 人 力 资 源 P E L C 图9 KRM模型 3.5 KRM的功能 KRM以ERP为根底,强调KM思想,其功能包含了SCM、ERP、CRM、OA等所具有的全部功能,企业可以根据实际需要,有所侧重地选择某几个功能,通过原子化任务把这些功能有机地连接起来,组成满足企业个性化需求的管理信息系统——mykrm,使企业信息化建设到达最大的边际效益。其所含功能如下表所示: 模块 功能 SCM ERP CRM OA 所含功能 厂商目录 比值比价 供方能力 其他资源 订单执行 跟踪查询 采购 库存 生产 销售 财务 销售自动化〔SFA〕 CTI e-marketing e-sales 会议功能 文件处理 档案管理 3.6 KRM的特点 KRM系统提供以软件平台为根底、以应用软件系统为核心、以效劳支持〔管理 咨询、培训、知识传播、实施〕为保障的全面解决方案。在通常情况下,完整的KRM系统由知识管理与资源管理两个局部构成,资源管理局部主要包括:ERP系统、SCM、E-C等,知识管理包括Consulting、 CRM〔Customer Relationship Management,客户关系管理〕/Call Center〔呼叫中心〕等内容。总的来说,两者是有机结合、彼此融合的一个整体。KRM具备以下三大特点: 〔1〕、KRM将知识流、资金流与物流放在同样的高度并与之融合。任何一种软件都有它的应用范围,就象任何一台先进的机器设备,它也有一定的使用范围一样。传统的ERP系统只是将信息流、资金流和物流结合在一起,并没有把知识管理内容融合到系统中去,这必然会不适应知识经济环境下企业的开展。KRM系统把知识管理融入ERP系统后,从而对知识流、资金流与物流进行统筹规划,合理使用企业的人力、物力,以便有效地保护企业资源,构筑符合知识管理要求的企业信息化管理体系,提高企业的核心竞争力。  〔2〕、KRM主张软件重要、效劳更重要,更着重于管理咨询效劳、实施效劳、知识传播及培训效劳。知识环境下的企业管理软件提供商已不仅仅是技术的实践者,更是企业信息化管理效劳与咨询的提供者,为企业提供更符合需求的效劳、使企业管理系统成为企业可持续开展最大的推进力才是企业管理系统提供商的目标。 〔3〕、KRM的实施必须与企业的实际相结合,从企业的具体需要出发,建设与运行同步。KRM系统的建设是从企业的实际需求出发,从最关键的环节开始入手,在保持和开展核心优势的前提下利用信息技术提高效率、降低本钱,让知识管理体系在有效的控制下随着企业的开展逐步建设并即时发挥作用。即从企业需求的角度出发,企业依据自身需求,使信息化建设与信息化管理应用同步进行。  3.7 KRM的优势  KRM系统不是凭空建立的,它基于企业内部高度的信息化根底上,根据企业实际情况提出的企业信息化的思想体系。知识与资源的高度集中必然会诱发企业开展的隐患,因此需要将工作任务高度分解,即任务的原子化。而依靠工作流管理系统可以完整记录整体工作流程,其中涉及的客户、技术等知识也可以通过相应的软件系统进行管理、控制以备企业的随时调用。任务原子化需要将企业的开展战略由个人头脑的东西进行最小量度级的工程分解,其中包括对支持其战略的知识体系的分解以及知识与资源运作流程的分解,分解后的知识通过知识传递链与执行者的训练使得整体企业运营最小程度地脱离个人影响。 KRM系统克服了在知识经济环境下企业对知识拥有者个体的依赖,用体系来保证企业的生存性。由于KRM系统不是一个独立的系统,而是将企业的整个管理体系通过知识的共享与传递有效的结合在一起,从而弥补以往ERP为核心的企业管理系统的缺陷。需要注意得是,在知识经济环境下,人才的流动在当前的大环境中是必然的事件,留住人才固然重要,但是通过资源企业化、任务原子化、知识传递与知识训练体系化等手段确保企业面临人才走失时泰然自假设才是最重要的。 KRM系统是适应时代的必然,EPR与知识管理思想是它的双亲,它在中国已经有许多成功的案例,如云南白药、正泰集团、上海永乐家电等上百家大型制造业、流通业集团都因使用了KRM系统而获得了成功。但是,KRM系统的真正效益不仅仅是金钱所能度量的,其实施过程不仅会带来企业管理水平和领导者管理思路及素质的提高,而且还会为企业培养和造就了一批具有高素质的管理人才,有利于企业今后的长远开展。 4 成功案例介绍——云南白药集团 ; 企业简介 云南白药企业公司〔以下简称云南白药〕,国家二级企业,中国中成药国有企业五十强,云南省首家A股股票上市公司,1995年被国家授予“中华老字号〞的荣耀称号。多年来,上缴利税均为云南省医药工业首位。公司现有全资、控参股企业十余家,企业总资产八亿多元,净资产四亿多元,年销售额8亿多元,年出口供货值一千多万元,年利税总额突破亿元大关。是云南省实力最强、规模最大、品牌最优的大型医药企业企业。公司产品以云南白药系列和田七系列为主,共九种剂型七十余个产品,产品畅销国内市场、港澳及东南亚一带,并逐渐进入日本、欧美等兴旺国家市场。 随着云南白药规模的不断扩大,经营方式及管理方式随之改变,企业的全面管理也越来越复杂。面对不断蓬勃壮大开展的企业,传统的管理模式已不能适应。从而使企业领导坚决了采用更加先进的现代化信息技术管理手段的决心。经过长时间的多方比拟与考察,云南白药认为:英克科技将先进的、可支持企业未来开展的管理思想融入到其软件产品之中,并提供优秀性能价格比的硬件平台〔基于英特尔 架构的平台〕,和最先进的数据库和软件、网络技术,以及标准化产品化的效劳。英克科技在KRM思想下,将企业的物流、资金流、知识流并行处理,具备很强的实效性和扩展性,其丰富的咨询与实施经验可为企业管理提供实实在的帮助。为此,云南白药决定全面采纳基于英特尔架构下,英克科技根据KRM〔Knowledge&Resource Management知识与资源管理〕思想开发的PowerManage〔简称PM3.0〕企业经营综合管理系统。 ; 业务挑战: 典型的业务问题有: l 企业,既有生产部门,又有销售部门,既有独立核算单元,又有非独立核算单元。 l 各部门间的衔接不够流畅,信息不能及时、准确传送,难以形成制造企业产、供、销、人、财、物统一管理。 l 难以压缩各种库存积压,降低原、辅材料的损耗,减少车间生产的工时工率,加快资金周转速度,降低生产本钱。 l 没有挖掘企业核心竞争力的工具。 l 计算机系统如何支持企业的质量管理。 l 人力及设备能力的平衡较难协调。 l 作为工业企业,对市场敏感度不高,对终端客户不甚了解。 l 原有系统不能有效地对生产用设备及工具加强管理,随时反映设备的运行状态,保证生产的正常进行。 l 原有系统不能制作车辆的运行调度方案,记录车辆的维修档案,提供车辆的现行运行状态,不能严格控制车辆的运输费用。 l 生产品种多,生产本钱核算过于粗略,且大量的票据都是用手工处理,易造成票据的丧失。 l 对各销售单元、供给单位、销售业务员的信誉度不能进行有效控制。 l 决策管理者不能随时对各种数据进行浏览查看,统计分析,随时对企业的经营活动进行决策管理。因而也无法加强决策管理者对各分支机构及人员的直接控制。 l 面对这样的业务挑战,原有的计算机系统难以应对。 原有计算机系统表达出的不完善性: 1、 随着企业的开展,系统不能满足企业目前需求。 2、 编程人员的流动给企业信息系统的维护带来很大的障碍。 3、 数据库的不平安性能使企业的数据很容易被修改。 4、 现有的软件只能减轻企业局部人员的手工劳作,不能给企业的决策管理者提供真实有效的数据和管理方法。 5、 没有充分的利用现有的计算机资源。 6、 决策管理者不能及时有效对各部门进行实时监控。 7、 财务只能到达事后的核算,不能完成事前控制。 8、 对各销售单位、供给单位、销售业务员的信誉度不能进行有效分析及控制。 9、 由于人员的流动及时间的流逝,达不到数据及信息的完全有效保存及动态分析。 10、 系统的维护需要一个专业化的队伍。 随着信息市场竞争的日趋剧烈,市场变化的瞬息万变,也更加坚决云南白药公司采用英克科技PM系统这一现代化手段的决心,企业整体、系统地采用PM系统这一重大举措无疑能使企业快速开展,也是云南白药决策者的英明决断。 ; 实施效果及评价 引进英克科技提供PM3.0及其效劳后,云南白药的管理上了一个大的台阶,具体表达在: 1)实现云南白药企业内部一体化管理。 利用远程通讯联网,加强内部协作实现业务数据相互传递和监督管理的深入、实时。总部能够动态地掌握各分部、库区、财务、业务状况,促进内部物流、资金的运作。 2)支持质量管理 系统从结构化数据〔组织结构、业务流程〕和非结构化数据〔文档管理〕两方面支持质量管理,将质量管理融于业务过程之中,使质量管理手段真正地“转起来〞。 3)有效配置资源 PM/MPCS〔生产管理系统〕所具备的排产方案功能科学地协调了人力及设备能力,最大限度地利用了企业资源。运用原子级的根底数据定义,完善设备管理及车辆调度,有效控制了管理费用。英克科技还将知识流融入到原有系统中,促进了企业物流、资金流、信息流与知识流顺畅运行。 4)单品核算 通过采用PM/BMS,基于计算机强大的计算功能和信息传递的及时性和准确性,现已做到单品核算,更精确地计算出单品本钱、毛利等,便于统计公司销售业绩。 5)消除信息孤岛 利用远程通讯联网PM/DBCOPY〔数据库远程复制系统〕,去除了企业中存在的信息孤岛,加强了内部协作实现业务数据相互传递和监督管理的深入、实时。 6)库存被控制在合理范围内 影响库存的因素是多方面的。PM/BMS〔业务综合管理系统〕通过对企业业务的综合管理,包括采购、销售、进货策略、库存控制等全过程,从各个方面抑制了库存的增长,建立起企业的良性运转机制。 7)完善的信誉额度管理,减少应收帐款 利用计算机进行管理,就可以很方便地对应收帐款进行量化考核:定出企业全年的应收帐款总额, 再逐级下分到各级部门,再下分到每个业务人员。业务人员根据客户的以往销量和回款情况,为客户制定信誉额度。一旦某个业务员的应收款额度超标,或某个客户的应收款超过信誉额度,系统将不允许开票销售,这样就能有效地控制年底应收帐款的增加,从而减少企业被占用的资金和可能的坏帐损失。 8)保持和开展企业的核心竞争力。 利用管理插件技术将原子级的企业特色和规那么加载到原有系统中。挖掘、保持和开展企业的核心竞争力。 9)提供决策支持 实现企业经营业务、财务数据的全面收集,综合统计分析及时为管理者提供真实的经营数据以支持决策。 10)提高了企业的市场应变能力 采用系统的实时数据采集分析,动态地掌握和传递业务信息及市场状况,提高企业对客户的效劳质量和效率,及时对市场反响信息作出相应决策。逐步形成联接各个扩展分部及供给商、客户的业务操作与商务交往网络,充分利用内部及市场信息,建成具有巨大增值能力的信息系统。提高了企业的竞争能力与市场影响面。 ; 英克科技解决方案 以上效果的取得,来源于英克科技提供的解决方案: 一〕英克科技认为任何管理软件都必须融入一定的管理思想和理念,英克科技对云南白药的解决方案融入的先进管理思想和理念有: 1、 原子化任务: 将企业业务细分到不可再分操作单元。 2、 管理=授权+控制 将授权与控制相结合,就能建立企业内部真正意义上的岗位责任制,构造企业内部在网络环境当中的协同工作机制,使企业运营真正天衣无缝,无懈可击。 财务数据对照: 3、 企业管理垂直化 实现上级对下级、总部对各分支机构业务行为的实时监控和刚性限定。 4、 管理的标准化 1) 档案与资料的标准 2) 配合岗位责任制的量化标准 3) 建立健全总部与分支机构的汇报与审计机制,不仅可以收集传输上行报告,同时能够对出轨业务和工作责任调查原因,并且确定各个岗位间的业务衔接和传递标准。 5、 管理的过程化 1) 全程化监控 2) 过程中的业务控制 6、 管理的差异化 在企业经营模式下,差异更呈多样性和复杂性,必须能够及时反映,而且能够控制和调整。 7、 管理的精细化 1) 管理精细化 2) 核算精细化 3) 决策精细化 8、 远程管理机制 远程通讯 远程注册 远程业务协作 二〕硬件选型:采用基于Intel架构下的IBM NetfinityR硬件平台 在选择硬件平台时,英克科技和云南白药考虑到为了确保高性能的系统软件的顺畅协同运行,因而对硬件平台的优异并行运算能力和可靠性要求很高,根据以往的经验和多方比拟,同时考虑到价格性能比,我们选择了基于Intel架构下的IBM NetfinityR 和其它相应的硬件系统。 三〕PM3.0系统实施步骤 一期工程:云南白药电子商务公司本部管理系统: 1、总经理查询分析决策 2、销售管理 3、供给采购管理 4、物价管理 5、财务管理 6、库存管理 7、商品管理 8、客户供给商管理 9、系统管理 10、应收款管理 11、应付款管理 12、经营本钱核算 13、业绩考核体系 14、帐务系统 15、报表系统 16、工资管理系统 采用产品: l 运用PM/BMS〔企业业务综合管理系统〕对销售系统的业务流程进行重组,提高资金运作效率,深入业务过程,并对每个过程进行控制。 l 运用PM/FS〔企业财务管理系统〕对异地部门进行远程财务监控,将事后反响变成事前控制与事中监控相结合,降低资金运作本钱,躲避风险,并实现业务、财务无缝链接。 l 运用PM/IBIS〔企业综合经营信息管理系统〕提供的历史统计信息,进行市场分析、客户分析,协助制定经营方案和业务政策。 l 运用PM/TOZW〔业务转财务系统〕将业务系统中与财务相关的数据加以处理和整合,自动生成财务记帐凭证,提高效率,并保持财务数据和业务数据的统一性。 二期工程:云南白药电子商务公司远程管理系统: 1、远程控制管理 2、实现WEB及EDI 3、建立商业供给链 采用产品: l 运用PM/DBCOPY〔数据库远程复制系统〕支持远程办事处与成品库间的数据快速传输,提高效率,减少过失,并对异地部门实行实时控制。并与运用PM/BMS〔企业业务综合管理系统〕进行动态的对接。 三期工程:云南白药公司ERP〔含Bom方案管理局部〕 1、 方案管理 2、 设备管理 3、 运输管理 4、 人事管理 5、 质量检测管理 6、 投资管理 7、 科研开发管理 8、 办公室事务管理 9、 商情商务管理 10、法务管理 11、后勤保障管理 12、信息情况管理 13、地理信息 采用产品: l 运用PM/BMS对企业的业务进行管理,包括方案管理、运输管理、设备管理、企业再设计、价格策略、采购策略、销售业务、采购业务、业务财务管理等等,帮助企业建立现代化的资源体系。 l 运用PM/HR〔人力资源管理系统〕协助企业进行现代化人力资源管理。 l 运用PM/OA〔办公自动化系统〕帮助企业摆脱繁重的人工劳动,提高工作效率。 四期工程:云南白药公司MRP-Ⅱ〔生产过程〕及系统整合 1、 车间管理 2、 质量检控 3、 生产本钱 4、 生产调度 5、 系统连接整合 采用产品: l 运用PM/BMS〔企业业务综合管理系统〕对生产系统的业务流程进行重组。 l 运用PM/MPCS〔生产方案与控制系统〕对生产过程进行控制,实现主要日常业务处理自动化,为生产制造提供辅助决策手段工具,支持企业的质量控制体系,帮助企业完善质量管理。 四〕产品化的工程级效劳模式 英克科技提供给用户的是一套先进的管理平台,而不简单的只是一套应用软件。这就是:系统=有型产品+无形效劳。事实上,任何管理软件都必须通过在本企业进行良好的实施才能实现其价值。很多企业购置软件后未能取得较好的效果和厂商的效劳不到位有密切的关系。基于上述认识,英克科技将实施效劳体系的建立看得同产品本身的完善和提高一样重要。英克科技提供的效劳有以下几个环节: l 管理咨询效劳 l 企业工作流再设计 l 网络工程规划效劳 l 数据组织和系统实施效劳 l 系统管理员的高级培训 l 岗位级操作培训效劳 l 技术开发效劳 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    鬼***笑

    贡献于2022-06-02

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