采购业务部控制制度（试行）
采购业务授权
公司采购业务全权集中物流配送中心包括公司工程物资燃器具采购户外道户线安装材料等公司办公品采购行政部负责采购业务分常备采购（预算）非常备采购（预算外）政策性采购（公司战略需）
二采购计划制定审批
公司单位（分子公司部门）月25日物流配送中心报送月物资采购计划物流配送中心汇总综合衡财务部报送月公司整体采购计划采购资金预算该计划应综合考虑项物资实际库存工程施工计划公司资金状况该计划应预算单位月财务部报预算报表口径致财务部审核通报总理审批审批通发物流配送中心执行时转财务部备档作资金安排采购计划审批流程（见流程图1）：
三采购业务执行
1供应商理
（1）采购员应时调查供应商动态产品质量欲公司建立供应关系符合条件者应填具供应商调查表（见表1）作选择供应厂商参考供应商调查表呈采购部理核准存档
（2）物流配送中心应日常工作中逐步建立系统供应商档案库供应商档案包括：供应商名片供应商调查表供应商审批表供应商资信档案供应商提供合格证明价格表相关资料
（3）批材料供货结束供应商实绩转记供应商资信档案（见表2）作评审供应商业绩资料
（4）采购员供应商调查表半年复查次更正原资料容供应商档案物流配送中心理指派专负责理未采购部理允许便查阅供应商调查表应月报份财务部存档
（5）物流配送中心应供应商选择建立控审批制度列情况采购员应填写供应商审批表（见表3）提请领导审批：A原供应商撤点B开发新产品新项目投资需引进新供应商C原供应商种种原拒绝供货需更换供应商D新供应商物资更适合公司需求
2商品样品检验：
（1）通初审供应商送检样品必须质量检验部门进行项指标检验检测
（2）供应商提供样品时应附带完整检报告合格证明等资料
（3）通初审提供样品检验合格供应商方进行供货果评审结果合格求供应商限期作出整改整改合格者取消入选供应商资格
3请购申请单处理
（1）审核采购申请单栏填写否清楚审批者否签字
（2）紧急采购申请单应优先办理
（3）法需日办妥采购申请单须时通知申购单位
（4）接撤销通知采购申请单应先处理采购计划中删
4询价洽谈：
（1）充分解购物资品名规格质量求特求
（2）供应商详细说明品名规格质量求数量交货期交货点验货方式付款方式
（3）规格产品供应商少三家（注明供应商址电话填写采购询价表（见表4）执行询价程序
（4）寻求更适合代品
（5）没价格涨跌素成分析设定议价目标
（6）询价单应注明供应商议定成交条件
（7）果紧急需求时购买采购员参考类似价格免询价价手续
5招标采购合约审核会签
（1）公司集中采购宗材料物资PE气表等应采招标形式采购
（2）公司招标流程：
A成立招投标组：招投标组公司总理副总理中心总监采购部理相关专业工程师组成
B招标组专业工程师编制招标文件（中标原予明确）发招标公告（邀请函）报名投标者进行资格预审
C招标组专业工程师合格投标者发招标文件设计施工图技术资料材质求等负责组织现场踏勘招标答疑工作
D招标组制定评标定标办法组长召开开标会议审核投标书组织评标确定中标单位
E采购项目负责发中标通知书负责完成中标单位合签订工作招标工作流程（见 流程图2）：
（3）应合约方式进行采购物资采购项目负责应供应商签订合合签订应公司规定合会签流程进行会签盖章合会签流程（见流程图3）合汇签审批表（见表5）：
6采购
（1）物流配送中心根供应商签订采购协议约定具体条款落实货时间交货点品种数量等采购员应供应商提供物资进行详细检验确认否普通采购申请单（见表6）工程物资采购申请表（见表7）（专项采购）列容致
（2）采购员应供应商索取必合格证明说明供应商名片等资料
（3）采购物资达公司采购员应时赶仓库工程类物资采购时需采购员工程师等两员购货会签采购申请单
7采购流程
基公司目前运作模式现状保证物资流资金流信息流合理运转采购业务应严格执行具体流程：（见流程图4）
1公司属营实体（分子公司）月底总部物流配送中心报送次月采购计划表（见表89）采购计划审批流程批准物流配送中心执行
2公司物流配送中心作公司集中采购执行者组织者采购签约体采购签约体应材料物资请购单位营实体（分子公司）
3公司物流配送中心供应商发出订货单通知单（见表9）
式三联：联供应商联传请购单位联留底订货单应注明：（1）采购品种规格数量金额（2）收货交货点验收方式交货时间（3）发票应开具购货单位名称等该订货单应时传请购单位
4购货合签订（订货单发出）公司采购中心分子公司根合关规定应适时踪订货单处理情况时沟通作收货准备
5货物收收货单位应时核实际收货物采购订单否致核查相关票否订单求相符异常应时供货单位取联系时作出相应处理关规定专帐户中支付采购资金订单处理情况时通告公司采购中心
8应付账款理
（1）采购业务完成采购员应审批齐全采购申请单购销合入库单（见表10）发票等相关资料转财务部审核入账根合约定办理付款手续
（2）财务理应监督审核会计员编制采购交易记帐证金额分类正确性入帐时性月末采购物资已入库发票未应暂估入帐月发票达红字回根发票做正确分录
（3）财务部应月月末供应商进行帐项核取供应商帐单审核余额公司应付帐款余额否致考虑买卖双方收发货物存时间差等素公司供应商月末余额应保持致
（4）物流配送中心应登记已签订采购协议合载
明付款条件时间周财务部报送采购资金支付计划表（见表11）
流程图1
采购计划审批流程
分子公司
部门
1历史量
2工程安装进度
3库存分析
采购计划
物流配送
中心
财务部
预算审核
YS
财务总监
总理
物流配送中心
财务部
预算审核
执 行
流程图2
招标工作流程图
编制招标文件
发招标公告
邀请函
报名投标者进行资格预审
合格投标者发
招标文件技术资料
组织投标
单位踏勘现场招标文件答疑
招标组制定评标
定标方法
招标组组长召开开标会议审核投标书组织评标确定中标单位
发中标通知书
中标单位签订合
成立招标组
招标组
流程图3
采购合会签流程图
财务负责
签字
物流配送中心
总监签字
采购项目
负责提出
合初稿
公司法律顾问审核合定稿
总理
签字
合双方签字盖章
合档
1财务部份
2物流配送中心份
3请购单位份
流程图4
采购流程图
材料物资直接发送请购公司发票单货行请购单位直接付款供应商
九江公司
发货 发货
供应商
洪湖公司
黄冈八家分子公司
松滋公司
行类子公司
付款 付款
1发票购货方公司请购单位
2开票列项目定货单相关项目致
3单价数量总金额
采购计划
申报
发货
付款
黄冈公司
采购计划
采购部
申报
审核 申报
表1
——————供应商调查表容
供应商全称
供应商性质
级机关
建厂（营部）日期
建筑面积（m2）
固定资产
年销售产值
职工总数
企业负责
中
质量负责
营销负责
技术员数
研究开发负责
高中级职称数
检测员
设备总数
机构设置
机构名称
中
物资名称
型 号
产
供应物资
供应商发展简介质量保证力
供应商贯标名称日期
否通第三方认证
认证标准
通认证日期
认证机构名称
证 书 号
供方负责签字（盖章）：
日期：
审批意见：
审批日期：
注：（封皮企业类分AB两类A生产厂家 B代理商）
表2
——————公司供应商资信档案
年 月度 编号：
供应商名称
址
进货日期
物资名称
产
单位
数 量
检验结果
供货
时性
异常情况记载
月度供货业绩评价：
评价日期：
表3
侯选供应商审批表
NO：
新供应商名称
原供应商名称
物资名称
物资类
原：
提出日期：
审核意见：
审核日期：
批准意见：
批准日期：
表4
采购询价表
年 月 日 第 页 页
编号
物资名称
型号规格
供应商1(拟订)
供应商2(价)
供应商3(价)
数量
单价
金额
名称址电话
单价
名称址电话
单价
名称址电话
页计
民币（写）：
：
采购部理 采购员
（表式三联联送交财务部联留存采购）
表 5 合会签审批表
编号：
方名称
合编号
□初次评审 □修改评审
合容合作方式合金额支付方式等(合作附件)：
编制员： 日期：
法律顾问意见：
签名： 日期：
部门负责意见：
签名： 日期：
总监副总意见：
签名： 日期：
财务总监意见：
签名： 日期：
总理批准意见：
签名： 日期：
备注：
表6
普通采购申请表
申请部门： 年 月 日
序号
采购物品名称
单位
数量
单价
金额
途
备注
说明：1表适零星材料辅助材料办公品等采购计划申请(适工程材料)
（表式三联联送交库联送交采购联留存财务部）
表 7
工程物资采购申请表
申请部门 ： 年 月 日
序号
工程物资名称
规格型号
单位
工程需数量
现库存量
实际需求量
交货时间
交货点
途
备注
总理： 分公司理： 申请：
说明：1实际需求量工程需量现库存量
（表式三联联送交库联送交采购联留存财务部）
表单编号：
表8
公司2005年 月采购计划
请购容
货品名称
规 格
数 量
单 位
金 额
需日期
备 注
申请
采购
财务
总理
日期：
日期
日期：
日期：
（表式两联联送交物流配送中心联留存财务部）
表9
武汉赛洛燃气公司订 货 单
供货方： 合编号
订货方_______年____月____日供货方订购产品
序号
产品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备 注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计
合计
民币写： 仟 佰 拾 万 千 百 拾 元整
写：
货运求
货运方式：
货运址：
收货： 电话： 手机：
汇款信息
户名：
开户行：
卡号：
税号：
开票求
1 完整公司名称订货方名称
2 具体单价数量总金额
3 开发票相关项目必须张订货单相关项目致
说明：1订货单双方签字予生效未方许方意改动
2订货单订货方填写确认误传真形式发供货方传真件效
3货物运输果保价请供应商付保险
供货方： 订货方：
办： 办：
电 话： 电 话：
表10
入 库 单
年 月 日 编号：
入库单
位： 入库点： 供方： 采购单号：
序号
产品名称
规格
单位
实收数量
单价
金额
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
合计
公司理： 会计： 检验员： 库员： 送货：
说明：1表式三联联存根联送交财务部联库留存
2产品检验合格入库合格库员拒收
表11
采购资金支付计划表
单位：元
序号
合编号
项目容
供应单位
合总额
实际已付款
应付帐款
计划支付金额
备 注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计
财务部： 物流配送中心 ：
（表式二联联物流配送中心联送交财务部）
— END —
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采购业务授权
公司采购业务全权集中物流配送中心包括公司工程物资燃器具采购户外道户线安装材料等公司办公品采购行政部负责采购业务分常备采购（预算）非常备采购（预算外）政策性采购（公司战略需）
二采购计划制定审批
公司单位（分子公司部门）月25日物流配送中心报送月物资采购计划物流配送中心汇总综合衡财务部报送月公司整体采购计划采购资金预算该计划应综合考虑项物资实际库存工程施工计划公司资金状况该计划应预算单位月财务部报预算报表口径致财务部审核通报总理审批审批通发物流配送中心执行时转财务部备档作资金安排采购计划审批流程（见流程图1）：
三采购业务执行
1供应商理
（1）采购员应时调查供应商动态产品质量欲公司建立供应关系符合条件者应填具供应商调查表（见表1）作选择供应厂商参考供应商调查表呈采购部理核准存档
（2）物流配送中心应日常工作中逐步建立系统供应商档案库供应商档案包括：供应商名片供应商调查表供应商审批表供应商资信档案供应商提供合格证明价格表相关资料
（3）批材料供货结束供应商实绩转记供应商资信档案（见表2）作评审供应商业绩资料
（4）采购员供应商调查表半年复查次更正原资料容供应商档案物流配送中心理指派专负责理未采购部理允许便查阅供应商调查表应月报份财务部存档
（5）物流配送中心应供应商选择建立控审批制度列情况采购员应填写供应商审批表（见表3）提请领导审批：A原供应商撤点B开发新产品新项目投资需引进新供应商C原供应商种种原拒绝供货需更换供应商D新供应商物资更适合公司需求
2商品样品检验：
（1）通初审供应商送检样品必须质量检验部门进行项指标检验检测
（2）供应商提供样品时应附带完整检报告合格证明等资料
（3）通初审提供样品检验合格供应商方进行供货果评审结果合格求供应商限期作出整改整改合格者取消入选供应商资格
3请购申请单处理
（1）审核采购申请单栏填写否清楚审批者否签字
（2）紧急采购申请单应优先办理
（3）法需日办妥采购申请单须时通知申购单位
（4）接撤销通知采购申请单应先处理采购计划中删
4询价洽谈：
（1）充分解购物资品名规格质量求特求
（2）供应商详细说明品名规格质量求数量交货期交货点验货方式付款方式
（3）规格产品供应商少三家（注明供应商址电话填写采购询价表（见表4）执行询价程序
（4）寻求更适合代品
（5）没价格涨跌素成分析设定议价目标
（6）询价单应注明供应商议定成交条件
（7）果紧急需求时购买采购员参考类似价格免询价价手续
5招标采购合约审核会签
（1）公司集中采购宗材料物资PE气表等应采招标形式采购
（2）公司招标流程：
A成立招投标组：招投标组公司总理副总理中心总监采购部理相关专业工程师组成
B招标组专业工程师编制招标文件（中标原予明确）发招标公告（邀请函）报名投标者进行资格预审
C招标组专业工程师合格投标者发招标文件设计施工图技术资料材质求等负责组织现场踏勘招标答疑工作
D招标组制定评标定标办法组长召开开标会议审核投标书组织评标确定中标单位
E采购项目负责发中标通知书负责完成中标单位合签订工作招标工作流程（见 流程图2）：
（3）应合约方式进行采购物资采购项目负责应供应商签订合合签订应公司规定合会签流程进行会签盖章合会签流程（见流程图3）合汇签审批表（见表5）：
6采购
（1）物流配送中心根供应商签订采购协议约定具体条款落实货时间交货点品种数量等采购员应供应商提供物资进行详细检验确认否普通采购申请单（见表6）工程物资采购申请表（见表7）（专项采购）列容致
（2）采购员应供应商索取必合格证明说明供应商名片等资料
（3）采购物资达公司采购员应时赶仓库工程类物资采购时需采购员工程师等两员购货会签采购申请单
7采购流程
基公司目前运作模式现状保证物资流资金流信息流合理运转采购业务应严格执行具体流程：（见流程图4）
1公司属营实体（分子公司）月底总部物流配送中心报送次月采购计划表（见表89）采购计划审批流程批准物流配送中心执行
2公司物流配送中心作公司集中采购执行者组织者采购签约体采购签约体应材料物资请购单位营实体（分子公司）
3公司物流配送中心供应商发出订货单通知单（见表9）
式三联：联供应商联传请购单位联留底订货单应注明：（1）采购品种规格数量金额（2）收货交货点验收方式交货时间（3）发票应开具购货单位名称等该订货单应时传请购单位
4购货合签订（订货单发出）公司采购中心分子公司根合关规定应适时踪订货单处理情况时沟通作收货准备
5货物收收货单位应时核实际收货物采购订单否致核查相关票否订单求相符异常应时供货单位取联系时作出相应处理关规定专帐户中支付采购资金订单处理情况时通告公司采购中心
8应付账款理
（1）采购业务完成采购员应审批齐全采购申请单购销合入库单（见表10）发票等相关资料转财务部审核入账根合约定办理付款手续
（2）财务理应监督审核会计员编制采购交易记帐证金额分类正确性入帐时性月末采购物资已入库发票未应暂估入帐月发票达红字回根发票做正确分录
（3）财务部应月月末供应商进行帐项核取供应商帐单审核余额公司应付帐款余额否致考虑买卖双方收发货物存时间差等素公司供应商月末余额应保持致
（4）物流配送中心应登记已签订采购协议合载
明付款条件时间周财务部报送采购资金支付计划表（见表11）
流程图1
采购计划审批流程
分子公司
部门
1历史量
2工程安装进度
3库存分析
采购计划
物流配送
中心
财务部
预算审核
YS
财务总监
总理
物流配送中心
财务部
预算审核
执 行
流程图2
招标工作流程图
编制招标文件
发招标公告
邀请函
报名投标者进行资格预审
合格投标者发
招标文件技术资料
组织投标
单位踏勘现场招标文件答疑
招标组制定评标
定标方法
招标组组长召开开标会议审核投标书组织评标确定中标单位
发中标通知书
中标单位签订合
成立招标组
招标组
流程图3
采购合会签流程图
财务负责
签字
物流配送中心
总监签字
采购项目
负责提出
合初稿
公司法律顾问审核合定稿
总理
签字
合双方签字盖章
合档
1财务部份
2物流配送中心份
3请购单位份
流程图4
采购流程图
材料物资直接发送请购公司发票单货行请购单位直接付款供应商
九江公司
发货 发货
供应商
洪湖公司
黄冈八家分子公司
松滋公司
行类子公司
付款 付款
1发票购货方公司请购单位
2开票列项目定货单相关项目致
3单价数量总金额
采购计划
申报
发货
付款
黄冈公司
采购计划
采购部
申报
审核 申报
表1
——————供应商调查表容
供应商全称
供应商性质
级机关
建厂（营部）日期
建筑面积（m2）
固定资产
年销售产值
职工总数
企业负责
中
质量负责
营销负责
技术员数
研究开发负责
高中级职称数
检测员
设备总数
机构设置
机构名称
中
物资名称
型 号
产
供应物资
供应商发展简介质量保证力
供应商贯标名称日期
否通第三方认证
认证标准
通认证日期
认证机构名称
证 书 号
供方负责签字（盖章）：
日期：
审批意见：
审批日期：
注：（封皮企业类分AB两类A生产厂家 B代理商）
表2
——————公司供应商资信档案
年 月度 编号：
供应商名称
址
进货日期
物资名称
产
单位
数 量
检验结果
供货
时性
异常情况记载
月度供货业绩评价：
评价日期：
表3
侯选供应商审批表
NO：
新供应商名称
原供应商名称
物资名称
物资类
原：
提出日期：
审核意见：
审核日期：
批准意见：
批准日期：
表4
采购询价表
年 月 日 第 页 页
编号
物资名称
型号规格
供应商1(拟订)
供应商2(价)
供应商3(价)
数量
单价
金额
名称址电话
单价
名称址电话
单价
名称址电话
页计
民币（写）：
：
采购部理 采购员
（表式三联联送交财务部联留存采购）
表 5 合会签审批表
编号：
方名称
合编号
□初次评审 □修改评审
合容合作方式合金额支付方式等(合作附件)：
编制员： 日期：
法律顾问意见：
签名： 日期：
部门负责意见：
签名： 日期：
总监副总意见：
签名： 日期：
财务总监意见：
签名： 日期：
总理批准意见：
签名： 日期：
备注：
表6
普通采购申请表
申请部门： 年 月 日
序号
采购物品名称
单位
数量
单价
金额
途
备注
说明：1表适零星材料辅助材料办公品等采购计划申请(适工程材料)
（表式三联联送交库联送交采购联留存财务部）
表 7
工程物资采购申请表
申请部门 ： 年 月 日
序号
工程物资名称
规格型号
单位
工程需数量
现库存量
实际需求量
交货时间
交货点
途
备注
总理： 分公司理： 申请：
说明：1实际需求量工程需量现库存量
（表式三联联送交库联送交采购联留存财务部）
表单编号：
表8
公司2005年 月采购计划
请购容
货品名称
规 格
数 量
单 位
金 额
需日期
备 注
申请
采购
财务
总理
日期：
日期
日期：
日期：
（表式两联联送交物流配送中心联留存财务部）
表9
武汉赛洛燃气公司订 货 单
供货方： 合编号
订货方_______年____月____日供货方订购产品
序号
产品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备 注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计
合计
民币写： 仟 佰 拾 万 千 百 拾 元整
写：
货运求
货运方式：
货运址：
收货： 电话： 手机：
汇款信息
户名：
开户行：
卡号：
税号：
开票求
1 完整公司名称订货方名称
2 具体单价数量总金额
3 开发票相关项目必须张订货单相关项目致
说明：1订货单双方签字予生效未方许方意改动
2订货单订货方填写确认误传真形式发供货方传真件效
3货物运输果保价请供应商付保险
供货方： 订货方：
办： 办：
电 话： 电 话：
表10
入 库 单
年 月 日 编号：
入库单
位： 入库点： 供方： 采购单号：
序号
产品名称
规格
单位
实收数量
单价
金额
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
合计
公司理： 会计： 检验员： 库员： 送货：
说明：1表式三联联存根联送交财务部联库留存
2产品检验合格入库合格库员拒收
表11
采购资金支付计划表
单位：元
序号
合编号
项目容
供应单位
合总额
实际已付款
应付帐款
计划支付金额
备 注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计
财务部： 物流配送中心 ：
（表式二联联物流配送中心联送交财务部）
— END —
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