北京中咨恒通工程咨询限公司
商务接工作手册
（2013版）
目 录
第章 接工作 1
接工作基素 1
二准备 2
三交通 6
四住宿 9
五餐饮 9
第二章 会务工作 12
准备 12
二材料 12
三食宿 13
四交通 13
五场 14
六 17
第章 接工作
接工作展示公司风貌显示理水工作完成项业务工作重组成部分接工作般具较严格计划性时会突发易变特点接工作中应严格遵守领导指示公司关规定
接工作基素
接工作应注意5W素：What（什事）When（什时间）Who（什）How（样做）Where（什方）
1What（事）
首先应解客访目接工作基础通常包括种：商务谈判业务合作协商调研考察出席会议参加典礼礼节拜访等
2When（时间）
指客访日期时间包括达时间单位逗留时间离开时间相关车次航班情况等
3Who（员）
员指宾基组成情况包括数姓名身份（职务级等）性民族等尤应解访客中高领导情况
时根访事员情况确定方出面接员般应握口接身份等原中关键确定方出面接高领导
4How（方式）
方式指接采形式接事决定事决定接点选取布置
5Where（点）
点指迎送会谈住宿餐等点访事数宾身份等确定接点素例：举行会典礼级较高客访时正式会场旁备型休息室供双方领导会前憩见面选会谈场座位数宜略双方总出席数达融洽交流相宽松效果外原考虑素会谈住宿餐点相路节约时间精力
二准备
接前准备做接工作重组成部分整接工作够利进行基础准备工作包括访信息确认补充确定接规格制定接计划等方面
（）确认访信息
宾信息收集做接准备工作基础接接务首先应确认访员信息包括方面：
1访客情况：包括访数成员姓名身份（职务级等）性民族（食宿等方面特殊求风俗惯）行联系联系方式等
2访计划：包括访目访时间离开时间交通方式班次否需订房订票接送等
外应告知宾方接员姓名联系方式等信息便双方沟通信息时更新联系时注意复述关键信息名电话号码日期航班班次等请方确认保准确
（二）补充相关信息
宾方面提供信息非常限足支持接工作圆满完成接员根已知情况扩展信息
1访单位情况：包括访单位概况特色处区概况等信息摘录整理印分送参接领导工作员
2重宾历：宾位尊贵需进行接时接员应解嘉宾信息包括资料历等样接中做细节工作彼心情愉悦
（三）规格定位
掌握关信息访员情况时间目时领导汇报确定方接规格参员制定接计划接规格公司公关接理制度执行
（四）制定计划
重宾访应时领导汇报听取领导接工作安排意见时召开接工作会议交通车陪员费开支活动方式日程安排接规格接点汇报容参观路线勤保障宣传拍等方面做出准确恰部署接计划关键容包括三方面：
1物质准备包括：住宿安排餐安排会谈点接车关文字材料等
2参加员根方访目活动需确定中重点落实方出面接高领导
3资金准备
附：接事务安排表
填表时间：
访单位
访时间
会晤点
容
访
单
位
成
员
联系： 联系电话：
会见领导
接
员
办： 联系电话：
会
晤
安
排
馈赠礼品
备 注
（五）检查准备
准备工作完成应头尾整接计划梳理遍查漏补缺关注整接流程安排否合理否遗漏某环节等确保环节应出席员需物资已落实提前半天须次落实员点车辆费等准备情况
三迎送
（）车辆安排
1接机接站陪宾客参观应首先解方达车次航班安排客身份职务相员前迎接某种原相应身份员前前迎接应客作出礼貌解释
接送车辆求：
➀接送车辆必须保持卫生整洁提前30分钟达接送点
➁必须提前30分钟开启空调等顾客车
➂接送时必须顾客动招呼报姓名动提行旅开关车门
➃司机车严禁吸烟
➄车须备饮料供顾客饮
➅车音响音量应调适应播放轻音乐顾客电话交谈时应时关闭
➆太阳时女性顾客提供太阳伞雨雪天气时顾客准备雨伞
➇顾客询问时礼貌应答
➈道路颠簸时时提醒顾客
➉遇晕车顾客提供胶袋行驶速度应放慢适开启玻璃窗
接送员司机求：
➀接送员司机注意身修养注重仪容仪表接送陪客前允许吃带味食品
➁接送员司机须全程陪中途换
➂接客应首先问候路辛苦欢迎您北京欢迎您公司等等然方作介绍
➃接送员司机保持手机24时畅通
➄接送员司机着装求
理容
男员工
女员工
仪
容
仪
表
头发
干净整齐色泽然头发宜太长
干净整齐宜长短色泽然秘书助理等文职员应长发束
面目
五官
保持耳朵眼部鼻子（修剪鼻毛）脖子清洁
着淡妆
口腔
保持口腔清洁班时间食葱蒜韭菜萝卜等异味食品
指甲
修剪整齐保持清洁
着
装
装束
春秋冬季必须着西服衬衣领带外套件羽绒服衣夏季着衬衣领带西裤
着套装套裙衬衫等商务职业装宜紧肥裙装长短适度
颜色
西服套装应深色（深蓝深灰黑色）搭配西装衬衫颜色应单色套装颜色保持协调
皮鞋
必须穿深色皮鞋黑色
皮鞋颜色黑色套装色彩相协调半高
袜子
必须穿深色袜子
长丝袜宜出现网状花纹须完损
清洁
西服定期干洗穿着前熨烫整拆衣袖商标正确系纽扣衬衫底衫常换洗保持领口袖口干净整洁
2安排车辆座位数（含折叠座位）应略总坐数（访数+接数）保证车辆交通安全基础兼顾车者舒适度时增加员车空位等问题接重领导时般应单独安排辆车
3接员应早落实车型车牌号码司机姓名手机号码提前司机确认保证次出车时间点准确司机联系方式外接员应储存车辆调度员电话号码便出现突发情况时快速做出调整时解决问题
4车礼仪
➀轿车
轿车座位司机驾驶时排右侧首位左侧次中间座位次前坐右侧殿前排中间末席
果客亲驾驶驾驶座右侧首位排右侧次左侧次排中间座末席前排中间座宜安排客果坐客应坐旁边坐中途坐前座客车面坐客应改坐前座项礼节易疏忽
➁吉普车
受访亲驾驶司机驾驶应前排右坐尊排右侧次排左侧末席车时排位低者先车前排尊者车时前排客 先排客车
➂商务车
接团体客时采商务车接送客商务车司机座第排 前排尊排次座位尊卑排右侧左侧递减
（二）机场接
1接机时首先确认方数航班号起飞时间行联系电话接员提前落实航班达时间时更新航班信息安排接机车辆制作接站牌
接宾应热情动介绍帮助宾行李宾齐行李件数确认接员应快带领宾返回
重贵宾接员必须提前联系机场申请贵宾通道提前达贵宾厅交费办理接机手续等接贵宾询问贵宾否需稍事休息车
2送机时应确认方数航班号起飞时间提前两时达机场更换登机牌送安检口
重贵宾接员应安排专提前机场安排申请贵宾通道更换登机牌等等贵宾航班离港方离开
（三）火车站接
1接员应提前落实接站车辆制作接站牌出发前致电访方行联系确认火车否正点运行告知方处等候方身份较尊贵需提前办理相关手续站台迎接
接宾接员热情动介绍帮助宾行李接员应提醒宾注意保行李身物品快引领宾离开火车站广场返回
2送站时接员应提前宾客确认时间车次提前时客送达车站送检票口
VIP客需安排专提前联系站台送
（四）宾驾车
宾行驾车公司接员提前宾约定时间车点宾清晰介绍公司理位置行车路线
日接员应提前致电访方联系询问方位置次确认车点表明里等候需应邀请出席接领导前等候
四住宿
1宾需住宿应早预定住宿房间接员宾送宾馆帮客办理切手续客领进房间时客介绍住处服务设施清楚告知方日程安排次见面时间点准备图旅游图名胜古迹等介绍材料送客
需接员求宾馆提供早醒服务免延误时间果宾迟接员应拨房间电话宾询问情况切忌直接方房间外敲门
客送住立离应陪客稍作停留热情交谈谈话容客感满意客参活动背景材料风土情特点然景观特产物价等考虑客路旅途劳累宜久留客早休息
视宾情况房间里准备适量水果鲜花型活动提前房间放置会议流程公司简介
五餐饮
接餐饮原：节俭方具方特色兼顾双方饮食惯重点顾客饮食爱避免铺张浪费
（）确定宴请规格形式
宴请规格宴请目宾客身份位定宴请形式确定参考宴请缘邀请宾职务身份宴请象饮食惯定例采中餐西餐助餐等
（二）确定宴请点
确定宴请点应遵循原：宴请目性质宾身份位相适应够充分表达客敬意时交通便利环境优雅菜肴精美价格合理服务位接员应准备费车辆
接员应根餐数提前预定进餐点餐房间席位预留余提前餐时间点通知关参加员举行正式宴请应发请柬级较高宴请需制作领导姓名座位牌考虑桌次安排领导排位等工作
（三）现场布置
较正式宴请接员应提前场进行布置具体工作容：餐厅门口设立欢迎指示牌调试灯光音响等设备重宴请应布置领导致辞稿席位分配摆放领导桌座位排位现场布置应庄重方适点缀鲜花
（四）中餐宴请
1点菜：接员应提前联系餐厅确定菜单菜式般清淡宜突出餐厅特色时充分考虑客尤宾饮食惯口味恶宗教禁忌健康状况等具体情况切忌奇巧怪异食品点菜应量力行适控制略盈余餐标准应关规定执行宴请重客时采分餐菜形式准备适酒水饮料规模较宴会酒水准备三种
2进餐：宴请前应提前达宴会点迎接客果客间认识熟悉应热情介绍定社会位贵宾应先迎进接室休息安排身份相员陪客齐陪贵宾进入宴会厅接员坐餐桌外位身旁略腾出空间方便菜
开餐工作员应留意菜饭进度适时提醒服务员茶水饮料饭菜水果饭菜数量够应时加菜
宴会般控制半时左右宜超两时接员应避免着客面帐付款
3餐礼节
餐中餐招客进餐时必须判断位正确
位置窗边席位里面席位眺美景席位位
安排座位时请客先座司席时请司身旁席位坐应站椅子左侧右手拉开椅子发出声响预订场时应交店方留位置卫生间旁高低角落
中餐餐桌礼仪较简单留意点：
➀客优先客未动筷前先吃
➁夹菜时转动桌转盘
➂独占喜食物
4座次安排
宴请客般陪面房门位置副陪陪面1号客陪右手2号客陪左手3号客副陪右手4号客副陪左手意陪位置普通宴席掌握果场景特殊素应视情定
中餐桌
4送：司机外进餐工作员应进餐结束时时通知司机位宴请结束工作员宾送榻酒店
五：西餐
事先预约预约时首先说明数时间次表明否吸烟区视野良座位果生日特日子告知宴会目预算预定时间达
作陪客宾客应桌交谈特左右邻座熟两说话邻座相识先介绍
碰杯时宾先碰时举杯示意定碰杯祝酒时注意交叉碰杯宾致辞祝酒时应暂停进餐停止交谈注意倾听机会抽烟
西餐桌：
（六）助餐
助餐时称冷餐会惯例助餐安排种正式公务活动作附属环节助餐具体时间受正式公务活动限制
助餐时般西餐礼仪应该注意点：
１．排队序取食物
２．次少取
３．分类冷热食物时放盘子
４．西餐食物先约：
沙拉→开胃菜→汤→菜→甜品→咖啡／茶
第二章 会务工作
准备
（）确定召开会议应快掌握相关信息包括：会议容会议时间会议点会员等根掌握信息会员发出邀请附回执（确认会员否参加会议项具体活动食宿安排）终落实确定制作会员信息登记表便关部门掌握相关信息
（二）根会议需工作员进行分组分工分负责方面工作会务总负责应召集方面负责员召开预备会确定会议程序负责事务
二材料
（）会务工作中明确部门分工协调制作会务工作手册嘉宾更方便参加会议嘉宾准备会务指南中容包括：会议程序工作员联系方式等
（二）应准备会务材料包括：嘉宾签准备签台签笔胸花需领导题词会议需准备笔墨纸张题词台需应预备代拟参考稿制作工作员证嘉宾证记者证制作分发会议通知会议议程议题领导讲话稿持稿准备调试关放映材料（Power PointDVD幻灯片等）等
三食宿
根求安排会员住宿餐饮
（）根会员信息登记表提前选定适宜住宿餐饮场求设施齐备交通便利应预留足够嘉宾房重嘉宾房工作员房提前调试房间硬件设施检查安全事宜
（二）制作住宿登记表便掌握会员住宿信息会议需接员应求宾馆提供早醒服务
（三）餐饮工作酒店求较高食品卫生第位宴会场规模应符合会数实际取食品应顾数会员口味
四迎送
会务工作中住宿餐饮接交通安排求较高需协调点间车辆安排应制作会议车安排表确保会员安全准时参加会议项活动
特型活动机场火车站设置指引牌服务台
机场接例应注意细节：
1成立接机组根宾达时间数量配备足够工作员位工作员应熟悉机场结构种设施机应变应付接机工作中种突发情况需接机员应提前踩点进行相关培训
2宾姓名单位职位联系方式达时间班次列表核实误分发接机员接员应注意时更新宾达信息
3航班密度较时计划宾坐辆车返回时充分考虑航班提前达延误情况辆车预留定空位免晚点宾客乱整体车计划
五场
现场布置会务工作中重环节协调单位应互相配合组工作员应提前达会议现场布置安排检查查漏补缺
（）领导席安排
确定双方领导名单应领导座次进行排位标示包括四种情形：
1会议室贵宾室设席台型会议：应提前确定座领导名单应领导座位前桌摆放姓名牌茶水相关资料发言领导面前摆放话筒会议桌摆放鲜花
2设席台型会议：般安排领导坐台中间前排位置领导座位椅背粘贴姓名牌标识座位放置瓶装水相关资料领导席前摆放茶
（二）贵宾室准备
召开较高级会议时般会场旁安排贵宾室供宾方领导会议前进行短暂休息交流贵宾室里应安排专门服务员备鲜花茶水等
（三）持定位
会议需持会议召开前进行简单介绍宣布会议进行分段等持位置般席台侧放置专话筒持席台座应面前摆放专话筒
（四）会标背景板布置
会议需会标（横幅）背景板应提前制作悬挂安放完毕会标背景板字样图案应会议负责领导审定
（五）签台摆放
签工作应安排专负责签台应备签笔需会员佩带胸花应提前选定购买胸花安排专负责
欲请宾题词需提前适位置安放题词桌准备笔墨纸砚等应物应安排专负责
（六）签约台准备
举办签约仪式般应席台签约台面观众席应制作方单位名称牌方名称牌分放签约台左侧右侧（面签约台）签约台摆放两张椅子见证嘉宾般安排站立签约背台应事先放签署协议签字笔安排礼仪工作员双方签约代表翻开协议书交换协议
（七）电器设备调试
会议需投影应提前准备笔记电脑投影仪投影屏幕专负责提前调试般应少提前半天准备会议Power Point等材料存入统笔记电脑进行调试会议需幻灯片DVD放映等需相应准备
音响话筒需提前调试工作员应提前检查话筒音响效果准备备话筒余灯光空调风扇等电器设备应提前检查
（八）合影预备
首先综合考虑天气光线空间等条件选择合适合影点参加合影员名单进行确认排序般采取前排座椅椅背贴姓名牌方法领导排位摄影师应提前位检查效果室合影合影点摆放绿色植物烘托效果合影数较利台阶进行分行排序
（九）讲台安排
讲台位置应放置席台右侧略前第排座位般重嘉宾讲话讲台摆放鲜花应注意鲜花遮住讲话面容般讲台摆放两支话筒备话筒出现障时继续演讲话筒需提前调试适音量嘉宾讲稿需注意讲台正方否足够明亮
六
会务工作牵扯面广工作繁琐复杂应注意工作
（）勤
会务勤工作包括接车辆准备礼仪工作员安排配合会场布置做方面协调工作
勤工作应着重注意硬件设施选定适宜会议场准备灯光投影音响麦克风电脑鲜花桌椅茶水水果毯保障会场供水供电周围环境清理求制作背景板会标（横幅）安排服务员会场卫生逢雨天需备雨伞
（二）
司召集会议特殊情况外司员时住宿会议宾馆
— END —
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北京中咨恒通工程咨询限公司
商务接工作手册
（2013版）
目 录
第章 接工作 1
接工作基素 1
二准备 2
三交通 6
四住宿 9
五餐饮 9
第二章 会务工作 12
准备 12
二材料 12
三食宿 13
四交通 13
五场 14
六 17
第章 接工作
接工作展示公司风貌显示理水工作完成项业务工作重组成部分接工作般具较严格计划性时会突发易变特点接工作中应严格遵守领导指示公司关规定
接工作基素
接工作应注意5W素：What（什事）When（什时间）Who（什）How（样做）Where（什方）
1What（事）
首先应解客访目接工作基础通常包括种：商务谈判业务合作协商调研考察出席会议参加典礼礼节拜访等
2When（时间）
指客访日期时间包括达时间单位逗留时间离开时间相关车次航班情况等
3Who（员）
员指宾基组成情况包括数姓名身份（职务级等）性民族等尤应解访客中高领导情况
时根访事员情况确定方出面接员般应握口接身份等原中关键确定方出面接高领导
4How（方式）
方式指接采形式接事决定事决定接点选取布置
5Where（点）
点指迎送会谈住宿餐等点访事数宾身份等确定接点素例：举行会典礼级较高客访时正式会场旁备型休息室供双方领导会前憩见面选会谈场座位数宜略双方总出席数达融洽交流相宽松效果外原考虑素会谈住宿餐点相路节约时间精力
二准备
接前准备做接工作重组成部分整接工作够利进行基础准备工作包括访信息确认补充确定接规格制定接计划等方面
（）确认访信息
宾信息收集做接准备工作基础接接务首先应确认访员信息包括方面：
1访客情况：包括访数成员姓名身份（职务级等）性民族（食宿等方面特殊求风俗惯）行联系联系方式等
2访计划：包括访目访时间离开时间交通方式班次否需订房订票接送等
外应告知宾方接员姓名联系方式等信息便双方沟通信息时更新联系时注意复述关键信息名电话号码日期航班班次等请方确认保准确
（二）补充相关信息
宾方面提供信息非常限足支持接工作圆满完成接员根已知情况扩展信息
1访单位情况：包括访单位概况特色处区概况等信息摘录整理印分送参接领导工作员
2重宾历：宾位尊贵需进行接时接员应解嘉宾信息包括资料历等样接中做细节工作彼心情愉悦
（三）规格定位
掌握关信息访员情况时间目时领导汇报确定方接规格参员制定接计划接规格公司公关接理制度执行
（四）制定计划
重宾访应时领导汇报听取领导接工作安排意见时召开接工作会议交通车陪员费开支活动方式日程安排接规格接点汇报容参观路线勤保障宣传拍等方面做出准确恰部署接计划关键容包括三方面：
1物质准备包括：住宿安排餐安排会谈点接车关文字材料等
2参加员根方访目活动需确定中重点落实方出面接高领导
3资金准备
附：接事务安排表
填表时间：
访单位
访时间
会晤点
容
访
单
位
成
员
联系： 联系电话：
会见领导
接
员
办： 联系电话：
会
晤
安
排
馈赠礼品
备 注
（五）检查准备
准备工作完成应头尾整接计划梳理遍查漏补缺关注整接流程安排否合理否遗漏某环节等确保环节应出席员需物资已落实提前半天须次落实员点车辆费等准备情况
三迎送
（）车辆安排
1接机接站陪宾客参观应首先解方达车次航班安排客身份职务相员前迎接某种原相应身份员前前迎接应客作出礼貌解释
接送车辆求：
➀接送车辆必须保持卫生整洁提前30分钟达接送点
➁必须提前30分钟开启空调等顾客车
➂接送时必须顾客动招呼报姓名动提行旅开关车门
➃司机车严禁吸烟
➄车须备饮料供顾客饮
➅车音响音量应调适应播放轻音乐顾客电话交谈时应时关闭
➆太阳时女性顾客提供太阳伞雨雪天气时顾客准备雨伞
➇顾客询问时礼貌应答
➈道路颠簸时时提醒顾客
➉遇晕车顾客提供胶袋行驶速度应放慢适开启玻璃窗
接送员司机求：
➀接送员司机注意身修养注重仪容仪表接送陪客前允许吃带味食品
➁接送员司机须全程陪中途换
➂接客应首先问候路辛苦欢迎您北京欢迎您公司等等然方作介绍
➃接送员司机保持手机24时畅通
➄接送员司机着装求
理容
男员工
女员工
仪
容
仪
表
头发
干净整齐色泽然头发宜太长
干净整齐宜长短色泽然秘书助理等文职员应长发束
面目
五官
保持耳朵眼部鼻子（修剪鼻毛）脖子清洁
着淡妆
口腔
保持口腔清洁班时间食葱蒜韭菜萝卜等异味食品
指甲
修剪整齐保持清洁
着
装
装束
春秋冬季必须着西服衬衣领带外套件羽绒服衣夏季着衬衣领带西裤
着套装套裙衬衫等商务职业装宜紧肥裙装长短适度
颜色
西服套装应深色（深蓝深灰黑色）搭配西装衬衫颜色应单色套装颜色保持协调
皮鞋
必须穿深色皮鞋黑色
皮鞋颜色黑色套装色彩相协调半高
袜子
必须穿深色袜子
长丝袜宜出现网状花纹须完损
清洁
西服定期干洗穿着前熨烫整拆衣袖商标正确系纽扣衬衫底衫常换洗保持领口袖口干净整洁
2安排车辆座位数（含折叠座位）应略总坐数（访数+接数）保证车辆交通安全基础兼顾车者舒适度时增加员车空位等问题接重领导时般应单独安排辆车
3接员应早落实车型车牌号码司机姓名手机号码提前司机确认保证次出车时间点准确司机联系方式外接员应储存车辆调度员电话号码便出现突发情况时快速做出调整时解决问题
4车礼仪
➀轿车
轿车座位司机驾驶时排右侧首位左侧次中间座位次前坐右侧殿前排中间末席
果客亲驾驶驾驶座右侧首位排右侧次左侧次排中间座末席前排中间座宜安排客果坐客应坐旁边坐中途坐前座客车面坐客应改坐前座项礼节易疏忽
➁吉普车
受访亲驾驶司机驾驶应前排右坐尊排右侧次排左侧末席车时排位低者先车前排尊者车时前排客 先排客车
➂商务车
接团体客时采商务车接送客商务车司机座第排 前排尊排次座位尊卑排右侧左侧递减
（二）机场接
1接机时首先确认方数航班号起飞时间行联系电话接员提前落实航班达时间时更新航班信息安排接机车辆制作接站牌
接宾应热情动介绍帮助宾行李宾齐行李件数确认接员应快带领宾返回
重贵宾接员必须提前联系机场申请贵宾通道提前达贵宾厅交费办理接机手续等接贵宾询问贵宾否需稍事休息车
2送机时应确认方数航班号起飞时间提前两时达机场更换登机牌送安检口
重贵宾接员应安排专提前机场安排申请贵宾通道更换登机牌等等贵宾航班离港方离开
（三）火车站接
1接员应提前落实接站车辆制作接站牌出发前致电访方行联系确认火车否正点运行告知方处等候方身份较尊贵需提前办理相关手续站台迎接
接宾接员热情动介绍帮助宾行李接员应提醒宾注意保行李身物品快引领宾离开火车站广场返回
2送站时接员应提前宾客确认时间车次提前时客送达车站送检票口
VIP客需安排专提前联系站台送
（四）宾驾车
宾行驾车公司接员提前宾约定时间车点宾清晰介绍公司理位置行车路线
日接员应提前致电访方联系询问方位置次确认车点表明里等候需应邀请出席接领导前等候
四住宿
1宾需住宿应早预定住宿房间接员宾送宾馆帮客办理切手续客领进房间时客介绍住处服务设施清楚告知方日程安排次见面时间点准备图旅游图名胜古迹等介绍材料送客
需接员求宾馆提供早醒服务免延误时间果宾迟接员应拨房间电话宾询问情况切忌直接方房间外敲门
客送住立离应陪客稍作停留热情交谈谈话容客感满意客参活动背景材料风土情特点然景观特产物价等考虑客路旅途劳累宜久留客早休息
视宾情况房间里准备适量水果鲜花型活动提前房间放置会议流程公司简介
五餐饮
接餐饮原：节俭方具方特色兼顾双方饮食惯重点顾客饮食爱避免铺张浪费
（）确定宴请规格形式
宴请规格宴请目宾客身份位定宴请形式确定参考宴请缘邀请宾职务身份宴请象饮食惯定例采中餐西餐助餐等
（二）确定宴请点
确定宴请点应遵循原：宴请目性质宾身份位相适应够充分表达客敬意时交通便利环境优雅菜肴精美价格合理服务位接员应准备费车辆
接员应根餐数提前预定进餐点餐房间席位预留余提前餐时间点通知关参加员举行正式宴请应发请柬级较高宴请需制作领导姓名座位牌考虑桌次安排领导排位等工作
（三）现场布置
较正式宴请接员应提前场进行布置具体工作容：餐厅门口设立欢迎指示牌调试灯光音响等设备重宴请应布置领导致辞稿席位分配摆放领导桌座位排位现场布置应庄重方适点缀鲜花
（四）中餐宴请
1点菜：接员应提前联系餐厅确定菜单菜式般清淡宜突出餐厅特色时充分考虑客尤宾饮食惯口味恶宗教禁忌健康状况等具体情况切忌奇巧怪异食品点菜应量力行适控制略盈余餐标准应关规定执行宴请重客时采分餐菜形式准备适酒水饮料规模较宴会酒水准备三种
2进餐：宴请前应提前达宴会点迎接客果客间认识熟悉应热情介绍定社会位贵宾应先迎进接室休息安排身份相员陪客齐陪贵宾进入宴会厅接员坐餐桌外位身旁略腾出空间方便菜
开餐工作员应留意菜饭进度适时提醒服务员茶水饮料饭菜水果饭菜数量够应时加菜
宴会般控制半时左右宜超两时接员应避免着客面帐付款
3餐礼节
餐中餐招客进餐时必须判断位正确
位置窗边席位里面席位眺美景席位位
安排座位时请客先座司席时请司身旁席位坐应站椅子左侧右手拉开椅子发出声响预订场时应交店方留位置卫生间旁高低角落
中餐餐桌礼仪较简单留意点：
➀客优先客未动筷前先吃
➁夹菜时转动桌转盘
➂独占喜食物
4座次安排
宴请客般陪面房门位置副陪陪面1号客陪右手2号客陪左手3号客副陪右手4号客副陪左手意陪位置普通宴席掌握果场景特殊素应视情定
中餐桌
4送：司机外进餐工作员应进餐结束时时通知司机位宴请结束工作员宾送榻酒店
五：西餐
事先预约预约时首先说明数时间次表明否吸烟区视野良座位果生日特日子告知宴会目预算预定时间达
作陪客宾客应桌交谈特左右邻座熟两说话邻座相识先介绍
碰杯时宾先碰时举杯示意定碰杯祝酒时注意交叉碰杯宾致辞祝酒时应暂停进餐停止交谈注意倾听机会抽烟
西餐桌：
（六）助餐
助餐时称冷餐会惯例助餐安排种正式公务活动作附属环节助餐具体时间受正式公务活动限制
助餐时般西餐礼仪应该注意点：
１．排队序取食物
２．次少取
３．分类冷热食物时放盘子
４．西餐食物先约：
沙拉→开胃菜→汤→菜→甜品→咖啡／茶
第二章 会务工作
准备
（）确定召开会议应快掌握相关信息包括：会议容会议时间会议点会员等根掌握信息会员发出邀请附回执（确认会员否参加会议项具体活动食宿安排）终落实确定制作会员信息登记表便关部门掌握相关信息
（二）根会议需工作员进行分组分工分负责方面工作会务总负责应召集方面负责员召开预备会确定会议程序负责事务
二材料
（）会务工作中明确部门分工协调制作会务工作手册嘉宾更方便参加会议嘉宾准备会务指南中容包括：会议程序工作员联系方式等
（二）应准备会务材料包括：嘉宾签准备签台签笔胸花需领导题词会议需准备笔墨纸张题词台需应预备代拟参考稿制作工作员证嘉宾证记者证制作分发会议通知会议议程议题领导讲话稿持稿准备调试关放映材料（Power PointDVD幻灯片等）等
三食宿
根求安排会员住宿餐饮
（）根会员信息登记表提前选定适宜住宿餐饮场求设施齐备交通便利应预留足够嘉宾房重嘉宾房工作员房提前调试房间硬件设施检查安全事宜
（二）制作住宿登记表便掌握会员住宿信息会议需接员应求宾馆提供早醒服务
（三）餐饮工作酒店求较高食品卫生第位宴会场规模应符合会数实际取食品应顾数会员口味
四迎送
会务工作中住宿餐饮接交通安排求较高需协调点间车辆安排应制作会议车安排表确保会员安全准时参加会议项活动
特型活动机场火车站设置指引牌服务台
机场接例应注意细节：
1成立接机组根宾达时间数量配备足够工作员位工作员应熟悉机场结构种设施机应变应付接机工作中种突发情况需接机员应提前踩点进行相关培训
2宾姓名单位职位联系方式达时间班次列表核实误分发接机员接员应注意时更新宾达信息
3航班密度较时计划宾坐辆车返回时充分考虑航班提前达延误情况辆车预留定空位免晚点宾客乱整体车计划
五场
现场布置会务工作中重环节协调单位应互相配合组工作员应提前达会议现场布置安排检查查漏补缺
（）领导席安排
确定双方领导名单应领导座次进行排位标示包括四种情形：
1会议室贵宾室设席台型会议：应提前确定座领导名单应领导座位前桌摆放姓名牌茶水相关资料发言领导面前摆放话筒会议桌摆放鲜花
2设席台型会议：般安排领导坐台中间前排位置领导座位椅背粘贴姓名牌标识座位放置瓶装水相关资料领导席前摆放茶
（二）贵宾室准备
召开较高级会议时般会场旁安排贵宾室供宾方领导会议前进行短暂休息交流贵宾室里应安排专门服务员备鲜花茶水等
（三）持定位
会议需持会议召开前进行简单介绍宣布会议进行分段等持位置般席台侧放置专话筒持席台座应面前摆放专话筒
（四）会标背景板布置
会议需会标（横幅）背景板应提前制作悬挂安放完毕会标背景板字样图案应会议负责领导审定
（五）签台摆放
签工作应安排专负责签台应备签笔需会员佩带胸花应提前选定购买胸花安排专负责
欲请宾题词需提前适位置安放题词桌准备笔墨纸砚等应物应安排专负责
（六）签约台准备
举办签约仪式般应席台签约台面观众席应制作方单位名称牌方名称牌分放签约台左侧右侧（面签约台）签约台摆放两张椅子见证嘉宾般安排站立签约背台应事先放签署协议签字笔安排礼仪工作员双方签约代表翻开协议书交换协议
（七）电器设备调试
会议需投影应提前准备笔记电脑投影仪投影屏幕专负责提前调试般应少提前半天准备会议Power Point等材料存入统笔记电脑进行调试会议需幻灯片DVD放映等需相应准备
音响话筒需提前调试工作员应提前检查话筒音响效果准备备话筒余灯光空调风扇等电器设备应提前检查
（八）合影预备
首先综合考虑天气光线空间等条件选择合适合影点参加合影员名单进行确认排序般采取前排座椅椅背贴姓名牌方法领导排位摄影师应提前位检查效果室合影合影点摆放绿色植物烘托效果合影数较利台阶进行分行排序
（九）讲台安排
讲台位置应放置席台右侧略前第排座位般重嘉宾讲话讲台摆放鲜花应注意鲜花遮住讲话面容般讲台摆放两支话筒备话筒出现障时继续演讲话筒需提前调试适音量嘉宾讲稿需注意讲台正方否足够明亮
六
会务工作牵扯面广工作繁琐复杂应注意工作
（）勤
会务勤工作包括接车辆准备礼仪工作员安排配合会场布置做方面协调工作
勤工作应着重注意硬件设施选定适宜会议场准备灯光投影音响麦克风电脑鲜花桌椅茶水水果毯保障会场供水供电周围环境清理求制作背景板会标（横幅）安排服务员会场卫生逢雨天需备雨伞
（二）
司召集会议特殊情况外司员时住宿会议宾馆
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