《采购控制精细化管理制度》


     采购控制精细化管理制度 目录 第1章 采购岗位职责 1 1.1 采购总监 1 1.2 采购经理 2 1.3 采购计划主管 3 1.4 采购预算主管 3 1.5 供应商主管 4 1.6 采购合同主管 5 1.7 采购验收主管 5 1.8 招标采购主管 6 1.9 采购审计主管 6 1.10 采购专员 7 1.11 采购文员 8 第2章 采购计划 9 2.1 采购计划制度规范 9 2.1.1 采购计划管理制度 9 2.1.2 采购计划编制办法 11 2.1.3 采购订单计划制订规范 13 2.1.4 零星采购管理办法 16 2.1.5 采购申请审批制度 18 2.2 采购计划工具表单 19 2.2.1 物资请购单 19 2.2.2 年度采购计划表 20 2.2.3物资采购计划表 20 2.2.4采购计划变更表 20 2.2.5 临时采购计划表 21 2.2.6认证计划说明书 21 第3章 采购预算 22 3.1 采购预算制度规范 22 3.1.1采购预算管理办法 22 3.1.2采购预算审批规范 24 3.1.3 采购预算变更控制办法 26 3.2采购预算工具表单 28 3.2.1 年度采购预算表 28 3.2.2 采购预算控制表 28 3.2.3 采购预算审核表 29 3.2.4 采购预算变更表 29 3.2.5 原材料采购预算表 29 3.2.6 固定资产采购预算表 30 3.2.7 辅助材料采购预算表 30 3.2.8 采购资金季度预算表 30 3.2.9 采购资金年度预算表 31 第4章 采购合同管理 32 4.1 采购合同制度规范 32 4.1.1 采购合同管理制度 32 4.1.2 合同执行管理制度 35 4.1.3 合同纠纷管理制度 37 4.2 采购合同工具表单 40 4.2.1 采购合同约定表 40 4.2.2 采购合同评审表 41 4.2.3 采购合同汇总表 42 4.2.4 合同风险评估表 42 第5章 采购谈判管理 44 5.1 采购谈判制度规范 44 5.1.1 采购谈判实施细则 44 5.2.2 采购谈判礼仪规范 47 5.2.3采购谈判小组组建规范 49 5.2.4采购谈判冲突解决办法 51 5.2.5采购谈判技巧应用规范 52 5.2.6竞争性谈判采购管理办法 55 5.2.7 特殊物资采购谈判管理办法 58 5.2 采购谈判工具表单 59 5.2.1 谈判计划表 59 5.2.2 谈判事项记录表 59 5.2.3 谈判议程纪要表 60 5.2.4 采购议价记录表 60 5.2.5 谈判人员考核表 61 5.2.6 谈判僵局分析表 61 5.2.7谈判步骤参照表 62 5.2.8 谈判桌局势分析表 62 5.2.9 对手谈判意愿分析表 63 5.2.10 谈判桌上开局技巧分析表 63 第6章 订单跟踪管理 64 6.1 订单跟踪制度规范 64 6.1.1订单跟踪工作规范 64 6.1.2 订单状态跟踪管理制度 66 6.1.3 订单异常处理管理制度 69 6.1.4 供应商分级跟踪管理制度 71 6.2 订单跟踪工具表单 73 6.2.1 订单进程表 73 6.2.2 订单异常表 73 6.2.3 催货通知单 74 6.2.4 采购订单跟催表 74 6.2.5 异常订单反馈表 74 6.2.6 采购追踪记录表 74 第7章 采购交期管理 76 7.1 交期管理制度规范 76 7.1.1订单交期保证办法 76 7.1.2 紧急采购控制制度 79 7.1.3 当地采购周期控制办法 82 7.2 交期管理工具表单 83 7.2.1 采购进度控制表 83 7.2.2 交期变更联络单 84 7.2.3 供应商交期计划表 84 7.2.4 供应商交期变更单 84 7.2.5 采购交货延迟检讨表 84 7.2.6 供应商交期延误一览表 85 7.2.7 供应商交货状况分析表 85 第8章 采购验收管理 86 8.1 采购验收制度规范 86 8.1.1 采购验收管理制度 86 8.1.2 采购退货管理制度 90 8.1.3 采购质量控制制度 91 8.1.4 采购品质保证制度 95 8.1.5 电器设备验收管理制度 99 8.1.6 商超采购商品退换作业办法 102 8.2 采购验收工具表单 104 8.2.1 验收清单表 104 8.2.2 退货登记表 105 8.2.3退货换货清单 105 8.2.4 检验异常报告 105 8.2.5采购质量控制表 106 8.2.6 采购检验报告单 106 8.2.7特采作业申请单 107 第9章 采购结算管理 108 9.1 采购结算制度规范 108 9.1.1 采购结算管理制度 108 9.1.2 采购付款管理办法 109 9.1.3采购付款对账管理制度 110 9.1.4预付账款审批管理制度 112 9.1.5预付账款追踪检查制度 113 9.2 采购结算工具表单 115 9.2.1 采购结算单 115 9.2.2 预付申请单 116 9.2.3 账款核对表 116 9.2.4 应付账款明细表 116 9.2.5 现金采购申请表 117 第10章 采购库存管理 118 10.1 采购库存制度规范 118 10.1.1 库存计划管理制度 118 10.1.2 库存周转管理制度 120 10.1.3 库存呆滞品管理制度 122 10.2 采购库存工具表单 124 10.2.1 库存计划表 124 10.2.2 补货计划表 124 10.2.3 库存物资清单 125 10.2.4 物资存量明细表 125 10.2.5 呆滞品申请处理表 125 10.2.6 呆滞品处理损益报告 126 第11章 采购成本控制 127 11.1 采购成本制度规范 127 11.1.1 采购询价管理制度 127 11.1.2 采购成本管控制度 128 11.1.3 采购价格管控制度 131 11.1.4 采购成本核算管理办法 132 11.2 采购成本工具表单 135 11.2.1 采购询价单 135 11.2.2 成本预算表 135 11.2.3 成本费用单 135 11.2.4 采购询价记录表 136 11.2.5 采购价格审议表 136 11.2.6 运输方案审批单 137 11.2.7 采购成本计算表 138 第12章 采购招标管理 139 12.1 采购招标制度规范 139 12.1.1 采购招标管理制度 139 12.1.2 招投标文件管理制度 143 12.1.3 招标文件评审制度 145 12.1.4 投标文件评审制度 147 12.1.5 招标争议处理办法 149 12.2 采购招标工具表单 151 12.2.1 招标信息登记表 151 12.2.2 招标委托申请表 152 12.2.3 标书评审表 153 12.2.4 开标记录表 154 12.2.5 招标比价表 155 12.2.6 评标小组名单 155 12.2.7 投标文件偏差汇总表 155 12.2.8 投标文件评审结论表 155 第13章 项目采购管理 157 13.1 项目采购制度规范 157 13.1.1 项目采购管理制度 157 13.1.2 项目采购作业管理制度 161 13.1.3 项目采购交期控制制度 163 13.2 项目采购工具表单 166 13.2.1 项目采购计划表 166 13.2.2 项目采购申请表 166 13.2.3 项目采购询价单 166 13.2.4 项目采购控制表 167 13.2.5 项目采购验收单 167 第14章 采购信息管理 169 14.1 采购信息制度规范 169 14.1.1 采购信息收集制度 169 14.1.2 供应商信息管理制度 171 14.1.3 采购信息系统使用制度 173 14.1.4 采购信息保密制度 175 14.2 采购信息工具表单 178 14.2.1 供应商信息表 178 14.2.2 信息系统权限表 179 14.2.3 档案借阅申请单 180 第15章 采购审计管理 181 15.1 采购审计制度规范 181 15.1.1 采购执行审计制度 181 15.1.2 采购稽核管理制度 182 15.1.3 物资采购审计办法 183 15.1.4 合同审计管理办法 185 15.2 采购审计工具表单 188 15.2.1 项目采购审计计划表 188 15.2.2 采购审计实施计划表 189 15.2.3 采购付款审计表 189 15.2.4 审计工作底稿 190 15.2.5 审计工作总结表 190 第16章 采购贿赂管理 192 16.1 采购贿赂制度规范 192 16.1.1 反采购贿赂管理办法 192 16.1.2 采购贿赂处理办法 193 16.2 采购贿赂工具表单 196 16.2.1 预防采购贿赂调查表 196 16.2.2 采购贿赂治理工作调查表 197 16.2.3 采购贿赂事件查处汇总表 197 16.2.4 已查结采购贿赂事件专报表 198 第1章 采购岗位职责 1.1 采购总监 岗位名称 采购总监 部门名称/编号 采购部 直接上级 分管副总 职责概述 根据企业运营需要制定企业的采购战略规划、工作方针和工作目标等,监督指导采购工作,确保物资按时、保质、保量供应 工作职责 不相容职责 1 制定采购战略规划、采购部工作方针和工作目标 ◆ 落实采购战略规划和方针 ◆ 落实各项采购管理制度 ◆ 制定年度采购预算和计划 ◆ 参与采购执行和付款过程 ◆ 制定采购价格 2 依据企业管理要求和采购战略,建立健全企业采购管理制度,监督采购管理制度的落实情况 3 设计采购部的组织结构,明确下属人员的工作职责,筛选并任用采购部主管及以上工作人员 4 审批年度采购预算和采购计划 5 审批特殊请购、大额采购和重要采购合同 6 对采购物资的种类和价格进行审核 7 根据采购业务模式和各岗位职责分工情况,制定科学合理的采购流程 8 主持采购招标和采购合同评审工作,签订采购合同,并监督执行 9 监督采购进展情况,指导下属开展采购监督跟单、催货工作,进行采购交期管理 10 审阅下属提交的《采购质量检验报告》,并预防采购物资质量事故 11 负责采购管理人员的招聘、考核、指导工作 生效日期 批准日期 1.2 采购经理 岗位名称 采购经理 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购总监 职责概述 根据上级制定的采购战略规划、工作方针和工作目标等,指导开展采购的各项业务,根据企业生产运营的需要制订企业的采购计划,组织采购原材料、设备等物资,选择和管理供应商,确保企业所需物资能够得到适时、保质、保量的供应 工作职责 不相容职责 1 协助采购总监制定采购战略规划、工作方针等,并协助其建立健全企业的采购管理制度、工作标准 ◆ 监督采购制度落实情况 ◆ 审批年度采购预算和计划 ◆ 审批特殊采购、大额请购和重要采购合同 ◆ 批准计划外采购项目 ◆ 参与执行采购、付款过程 ◆ 起草采购合同,审批采购价格 ◆ 审批供应商名单 2 积极落实各项采购管理制度和相关规范、工作标准等 3 负责制订企业采购预算的采购计划,并报上级审批 4 负责向上级报请特殊采购、大额请购和重要采购合同 5 审核物资的种类和采购价格、并报采购总监审批 6 组织下属人员调查和审查供应商,并根据审查结果确定供应商,制定合格供应商名单,报上级审批 7 指导下属员工做好各项采购招标、询价采购工作,起草并制定《采购合同》 8 控制采购进度,指导采购专员开展采购跟单、催货工作 9 组织开展采购进料质量检验工作,并监督采购检验过程,审核《采购质量检验报告》 10 管理部门内部人员,并对下属人员进行指导和培训 11 对采购部下属人员进行考核和评价 生效日期 批准日期 1.3 采购计划主管 岗位名称 采购计划主管 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购经理 职责概述 根据企业的采购战略规划等制订年度采购计划,并根据企业日常物资需求情况制定采购工作计划,积极落实采购计划,确保计划按时完成 工作职责 不相容职责 1 根据企业年度销售计划、生产计划和战略规划等制订企业年度采购计划,并对其进行分解 ◆ 审批采购作业计划 ◆ 审批采购订单 2 接收各部门的“请购单”,并对其进行审核与汇总,制订采购物资需求计划 3 根据采购物资需求计划和年度采购计划,制订具体的采购作业计划,并报上级领导审批 4 根据采购作业计划和具体的需求计划编制采购订单 5 监督采购作业执行过程,查看采购专员是否按照计划完成采购工作,为日后改进工作奠定基础 生效日期 批准日期 1.4 采购预算主管 岗位名称 采购预算主管 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购经理 职责概述 根据企业的采购战略规划和年度预算制定采购年度预算,并根据具体的采购工作将预算进行分解,制定详细预算;监督采购预算的执行过程,确保将采购费用控制在预算范围之内 工作职责 不相容职责 1 收集采购预算的编制依据,编制年度采购预算并上报领导审批 ◆ 审批采购预算 ◆ 执行采购费用和预算 ◆ 掌握采购支出 2 监督采购预算的执行情况,确保采购预算不超支 3 执行采购成本控制措施,并审核采购支出 4 根据采购需求的变化情况,修订采购预算,并及时上报 5 对采购预算的执行情况进行分析,并编制分析报告 生效日期 批准日期 1.5 供应商主管 岗位名称 供应商主管 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购经理 职责概述 根据企业的采购需求情况开展供应商调查、供应商评选、供应商认证、供应商维护、供应商考核与评价等工作,为企业建立稳定可靠的供应商队伍 工作职责 不相容职责 1 制定和完善供应商开发流程,并监督、执行 ◆ 与供应商谈判价格 ◆ 与供应商签订合同 ◆ 确定某项采购的供应商 2 制订并执行供应商开发计划 3 负责对潜在供应商的拜访和评估工作,选择与推荐潜在供应商 4 开展产品的询价、比价、议价工作,负责样品价格的确认及分析 5 组织做好供应商评估与审核工作,及时记录评审过程 6 定期开展市场行情调查,收集整理市场信息,汇报供应商情况及编制分析报告 7 根据供应商的日常表现,对供应商进行考核,并根据考核结果,及时指导供应商工作,使其改进产品或服务 8 协助采购经理对供应商供货、质量、交期和售后服务进行监督 9 定期拜访供应商,做好供应商维护工作 10 建立供应商管理档案,及时收录供应商信息;随时更新供应商管理档案,将供应商发生的重大事件及变动记录在案 11 定期对供应商数据库进行核查与管理 12 安排下属人员的日常工作,协调供应商管理工作与本部门其他工作之间的关系 生效日期 批准日期 1.6 采购合同主管 岗位名称 采购合同主管 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购经理 职责概述 起草、制定并落实采购合同管理规范,与供应商开展合同谈判,起草并送审采购合同,负责采购合同的执行工作 工作职责 不相容职责 1 协助采购总监、采购经理制定采购合同管理制度与相关流程、规范,并按照制度规范指导工作 ◆ 审批采购合同 ◆ 执行采购作业过程 ◆ 选择供应商 ◆ 对供应商付款 2 编制统一的日常采购合同范本,并及时报上级领导批准 3 协助上级领导开展采购谈判工作,并记录谈判过程 4 根据采购谈判、采购询价等结果,起草采购合同,并及时送审 5 在合同谈判和采购合同执行的过程中,实施合同风险防范措施 6 跟踪采购合同的签订过程,并及时将合同进行备份和归档 7 整理、汇总并归档采购合同的相关资料 8 及时将合同中规定的相关内容传送给责任人 生效日期 批准日期 1.7 采购验收主管 岗位名称 采购验收主管 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购经理 职责概述 制定并落实采购质量规范,对采购的物资进行验收,剔除不合格品,确保采购物资的质量能够满足企业要求 工作职责 不相容职责 1 协助采购经理、质量管理部制定各类采购物资检验标准和规范,并积极落实 ◆ 选择供应商 ◆ 执行采购作业过程 ◆ 进行特采决策 2 负责组织对供应商进行质量评审和认证工作,提出采购物资的供应商质量标准 3 组织开展对采购物资的质量检验工作,识别并认真记录各类物资质量问题,填写“采购检验报告单”,登记质量原始记录 4 妥善处理采购物资的质量异常状况,并向上级领导提出合理的处理意见 5 根据质量检验记录情况,定期对采购物资的质量进行统计分析,并对供应商进行质量评价 6 针对各类采购物资的规格、质量向供应商提出质量改善建议 生效日期 批准日期 1.8 招标采购主管 岗位名称 招标采购主管 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购经理 职责概述 根据招标采购工作规范执行招标工作,编制招标文件,发布招标公告,并对招标过程进行评审 工作职责 不相容职责 1 协助采购总监,采购经理制定招标采购工作规范 ◆ 制定招标工作规范 ◆ 制定标底价格 ◆ 制定采购标准 ◆ 参与评标结果的确定 ◆ 组织招标后的合同谈判与起草工作 2 根据招标采购工作规范组织招标采购工作,做好招标采购准备 3 根据物资需求部门或项目需求等编制招标文件,并在各类媒体上发布招标公告 4 组织开展邀标、资格预审、考察等招标准备工作,并对通过资格预审的投标人发售招标文件 5 及时组织开标、评标会议,确定评标人员,并进行评标、定标 6 负责就招标过程中的事项和问题为投标人答疑 7 联系相关权限人员,安排合同签订工作 生效日期 批准日期 1.9 采购审计主管 岗位名称 采购审计主管 部门名称/编号 审计部 直接上级 审计部经理 职责概述 对采购工作的各个环节进行审计,找出采购工作中的问题,确保采购管理各个环节都符合企业内部控制管理规范 工作职责 不相容职责 1 对公司采购内部控制制度的建立健全和执行情况进行检查与评价 ◆ 参与采购业务执行 ◆ 参与采购预算和决算工作 ◆ 参与采购付款工作 2 制订并实施年度审计计划,执行专项审计和常规审计 3 对采购预算和决算、采购费用的支出情况进行审计 4 审查采购招标过程的规范性,招标文件编制的规范性,评标过程的公平性,采购合同等的合法性和有效性 5 对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务的合法性和有效性等进行审查和评价 6 对采购存货与成本、采购人员成本支出等进行审查 7 对采购过程中各项人员职责的相容性进行审查,并对不合理之处进行纠正 8 独立完成审计报告 生效日期 批准日期 1.10 采购专员 岗位名称 采购专员 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购经理 职责概述 协助采购经理和各级主管制定采购计划与预算,参与采购谈判支持工作,起草各类采购文件并及时上报,协助相关人员完成采购跟催、验收和付款等工作,确保采购过程顺利进行 工作职责 不相容职责 1 协助采购计划主管编制单项采购工作计划,并及时上交 ◆ 审核各项采购文件 ◆ 制定采购价格 ◆ 实施采购付款结算 ◆ 选择供应商 2 协助采购预算主管编制采购预算,并独立编制小额单项采购预算,及时上报 3 完成对在途货物的跟踪,并及时催交货物 4 协助质量管理部和仓储部进行采购物资的接收工作 5 接货后及时向供应商发送“收货单”,并向财务部提交付款申请 6 对小额单项采购工作进行总结,并分析采购成本 7 向上级领导提出降低采购成本、提高采购效率的建议 生效日期 批准日期 1.11 采购文员 岗位名称 采购文员 部门名称/编号 采购部 直接上级 采购专员 职责概述 协助上级领导及采购专员做好采购信息收集、汇总、分类等工作,并做好采购过程记录,完成各项采购文件的印制、传递、整理、归档等,协助采购专员顺利开展各项工作 工作职责 不相容职责 1 收集供应商信息及文件资料,建立供应商信息资源库 ◆ 编制各类采购 文件 ◆ 参与采购决策 ◆ 制定采购标准 2 协助供应商管理人员进行供应商的联络、接待工作 3 进行合同校对、编修、理顺、装订、保管并办理送审手续 4 做好各项采购工作的记录,并对记录及时进行整理和归档 5 及时将采购产品目录输入系统,并对其进行更新和调整 6 按照采购专员的意愿向供应商发出订单 7 完成各项采购信息收集和采购数据统计工作,及时进行统计结果分析 8 完成上级领导或采购专员交办的其他任务 生效日期 批准日期 第2章 采购计划 2.1 采购计划制度规范 2.1.1 采购计划管理制度 采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性安排和部署。做好采购计划管理,有助于企业规范采购工作和部署,提高采购管理工作水平。 采购计划管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了达到如下目的,特制定本制度。 1.加强采购计划的管理,保证公司各部门的采购工作按时按质地完成,确保公司生产经营活动顺利有序地进行。 2.采购部凭采购预算进行采购,财务部据预算筹措和安排采购所需的资金,控制采购费用的支出。 第2条 适用范围 本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。 第3条 管理职责 1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划与预算的审批与控制工作。 2.采购计划主管负责年度、季度、月度、临时采购计划与采购预算编制工作的组织与审核。 3.采购计划专员负责单项采购活动计划和预算的编制工作。 第4条 采购计划原则 1.现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。 2.能在本公司内部采购的,不得采用外购的形式。 第2章 采购需求确定 第5条 采购需求预测 1.在进行采购需求分析之前, 采购计划人员应收集采购历史数据、市场销售计划、生产计划等各类数据,为预测采购需求做好准备。 2.采购计划人员需将收集到的资料分类整理,以方便使用。 第6条 物资请购 1.各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求,并编制“物资请购单”。 2.各请购部门需在规定的提前期内,将“物资请购单”及时提交至采购部。 第7条 物资需求汇总 1.采购计划人员需将各部门的物资请购需求进行汇总并及时编制“物资需求汇总表”。 2.采购计划人员应将各部门的物资需求进行汇总分析,并与历史数据进行对比,查看需求是否合理。 第8条 确定物资需求量 1.采购计划人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况,确定独立需求物资的需求数量。 2.独立需求物资订购批量和订购点的确定可以采用订量订货模型和订期订货模型。 3.确定好独立需求物资的需求数量之后,采购计划人员应当进一步确定相关需求物资的需求数量。 4.相关需求物资数量的确定可以用传统的订货点法处理,也可按照相关产品的需求量进行分解。 5.确定上述两类物资需求数量之后,应当根据库存状况及在途物资的状况,确定采购需求数量。 6.采购需求数量可以由净需求数量扣减可用库存数量和即将到货的物资数量后确定。 第3章 采购计划的编制与审核 第9条 采购计划的编制依据 采购计划人员在制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。 第10条 采购计划的编制步骤 1.采购计划人员应明确公司经营计划,掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。 2.采购计划人员需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所做的市场销售预测情况。 3.采购计划人员应明确公司生产计划和库存状况,及时掌握生产部根据销售预测计划制订的生产计划和物资需求计划。 4.采购计划人员应汇总各种物资的需求和请购单据,并据此编制采购计划。 第11条 采购计划的审核审批 1.采购计划由采购部根据审批后的“采购申请表”制订,年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批;月度采购计划报请主管副总进行审批;短期采购计划由采购部经理批准执行。采购急需物资应填写“紧急采购申请表”,经部门负责人审核签字、公司主管副总核准后列入采购范围。 2.采购计划应同时报送财务部门审核,以便公司各项资金计划工作的完成。 第12条 采购计划审核内容 采购部或财务部的相关领导在审核采购计划时,应着重审核采购计划中的以下内容。 1.各项采购计划的口径是否一致。 2.采购计划与销售计划、生产计划的相符性。 3.采购计划制订过程中所采用的物资需求计划与物资清单、库存状况等资料是否相符。 4.采购计划中各类物资的数量、计划单价、金额等是否合理。 第4章 采购计划的执行管理 第13条 采购计划分解 1.采购计划主管应将审批后的计划进行分解,分解过程包括两类:将采购计划按照时间分解和将采购计划按照职位分解。 2.采购计划分别按照时间和职位进行分解后,便可变为一项项的采购任务。 第14条 采购任务的下达 1.对采购计划进行分解后,采购部还需对采购任务进行进一步的执行落实。 2.采购部经理需将采购任务分配到人,并落实责任,向采购人员说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商的情况等内容。 3.采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购,对不同的采购作业采取不同的执行方法。大额采购由采购部经理签发“采购控制书”并报请总经理审批后,按照采购作业计划执行采购任务;小额采购可由采购部经理直接安排采购工作。 第15条 采购任务执行 1.采购计划主管应对采购部执行计划的过程进行监督。 2.采购部应当做好采购过程中采购数量和交货情况等信息的记录。 第5章 采购计划的变更管理 第16条 采购计划的变更管理 1.若计划执行过程中出现异常问题,采购部应对计划做出调整。 2.对于已经申请采购的物资,请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请,必须立即通知采购部,以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。 第17条 采购计划的增补管理 1.各需求部门如发现采购物资不能满足业务需求时, 应编写“增补需求计划申请表”。 2.采购部需编制相关的说明文件(说明增补物资需求的原因以及已采购物资的使用状况),附在“增补需求计划申请表”之后。 3.申请表经需求部门经理审批签字后,递交采购部。 4.如增补需求的申请符合公司相关规定,则采购计划人员应着手编制采购计划增补方案;如增补需求的申请不规范或申请原因不充分,采购部有权驳回相关部门的申请。 5.采购计划增补方案经采购部经理、财务部、总经理分别审批通过后,便可作为增补采购计划的依据。 6.增补采购计划制订完成后,采购部应将其发放至需求部门,作为采购增补实施的依据。 第6章 附则 第18条 本制度由采购部制定,经公司常务会议决议后通过,修订、废止时亦同。 第19条 本制度自公布之日起生效。 2.1.2 采购计划编制办法 第1章 总则 第1条 目的 为加强采购计划的管理,确保公司生产经营活动顺利有序地进行,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于采购部负责的所有物资采购计划的制订和预算管理工作。 第3条 管理职责 在采购部经理的指导下,采购计划主管负责组织编制年度、季度、月度和临时采购计划,计划的具体工作由各采购专员负责。 第4条 采购计划的分类 采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划四种,具体如下图所示。 年度采购计划 季度采购计划 根据公司年度经营计划,在对市场信息和需求信息进行充分收集和分析和收集的基础上,依据往年历史数据对比预测制订的计划 在对年度采购计划进行分解的基础上,依据上一季度实际采购情况、生产情况、库存情况以及市场行情,制订当季或者下一季度的采购计划 月采购计划 临时采购计划 在对季度采购计划进行分解的基础上,依据各个部门每月经营所需物资的汇总情况,审核制订的采购计划 采购计划分类图 第2章 采购计划编制要项管理 第5条 采购计划的编制依据 采购人员制订采购计划时,应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。 第6条 编制采购计划应注意的事项 1.采购计划应避免过于乐观或者保守。 2.采购计划编制过程中应考虑公司年度目标达成的可能性。 3.分析销售计划、生产计划的可行性和预见性。 4.注意物资需求计划与物资清单、库存状况的确定性。 5.考虑保障生产与降低库存的平衡。 6.注意物资采购价格和市场供需的可能变化。 第7条 采购计划的编制原则 1.采购专员应审查各部门的请购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资,只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。 2.如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门生产的物资,且其他部门所生产的该物质在性能、质量、交期、价格等方面均能满足采购需求的情况下,必须采用内购。 第3章 采购计划编制步骤 第8条 明确公司经营计划 1.采购专员需明确掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。 2.采购专员还需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所做的市场销售预测情况。 第9条 明确公司生产计划和库存状况 1.采购部应及时掌握生产部根据销售预测计划制订的主生产计划以及生产部门根据生产计划和库存状况制订的物资需求计划。 2.采购部应掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预估的各种消耗物资的需求量。 第10条 编制采购计划 采购专员需汇总各种物资的需求和请购单据,并据此编制采购计划。 第4章 采购计划的审核与变更 第11条 采购计划的审核审批 1.采购计划由采购部根据审批后的“采购申请表”制订。年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批;月度采购计划报请主管副总进行审批;短期采购计划由采购部经理批准执行;采购急需物资应填写“紧急采购申请表”,经部门负责人审核签字、公司主管副总核准后列入采购范围。 2.采购计划应同时报送财务部审核,以便公司各项资金计划工作的完成。 第12条 采购计划变更管理 对于已经申请的采购物资,请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请,必须立即通知采购部,以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。 第5章 附则 第13条 本办法由采购部制定。 第14条 本办法自公布之日起实施。 2.1.3 采购订单计划制订规范 编制采购订单计划之前必须做好采购认证计划,并根据采购认证计划准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量,最终制订订单计划。 采购订单计划制订规范 第1章 总则 第1条 目的 为了指导订单计划编制工作,使订单计划科学、合理,帮助公司减少库存、降低运营成本,特制定本规范。 第2条 适用范围 本规范适用于订单计划的制订、审批、实施等各项工作的管理。 第3条 管理职责分工 1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划的审批与控制工作。 2.采购计划主管负责根据已编制的年度、季度、月度计划和其他相关资料,编制单项采购活动计划和订单计划,并做好各类采购计划的组织与审核。 3.采购专员负责协助采购计划主管编制计划,并负责收集筛选各项计划所需资料。 第4条 订单计划的编制依据 1.采购人员在制订订单计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。 2.编制依据还包括每年的销售预测、生产预测、经济预测、材料消耗量状况等,采购专员务必准备好上述资料,以便开展采购计划工作。 第2章 编制采购认证计划 第5条 准备认证计划 1.采购计划人员在拟订订单计划、与供应商接触之前,要熟悉认证的物资项目,具体包括该物资项目涉及的专业知识范围、认证的需要以及目前的供应状况等。 2.采购计划人员需熟悉开发需求计划,包括从已有的供应商中开发需求和寻找新的供应商。 3.采购计划人员应注意市场物资供应状况,防止出现市场有效供应小于公司采购需求的情况。当有效供应小于公司采购需求时,采购计划人员就应寻找新的供应商,进行适当扩容。 4.采购计划人员需分析供应商认证容量和订单容量,并制定认证计划说明书,准备好认证计划所需材料,并附上开发需求计划、余量需求计划和认证环境资料等。 第6条 评估认证需求 1.采购计划人员分析开发批量需求,掌握物资的技术特征信息。 2.采购计划人员需要分析供应商有效订单容量、认证容量和本公司采购需求的差距。 3.采购计划人员应当通过认证手段,获得具有一定订单容量的采购供应商,确定认证需求。 第7条 计算认证容量 计算认证容量主要包括以下四个方面的工作内容。 1.采购计划人员应分析采购项目认证资料,了解各类物资的加工过程和技术特点,尽可能熟悉需采购的各类物资。 2.采购计划人员需选定认证供应商,并在认证合同中说明认证容量与订单容量的比例。 3.采购计划人员需要及时计算供应商的承接认证容量, 确定其正在履行认证的合同量。 4. 对于某种或某类物资,采购计划人员需要确定现有所有供应商认证容量的总和,并减去供应商承接认证容量,计算该物资认证容量。 第8条 制订认证计划 1. 制订认证计划可采用下图所示的流程开展。 比较需求和认证 容量 综合平衡 确定余量认证 计划 ◆ 若物资认证需求小于供应商认证容量,那么直接按照认证需求制订认证计划 ◆ 若认证需求大于供应商认证容量,那么需要为剩余认证需求制订另外的认证计划,寻找新的供应商 ◆ 采购计划人员应从全局出发,综合考虑生产经营、认证容量、产品生命周期等,判断认证需求的可行性 ◆ 采购计划人员可通过调节认证计划来满足认证需求,实在不能满足时可以寻找新的供应商 ◆ 对于现有供应商不能满足的剩余认证需求,应及时提交采购认证人员并提出对策,一同确定余量认证计划 ◆ 制订认证计划时应非常小心,需由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合操作 制订认证计划 ◆ 采购计划人员需要及时制订采购认证计划,衔接供应商认证容量和订单计划,并根据认证计划做好订单计划 认证计划制订示意图 2. 确定认证物资数量及开始认证时间的方法如下。 (1)认证物资数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量 (2)开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间 第3章 采购订单计划管理 第9条 采购订单计划管理环节 采购订单计划主要包括以下四个环节:准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。 第10条 准备订单计划 1.公司应在上年年末制订年度销售计划,经审核通过后下发至销售部、生产计划部、采购部,以便指导全年的供应链运转,作为其他各类计划制订的基础。 2.生产计划人员需要根据年度销售计划以及预测的市场需求,掌握客户订单和市场需求计划,并对其进一步分解,得到生产需求计划。 3.生产计划部门应根据生产需求确定生产计划,并据此制订生产物资需求计划,及时报送至采购部。 4.准备订单环境资料。采购人员应在采购认证计划完成后制订订单环境资料,主要资料包括订单物资的供应商信息、订单比例信息(每一个供应商分摊的下单比例)、最小包装信息、订单周期信息等。 5.采购计划人员应准备好制订订单计划所需的资料,编制订单计划说明书,并附上市场需求计划、生产需求计划和订单环境资料等。 第11条 评估订单需求 采购计划人员应准确评估订单需求,为计算订单容量提供参考依据。评估订单需求主要包括以下三个方面的内容。 1.分析市场需求。采购计划人员必须仔细分析市场上已经签订合同的数量、还没有签订合同的数量(包括没有及时交货的合同)等一系列数据,同时考虑其他因素,对市场需求有一个全面的了解。 2.分析生产需求。采购计划人员需研究生产需求的产生过程,然后再分析生产需要量和要货时间。 3.确定订单需求。采购计划人员可以根据对市场需求和对生产需求的分析结果,确定订单需求。 第12条 计算订单容量 1.采购计划人员应及时分析供应商资料,并计算总体订单容量。总体订单容量中需包括供应商可供给的物资数量和可供给的物资时间。 2.调查并计算现有供应商的已承接订单容量。 3.确定物资剩余订单容量,一般采用下面的公式进行计算。 物资剩余订单容量=物资供应商群体总体订单容量-已承接订单容量 第13条 制订订单计划 采购计划人员在制订订单计划时,应对比采购需求和容量,结合市场、生产、订单容量等要素进行综合平衡,分析物资订单需求的可行性,并据此制订订单计划。 1. 下单数量=生产需要量-计划入库量-现有库存量+安全库存量。 2. 下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间。 第4章 附则 第14条 本规范由采购部制定,经采购总监审批后通过。采购部保留对本规范的解释和修订权。 第15条 本规范自年月日起生效。 2.1.4 零星采购管理办法 编制零星采购管理办法的作用在于规范零星采购计划的编制过程,规范零星采购过程控制,提高企业采购效率,控制零星采购风险。 零星采购管理办法 第1条 目的 为了规范非批量性物资、客退维修所需物资和研发材料等的采购工作,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于非批量性物资零星采购管理工作,用以规范从零星采购申请直至物资使用完毕的系统处理和记录全过程。 第3条 管理职责 1.采购部负责零星采购的申请审批和合同签订、并负责订单下达、物资的跟催、物资送检手续的办理等。 2.物资需求部门负责提交申请和在系统中录入,并负责物资的质量验收工作。 第4条 术语定义 本办法所称零星采购是指因非批量性生产、经营所需物资需求而产生的采购。 第2章 零星采购审批和计划 第5条 接收申请 1.采购人员应及时接收物资需求部门提交的“零星采购申请单”。 2.接收订单后,应核对物资最小包装和最小订购量,并将准确的信息反馈给物资需求部门。如果需求信息需要进行调整,物资需求部门应修改并重新提交“零星采购申请单”。 第6条 选择零星采购方式 零星采购可以采用直接委托或邀请比价的方式开展,两种采购方式的适用情况和操作规范如下所示。 零星采购方式比较表 采购方式 适用情况 操作规范 直接委托 1、因政府垄断、技术垄断或市场垄断,只能从唯一供应商处采购的 2、为保证原有采购项目一致性或者由于服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购的 3、距上次采购时间不足半年,且价格波动不大,前期合作供应商同意参考原合同价继续执行的 4、采购项目较特殊,某供应商具有显著技术或服务优势的 5、物资需求较为重要紧急的 6、在设计研究相关阶段,技术研发等部门用料制样的 1、在零星采购合同办理之前,采购需求部门必须通过邮件说明原因,并报采购部、采购分管领导、财务部审批 2、审批邮件必须作为零星采购合同审批的附件 邀请比价 采购产品技术成熟,具有良好的可比性,满足采购要求的供应商资源充足,通过充分竞争可获取到理想价格的 必须由三家及以上供应商参与,并盖章密封报价。报价需两人以上同时开封并签字确认 第3章 零星采购实施 第7条 采购供应商选择 1.如果物资需求部门有推荐的供应商或采购物资较为专业时,可以由物资需求部门选择拟邀比价或直接委托报价供应商,并组织报价工作或直接委托采购部开展谈判工作。 2.零星采购入围供应商应为公司合格供应商名录中单位。新单位必须由采购部组织两个部门或人员参与考察。 3.不同零星采购方式选择供应商的原则如下表所示。 采购供应商选择原则 采购方式 选择原则 直接委托 报价合理或经约谈在可接受范围内 邀请比价 1、应以合理低价选择合作供应商 2、有技术、质量、方案或服务优势且价格不高于合理低价5%的优先选择合作单位 3、除特殊项目外,均应以合理低价确定合作单位 第8条 零星采购谈判 1.谈判需由物资需求部门、采购部派出两人以上共同参与,并会签《谈判记录》。《谈判记录》必须作为零星采购合同审批的附件。 2.谈判完毕后,由采购部负责根据谈判结果编制《零星采购合同》,并报采购计划主管审批。 第9条 生成订单 采购人员根据《零星采购合同》制作“零星采购仃单”,如果系统中不存在该种物资的编号,可以使用通用编号,同时修改物资的属性等。 第10条 订单审批 “零星采购订单”制作完毕后,应提交采购计划主管进行审批。 第11条 订单录入 零星采购订单审批通过后,采购专员需及时将订单录入系统中。订单录入过程中应当注意必须在系统中录入含税价格。 第12条 采购跟踪 1.采购专员将审批通过的“零星采购订单”发送至供应商处,确认交期并负责跟踪物资的到货情况。 2.将物资交货信息录入系统时,应注意交货日期为物资实际到货日期。 3.物资到货后,仓库收料员负责点收数量并办理送检手续。物资质检合格入库后,仓管员负责通知物资需求部门领用物资。 第13条 零星采购物资的保存 1.零星采购物资入库后应尽快使用,暂时不用的零星物资应妥善保管。 2.常用、易耗、便于保管和适合批量采购的物资可适量库存,但要避免库存过量积压,在确保供应的前提下做到周转快、消耗低、费用省。 第4章 附则 第14条 本办法由采购部制定,经采购总监审批后通过。 第15条 本办法自公布之日起生效。 2.1.5 采购申请审批制度 采购申请审批制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范采购申请审批过程,确保采购物资符合公司需求和相关规范,并为采购过程中各项申请和审批工作提供指引,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购申请审批的管理工作。 第2章物资请购与审核 第3条 各部门应根据日常经营活动需要编制“采购申请单”,提出采购申请并交采购部。 第4条 “采购申请单”要说明请购物资的品名、数量、需求日期、预算金额等内容。 第5条 采购部应对各部门提交的“采购申请单”进行初步宙核,审核过程中应主要分析请购需求是否和实际需求相符,并以企业采购审核管理程序和日常经营活动的需要为依据。 第3章采购申请与审批 第6条 汇总采购需求 1.采购部应及时汇总各部门的采购需求,并编制“采购需求汇总表”。 2.“采购需求汇总表”编制完成后,应仔细核查是否存在缺漏。 第7条 库存调查 采购需求汇总完毕后,采购部应对现有库存进行核查,了解现有库存的实际情况。 第8条 编制采购申请 1.采购计划主管、采购专员应根据物资库存数量、安全存量等,计算出实际需求数量,并编制采购作业计划以及“采购申请表”。 2.“采购申请表”应报采购总监、总经理审批。 3.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门的经理审批,重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批。若采购物资涉及相关技术方面的问题,应有相关技术人员参与审批工作。 第9条 采购预算制定及审批 1.采购申请通过审批后,采购部需要及时制定采购预算,并报采购总监、财务部、总经办审批。 2.采购预算通过审批后,采购部应据此编制采购计划,并实施采购工作。 第4章 采购实施及过程事项审批 第10条 供应商开发 1.采购预算通过审批后,采购部应及时寻找供应商。 2.如果现有合作供应商中没有能供应此种物资的,应及时开发供应商。 第11条 供应商选择及审批 1.采购部需从已有供应商和新开发的供应商中选择合适的供货商。 2.选择好供应商后,应及时报采购总监进行审批。 第12条 采购替代品申请及审批 1.如果所需物资已找到合适的供应商,则应及时安排采购工作,确保物资及时交付。 2.如果所需物资因缺断货等其他原因暂时不能采购,就需要请购部门寻找合适的替代品。 3.请购部门若同意使用替代品,则应向采购部重新提交采购申请。 4.请购部门若坚持采购原物资,则应终止本次采购工作。 第5章 附则 第13条 本制度由采购部制定,经采购总监审核后通过。 第14条 本制度自公布之日起施行。 2.2 采购计划工具表单 2.2.1 物资请购单 请购部门 申请人员 物资用途 请购物资 详细情况 序号 品名 规格型号 数量 预计单价 预算金额 合计 人民币小写:¥ 元 人民币大写: 万 仟 佰 拾 元 角 分 部门主管 意见及签名 签名(盖章): 日期: 年 月 日 采购计划主管 意见及签名 签名(盖章): 日期: 年 月 日 采购经理 意见及签名 签名(盖章): 日期: 年 月 日 2.2.2 年度采购计划表 编号: 填写日期: 年 月 日 物资名称 规格 需求 部门 需求总量 单价 金额 每月采购计划(量) 备注 1月 2月 3月 4月 … 12月 备注 编制人: 审核人: 批准日期: 年 月 日 2.2.3物资采购计划表 编号: 需求部门: 日期: 年 月 日 项次 名称 规格/型号 单位 库存数 数量 单价 总价 推荐供应商 需求日期 本单合计金额 备注 2.2.4采购计划变更表 原采购计划 物资 规格 单位 库存数 数量 单价 总价 供应商 需求日期 变更原因 变更后采购 计划 物资 规格 单位 库存数 数量 单价 总价 供应商 需求日期 备注 2.2.5 临时采购计划表 编号: 需求部门: 日期: 年 月 日 物资名称 需求时间 负责人 项目类型 □ 生产设备采购 □ 生产材料采购 □ 办公用品采购 □ 办公设备采购 □ 研发仪器采购 □ 工程建设采购 □ 其他采购: 申请采购 方式 □ 比价采购 □ 招标采购 □ 网络采购 □ 国际采购 □ 其他采购: 临时采购 计划 时间 负责人 具体事项 备注 采购部审核意见 采购部经理: 日期: 年 月 日 2.2.6认证计划说明书 编号: 计划期: 年 月 日至 年 月 日 物资名称 规格/型号 单位 需求数量 认证周期 已有认证容量 认证需求量 计划认证时间 第3章 采购预算 3.1 采购预算制度规范 3.1.1采购预算管理办法 采购预算管理是指根据采购计划编制采购资金预算,并对其执行、调整等事项进行控制的活动。为了规范采购预算编制工作,加强对采购预算的管理,有效降低采购成本,企业应针对采购预算的编制、执行、调整等事项予以规定和指导,以便提高采购资金的有效利用率。 采购预算管理办法 第1章 总则 第1条 目的 为了以下目的,特制定本办法。 1. 规范采购预算编制工作,加强企业对采购预算的管理。 2. 提高资金的利用率,有效降低采购成本。 第2条 适用范围 本企业采购预算管理工作,除另有规定外,均按本办法的规定办理。 第3条 职责 1.采购部负责根据采购计划编制采购预算,并严格执行。 2.财务部协助采购部制定采购预算, 整合企业整体预算, 并监督采购预算的执行情况。 3.总经理负责审批采购预算。 第4条 相关释义 采购预算是指采购部在某一计划期间(年度、季度或月度) 编制的物资采购用款计划。 第5条 采购预算编制原则 1.实事求是。 2.比质比价。 3.积极稳妥、留有余地。 第2章 采购预算的编制 第6条 编制采购预算的目标 1.采购部凭采购预算进行采购,控制采购费用的支出。 2.方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金,保证资金支付的准确性和及时性。 第7条 明确企业战略目标 1.采购部编制采购预算时必须结合企业战略目标。 2.采购部编制采购预算前必须收集企业战略、经营计划、生产计划等相关资料。 3.采购部根据生产经营以及上一年度采购预算资料,研究分析本年度采购目标。 第8条 明确采购预算编制依据 1.生产经营所需的物资数量。 2.预计的物资期末库存量。 3.本期计划未结转库存量。未结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确定。 4.物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格,结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。 第9条 制订采购预算编制计划 1.采购部应就采购预算编制时间、重点工作等编制采购预算编制计划。 2.采购部应就编制预算的时间与财务部协商沟通,以获得财务部的帮助。 3.采购部应与各部门加强沟通,索取采购预算编制的相关资料,以便能够对采购物资进行整体把控。 第10条 采购预算的影响因素 在编制采购预算时,应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。 1.采购环境。 2.企业销售计划。 3.物资使用清单。 4.存量管制卡。 5.物资标准成本的设定。 第11条 采购预算编制方法 采购部根据采购物资的具体内容,选择编制采购预算的方法。具体的采购预算编制方法如下表所示。 采购预算编制方法一览表 编制方法 内容 固定预算 ◇ 根据预算期内正常的、可实现的某一业务量水平为基础来编制的预算 ◇ 适用于固定费用或者数额比较稳定的预算项目 弹性预算 ◇ 在按照成本(费用)习惯性分类的基础上,根据量、本、利之间的依存关系,考虑到计划期间内业务量可能发生的变动,编制出一套适用于多种业务量的费用预算 ◇ 反映的是不同的业务情况下所应支付的费用水平 增量预算 ◇ 增量预算是指在上期成本费用的基础上根据预计的业务情况,再结合管理需求,调整有关费用项目 零基预算 ◇ 一切从零开始,不考虑以前发生的费用项目和金额,从实际需要逐项审议预算期内各项费用的内容及开支标准是否合理,在综合平衡的基础上编制费用预算 定期预算 ◇ 以不变的会计期间作为预算期 ◇ 多数情况下该期间为一年,与本企业的会计期间相对应 滚动预算 ◇ 在编制预算时,将预算期与会计期间脱离,随着预算的执行不断地补充预算,逐期向后滚动,使预算期间始终保持在一个固定的长度(一般为12个月) 第12条 提出准确预算数字 1.采购部应采用目标数据和历史数据相结合的方法确定预算数字。 2.采购部必须对预算留有适当的余量,以应对可能出现的紧急状况。 第13条 编制采购预算草案 1.采购部根据预算数字编制采购预算草案,报财务部审核。 2.采购部应与财务部进行协商,在充分考虑到企业的现实状况、市场状况和企业预算的基础上综合平衡采购预算草案。 第14条 改善采购预算 采购预算应根据以下三个步骤加以改善。 1.确定预算偏差范围。预算与实际总会有所差异,采购部必须根据实际情况选定一个偏差范围。偏差范围可以根据行业内平均水平或企业的实际经验来确定。 2.计算预算偏差值。为了控制和确保采购工作的顺利开展,应确定比较采购实际支出和采购预算支出的差距,计算预算偏差值。 3.调整不当预算。如果预算偏差值超过允许范围,采购部应分析原因,对具体的预算提出修改建议,进行必要的改善。 第15条 提交预算 1.采购部应根据试算平衡的采购预算草案以及采购预算修改建议编制正式的采购预算。 2.正式的采购预算报总经理审批。 第3章 采购预算的执行与调整 第16条 采购预算审批 1.总经理对采购预算进行审批。 2.预算外的采购行为必须经采购部经理、总经理审批方可执行。预算内的战略性采购也须经总经理审批后方可执行。 第17条 采购预算执行 1.经核定的分期采购预算,当期未动用的,不得保留。如确有需要,下期补办相关手续。 2.未列入预算的紧急采购,由使用部门领用后补办追加相关手续。 3.采购预算由使用部门严格执行,其他部门予以监督。 第18条 采购预算调整 1.采购预算调整审批程序与采购预算编制审批程序一致,不得更改。 2.遇到下列情况之一的,采购预算需要进行调整。 (1)企业经营方向发生变更。 (2)受重大自然灾害的影响。 (3)企业内部发生重大政策调整。 (4)企业外部发生重大事件,如政治经济事件、宏观政策调整等。 (5)市场经济形势发生重大变化,使得企业经营目标需要调整。 第4章 附则 第19条 本办法由采购部负责制定与解释。 第20条 本办法报总经理办公会审议批准后,自公布之日起执行。 3.1.2采购预算审批规范 为规范采购预算审批权限、审批程序,加强采购预算管理,保证采购工作顺利进行,企业应针对采购预算审批事宜给出具体的规范制度。 采购预算审批规范 第1章 总则 第1条 目的 按照“权责分明、相互制约、相互监督”的原则,企业在实施采购预算控制时必须明确预算审批机构、预算制定机构和预算执行机构,并按照岗位分工控制的原则,赋予上述机构在采购预算控制中的相应职责和权限,为实现上述目的,特制定本规范。 第2条 责任单位 1.企业采购预算审批人员——总经理或采购总监。 2.企业采购预算制定人员——采购预算主管。 3.企业采购预算支持机构——财务部。 4.预算执行机构——采购部及各请购部门。 第2章 预算编制的审批 第3条 明确采购预算编制目标 编制采购预算是为了保证采购部按照采购预算进行采购,方便财务部据此筹措和安排采购所需要的资金。 第4条 采购预算编制上报 1.采购预算主管按照预算编制流程编制采购预算草案,在规定的时间内交财务部进行试算平衡。 2.财务部完成试算平衡后,采购预算主管改善预算,形成正式的采购预算。 3.采购预算主管在规定的时间内将正式的采购预算上报采购总监或总经理。 第5条 审议批准 采购总监或总经理审议批准采购预算方案。 1. 年度采购预算由总经理审批。 2. 季度、月度采购预算由采购总监审批。 第3章 预算执行的审批 第6条 年度预算的审批、分解与下达 年度采购预算审批通过后,采购预算主管将其分解下发。 第7条 采购预算的执行 1. 请购部门提出的请购要求必须经部门经理签字审批。 2. 采购部负责审核请购需求是否在预算内,不在预算内的必须上报总经理审批。 第8条 财务支出的审批 1.预算内资金支出由采购经理限额审批,限额以上资金支出由采购总监审批。 2.预算外支出由总经理审批。 第4章 预算调整的审批 第9条 采购预算调整申请 发生以下情况时,采购预算主管可以提出采购预算调整申请。 1. 企业经营方向发生变更,企业内部发生重大政策调整。 2. 外界发生重大事件,如政治经济事件、宏观政策调整、重大自然灾害等。 3. 市场经济形势发生重大变化,使得企业经营目标需要调整。 第10条 申请审批 总经理对采购预算调整具有审批权,负责对需要调整的采购预算进行审批。 第5章 预算分析与考核的审批 第11条 采购预算执行总结 采购预算主管定期编制预算执行情况报告,上交财务部经理、采购部经理、采购总监或总经理审阅分析。 第12条 采购预算分析 财务部对采购预算主管提交的预算执行情况报告进行分析,编制预算执行情况分析报告。 第13条 采购预算执行奖惩 1. 采购总监根据分析结果编制奖惩方案,交总经理审批。 2.企业根据审批通过的奖惩方案,及时对相关部门进行奖惩,以调动相关部门及人员的积极性。 第6章 附则 第14条 采购部负责本规范的解释、修订工作。 第15条 本办法报总经理办公会审议批准后,自公布之日起执行。 3.1.3 采购预算变更控制办法 为了更好地实施采购预算,企业应制定严格的采购预算变更控制办法以减少采购预算 变更给企业造成的损失。 采购预算变更控制办法 第1章 总则 第1条 目的 为了更好地贯彻执行企业采购预算,规范采购预算变更工作,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于本企业采购预算的变更工作,具体包括采购预算变更申请、审批、执行等事项。 第3条 职责划分 1.采购预算主管负责编制“采购预算变更申请表”,报采购部经理审批。 2.采购预算专员负责根据“采购预算变更申请表”分析采购预算变更原因。 3.财务部负责协助采购部核准采购预算变更计划的可执行性,并审批采购预算变更申请。 第2章 采购预算变更控制 第4条 采购预算变更条件 1.当出现以下五种情况之一时,相关部门人员可提出变更采购预算的要求,具体如下图所示。 采购预算 变更条件 物资使用部门出现临时订单 因为不可预测事件导致设备损坏 生产、经营临时需求 月度需求预算已执行完毕又接到“预警单” 出现其他影响采购的突发情况 采购预算变更条件示意图 2.请购人提交“采购预算变更申请表”时,应注意填写以下事项。 (1)请购部门名称、部门联系人电话、请购日期及原请购单编号。 (2)请购物资名称、规格和变更数量。 (3)物资变更原因。 (4)部门经理签字、盖章。 第5条 分析采购预算变更原因 采购预算专员根据相关部门提交的“采购预算变更申请表”分析采购预算变更原因。只有满足以下四项条件的采购预算变更才能得到批准。 1.采购预算变更有利于保障企业采购战略计划和采购作业计划的执行,确保企业组织目标的一致性。 2.该项采购预算变更有利于协调企业各部门之间的合作经营。 3.该项采购预算变更能在企业各部门之间合理安排有限的资源,保证资源分配的效率性。 4.该项采购预算变更能够有效地对企业物流成本进行控制、监督。 第6条 编制“采购预算变更计划表” 采购预算主管根据采购预算专员的变更原因分析结果,在整体掌控采购预算的前提下编制“采购预算变更计划表”。 第7条 采购预算变更审批权限 采购预算主管将“采购预算变更计划表”上报采购总监或总经理审批。 1. 元以下的采购预算变更由采购总监负责审批。 2. 元以上的采购预算变更由总经理负责审批。 第8条 采购预算变更 采购预算主管依据上级审批意见修改采购预算。 第9条 执行变更后的采购预算 1.采购人员应根据变更后的预算开展采购工作。 2.采购预算主管应及时登记采购预算变更情况,为以后的相关工作提供依据。 第3章 附则 第10条 本办法由采购部负责制定,解释权、修改权亦归其所有。 第11条 本办法自发布之日起执行。 3.2采购预算工具表单 3.2.1 年度采购预算表 编号: 填写日期: 年 月 日 年度预算总额 季度 预算 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 备注 项目 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 累计 物资A 物资B 物资C 物资D 填表人: 采购经理: 3.2.2 采购预算控制表 编制单位: 编制日期: 年 月 日 单位:万元 序号 品名 单位 购买价 运输率 关税 采购价(含税) 税率 成本价 运费 税率 成本价 合计 编写人: 审批人: 3.2.3 采购预算审核表 审核日期: 年 月 日 申购部门 申购单编号 品名 数量 采 购 记 录 序号 供应商 价格 品牌 1 2 签署意见 总经理: 副总经理: 采购经理: 经办人: 3.2.4 采购预算变更表 编制部门: 单位:万元 编制日期: 年 月 日 变更类别 □ 预算调整 □ 预算增加 □ 预算追减 预算科目 细项说明 原核定预算 拟核定预算 拟变更内容 调整幅度 预算变更原因 采购部经理审核 财务部经理审核 财务总监审核 3.2.5 原材料采购预算表 编制单位: 日期: 年 月 材料名称 规格 材质 供应商 预计 生产量 单位耗材 预计 消耗量 上期 库存量 预计 采购量 预计单价 运杂费 预计采购金额 3.2.6 固定资产采购预算表 预算期间: 月(季) 序号 固定资产名称 规格型号 生产厂家 用途 数量 金额(元) 备注 合计 填报人: 采购经理: 填报时间: 年 月 日 3.2.7 辅助材料采购预算表 编制单位: 日期: 年 月 材料 类别 材料 名称 规格及材质 供应商名称 预计 消耗量 上期 库存量 预计 采购量 预计 单价 运杂费 预计采 购金额 3.2.8 采购资金季度预算表 序号 物资类别 1月 2月 3月 新购 预付 到期 新购 预付 到期 新购 预付 到期 审批人: 审核人: 填表人: 3.2.9 采购资金年度预算表 单位:万元 编制时间: 年 月 日 采购经理: 填 表 人: 序号 物资 名称 规格 型号 年 年预算数 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度 总计 1~ 月 实际数 月预 计数 合计 1月 2月 3月 预计现金支出 填表说明:本表格各项数据均为含税价,“ 年预算数”表示填表年度的下一预算年度数 第4章 采购合同管理 4.1 采购合同制度规范 4.1.1 采购合同管理制度 企业应建立采购合同管理制度,规范采购合同的制定、审核、执行等过程,合理地规避合同风险。 采购合同管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范公司对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作,使其符合采购管理的要求及公司的利益,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、外协服务等类型的采购合同管理工作。 第3条 职责划分 1.采购部是采购合同的对口管理单位,负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。 2.生产部、质量管理部、技术部和财务部负责参与合同条款的公审。 3.总经理或其授权人负责合同签订工作的批准。 4.财务部负责合同原件的保管。 第2章 采购合同的编制 第4条 采购合同编制条件 本公司一次性采购物品的金额高于 元时,必须签订采购合同。外地采购也必须签订合同。 第5条 采购合同的编制程序如下图所示。 编制正式合同 选择供应商 进行谈判 拟定草案并评审 采购部应根据谈判所形成的方案拟订采购合同草案,报送法律顾问审核及总经理/分管副总审批 采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理/分管副总的意见对采购合同草案进行修订,并据此形成正式的采购合同 所选供应商必须是公司认可的合格供应商 采购部应与合适的供应商展开谈判,谈判内容包括采购物资的价格、数量、质量、供货方式、货款支付方式等方面 采购合同编制程序示意图 第6条 采购合同的主要内容 1.合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2.采购物品的单价、总价。 3.采购物资的数量与规格型号。 4.采购物资的品质和技术要求。 5.履约方式、期限、到货地点。 6.采购物资的验收标准和验收方式。 7.付款方式和期限。 8.售后服务和其他优惠条件。 9.违约责任和解决争议的方法。 第7条 采购合同的要求 1.合同拟订必须在供应商调查和询价、比价的基础上进行。 2.采购合同主管根据对方资信情况起草符合本制度规定的采购合同。 3.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体,表达必须严谨。 第8条 采购合同审批管理 1.采购合同主管应将拟订的合同草案交相关部门审核并请其提出建议。 2.财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。 3.法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。 4分管副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。 5.总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他需要审查的内容对合同进行阅并签署意见。 6.采购部根据总经理的审阅意见修改合同文本,并将总经理审阅意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后,由总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。 第3章 采购合同的签订 第9条 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格,并以其自己的名义签订采购合同。如果委托别人代签,采购部应审验委托证明。 第10条 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式,其他任何形式的合同视为无效合同。 第11条 对于金额在10万元以下的采购合同,可以采用传真的方式进行签订,即公司将合同拟订好后传送给供应商,供应商进行盖章签字后回传,公司在回传的合同上盖章签字后发给供应商回执,视为合同成立。 第4章 采购合同的执行与控制 第12条 采购合同的执行 1.采购合同签订后即具有了法律约束力,采购部应及时向供应商发送订货单,使供应商及时准备公司所需的物资。 2.采购部应配合质量管理部做好采购物资的进厂验收工作,当所采购的物资不符合合同所约定的质量要求时,采购部应积极联系供应商进行处理。 3.合同执行过程中,采购部要处理好公司与供应商的关系,将供应商视为公司的战略发展伙伴,使公司在生产旺季加大物资采购时能够及时得到供应,在生产淡季时能够缩减物资采购数量或取消物资的采购。 第13条 采购合同执行记录 采购部应建立合同履约的管理台账,对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证。 第14条 采购合同进度控制 1.采购部应本着经济性的原则做好物资的采购进度控制工作,既能保证仓库中的采购物资库存最低,又能保证采购物资满足生产的需求。 2.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物资,如果存在加工过程周期长、变数大、监控过程比较复杂的情况,采购部应要求供应商提供进度安排,并根据进度安排与供应商进行联络和协商,确保物资能够及时运送到公司。 3.如果某供应商提供的物资将延缓公司的生产,采购部应减少在该供应商处的采购数量并与其他供应商联系,增加采购数量。 第5章 采购合同的修改与终止 第15条 在合同执行过程中,如果出现因供应商的原因造成无法按量供应采购物资的情况,采购部经调查核实,可与供应商签订新的采购物资的数量规定,作为采购合同的附件进行执行。 第16条 在合同执行过程中,若外部市场环境发生重大变化,采购部可与供应商进行协商,签订新的供货价格的条款,作为采购合同的附件执行。 第17条 在合同执行过程中,若因不可抗力导致供应商无法按时交货,采购部经过核实后,可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定,作为采购合同的附件执行。 第18条 有下列情形之一者,视为合同终止。 1.因不可抗力导致合同无法继续执行,双方同意取消合同。 2.因市场环境或需求的变化,一方提出取消合同,由双方协商解决赔偿事宜。 3.出现违背合同条款的状况。 4.逾期没有履行合同约定的情况。 5.发生符合合同条款中合同解除的事项。 第6章 合同纠纷的处理与合同管理 第19条 当公司与供应商出现合同纠纷时,一般可采取如下四种处理方法解决纠纷。 1.与供应商协商解决。 2.请第三方协调解决。 3.由仲裁机构进行仲裁。 4.通过法律途径解决。 第20条 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律,有下列情形之一者,公司将根据情节的轻重进行相应的处理。 1.泄露合同内容。 2.私自更改合同内容。 3.丢失合同。 4.在合同签订或资料保管过程中损害公司的利益。 第21条 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定,给公司造成经济损失和其他损失的,公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚,情节严重者将依法追究其法律责任。 第7章 附则 第22条 本制度未尽事宜,依照国家相关的法律、法规和政策执行。 第23条 本制度由采购部制定,采购部保留对本制度的解释权和修订权。 第24条 本制度经总经理、分管副总办公会议审议后执行。 4.1.2 合同执行管理制度 合同执行过程是合同管理的重点,做好合同执行管理工作可以有效防范合同风险,确保采购工作顺利开展。 合同执行管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了确保采购合同的顺利执行,降低采购合同执行过程中发生的违约事件提升采购工作的管理水平,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购合同的执行控制工作。 第3条 管理职责 1.采购部全面负责采购合同的执行。 2.法务部协助采购部进行索赔、纠纷的处理。 第2章 采购订单编制管理 第4条 采购订单编制程序 1.采购合同签订后,采购部应根据本企业生产经营需求和各部门的申请编制采购订单,经采购总监审批后交送供应商。 2.订单发送到供应商处后,采购人员应与供应商代表进行沟通,确认其收到采购订单。 第5条 采购订单内容规范 采购订单应包括以下四项内容。 1.采购物资的名称、品种、型号、规格。 2.订货总数量、分期交货数和订单号。 3.包装运输说明、到货地点、随货文件和验收方法。 4.订单生效条件和纠纷处理办法等。 第3章 订单执行跟踪管理 第6条 执行订单跟踪 供应商确认采购订单后,采购人员应进行跟踪,实施订单执行过程中的管理监控。 第7条 订单跟踪内容 具体跟踪事项主要包括以下四个方面。 1.跟踪供应商生产及备货过程,发现问题及时反馈,出现变更时应立即解决并保证准时到货。 2.随时关注生产需求变化,如生产急需则应立即与供应商协调,协助供应商完成紧急供货;如生产活动出现延缓,经采购总监批准延缓或取消订单时,采购人员应与供应商进行沟通,确认其可承受的延缓时间或中止订单操作,并协商相关赔偿事宜。 3.跟踪库存状况,保证库存水平。出现库存过高或过低时,应及时与供应商联系,制定相应采购方案,保证库存控制在合理水平。 4.跟踪物资的备货、装运过程,确保供应商发货物资的规格、数量、质量符合要求。 第4章 采购物资验收管理 第8条 物资验收步骤 1.采购人员在接收货物前应与供应商确认交货与验收时间,并保证相关事宜符合合同约定条款。 2.交货验收的地点应依照采购合同制定地点为主,若预定地点因故无法进行校验,采购人员应提前通知供应商并立即实施转移办理,确保在约定时间实施验收。 第9条 物资验收内容 采购物资的验收工作主要有以下三个方面的内容。 1.点收数量,查验交货数量是否与采购合同、订单及运送凭单相符,采购人员应进行两次数量清点,确保验收工作准确无误。 2.检验质量,确认接收物资与订购物资一直,并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求, 3.检验单证,即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。 第10条 物资验收结果处理 采购人员应根据验收结果对物资进行处理,具体处理办法如下表所示。 物资验收结果处理说明表 处理办法 适用条件 具体说明 入库 验收合格的物资 对物资进行“合格”标识,并交送仓储部办理入库手续 拒收 验收结果不符合合同条款规定的物资 1、 通知供应商在限期内收回物资 2、 若合同约定准许换货,则应在供应商交妥合格品后再发还 补齐 物资短损 通知供应商在限期内补齐短损物资 索赔 物资出现损坏 向供应商或运输单位索赔 第5章 采购结算管理 第11条 通知结算 采购部确认物资已验收入库后,应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。 第12条 确认到账情况 财务部完成付款后,采购人员应及时与供应商进行沟通,确认款项到账情况,执行采购合同。 第6章 合同执行变更 第13条 合同变更条件 合同执行中出现下列情况之一的,采购人员应及时向上级领导报告,并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。 1.由于不可抗力致使合同不能执行的。 2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。 3.由于情况变更,致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。 4.其他合同约定的或法律规定的情形。 第14条 合同变更处理程序 采购合同需要变更时,采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。协商不成需进行仲裁或诉讼的,采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。 第7章 合同执行纪律规范 第15条 合同法律约束 采购合同签订后即生效,具有法律约束力。采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务,遵守诚实信用原则,根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。 第16条 执行记录管理 在采购合同执行过程中,采购部应对合同的执行情况以台账形式作详细全面的书面记录,并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。 第17条 违纪行为 采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为,否则将视情节轻重给予相应处分。 1.泄露合同内容或私自更改合同内容。 2.丢失合同。 3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。 第18条 合同执行违纪处理 1.合同执行过程中,相关人员违反国家和本企业相关规定,造成经济损失或其他损失的,本企业将视其性质和情节轻重,给予责任人行政和经济处罚。 2.违纪情节严重、触犯刑法的,应及时移交司法部门处理,本企业保留对责任人的追索权。 第8章 附则 第19条 本制度由采购部制定,经总经办审批后通过。 第20条 本制度自公布之日起实施。 4.1.3 合同纠纷管理制度 在采购合同的履行过程中,经常会因为合同条款不明确、物资质量不合格、采购交期未达成等原因出现纠纷,为了妥善处理这些纠纷,企业需要制定合同纠纷管理制度。 合同纠纷管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范采购合同纠纷管理工作,使采购合同纠纷的处理有章可循,提升采购管理工作水平,减少并防止采购活动中造成的损失,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购合同违约而引起的纠纷处理。 第3条 管理职责 1.总经理、采购总监负责采购合同纠纷处理工作的审核与决策。 2.采购部负责采购合同纠纷的原因分析、处理方案制定及实施。 3.法务部负责为采购合同纠纷提出合理化建议,并负责所有相关法律事项的处理。 第2章 合同纠纷界定及处理流程 第4条 合同纠纷范围 本制度所称采购合同纠纷主要包括以下五种情况。 1.货款支付不及时引起的纠纷。 2.供应商没有按时交货引起的纠纷。 3.物资质量不合格引起的纠纷。 4.一方违反保密协议引起的纠纷。 5.由于不可抗力造成了损失而引起的纠纷。 第5条 纠纷处理措施制定 1.采购人员发现供应商违约行为或接到供应商违约通知后,应立即向采购经理汇报,并进行原因调查。 2.确认纠纷情况和违约行为后,采购部应制定相应的处理方案交采购总监审批。 3.经采购总监批准后,采购人员实施处理措施。 4.对于因双方争议而无法实施处理措施的情况,采购部应立即通知法务部进行协助处理。 5.采购部会同法务部共同制定采购合同纠纷的法律处理措施,并提交采购总监、总经理审批,审批通过后执行。 第6条 实施纠纷处理 1.因合同具体条款的解释或合同履行产生争议时,应首先通过友好协商解决,友好协商期限为25天。 2.如协商不能解决时,合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会,并由该委员会依照相关仲裁规则进行仲裁。 3.进行仲裁期间,除争议事项外,采购人员应通过洽谈等方式督促双方继续履行各自本合同中规定的义务和权利,确保损失的最小化和权益的最大化。 4.根据仲裁的结果判断本公司的合法权益是否得到有效维护,如否,可在考虑机会成本较低的情况下向人民法院提起诉讼,以维护我方的合法权益。 第3章 各类纠纷处理措施 第7条 货款支付不及时处理 1.逾期未付的表现:在接到供应商的逾期未付款通知后,采购部人员应立即查阅采购合同条款,确认超过付款期限后向财务部汇报,并证实未付货款。 2.货款支付不及时的处理措施如下。 (1)若查明原因为商业汇款延误的,应由采购部人员立即与供应商进行沟通,并向其出示汇款凭证。 (2)若确认为逾期未付款项的,则应按照合同条款偿付对方相应违约金。 第8条 未按时交货的纠纷处理 在合同约定收货日的24时之前,没有收到供货方的相关货物到达信息,即视为没有按时交货。这种情况的处理应按照以下四点要求来进行。 1.供应商应从最迟交货日的次日起,每逾1日,按逾期交货价款总值的5‰计算逾期交货违约金,且供应商所支付逾期交货违约金应不超过采购合同总金额的10%。 2.若在规定的交货日期后10日内仍未接收到货物,则视为发货方不能交货,本公司有权要求发货方赔付全部货款10%的违约金。 3.支付逾期交货违约金并不免除供货方交货的责任及合同所规定的其他各项义务。 4.供应商应承担由于交货不及时导致我方人员滞留在交货地点的一切费用。 第9条 质量不合格的纠纷处理 1.质量不合格的认定。 (1)在质量保证期内,采购物资存在规格、型号等与合同不符或证实物资有缺陷(包括潜在的缺陷或不符合质量标准的部件等),均认定为质量不合格。 (2)供应商在收到本公司要求更换有缺陷物料的通知后10日内或在签署《货损证明》后15日内,没有补足或更换设备或交货仍不符合要求,也视为质量不合格。 2.质量不合格的处理措施如下图所示。 ◎ 供应商应将实际发生货款退还本公司,并承担由此发生的一切损失和费用 退货 ◎ 根据物料低劣程度、损坏程度以及造成损失的金额,通过协商,降低供应商物资的供货价格,给予本公司一定的折扣 折扣 ◎ 在质量保证期内更换部件、修补缺陷,即要求供应商用符合规格、质量、性能要求的新部件、零件或设备更换有缺陷的部分和修补缺陷部分,供应商需承担一切费用和风险,同时应相应延长质量保证期 更换 质量不合格的处理措施示意图 第10条 违反保密义务的纠纷处理 承担保密义务的一方,在双方约定的范围和时间内没有履行采购合同中所列的保密条款,由于故意或过失的原因导致相关秘密事项的泄露,均视为违反保密义务。如果发生违反保密义务的纠纷,应采取以下处理措施。 1.机密泄露给权利方带来直接损失或可衡量的间接损失时,义务承担方应向权利方支付相应损失3倍的赔偿金,并立即采取措施停止对权利方的继续侵害。 2.义务承担方应及时对泄密人员进行内部纪律处分,并将处分情况及时告知权利方。 第11条 不可抗力造成的纠纷处理 1.采购合同中的不可抗力是指本合同生效后,发生不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免的事件,具体包括以下三类内容。 (1)自然灾害,包括地震、台风、水灾等。 (2)人为因素,包括火灾、战争等。 (3)其他不可预见且不可避免的事故。 2.对不可抗力引发的纠纷的处理措施如下。 (1)发生不可抗力的一方应立即通知对方,并在15日内提供不可抗力的详情及有关证明文件。 (2)发生不可抗力事件时,合同双方应通过协商的途径制定合理的解决方案,并尽一切努力减轻不可抗力产生的后果。 (3)不可抗力事件持续达到15日时,合同双方应尽快协商解决本合同是否继续执行或终止的问题。 第4章 附则 第12条 本制度由采购部与法务部共同制定,经采购总监审批后生效。 第13条 本制度自 年 月 日起实施。 4.2 采购合同工具表单 4.2.1 采购合同约定表 订购物资 规格 料号 特殊要求 单价 订货数量 特约条件 交货时间 交货地点 交货数量 运输 定金 付款方式 验收办法 延期扣款 甲方 甲方名称: 负责人名称: 地址: 日期: 年 月 日 乙方 乙方名称: 负责人名称: 地址: 日期: 年 月 日 注:本表作为合同的补充件使用,对互信度高的双方也可作为合同使用。 4.2.2 采购合同评审表 编号: 日期: 年 月 日 顾客 地址 电话 传真 联系人 合同要求 品名规格 单位 数量 交货日期 包装要求 特殊要求 评审意见 产品交付能力综合评估 物资供应能力评估 品质保证 能力评估 评审结论 □ 接受 □ 拒绝 原因: 签字(盖章): 日期: 年 月 日 4.2.3 采购合同汇总表 序号 合同编号 合同内容 供应单位 合同数量 合同单价 合同总额 采购形式 联系方式 审核人: 制表人: 4.2.4 合同风险评估表 具体风险 风险高低估计 得分 (1~3分) 降低风险的措施/高风险说明 采购物资 采购物资通用性低 □ 低 □ 高 采购物资技术难度高 □ 低 □ 高 采购物资质量稳定性低 □ 低 □ 高 合同条款 合同金额不超过 万美元或 万元人民币 □ 低 □ 高 合同执行周期过长,如周期超过 年 □ 低 □ 高 代理费金额过高,大于 % □ 低 □ 高 合同不是由企业编制 □ 低 □ 高 合同条款不是企业标准合同条款 □ 低 □ 高 合同条款未明确规定需要购买国际或国内运输保险 □ 低 □ 高 国际货币汇率不稳定 □ 低 □ 高 供应商 供应商类型(国营、外企、股份公司、民营公司) □ 低 □ 高 供应商规模过小 □ 低 □ 高 供应商生产情况不稳定 □ 低 □ 高 供应商资金实力不强 □ 低 □ 高 供应商信用等级不高 □ 低 □ 高 与供应商业务往来的经验较少 □ 低 □ 高 运输和仓储 国外运输,运期较短 □ 低 □ 高 运输/包装未要求采用国际标准 □ 低 □ 高 货物属于易碎、易爆物品 □ 低 □ 高 运输路线所处环境风险 □ 低 □ 高 交货方式风险 □ 低 □ 高 付款 银行信用风险 □ 低 □ 高 合同未附有认可银行开立的保函样张 □ 低 □ 高 担保风险 □ 低 □ 高 付款方式风险 □ 低 □ 高 采购员 经办业务员没有操作过类似产品的采购业务 □ 低 □ 高 经办业务员不熟悉该类产品的情况 □ 低 □ 高 其他 调试期限较长 □ 低 □ 高 交货期风险 □ 低 □ 高 纠纷解决方式(仲裁与诉讼判决地点)不明确 □ 低 □ 高 第5章 采购谈判管理 5.1 采购谈判制度规范 5.1.1 采购谈判实施细则 为了提高采购谈判效果,降低采购成本,企业应制定详细、科学的采购谈判实施细则。 采购谈判实施细则 第1章 总则 第1条 目的 为规范公司采购谈判的过程及具体事项,规范采购谈判的相关事项,节约采购费用,降低采购成本,特制定本细则。 第2条 适用范围 本细则适用于公司采购过程中所有需要进行谈判的采购项目的实施管理。 第3条 职责 公司采购部是采购谈判的归口管理部门和具体执行部门,其他部门负责协助采购谈判的相关工作。 第2章 采购谈判管控程序 第4条 采购谈判准备时间 采购部应在财务部审批通过采购资金预算后,方可着手准备采购项目的谈判。 第5条 组建谈判小组 1.采购部应视采购谈判任务的具体情况组建规模适当的谈判小组。 (1)谈判首席代表,在谈判中拥有领导权和决策权。 (2)技术人员,由熟悉生产技术、产品标准和科技发展动态的工程师担任。 (3)商务人员,由熟悉商业贸易、市场行情、价格形势、财务情况的贸易专家担任。 (4)法务人员。法务人员须精通经济贸易的各种法律条款。 (5)翻译人员。翻译人员在采购谈判中不仅能起到语言沟通作用,而且能调节谈判气氛,增进谈判双方的了解。 (6)记录人员。记录人员须具备熟练的文字记录能力,并具有一定的专业基础知识。 2.组建谈判小组时,应注意谈判小组成员在性格、专业、特长领域上的互补性。 3.一般情况下,谈判小组组长由采购部经理担任;当谈判项目的金额超过 万元时,组长由采购总监担任。 第6条 谈判信息准备 制订采购谈判计划前,相关人员应对下表所示内容了然于胸。 谈判信息准备项目表 项目 具体要求 信息收集 ◆ 谈判历史资料:了解供应商谈判技巧、供应商处理谈判的方式等 ◆ 产品与服务的历史资料:了解价格历史走势、物料品质历史走势等 ◆ 宏观环境资料:了解政府法令、行业政策等,增强谈判力 ◆ 供应商情报资料:了解价格趋势、科技重要发明、市场占有率等供应商产品市场信息 议价分析 ◆ 采购人员在财务部相关人员的帮助下,对物料成本进行专业分析,设立议价底线 ◆ 进行比价分析,需要分析价格和成本两个项目 ◆ 确定实际与合理的价格 双方优劣势 ◆ 通过采购数量的大小、主要原材料、标准化或没有差异化的产品、利润的大小、行情的把握程度掌握本公司的实力 ◆ 通过判定是否独家供应或独占市场、是否是复杂性或差异化很大的产品以及产品的转换成本等综合考察供应商的实力 ◆ 通过可替代产品的可选种类以及替代产品的差异性分析替代产品 ◆ 分析所处行业的成长性、竞争的激烈程度和行业的资本密集程度 ◆ 分析新供应商的开发资金需求的大小、供应物料的差异性和采购渠道的建立成本 第7条 确定采购谈判方案 1.采购部参与谈判人员应根据采购项目的特点制订谈判计划。在谈判计划中应分别确定采购谈判的三个目标,即最低目标、中间目标和最高目标。 2.谈判计划与相应资料应提前发放到参与谈判人员手中,以便相关人员进行准备。 3.谈判计划制订后,重大采购项目必须经过谈判模拟,以便发现谈判计划中的疏漏,对谈判计划进行补充完善。 4.采购部确定采购谈判方案。采购谈判方案经采购部经理与采购总监审批同意后执行。 第8条 谈判场地、工具准备 1.谈判小组选择合适的采购谈判场地。为了提高谈判效果,谈判场地应尽量选择在谈判小组人员熟悉的、宽敞明亮的场所。 2.谈判小组布置谈判会场。选用长方形或椭圆形的谈判桌,会场进门正对面座位或进门后右手边的座位为尊,应让给供应商。 3.谈判小组要准备好采购谈判必备的文件、纸张、文具等。 第9条 执行采购谈判方案 1.采购部邀请参与谈判的供应商。参与谈判的供应商应从公司“合格供应商列表”中选取,必须选取三家以上。 2.在谈判之前,谈判小组组长应掌握成员对所采购产品的性能、参数、型号及市场价格的了解情况,并可视情况先开谈判预备会议,确定谈判有关事宜。 3.采购部应根据采购计划和采购谈判方案准备谈判资料,列明所采购产品的名称、数量、技术规格、要求及预算等相关谈判项目的信息,供谈判小组成员熟悉。谈判项目如下表所示。 谈判项目一览表 项目名称 内容 物资品质 ◆ 满足公司生产的需要 ◆ 附有产品合格说明书 ◆ 检验合格证书 ◆ 物资的有效使用年限 包装 ◆ 内包装和外包装,根据谈判价格确定具体的包装形式 价格 ◆ 明确、理的采购价格可以给供应商带来售量的增加、销售费用的减少、库存的降低等效益 订购量 ◆ 根据公司生产的实际进度和公司仓储的能力确定订购量 折扣 ◆ 折扣有数量折扣、付现金折扣、无退料折扣、季节性折扣以及新品折扣等形式 付款条件 ◆ 综合分析一次性付款、月结付款等付款方式的特点择最有利于本企业方式 交货期 ◆ 交货期的确定以不影响公司的正常生产为前提,结合公司仓储管理成本,尽量选择分批供货 售后服务 ◆ 售后服务事项包括维修保证、品质保证、退换货等内容 第10条 形成采购谈判协议 1.谈判小组根据采购谈判形成的共识起草声明,分别交由采购部和供应商。 2.采购部采购文员根据公司合同样本和采购谈判声明编制采购合同。采购合同不仅要与声明内容一致,而且不能出现错别字、数字错误等情况。 3.谈判小组凭采购部经理或采购总监审批的采购合同准备签约事宜。 第11条 签订采购谈判合同 1.谈判小组成员以及公司相关领导与供应商举行签约仪式。 2.签约成功后,采购部以及相关部门应举办宴会,以维护供应商关系。 第3章 采购谈判实施过程控制 第12条 谈判保密规定 1.谈判过程应当保密,无关人员未经许可不得进入谈判会场,参与谈判人员和工作人员不得泄露与谈判有关的内容,谈判结果未经最后审定不得予以公布。 2.在采购谈判期间,公司参与谈判的任何人员都不得接受对方的宴请、送礼、贿赂等,否则按公司相关规定处理。 3.参与谈判的任何人员不得以任何方式泄露公司谈判底线,否则对公司所造成的损失由当事人承担。 第13条 谈判成员行为规范 1.谈判小组成员代表公司形象,在谈判进程中应遵守公司员工行为规范。 2.谈判人员应注意商务礼仪,不得使用侮辱性动作和语言,同时注意掌握谈判进度和谈判氛围,必要时转移话题、缓和气氛,防止谈判破裂。 第14条 谈判效率控制 1.谈判中,须与供应商方面有决定权的人员进行谈判,以免浪费时间。 2.谈判前期要注意避免过早透露本公司的谈判立场,如价格底线、交期要求等。 3.采购谈判应在公司或供应商会议室、双方选定的采购谈判场所中进行,以提高工作效率,不得在饭店、歌厅等娱乐场所进行。 4.采购谈判负责人在谈判过程中应掌控全局,避免草率地做出决定。 第4章 谈判资料管理 第15条 谈判资料内容 1.公司的谈判资料包括谈判计划、方案、供应商的报价、谈判过程中各方提出的各种意见、达成的协议等。 2.采购谈判记录人员需要详细记录谈判过程中各方的要求,将其作为谈判的原始资料进行保存。 第16条 谈判资料管理要求 1.谈判资料由指定人员进行保存与管理,作为公司机密资料,未经授权任何人员不得阅览。 2.所有接触到公司谈判资料的人员在公司要求时间内不得泄露其中的内容,否则以泄露公司机密行为论处。 3.谈判资料的其他管理要求可参照公司文档资料的相关管理规定。 第5章 附则 第17条 本细则由采购部制定,其修改、解释权归采购部所有。 第18条 本细则经总经理审批同意后,自公布之日起实施。 5.2.2 采购谈判礼仪规范 谈判双方互相尊重对方的谈判礼仪是保证采购谈判顺利进行的重要前提。所以,采购人员一定要做到己方的谈判礼仪,还要事先了解甚至是熟悉对方的谈判礼仪。 采购谈判礼仪规范 第1章 总则 第1条 为规范谈判人员的行为举止,尊重谈判对方的礼仪,保证采购谈判顺利进行,特制定本规范。 第2条 凡是参加谈判的人员均应执行本规范的相关规定。 第3条 公司确定的谈判人员与对方谈判人员在身份、职务方面要相当。 第2章 谈判人员的仪容仪表要求 第4条 谈判人员要有良好的综合素质,谈判前应整理好自己的仪容仪表,穿着要整洁、正式、庄重。 第5条 谈判人员的头发、眼睛、口腔、指甲等必须保持清洁。指甲必须经常修剪,不得留长指甲。男性每日必须修面,不得蓄须。女性不得涂抹异色口红、眉毛、睫毛、眼影或指甲。 第6条 谈判人员必须保持发型整齐,不得卷、烫外形怪异、另类的发型,不得染发。男性不能剃光头,不得留长发,头发不得遮耳。 第7条 谈判人员谈判前不能喝酒或吃葱、蒜之类带有刺激性异味的食物。 第8条 谈判人员面部表情应亲切柔和,眼睛应明亮有神。 第9条 女性谈判时应化工作妆,保持素雅自然的容貌,但不得化浓妆、异妆。 第10条 谈判人员服装应干净、整洁,不得有褶皱、有异味。服装表面、领口、袖口等不得有污渍油迹。服装应无破损、不开线、不掉扣。 第11 条 职业装袖子长度应以达到手腕为宜, 衬衣袖子长度应超过西装0.5~0.2cm,衬衣袖口应系紧纽扣。衬衣纽扣必须全部扣上,衬衣下摆应束入裤中。 第12条 不得敞开西装上装。单排扣西装两粒扣者只扣上面一粒扣,三粒扣者只扣上面两粒扣。双排扣西装则应将扣子全部扣上。 第13条 谈判人员必须保持皮鞋干净光亮,不得有泥污。 第3章 谈判过程中的商务礼仪 第14条 商定采购谈判地点时,既不应该对谈判对手言听计从,也不应该固执己见,应该双方各抒己见,共同协商确定。 第15条 布置好谈判会场,采用长方形或椭圆形的谈判桌,会场进门正对面座位或进门后右手边的座位为尊,应让给客方。 第16条 谈判人员进行谈判过程中,站姿和坐姿要遵守以下规范。 1.女性站立,两脚呈T字型,一只脚略前一只脚略后呈45°,前脚的脚后跟与后脚的内侧脚背靠拢。 2.男性站立,双脚呈V 字型,稍微分开,与肩同宽,身体重心在两脚之间。 3.站立时,腰背挺直,颈脖伸直,收腹提臀,双肩展开,身体正直平稳,不东倒西歪,不耸肩。双臂自然下垂或双手在体前自然交叉。双眼平视或注视对方,不斜视或东张西望。嘴微闭而面带笑容。不能有弯脖、斜腰、挺腹、含胸、曲腿、抖腿,重心不稳,双手插兜、身体乱晃等不适当的行为,也不要将双臂抱在胸前。 4.入座时,应轻柔、和缓、平稳,不要猛起猛坐。 5.入座后的坐姿为:上身自然挺直,端庄而面带微笑,双肩平稳放松, 双目平视,下颌稍向内收,脖子挺直,胸上挺,腹内收,背不靠椅子,重心垂直向下,双脚平落在地,双手自然交叉放在腿上或桌上,两膝并拢或稍微分开。 6.女性坐下时应两腿并拢,小腿往右内侧并拢斜放,两手自然交叉放于大腿或桌上。 第17条 谈判双方第一次接触时的礼仪 1.与对方第一次接触时,言谈举止要尽可能营造出友好、轻松的谈判气氛。 2.作自我介绍时要自然大方,不可有傲慢之意。 3.受到介绍的人员应起立并微笑示意,可以礼貌地道“幸会”、“请多关照” 之类。询问对方要客气,如“请教尊姓大名”等。如交换名片,要双手接递。 4.介绍完毕,可选择双方共同感兴趣的话题进行交谈,稍作寒暄以沟通感情,营造良好气氛。 第18条 谈判刚开始时的礼仪 1.谈判人员注视对方时,目光应停留于对方双眼至前额的三角区域正方。手势自然,不宜乱打手势。切忌双臂在胸前交叉,显出傲慢无礼的姿态。 2.谈判人员要认真倾听对方谈话,细心观察对方举止表情,并适当给予回应,这样既可了解对方意图,又可表现出对对方的尊重与礼貌。 第19条 谈判人员报价要明确无误,恪守信用,不欺蒙对方。在谈判过程中,不得随意变换报价,对方一旦接受价格,即不再更改。 第20条 谈判人员事先要准备好有关问题,选择气氛和谐时提出,态度要开诚布公。 切忌在气氛比较冷淡或紧张时询问。询问问题时言辞不可过激或追问不休,以免引起对方反感甚至恼怒。但是,对原则性问题应当力争不让。对方回答问题时,不宜随意打断,答完时要向解答者表示谢意。 第21条 谈判人员讨价还价事关双方利益,容易因情急而失礼,因此更要注意保持风度,应心平气和,求大同、存小异。发言措辞应文明礼貌。 第22条 谈判人员解决矛盾时要就事论事,保持耐心、冷静,不可因发生矛盾就怒气冲冲,甚至进行人身攻击或侮辱对方。 第23条 谈判人员要灵活处理冷场,可以暂时转移话题,缓和气氛。如果确实已无话可说,则应当机立断,暂时中止谈判,稍作休息后再重新进行。主方要主动提出话题,不要让冷场持续过长。 第24条 谈判签约时的礼仪 1.签约仪式上,双方参加谈判的全体人员都要出席,共同进入会场,相互致意握手,一起入座。双方设的助签人员分立在各自一方代表签约人外侧,其余人员排列站立在各自一方代表身后。 2.助签人员要协助签字人员打开文本,用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字,然后由助签人员互相交换,双方代表再在对方文本上签字。 3.签字完毕后,双方应同时起立,交换文本,并相互握手,祝贺合作成功。其他随行人员则应以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。 第4章 附则 第25条 本规范由采购部制定,解释权和修改权亦归其所有。 第26条 本规范自公布之日起执行。 5.2.3采购谈判小组组建规范 为了提高采购谈判效率,组建科学合理的谈判小组,企业应对谈判小组组建工作加以规范。 采购谈判小组组建规范 第1章 总则 第1条 目的 为了组建高效的采购谈判小组,保证采购谈判顺利进行,特制定本规范。 第2条 适用范围 采购谈判小组组建工作均按照本规范执行。 第2章 采购谈判小组组建程序 第3条 谈判人员应具备的条件 一名合格的谈判人员必须具有良好的形象气质、良好的职业道德、健全的心理素质、合理的学识结构和较高的能力素养。 1. 良好的形象气质主要包括形象修饰、表情和举止这三个方面。 2. 良好的职业道德是谈判人员必须具备的条件。谈判人员必须遵纪守法、廉洁奉公、忠于国家和企业,具有强烈的事业心、进取心和责任感。 3. 谈判人员要有较强的自信心、情绪控制能力、坚韧顽强的意志力和良好的协调能力。 4. 谈判人员应熟悉国家相关政策法规,熟悉采购物资的相关知识,熟悉与交易相关的商务、金融等知识,熟悉文化心理以及沟通知识等。 5. 谈判人员应具备观察认知能力、团队沟通能力、判断能力、运筹计划能力、语言表达能力、应变能力、交际能力和创造性思维能力。 第4条 谈判人员配备 谈判小组应具有合理的结构。 1. 谈判小组成员的配备应讲究成员的知识结构全面。谈判小组一般要配备掌握以下六类知识的人员。 首席代表,在谈判中拥有领导权和决策权; 熟悉生产技术、物资标准和科技发展动态的技术人员; 熟悉商业贸易、市场行情、价格形势、财务情况的商务人员; 精通经济贸易的各种法律条款的法务人员; 具备熟练的文字记录能力并具有专业基础知识的记录人员。 2. 谈判小组成员在性格上应具有互补性。 3. 谈判小组应以中年人为主,辅以青年人和老年人。 4. 谈判小组成员应分别承担首席代表、“白脸”“红脸”“强硬派”和“清道夫”五种角色分工,各自的责任如下: 谈判角色 角色说明 在谈判过程中承担的责任 首席代表 由最具专业水平的采购经理或采购总监担任 1、 指挥谈判 2、 裁决与专业知识有关的事宜 3、 精心安排小组中的其他人的工作 “白脸” 由被对方大多数人员所接受的人员担当 1、 对对方的观点表示同情或理解 2、 做出试图让步的姿态 3、 给对方安全感的假象,使他们放松警惕 “红脸” 由让对方感到如果没有他(她)会比较容易达成一致的人员担当 1、 必要时提出终止谈判 2、 消弱对方提出的任何观点和论据 3、 尽力暴露对方的弱点 “强硬派” 在每件事情上都采取强硬态度,使问题复杂 1、 用延时战术来阻挠谈判进程 2、 允许他人撤回已提出的未确定的报价 3、 观察并记录谈判的进程 4、 使谈判小组的讨论集中在谈判目标上 “清道夫” 将所有的观点集中,整体提出 1、 设法使谈判走出僵局 2、 防止讨论偏离主题太远 3、 指出对方论据中自相矛盾的地方 第5条 谈判小组分工协作 采购谈判小组应根据不同情况确定主谈人和辅谈人,明确洽谈具体条款的分工与协作。 第6条 谈判小组名单确认 1.企业制订采购计划后,采购部根据实际采购需求确定是否需要实施采购谈判及采购谈判规模等事宜。 2.采购谈判小组成员的名单经过采购经理、采购总监、总经理审批后予以公布。 (1)一般性采购谈判,即采购价值在 元以下的采购谈判,由采购经理审批。 (2)重要采购谈判,即采购价值在 元—— 元的采购谈判,由采购总监审批。 (3)战略性采购谈判,即采购价值在 元以上且采购物资关系到企业重要经营的采购谈判,由总经理审批。 第3章 附则 第7条 本规范由采购部制定,解释权、修改权亦归采购部所有。 第8条 本规范自公布之日起执行。 5.2.4采购谈判冲突解决办法 为了有效处理谈判中的冲突,提高采购谈判效率,企业应制定采购谈判冲突解决办法。 采购谈判冲突解决办法 第1条 目的 为了有效解决谈判冲突,提高谈判效率,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于所有采购谈判中产生的冲突的处理解决。 第3条 相关释义 1.本办法中所称冲突是指企业与谈判对手因目标上的互斥或不相容而导致心理上或行为上的矛盾。 2.本办法中所称冲突行为是指冲突双方为了实现各自愿望而公开地实施的带有刺激性的行动。 第4条 分析潜在的冲突因素 谈判冲突一般由以下三种因素所致。 1. 沟通因素,即谈判双方在谈判沟通中的一些障碍性因素,如沟通上的困难、误解,沟通中的噪声干扰,认知上的选择性知觉,沟通渠道、方式不恰当,不同文化背景所造成的沟通障碍等。 2. 组织结构因素,包括谈判规模大小、成员参与程度等。 3. 个人因素,包括谈判成员的性格、价值观、知觉、礼仪等。 第5条 了解冲突行为类型 1. 冲突行为分为两大类,即功能正常的冲突行为和功能失调的冲突行为。 (1)功能正常的冲突行为包括轻度的意见分歧或误解和公开的质询或怀疑。 (2)功能失调的冲突行为包括无端的言语攻击、威胁和最后通牒、挑衅性的身体攻击和摧毁对方的公开努力。 2.谈判过程中,谈判人员不得出现功能失调的冲突行为。 第6条 利用冲突解决技术 谈判人员要善于运用冲突解决技术处理谈判中的冲突。 冲突类型 冲突解决技术 面对面讨论解决问题 谈判双方面对面,通过坦率真诚的讨论来确定问题并解决问题 提出一个更高的目标 对冲突方提出一个更高的共同目标,该目标不经双方协作努力是不可能达到的 拓宽资源 对资源进行开发,找到双赢的解决办法 回避 回避或抑制冲突 缓和 强调双方的共同利益,弱化双方的差异性 折衷 双方各放弃一些利益 第8条 本办法由采购部制定,解释权和修改权亦归其所有。 第9条 本办法自公布之日起执行。 5.2.5采购谈判技巧应用规范 为了高效、科学地开展采购谈判工作,保证采购谈判的顺利进行和谈判目标的顺利实现,企业应制定采购谈判技巧应用规范对采购谈判人员加以指导。 采购谈判技巧应用规范 第1章 总则 第1条 目的 为提升去也谈判人员的谈判技能,提高谈判效率,顺利达成谈判目标,特制定本规范。 第2条 适用范围 谈判人员均应按照本规范选择适用的谈判技巧, 第2章 谈判前准备工作的技巧 第3条 理解谈判交易的原则, 谈判人员在谈判前,应以平常的心态客观看待谈判这一任务,应对一下五项内容加以了解。 1.想成为谈判高手,必须领悟对方的需要。 2.通过练习谈判,可以提高谈判技能。 3.采购谈判应富于灵活性。 4.不要轻易做出草率的决定。 5.谈判开始时要做好让步的准备,但在重要问题上应尽可能少让步。 第4条 明确谈判目标 谈判人员可按照一下程序确定谈判目标。 1.写下所有的目标,然后按优先级排序。 2.明确可以让步的问题和不能让步的问题。 3.用一句话描述每个目标。 4.谈判前放弃完全不现实的目标。 第5条 谈判前要做好精心的准备 接到谈判任务时,谈判人员应及时做好如下准备工作。 1.收集到谈判相关的所有关键信息。 2.要观摩被人的谈判,学习别人的成功经验。 3.从相关谈判学习材料中学习谈判策略。 第6条 评估谈判对手 谈判人员可以通过以下方式了解对手,进而评估对手。 1.与熟悉对手的人交谈,获得一些关于对手的信息。 2.向以前与对手谈判过的人员请教。 第7条 事先选择谈判策略 1.谈判策略要简单而灵活。 2.谈判过程中,在适当时候应保持沉默。 3.根据谈判的具体情况制定时间表,并进行谈判模拟。 4.谈判时,不宜粗暴或表现出挫折感。 5.谈判时,穿着舒适但要整洁而稳重。 第8条 熟悉公司确立的谈判议程 谈判人员应用简单的语言记录谈判议程,并逐一熟悉,包括每个需要讨论的问题的时间安排。 第9条 做好小组成员的座位安排 1.谈判座位安排要讲求排位策略。如可以让本公司人员穿插在对方成员之中,让对方无法提出一致的反对意见。 2.如果一个谈判小组中分别设立首席代表、“白脸”、“红脸”、“强硬派”和“清道夫”的谈判角色,谈判小组座位安排如下图所示。 “红脸” “白脸” “首席代表” “强硬派” “清道夫” 己方 对方 对方 对方 对方 对方 对方 谈判小组座位安排示意图 第3章 正式谈判过程中的技巧 第10条 营造良好的氛围 谈判人员应采取以下措施营造良好的氛围。 1.谈判过程持续两个小时以上的,中间应安排休息时间。 2.在谈判地点的墙上挂一时钟,让大家都能看见时间。 3.选择谈判地点时,要考虑便利程度、中立性、会议设施等。如果可能,尽可能选在已方熟悉的场所。 4.谈判前,应注意准备好记录用的纸和笔,检查卫生间设施,调节会场的光线。 第11条 谈判过程中要注意观察对方的反应 1.谈判过程中既要交流,也要倾听和观察。 2.可通过倾听对方的谈话、注意对方说话方式进而观察对方的反应。 第12条 客观的提出建议 1.要尽量客观的提出建议。 2.仔细留意对方的提议。 3.尽量一字不漏的记下所有提议。 第13条 及时、适当的回应提议 1.当对方提出一个提议时,要避免马上给出赞成或反对的意见。考虑对方的提议时,同时也要清楚对方在估计已方的反应。 2.只有当已方不想对对方的提议立即做出答复时,才运用缓兵之计。 第14条 巧妙应对对方的计谋 1.谈判人员要能够掌握谈判中常用的方法和手段,识别并防御对方使用的计谋,以免在谈判中犯错误而付出昂贵代价。 2.应对谈判的计谋有以下七种方式,如下表所示。 应对谈判计谋的方法一览表 计谋 应对方法 威胁 告诉对方,已方不在威胁下进行谈判 侮辱 坚定地重述立场,并警告会终止谈判,除非对方更具有建设性 虚涨声势 诱使对方摊牌,拒绝同意对方的条件并等待回答 对任何模棱两可的要求,都索求证据支持 胁迫 适当的胁迫可以适度减少供应商的自信,谈判人员一般情况下不能放弃最初的条件 分而制之 提示成员,确定最终可接受的立场 使用诱导性问题 不理解时,避而不答 仔细思考对方提出的任何条件 做出任何让步都要有附加条件 攻心术 坚持负有公平签订采购合同的责任 通过提问题来验证对方是否有根据 把讨论引回正题上来 第15条 领会身体语言 1.谈判人员在谈判中要注意识别对方的身体语言。 2.谈判人员可注意对手的以下细节,从中获得相应的信息。 (1)从容、谨慎的言谈表明说话者充满自信。 (2)勉强的笑容和快速的语速表明说话者紧张。 (3)想离开的人往往会朝出口看,并把身体面向出口。 (4)手臂或腿交叉表示防御。 (5)向后靠在椅子上表示厌倦。 (6)当谈判取得重要进展时,人员之间会互相使眼色。 第16条 强化已方优势,弱化对方优势 1.谈判人员要坚定自己的立场,建立起已方优势,并运用恰当的战术来保持自己的优势。 2.不断寻找对方立场中的弱点,当对方处于劣势时,竭力扩大自己的优势。 第4章 谈判结束时的技巧 第17条 适当让步 谈判人员适当让步时,要记住以下四点。 1.尽量只作最小的让步,并且减少后续让步。 2.设定谈判目标,在作让步之前必须考虑到让步对于目标造成的影响。 3.不作无回报的让步。 4.在次要的问题上让步,以缓和在主要问题上的不妥协。 第18条 选择谈判结束方法 谈判结束方法主要有以下六种,谈判人员可根据具体情况进行选择。 1.做出双方都可以接受的让步。 2.在双方相互之间折衷。 3.让对方从两个都可以接受的条件中选择一个。 4.引入新激励或附加限制。 5.在最后阶段引入新想法或事实。 6.陷入僵局时建议暂停谈判。 第19条 达成决议 谈判双方就采购谈判内容的执行达成一致的意见。 第5章 附则 第20条 本规范由采购部制定、修订并解释。 第21条 本规范自公布之日起执行。 5.2.6竞争性谈判采购管理办法 为加强竞争性谈判采购的管理,规范竞争性谈判行为,企业应制定竞争性谈判采购管理办法。 竞争性谈判采购管理办法 第1章 总则 第1条 目的 为加强竞争性谈判采购的管理,规范竞争性谈判行为,特制定本办法。 第2条 适用范围 采用竞争性谈判采购方式组织实施的采购活动均按照本办法的规定进行。 第3条 相关释义 竞争性谈判是指企业直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购谈判方式。 第2章 竞争性谈判采购实施规则 第4条 充分发挥竞争性谈判采购的优势 竞争性谈判采购可以缩短准备期、减少工作量、激励供应商自觉将高科技应用到采购物资中,且能转移采购风险。 第5条 实施竞争性谈判采购应遵循的原则 利用竞争性谈判采购方式实施采购活动,应当遵循主体合格、程序规范、有效竞争和客观公正等原则。 第6条 竞争性谈判采购范围 货物、服务、工程项目采购预算低于公开招标数额标准的或货物、服务项目符合下列情形之一的,经采购总监审批后,可以依照本办法采用竞争性谈判采购方式实施采购活动。 1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。 2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的。 3.采用招标所需时间过长而不能满足请购部门紧急需求的。为规避公开招标,故意拖延时间的除外。 4.不能事先计算出采购价格总额的。 第3章 竞争性谈判采购实施程序与规范 第7条 竞争性谈判采购程序 竞争性谈判采购依照以下程序进行。 1.制定采购文件→2.发布采购公告→3.成立谈判小组→4.确定参加谈判的供应商→5.开展谈判→6.确定成交的供应商→7.采购验收→8.采购总结 第8条 采购谈判文件标准 1.采用竞争性谈判采购方式采购,应当制定采购谈判文件。采购谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。 2.采购谈判文件主要包括采购公告、供应商须知、“投标资料表”、“需求一览表”、《采购合同》(范本)、“首次报价投标函”(格式)、“首次报价表”(格式)、《法定代表人授权委托书》(格式)等。 第9条 发布公告标准 1.采购谈判文件确认后,应将其在企业官网上公式 个工作日(从发布公告的次日起计算,下同)。 2.采购谈判文件中涉及保密性的项目不在公布范围内。 3.采购谈判文件公示期间需进行澄清或修改的,应在规定递交投标文件截止时间 个工作日(不足的应顺延)前,以书面形式通知所有已经报名并领取采购谈判文件的供应商。供应商收到澄清或修改文件后,应当以书面形式确认。澄清或修改的内容作为采购谈判文件的组成部分。 4.对所有澄清、修改和更正的内容,均应在企业官网上发布公告,公告时间不得少于 个工作日。 第10条 成立谈判小组的规范 1.谈判小组的有关专家的人数必须为三以上的单数。谈判小组的专家成员由采购部选择,经采购经理、采购总监或总经理审批后确定。 2.前期参与该项目论证或咨询的专家不得进入谈判小组。 第11条 确定参加谈判的供应商的标准 1.谈判小组应在采购谈判文件规定的谈判地点和截止时间前,接受供应商递交的密封完好的供应商谈判文件。截止时间之后送达的供应商谈判文件视为无效文件,采购部应当拒收。 2.谈判小组对供应商的资格条件进行审查,邀请符合资格条件要求的所有供应商进行谈判,并向其提供采购谈判文件。 3.竞争性谈判需要不少于三家符合资格条件的供应商。 4.出现以下两种情形,且谈判专家书面确认采购谈判文件没有限制性、排他性、歧视性、不合法、不合理等条款的,经采购总监或总经理同意,可以继续进行竞争性谈判。但只有一家供应商满足采购谈判文件要求的,不宜继续进行竞争性谈判。 (1)投标截止时间结束后参加谈判的供应商不足三家的。 (2)符合项目资格条件的供应商不足三家的。 第12条 谈判过程规定 1. 谈判过程中,谈判小组应注意以下四项内容规范,如下表所示。 竞争性谈判过程中的规范 要点 执行规范 谈判 文件 审查 1、 依据公告的采购谈判文件对供应商谈判文件的有效性、完整性和对采购谈判文件的响应程度进行审查,确定供应商谈判文件是否对采购谈判文件作出实质性响应 2、 未作出实质性响应的供应商为无效供应商,不得再参与本次采购项目的谈判 谈判 程序 1、 对资格条件与实质性完全响应采购谈判文件的有效供应商,应通过随机方式确定供应商的谈判顺序,谈判小组所有成员一起集中与单一供应商谈判,谈判完成后方可开始下一个谈判项目,以免谈判小组人员分散,影响谈判效果 2、 谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息 谈判 变动 1、谈判中,采购谈判文件有实质性变动的,谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商,但不得增加排斥参加谈判的供应商的内容,已公布的评定成交标准不得变动 多轮 报价 1、 竞争性谈判可实施多轮报价,每轮报价时供应商应同时报价,最后一次报价应提前告知所有有效供应商 2、 所有做出实质性响应的有效供应商在规定时间内集中进行竞争性报价,原则上后一次报价不得高于上一次报价,最终报价内容应现场公布 3、 在符合采购需求、质量和服务等条件的前提下,应确定有效报价最低者为成交供应商,次低价者可预设为替补候选供应商(替补候选供应商的设定和使用应在采购谈判文件中明确约定,具体事宜按采购谈判文件的约定执行) 2.谈判应在完全封闭的谈判室中进行,谈判过程中应严格纪律要求。 (1)无关人员未经许可,不得进入谈判场地。 (2)谈判小组成员不得与外界联系。 (3)谈判小组成员不得单独与供应商接触。 (4)参与谈判人员以及有关工作人员不得对外泄露与谈判有关的内容。 (5)谈判人员不得在谈判现场发表引导性、暗示性或其他影响谈判公平、公正的言论。 第13条 确定供应商规范 1.确定成交供应商后,采购部应将成交结果及时通知所有参加谈判的未成交供应商并在 个工作日内向成交供应商发出“成交通知书”。 2.采购部应自发出“成交通知书”之日起 日内与成交供应商签订《采购合同》。 3.采购部与成交供应商不得签订背离采购谈判文件实质内容的其他协议。 第14条 采购验收规范 1.竞争性谈判采购项目的验收根据本企业《采购验收管理制度》执行。大型或者复杂的采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。 2.验收人员需在《验收记录报告》上签字。《验收记录报告》要准确、详细记录项目名称、数量、单价、总价、规格、型号、主要技术参数和设备配置、验收结果及参与验收人员等。 第15条 采购总结规范 1.采购工作完成后 日内,采购部应当编制《竞争性谈判采购报告》,报告主要包括以下六项内容。 (1)谈判小组专家组成。 (2)采购谈判文件。 (3)参加谈判供应商情况概要。 (4)谈判过程记录和情况说明。 (5)谈判效果评审报告,包括谈判结果、成交候选供应商排序、确定成交供应商的建议、无效供应商名单及原因等。 (6)企业规定的其他事项。 2.采购部完成采购总结后,应将采购资料整理后统一交由档案室保管。 第4章 附则 第16条 本办法由采购部制定、修订以及解释。 第17条 本办法自公布之日起实施。 5.2.7 特殊物资采购谈判管理办法 特殊物资采购是指不适宜公开招标的物资采购、供应商较少的物资采购以及紧急需求情况下的物资采购。特殊物资的采购谈判策略有别于正常供应市场下的采购谈判策略,企业应针对这类特殊物资的采购谈判做出具体的规定,以提高特殊物资采购效率。 特殊物资采购谈判管理办法 第1条 目的 为了提高特殊物资的采购质量、降低采购成本,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于下列不能进行公开招标的特殊物资采购工作。 1.采购物资为独家生产、专利产品或生产厂家少于三家的。 2.采购物资的供应商为经企业领导批准的独家供应商。 3.采购物资因急需并经请购部门书面要求,来不及招标的。 第3条 相关职责 1.采购部负责收集供应商信息、制定采购谈判方案、组建采购谈判小组、整体掌控谈判成交条件等事宜。 2.谈判小组中的技术人员主要负责技术以及质量条款的谈判工作。 3.监察部门、法务部门、财务部门以及相关部门负责为采购谈判提供合理性建议。 第4条 组建谈判小组 1.采购部在制订采购计划后成立谈判小组。 2.谈判小组必须包括采购物资的技术人员和采购人员。谈判小组的成员数量必须是三及以上的奇数。 第5条 控制谈判过程 1.谈判小组与对方洽谈前要掌握采购物资的技术要求及特点,调研市场行情,在集体研讨确定谈判方案基础上,才能与供应商进行商务技术谈判。 2.谈判小组要根据采购物资技术要求,全面权衡性能价格比,确定谈判的目标价格。 3.谈判小组在合格供应商范围内选择具备资质的谈判对象。对不在合格供应商范围之内的供应商,谈判小组要严格按照企业《物资采购招标实施细则》的规定,对其资质进行审查,审查合格后方可列入谈判对象。 4.谈判小组在正式谈判前,要进一步掌握谈判对象各方面情况,明确主谈人,确定谈判策略,统一谈判口径。 5.在谈判过程中,谈判小组成员要相互配合, 充分利用各种技巧与对方进行谈判,争取取得最佳的谈判成果。 6.谈判小组成员要对各种与谈判有关的信息保密,不得泄露商机。 7.谈判小组在谈判过程中要及时向采购经理及相关领导反馈谈判情况。 8.经谈判,双方达成共识后签订合同。合同报批生效后执行。 第6条 谈判考核 因泄露谈判秘密致使企业遭受损失的责任人员,一经查实,扣发其500~1000元的当月工资,并视其情节轻重给予相应的行政处分。 第7条 本办法由采购部制定,解释权、修改权亦归采购部所有。 第8条 本办法自公布之日起执行。 5.2 采购谈判工具表单 5.2.1 谈判计划表 谈判目标 谈判议程 谈判议题 参加人员 谈判策略 最优目标 预期目标 底线目标 实施策略 备选策略 5.2.2 谈判事项记录表 记录人: 记录时间: 年 月 日 供货方 谈判时间 供货时间 谈判地点 采购产品名称 数量 产品规格和型号 目标价格 技术要求 质量要求 谈判内容描述 (内容较多的以附表) 谈判主要争议点 谈判结果 谈判参加人员 签字: 日期: 年 月 日 主管领导审批意见 签字: 日期: 年 月 日 5.2.3 谈判议程纪要表 谈判要点 物资品质 包装 价格 订购量 折扣 付款条件 交货期 售后服务 初始条件 谈判记录 成交条件 5.2.4 采购议价记录表 采购物资基本信息 供应商简称 原询单价 议价后单价 议价后总价 付款方式 付款天数 价格条件 交货日期 交运方式 采购拟购 填表人: 5.2.5 谈判人员考核表 考核 内容 考核指标 分 值 评价等级 得分 A B C D 谈判准备(30分) 根据供应商谈判人员的职务情况安排职务相当的谈判人员 10 仪容仪表:庄重正式,男士应刮净胡须,穿西服必须打领带;女士穿着应得体大方,不宜穿细高跟鞋,应化淡妆 10 使用长方形或椭圆形谈判桌,会场进门正对面座位或进门后右手边的座位应让给供应商 10 谈判之初(20分) 作自我介绍时要自然大方,不可露傲慢之意 10 交换名片 10 谈判之中(40分) 表情:自然,严肃 10 眼神:注意目光的接触,目光落在对方的公务凝视区 10 语言:语速适当,表达准确,普通话标准 10 动作:点头,手势运用得当 10 谈后签约(10分) 进入签字会场,设助签人员分立在各自一方代表签约人外侧,其余人员排列站立在代表身后 8 双方握手,签字,再次握手 2 考核总分 100 最终得分 备注:考核等级共分四等,A等系数为1.0,B等系数为0.8,C等系数为0.6,D等系数为0.4。 5.2.6 谈判僵局分析表 僵局是否存在 具体分析的项目及内容 僵局若存在, 分析存在的原因 原因 双方权力均等 议事规则有争议 双方均不肯让步 谈判人员素质较差 是或否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 具体表现 僵局若不存在,如何创造僵局 方法 增加议题 结盟 引发冲突 其他 是否采用 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 具体操作 填表说明:谈判人员依据表中所列项目如实填写,以“双方权力均等”这一项目为例,如果双方权力不均等,则勾选“否”,并在“具体表现”栏相应位置填写双方权力不均等的表现或双方权力的具体情况分析。 5.2.7谈判步骤参照表 分析步骤 遇到的问题 解决的方案 备注 审度情势 决定立场,拟定战术 场地、人选 前置谈判 谈判议程推进 协议前协议 交换让步 重新制造僵局 谈判结束 协议后协议 5.2.8 谈判桌局势分析表 内容 己方组 对方组 对比分析 权力结构 成员结构 议题结构 阵营结构 实质结构 填表说明:由参加谈判的人员根据实际情况按项目填写,例如填写“权力结构”一览时,应按首席代表、“强硬派”、“红脸”、“白脸”、“清道夫”等角色对己方、对方人员进行分析。 5.2.9 对手谈判意愿分析表 分析 战术 是否 运用 战术分析 具体操作 谈判培训 □ 是 □ 否 心理战术 □ 是 □ 否 己方形势 对方形势 强弱对比 谈判速度 控制 □ 是 □ 否 速战速决 持久战 决策 利 弊 利 弊 以退为进 □ 是 □ 否 5.2.10 谈判桌上开局技巧分析表 分析项目 内容 目的 具体操作方法 开价 高开低走 不开价 攻哪些议题 控制谈判速度 填表说明:本表主要用来让谈判小组成员熟悉谈判桌上的开局技巧以及谈判过程控制事项。 第6章 订单跟踪管理 6.1 订单跟踪制度规范 6.1.1订单跟踪工作规范 订单跟踪工作规范 第1章 总则 第1条 目的 为了规范订单跟踪工作,提高订单跟踪效果,特制定本规范。 第2条 审批权限 1.采购总监及总经理负责审批 元以上的订单处理工作。 2.采购经理负责审批 元以下的订单处理工作。 第2章 采购跟单总体要求 第3条 跟踪过程 订单发出后,采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。 第4条 跟踪要求 1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。 2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作,不可遗漏。 第5条 处理审批 采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。 第6条 行为规范 跟单员必须保持对供应商的尊重,在跟单过程中必须注意自己的言行举止,自觉维护企业的良好形象。 第3章 订单跟踪处理规范 第7条 订单分类汇总 1.采购专员必须整理好所负责订单,将订单信息填入“订单信息汇总表”中,确保每一订单都可查询。“订单信息汇总表”如下所示。 订单信息汇总表 序号 订单号 供应商 下单日期 交货日期 备注 2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类,便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。 第8条 订单执行情况跟踪 1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。 2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。 第9条 企业取消采购订单的处理 1.原则上,采购部不能取消订单。如因企业内部某种原因,确实需要取消已发出的订单,采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。 2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题,采购专员应按照以下程序处理。 (1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法,并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。 (2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。 (3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。 3.依照合同规定取消订单的,采购专员无需请领导审批。采购专员应将合法取消订单的证明依据汇总整理并存档。 第10条 供应商取消订单的处理 如因某种原因,供应商取消企业已发出的订单,采购部应按照以下程序处理。 1.采购部选择新的供应商进行采购或采购替代品,采购程序应参照企业《采购管理制度》执行。 2.采购部及时通知需求部门,做好应急措施。 3.采购部联系供应商,要求其赔偿企业人力、时间损失以及其他经济损失。 第11条 交货延迟的处理 1.采购专员未能按时、按量采购所需物资,并影响请购部门正常经营活动的,须填写“采购交货延迟检讨表”,说明原因及跟进情况。 2.供应商未能如期交货的,采购专员应及时同供应商取得联系,了解其未能如期交货的原因,并与其协商处理对策。 (1)采购专员首先应在合同到期后的固定时间发送“催货通知单”。 (2)催货后无回应的,采购专员应亲自致电供应商,了解供应商的相关情况。 (3)供应商在催货后一周内仍未交货的,采购专员应将具体情况上报采购经理。 3. 交货延迟次以上的,采购专员提请采购经理派驻厂人员到场监管或更换供应商。 第12条 交货提前的处理 1.供应商提前交货会导致库存增加、流动资金周转率下降,所以采购专员不能放松对交货提前的管理。 2.供应商未按照采购订单规定而提前送货的,采购专员应按照以下规范操作。 (1)A 类物资允许提前交货日,B类物资允许提前交货日,C类物资不允许提前交货。企业ABC类物资分类方法如下表所示。 物资分类表 类别 标准 物资品种 A类物资 占用企业70%成本,实际数量为20%的物资 B类物资 介于A类和C类物资之间 C类物资 占用企业10%成本,实际数量超过50%的物资 (2)供应商本年度提前交货( )次以上的,不得提前交货。采购专员应与供应商随时沟通,确定交货时间。 第13条 弹性处理 1.如果企业客户提前订单交期或变更生产计划,企业应与供应商联系,进行弹性处理。 2.弹性处理应按照以下程序操作。 (1)采购专员接到生产部门或销售部门的弹性处理信息。 (2)采购专员马上联系供应商,了解供应商生产进度。 (3)根据客户订单提前时间,与供应商协商加快生产进度,必要时可根据上级领导审批的处理意见提高采购价格或采取其他鼓励供应商的措施。 第14条 档案储存 1.采购专员应将供应商名片、报价单、合同等资料分类归档以备查。 2.采购专员应及时更新采购订单跟踪信息,将其录入采购部订单跟踪信息库。 3.采购专员自购物资的价格信息必须每日录入采购部价格信息库。 第15条 其他情况处理 1.合同上明确规定的条款,甲乙双方如有违反,均按合同规定进行处理。 2.合同以及本规范未规定的异常情况处理规范。 (1)采购专员及时将订单异常情况上报采购经理或采购总监。 (2)采购经理或采购总监将审批后的处理意见反馈至采购专员,采购专员负责具体执行。 第4章 附则 第16条 本规范由采购部制定,解释权归采购部所有。 第17条 本规范经总经理审批后生效,修改、废止时亦同。 6.1.2 订单状态跟踪管理制度 企业制定订单状态跟踪管理制度,旨在规范订单状态跟踪管理工作,提高订单跟踪效率,确保采购活动的顺利进行。 订单状态跟踪管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了以下目的,特制定本制度。 1.促进采购合同或订单的正常执行。 2.满足企业物资需求,保持合理的库存量,确保企业生产经营活动正常进行。 第2条 适用范围 本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单的全过程工作。 第3条 职责分工 采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数量及交期等进行订单跟踪工作。 第4条 采购订单跟踪的基本要求 1.适当的交货时间。 2.适当的交货质量。 3.适当的交货地点。 4.适当的交货数量及适当的交货价格。 第2章 订单跟踪管理程序 第5条 跟踪订单接受情况 向供应商下订单之后,采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。 1.在采购活动中,供应商会因担心最终被淘汰而拒单,所以采购专员应要求供应商在接受订单后及时向企业提供接受回执。 2.在供应商难以十分符合本企业的采购要求时,采购专员应改变价格、质量、交期等条件,在满足企业基本要求的基础上,与供应商进行充分沟通,达成共识。 3.若供应商拒单,采购专员可以另选其他供应商。采购专员应注意及时将与供应商签订的订单进行存单,以备查。 第6条 跟踪订单处理情况 1.采购专员审核订单无误后将订单发给供应商,并要求供应商签字回传。订单审核的要求包括以下三点。 (1)熟悉订购的物资,确认名称、规格型号、数量、价格,确认质量标准。 (2)确认物资需求量,制定订单说明书。 (3)交期等要求表达清楚。 2.供应商接受订单后,采购专员应及时跟踪供应商的订单处理情况,查看并确定供应商是否及时根据订单安排生产或安排出货。 第7条 供应商备料过程监控 1.采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程,确保其按计划执行相关工作。 2.采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈,需中途变更的应立即解决,不可延误时间。 第8条 供应商生产过程跟踪 订单物资需求紧急或需求减少时,采购专员应加强对供应商生产过程的跟踪工作。 1.当订单物资需求紧急时,采购专员应立即与供应商协商,必要时可协助供应商解决疑难问题,确保物资的准时交付。 2.当物资滞销,市场对订单物资需求减少时,采购专员需尽快与供应商沟通,减少物资产量,或者与供应商协商是否可以延缓交货,必要时可以弥补供应商的损失。 第9条 采购跟单催货 1.跟单催货是一种为了使供应商在规定的时间内送达物资而采取的措施。跟单催货可以保证采购物资在规定时间内供应,还能够有效控制库存量。 2.采购专员在跟单催货作业时,可采用以下六种方法,如下表所示。 订单催促方法一览表 跟催方法 具体说明 订单跟催 联单法 ◆ 将订单按日期顺序排列好,提前一定时间进行跟催 统计法 ◆ 将订单统计成报表,提前一定时间进行跟催 定期跟催 ◆ 于每周固定时间将要跟催的订单整理好,打印成报表,统一进行定期跟催 运用“物资跟催表” ◆ 通过“物资跟催表”可掌握供料状况,明确跟催对象,确保进料 运用物资跟催箱 ◆ 在采购部办公室内设置1个物资跟催箱,在跟催箱里规划32格,前31格对应每个月的天数(30或31天),第32格是急件处理格 运用计算机跟催 ◆ 根据订单及验收单的资料,采购管理信息系统可以提供供应商采购单明细、物资采购单明细、制造批号单备料完整性、采购订单物资采购进度信息 运用颜色 管理跟催 管制卡 ◆ 按采购日期顺序放入卡栏内:逾期放入黄栏,由采购专员跟催;紧急用料放入红栏,由采购主管跟催 管制板 ◆ 以颜色显示供应商各月交货状态,如期交货用绿色,应进而未进用黄色,紧急用料用红色 3.如果供应商没有按时交货,采购专员应该采取以下措施。 (1)联系供应商以获得确切的交货时间,及时通知需求部门准确的到货时间。 (2)咨询技术人员、材料工程师等,了解有无可替代材料。 (3)如果供应商交货超期或所交物资质量差,而且短期内无法改善的,采购部应该寻求其他供应货源或实施紧急采购作业。 第10条 供应商交货跟踪 采购部需严格对订单交付过程进行跟踪,确保物资质量满足企业要求。 1.供应商送货上门时,采购专员应会同质量管理部、仓储部等部门在现场按照订单对物资的数量、单价、外观、质量等进行核查确认,核查合格后方可办理入库。 2.企业在供应商处提货时,需先要求供应商将“提货通知单”传真给采购专员,采购专员及时联系运输部等相关部门对物资进行点收,并组织装车提货。提货过程中,采购专员应详细记录物资情况,作为付款结算的依据。 第11条 供应商交货后跟踪 1.在所采购的物资交付使用后,采购专员应要求请购部门对物资做相应的标识,并对物资的后续使用状况进行跟踪和记录。 2.采购专员应根据订单交付情况,及时按照规定的支付条款对供应商进行付款,并联系财务部办理结算业务。 3.如果物资在使用过程中出现质量问题,采购专员应根据可追溯性标记查找物资来源,并及时联系供应商解决。遇重大质量问题需报采购经理进行协调和处理。 第3章 附则 第12条 本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。 第13条 本制度经总经理审批后生效,修改、废止时亦同。 6.1.3 订单异常处理管理制度 订单异常包括交期异常、品质异常、下单异常、弹性处理以及突发异常五类。由于这五类订单异常发生的原因以及处理措施不完全相同,企业应制定订单异常处理管理制度,规范订单异常的处理。 订单异常处理管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范订单异常的处理过程,对异常订单进行及时有效的处理,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购部的异常订单处理工作。 第3条 管理职责 1.采购部负责及时有效地将异常信息传递给请购部门,以便企业及时调整生产计划,并与供应商积极协商处理异常情况。 2.请购部门负责协助采购部解决订单异常情况,根据需求及时调整订单。 第4条 术语解释 1.本制度所称“交期异常”, 是指物资交期延后或交货数量变更, 无法满足生产需要。 2.本制度所称“品质异常”,是指供应商在生产中发现的品质异常以及验收人员发现的品质异常。 3.本制度所称“下单异常”,是指由于采购专员的主观因素导致的订单下发异常。 4.本制度所称“弹性处理”,是指原订单客户要求提前交期或变更交付计划等导致的采购异常。 5.本制度所称“突发异常”,是指发生不可抗拒的外力因素(如地震、火灾等)或市场原材料严重紧缺等突发情况。 第2章 交期异常的处理 第5条 交期异常情况获取 1.采购专员需在下单后及时跟踪订单情况,及时获取订单交货进度。 2.采购专员一般通过以下两种途径获取交期异常信息。 (1)供应商电话通知。 (2)物资交期自行排查。 第6条 交期异常反馈 采购专员得知异常后,应及时向采购经理和请购部门反馈信息,以便及时进行补救或调整。 第7条 交期异常的处理措施 1.采购专员需要采取积极措施,尽量挽回损失。 2.采购专员可以采取以下三类措施。 (1)采用跟催法催交物资。 (2)变更采购订单。 (3)替换供应商。 第8条 评估交期异常造成的损失 1.采购部应积极联络相关部门评估损失费用。 2.采购部应视情况向供应商进行索赔。 (1)经确认,如交期异常因发生重大事故或灾害(如严重火灾、地震等)或市场原材料严重短缺而引起,企业可视情况追究供应商部分责任或不追究责任。 (2)如交期异常的原因属供应商可控制的因素,如企业停工待料、浪费工时等,采购专员应以“供应商扣款通知单”的形式通知供应商进行相应的赔偿。 第3章 品质异常的处理 第9条 品质异常反馈 1.供应商发现品质异常且无法自行解决时,应以书面形式将问题反馈给相应的采购专员。 2.供应商交货时,相关质量管理人员发现采购物资不符合采购要求的,应及时通知采购专员。 3.采购专员接到品质异常反馈后,要及时反馈给采购经理,请示解决办法。 第10条 处理措施 1.由采购经理和请购部门协商能否进行特采,必要时由采购专员召集请购部门到供应商生产现场协助解决异常。 2.供应商交货品质异常的相关处理参照企业《退换货管理制度》执行。 第11条 评估品质异常造成的损失 如采购物资因品质问题返工或被拒收,影响本企业正常生产的,采购部应组织相关部门评估损失费用,并可视具体情况向供应商索赔。 第4章 下单异常的处理 第12条 下单异常反馈 采购专员如发现订单等相关单据没能及时下发,应立即联系采购部下单人员,并将具体情况反馈给采购经理。 第13条 下单异常处理 1.如果采购部下错订单,采购专员应与供应商协商能否撤单,尽可能避免呆废料,同时下达正确的订单。 2.如不能撤单,采购部应与相关部门沟通能否将订单进行内部消化,并把信息上报采购经理。 3.如不能撤单又无法内部消化,产生的损失费用由责任部门承担,并按企业相关规章制度对责任部门进行惩罚。 第5章 弹性处理的管理 第14条 弹性处理反馈 1.采购专员获得弹性处理反馈时,应及时联系供应商协商处理。 2.需要弹性处理的情况。 (1)应客户要求交期提前。 (2)生产计划由于各种情况发生改变。 第15条 弹性处理措施 1.与供应商协商,加紧赶工。必要时可提高采购价格,确保供应商及时供应物资。 2.如果供应商确实不能按期交货,采购专员应采取选择替代产品、寻找其他供应商等措施。 第6章 突发异常的处理 第16条 突发异常处理办法 1.出现突发异常时,采购专员应及时向采购经理汇报,并通过多种渠道了解市场行情、短缺周期等信息,推测采购能否满足正常生产需要。 2.如突发异常影响生产,采购专员需向请购部门确认是否通过高价调拨现货或采用其他能够减少企业损失的方式进行采购。 第7章 附则 第17条 本制度由采购部草拟,经总经理审批后正式实施。 第18条 本制度自下发之日起生效。 6.1.4 供应商分级跟踪管理制度 为了有效增强采购订单跟踪效果,提高订单跟踪效率,特制定本制度。 供应商分级跟踪管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了以下目的,特制定本制度。 1.对供应商供应情况进行分级,选择合适的采购订单跟踪策略。 2.提高采购订单跟踪效率。 第2条 适应范围 本制度适应于对供应商供应情况分级、采购订单跟踪策略制定与执行等工作的管理。 第2章 供应商分级 第3条 供应商供应情况评价因素 供应商供应情况评价因素主要包括以下内容。 1.供应商所属行业以及所属行业基本情况。 2.供应商供应记录。 3.供应商地理位置。 第4条 供应商行业评价 1.供应商所属行业竞争激烈的得3分,竞争较激烈的得2分,无较大竞争的得1分。 2.竞争激烈的行业一般近于完全竞争行业,行业内存在的供应商较多;无较大竞争的行业一般近于垄断行业,存在的有效供应商较少。 3.供应商的评价分值越低,其讨价还价能力越强。对于这类供应商,企业较难寻找到替代供应商,应进行重点维护。 第5条 供应商供应评价 1.采购部填写“供应商交货基本状况一览表”,对供应商的交货情况进行分析、评估。为供应商交货情况评分。 供应商交货基本状况一览表 供应商名称 交货批数 合格批数 特采批数 退货批数 交货评分 2.采购部根据供应商交货情况优劣对其进行交货评分,分值范围为1~3分。分值越高代表供货情况越好。 第6条 供应商地皮位置评价 1.供应商与企业同属一个地区的,评分为3分。 2.国内供应商与企业不属于同一地区的,评分2分。 3.国际供应商的评分为1分。 第7条 供应商分级评定 1.采购专员将供应商三项评分相加,得出每个供应商的评分。 2.供应商的评价分数越低,采购专员越应该重点跟踪管理。 (1)供应商评分为3~4分的为重点跟踪供应商。此类供应商的特点是:具有垄断优势、供应情况差且地理位置远。 (2)供应商评分在5~7分的为重点跟踪供应商。此类供应商的特点是:地位较高、供应情况较好、地理位置较远。 (3)供应商评分在8~9分的为重要合作伙伴。此类供应商的特点是:易于获得、供应情况较好、地理位置较近。 第3章 采购订单分类 第8条 采购订单分类指标 采购订单分类指标有以下两个。 1.订单总额。 2.订单物资类别。 第9条 采购订单分类 采购订单分类结果如下表所示。 采购订单分类一览表 物资分类 订单总额高于 元 订单总额低于 元 采购A类物资 重点跟踪订单 重要跟踪订单 采购B、C类物资 重要跟踪订单 普通跟踪订单 备注:A类物资是指在企业总成本中占70 以上,但实际数量少于20 的物资;C类物资是指在企业总成本中占10 ,但实际数量超过50 的物资;B类物资是指两大指标介于A类与C类物资之间的物资。 第4章 供应商分级跟踪 第10条 选择跟踪策略 1.采购专员应根据供应商类别,有区别的实施跟踪管理,根据每一笔采购订单分类选择跟踪策略。 2.采购专员应绘制“跟踪策略决策表”以确定跟踪策略。“跟踪策略决策表”如下表所示。 跟踪策略决策表 供应商类别 订单类别 重点跟踪供应商 重要跟踪供应商 重要合作伙伴 重点跟踪订单 逐笔跟踪 重点订单跟踪 重点订单跟踪 重要跟踪订单 逐笔跟踪 定期抽查跟踪 不定期抽查跟踪 普通跟踪订单 定期抽查跟踪 不定期抽查跟踪 可不跟踪 第11条 执行跟踪策略 1.采购专员汇总采购订单后,按照跟踪策略将采购订单分类。 2.需要逐笔跟踪的采购订单,采购专员要每日记录采购订单状态。 3.需要定期抽查跟踪的采购订单,采购专员要每日抽取 份订单,跟踪记录执行情况。 4.需要不定期抽查跟踪的采购订单,采购专员可根据工作量随时抽查,记录订单状态。 第12条 修改供应商评级 1.对于按时或提前交货的供应商,企业应给与一定的奖励,如给予比较优厚的付款条件等。 2.企业应每半年根据供应商供应情况,对供应商重新分级。分级时,应将供应商奖惩记录做为重要的评价依据。 第5章 附则 第13条 本制度有采购部草拟,经总经理批审后正式实施。 第14条 本制度自下发之日起生效。 6.2 订单跟踪工具表单 6.2.1 订单进程表 编号: 请购日期 请购单号 供应商 国别 代理商 订购 付款条件 需要日期 交货记录 日期 数量 单价 金额 填表人: 6.2.2 订单异常表 编号: 订单信息 异常 类别 处理 措施 负责人 备注 订单号码 下单日期 交货日期 交货记录 填表人: 审核人: 6.2.3 催货通知单 制单人: 日期: 年 月 日 : 您好! 贵企业与本企业签订的下列合同已到期,至今尚未交货,请于收到本通知一周内办理! 此致, 敬礼! 公司 到期未交货的物资一览表 订约日期 合同编号 物资名称 规格 数量 单位 约定交货日期 备注 注:本单一式三联,一联送生产部门,一联送仓储部转请购部门,一联存查 6.2.4 采购订单跟催表 编号: 跟单员: 物资 订购日期 订购单号 订购数量 规格 供应商 计划 交货日 实际入库 备注 编号 名称 数量 交货日期 审核人: 审批人: 6.2.5 异常订单反馈表 编号: 日期: 年 月 订单号码 订单日期 异常类别 处理措施 处理结果 负责人 6.2.6 采购追踪记录表 序号 完成情况 采购订单号 下单日期 交货日期 厂商名称 产品名称 规格 采购数量 采购单日期 采购单单号 采购数量 采购结存数量 交货天数 超期天数 审批: 审核人: 制表人: 打印时间: 第7章 采购交期管理 7.1 交期管理制度规范 7.1.1订单交期保证办法 企业应制定订单交期保证办法,用以规范订单交期管理、确保供应商按时交货。 订单交期保证办法 第1章 总则 第1条 目的 为加强交期管理,确保供应商按时交货,确保企业的生产经营活动顺利进行,特制定本办法。 第2条 适用范围 本企业采购物资交期管理工作,除另有规定外,均依本办法执行。 第3条 相关定义 采购交期是指从采购订货之日开始到供应商送货到库之日为止之间的时间,交期由以下六项前置时间所构成。 1.行政作业前置时间,指采购部与供应商共同为完成采购行为所必须进行的文书及准备工作。 2.原料采购前置时间,指供应商为了完成客户订单而向其供应商采购必要的原材料这一过程所花费的时间。 3.生产制造前置时间,指供应商内部的生产线制造出订单上所订物资的生产时间。 4.运送前置时间,指当订单物资生产完成后,将物资从供应商的生产地送到客户指定交货点所花费的时间。 5.验收检验前置时间,指卸货与检查物资种类、数量、质量等过程所花费的时间。 6.其他零星前置时间,包括不可预计的外部或内部因素所造成的延误以及供应商预留的缓冲时间。 第4条 交期管理责任人 采购专员在采购经理的指导下负责采购交期管理工作,确保按时收货。 第2章 合理确定交货期限 第5条 拟定交期范围 采购专员根据企业生产计划、销售订单、库存数据等资料进行综合分析,初步确定采购订单交期范围。 第6条 预估订单交期 1.采购专员需了解供应商生产设备利用率,并请供应商提供其生产进度计划及交货计划,据此估算供应商执行采购订单所需的时间。 2.采购物资的运输有供应商送货和企业自运两种方式。采购专员应根据不同运输主体对运输时间加以控制。 (1)供应商送货情况下,采购专员不需单独控制运输时间。 (2)企业自运情况下,采购专员需要根据物资数量及性质、路途的远近、交通条件等因素,选择合适的运输方式、合理的运输线路,以节省运输费用和运输时间。 第7条 规范交期条款 1.采购专员根据企业、供应商双方因素提出合理的交货期限。 2.采购专员应将订单交期上报采购经理审批。采购经理审批订单交期时应征询仓储部、生产部以及销售部经理的意见。 3.采购专员在进行采购谈判时,应在明确交货期限的基础上同供应商达成对交期违约责任的共识,并形成合同条款,在采购合同中予以明确。 第3章 采购执行进度控制 第8条 采购进度控制点 1.采购专员应至少设定以下三个采购进度控制点。 (1)询价谈判过程。 (2)订购执行过程。 (3)采购交货过程。 2.采购专员要重点监控这三个进度控制点,以确保供应商正常交货。 第9条 订单跟踪控制 1.采购专员需控制询价谈判时间,确保以最快的时间完成询价谈判。 2.采购专员应跟踪了解供应商生产过程,并协调相关材料、模具、技术支援的供应工作。采购专员需加强交货前的催货工作,了解掌握供应商生产效率及进度状况。 (1)如遇交期及数量变更,采购专员需及时联络与通知供应商。 (2)为了避免不必要的损失,企业应尽量避免规格变更。 3.采购专员应跟踪管理供应商交货以及交货后物资使用、财务部付款事宜。 (1)采购专员应组织相关质量管理人员或仓库验收人员开展验收工作。采购专员应监督验收人员严格遵照《物资验收管理规定》执行验收工作。 (2)采购专员根据付款条款要求,在规定的时间申请付款。 第10条 记录采购进度 1.采购专员填写企业“采购进度控制表”,记录采购进度。 2.采购专员还应将三个重要控制点花费时间、完成事项等进行记录,作为以后工作的借鉴。采购专员可自制如下表格,记录工作内容。 采购进度控制点工作事项说明表 进度控制点 花费时间 完成事项 询价谈判 订购执行 采购交货 第11条 应急处理准备 1.为确保不影响企业正常生产经营活动,企业应制定《采购交期异常应急预案》。 2.采购部及相关部门应采取以下措施应急处理交期延迟问题。 (1)采购部、技术管理部应收集、查找替代品。 (2)采购部应设立供应商信息资料库,确保及时寻找到可用的供应商资料。 (3)仓储部应保有安全库存。 第4章 交期不符处理 第12条 交期延迟管理 1.采购专员需对交期延迟的原因进行分析并研拟对策,确保不再发生同样的问题。 2.交期延迟的原因分析与处理办法如下表所示。 交期延迟的原因分析与处理办法 责任方 延迟原因 处理办法 供应商 ◆ 接单量超过能力范围 ◆ 技术、工艺能力不足 ◆ 对时间估计错误 ◆ 品质管理不当 ◆ 经营者的顾客服务理念不佳 ◆ 欠缺交期管理能力 ◇ 及时催货 ◇ 要求供应商根据合同条款承担违约责任 企业 采购部 ◆ 供应商选择错误 ◆ 业务手续不完备或耽误 ◆ 价格决定不合理或勉强 ◆ 下单量超过供应商的产能 ◆ 更换供应商 ◆ 付款条件过于严苛 ◇ 加强采购相关人员的交期意识 ◇ 通过培训提高采购人员的业务素质 其他部门 ◆ 请购前置时间不足 ◆ 技术资料不齐备 ◆ 设计变更或标准调整 ◆ 订货数量太少 ◆ 供应商品质辅导不足 ◆ 点收、检验等工作延误 ◆ 未按合同付款 ◇ 严格规范作业程序,优化作业流程 沟通不良 ◆ 未能掌握一方或双方的产能变化 ◆ 指示、联络不确实 ◆ 技术资料交接不充分 ◆ 品质标准沟通不一致 ◆ 单方面确定交期,缺少沟通 ◆ 合作次数少、欠缺磨合,导致难以准确理解对方的意向,使合作过程出现偏差 ◇ 加强与供应商的沟通 ◇ 建立完善、畅通的沟通机制 不可抗力 ◆ 自然灾害、经济因素、国家政策、法律因素等 ◇ 会同供应商及时处理,减少损失 第13条 交期提前管理 1.交期提前太多对采购企业的影响主要有以下三点。 (1)导致库存成本增加。 (2)导致流动资金周转率下降。 (3)导致库存囤积、空间不足。 2.交期提前太多会对企业造成不良影响,企业应按照以下规范处理这一问题。 (1)企业对单位价值高而数量少的物资允许提前交货 日、单位价值较低但数量较多的物资允许提前交货 日,对单位价值较低且数量较少的物资不允许提前交货。 (2)本年度提前交货 次以上的供应商不得提前交货。采购专员应与供应商随时沟通,确定交货时间。 第14条 供应商考核 1.企业应将交期的考核列为供应商考核的重要项目之一,以督促供应商提高交期达成率。 2.采购部需根据供应商考核结果与配合度,对供应商进行相应的奖惩。 (1)更换、淘汰交期不佳的供应商,或减少其订单。 (2)对优良供应商予以适当的回馈,或建立长期合作伙伴关系。 第15条 企业内部改善 1.因企业内部原因导致交期延迟的,企业追究经办人责任。 2.企业应加强相关工作的流程管理,以规范相关人员作业,提高作业效率。 第5章 附则 第16条 本办法由采购部制定,解释权归采购部所有。 第17条 本办法经总经理审批后生效,修改、废止时亦同。 7.1.2 紧急采购控制制度 为了规避供应不足或交期延迟给企业带来的风险,减少断料(断货)造成的损失,企业应制定紧急采购控制制度以规范紧急采购行为。 紧急采购控制制度 第1章 总则 第1条 目的 为了以下目的,特制定本制度。 1.保证物资供应及时,避免造成采购成本增加、物资供应不足、延误企业生产或影响经营活动的情况。 2.降低企业采购成本,控制紧急采购质量及价格风险。 第2条 职责划分 1.采购经理负责组织紧急采购作业、签订采购合同。 2.采购专员负责执行紧急采购作业、跟催采购订单。 3.财务部负责审核紧急采购审批单、采购合同,按照采购合同付款。 4.仓储部或质量管理部验收人员负责验收紧急采购物资。 第3条 审批权限 1.价值 元以上的紧急采购物资订单由总经理或主管副总审批。 2.价值 元以下的紧急采购物资订单由采购经理审批。 第4条 相关定义 紧急采购是指企业在生产经营紧急的情况下,来不及纳入正常采购计划而必须立即进行的物资采购行为。 第2章 紧急采购的申请与审批 第5条 紧急采购申请条件 出现下列情况之一者,企业需进行紧急采购。 1.生产部即将停工待料。 2.需连续进行的工序或关键工序。 3.事故紧急抢险。 4.市场出现急剧变化。 5.企业临时决定变更产品工艺。 6.影响企业正常生产经营的其他相关情况。 第6条 紧急采购审批程序 紧急采购应按照以下程序进行审批。 1.请购部门填写“紧急采购申请审批单”(如下表所示),注明需采购物资的基本信息,同时详细说明紧急采购原因,经部门经理签字后交采购部。 紧急采购申请审批单 物资名称 型号/规格 用途 底价 参考价格 请购数量 请购原因 请购部门经理确认 采购经理审批 总经理/主管副总审批 请购部门: 申请人: 申请日期: 年 月 日 2.请购部门应直接将“紧急采购申请审批单”交采购经理审批。如果采购总额较大或物资特殊,采购经理无权审批的,请购部门应将“紧急采购申请审批单”提交总经理或主管副总审批。 3.紧急采购审批后,采购经理组织实施紧急采购。 第7条 特殊规定 1.特殊情况下,请购部门可直接请示企业总经理,在紧急采购后补办相关审批手续。 2.一些低值易耗生产物资的紧急采购允许由采购经理直接审批,先行采购,采购后再补充相关手续与文件。 第3章 紧急采购作业管理 第8条 选定采购方式 采购专员应按照以下规范选择较为合适的采购方式。 1.为了降低采购管理成本和采购价格,缩短采购周期,采购专员应尽量选用电子采购方式。 2.大宗标准化物资采购应考虑使用招标采购方式,是否选择公开招标方式应参照以下标准。 (1)采购物资技术含量高、价格变化幅度大,采购项目涉及内容多的情况,应该采取公开招标方式。 (2)采购物资数量较少、属于标准产品、规格标准统一、价格变化幅度不大的情况,不适宜采取公开招标方式。 (3)采购方案不细,采购物资技术复杂、没有办法计算出准确的价格的情况,不适宜采取公开招标方式。 (4)人员较少、专业知识缺乏、不具有组织招标工作的相应能力的情况,不适宜采取公开招标方式。 3.原则上,紧急采购不选用国际采购方式,除非国内没有供应的特殊情况方可使用国际采购方式。选用国际采购方式时,需要选用较为快捷的运输方式。 第9条 下达紧急采购订单 1.采购专员根据已确定的采购作业方式执行采购作业。 2.采购专员执行紧急采购作业时,要确定紧急采购物资的采购价格,付款方式交货的时间、地点、方式等内容。紧急采购物资相关内容应符合以下规范,如下表所示。 紧急采购物资相关内容规范 内容概要 具体内容 备选供应商 ◆ 备选供应商应在采购部的供应商档案中选择 采购价格 ◆ 采购价格不应超过底价 付款方式 ◆ 紧急采购应尽量选择先供货后付款的付款方式 ◆ 遇到必须先付款才能采购的情况,采购专员上报总经理审批后执行 3.采购专员应填写“采购申请表”交相关权限审批人审批。 4.经总经理、主管副总或采购经理审批通过的“采购申请表”交财务部审核。 5.采购部与供应商签订采购合同。采购合同的内容须符合国家相关法律的规定和企业合同管理相关规定。 第10条 紧急采购订单跟踪 1.采购专员下达采购订单后,应跟踪采购订单备料生产情况,确保紧急采购物资按时交货。 2.紧急采购物资交货前, 采购专员应准备相关资料, 通知验收人员做好验收准备、请购部门做好接收准备。 3. 采购专员根据供应商交货时间、请购部门使用时间以及物资是否需要紧急放行等情况,做好相应的协调处理。 (1)验收人员执行紧急放行工作应参照企业《紧急放行管理制度》相关规定进行,采购专员跟踪监督紧急放行执行过程。 (2)对于不需要紧急放行的物资,验收人员应参照企业《物资验收管理制度》,规范、快速地进行验收。 第11条 紧急采购交货后处理 1.采购专员根据验收结果向财务部申请付款,并将相关采购合同或订单、验收单等资料一同传送至财务部。 2.采购专员将采购作业资料留存档案副本,作为采购作业依据。企业档案管理人员将采购作业资料整理归档。 第4章 附则 第12条 本制度由采购部负责制定,解释权、修改权归采购部所有。 第13条 本制度自公布之日起开始实施。 7.1.3 当地采购周期控制办法 当地采购周期控制办法 第1章 总则 第1条 目的 为了加强当地采购周期控制,提高采购配送效率,降低运营成本,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于本地区采购物资的采购周期控制。 第3条 主要负责人 执行采购的采购专员负责控制当地采购的周期,采购经理予以监督指导。 第4条 当地采购物资范围 1.以下物资必须在当地采购。 (1)日常办公用品。 (2)生产劳保用品。 (3)本地区具有竞争优势的物资。 2.在成本、质量合理的条件下,物资应尽量在当地采购。 第2章 采购周期控制程序 第5条 确定采购周期 1.关系到生产计划、销售计划的物资采购,采购专员应综合企业使用物资时间以及供应商必要的生产订单时间,确定供应商交期。 2.不关系到生产计划、销售计划的物资采购,在不影响请购部门使用的前提下,采购周期可由采购专员自行决定。 (1)日常办公用品采购一般在请购后一周内办理完成。 (2)生产劳保用品采购一般在生产劳保用品发放周期内完成。 第6条 采购订单跟踪 1.当地采购订单不需生产可直接交货的,采购专员需记录交货时间以及物资基本信息。 2.当地采购订单需要生产后交货的,采购专员需要跟踪记录采购物资的备料、生产以及运输交货的过程。 第7条 供应商交货时间控制 1.不影响生产、销售的采购物资,交货截止时间为请购部门使用的前一天,允许提前交货。 2.关系到企业生产、销售的采购物资,交货时间必须严格控制。 第3章 供应商交期内交货控制 第8条 挑战JIT管理订单 1.本制度所称“JIT管理订单”,是指严格按照生产或销售计划采购的、供应商可以随时在合适的期限交货的订单。 2.将从当地供应商采购的生产销售物资纳入JIT管理范畴,可以在确保最大限度的降低库存的同时,保证生产计划或其他经营计划的按期执行。 3.采购专员将JIT管理订单挑选出来,单独存放。 第9条 当地采购订单分类 采购专员整理采购订单后,按照以下标准对订单进行分类。具体分类结果如下表所示。 采购订单分类表 A类订单 单一品种,大于一个运输单元的 B类订单 多品种且整张订单小于一个运输单元的 C类订单 多品种,大于一个运输单元的 第10条 选择交货控制策略 1.A类订单应分批交货。 2.B类订单应整批交货。 3.C类订单应在组合配比后分批交货。 第11条 确定交货间隔 1. A类订单交货间隔应遵照以下两条原则确定。 (1) 采购物资应满足一次运输量。 (2) 采购物资应恰好衔接带到一批次物资用完。 2. B类订单应在交期确定的时间内交货。 3. C类订单交货间隔应综合以下条件合离确定。 (1)采购物资应满足一次运输量。 (2)采购物资应恰好衔接到上一批次物资用完。 (3)各项物资按照一定配比运输,各项物资配比应根据物资使用情况合理确定。 (4)交货时,每一类物资应满足最低单元包装,不需包装的物资除外。 第12条 交货验收 1.采购专员通知质检人员安排检验工作。 2.经质检人员大数清点无误、检验外包装完好的物资,直接进入生产车间或安排转运直拨。 第4章 附则 第13条 本办法由采购部制定,解释权归采购所有。 第14条 本办法经总经理审批后生效,修改、废止时亦同。 7.2 交期管理工具表单 7.2.1 采购进度控制表 编号: 日期: 年 月 日 请购单号 请购部门 请购日期 物资名称 供应商 订购 需要日期 交货期 付款条件 付款情况 交货记录 备注 日期 数量 单价 金额 经办人: 审核人: 7.2.2 交期变更联络单 日期: 年 月 日 物资编号 请购单编号 品名 规格 请购量 原需要日 预到日 急要日 采购部答复 经办人: 主管: 7.2.3 供应商交期计划表 使用单位: 第 副本 月 日至 月 日 名称 库存量 单价 库存 价值 估计 日销量 可销 售日数 经济 产量 每日 产量 日 数 预定生产日程 始 至 日数 产量 合计 7.2.4 供应商交期变更单 订单号码 接单日期 名称 规格 生产数量 原定交货期 变更交货期 变更原因 □ 船期 月/日 □ 人员不足 □ 信用证(L/C) □ 制造异常 □ 原物料延误 □ 机械故障 7.2.5 采购交货延迟检讨表 采购订单号 请购部门 采购专员 品 名 规格 原定采购交期 原定采购数量 事由 延迟天数 供应商 未交量 说明(含保证事项) 最终完成情况 请购部门意见 7.2.6 供应商交期延误一览表 编号: 日期: 年 月 日 订单号 品名 延误数量 原因 补救措施 预定交货期 责任单位 部门主管: 单位主管: 填表人: 7.2.7 供应商交货状况分析表 日期: 年 月 日 供应商编号 供应商简称 所属行业 总交货批次 总交货数量 合格率 合格批数 特采批数 退货批数 检验 单号 交货 日期 物资 编号 名称 规格 交货量 计数 分析 计量分析 特检 最后 判定 制表人: 审核人: 第8章 采购验收管理 8.1 采购验收制度规范 8.1.1 采购验收管理制度 为了确保采购物资的质量,企业应制定采购验收管理制度,以便对采购物资验收工作实现规范化管理。 采购验收管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了确保采购物资的质量符合企业生产经营的需要,防止不合格物资入库、投入使用或流向市场,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于企业对所有采购物资的验收工作。 第3条 相关定义 验收是指企业对采购物资的质量、数量、包装、规格进行查验,是保证采购物资质量的重要环节之一。 第4条 职责划分 1.质量管理部负责统筹安排物资验收作业,验收所有物资的数量、重量和规格,并检查包装及外观情况。 2.采购部负责控制采购物资的验收过程,协助验收采购物资,处理验收异常情况等。 3.技术部负责向质量管理部解释相关技术标准、提供技术帮助。 4.对于较为特殊的物资或设备,企业应组织质量管理部、技术部、采购部和使用部门一同参与检验。 第2章 采购物资验收规划 第5条 确定采购物资验收的内容 1.质量管理部应确定采购物资验收内容,采购部为其提供合理化建议。 2.采购物资验收的内容应包括以下三点。 (1)核对采购订单与供货商发货单是否相符,依据单据对物资的数量进行点收。 (2)检查物资外观,包括包装是否牢固,包装标志标签是否符合要求,开包检查物资有无损坏,物资的气味、颜色、手感等。 (3)仔细检查物资质量,主要检查其关键质量指标。 3. 在检验过程中,检验人员要记录物资验收信息。 第6条 确定验收方式 1.质量管理部负责确定具体的验收方式,采购部为其提供建议。 2.采购物资验收包括全检和抽检两种方式,对大批量到货一般只进行抽检。 3.若采用抽检的方式,则需要根据物资的特点、价值高低、物流环境等,确定合理的抽检比例。 确定抽检的比例时一般应考虑以下六项因素。 采购物资验收抽检比例考虑因素一览表 考虑因素 抽检比例 价值 采购物资单品价值高的,全查或抽检比例大;有些价值特别大的物资应全检 性质 采购物资性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的,验收比例大或全查 气候条件 在雨季或梅雨季节,怕潮商品抽检比例大;在冬季怕冻商品抽检比例大或全查 运输方式和工具 对采用容易影响物资质量的运输方式和运输工具运送的物资,抽检比例大 供应商信誉 对于信誉好的供应商生产的产品抽检比例小;反之则大 生产技术 生产技术水平高的供应商,物资质量较稳定,抽检比例小 第7条 选择验收方法 1.检验人员可以通过不同的方法进行验收,通常可以采用以下六种方法,检验人员应根据物资的特性,选择合适的方法。具体方法如下表所示。 采购物资验收方法一览表 检验方法 具体介绍 视觉检验 在充足的光线下,观察物资的颜色、状态、结构等表面状况, 检验是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等情况,对质量进行初步判断 听觉检验 通过摇动、搬运、轻度敲击等操作,听声音,判断物资的质量 触觉检验 利用手感鉴定货物的光滑度、细度、黏度和柔软度等,判断质量 嗅觉、味觉检验 通过货物特有的气味、味道,测定、判断质量 测试仪器检验 利用各种专业的测试仪器鉴定货物品质,如对含水量、密度、光谱等的测试 运行检验 对某些特殊货物,如车辆、电器等进行运行捡验,确保其能够正常运行 2.采购物资需要进行理化检验的,技术部应予以协助。 第8条 规范采购物资的验收时限 对不同数量、种类的物资,由于检验复杂程度、工作量不同,采购部应规定不同的验收时限。 1.对于外观易识别的物资的检验,检验人员应于收到物资后 天内完成。 2.需用化学或物理手段检验的物资,检验人员应于收到物资样件后 天内完成。 3.对于必须试用才能实施检验的物资,质量管理部主管在“物资验收报告表” 中注明预计完成日期,一般不超过 天。 第9条 规范物资验收要求 1.检验人员在物资验收前应了解物资验收规范。 2.一般情况下,普通物资需严格执行凭证手续不全不收、品种规格不符不收、品质不符合要求不收、无计划不收、逾期不收五项要求。 第3章 物资验收的实施管理 第10条 做好验收准备 1.采购部的采购专员应做好以下两项准备工作。 (1)采购专员应在供应商发货或企业自提起运后,通知质量管理部检验人员以及仓储部仓库管理人员做好采购物资验收准备。 (2)采购专员应准备好相应的检验材料,包括供应商的交货数量、种类、质量标准等。 2.仓储部仓库管理人员做好接货准备,一般情况下包括以下两个方面的准备工作。 (1)了解采购物资的基本性质,做好装卸机械、操作器具以及人员安排工作。 (2)落实物资检验地点。 (3)做好采购物资验收合格后入库的准备工作,包括储位准备、垫垛材料准备、入库单据准备等。 3.质量管理部应在接到通知后,立即做好采购物资验收准备工作。 (1)准备所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等,要保证测量准确可靠。 (2)为特殊的物资检验配备相应的防护用品,采取必要的应急防范措施,以防万一。 (3)研究物资质量要求文件,如有任何表述不清晰的地方应立即询问技术部。 第11条 物资接运 仓储部采用合适的装卸搬运方式将采购物资存放到指定的验收区。 第12条 核对单据 1.检验人员审核验收单据,包括订货合同、订货协议书。 2.检验人员核对供应商提供的验收凭证是否齐全,包括发票、质量保证书、发货明细表、装箱单、磅码单、说明书、保修卡及合格证等。 第13条 数量点收 1.检验人员核对供应商所交物资是否是采购订单上所列的物资、品种、规格。 2.检验人员清点物资数量,确定数量是否相符、是否有超交或不按期交货的现象。 (1)如果数量齐全,检验人员进行外观检验。 (2)如果数量不符,上报采购部,采取一定的措施。 第14条 外观检验 1.检验人员对有包装的物资检验物资包装表面状况,对无外包装的物资检验表面状况。 2.检查物资和包装容器上是否贴有标签,标签上是否注明物资品名、物资编码、生产日期、生产厂家和数量等内容。 3.若发现所装载的物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时,应先初步估算损失。对于不同程度的损失需要区别对待,其要求如下表所示。 不同程度损失的处理要求一览表 损失程度 处理要求 损失超过限定 检验人员应及时通知采购专员进行处理,并尽可能维持异常状态以便于处理作业 未超限定 依合格数量办理验收手续,并于“物资入库检验报告单”上注明实际情况 4.计算损失后,将物资外观检验结果登记在“采购物资检验报告单”上。 第15条 质量检验 1.检验人员选择合适的检验方法,对数量准确、表面完好的物资按照质量检验规范进行质量检验。质量检验应按照采购质量检验流程进行。 2.检验人员应对检验合格的物资做出合格标记,通知仓储部办理物资入库手续;对检验不合格的物资做出不合格标记,作进一步处理。 3.检验完毕后,检验人员应按照检验结果填制“采购物资检验报告单”。 第4章 物资验收结果处理 第16条 验收结果处理 检验人员应根据不同的检验结果,对采购物资做出处理,验收结果及处理方式如下表所示。 验收结果处理一览表 验收结果 处理方式 合格物资 ◆ 在外包装上贴“合格”标签,以示区别 ◆ 每天工作结束时,将本日所收物资的数量汇总填入“验收日报表” ◆ 通知仓储部办理合格物资入库手续,并将验收合格的物资信息及时传递给采购专员 不合格物资 ◆ 在外包装上贴“不合格”标签,并于“采购物资检验报告单”上注明不合格原因 ◆ 通知采购专员 交货数量短缺 ◆ 经过验收,若发现交货数量未达“订购量”时,及时通知采购专员 ◆ 对于以重量或长度计算的材料,其短交量在 %以下时,可在“采购物资检验报告单”的备注栏内注明超交数量,经过采购专员同意后通知仓储部办理入库手续 交货数量超额 ◆ 经过验收,若发现交货数量超过“订购量”部分,及时通知采购专员 ◆ 对于以重量或长度计算的材料,其超交量在 %以下时,可在“验收单” 的备注栏内注明超交数量,经过采购专员同意后通知仓储部办理入库手续 第17条 反馈处理决定 采购专员针对不同的物资验收结果做出不同的处理。 1.采购专员根据请购部门意见,对供应商交货数量不符的情况做出接收、选择性接收或拒收的处理决定,并告知检验人员。处理结束后,采购专员告知财务部按照实际接收数量付款。 2.采购专员根据请购部门意见以及供应市场情况,对不合格物资做出全部拒收或拒收不合格品的决定,并告知检验人员。获得反馈后,采购专员与供应商协商解决措施。 第18条 验收状态标识 检验人员根据采购部的审批意见对该批物资做出检验标识,以便开展后续作业。 1.对于验收合格的物资应标识“允收”标签。 2.对于数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资标识“特采” 标签,并追踪物资使用过程中的质量状况。 3.对于数量严重不符、质量不合格的物资应标识“拒收”标签。 第19条 处理不合格物资 1.采购专员收集“采购物资检验报告单”、采购订单、采购合同以及技术协议等相关资料。 2.采购专员依据采购质量资料和证明,与供应商沟通商议解决措施,双方达成一致后重新交货或补足应交货数量。 3.采购专员与供应商协商未达成一致的,采购专员上报采购经理。采购经理根据实际情况做出诉讼、仲裁的决策。 第5章 附则 第20条 本制度由质量管理部和采购部共同制定,其修改、解释权归质量管理部和采购部所有。 第21条 本制度经总经理核准后,自颁布之日起实施,修订时亦同。 8.1.2 采购退货管理制度 为了确保企业采购物资的质量,避免质量不合格物资进入企业生产或销售环节,企业应制定采购退货管理制度,强化采购过程中对不合格物资的退货管理。 采购退货管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范不合格品和超交量物资的退货处理工作,加强采购物资控制,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于企业对所有质量不合格物资的处理工作。 第3条 职责范围 1.采购部与供应商联系、协商,确定不合格品的处理方案。 2.质量管理部负责对不合格品进行判定、标识,并跟踪监督处理过程。 3.仓储部负责对判定后的不合格品进行区分、隔离和保管。 第4条 术语解释 本制度涉及的不合格品,是指质量管理部对照物资质量要求、工艺文件、技术标准对采购的物资进行检验和试验,存在一个或多个质量指标不符合采购合同规定要求的物资。 第2章 不合格品退货 第5条 不合格品检验依据 质量检验人员在进行不合格品判定时,应严格依照以下文件执行。 1.国家标准、行业标准。 2.企业提供的检验规范、标准或样品、物资设计指标、技术参数等。 3.质量管理历史资料及其他参考数据。 第6条 判定批量物资质量不合格标准 1.质量检验人员依据采购物资的特性与价值、运输方式和工具、供应商信誉、生产技术等因素,抽取一定数量进行质量检验。 2.质量检验人员根据抽检物资的质量情况,做出验收结论。 (1)抽检物资的质量合格率为 %,应做出批量物资合格的验收结论。 (2)抽检物资质量合格率为 %以上的,抽取此次抽选比例的 倍数目的物资进行检验,合格率达到 %的,做出批量合格的验收结论。 (3)抽检物资质量合格率为 %以下的,做出批量物资不合格的验收结论。 第7条 验收标记 1.发现不合格品时,质量检验人员在采购物资上作“不合格”标识。 2.仓储部将不合格品隔离。 3.质量检验人员出具检验报告,清晰描述不合格品的类型及程度,做出批量物资验收结论。 第8条 确定退货数量 对于批量不合格的采购物资需要全部安排退货,以保证批量物资质量统一。请购部门有特殊使用需求的除外。 第9条 办理退货 1.对于判定退货的不合格品,质量检验人员将物资用红色标识“退货”,并于“采购物资检验报告单”内注明退货。 2.质量检验人员开立“不合格品退货单”,质量管理部主管、物资请购部门主以及采购部主管共同签字确认。 3.采购部采购专员收集整理“采购物资检验报告单”、“不合格品退货单”及《采购合同》或“采购订单”。 4.采购专员联系供应商,办理退货事宜。 (1)供应商不按照《采购合同》履行退货手续的,采购专员上报采购部主管,采购部经理做出调解、诉讼或仲裁的决定。 (2)采购专员与供应商协商一致后,采购专员通知仓储部做好退货安排。 第3章 超交退货处理 第10条 处理原则 交货数量超过订单数量时,以退回多交物资为原则,但经请购部门经理同意者,可接受多交物资。 第11条 退货处理 超交如需退货时,采购专员应联络供应商进行处理。 第4章 附则 第12条 本制度由质量管理部和采购部自合作制定,其修改,解释权亦归其所有。 第13条 本制度呈总经理核准后,自颁布之日起实施,修订时亦同。 8.1.3 采购质量控制制度 为了确保采购物资符合企业生产及经营要求,企业应针对采购质量的控制工作做出明确、清晰的规范,以确保采购质量控制有据可依。 采购质量控制制度 第1章 总则 第1条 目的 为了有效控制采购物资质量,确保采购物资符合本企业生产经营的要求,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于本企业各类配套件、原材料、零部件、辅助材料及外购设备(以下统称为物资)的采购活动。 第3条 采购部的职责 采购部是物资采购的归口管理部门,其主要职责如下。 1.根据质量部门及技术部门制定的采购物资质量标准,按照采购规范程序执行采购。 2.负责配套件技术文件、更改通知的传递发放。 3.配合质量管理部进行各类物资的质量监督、质量改进及改进结果的验收、质量索赔及其他日常管理工作。 4.评价供应商的服务水平、交货时间等。 第4条 质量管理部的职责 质量管理部的主要职责如下。 1.负责编制《采购物资检验控制标准》。 2.负责评定供应商质量保证能力。 3.负责所有采购物资质量信息的收集、分析、反馈和处理工作。 4.负责采购物资、新增供应商的样品检验和试验及日常供货过程中的质量监督工作。 第5条 技术部的职责 技术部的主要职责如下。 1.向供应商提供完整、正确的采购材料技术文件和(或)样品。 2.同供应商签订有关技术协议和知识产权保护协议。 3.负责新增供应商的初选及新增供应商的物资技术认证工作。 4.必要时,与供应商共同进行技术开发。 第2章 采购质量控制程序 第6条 明确采购质量控制原则 1.必须向经过评定合格的供应商进行采购。 2.采购前应提供有效的采购文件和资料。 3.对某些突发场合所需的特殊材料、急用材料、技术研发所需材料,可向未进行供应商评定的供应商采购,由质量管理部检验专员进行验证,验证合格后,即可投入使用。 第7条 制订采购计划 1.采购部应按照以下三个步骤确定采购需求,如下图所示。 1 汇总计算 采购总需求 2 根据与客户签订 的长期协议、库 存量扣减可用存 量和预计到货量 3 确定采购净需求 编制采购计划 确定采购需求步骤示意图 2.采购计划经总经理批准后生效。 第8条 物资采购材料准备 物资采购前应准备好以下材料。 1.采购合同样本。 2.质量保证协议书(必要时)。 3.采购技术协议书、新物资开发技术协议书。 4.“三包”服务协议书(必要时)。 5.发放给供应商的技术文件。 6.采购计划。 7.其他相关材料。 第9条 市场调研 1.采购部根据采购物资基本信息,开展市场调研。 2.采购市场调研的主要内容是调查计划采购物资的市场行情和供应商信息,以及目前市场上的报价信息。 3.采购部根据市场调查信息,编制《市场调研报告》。《市场调研报告》经采购部经理审批后,作为采购实施资料。 第10条 供应商初选 1.原则上应选用企业供应商信息库中的供应商,但可视采购物资的具体情况选择新的供应商。 2.采购部选择供应商时应遵循以下七条标准,如下图所示。 1 供应商的管理人员须品行优秀,工作经验丰富 2 供应商专业技术水平高,专业技术人员经验丰富 3 供应商机械设备的性能和生产能力能够满足企业所需物资的生产要求,且机器设备保养维护良好 4 供应商有充足的原材料供应源,且原材料品质好 5 供应商质量管理部制度完善,并通过了相关的ISO质量认证 6 供应商的财务状况以及信誉良好 7 供应商企业管理规范、科学 供应商选择标准示意图 3.采购部初选供应商的数量不得少于三家。 第11条 试制样品检验 1.采购部应要求供应商提供采购物资试制样品,确保物资质量符合要求。 2.技术部和质量管理部填写“样品质量评价表”,做出供应商试制样品的检验结论。如下表所示。 样品质量评价表 编号: 日期: 年 月 日 供应商名称 地址 联系人 电话/传真 样品名称 数量 型号规格 检测部门 检测标准 检测结论 检测报告号码 用于何种产品 试用部门 试用情况 评价结果 评价部门工程师 主管 总经理 日期 第12条 签订采购合同 采购合同由采购部负责签订,采购合同至少应包括以下五方面的内容。 1.采购物资的品名、规格、型号和数量。 2.采购物资的技术要求。 3.交货期、交货地点。 4.价格、付款方式。 5.质量保证条款,该条款应明确规定以下五个方面的内容。 (1)企业验证采购物资质量的方式、方法、地点。 (2)采购物资的改进、改型及验证结果的处理,必要时,安排客户到供应商处进行验证。 (3)双方发生质量争端时的协调处理方式。 (4)供应商不合格品的处理方式。 (5)“三包”的服务承诺。 第13条 签订技术协议书 技术部负责签订采购技术协议书,其内容至少应包括以下三个方面。 1.双方共同确认的图样、技术条件、物资标准和验收标准。 2.对新物资需签订《新物资开发技术协议书》和《知识产权保护协议书》。 3.对于配套物资技术资料的发放、更改、回收等应按《技术文件和资料控制程序》有关条款进行控制。 第14条 采购物资到货验收 1.采购物资从供应商发运时或企业自提物资启运时,采购专员应准备好采购部需要提供的资料并通知质量管理部、仓储部或生产部做好接货检验准备。 2.采购物资到达企业后,采购专员电话通知质量管理部检验专员进行检验。对于需要入库的采购物资,仓储部应配合检验专员进行检验。 3.检验期间所收的物资应放置于仓库待检区,属于紧急放行的可直接进入生产车间(紧急放行物资应遵照企业《紧急放行管理制度》执行)。 4.质量管理部检验专员负责对仓库待检区的物资,按《采购验收管理制度》的规定进行检验,并填写相应的“采购物资检验报告表”。 5.相关人员根据检验结果处理采购物资。 (1)若验收合格,则予以进入仓库。仓库管理员办理入库事宜,进行保管、分发程序。入库物资的搬运、贮存、包装、防护和标识管理工作, 按企业仓储部的相关规定执行。 (2)若验收不合格,对该批物资依据《采购退货管理制度》执行,采购部及时与供应商进行沟通处理。 第15条 供应商质量评定 1.供应商评定内容包括供应商的配套物资质量、供货的及时性、价格水平和售后服务质量等方面。 (1)质量管理部与技术部应对供应商的物资质量做出评定。 (2)采购部对供应商供货的及时性、价格水平以及售后服务等方面做出评定。 2.采购部、质量管理部以及技术部应选择合适的评价方式在合适的时间对供应商进行质量评定。 (1)质量管理部与技术部负责对供应商的物资质量每年进行一次综合评定,评定结果需经运营总监审批。 (2)采购部对供应商的供货情况每半年进行一次评定,作为供应商质量评定的重要参考依据。 (3)采购部根据质量管理部与生产部的供货质量评估结果和供应商交货情况,综合评定供应商,做出不合格、合格和优秀的评价结论。 第16条 供应商质量问题处理 1. 企业各有关部门配合采购部收集、分析和反馈采购物资质量信息,必要时对供应商提出改进建议。 2. 对于连续发生质量问题的供应商,采购部及时发出停供整顿或取消资格的通知。 第3章 附则 第17条 本制度由质量管理部、技术部、采购部联合制定,报企业总经理审批。 第18条 本制度自颁布之日起实施 8.1.4 采购品质保证制度 采购品质管理主要有采购前规划管理、采购执行监控以及采购后考核三个阶段,只有综合处理好这三个阶段的品质管理工作,才能确保采购品质。采购品质管理涉及众多环节,控制难度较大。 采购品质保证制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范采购过程的物资品质管理,保证采购物资的品质,特制定本制度。 第2条 适用范围 本企业物资采购、验收、索赔等过程的品质管理,除另有规定外,均依照本制度执行。 第3条 权责划分 1.采购负责按照规范执行采购业务,强化品质管理。 2.质量管理部及技术部负责提供质量标准、质量验收、新供应商开发工作。 第4条 相关释义 1.供应商评鉴是指企业通过供应商品质、交期、价格、服务及相关评价,对供应商进行评级。 2.采购物资发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理统称为品质纠纷处理。 第2章 采购品质管理制度 第5条 文件资料要求 物资采购前,企业相关部门应提供下列文件资料,或在采购订单、采购合同内予以明确规定。 1.采购物资规格、图纸、技术要求等。 2.物资技术精度、等级要求。 3.各种检验规范、标准或适用规格。 4.所需物资认证要求或供应商品质管理体系认证要求。 第6条 选择合格供应商 1.除总经理特批外,采购部需向合格供应商订购。合格供应商一般要符合下列条件。 (1)经本企业供应商调查,列入合格供应商名列。 (2)经本企业供应商评鉴,资讯等级在C级以上的供应商。供应商评鉴标准如下表。 供应商评鉴标准表 评鉴项目 评鉴标准 总分 品质评鉴 进料批次合格率=(检验合格批数/总校验批数)×100% 得分=40×进料批次合格率 40 交期评鉴 如期交货得分25分 延迟1至2日每批次扣2分 延迟3至4日每批次扣5分 延迟5至6日每批次扣10分 延迟7日以上不得分 25 价格评鉴 价格公平合理,报价迅速为10分 价格尚属公平,报价缓慢为8分 价格稍微偏高,报价迅速为6分 价格稍微偏高,报价缓慢为3分 价格甚不合理或报价十分低效为0 15 服务评鉴 抱怨处理评分: 诚意改善得8分 尚有诚意改善得5分 改善诚意不足得2分 置之不理得0分 退货交换行动评分: 按期更换得7分 偶尔拖延得5分 经常拖延得2分 置之不理得0分 15 其他评鉴 采购部汇总生产管理、财务或其他部门供应商的评价、抱怨评价 5 评级标准 平均得分90至100分者为A等 平均得分80至90分者为B等 平均得分70至80分者为C等 平均得分60至70分者为D等 平均得分60分以下者为E等 (3) 提供的样品经本企业确认合格的。 (4) 类似物资采购存在良好记录的。 2.企业需要开发供应商的,新开发的供应商经过评价验证。 第7条 品质保证协定 在物资订购前明确由供应商承担品质保证责任,企业要求供应商承诺以下品质保证。 1.供应商品质管理体系需与本企业指定的品质保证系统一致,遵循XXXXX质量管理体系。 2.供应商所提供的物资已通过认证。 3.供应商保证物资制造过程有必要的控制与检测手续。 4.供应商生产物资应在出厂前逐批做抽样检验。 5.供应商随货送交其出货品质检验合格记录。 6.供应商接受本企业必要的供应商调查、评价及辅导工作。 7.保证物资在使用或销售中发生的因供应商失责导致的不良后果的责任承担与赔付。 第8条 供应商品质检验 供应商品质检验要重点控制以下三个阶段。 1.采购应了解供应商购料的品质,控制供应商生产物资的品质。 2.采购部应对供应商加工设备的保养、标准化作业的实行以及其他必要的项目实施检查,防止供应商在制造过程中出现不良品,必要时需要安排驻厂检验员抽查控制在制品的品质。 3.采购部应监督供应商出货检验是否按照采购标准,是否附上相关检验材料。 第9条 供应商交货验收规定 1.企业采购物资验收主要包括以下九项内容,如下图所示 确认供货商 确认送货日期 确认物资名称及规格 清点数量 物资标识 退还不合格品 处理短缺 品质检验 核对供应商交货单与企业订购单 采购物资验收 采购物资验收只要内容示意图 2.采购物资验收标准以及操作规范参照企业《采购验收管理制度》。 第10条 品质纠纷处理 1.采购部主要负责品质纠纷处理工作。 2.品质纠纷处理以双方事先约定的品质标准作为处理依据,并于采购订单上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等。 3.品质纠纷处理规定如下表所示。 品质纠纷处理规定一览表 类别 处理规定 退货 现货退货,要求供应商更换合格物资 订制品退货,要求供应商重做或修改至合格为止 取消订单 订制品无法修改 供应商技术能力不足 索赔 国内采购 供应商交货延迟导致企业损失,按实际损失向供应商索赔 破损缺短由供应商不足合格物资,若因此造成企业损失,按实际发生额索赔 因供应商原因导致物资在使用或销售中发现不良而造成企业损失的,依实际发生额索赔 其他原因导致企业损失的,按实际损失向供应商索赔 国际采购 发生破损短缺情形向保险公司或航运公司索赔 发生短卸情形向航运公司或保险公司索赔 发生短装情形向供应商索赔 第3章 附则 第11条 本制度由采购部制定、修改以及解释。 第12条 本制度自总经理审批后实施,修正废止时亦同。 8.1.5 电器设备验收管理制度 由于电器设备结构复杂,且不能进行破坏性检查。为了保证电器设备的质量,企业应专门制定科学、规范的电器设备验收管理制度。 电器设备验收管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了指导电器设备的验收工作,确保电器设备的质量,特制定本制度。 第2条 适用范围 本公司集中采购用以销售的电器设备,其验收工作均适用于本制度。 第3条 职责划分 1.仓储部验收人员负责验收入库电器设备。 2.仓储部相关人员做好电器设备接运、入库等工作。 3.采购部负责处理验收异常情况。 第2章 电器设备验收程序 第4条 验收准备 1.电器设备到货之前,采购人员应将采购订单或购货合同送交仓储部验收人员处,以提前做好电器设备验收、入库的准备工作。 2.采购部应协助向供应商索取装箱清单、标样测试分析报告、配置报告及批文、电器设备的相关说明资料等。国际采购电器设备时,除上述资料外,采购部还需向供应商索取装运单、外商发票、技术条款、进出口登记表、进口委托协议书等资料。 3.采购部应该向验收人员说明所购电器设备的名称、数量、规格、用途、特殊要求及注意事项,如怕潮、怕积压、易碎等。 第5条 电器设备接运 1.仓储部规划接运方式、人员准备、设备准备事宜,将到库电器设备存放至检验暂存区。 2.仓储部仓储管理人员做好验收合格入库的库位、装卸搬运设备安排以及人员准备工作。 第6条 核对单据 验收人员核对采购单据和交货单据,确保单据无误。 第7条 电器设备验收 1.应按照以下标准进行电器设备验收。 (1)验收人员根据采购部提供的装箱清单,清点装箱数量、规格是否无误,外观质量是否完好无损。 (2)检查随机的备品附件、工具、原件资料是否齐全,造册登记,由专人保管。 (3)某些不允许拆开包装的电器设备,原则上不允许开箱,如有确实需要开箱验收的应由采购部经理批准。 2.验收后,验收人员做出检验证明。 3.验收合格的,通知仓库管理人员安排入库事宜。验收异常的,通知采购部尽快处理,并按照采购部对验收异常的处理决定执行。 第3章 电器设备验收作业规范 第8条 电器设备验收通用标准 1.电器设备验收依据包括《消费品使用说明第二部分:家用和类似用途电器的使用说明》(GB5296.2-2008)、《实施安全质量许可制度的进口商品适用范围》、《实施安全认证电工商品目录》等。 2.电器的使用说明要用规范汉字书写,厂名、厂址不得使用汉语拼音、符号、标记、数字,计量单位应符合国家标准或专业标准的有关规定。 3.商品说明或标识使用两种以上文字时,相互之间要区分清楚。 4.电器商品(包括铭牌) 上彩色图形、符号等外标识的各种控制、调节标记,须在说明书中用汉字表明相应含义。 第9条 国产电器验收标准 1.国产电器必须有《电工商品认证合格证书》(部分电器)、厂家生产许可证(部分电器)、厂家营业执照、法定检验机构出具的检验报告等证书。 2.电器设备的销售包装上应标明设备名称及型号(规格)、商标、重量和数量、色别标志、包装外型尺寸、消费者须知、贮存运输注意事项和标志、必要的开启包装指示、制造厂名、相关认证标识等。 3.电器设备说明书应包括的内容至少以下12项内容,具体内容如下图所示。 电压、电源种类 主要使用性能指标 附件名称、数量、规格 接地 说明 电器设备说明书 包含的内容 故障及改进方法 组装和安装安放事项 名称及型号 额定 频率 额定输入功率 维护保养事项 售后服务事项 供应商 名称、地址 电器设备说明书包含的内容 4.经过安全认证的电工商品在商品的外包装上印制或粘贴安全认证标志(3C标志、长城标志、CE标志等)。 5.电器设备上或其包装内应附有合格证明和保修卡。 第10条 进口电器验收标准 1.进口电器上必须附带电工商品认证合格证书(部分电器)、进口商品安全质量许可证(部分电器)、商检部门检验情况通知单或委托检验结果单。 2.进口电器必须具备的中文说明内容的要求应同国产电器,并加注国内经销商名称和地址。 3.实施安全质量许可制度的进口商品必须在商品或外包装上印制或粘贴进口标志(CCIB标志)和安全认证标志(长城标志或3C标志等)。 第11条 特殊电器设备验收标准 1.特殊电器设备包括燃气设备、电话、传真机、手机及钟表。 2.特殊电器设备验收标准如下表所示 特殊电器设备验收标准一览表 名称 验收标准 燃气 设备 ◆ 验收国产燃气器具时必须查看厂家营业执照、厂家生产许可证、法定质量检验机构出具的检验报告等法律文件;进口燃气器具必须具备委托授权书、商检部门检验情况通知单或委托检验报告单 ◆ 燃气器具的中文使用说明标识内容包括商品名称、型号和条型码(自带码或店内码)、商标、制造者、经销商的厂名、经销商厂址和电话、操作使用说明书等;进口商品还需具备原产国、进口经销者的名称标识等 ◆ 应在商品或其包装内附有合格证明和保修卡 电话、传真机、手机等 ◆ 供应商必须具备生产许可证、电信终端设备入网许可证等 ◆ 必须具备的中文说明包括厂家名称和地址、规格型号、功能和作用要求、中文商品说明书 ◆ 商品上必须有电信终端设备入网标志和检验合格标准等 钟表 ◆ 国产钟表供应商必须提供厂家营业执照和生产许可证复印件等;进口钟表必须具备经销委托授权书、商品合格证等 ◆ 必须具备商品合格证、商品使用说明书,并标识品名、商标、型号、生产商的厂名、厂址等;进口钟表还需标注原产国(地区)、国内经销商的厂名、厂址 ◆ 应在商品或其包装内附上合格证明和保修卡,并且具备国内保修单位、地址及联系电话 第4章 附则 第12条 本制度由采购部和仓储部合作制定,其修改、解释权亦归其所有。 第13条 本制度呈总经理核准后,自颁布之日起实施,修订时亦同。 8.1.6 商超采购商品退换作业办法 商超采购商品退换作业办法 第1章 总则 第1条 目的 为了规范各门店退换不合格品作业,提高退换商品效率,特制定本办法。 第2条 适用范围 本公司经营性不合格品退换事宜均依照本办法执行。 第2章 退换商品操作标准 第3条 门店整理退换商品 1.退换商品应于外箱明显处注明供应商编号和名称或配送中心名称。 2.商品上架后,应立即于退货单右上角注明架位编号,在供应商或配送中心领取前勿任意更换位置,如有需要应更正退货单架位编号,以免造成寻找困扰。 3.门店仓库为整理好的退换商品安排适当架位集中存放以免遗漏(生鲜商品应存放于冷藏库)。 第4条 采购部协调退换货作业 1.仓库向供应商发出“退换货通知单”前,需由门店根据商品销量及库存状况提出退换货请求,经店长审核签字后以备忘录的形式转至采购部。 2.采购部与供应商协商退换货,达成一致后在系统中生成退换货报告(进价由采购部核定)。 3.对于退货作业,采购部通知财务部查询供应商账面货款金额是否足够扣款。如果足够扣款,财务部冻结该供应商货款;若不足扣款,财务部通知采购部,由采购部提出解决方案。 4.采购部将退换货报告传真至供应商及门店仓库,仓库可向供应商发出退换货通知。 第5条 仓库发送退换通知单 1.仓库管理人员应将当日“退换货通知单”传真或发送电子邮件给供应商。“退换货通知单”如下表所示。 退换货通知单 商品名称 商品编号 收货数量 退货数量 换货数量 商品单位 退(换)原因 库位号 说明 请贵公司在接到通知之后10日内到本公司门店仓库领回或换回商品,若逾期未领,则本公司有权自行处理,所发生相关费用由贵公司负责 2.仓库退货区应将退货单资料分食品/百货,按日期填写于商品退换通知单汇总表中,并交仓库管理人员分“食品/百货”依商品号码顺序整理后,按日期暂存于“10日内待领夹”中,等候供应商领取退换货。 第6条 仓库办理退换货手续 1.供应商应在约定的退换货时间前来门店仓库办理退货手续,仓库管理人员检查供应商“退换货通知单”及有效身份证明。 2.仓库管理人员从“待领夹”内取出其“退换货通知单”,依单上标有的架位编号找出待退换的商品。 3.两名仓库管理人员共同办理退换货事宜。 4.核查供应商身份、“退换货通知单” 无误后由仓库管理人员从系统中打印“退换货单”,由仓库主管、供应商签字后,将供应商取货人员的身份证件号码记录在商品“退换货单”上。其中,“退换货单”一式三联,分别交由指定人员。 (1)第一联交给供应商。 (2)第二联交给结算中心主管,作为扣款或换货会计处理的依据。 (3)第三联由仓管部留存。 5.退换作业完成后,仓库账管员更新仓库商品信息,并将相关退换商品单据传至财务部结算中心,由其编制“商品退换货结算单”。 第3章 退换异常处理规范 第7条 退换货差异处理 1.原包装商品一律不开箱检查,数量差异由供应商负责。 2.如属多件包装商品且在卖场退货给仓库时开过箱的,仓库在退货时由供应商或其指定的承运人按“商品退货单”实际电脑输入数点收,如无差异,在“商品退货单”取货员处注明“无差异”并签名,发现差异,在“商品退货单”差异处注明实收数并签名。 3.退换商品数量有差异时, 仓库应出具“退货差异单” 一式两联, 一联交供应商,另一联仓库留存。 4.在10日退货有效期内有差异发生,由仓库要求责任人赔偿。如已过10日退货有效期限,发生差异由供应商负责。 第8条 供应商逾期未退换货处理 1.退换商品自办理退换之日起10日内,供应商未领取且未电话通知如何处理时,仓库管理人员需将“退换货单”和需处理的时间以挂号信或保价快件的方式递送至供应商。 2.资料递送后,仓库管理人员需与供应商电话确认挂号信是否收到,并确认供应商何时来取,做好电话记录(包括联系时间、联系人姓名、对方回复等),如果对方称未收到则要查询邮件投递状况。 3.如供应商在约定的时间内仍未来取退换商品,相应各部门可填写“门店逾期未领退换商品处理单”(一式两份,一份交由部门经理保存,一份由客服主管予以追踪),经部门经理和店长签字后传给采购部确认,三日后由部门经理至仓库领取商品做出清处理,并与仓储部双方签字确认。出清时,应按照公司“商品出清流程”来操作。 4.门店经理须于商品处理完毕后将处理金额、处理时间、处理人填于表中,并附上相应单据交至客服主管处。客服主管签字确认后将此表影印一份交仓库管理人员保管。 第4章 附则 第9条 本办法由采购部和仓储部合作制定,其修改、解释权亦归其所有。 第10条 本办法呈总经理核准后,自颁布之日起实施,修订时亦同。 8.2 采购验收工具表单 8.2.1 验收清单表 编号: 日期: 年 月 日 订单号 物资 名称 物资规格 数量 外包装 检验 质量 签字 确认 备注 应交 数量 交货 数量 数量 结论 检验 项目 检验 标准 检验 结论 8.2.2 退货登记表 编号: 日期: 年 月 日 订单编号 退货名称 退货数量 退货原因 供应商 备注 质量不合格 数量不符 其他 质量管理部主管: 验收人员: 采购专员: 8.2.3退货换货清单 收货单号 采购计划单号 订货合同号 合同签订人 物资名称 物资号 收货数量 物资单位 供应商 退(换)原因 处理意见 采购经理: 采购专员: 收货员: 8.2.4 检验异常报告 编号: 日期: 年 月 日 物资编号 品名 供应商 交货日期 交货数量 样本数量 异常描述 序号 规格 问题描述 不良数 检验方法 备注 质量检验人员确认: 8.2.5采购质量控制表 编号: 日期: 年 月 供应商 交易情况 采购 单号 物资 名称 采购 数量 发货 批数 检验 批数 批抽 检率 总抽 检率 质量 水平 退货 记录 记录人 备注 8.2.6 采购检验报告单 编号: 日期: 年 月 日 物资名称 规格 批号 数量 采购日期 到货日期 供应商编号 供应商名称 检验记录 检验项目 检验标准 检验结果 合格 不合格 备注 验收数量 □ 足 □ 短缺 验收总评 □ 合格 □ 不合格 采购经理: 质量控制主管: 检验员: 8.2.7特采作业申请单 编号: 申请日期: 年 月 日 申请部门 物资名称 供应商名称 使用部门 物资编号 物资数量 异常内容 特别采购理由 检讨结果 技术部 生产部 质量管理部 采购部 总经理: 主管副总: 技术部经理: 生产部经理: 质量管理部经理: 采购部经理: 第9章 采购结算管理 9.1 采购结算制度规范 9.1.1 采购结算管理制度 企业建立采购结算管理制度,有利于规范企业采购结算的申请和审批、执行过程,减少采购结算风险。 采购结算管理制度 第1章 总则 第1条 为了达到以下目的,特制定本制度。 1.加强采购订购、付款、结算管理。 2.做好采购结算工作,确保按合同付款。 3.合理运用公司资金,维护公司利益。 第2条 本公司采购付款结算工作的相关事项,均依照本制度进行处理。 第3条 部门职责 1.采购部负责采购订购、结算方式确定以及结算单证传递等工作。 2.财务部负责按照合同规定查验结算单证,并与供应商办理结算事宜。 第2章 办理结算单证 第4条 采购部根据公司的请购需求与供应商签订《采购合同》,并负责向供应商发出订单,说明采购物资的型号、种类、技术指标、价格和数量等。 第5条 采购专员与供应商签订《采购合同》时,应明确规定货款的结算方式。一般情况下,不允许采用现金付款方式,可采用银行汇票、商业汇票、银行本票、支票、汇兑结算、委托收款、托收承付、信用卡结算八种结算方式。 第6条 采购专员要求供应商确认《采购合同》,并按照订单的各项内容监督供应商组织生产、备货,保证按期交货。 第7条 供应商交货时,采购部应会同仓储部、质检部根据采购订单的要求进行验货、入库,并认真填写“物资验收单”等相关单据。 第8条 采购部及时收集“物资验收单”,并做好分类、记录、存档工作。采购专员应定期汇总“物资验收单”,以此作为采购结算的重要依据。 第3章 核对结算单据 第9条 采购专员须将“物资验收单”与《采购合同》、订单等进行核对,确认单证所列内容全部一致后,对各项数据进行整理和汇总。 第10条 若“物资验收单” 中存在栏目缺失,或与订单、《采购合同》所列内容不符,采购专员应及时与仓储部、质检部、供应商联系协调,追查原因。 第11条 采购专员汇总相关单据,对缺失和不符的地方予以记录。 第4章 付款结算 第12条 采购专员确认各项数据准确无误后,填写“应付账款单”,列明应付款项明细。 第13条 采购专员将“应付账款单”送交采购主管审核并请其签署意见,经采购主管审核无误后,交供应商确认。 第14条 如果供应商对“应付账款单”存在异议,采购专员应重新审核已经发生的订单情况,并再次进行确认。 第15条 采购部将供应商确认过的“应付账款单”交与财务部,由会计人员根据采购订单、《采购合同》、“物资验收单”等进行审核,审核无误后交出纳人员查验。出纳人员在确认各类单据均符合财务规定、数据均一致后,办理结算手续。 第16条 根据合同规定的结算方式进行结算后,出纳人员须要求供应商在五日内提供发票等有关票据和证明文件。 第17条 采购专员依据财务部规定的报销程序,每半月集中办理一次报销手续,采购过程中发生的交通费、管理费、招标费用等均可依照报销制度予以报销。 第5章 应付账款管理 第18条 财务部负责采购应付账款的管理工作,并设立应付账款台账。 第19条 财务部应定期编制与供应商的往来对账单,每月发送至对方单位进行核对,并妥善保存对账记录。 第20条 采购部相关人员须归档保管相关的采购合同、提货凭证和首付款凭证,并设置备查登记簿,逐笔记录预付款、已付款和余款等。 第6章 附则 第21条 本制度由财务部负责制定,总经办核准。财务部保留对本制度进行修订和解释的权利。 第22条 本制度自颁布之日起执行。 9.1.2 采购付款管理办法 企业建立采购付款管理办法,有利于规范企业采购付款的执行过程,减少采购结算风险。 采购付款管理办法 第1章 总则 第1条 目的 为了降低采购成本,进一步规范公司采购及货币资金支付行为,结合本公司的实际情况,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于公司所有原材料、辅料、设备等物资的采购工作。 第3条 基本原则 1.公司所有物资采购工作一律实行比价采购制度。 2.严格执行决策、监督、检查等物资采购程序。 3.采购物资的数量、质量、金额须严格纳入公司计划管理,根据项目实施情况按计划实施采购。 4.公司支付采购进度款、材料设备款及各项费用时要严格执行签字程序。 第2章 付款申请及审批程序 第4条 采购专员应根据《采购合同》的付款约定,收集采购订单、“入库验收单”等相关单据及记录,核对合同的执行情况,汇总应付货款款项。 第5条 采购专员需及时、准确填写“付款申请单”、“应付账款表”。 第6条 主管副总在接到财务部审核过的“采购项目应付账款表”及付款申请后签署意见,在权限范围内进行付款审批。 第7条 对于大额采购项目的付款,在主管副总签署意见后,还须上报总经理审批,如总经理存在异议,则将“付款申请单”等票据转交主管副总处理。 第8条 财务部将验收单与采购合同副本、供应商开具的发票及其他银行结算凭证核对,以此作为是否支付货款的依据。 第3章 支付货款 第9条 财务部接到主管副总审批通过的“付款申请单”等文件后,应根据公司的相关财务制度安排付款事宜。 第10条 财务部会计人员及时开立付款凭证,交出纳人员办理付款手续。 第11条 出纳人员付款后,需在进货发票上盖“付讫” 章,再转交会计人员进行账务核算与处理。 第4章 账务核查 第12条 采购部按月向供应商取得对账单,将其与“应付货款明细账” 或“未付凭单明细表”互相调节,并查明发生差异的原因。 第13条 财务部的物资明细账应定期与采购部、仓储部的物资明细账进行核对,做到账账相符。 第14条 相关部门针对采购业务进行评审,找出差错问题,并提出相应的改进意见。 第5章 附则 第15条 本办法由财务部负责制定、修改及解释。 第16条 本办法自总经理审批通过之日起执行. 9.1.3采购付款对账管理制度 企业建立采购付账对账管理制度,有助于减少采购付款结算过程中出现的问题和错误,提高采购付款效率,降低采购结算风险。 采购付款对账管理制度 第1章 总则 第1条 为了达到以下目的,特制定本制度。 1.加强采购应付账款的管理工作,减少采购结算错误出现的次数。 2.理解应付款项目是否继续存在,及时发现应付款项目是否串户。 3.及时清理不良的应付款项目。 第2条 适用范围 本制度适用于企业在采购付款之前,与供应商的对账管理工作。 第3条 术语解释 本制度所称付款对账,是指会计人员完成报表后配合或主动与供应商核对往来账,双方签字或盖章确认的过程。 第2章 应付账款记录与核对 第4条 应付账款由财务部专人管理。所购物资入库的次日,仓管员将送货单、入库单等单据上交到应付账款管理员处,应付账款管理员要在收到单据的当天核对完毕。 第5条 应付账款的核对内容包括请购单、采购合同、送货单、验收单和入库单,所有单据核对无误后,加盖审核章,并记录应付账款。 第3章 应付账款对账管理 第6条 开展应付账款对账一般是应供应商的要求,会计人员应当认真积极应对;同时,在应付款单位或个人没有要求对账的情况下,会计人员应当每月进行自我检查,重点检查应付款账面出现负数的项目和大额应付款的项目。 第7条 每月与供应商进行一次对账,对账工作由采购员与会计人员共同完成。 第8条 每季度报表完成后两天内由采购会计或通过采购专员通知供应商提供对账明细资料,一般情况下,应要求供应商将对账单及时传真或递送到本公司,对账单件除有供应商的公章或财务印章外,还必须由经办人员的签字,对账单列明从上月底至本月 日止所有采购明细及欠款金额。 第9条 采购专员收到供应商的对账单后,应及时做好核对工作;核对无误后,将对账单交会计人员。 第10条 会计人员根据供应商提供的明细资料,与本公司账务记载数进行逐笔核对。如果与供应商的对账单存在差异,会计主管应立即查明原因。 第11条 核对完成后,会计人员应保存好明细资料,同时双方在供应商提供的“对账确认表”上签字确认。 第12条 对账后,会计人员应编制“应付账款汇总表”,内容包括应付账款总额、应付账款明细合计数及应付款金额。 第13条 对账特殊情况处理 1.如果供应商不能提供“对账确认表”,公司可以设置“应付账款对账确认表”供双方确认,并与供应商提供的明细资料一并存档。 2.如果应付款单位或个人已三个月没有主动与本公司联系对账,会计人员应当主动或通过采购部门与应付款单位或个人对账确认。 第4章 付款结算 第14条 供应商请款 1.只有经过对账确认后的款项,供应商才能请求付款。供应商请求付款时,首先应将按要求开具的发票、本公司入库单结账联及“月结对账单”提供给采购专员(发票必须与入库单一一对应,以便核对)。 2.采购专员收到供应商提供的发票、入库单结算联、对账单后,要做好审核工作,审核无误后,填写“结算清单”,交财务部会计人员。 3.会计人员收到上述单据后,及时进行核对,相符后在“付款申请表”上签字确认,并根据采购合同约定的付款期限,注明付款日期,在所有单据上加盖核销章。 第15条 付款的审批 所有付款必须填写“付款申请审批单”。付款申请由应付会计进行核对,财务部经理进行审核,总经理进行付款审批。 第16条 出纳人员根据“结算单”付款后,盖“已付款“章,把单据返回给应付账款管理员,应付账款管理员核销应付账款。 第5章 附则 第17条 本制度由财务部制定,经总经办审批签字后通过,财务部保留对本制度额解释和修订权。 第18条 本制度自颁布之日起实施。 9.1.4预付账款审批管理制度 企业建立预付账款审批管理制度,有利于规范企业采购账款预付和定金给付工作申请、审批、执行过程,减少采购付款风险。 预付账款审批管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了加强对预付账款的采购结算付款管理工作,减少供应商对公司资金的占压,使公司资金能够得到合理运用,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司所有预付物资的采购、结算、付款工作。 第3条 术语定义 预付账款是指公司按照采购合同或订单规定,预先支付给供应商的部分款项,以确保物资正常供应。 第2章 采购预付账款申请范围控制 第4条 预付账款的支付必须严格按照财务部规定的借款授权权限进行审批。 第5条 公司采购预付的适用范围 1.合同中明确约定以“先款后货”方式结算的账款。 2.对于较大的订单,为得到额外折扣且额外折扣不低于 %时,采取一定预付款的形式,但是在执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。 3.合同中规定超额度进货需“先款后货”时。 第3章 采购预付账款申请审批程序 第6条 采购部与供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判,双方达成一致意见后,确定采购的付款方式为预付款采购,经采购部经理及总经理审批后双方签订《采购合同》。 第7条 合同签订后,采购部根据公司生产、经营的实际需要发出采购订单,详细说明采购货物的数量、质量要求、技术指标要求、价格和交货日期等内容。 第8条 采购部相关人员根据采购订单预算情况,计算预付款数额,填写《预付款申请书》,报采购部经理、财务部、总经理审批。 第9条 预付款申请经总经理审批通过后,财务部按照相应程序将货款划入供应商账户,保存好汇款或付款凭证,同时通知供应商查收款项并开具发票。 第10条 经验收确定货物不存在质量等问题后,采购部根据合同规定,要求供应商开具发票,经本公司校验无误后,安排支付剩余货款,并填写“应付账款单”上报采购经理、财务部、总经理审批。 第11条 总经理审批后,财务部按照相应程序付款,保存好付款凭证,由采购部通知供应商查收货款并索取发票,财务部校验发票后,进行会计记录、做账,同时保存相关单证。 第4章 预付账款采购过程监督 第12条 为加强对预付账款购进物资的监控与管理,采购结算主管须设置采购预付款台账,并定期向采购部经理和财务部提交报表。 第13条 采购预付款台账应满足以下三项要求。 1.预付款台账要按供应商名称、物资类别进行分类登记。 2.同一供应商有多笔预付款尾款未清时,应按货款支出的先后顺序逐笔填列支付金额、余额及其付款日期等相关内容。 3.采购预付款台账中登记的数据须与财务部的相关数据保持一致,对已到货未入库的物资不得扣除。 第5章 附则 第14条 本制度由财务部制定,经总经办审核批准后通过。 第15条 本制度自颁布之日起实施 9.1.5预付账款追踪检查制度 企业建立预付账款追踪检查制度,有利于规范企业预付账款管理工作,降低采购付款风险,防范采购舞弊行为。 预付账款追踪检查制度 第1章 总则 第1条 目的 为了控制预付账款的采购结算工作,监控预付账款支出的合理性,并对各类违规行为做出妥善处理,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于企业对采购预付账款的追踪审查工作。 第2章 建立健全预付账款内控体系 第3条 设置“预付账款”会计科目。 1.企业应设置“预付账款”会计科目,核算企业按照购货合同规定预付给供应商的款项。 2.“预付账款”科目应按供应商设置明细账,进行明细核算。 3.“预付账款”科目期末如何借方余额,反映了企业实际预付的款项;期末如为货方余额,则反映了企业尚未补付的款项。 第4条 预付账款核算处理 1.企业因购货而预付的款项,需借记“预付账款”科目,货记“银行存款科目”。 2.收到所获物资时,根据发票账单等列明应计入购入物资成本的金额借记“物资采购”或“原材料”、“库存商品”等科目,按应付金额,货记“预付账款”科目. 3.补付的款项,借记“预付账款“科目,货记”银行存款“科目;退回多付的款项,借记“银行存款”科目,货记“预付账款”科目。 4.企业的预付账款,如有确凿证据表明其不符合预付账款性质,或者因供货商破产、撒销等原因已无望在收到所购货物的,应将原计入预付账款的金额转入其他应收款。企业应按预计不能收到所购货物的预付账款账面余额,借记“其他应收款 预付账款转入”科目,货记“预付账款“科目。 第5条 建立预付账款内控制度 企业应建立企业预付账款内部控制制度,明确以下事项。 1.建立明确的职责分工。 2.确定总账、明细账,以及不听账户登帐的负责人。 3.确定各类预付账款的形式,以及对不符合规定的预付账款的处理方式。 4.建立坏账损失审批制度。 第3章 预付账款内控体系的审查 第6条 财务人员应定期对预付账款内部控制制度进行审查,确认其是否达到企业内控的要求,并且根据内控制度检查过程中发现的缺漏,不断健全预付账款内部控制制度。 第7条 财务人员在对预付账款内部控制制度进行审查时,应注意以下六项内容是否合格。 1.是否建立了明确的职责分工制度。 2.是否按照不相容这则进行分工:“预付账款”方的总账和明细账户的登记应由不同的人员分别登记;现金收款员不得从事预付账款的记账工作。 3.预付账款的形式是否经过的严格审批,是否严格按照合同的规定执行。 4.是否建立了催收货款制度。企业发生的预付账款是否及时按照合同的规定清算、催收。 5.对于长期未收回的预付账款,应查明原因,必要时可派人索要。 6.审查是否建立了完善的坏账损失审批制度。企业发生的预付账款,如已形成坏账损失,经过必要的审批后,方可转入“其他应收款”科目,列作“坏账损失”入账。 第8条 除转入“其他应收款”科目的预付账款外,其他预付账款不得计提坏账准备。 第4章 预付账款检查管理 第9条 审计人员必须定期对“预付账款”账户进行检查,对预付账款操作过程中的各类疑点进行追查处理。 第10条 审计人员在审阅“预付账款”账户或有关会计凭证时,如果发现线索或疑点,应及时追踪查证。 第11条 预付账款账户审计内容 1.由于预付账款业务须以合法合同为基础,因此审计人员要核对每一笔预付账款业务是否有对应的合同,查证合同上规定的预付账款数额是否与预付账款发生额相符,并对采购合同的合法性、合理性进行查证,以确定是否存在以虚假或不合理合同串通作弊、虚列预付账款的问题。 2.查阅预付账款总账与明细账,看其余额是否相符,还应注意明细账中相关摘要的叙述是否清晰,必要可调阅相关记账凭证和原始凭证。 3.审计人员应查证预付账款业务关联单位,确定是否存在虚假预付账款业务,以及预付账款业务是否正确。 4.查证购货入库记录,查看有无重复付款或将同一笔已付清的账款在预付款和应付账款两个科目中同时挂账的情况。 5.查证“预付账款”明细账的账龄长短及相关的记账凭证、原始凭证。如果账龄过长,则存在利用“预付账款”转移资金或进行其他舞弊行为的可能。 第12条 审计人员在审查过程中应特别关注以下情况。 1.“预付账户”账户是否存在挂账问题。 2.采购业务“预付账款”账户的摘要栏说明不真实或模糊不清。 3.采购业务中是否存在会计不真实、不合法的情况,是否缺乏原始凭证。 4.是否讯在证证、账证不符的情况。 第13条 如果发现以上疑点,则账户有可能存在问题,审计人员可以进行进一步的审阅、核对有关会计资料,调查询问有关人员,从而查证问题。 第14条 问题查证完成后,审计人员应根据具体情况作出适当的调整,并相关责任人进行处理。 9.2 采购结算工具表单 9.2.1 采购结算单 供应商: 合同号: 收货单号: 验收单号: 日期: 年 月 日 品种 规格 结算规格 换算率 (每片) 计算单位 数量 面 积 含税单价 不含税单价 税率 (%) 金额 税额 价税合计 合计 预付金额 实付金额(大写) 备注 经办人: 财务负责人: 9.2.2 预付申请单 编号: 日期: 年 月 日 申请部门 申请人 付款类别 □ 订金(尚未开发票) □ 分批交货暂支款 付款金额 总货款金额 说明 采购经理 审核 财务经理 审核 财务总监 审核 审核人: 财务部: 总经理: 9.2.3 账款核对表 供应商名称: 电话: 传真: 交货日期 交货/退货单号 采购 单号 物料 编号 品名 规格 型号 数量 单价 单位 金额 备注 采购 前期 本次 合计 制单人: 审核人: 签章人: 对方确认: 9.2.4 应付账款明细表 日期 项目 往来单位 应付金额 应付明细备注 核对情况 备注 核对内容包括:原始单据是否齐全、原始凭证内容是否完整、是否经授权批准、是否有现金折扣 9.2.5 现金采购申请表 单位: 编号: 日期: 年 月 日 采购物资 支票号码 支汇汇现 票款、票金 用途 金额 供货单位全称 开户银行 账号 申请人 采购部经理 意见 财务部经理 意见 总经理意见 第10章 采购库存管理 10.1 采购库存制度规范 10.1.1 库存计划管理制度 库存计划管理制度主要用于规范企业库存计划制订过程,指导计划编制过程。 库存计划管理制度 第1章 总则 第1条 目的 制定库存计划管理制度的具体目的如下。 1.对库存物资进行分类,根据不同的物资类别选择不同的订购方式。 2.明确库存物资订购方法,计算合理的物资采购时间及采购量。 3.科学合理地确定最佳订货量,节约企业物资订货成本。 4.用最少的人力、物力、财力把库存管理好,获取最大的供给保障。 第2条 适用范围 本制度适用于仓管、物控人员制定、执行、调整库存计划等。 第3条 管理职责 1.仓储人员负责制定库存计划文件。 2.仓储主管负责审核修订库存计划,并监督仓储管理人员按照库存计划执行。 3.财务部主管审核库存计划的成本是否合理。 4.总经理对库存计划文件进行审批。 第2章 库存计划的制订 第4条 计划资料收集 仓储人员根据需要收集制订库存计划的相关资料,具体的资料包括生产计划、上年度的《物资库存报告》、产品的加工时间、仓储容量、实际的库存量、订购时间、订货提前期等。 第5条 库存物资分类 1.仓储人员根据现代仓储管理技术ABC分析法,对仓储物资进行系统分类,以便按类型确定后续的库存量,选择库存控制方式。 2.ABC分析法主要按成本比重高低,将仓库内各类物资划分为A、B、C三类,其划分标准、使用范围具体如下表所示。 库存物资的分类表 类别 划分标准 使用范围 占储存成本比重 实物量比重 A类 70%左右 不超过20% 品种少、单位价值高的存货 B类 20%左右 不超过30% 介于两者之间的存货 C类 10%左右 不超过50% 品种少、单位价值低的存货 第6条 库存控制方式的选择 仓储人员根据A、B、C三类物资的不同特点选择不同的库存控制方式,常用的库存控制方式包括定量库存控制和定期库存控制两种。 1.定量库存控制法是预先确定一个订货点和订货批量(一般以经济批量EOQ为标准),随时检查库存,一旦库存量下降到规定的订货点就立即提出订货。 2.定期库存控制法是按预先确定的订货时间间隔(T)按期进行订货。 定期订货法的决策思路是每隔一个固定周期检查库存储备量,根据盘点结果与预定的目标库存水平的差额确定每次订购量。 第7条 订货时间及订货量的确定 定期库存控制方式下的订货时间及订货量的确定 (1)仓储人员按固定的日期下达物资订购指令,订购数量根据库存的情况而定,公式如下。 订购数量=平均日需用量× (订购时间+订购间隔期)+保险储备量-实际库存量-已订未达数量 (2)在下达订购指令之前,仓储管理人员需检查实际库存,避免物资存量超标。 第8条 编制库存计划草案 仓储人员整理各种物资的分类、订购方式、订货时间、订货量等信息,形成库存计划草案。 第9条 库存计划草案的审核审批 仓储人员将库存计划草案报仓储经理审核、总经理审批,审批通过后,便成为正式的库存计划文件。 第3章 库存计划的执行 第10条 物资库存信息更新 仓储人员对各类物资的储存库位、储存区域和分布状况进行日、周、月的跟踪管理,确保每项物资的货位和区域的分布能够随时间、数量的变化而做出相应的改动。 第11条 订购指令的下达 1.仓储人员根据掌握的物资数据,判断采取定量订购方式的物资数量是否达到了订货点量,如达到则下达订购指令。 2.仓储人员对于定期订购的物资,如果到达固定的日期,则下达订购指令;在下达订购指令之前,仓储管理人员需检查实际库存,避免物资存量超标。 第12条 计划执行过程监督 仓储主管应随时监督仓储管理人员是否按照库存计划来执行,对于仓储管理人员执行不到位、不按计划执行的情况进行纠正,并将执行情况记录在案。 第13条 执行问题处理 1.仓储人员在执行过程中,如果发现库存计划存在不合理的地方则要及时反馈给仓储经理。 2.仓储主管对问题及时进行处理及汇总。对于库存计划中确实存在不合理之处,需要及时调整的,报总经理审批,审批通过后执行调整。 第14条 计划变更与调整 仓储主管对收集汇总的问题进行分析,找出问题的根本原因,并对库存计划进行调整,将调整后库存计划及注意事项传达给仓储人员,以便实施。 第4章 计划执行反馈和改进 第15条 计划执行总结 计划执行完成后,采购人员对库存计划制订执行过程中得出的经验教训进行总结,为以后制订库存计划及库存控制作参考。 第16条 库存管理改进 仓储人员应根据库存计划执行过程中存在的各类问题,吸取经验教训,改进库存计划编制方法,改善库存管理工作。 第5章 附则 第17条 本制度由仓储部制定,解释权归仓储部所有。 第18条 本制度自颁布之日起执行。 10.1.2 库存周转管理制度 库存周转管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为达到以下目的,特制定本制度。 1. 合理控制库存数量,降低存货数量和存货损失。 2. 加快库存周转,缩短周转周期,减少资金积压。 第2条 适用范围 本制度适用于公司所有库存物资的库存周期管理工作。 第3条 管理职责 1. 仓储主管负责审核《库存周转速度优化方案》,并监督实施。 2. 仓储人员负责制定并实施《库存周转速度优化方案》。 第4条 术语定义 本制度所称库存周转速度,一般情况下可以用库存周转天数和库存周转次数来表示。 其中,库存周转次数是指一定时期内企业存货的使用数量与存货平均月的比值,是库存循环使用或周转次数的平均值,也是衡量和评价企业购入存货、投入生产、销售收回等各环节管理效率的综合性指标。 第2章 准备工作 第5条 收集库存周转信息 1.仓储人员收集同行业的库存周转速度及本公司前期的月库存量、月初库存、月末库存等信息,以便进行后期的周转速度的对比分析。 2.仓储人员应随时记录物资的出入库数据,了解企业现在的库存状况,收集计算库存周转率的数据,包括月初库存、月末库存、每月的出库量及全年的出库总量。 第6条 计算库存周转速度 仓储人员需计算企业的库存周转次数,了解现在的库存周转速度,具体的计算公式有如下两种,企业可以结合实际情况合理选择使用。 1.库存周转次数=期内出库总量/ 2.平均库存周转次数=全年出库总量/ 第7条 周转速度的对比分析 1.仓储人员将计算的库存周转速度与同行业库存周转速度进行比较,或与企业内部的其他期间数据进行比较,判断公司的库存周转速度是否合理,找出库存周转速度不合理的根本原因。 2.造成库存周转速度不合理的主要原因包括:没有设定合理的库存量,物资采购安排不合理,没有规范化的库存管理制度等。 第3章 《库存周转速度优化方案》制定与实施 第8条 制定《库存周转速度优化方案》 为控制库存,使公司保持合理的库存量,公司需制定《库存周转速度优化方案》,具体内容如下。 1.合理制定订购频次,如果公司库存周转过慢可采取少量多次的订购策略,反之则可采用多量少批的订购策略。 2.采用先进先出的库存策略,使物资不存在积压等现象,以便物资进行正常周转。 3.准确预测采购批量,使订购物资能够准时生产,减少库存周转天数。 4.尽量压缩物资订购周期和生产周期,缩短物资的采购周期,加快库存周转速度。 5.在保证企业经营顺利进行的情况下,设定合理的每月安全库存量,使库存周转正常进行。 第9条 方案审核 1.仓储人员及时将制定的《库存周转速度优化方案》交仓储主管进行审核。 2.仓储主管需保证《库存周转速度优化方案》具有合理性和可操作性。 第10条 实施《库存周转速度优化方案》 方案审核通过后,仓储人员按照此方案实施库存控制工作。 第4章 考核与总结 第11条 设定库存周转控制目标 仓储人员需设定合理的库存周转控制目标,以便对《库存周转速度优化方案》的执行情况进行考核。 第12条 考核评价 仓储主管对仓储人员的实施情况进行考核评价,检查库存周转次数是否达到了预定的目标。 第13条 总结 仓储人员应及时对实施过程中的经验和难点进行总结,以供后期开展库存管理工作时参考。 第5章 附则 第14条 本制度由仓储部制定,解释权归仓储部所有。 第15条 本制度自颁布之日起执行。 10.1.3 库存呆滞品管理制度 库存呆滞品管理制度 第1章 总则 第1条 目的 制定本制度的目的如下: 1.正确识别库存呆滞品。 2.有效指导呆滞品的处理工作,做到物尽其用,减少资金积压。 3.充分利用仓储空间,降低库存成本,减少企业损失。 第2条 适用范围 本制度适用于企业对所有呆滞原材料、辅料、外购件、外协件、成品及半成品的处理工作。 第3条 管理职责 1.总经理负责对本制度的最终审批。 2.仓储部主管负责制度的拟订、审核执行及对呆滞品处理作业的勾稽管理与执行监督。 3.仓储人员负责呆滞品的申请报备、盘存统计、数据报告及处理跟催。 4.质量管理部负责提出呆滞品的质量检验处理意见。 5.技术部负责呆滞品拆用处理过程的技术指导。 6.财务部负责相关统计数据的验证与核对,以及相关单据的财务勾稽及呆滞品处理的损益提报。 7.采购部负责提报呆滞原材料、辅料的处理意见, 以及出售、交换、退货等处理工作。 第4条 术语定义 1.本制度所称呆料,是指存量过多、消耗极少且库存周转率极低的物资,它是百分之百可用并保留原有特性和功能的物资。 2.本制度所称滞料,是指质量不合标准、存储过久、已无使用机会,或虽有使用机会但用料过少或因陈腐、劣化、革新等现状已不适用的需专案处理的物资。 第2章 呆滞品处理计划和审批 第5条 呆滞品认定 各部门人员定期对管辖区域内的物资进行盘点,确认和统计呆滞品,并分析呆滞品产生的根本原因。常见的呆滞品认定说明如下表所示。 呆滞品物料分辨说明表 分类 特征 呆滞原材料、外购件及外协件 因用料预算过多,请购、订购不当,或订单取消原因产生, 质量不符合标准、材料剩余,物资存量过多,消耗极少,并且库存周转率极低 呆滞成品 半成品 由于生产计划不当;生产安排过剩、订单取消等原因产生;产品入库时间超过一年未销售或未售完者;正常产品虽未超过一年但有质量问题者;特殊代工产品超过六个月未能转售或转售未完者;生产所发生的次品;客户订单取消超过六个月未能转售或转售未完者;试制品入库超过三个月未出库者 第6条 呆滞品处理申请 仓储部、责任车间及其他部门均可对本部门管辖内的呆滞品提出处理申请,其申请程序如下。 1.仓储人员申请。仓储人员根据呆滞品清单填写“呆滞品申请处理表”,注明呆滞原材料、外购件、外协件、成品及半成品的处理原因,报仓储主管审核。 2.责任车间组长申请。生产中心责任车间组长将车间呆滞半成品、原辅余料汇集一处,每月定时填写“呆滞品申请处理表”,交车间主任审核。 3.其他部门申请。技术部、质量管理部等部门产生呆滞原材料、半成品、成品,部门主管定期安排部门人员填写“呆滞品申请处理表”,交仓储部主管审核,或者退仓交仓储部主管申请处理。 第7条 呆滞品处理申请的受理 1.各部门主管具体判断部门内部上报的物资是否为呆滞品,并确定呆滞品产生的原因及数量。 2.各部门主管对呆滞品处理的申请原因进行审核,如果各项信息真实准确,各部门主管则签字转申请人,反之则退回申请人重新整理。 第8条 呆滞品数量盘点统计 呆滞品处理数量需经过仓储主管确认,仓储主管安排仓储人员对呆滞品进行盘点、统计,确认无误后对申报数量进行签名确认。 第9条 呆滞品的检验鉴定 1.申请部门将呆滞品送到待检区后通知质量管理部质检人员进行检验确认。 2.质检人员按申请部门填制的“呆滞品申请处理表”对实物进行判定,对符合呆滞品要求的实物进行检验,并在“呆滞品申请处理表”上注明检验结果,对描述不清或不属呆滞品的物资,退回申请部门重新整理。 第10条 “呆滞品申请处理表”的会签 申请部门将质量管理部检验完毕的“呆滞品申请处理表”提交责任车间主任、仓储主管、质量管理主管、技术主管会签,并出具相关的处理意见。 第11条 “呆滞品申请处理表”的审批 申请部门将会签完毕的“呆滞品申请处理表”提交总经理审批,审批通过后转入呆滞品处理,同时将审批通过后的“呆滞品申请处理表” 复印分发给仓储人员、质量管理人员、技术人员、财务人员,审批不通过则注明原因退回申请部门。 第3章 呆滞品处理实施 第12条 呆滞品处理方法选择 各部门需对各种呆滞品选择适当的处理方式,以便进行后期处理。常用的呆滞品处理方法主要有五种,包括转用、交换、让价出售、拆用和报废。 1.转用。对于呆滞品在本部门管辖区域内无法使用的,可以调拨到其他部门、车间使用,充分发挥其价值。 2.交换。对于经常合作的供应商,如果供应商同意,可以与供应商协商交换其他可用物资。 3.让价出售。对于本公司已无使用机会或使用价值,但是其他企业却可使用的物资可低价转让。 4.拆用。对于某些物资可以拆解成零部件调于其他订单使用的,可以进行拆解处理。 5.报废。对于陈腐不堪、已无使用价值的物资,可进行报废处理。 第13条 呆滞品处理过程监控 各部门主管将部门管辖内的呆滞品交与相应的部门进行处理,在处理过程中,应遵循如下四条规范。 1.各部门主管可以将转用的物资交与相应的可以利用此物资的部门,部门之间完成相关手续。 2.采购部将可以交换、让价出售的物资进行相应的物资交换和让价出售。 3.技术部指导开展呆滞品的拆解处理工作,并将拆解出的零部件进行登记。 4.各部门将报废的物资放在废料区,公司安排仓储人员进行统一销毁。 第14条 跟进处理结果 呆滞品处理申请部门按“呆滞品申请处理表”的处理意见与办法进行跟进,确保呆滞品得到及时处理。 第15条 编制损益报告 财务部主管会计对呆滞品的处理结果进行相应的财务勾稽及监控,并由材料会计协助进行损益分析,编写《呆滞物料处理损益报告》,并入相关成本账册。 第4章 附则 第16条 本制度由仓储部制定,解释权归仓储部所有。 第17条 本制度自颁布之日起执行。 10.2 采购库存工具表单 10.2.1 库存计划表 编号: 日期: 年 月 日 目次 品名 编号 产品量 单位用量 用量小计 损耗 率 (%) 总用量 库存量 需求量 单价 金额 需要日期 请购单号 备注 制表人: 审核人: 10.2.2 补货计划表 编号: 日期: 编号 品名 规格 生产量 单位 用量 用量小计 耗用率 用量 库存量 补货 量 补货日期 单价 金额 备注 数量 单位 库存 数量 10.2.3 库存物资清单 编号: 日期: 年 月 日 序号 物资名称 规格 类别 库存数量 单位 状态 存储位置 备注 制表人: 审核人: 10.2.4 物资存量明细表 编号: 货物名称 规格型号 储位名称 储位编号 货物编号 单位 补货安全存量 最低安全库存 日期 凭单号码 摘要 入库量 出库量 结存量 备注 10.2.5 呆滞品申请处理表 编号: 日期: 年 月 日 序号 品名 规格 型号 位号 数量 单价 价值 处置 方式 处置 费用 收入 仓管人员意见 仓储主管意见 审核人: 制表人: 10.2.6 呆滞品处理损益报告 编号: 单位: 日期: 年 月 日 物料内容明细 处理损益 出售损益 报废损益 利用率 合计 单号 名称 规格 数量 入库日期 处理数量 处理日期 账面 实价 售价 账面损益 价格 差异 账面 实价 处理收入 账面损失 账面 损益 制表人: 呆滞料处理人: 主管会计: 总经理: 第11章 采购成本控制 11.1 采购成本制度规范 11.1.1 采购询价管理制度 采购询价是指采购方向供应商询问商品价格,从中获得最准确的价格信息,以降低采购成本的活动。 采购询价管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范公司的采购询价工作,了解市场物资价格状况,有效控制采购价格,提高采购成本控制水平,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司所有物资采购询价工作。 第2章 询价前期准备工作管理 第3条 制订询价计划 相关部门提出采购需求,经过批准后由采购部经理制订询价计划。 第4条 制作“采购询价单” 1.采购人员根据采购部经理制订的询价计划,及时按照公司相关要求制定“采购询价单”。 2.“采购询价单”包括采购物资的品名与料号、需求数量、采购物资的规格与质量、报价基础要求、付款条件、交货方式及交货地点等基本信息。 第5条 询价准备 按照采购部经理的安排,采购询价人员进行询价准备,收集相关资料,通过查阅供应商信息库和《市场调查报告》等方式掌握供应市场动态。 第6条 确定询价供应商名单 1.采购询价人员根据市场调查与分析结果,选择符合条件的询价供应商并制作成名单,交采购部经理审核确认。 2.对于非初购的物资,采购询价人员应在供应商库中查询原供应商,并直接列入询价供应商名单。 第7条 发出询价通知 经采购部经理审核确认后,采购询价人员编制询价文件,并向询价供应商发出询价通知。 第3章 询价过程管理 第8条 一般询价 1.如果拟采购的物资需附图纸或规范,采购询价人员应在向询价供应商发送询价通知时附上图纸或规范。 2.采购询价时,采购询价人员应明确报价期限,确保采购作业的时效性与公平性,对于逾期报价的供应商一律不予受理(经采购总监核准者除外)。 第9条 设备询价 设备类物资的“询价单”中至少应注明下列四项内容。 1.要求供应商提供设备正常运转 年以上的质量承诺,保质期间所需的各项备品应由供应商无偿提供。 2.要求供应商列举保质期满后保养所需的“备品明细单”,包括品名、规格、单价、更换周期等,并注明备品价格的有效年限与日后调价原则。 3.要求供应商提供设备的装运条件及其体积与重量。 4.要求供应商提供设备安装办法、试运行条件等事项的详细说明。 第4章 询价结果管理 第10条 收集供应商报价信息 采购询价人员应在规定的询价截止日期前收集所有供应商报价。 第11条 编制《采购询价报告》 采购询价人员在截止报价后,汇总并整理所有报价,经过对比分析,编制《采购询价报告》交送采购部经理审核。 第12条 确定候选供应商 采购部经理审核并提出采购意见后,由采购总监对《采购询价报告》进行审批,确定候选的交易供应商。 第5章 附则 第13条 本制度由采购部制定、修订和解释。 第14条 本制度自颁布之日起执行。 11.1.2 采购成本管控制度 采购成本管控是指采购部通过控制采购价格、采购数量等方式降低采购成本,提高企业竞争力。 采购成本管控制度 第1章 总则 第1条 目的 为了加强采购成本控制,降低采购成本,提高企业竞争力,根据国家有关规定,并结合本企业实际情况,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购成本管控的相关工作。 第3条 采购成本构成 采购成本包括维持成本、订购成本及缺料成本。 第4条 采购成本控制要点 企业采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制,采购成本管控的关键点如下。 1.确定最优的采购价格。 2.确定合理的采购订货量。 3.确定合适的交货和付款方式。 第2章 采购计划与预算管控 第5条 制订采购计划 1.常备物资的采购计划由采购部相关人员根据采购申请、库存情况及物资需求计划制订,经采购部经理审核后报总经理审批。 2.其他物资采购计划由采购部相关人员根据各部门的采购申请制订,经采购部经理审核后报总经理审批。 第6条 制定采购预算 1.在制订采购计划的同时,采购部需制定相应的采购预算并报送财务部审核。 2.财务部汇总各类预算,进行采购预算试算平衡,经总经理审批后,采购部严格执行采购预算。 第7条 采购计划变更 采购部在采购过程中必须严格执行采购计划,采购计划变更必须经总经理签字确认后方可执行。 第8条 临时采购或紧急采购 未列入采购计划内的物资如需临时采购或紧急采购,采购部应填写“临时/紧急采购申请表”,经总经理审批后才能列入采购范围。 第3章 采购价格管控 第9条 采购物资限价 采购部进行物资采购时需填制“采购申请表”,其中物资的价格要严格执行财务部核定的物资采购最高限价。 第10条 确定采购方式 采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等,采购部通过对比各种采购方式,找出成本最低的采购形式组合,以达到降低采购成本的目的。 第11条 确定采购定价流程 采购定价主要经历询价、比价、估价、议价等阶段,具体如下图所示。 询价 比价 估价 采购部利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道,快速获得市场最高价、最低价、一般价格三类信息,保证采购询价的效率 采购部分析供应商提供的物资规格、品质、性能等信息,建立比价体系 采购部成立估价小组(由采购管理人员、技术人员和财务人员组成),自行估算出较为准确的底价 采购部根据底价、市场行情、采购量的大小和付款期的长短等因素与供应商议定合理的物资采购价格 议价 采购定价流程图 第12条 采购价格执行 如果实际物资采购价格低于最高限价,公司将给予采购经办人一定比例的奖励;如果实际采购价格高于最高限价,则必须获得财务部核价人员的确认和总经理的批准后方可执行采购。 第4章 采购订货量管控 第13条 库存物资信息反馈 仓储部仓管员应每日填写“物资库存日报表”,反映现有库存物资的名称、单价、存储量和储存位置等信息,并及时将信息反馈给采购部。 第14条 未达存货信息反馈 采购部要求供应商或第三方物流的库房保管人员通过传真、电子邮件等方式,及时提供已订货物资的“未达存货日报表”。 第15条 确定最佳安全库存 采购部协助仓储部根据物资采购耗时的不同及货源的紧缺程度,借助历史经验估计、数学模型测算等方法确定安全库存量。 第16条 确定最佳订货量 采购部人员充分分析现有库存量、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素,结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。 第5章 采购入库及付款管控 第17条 采购物资入库时,以下两个条件缺一不可,否则,仓储部有权不予受理。 1.到库物资的价格、质量、数量、规格型号等符合采购订单的要求。 2.到库物资经质检部检验合格。 第18条 采购物资付款时,以下三项条件缺一不可,否则,财务部有权不予付款。 1.已经列入当期货币资金支出预算。 2.双方往来账核对无误。 3.“付款申请单”已经财务部经理签字批准。 第6章 附则 第19条 本制度由采购部制定、修订和解释。 第20条 本制度自颁布之日起执行 11.1.3 采购价格管控制度 采购价格管理是指企业对采购物资的价格进行调查、审核、确定、调整及运用的整个过程进行管理,以规范采购价格,降低采购成本。 采购价格管控制度 第1章 总则 第1条 目的 为了控制采购价格,降低采购成本,提高经济效益,特制定本制度。 第2条 适用范围 除下列情形外,本公司物资采购的价格管理工作均应按本制度执行。 1.由于采购物资的特殊性,无法确定底价或底价确定过于复杂时。 2.以招标方式进行采购时,可不按照本办法确定底价。 第3条 职责划分 1.采购总监负责审核与批准采购价格。 2.采购部负责执行采购价格管理工作。 3.其他相关部门负责提供相关资料,协助采购部实施采购价格管理工作。 第2章 采购价格调查与审核 第4条 采购价格调查 1.采购部相关人员必须进行必要的采购价格调查,经常分析或收集资料,明确采购物资的实际成本,以确定采购价格。 2.公司各有关部门均有义务协助提供价格信息,协助采购部开展工作,以便进行采购物资的比价参考。 第5条 供应商报价 供应商收到采购部的技术标准、图纸或样件等相关资料后,按照公司提供的供应商报价单,在规定的期限内报价。 第6条 采购价格审核 1.采购专员将“价格审核单” 呈采购部经理进行审核后,报采购总监审批,并呈总经理批准。 2.采购总监、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。 第3章 采购价格确定与调整 第7条 采购价格确定 1.采购部根据采购总监和总经理审批通过后的“价格审核单”确定采购价格。 2.在同等价格、品质的条件下,采购部应优先考虑与原供应商合作。 第8条 采购价格调整 1.已核定的物资采购单价如需上涨或降低,采购专员要提供“采购成本分析表”、上游原料行情走势、同类产品其他供货渠道的价格信息,并以书面的形式说明原因,上报相关领导进行审批。 2.当公司物资采购数量或频率有明显增加时,采购专员应要求供应商适当降低单价。 第4章 采购价格的运用 第9条 控制采购底价 采购专员应根据采购预算、市场价格等制定采购价格,控制采购底价,有效地将采购费用控制在预算内。 第10条 运用采购底价 1.采购底价可用来考核采购专员采购议价工作的绩效,它有利于激励采购专员努力与供应商议价,降低采购价格,从而降低采购成本。 2.采购专员需将采购底价作为衡量供应商报价的标准,在避免高价购买物资的同时,也可保证采购物资的质量。 第5章 采购价格档案管理 第11条 建立采购价格档案 采购部应派专人整理并归档每种物资的采购底价,并在采购底价档案中详细描述每种物资的底价变动情况、底价制定过程及审议记录等。 第12条 采购价格档案检查 价格审议小组每季度对采购部的价格档案进行一次检查,具体检查以下四个方面的内容。 1.检查价格档案的分类、完整、更新情况。 2.评价重要采购物资的档案价格,更新不合理的档案价格。 3.检查采购记录,对比档案价格和实际采购价格,发现问题,及时清查。 4.对比重要物资的底价和档案价格,检查档案价格是否超过底价,如果发现超出应及时清查并监督修正。 第6章 附则 第13条 本制度由采购部负责制定、修改及解释。 第14条 本制度由总经理审批后方可执行。 11.1.4 采购成本核算管理办法 采购成本核算管理办法 第1章 总则 第1条 目的 为了管理公司采购成本核算工作,降低公司采购成本,保证公司生产经营活动健康、有序地进行,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于公司采购部所有采购成本核算工作。 第3条 管理职责 1.财务部负责审批采购费用支出情况,并据此核算采购成本。 2.采购部负责分管与物料采购有关的成本费用,控制物料采购费用,降低采购成本等指标,做好节约费用和改进物料采购等工作。 3.人力资源部负责分管与采购活动相关的办公经费,控制办公费、差旅费、业务招待费、通信费、会务费等各项指标,避免浪费。 第4条 采购成本核算原则 成本核算人员在进行采购成本核算时,必须遵循以下四项原则。 1.合法性原则。计入采购成本的费用必须符合法律、法规和制度等规范,不符合规定的费用不能计入采购成本。 2.配比原则。必须严格遵守权责发生制原则,按收益期分配确认采购成本。 3.一贯性原则。采购成本核算所采用的方法前后各需保持一致。 4.重要性原则。对采购成本又重大影响的项目,应进行重点核算;其他内容可在综合项目中合并反映。 第2章 采购成本核算方法 第5条 品种法 品种法在采购成本核算工作中的应用要点如下。 1.以“品种”为对象开设采购成本明细账、采购成本计算单。 2.采购成本计算期一般采用“会计期间”。 3.以“品种”为对象归集和分配费用。 4.以“品种”为对象进行采购成本分析。 第6条 分批法 分批法在采购成本核算中的应用要点包括以下两个方面。 1.以“批号”,“批次”为采购成本计算对象开设采购成本明细账、采购成本计算单。 2.采购成本计算期一般采用“自,工期”,一般不存在采购费用在完工产品和在产品之间分配。若采购费用在完工产品、在产品分配采用定额法。 第7条 分步法 在分布法下,有如下一系列特定的计算流程、方法和含义。 1.以“步”作为采购成本计算对象、归集费用、计算成本。 2.采购成本计算期一般采用“会计期间“法。 3.期末往往存在本期完工产品、期末在产品,需要采用一定的方法分配采购费用。 第8条 分类法 采购成本核算人员需按照以下五项要求进行分类法核算。 1.以“产品类”为采购成本计算对象,开设采购成本计算单。 2.“产品类”的采购成本计算方法同于“品种”。 3.某“类产品”的采购成本计算出来后,再分配到具体品种,以计算品种的成本。 4.选定某产品为“标准产品”,定义其他产品与标准产品的换算系统。 5.按照换算系统的比例将“类产品”的成本分解计算到具体品种产品的成本。 第9条 ABC成本法 ABC成本法是根据事物的经济、技术等方面的主要特征,运用数理统计方法,进行统计、排列和分析,从而有针对性的采取管理方式的一种定量管理方法。ABC成本法的实施包括以下七个步骤。 1.设定采购作业成本法实施的目标、范围,组成实施小组。 2.了解公司的运作流程,收集相关信息。 3.建立公司的采购作业成本核算模型。 4.选择、开发采购作业成本实施工具系统。 5.采购作业成本运行。 6.分析解释采购作业成本运行结果。 7.实施采购成本核算。 第3章 采购成本核算准备 第10条 编制采购成本核算计划 采购成本控制主管根据公司采购成本管理制度的规定编制采购成本核算计划,报采购部经理审核。 第11条 记录采购费用 采购专员在采购部经理的指导下,开展物资采购工作。在采购过程中,应注意保存所有采购费用的凭证,以便进行成本核算工作。 第4章 采购成本核算管理 第12条 核算各项成本 1.采购成本核算人员应核算采购订货成本,采购订货成本包括请购手续成本、往来沟通成本、采购人工费用、差旅费用、招待费用和保险费用等。 2.采购成本核算人员还应核算采购维持成本,包括采购物资价格、运输费用、搬运成本、仓储成本和折旧等。 3.采购成本分析员还需核算采购缺货成本,为采购决策提供重要依据。一般情况下,采购缺货成本包括安全存货成本、延期交货成本、顾客流失成本等。 第13条 采购成本费用汇总 采购成本核算人员汇总各项成本费用后,编制“采购成本核算表”,报采购部经理审核。 第5章 附则 第14条 本办法由财务部制定、修改和解释。 第15条 本办法经总经理批审通过后实施。 11.2 采购成本工具表单 11.2.1 采购询价单 ( )购 字第 号 物资(服务)名称 编号 规格说明 单位 数量 质量要求 报价须知 交货期限 □ 需于 年 月 日以前交清 □ 订购后 天内交清 交货地点 付款办法 □ 交货验收合格后付款 □ 试用合格后付款 订购方法 □ 分项订购 □ 以总金额为准 报价期限 报价截止日期 上开报价单请于 年 月 日 时以前惠予报价以便洽购为荷。 报价保留时效 请保留报价有效期间至询价截止日期起 天以上 报价途径 以上报价单请寄送至×××市×××路×××号××××公司采购部 或发送至×××××@××××.com 11.2.2 成本预算表 编号: 日期: 年 月 日 物资名称 代码 第1季度 第2季度 第3季度 第4季度 合计 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 11.2.3 成本费用单 日期: 年 月 日 物资 价格 采购地区 运输费用 取得成本 付款条件 付款方式 名称 代码 内销 外销 国别 供应商 金额 方式 内销 外销 11.2.4 采购询价记录表 询价日期: 年 月 日 采购计划单工作号 询价单工作号 申请采购物资序号 供应商 电话 供应商报价(单位:元) 备注 出厂价 批发价 零售价 平均价格 询价人员 员工号 11.2.5 采购价格审议表 申报日期: 审议日期: 年 月 日 采购项目 规格 经办人 供应商 底价 (元) 档案价格 (元) 供应商报价(元) 商定价格 (元) 审议价格 (元) 设备 原材料 辅助材料 行政办公物品 其他物品 审议结果 和意见 审议小组 会签 负责人: 备注: 1.“供应商”栏,须注明供应商的详细信息,如全称、联系地址、有效联系电话等。若此供应商系初次合作,须注明 2.“底价”是指财务部制定的相关重要物品的采购底价,即允许支付的最高价格 3.“档案价格”是指采购部根据历史记录和市场情况建档的采购物品的价格 4.价格审议时,须考虑申报日期与审议日期期间的市场价格波动和通货膨胀水平 11.2.6 运输方案审批单 运输起点 运输终点 要求到货时间 出发时间 到达时间 运输距离 运输方式 物资类别 物资数量 物资是否投保 保险类型 保额 运输工具 运输工具数量 运输线路 负责人 其他参与运输人员 运输费用 车辆费用(元) 人工费用(元) 装卸费用(元) 包装费用(元) 保险费用(元) 送达费用(元) 其他费用(元) 总计(元) 审核意见 备注 11.2.7 采购成本计算表 编号: 日期: 年 月 日 材料 名称 人工费 运杂费 采购价 仓储费 采购成本合计 单位 成本 总成本 单位 成本 总成本 单位 成本 总成本 单位 成本 总成本 单位 成本 总成本 第12章 采购招标管理 12.1 采购招标制度规范 12.1.1 采购招标管理制度 采购招标管理制度是招标工作的重要纲领和指导文件。采购人员必须按照招标管理制度对招标过程进行管理和控制,确保采购招标工作顺利完成。 采购招标管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了达到以下目的,特制定本制度。 1.保证采购的产品、设备价格合理。 2.采购的物资符合规定的质量和交期要求。 3.保证采购招标按照公开、公平、公正、择优的原则进行。 第2条 适用范围 本制度适用于公司进行采购公开招标和邀请招标以及评标的全过程。 第2章 采购招标准备 第3条 招标准备程序 采购招标准备工作需要按照下图所示的程序来进行。 1 编制招标文件 2 对外发布招标信息 3 在规定日期内接收招标人编制的资格预审文件及资料 4 向资格预审合格的供应商发售招标文件 采购招标准备程序示意图 第4条 编制招标文件 招标文件是供应商准备投标文件和参加投标的依据,同时也是评标和签订合同的重要依据,招标文件至少应包括下列九项内容。 招标文件内容一览表 序号 步骤 具体内容 1 投标邀请 (1)明确文件编号、项目名称及性质 (2)文明投标人资格要求,不同项目根据性质不同邀请的投标人资格不同 (3)发售文件时间应从公告时间开始到投标截止时间之前 (4)提交投标文件的方式、地点和截止时间 2 投标须知 投标须知包括资金来源、投标商的资格要求、原产地要求、澄清程序、投标内容要求、投标语言、投标价格和货币规定、修改和撤销投标的规定、评标的标准和程序、投标截止日期、开标的时间、地点等 3 合同条款 (1)合同条款包括一般合同条款和特殊合同条款 (2)特殊合同条款是因具体采购项目的性质和特点而制定的补充性规定,是对某些条款的具体化说明,并增加一般合同中未作规定的特殊要求 4 技术规格 技术规格规定所购货物、设备的性能和标准。采购技术规格不得要求或标明某一特定的商标、名称、专利、设计、原产地或生产厂家,不得有针对某一潜在供应商或排斥某一潜在供应商的内容 5 标书编制要求 标书是投标商投标编制投标书的依据,投标商必须对标书的内容进行实质性响应,否则将被判定为无效标(按废弃标处理) 6 投标保证金 (1)投标保证金可采用现金、支票、不可撤销的信用证、银行保函、保险公司或证券公司出具的担保书等方式交纳 (2)招标完成之后应及时退还投标商所押的投标保证金,若供应商有违约、违规、违纪的情况下应没收其投标保证金 7 供货表和 报价表 (1)供货表应包括采购商品品名、数量、交货时间和地点等 (2)在报价表中要填写商品品名、商品简介、原产地、数量、出厂单价、价格中境内增值部分占的比例、总价、中标后应缴纳的税费、岸价单价及离岸港、到岸价单价及到岸港、到岸价总价等 8 履约保证金 缴纳履约保证金是为了保证采购单位的利益,避免因供应商违约给采购单位带来损失。一般来说,货物采购的履约保证金为合同价的5%~10% 9 合同协议书格式 合同协议书的主要内容包括协议双方名称、供货范围或工程简介、合同包括的文本,以及协议双方的责任和义务等 第5条 发布招标信息 采购部在正式招标以前,应在指定媒体上刊登招标公告。如果是国际性招标采购,还应在国际性的刊物上刊登招标通告。 第6条 资格预审 1.采购部在正式组织招标前,需对供应商的资格和能力进行预审,资格预审包括基本资格预审和专业资格预审。基本资格是指供应商的合法地位和信誉,包括是否注册、是否破产、是否存在违法违纪行为等。专业资格是指已具备基本资格的供应商履行拟订采购项目的能力。 2.资格预审需要按照以下程序进行。 步骤一 步骤二 步骤四 步骤三 编制资格 预审文件 邀请潜在的 供应商参加 资格预审 发售资格预审 文件,提交 资格预审申请 采购部进行 供应商 资格评定 资格预审程序示意图 第7条 发售招标文件 采购部将招标文件直接发售给通过资格预审的供应商。在没有资格预审程序的情况下,采购部应将招标文件发售给任何对招标通告做出反应的供应商,并要求供应商在收到招标文件后立刻通知采购部。 第3章 采购开标管理 第8条 开标条件 开标应按招标通告中规定的时间、地点公开进行,并邀请投标商或其委派的代表参加。 第9条 宣读投标文件 1.开标前,应由招标负责人以公开的方式检查投标文件的密封情况,当众宣读供应商名称、有无撤标情况、提交投标保证金的方式是否符合要求、投标项目的主要内容、投标价格以及其他有价值的内容。 2.开标时,对于投标文件中含义不明确的地方,允许投标商做简要解释,但所做的解释不能超过投标文件记载的范围,或实质性地改变投标文件的内容。以电传、电报方式投标的,不予开标。 3.招标文件中规定使用密封投标方式的,宣读投标文件时,不得透露投标商的价格信息。 第10条 开标记录 开标时由采购专员做开标记录,主要记录采购项目名称、招标号、刊登招标通告的日期、发售招标文件的日期、购买招标文件单位的名称、投标商的名称及报价、截标后收到标书的处理情况等。 第11条 开标变更 在特殊情况下,可以暂缓或推迟开标时间,特殊情况包括但不限于以下四种。 1.招标文件发售后对原招标文件做出变更或补充。 2.开标前,发现有足以影响采购公正性的违法或不正当行为。 3.采购单位接到质疑或诉讼。 4.变更或取消采购计划。 第4章 采购评标和定标管理 第12条 评标准备 采购部组织人员成立评标小组,评标小组负责对收到的标书做出评价,并用统一的标准确定中标供应商。 第13条 审查投标文件 1.评标小组首先对所有投标文件进行审查,对不符合招标文件基本条件的投标确定为无效。 2.对投标文件中不明确的地方进行必要的澄清和提问,但不能作实质性修改。 3.运用事先在标书中已经确定的评标方法进行最后的评标。 第14条 评标方法 一般情况下,招标采购的评标方法包括最低标价法、综合评分法和性价比法,评标小组应根据具体的情况选择合适的评标方法,保证本公司的采购利益。 招标采购评标方法一览表 评标方法 方法介绍 适用条件 不适用的情况 最低 标价法 在全部满足招标文件实质性要求的前提下,以价格决定中标候选供应商或者中标供应商 标准定制商品及通用服务项目 接收到相同报价,投标商之间可能存在串标行为,最低报价高于市场合理价格 综合 评分法 综合考虑采购要求的各种因素,确定得分最高者为中标供应商 一般采购项目均可使用 没有不适合使用的情况 性价比法 用技术项目的得分除以报价,以商数高低决定中标供应商 招标侧重单位价格技术性能的体现 难以确定投标供应商技术性能指标,或者对技术要求不是很高时 第15条 评标报告 评标结束后,评标小组写出完整的《评标报告》,经采购部经理审核后报总经办审批。 第16条 定标 1.总经办确认招标过程和结果都合理后,方能确定评标结果。 2.中标供应商确定后,采购部应向中标供应商发出《中标通知书》,并通知所有未中标投标商。 3.采用密封投标方式时,严禁透露竞标失败的投标商与竞标成功投标商的价格差距。 第5章 采购谈判与合同签订 第17条 合同谈判 1.根据《中标通知书》要求的时间、地点和中标内容,采购部与中标供应商进行合同谈判,并与中标供应商签订书面合同。 2.必须在30日内订立合同,合同中不得对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改。 第18条 合同起草与确定 1.采购合同由采购部负责起草,公司法律顾问予以协助配合。 2.合同草案编制完毕后,应送交采购部经理与法律顾问审核,按照审核意见修改后,报经总经办批准后定为正式合同。 第19条 合同签订注意事项 1.尽量采用由工商部门监制的合同样本。 2.签订合同时,合同条款必须确保本公司的利益不受损害,在可能的情况下,应规定货到验收合格后付款,中标供应商所提供的物资要求在本公司进行转移,在一定期限内提供免费售后服务等。 3.签订合同时应拟订诚信条款,双方都必须严格遵守,对未能完全履行合同的处理方法需要列明。 第20条 合同执行 采购过程中的各种事项均应按照合同中的相关条款执行,合同未尽事宜,应由采购部和供应商协商确定处理方法。 第6章 附则 第21条 本制度由采购部制定,采购部对本制度有解释、修订的权利。 第22条 本制度自审核通过之日起生效并予以执行。 12.1.2 招投标文件管理制度 招标文件管理制度 第1章 总则 第1条 目的 制定招投标文件管理制度的目的如下。 1.使公司的招投标文件资料管理工作实现系统化和规范化。 2.适时收集和整理资料,避免随时间的流逝而使重要的资料丢失。 3.避免因人为疏忽导致文件资料丢失、泄密,使公司受到不必要的损失。 4.方便公司各部门随时借阅,提高工作效率。 第2条 使用范围 本制度适用于管理公司采购招标过程中公司内部编制的招标文件及其他相关资料,以及供应商的投标文件及相关资料。 第3条 基本原则 公司根据实际情况,在采购部成立档案室并指定专人管理的公司的招标文件,按照本制度对公司各个项目的招标文件进行规范化和系统化的管理。 第4条 术语定义 1.本制度所称招标文件,是指公司向投标人提供的进行投标工作所必需的文件,主要用来阐明需要采购的物资或服务的性质,通报招标程序和规则,告知订立合同的条件。 2.本制度所称投标文件,是指投标人的资格预审通过以后,对自己在本项目中准备投入的人力、物力、财力等方面的情况进行描述,以及按照招标文件制定的关于项目报价、具体完成细节等内容的响应文件。 第5条 管理职责 1.采购总监负责审批招标文件。 2.采购经理负责审核招标文件,审批存档文件的借阅与使用情况。 3.招标采购主管负责编制招标文件,审核存档文件的借阅与使用情况。 4.招标专员负责接收投标文件,并负责招投标文件的归档工作。 5.采购部档案室人员负责招投标文件的在档管理和借阅管理工作。 第2章 招标文件的管理 第6条 招标文件的编写 1.招标采购主管根据具体情况灵活设置招标文件的结构,进行编写。 2.一般情况下,一份完整的招标文件主要包括《招标邀请书》、《投标人须知》、合同条款、招标目标任务说明、技术规格、投标文件格式和投标保证金七项内容。 第7条 招标文件的使用 1.招标文件需由采购经理审核,经过采购总监审批后才能使用。 2.《招标邀请书》、《投标人须知》、合同条款、招标目标任务说明、技术规格、投标文件格式和投标保证金等招标文件需在使用之前准备妥当,以便在招标过程中随时使用。 第8条 招标文件的发售 审批通过之后,招标采购主管需向通过资格审查的供应商发售招标文件,如果不进行供应商的资格预审,可将招标文件发售给任何对招标通告做出回应的供应商。 第9条 招标文件补充 1.招标文件发出后,招标采购主管如有修改,需将补充文件发给所有取得招标文件的投标人,投标人收到补充文件后应以书面形式给予确认。 2.招标采购主管需将补充的招标文件进行存档处理。 第3章 投标文件的管理 第10条 投标文件封存 1.招标专员在收到供应商的投标书后,需将投标书封存,并交采购部档案室人员进行管理,直到召开招标会当天方可拆开,不得事先开封,更不得借阅。 2.开标前,招标采购主管应在公开场合检查投标文件的密封情况。 3.由于未及时封存文件,导致文件丢失,造成投标信息泄露,给公司的招标工作带来的损失由采购部承担。 第11条 投标文件的开标 开标时,对于投标文件中阐述不清楚的地方,供应商可作简要解释,但所作解释不得超过投标文件记载的范围,或实质性改变投标文件的内容。 第12条 评审投标文件 评标小组应当按照招标文件确定的评标标准和办法,对投标文件进行评审和比较。 第4章 招投标文件的存档管理 第13条 投标文件归档 1.招标结束之后,招标采购主管负责将招标过程中的所有文件移交到采购部档案室,由档案室人员签收并统一管理。 2. 档案室人员将招标文件按照日期、项目及性质进行整理、分类、登记、存档备案。 第14条 借阅管理 1.各相关人员因工作原因需要借阅招投标资料时,可从采购部档案室借阅招投标文件的原件。 2.为了明确责任人和使用期限,借阅人员借阅招投标文件时需经部门领导的审核,并经采购部经理签字批准后方可借阅,以便责任明确化、具体化。 3.归还资料时,档案室人员需检查文件,保证资料的完整和清洁,如果文件出现破损和遗失要追究相应的责任。 4.公司员工调离或离职之前,要到采购部签字确认是否有借阅记录,如有,要将借阅的文件资料完整归还,负责人签字后方可离开。 第15条 在档管理 1.档案室人员负责对存档文件进行定期整理和检查,统计文件借阅、登记及归还情况,确保文件的完好性和有效性。 2.档案室人员应遵守保密原则,不得外借、刻录公司文件,对存放文件的电脑加密。 第16条 责任划分 已存档的文件出现缺少或丢失现象由采购部档案室人员负责,已借出的文件发生缺少或丢失情况由借阅人和该部门经理负责。 第17条 报废处理 1.资料已过保存期限时,可报采购部经理审核,作销毁处理。 2.报废的资料也需严格按照销毁和监销制度进行销毁。 第5章 附则 第18条 本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。 第19条 本制度自颁布之日起执行。 12.1.3 招标文件评审制度 招标文件评审制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范招标文件的编制工作,提高招标文件的质量,使招标文件符合法律规范,防止出现不公平竞争,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于审核公司各种工程项目、物资采购或服务的资格预审公告、资格预审文件、招标公告、招标文件、评标结果公示等文件。 第3条 术语定义 1.本制度所指招标文件,使公司向投标人提供的进项投标工作所必须的文件,主要用来阐明需要采购的物资或服务的性质,通报招标程序和规则,告知订立合同的条件。 2.一般情况下,一份完整的招标文件主要包括《招标邀请书》、《投标人须知》、合同条款、招标目标任务说明、技术规格、投标保证金和投标文件格式七项内容。 第4条 管理职责 1.采购总监负责组建评审小组,监督招标文件的评审工作。 2.采购经理负责监督招标采购主管编制和修改招标文件。 3.评审小组负责评审招标文件。 4.招标采购主管负责编制和修改招标文件。 第2章 招标文件评审准备 第5条 评审人员的选择 采购总监根据招标内容从公司内部确定评审人员,选择人员时需考虑评审人员的专业技能和相关经验,同时考虑招标工作的实效性。 第6条 制订招标计划 招标采购主管应提前制订招标工作总体计划,简要说明招标概括、招标安排、标段划分、招标文件编制思路及评标办法等,报采购总监审阅,以便评审人员合理安排工作。 第7条 招标文件的传送 1.招标采购主管给评审小组送招标文件时,应明确完成评审意见的时间。为了便于评审小组的审阅,可同时书面说明有关概括。 2.招标文件应加盖公司公章,且装订成册,正式成文,并办理交接签字手续。 第3章 招标文件的审核 第8条 招标文件评审程序 1.招标采购主管编制的文件,要按有关规定送交评审小组审查,审查同意后报采购总监审批。 2.评审小组如果发现文件中有违法违规等不规范内容,将一次性告知招标人或招标代理机构予以更正,只有审查合格的文件并经签字盖章后方可发售或上网公告。 3.资格预审文件、招标文件的审查时间视其复杂程度,最多不超过 个工作日;对于资格预审公告、招标公告、评标结果公示等文件,评审小组应及时完成审核工作,最多不超过 小时。 第9条 招标文件的形式 招标采购主管在送审文件时,按照招标程序可把文件分为资格预审公告与资格预审文件、招标公告与招标文件、评标结果公示与评标小组评审意见三种。 第10条 资格预审公告与招标公告的审查要点 1.公告内容是否完整。 2.招标项目的内容、规模、标段划分、资金来源情况是否明确。 3.对潜在投标人的资格要求是否合规。 4.获取资格预审文件或招标文件与递交资格预审申请文件或投标文件的时间和地点是否明确。 5.资格预审文件或招标文件发售金额是否合规。 6.公告中的有关时间要求是否合法合规。 第11条 资格预审文件的审查要点 1.内容是否完整。 2.是否明确了资格预审文件、审查办法、审查时间与地点、投标保证金的递交要求、文件售价、专家组成情况、合格投标人数量、资格预审结果通知方式等主要内容。 3.资格预审文件的发售时间是否合法合规。 4.审查时要注意资格预审文件中的相关内容是否与资格预审公告一致等。 第12条 招标文件的审查要点 1.内容是否完整。 2.是否使用标准文件。 3.招标文件中的有关时间要求、评标小组组建、评标方法、评标程序。投标保证金递交要求、履约保证金、投标企业法定代表人或其授权人身份及资格证明原件等主要内容是否合法合规。 第4章 审核意见形成 第13条 审核程序 1.审核专家撰写个人意见,并进行汇总,将审核意见初稿返回采购专员处,征询反馈意见,及时汇报有关分歧意见或其他重要事项,经公司领导审定后出具最终审核意见。 2.评审小组审阅文件期间,审核专家应认证研读招标文件,及时完成符合性检查,并加强与招标采购主管之间的沟通,完成审核意见。 第14条 形成审核意见的要求 专家应根据审核要点完成审核工作。在审核意见中,必须明确是否同意发售招标文件、是否同意于修改完善后发售、是否需要重新编制。 第15条 完成时间要求 应在 个工作日内整理完成审核专家意见。最终意见一般主送采购部,抄报采购总监。 第5章 审核意见落实与归档 第16条 审核意见落实 采购部接到审核意见后,根据相关审核意见的具体要求进行落实。具体审核意见落实情况如下。 1.当没有提出原则性修改意见时,采购发售招标文件。 2.当要求修改招标文件中个别条款时,采购部修改完善招标文件后发售。 3.当要求修改招标文件条款较多时,采购部重新编制招标文件,并重新进行核备。 4.当采购部与评审小组沟通后,认为执行审核意见存在困难时,可提请采购总监审核。 第17条 归档 招标采购主管需将送审的招标文件、审核人员名单、审核意见、领导审核意见,完善后的招标文件及相关资料归档保存。 第6章 附则 第18条 本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。 第19条 本制度自颁布之日起执行。 12.1.4 投标文件评审制度 制度投标文件评审制度,可以规范投标文件的评审工作,通过加强对投标文件的评审,充分了解供应商的人力、财力、物力等情况,选择出有充分实力的供应商来完成投标项目的目的。 投标文件评审制度 第1章 总则 第1条 目的 制定本制度的具体目的如下。 1.使参与投标的供应商获得公平、公正的待遇。 2.提高公司采购的透明度和客观性。 3.以较低的价格获得高质量的产品。 第2条 适用范围 本制度适用于审核物资采购招标过程中供应商提供的招标文件。 第3条 权术定义 1.本制度所指投标文件,是投标人的资格预审通过以后,对自己在本项目中准备投入的人力、物力、财力等方面的情况进行描述,以及按照招标文件制定的关于项目报价、具体完成的细节等内容的响应文件。 2.投标文件主要包括设计方案、设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计效果图、商务标、技术标和经济标等。 第4条 管理职责 1.采购总监负责组织评标小组,监督投标文件的评审工作。 2.评表小组负责评审投标文件,并出具审核意见。 3.采购经理负责监督投标文件的接收和管理工作。 4.招标专员负责接收投标文件。 5.采购部档案人员负责管理投标文件。 第2章 投标文件的接收 第5条 投标文件封存 1.招标采购主管在接到供应商的投标书后,需将投标书封存,直到招标会开会当天,方可开封。 2.开标前,招标专员应公开检查投标文件的密封情况。 第6条 投标文件的开标 1.招标会开始时,投标人到达会场,招标专员将投标书交给投标人,并请其检查封存完整之后,才能当面开封。 2.投标书开封后进行唱标,唱标完成时,评标小组应当按照招标文件确定的评标标准和办法,对投标文件进行评审和比较。 第3章 投标文件初步评审 第7条 评审依据 正式开标前,评标小组以招标文件为依据,对招标文件进行初步评审,以检查各投标文件是否符合招标文件的各项要求,确定各投标文件是否有效。 第8条 初步评审的具体内容 1.投标人的资格。公开招标的项目,主要核对是否是通过资格预审大的投标单位和项目经理;邀请招标的项目,主要是审查投标单位的资质、业绩、信誉、财务状况以及投标单位近几年是否受到过行业主管部门处罚等。 2.投标担保的有效性。招标文件要求投标单位提交投标保证金的,投标时是否已按时提交;要求提交投标保函的,要检查保证金额是否符合招标文件的有关规定。 3.投标文件是否符合招标文件的实质性要求。 4.报价计算的正确性及资料的完整性。检查投标文件是否存在计算错误;检查投标文件中的资料是否符合招标文件的规定,有无遗漏。 第9条 评审结果及处理 1.经过初步评审得出,部分投标文件完全符合招标文件要求,评标小组可以直接对其进行详细评审。 2.经过初步评审,发现部分投标文件响应招标文件有偏差,其中偏差分为重大偏差和细微偏差两种,具体处理办法如下。 (1)未对招标文件做出实质性响应的偏差称为重大偏差,对所有存在重大偏差的投标文件,评标小组可按有关规定认定为废标文件,不再对其进行详细评审。 (2)对基本上符合招标文件的要求,对个别地方存在漏项等情况细微偏差,按投标文件要求做出相应处理:要求投标人在评标结束前予以改正;如果是报价错误的,由评标小组对投标文件中的错误加以修正后让投标人签字确认,作为详细评审的依据。 第4章 投标文件详细评审 第10条 评审时间 招标采购主管按照招标文件规定的时间在指定的地点举行开标会议后,由评标小组对所有投标文件进行详细评审。 第11条 详细评审步骤 评标小组需对初步评审合格的投标文件进行详细评审,详细评审一般有如下两个步骤。 1.对各投标文件进行技术和商务方面的审查,评定其合理性。 2.对各投标文件的分项进行量化比较,评出先后次序。 第12条 详细评审内容 1.技术评审。对投标文件的实施方案进行评定,主要评审施工现场布局的合理性,避免交叉作业的施工干扰,以及与其他分阶段实施工程部分的衔接情况;施工进度计划的安排情况,是否切实可行,保证措施是否科学、可靠;工程材料设备、质量和性能等各项指标是否符合设计和招标文件的要求。 2.价格分析。分析投标价格的合理性,并找出报价高低的原因;投标文件中所附资金的合理性,包括审查各阶段的资金需求计划是否与施工进度计划相一致。 3.管理与技术能力的评价。重点评审招标工程的具体组织机构和施工管理保障措施;判断现场技术人员在数量和专业方面能否满足施工要求;施工机具和设备的类型、型号、数量等能否满足施工要求;质量保证体系的方案、措施等是否先进、合理和可行。 第13条 问题处理办法 1.在详细评审的过程中,评标小组对投标文件中有不理解的地方,可以通过书面的方式向供应商提出质询,并要求投标人以书面形式予以解答。 2.澄清的问题经供应商签字确认,作为投标文件的组成部分。 3.澄清问题时不允许改变投标价格和投标文件中的实质性内容。 第5章 附则 第14条 本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。 第15条 本制度自颁布之日起执行。 12.1.5 招标争议处理办法 招标争议处理办法 第1章 总则 第1条 目的 为了达到以下目的,特制定本办法。 1. 减少招标争议的发生。 2. 有效识别并处理招标过程中的争议,确保招标过程顺利进行。 第2条 适用范围 本办法适用于公司处理招标采购过程中的各类招标争议,包括招标文件争议、招标过程争议、中标结果争议等。 第3条 管理职责 1.行政监督部门负责监督招标争议的预防和处理工作。 2.招标委员会负责实施招标争议的预防和处理工作。 3.评标委员会负责处理评标过程中出现的争议。 第4条 招标争议的分类 本办法所指的招标争议,是指在公司招标过程中产生的各类争议问题。其范围包括但不限于以下四大类,具体如下表所示。 招标争议分类一览表 招标争议类型 招标争议具体表现 招标文件争议 1、招标文件以不合理的资格条件限制潜在投标人投标或明显倾向个别投标人 2、招标文件中出现专有技术、专利产品、特定品牌等倾向性内容或技术规格明显有利于个别投标人 3、招标文件中的商务条款具有倾向性、歧视性或设置不合理 4、招标文件具有其他违法违规情形 招标过程争议 1、公开披露信息内容及其方式的争议 2、资格预审和发售招标文件的争议 3、投标文件递交和开标过程的争议 4、评标过程或方法的争议 5、具体操作中其他环节的争议 中标结果争议 1、没有按照招标文件规定的评标办法和评标标准评标 2、对投标人实行区别对待 3、对评标中的事实认定错误 4、评标中的具体判定、评标价格和评标分数计算错误等 5、招标人、招标代理机构、评标委员会成员及其他投标人在投标中有违法行为,影响中标结果 招标过程中 其他民事 侵权争议 1、投标人的财产权受到招标人侵害 2、投标人的知识产权受到招标人或其他投标人侵害 3、投标人或其他利害关系人在投标中损害其他投标人或其他利害关系人的利益 4、投标人的合同权受到侵害 5、其他民事侵权行为 第2章 招标争议预防 第5条 选择适当的招标组织形式 1.采购经理根据公司的实际情况选择是设立专门的招标委员会,还是委托专业机构招标。 2.在公司具有招标资格、设立专门招标委员会、具有足够数量的招标职业资格或专职招标人员的情况下,一般由本公司设立的专门招标委员会进行招标。 3.当本公司未设立专门的招标委员会,或没有足够数量具有招标职业资格或专职招标人员时,一般应当委托招标代理机构招标。 第6条 尽量选择公开招标采购方式 采用公开招标方式,公开、公平、公正地实施招标的每个环节,可以预防出现招标投标争议。 第7条 制订科学的招标计划和方案 1.招标人员应制订科学合理的招标计划和方案,并严格执行。 2.当招标程序和项目进度出现矛盾时,应以招标程序符合法律法规为原则,绝不能为了满足项目进度的要求而牺牲招标程序的合法性。 第8条 招标文件编制 招标人员在编制招标文件时,应注意充分体现公平公正的原则。 第3章 招标争议处理程序 第9条 招标投诉争议处理方法 1.招标委员会应该正确对待投标人的异议。 2.招标委员会应当认真研究投标人的投诉事项,并根据收到的投标诉讼制定解决方法。 (1)协商和解。在发生了招投标争议之后,中标人员首先应当在平等自愿的基础之上寻求和解,通过沟通了解,本着互谅互让的精神共同承担责任,解决纠纷。 (2)民事仲裁。招标人和投标人经过协商调解无效之后,可进入仲裁程序,由第三方行政监督管理机构进行仲裁。 (3)民事诉讼。若仲裁裁决被法院撤销或者不予执行,当事人可以向法院起诉。民事诉讼是公司解决招标争议的最后途径。公司可选择向对该争议具有管辖权的人民法院提起诉讼。 第10条 招标异议处理 1.当收到投标人或其他相关人员的投诉时,招标委员会需及时履行接收手续,出具《接收证明》或在投标人提供的回执上签字确认。 2.能够立刻进行澄清和说明的,招标委员会应予以澄清、说明,并消除误解。 3.如确实存在问题的,招标委员会需及时采取措施予以纠正,并答复投标人或主动向行政监督部门报告情况。 第11条 评标结果异议处理 1.投标人对评标结果提出异议和质疑时,招标委员会应请评标委员会及时做出答复。 2.如属评标错误应纠正,并出具书面意见;如果纠正错误导致中标结果改变,招标委员会需予以公示。 3.如对中标结果实行备案或审批管理,应答复投标人,并公示纠正后的中标结果。给投标人的答复通过书面形式并在合理的时间内做出。 第12条 投诉阶段的处理 对于在评标阶段不能妥善解决的问题及争议,相关投诉人会对招标委员会或行政监督部门进行投诉。招标委员会除了要处理各类招标争议外,还需积极配合行政监督部门处理各类投诉。 1.招标委员会应当认真研究投标人的投诉事项。原评标委员会成员应根据监督部门的要求配合调查。 2.如果行政监督部门要求招标委员会在处理投诉期间暂停签订合同,招标委员会应暂停与拟中标人的合同洽商。如果合同已经签订,应暂停合同的执行,等待投诉处理结果。 3.招标委员会应向行政监督部门如实提交处理投诉所需的所有招标投标的相关资料,并报告有关情况。 4.在行政监督部门处理投诉的过程中,招标委员会需主动与投诉人联系,澄清、说明事实,沟通认识,消除误解。 5.招标委员会对行政监督部门做出的投诉处理决定无异议的,应当执行行政监督部门的处理决定;对行政监督部门做出的投诉处理决定有异议的,可提出行政复议或行政诉讼。 第4章 附则 第13条 本办法由采购部制定,解释权归采购部所有。 第14条 本办法自颁布之日起执行。 12.2 采购招标工具表单 12.2.1 招标信息登记表 编号: 日期: 年 月 日 招标人名称 投标代理机构名称 招标项目名称 招标范围 开标时间 开标地点 评标时间 评标地点 评标小组 负责人 有关工作人员 评标方法 评标标准 投标人名单 12.2.2 招标委托申请表 委托单位 委托日期 委托项目 预算金额 资金来源 委托招标项目概况 1 是否按规定完成并提交该项目的论证报告 2 是否按规定完成并提交该项目的立项表 3 是否已经落实该项目的采购资金 4 是否已经完成并提交《用户需求说明书》 责任人签名 委托部门意见 签字(盖章): 日期: 年 月 日 采购部意见 签字(盖章): 日期: 年 月 日 财务部意见 签字(盖章): 日期: 年 月 日 主管副总意见 签字(盖章): 日期: 年 月 日 12.2.3 标书评审表 编号: 日期: 年 月 日 投标单位 项目名称 招标人 项目地址 投标人 项目规模 项目资 金来源 项目类别及 主要招标内容 条件 招标文件要求 投标文件相应条件 满足性 1 符合与完整性 2 技术性要求 3 商务条件 4 服务 5 其它 项目成员 日期 评审人员 日期 评审结论 日期 批准人 日期 备注 12.2.4 开标记录表 招标工程名称: 开标时间: 年 月 日 投标人姓名 投标文件的 有效性 投标 总价 (元) 项目周期 投标 保证金 (元) 项目经理 备注 记录人: 审核人: 确认人: 12.2.5 招标比价表 日期: 年 月 日 评审情况 投标人姓名 投标 总价(元) 对商务偏差的价格调整(元) 折算的评标价(元) 经评审的最终投标价(元) 技术标评审是否通过 备注 排序 评委(签名): 12.2.6 评标小组名单 姓名 工作单位 职称 评委类别 在评标小组中担任的工作 招标人代表 有关技术、经济等方面得评标专家 12.2.7 投标文件偏差汇总表 投标人名称 细微偏差 重大偏差 认定理由 商务标 技术标 其他 评委(签名): 日期: 年 月 日 12.2.8 投标文件评审结论表 投标文件不符合投标文件要求的投标人 投标人名称 废标原因 投标文件符合投标文件要求的投标人 序 号 投标人 名称 施工 计划 质量 投标 报价 项目 管理机构 其他 评分因素 合计 排序 评委(签名): 日期: 年 月 日 汇总人(签名): 日期: 年 月 日 第13章 项目采购管理 13.1 项目采购制度规范 13.1.1 项目采购管理制度 项目采购管理是指企业对项目采购整个过程的管理,包括采购计划、采购实施过程、催交、验收及出入库等事项。 项目采购管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为加强项目采购管理,规范采购行为,降低采购成本,提高经济效益,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司项目采购管理工作。 第2章 采购计划管理 第3条 采购计划编制 采购计划由项目经理组织编制,经总经理批准后实施。 第4条 采购计划编制的依据 采购计划编制的依据包括以下几点,具体如下图所示。 采购计划编制依据 项目管理计划和项目实施计划 公司有关 采购管理程序和制度 项目进度 计划 项目合同 采购计划编制的依据 第5条 采购计划的内容 采购计划应包括以下内容,具体如下图所示。 1.编制依据 2.项目概况 3.采购原则,包括分包策略及分包管理原则,安全、质量、进度、费用控制原则,设备材料分交原则等 4.采购工作范围和内容 5.采购职能的岗位设置及其主要职责 6.采购进度的主要控制目标和要求,长周期设备和特殊材料采购的计划安排 环节 7.采购费用控制的主要目标、要求和措施 结果 8.采购质量控制的主要目标、要求和措施 9.采购协调程序 环节 10.特殊采购事项的处理原则 结果 11.现场采购管理要求 采购计划的内容 第6条 项目采购人员应严格按照采购计划开展工作,项目经理应对采购计划的实施情况进行管理和监控。 第3章 采购实施过程管理 第7条 采购工作的内容 采购工作应包括接收请购文件、确定合格供货商、编制询价文件、询价、报价评审、定标、签订采购合同或订单等内容。 第8条 采购执行依据 项目采购人员应按照经过批准的请购文件组织采购。 第9条 供应商选择 1.项目采购人员应在合格供货商名单中选择适合本项目的合格供货商。 2.项目合格供货商应符合如下基本条件,具体如下图所示。 有能力满足产品质量要求 有完整并已付诸实施的质量管理体系 有良好的信誉和财务状况 有能力按合同要求准时交货,有良好的售后服务水平 具有类似产品的成功的供货及使用业绩 合格供应商应满足的基本条件 第10条 编制询价文件 询价文件由项目部工程师负责编制,并上报项目经理审批。 第11条 发出询价文件 项目采购人员宜在项目合格供货商中选择3~5家询价供货商,向其发出询价文件。 第12条 确定合格供应商 项目采购人员对供货商的报价进行评审,包括技术评审、商务评审和综合评审,必要时可与报价人进行商务及技术谈判,根据综合评审意见确定供货商。 第13条 签订采购合同 1.项目经理按照公司规定与供货商签订采购合同。 2.采购合同文件应完整、准确、严密、合法,主要包括下列内容,具体如下图所示。 采购合同文件组成 ◆ 采购合同 ◆ 询价文件及其修订补充文件 ◆ 满足询价文件的全部报价文件 ◆ 供货商协调会会议纪要 ◆ 任何涉及询价、报价内容变更所形成的其他书面形式文件 采购合同文件组成 第4章 催交管理 第14条 制订催交计划 项目经理应根据设备材料的重要性和一旦延期交付会对项目总进度产生影响的程度,划分催交等级,确定催交方式和频度,制订催交计划并监督实施。 第15条 选择催交方式 项目部可选择驻厂催交、办公室催交和会议催交等方式,对关键设备材料进行催交。 第16条 催交工作内容 催交工作应包括以下内容,具体如下图所示。 1.熟悉采购合同及附件 2.确定物资催交等级,制订催交计划,明确主要内容和控制点 3.要求供应商按时提供制造进度计划 4.检查供应商、物资制造商提交的图纸、资料是否符合采购合同要求 5.督促供应商按计划提交有效的图纸、资料,以便本公司进行设计审查和确认,并确保经确认的图纸、资料按时返回供货商 6.检查运输计划和货运文件的准备情况,催交合同约定的最终资料 7.按规定编制催交状态报告 渠道商参加 催交工作的 七项内容 催交工作的内容 第5章 验收及出入库管理 第17条 物资验收 1.物资正式入库前,项目部应根据采购合同要求组织专门的开箱检验组进行开箱检验。 2.开箱检验时应有相关责任方代表在场,填写检验记录,并经有关参检人员签字确认。 第18条 办理入库手续 经开箱检验合格的物资,在资料、证明文件、检验记录齐全,具备规定的入库条件的情况下,项目部应提出入库申请,经仓库管理人员验收后,办理入库手续。 第19条 出库管理 仓储部应制定并执行物资发放制度,根据“领料申请单”发放物资,办理物资出库交接手续,准确、及时地发放合格的物资。 第6章 附则 第20条 本制度由项目部负责制定、修改并解释,经总经理批准后生效。 第21条 本制度自颁布之日起执行。 13.1.2 项目采购作业管理制度 项目采购作业管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范项目采购作业的过程,对项目采购价格、质量、交期等各环节进行控制,以保证采购到的物资符合公司项目要求,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于企业对物资或服务的采购作业管理控制工作。 第3条 职责权限 1.项目经理 (1)负责项目采购工作的整体管理工作。 (2)对采购价格、质量、交期、结算等标准进行审核,并对验收结果进行审批。 2.项目采购人员 (1)负责询价、议价、供应商选择、采购合同签订、结算申请等工作。 (2)负责项目采购作业计划的编排与制订工作。 (3)负责采购交期控制、供应商联络等各项工作。 (4)协助项目质量管理人员进行项目采购验收。 3.项目质量管理人员 负责所购物资或服务的质量验收工作,并出具“项目采购验收单”。 第2章 项目采购合同签订管理 第4条 合同签订原则 1.项目采购人员按照公司项目采购的相关规定,与供应商进行充分谈判后,方可签订项目采购合同。 2.项目采购人员签订采购合同时,必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,绝不允许在签订经济合同时谋取私利,违者将依法严惩。 第5条 采购合同内容 项目采购合同中必须对所需资源进行详细说明,具体内容如下图所示。 法律事项及其他权责说明 付款方式、付款时间和条件等 交付日期、交付方式、交接事项等 所需物资或服务的名称、规格、计量单位、数量要求、质量标准等 4 3 2 1 采购合同的内容 第6条 合同签订权限 1.对项目运营或公司具有战略意义的项目采购,或订单总额大于100万元的采购,由公司分管副总与合格供应商签订采购合同。 2.项目重要物资或服务,以及订单总金额为20万~100万元的采购,由项目经理签订采购合同。 3.一般物资及订单总金额为20万元以下的采购,由项目经理授权项目采购主管签订采购合同。 4.其他项目采购人员可在授权的范围内以电话、传真订货等其他合同方式订购物资。 第3章 项目采购实施过程管理 第7条 制订项目采购作业计划 1.在项目运营过程中,项目采购人员应根据编制好的项目采购计划及项目进度、资源需求等情况,在项目规划时期编制项目采购作业计划。 2.项目采购人员安排作业计划时,要优先安排需用日期较近的、紧急的请购。 第8条 项目采购作业计划审核 项目采购人员将采购作业计划交项目经理审核,项目经理审核通过后,方可向签约供应商下达订单。 第9条 下达订单 项目采购人员根据项目采购作业计划,向项目供应商下达订单,并明确要求物资(或服务)的名称、规格、单位、数量、交期,以便供应商备货。 第10条 采购交期控制 1.订单下达后,项目采购人员应做好物资或服务的的进度跟进工作。 2.项目采购人员在约交日期前应再三确认供应商的交期。 3.供应商无法在约交日期前交货时,项目采购人员需及时报告项目经理,并列入“交期异常控制表”内进行催办。 第11条 逾期交付处理 1.已逾交付日期却尚未到货(或交付服务) 的,项目采购人员应加紧催交,力保不耽误项目进度。 2.逾期未交货的供应商,项目部可按照合同约定向其他供应商订购。 3.合同规定逾期交货应赔偿的,项目部应按照合同规定条款向供应商要求赔偿。 第4章 项目采购验收管理 第12条 物资验收依据 项目采购人员应按照项目采购管理办法对供应商提供的物资(或服务)进行验收。 第13条 填写验收单 项目质量管理人员根据验收结果填写“项目采购验收单”,以此作为所购物资(或服务)的交付依据。 第14条 记录物资质量情况 项目采购人员需根据“项目采购验收单”,对供应商提供的物资(或服务) 质量情况进行记录,作为供应商考核评价的依据。 第15条 采购验收注意事项 当需要在供应商处对物资(或服务)进行验收时,项目采购人员应在采购文件中对验收的安排和放行办法做出说明。 第5章 项目采购结算管理 第16条 采购结算原则 本公司所有项目结算原则上是货到付款,不允许先行付款。 第17条 预付款审批权限 确需提交部分预付款的,由可靠第三方担保后,提交相关领导审批。 1.预付款金额在10万元以下的项目采购,由项目经理审核,财务总监审批。 2.预付款金额为10万元至50万元的项目采购,由主管副总审核,财务总监审批。 3.提前付款金额为50万元以上的,需由总经理亲自审批。 第18条 项目结算办法 1.本公司所有项目物资采购,应在物资交付当月月底结算80%的货款,并在物资使用60天后,向供应商付齐剩余尾款。 2.本公司所有项目服务采购,应在项目进行过程中,交10%以上30%以下的预付款,并在项目服务交付后30天内审查项目服务质量,扣除预付款和5%左右的质量保证金后,向供应商支付合同价款。 3.其他特殊情况,应由项目经理向财务部提出申请,经财务总监审核、总经理审批后执行。 第6章 附则 第19条 本制度由项目部负责制定、修改并解释,经总经理批准后生效。 第20条 本制度自颁布之日起执行。 13.1.3 项目采购交期控制制度 采购交期是指从采购订货日至供应商送货日之间的时间。项目采购交期控制是指企业对采购交货期限、采购进度等进行控制,以保证采购物资能够及时到达,确保项目实施进程的连续性。 项目采购交期控制制度 第1章 总则 第1条 目的 为了准时获得项目实施过程所需的物资或服务,确保项目实施进程的连续性,避免因资源供应不足而导致的项目延期,特制定本制度。 第2条 适用范围 项目采购过程中的交期确定、交期控制、采购跟催等相关事项,均依照本制度处理。 第2章 合理确定交货期限 第3条 确定采购物流方式 项目采购人员需在签订合同之前,合理确定交货方式、运输方式、运输路线等,并提供承运商建议,保证不因物流因素导致交期延误。 第4条 合理规划下单时间 采购人员在项目进行过程中,应合理预估项目进度,以及供应商备货、在途、验收等时间,确定下单提前期,并在合理的时间进货,确保项目进行过程中不出现断货或库存积压等问题。 第5条 明确交期违约责任 项目采购人员在签订项目采购合同时,必须明确交货期限,并在此基础上与供应商对交期违约责任达成共识,在采购合同中体现出来。 第3章 采购进度控制 第6条 及时掌握备货进度 1.项目采购人员同供应商确定交货期限后,应及时要求供应商提供备货计划或者生产日程表,采购人员根据其提供的计划和日程表督促交货进度。 2.项目采购人员应及时与供应商进行沟通,了解其备货情况,防止出现交期延误或者提前交货的情形。 3. 项目采购人员发现供应商的供货进度可能会影响项目进度时,应及时采取措施消除进度滞后问题。 第7条 期中跟催 1.下单后,项目采购人员应注意供应商是否能按照规定时间收到验收报表,在其未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。 2.对于重要物资(或服务) 采购,除要求供应商按时报送进度表之外,还应实地前往供应商处进行访问查证,此查证工作应于合约或者订单中加以明确。 第8条 项目采购验收进度控制 1.为了提高供应效率,项目采购人员和质量管理人员在进行物资(或服务)验收前,必须明确验收流程。 2.进行项目采购时,项目采购人员可优先选择通过本公司质量评估认证的供应商,对质量有保障的优秀供应商提供的物资(或服务)可实行“免检”处理,以缩短项目采购验收时间,有效推进项目进度。 第4章 交期延误管理 第9条 分析交期延误原因 项目采购人员除对具体项目采购工作进行交期控制外,还需根据采购经验对交期延误原因进行定期总结。常见交期延误原因包括以下三种,如下表所示。 交期延误常见原因分析表 原因 具体内容 供应商责任 ◆ 供应商接单量超过产能,备货计划不合理,出现供应危机 本公司责任 ◆ 项目部对供应商选择错误,业务手续不完整,价格决策不合理,进度掌握与督促不力,经验不足,或条件过于严苛等 ◆ 在项目进展过程中,由于各种原因,项目采购人员未给供应商留出足够的采购提前期,或者跟催不积极,导致项目资源供应延期 其他原因 ◆ 采供双方沟通不良,未能掌握一方或者双方的产能变化 ◆ 技术资料不充分,质量标准沟通不一,未达成对单价、付款、交期的共识等造成延误 ◆ 偶发不可抗拒因素,如自然灾害等造成延误 第10条 交期延误处理 针对不同原因的交期延误,项目采购人员应采取相应的解决方案,具体如下图所示。 1 因供应商原因导致的交期延误 项目采购人员应及时进行催货,要求对方根据合同条款承担违约责任 2 因项目采购人员造成的交期延误 项目部应增强采购人员的交期意识,提高项目采购人员的业务素质,并对相关责任人进行批评。对项目进度造成严重影响的,应记失职一次,并处一定数额的罚款 3 因双方沟通不畅造成的交期延误 项目部首先应加强内部控制,改进采购工作业务水平,加强同供应商的沟通,建立完善、畅通的沟通机制 4 因偶发不可抗因素造成的交期延误 项目部应与供应商协商进行处理。由于自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿,力求将双方的损失降到最低 交期延误处理方法 第5章 附则 第11条 本制度由项目部制定,经总经理审批通过后生效,修改和废止时亦同。 第12条 本制度自颁布之日起生效并执行 13.2 项目采购工具表单 13.2.1 项目采购计划表 编号: 日期: 年 月 日 物资 名称 规格 数量 项目使用阶段 交货期 每日最高用量 基本 存量 最高 存量 基本存量比率 经济订购数量 审核人: 填表人: 13.2.2 项目采购申请表 项目名称 采购内容 名称 规格 数量 指导价 备注 采购缘由 其他采购要求 (包括产地或服务、资质等) 项目采购主管 意见 签字: 日期: 年 月 日 项目经理意见 签字: 日期: 年 月 日 分管副总意见 签字: 日期: 年 月 日 13.2.3 项目采购询价单 ( )购 字第 号 物资(服务)名称 编号 规格说明 单位 数量 质量要求 报价须知 交货期限 □ 需于 年 月 日以前交清 □ 订购后 天内交清 交货地点 付款办法 □ 交货验收合格后付款 □ 试用合格后付款 订购方法 □ 分项订购 □ 以总金额为准 报价期限 报价截止日期 上开报价单请于 年 月 日 时以前惠予报价,以便洽购为荷 报价保留时效 请保留报价有效期间至询价截止日期起 天以上 报价途径 请寄送至××××市×××路×××号××××公司项目部 或发送至×××××@××××.com 13.2.4 项目采购控制表 年 月 日 采购单号 品名 规格/型号 订购日期 供应商 请购进厂日期 数量 实际进厂日期 数量 备注 制表人: 审核人: 13.2.5 项目采购验收单 项目名称: 编号: 日期: 年 月 日 物资(服务)名称 规格 供应商 订购人 订购日期 到货日期 订购数量 实收数量 检验员 验收数量 □ 足交 □ 溢交 □ 短缺 短交数量 超交数量 检验员 交付物资(服务)质量状况 检验员 验收记录 检验项目 检验标准 检验结果 判定 备注 合格 不合格 总体验收结果 判定 备注 处理方式 项目采购主管 项目检验主管 项目经理 第14章 采购信息管理 14.1 采购信息制度规范 14.1.1 采购信息收集制度 采购信息收集是指通过各种方式获取采购过程中需要的信息。采购信息收集工作的好坏,直接关系到采购信息管理工作的质量,影响到公司的采购决策。 采购信息收集制度 第1章 总则 第1条 目的 为了提高公司采购信息的质量和信息收集的工作效率,结合本公司的实际情况,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购部信息收集人员收集、整理、分析采购信息。 第3条 职责分工 1.采购部经理负责审核、监控本制度,采购信息收集的进度和质量。 2.采购专员负责制定采购信息的方案和计划,收集、分析采购信息。 3.采购文员负责整理、录入采购信息。 第2章 采购信息的收集 第4条 采购信息的内容 一般情况下,公司需要收集的采购信息主要包括以下七类。 1.供应商信息,包括供应商的资信情况、技术水平、经营状况等。 2.物资价格信息,包括物资的市场价格水平、制造成本、价格的季节性变动等。 3.物资信息,包括物资的性能、制造方法、市场用量、供货量等。 4.采购市场行情,包括市场行情、市场特性、供需状况、价格的变化情况等。 5.替代品信息,包括新物资的价格、制造方法等。 6.法律法规信息,采购人员应随时关注本行业的相关法律法规的变动情况,如有更新或变更,要及时整理归档。 7.案例信息,采购部要定期对各类型采购案例建档,以便不断吸取经验教训,避免采购中出现不必要的失误。 第5条 采购信息的来源 采购专员一般可以通过以下五条渠道收集信息。 1.来自现有市场的信息。 2.来自同行业的信息。 3.来自供应商的信息。 4.来自其他行业的相关信息。 5.来自公司内部相关部门的信息。 第6条 采购信息收集的方法 常用的采购信息收集方法包括如下三种。 1.网络收集法,主要通过直接访问与本公司采购工作有密切联系的供应商网站、竞争对手网站、采购专业网站和各类电子商务网站收集采购信息。 2.媒体收集法,主要通过展销会、博览会、报刊、电视、广播等渠道收集采购信息。 3.调查收集法,主要通过商务调查的方法收集采购信息。 第7条 采购信息收集的准备 1.采购部经理明确采购信息收集的目标、范围。 2.采购部经理明确采购信息收集人员的职责、任务。 3.采购专员制定采购信息收集的方案和计划,报采购部经理审批,根据其审批意见修改并执行。 4.采购文员设计、编制符合信息收集目标和范围的调查问卷、表单。 第8条 实施信息收集 1.采购专员按照自身职责、任务收集信息。 2.采购部经理督导信息收集的过程,控制信息收集的进度和质量。 3.采购专员在收集信息的过程中应注意对采购信息的保密。 4.采购专员应严格控制信息收集的实施过程,如果发现方案设计有问题,要及时修正,以免得出错误的结论。 第3章 采购信息的整理和分析 第9条 采购信息整理 1.采购文员对收集到的表单进行逐份检查,将合格表单统一编号,以便于数据统计。 2.采购部经理对表单进行抽样检查,审核信息的质量。 3.采购文员将所有资料进行编辑、汇总分类,并录入相应的模板之中。 第10条 采购信息分类 一般情况下,根据信息来源及流向,采购信息可以分为三类,采购信息管理人员需按照下表所示对收集到的采购信息进行分类。 采购信息分类说明表 信息种类 信息细项 说明 公司内部流向采购部的信息 计划信息 该计划可以让采购部了解公司对物资、设备等的长期需求 销售预测信息 准确的销售预测有利于采购部在市场和公司之间找到最佳平衡点 预算信息 做好算可以帮助采购专员控制采购系统运营费用 会计信息 会计提供的关于供应商的财务信息,可以为采购部选择供应商提供帮助 生产需求信息 了解生产物资在一定周期内的需求项目和数量,可以作为采购部规划采购和供应计划的依据 新产品信息 采购部应及时收集公司相关新产品的信息,为采购工作提供指引 公司外部流向采购部的信息 市场信息 包括与采购工作相关的出版物,供应商提供的有关价格、供求因素等信息 供应源信息 包括从供应商、媒体广告等渠道获得的信息 供应商能力信息 包括供应商的生产能力、生产率及业内的劳动力状况等信息 产品税费信息 包括各类物资价格折扣、关税、增值税、销售税等各种税费信息 运输相关信息 包括各类运输方式及其费用,以及这类信息对采购价格的影响 采购部流向其他部门的信息 流向高层的信息 与采购有关的市场和行业状况等信息 流向生产部信息 采购物资质量信息、发运提前期信息、替代品信息等 流向市场部的信息 竞争对手的销售信息、竞争状况信息等 流向仓储部信息 采购物资到货信息、入库验收通知等 财务部门 成本、价格调整、预算等信息 第11条 采购信息分析 1.采购专员选择科学的统计方法,对收集到的信息进行技术分析,审核数据的有效性,并剔除无效信息,通过分析、判断、归纳、推理获取需要的信息,为制定采购决策提供重要依据。 2.采购专员根据分析得到的数据,用定性或定量的方法进行采购预测。 3.采购专员编制《采购信息分析报告》,并报采购总经理审批。 第4章 附则 第12条 本制度由采购部负责制定、解释和修订,经采购总监审批通过后生效。 第13条 本制度自审核通过之日起执行。 14.1.2 供应商信息管理制度 供应商信息管理是企业管理者为了有效地开发和利用供应商信息资源,在供应商管理过程中,对供应商信息进行收集、加工、输入和输出的活动总称。 供应商信息管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范供应商信息的收集、整理和存档管理工作,促进公司充分了解供应商的供应、交期、品管等能力,从而为公司制定采购决策提供依据,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购部人员收集、整理、存档供应商信息等相关工作。 第3条 职责分工 1.供应商主管负责审核和落实供应商信息管理制度,监督供应商信息管理过程。 2.采购专员负责分析和核定供应商信息,评价供应商资信等。 3.采购文员负责收集、整理、存档、保管供应商信息。 第2章 供应商信息的收集 第4条 供应商信息的内容 供应商信息的内容主要包括以下四个方面。 1.供应商基础资料,也就是公司掌握的供应商最基本的原始资料,主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人,公司概况,设备状况,人力资源状况,主要产品及原材料等。 2.供应商特征信息,包括供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。 3.供应商业务状况,主要包括目前及以往的销售实绩,经营管理者和业务人员的素质,与其他竞争公司的关系,与本公司的业务联系及合作态度等。 4.交易活动现状,主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。 第5条 实施信息收集 1.采购专员制订周密、切实可行的信息收集计划,并报采购部经理审批。 2.供应商主管将收集计划分解并分配给采购专员。 3.采购文员按照信息收集的目的和要求设计出合理的信息收集提纲与表格。 4.采购文员按照任务的特点,选择合适的收集方式和方法。 第3章 供应商信息的整理 第6条 供应商信息的分类 供应商信息按照来源不同一般分为以下五类,采购专员应按照以下分类整理信息。 1.基本情况,包括供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户账号、税号、联系人、电话、传真等。 2.资料类,主要包括营业执照、执照到期日期、生产许可证、许可证到期日期、质量体系证书、证书到期日期、产品标识、行业检测报告及有效期、企业简介、配套设备情况、供应商基本情况调查表等。 3.合同类,包括供应商质量保证协议、配套产品保修服务协议、合同及合同编号、技术协议。 4.产品类,包括物料编码、产品名称、图号、价格、企业行业标准、产品执行标准等。 5.流程类,包括样品小批鉴定表、供应商评价记录、供应商批准表格等。 第7条 供应商信息的整理 1.采购文员负责收集和审核供应商基础信息的资料,包括营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。 2.采购专员对供应商进行分类与编号,分类的方法按公司编码规定。 3.采购文员按照供应商编号,将采购专员核定的供应商信息录入信息管理系统,建立供应商档案卡。 4.采购文员把信息以调查报告、资料摘编、数据图表的形式整理出来。 5.采购专员将这些信息资料与收集计划进行对比分析,如不符合要求,还要进行补充收集。 第4章 供应商信息的存档 第8条 供应商信息存档规定 1.按照领导审批和公司规定,采购文员将供应商信息资料注明密级。 2.将资料按来源、时间、内容等分成若干层次和类别。 3.归档的资料应齐全完整,按照顺序或编号进行装订。 4.将装订好的资料,按照公司的编码规则编号、标注标题,并编制卷内目录。 5.按照分类将案卷整齐放在规定的档案柜或档案架上。 6.定期对资料进行整理、清理、核对。 第9条 供应商信息借阅规定 1.借阅资料时,必须办理借阅手续。借阅人员需注明借阅资料、期限及用途等,由借阅人员部门领导审批,并由采购部经理审批。 2.采购文员审核“借阅申请单”,并及时登记借阅信息。 3.借阅人员应准时送还资料,采购文员应核对资料,并登记。 4.如出现借阅异常时,采购文员应了解情况,必要时上报部门领导。 第10条 供应商信息管理的注意事项 1.供应商信息管理应保持动态性, 需要根据供应商情况的变化, 不断地加以调整,清理过旧资料,及时补充新资料,并进行跟踪记录。 2.供应商信息管理工作应提高质量和效率,不能将供应商档案束之高阁,应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。 第11条 公司员工应理解并遵守供应商信息管理制度的相关规定。 第12条 供应商信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理,按公司信息保密制度的相关规定执行。 第5章 附则 第13条 本制度由采购部负责制定,报采购总监审批后执行。 第14条 本制度自颁布之日起实行。 14.1.3 采购信息系统使用制度 采购信息系统可以有效地整合企业内外资源,加强企业与供应商之间的合作,增强企业采购业务的透明度,实现采购管理工作的信息化、网络化等,提高采购工作的效率和质量,提升企业的核心竞争力。 采购信息系统使用制度 第1章 总则 第1条 目的 为了有效组织、管理和控制采购信息的采集、整理、传输、分析等过程,确保公司的采购活动实现信息化,提高采购工作效率,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购信息系统的使用、维护等相关管理工作。 第3条 职责分工 1.采购部经理负责划分采购信息系统中采购模块的使用权限,审核系统维护的信息,并且监督采购信息系统的实施。 2.采购部各工作人员负责与信息管理部沟通采购信息系统需求,操作采购信息系统,配合信息管理部人员开展系统测试,并及时将操作信息反馈给信息管理人员。 3.信息管理部人员负责采购信息系统的权限设置、系统操作的培训和指导、系统运转情况的监控及采购信息系统的调试、维护等工作。 第2章 采购信息系统的架构介绍 第4条 采购信息系统的构成 采购信息系统包括业务操作系统、业务管理系统和电子商务系统三个部分。 采购信息系统的构成及用途一览表 序号 构成 主要用途 1 业务操作系统 日常采购计划及认证、订单环节的核心业务信息处理 2 业务管理系统 采购绩效统计处理,商业信息数据的收集及查询、历史经验数据存放与共享 3 电子商务系统 与供应商或社会供应群体的信息系统进行信息交换及传递 第5条 采购信息系统架构 一般情况下,在整个采购作业系统中包括采购资料库、管理信息系统、采购作业系统、决策支持系统及MRP系统等模块。 第3章 采购信息系统的操作管理 第6条 采购信息系统的权限分配 1.采购专员申请采购信息系统的操作权限,提交采购部经理审核,并报采购总监审批。 2.采购专员将审批通过的“权限申请表”提交给信息管理部。 3.采购专员得到信息管理部的反馈后,进行权限测试,如有问题应及时通知信息管理部。 4.采购专员使用分配的系统权限,按照操作标准开展日常业务。 第7条 采购信息系统使用操作 1.信息管理部应编制采购信息系统操作标准,经信息管理部经理审核后下发采购部执行。 2.采购部工作人员在接受信息管理部的采购信息系统操作培训之后,应利用信息系统辅助开展采购业务。 3.采购专员在日常使用系统中,如发现问题 应及时与信息管理部沟通解决。 第8条 采购信息系统操作注意事项 1.采购专员的系统权限应与其岗位职责相符,如采购订单的制作和采购订单的审核不能是同一个用户。 2.采购专员的职责如有变动,应及时申请,请信息管理部做相应的变更。 3.未经授权,任何人不得将用户权限给未授权限的用户使用。 4.采购专员应严格按照采购信息系统的操作标准进行操作,不得擅自改动。 第4章 采购信息系统的操作问题处理 第9条 采购管理信息系统的主要问题 由于市场随时发生变化、人员操作失误等原因,在使用信息管理系统时应注意收集信息系统问题,一般情况下问题可分为以下两类,具体如下表所示。 系统管理信息系统问题一览表 问题种类 具体问题 系统本身问题 信息系统与公司现有系统(包括公司防火墙)的整合问题,不能兼容 系统数据容量问题,可能影响系统数据的存储、备份、输出 系统运算逻辑问题,运行结果与实际出现差异 系统设计的程序不能满足实际业务操作的需求,因系统的局限性无法进行二次开发或开发费用过高 系统程序开发出现漏洞,可能引发系统瘫痪 业务操作的问题 系统操作比实际业务操作复杂,需增加岗位或人员,导致管理费用或维护费用过高 各职能部门之间缺乏合作,造成数据错误 操作人员缺乏规范、完整的培训,因系统操作不熟悉导致数据错误 因不熟悉系统或实际业务操作,导致系统数据参数设置错误 缺乏信息系统管理的复合型人才,导致无法全面的协调和管理整个系统的运行 人员变动频繁,关键操作或实施人员流失,导致系统操作流程发生阻塞 测试和试运行不充分,急于投入使用,未及时发现问题 第10条 信息系统的改善 1.采购专员在日常操作中如发现问题或需要改善的地方,经采购部经理审批后及时将系统改善需求提交到信息管理部。 2.采购专员应配合信息管理的调查、确认以及测试的需求。 3.在信息管理部对系统调试完成后,应先进行试运行,并记录运行状况。 4.改善的系统经确认满意之后,采购专员要签字验收,并更新采购信息系统操作标准。 第5章 附则 第11条 本制度由采购部负责制定、解释、修订,由采购总监审批。 第12条 本制度自颁布之日起正式实行。 14.1.4 采购信息保密制度 采购信息是指企业在物资采购过程中需要收集的信息,包括库存信息、生产计划、销售计划、供应商信息及供货渠道等。为了防止因采购信息泄露而给企业造成损失,企业应采取一定的保密措施。 采购信息保密制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范采购专员在采购活动中的行为,维护公司的商业利益,根据公司实际情况,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购相关信息的保密管理工作。 第3条 职责分工 1.总经理办公室负责公司信息保密的管理工作,制定采购信息保密信息,并处理执行过程中出现的问题。 2.人力资源部负责公司全体员工的保密教育和涉密员工的保密管理,以及相关方面的保密工作指导。 3.采购部及相关部门人员执行信息保密制度的相关规定。 第2章 采购信息密级分级 第4条 信息密级规定 公司的采购信息,根据保密程度和重要程度的不同可以分为绝密信息、机密信息、秘密信息和内部公开信息四类。 第5条 绝密信息 1.绝密信息是指极为重要的公司核心商业秘密,如被泄露会使公司利益遭到特别严重的损失,包括投标文件、评标文件、定标文件、合同协议信息、采购数据、公司技术标准等信息。 2.绝密信息的阅知范围。只有得到涉密信息部门或项目主管书面许可方可根据工作需要进行内部加密传递,且传递范围仅限于需求部门主管或项目的负责人,由部门主管或项目负责人根据业务需要进行分割、整理后传达给本部门的员工。 3.审批形式。许可须采用邮件回复、签字审批等有文字记载的书面方式进行,未经批准不得向任何人泄露,未经批准擅自将此级别信息对外发布的,按泄密处理,责任人和部门主管负连带责任。 4.承担责任。需求部门主管或项目负责人对接收到的资料信息的安全性和合理使用负责。因本人或本部门人员原因造成资料外泄的,由部门主管首先负管理责任,同时追究直接责任人的责任。 第6条 机密信息 1.机密信息是指重要的公司秘密,如被泄露会使公司利益遭受严重损失,主要包括项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、公司采购月报、采购合同台账、招标文件、供应商信息等对公司经营有重大商业价值的信息。 2.机密信息阅知范围。各个部门因工作关系,经部门经理审批后可了解相关信息,但严禁复制拷贝,需要复制拷贝前须经总经理批准。此级别信息经审批后可以在具有相关业务联系的经理层传递,不得发布给与业务无关的经理和普通员工,更不得对外泄露。 第7条 秘密信息 1.秘密信息是指公司一般商业秘密,一旦泄露会使公司的利益遭受损失。主要包括日常的部门内部讨论、论证结论、日常采购工作信息等。 2.秘密信息阅知范围。此级别信息由部门经理决定发布范围,可以在具有相关业务联系的员工间传递,但不得发布给与业务无关的员工,更不得对外泄露。 第8条 内部公开信息 1.内部公开信息是指内部非保密信息,包括以公司名义发出的有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。 2.内部公开信息阅知范围。此级别信息可以在公司范围内发布传递,但不得对外公布。 第3章 采购信息分类保密规定 第9条 招标信息保密规定 1.在招标、评标、定标的过程中,除各招标采购相关人员外,其他人无权查看有关标书等的任何信息,所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透露投标信息。 2.在招标采购过程中,所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透露有关招标采购的信息,更不得引导投标单位如何中标。 3.在定标过程中,所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透露意向定标供应商等的任何定标信息。 第10条 合同信息保密规定 1.合同信息包括合同文本,特别是物资价格、运输价格、技术标准要求,还包括物资所对应的型号、规格、数量等信息。 2.合同价格信息除采购、成本人员及相关负责人外,其他人无权查看,如遇特殊情况需报总经理审批。 第11条 供应商信息保密规定 1.供应商信息包括供应商公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。 2.凡有权查阅合格和试用供应商信息的人员,应严守信息,确保不向外传播;非授权人如需查阅合格或试用供应商的信息,需报总经理审批。 第4章 采购信息保密措施 第12条 涉密员工管理措施 1.采购专员在与公司建立劳动关系的同时,由公司人力资源部代表公司与其签署保密合同,以此互相监督,共同保障公司商业秘密的安全。 2.采购专员在日常工作中,除需认真履行岗位职责,服从本部门主管的领导外,还要严格按相关保密要求做好公司秘密的保守和保护工作,并接受相关保密管理部门的工作指导和监督、检查。 3.采购部应定期对与本部门管理职能相关的涉密人员进行保密检查,原则上每年不少于两次,对检查中发现的问题应及时给予指导、指正,落实整改措施,并及时总结和推广涉密员工在保密工作中好的做法和经验。检查结果应向涉密员工所在部门的主管反馈,纳入该员工月度、年度的岗位和绩效考核中,作为奖惩的依据之一。 4.对新安排至采购岗位的涉密员工,人力资源部除进行常规的入职教育外,应会同采购部主管共同进行入职保密教育;涉密员工因工作需要进行岗位变更时,部门主管应监督其对保密工作的移交,人力资源部应对其进行离岗保密教育。 第13条 来访接待管理措施 1.公司供应商的来访接待,由采购部负责向总经理备案,并按统一的公司介绍资料和公司产品样本向来访者介绍。 2.应定期完善、修改公司简介及用于接待的音像资料,并报经公司保密管理部门审核批准后方可用于接待。未经许可,接待中不得涉及公司秘密事项内容。 3.采购部接受接待任务后,应事先制订接待计划和参观路线,报公司总经理或保密管理部门批准。未经总经理批准,不得擅自带领来访参观人员进入重点部门和重点部位。 第14条 信息日常操作规定 1.应定期备份保密信息。 2.对收发文件、资料要建立登记制度,严格实行签收手续。 3.对递送的秘密文件、资料,要严格履行登记签收手续,一律要密封包装,并标明密级。 4.销毁秘密文件、资料时必须按规定登记造册,经主管领导批准后,用碎纸机碎掉。 5.属于秘密信息内容的会议和其他活动,应采取保密措施,包括选择具备保密条件的会议场所,限定参加会议人员的范围,确定会议内容传达的范围。 6.公司的电脑上不得擅自安装或运行修改操作系统运行参数的软件,不得从事扰乱公司网络正常运行的活动。 7.公司员工不得将电脑密码告知非授权人,不得擅自使用他人电脑。 第15条 违规责任追究措施 1.对于重要资料没有备份、备份不全或备份错误的,根据给公司造成的损失追究其相应的责任。 2.违反本制度规定的员工,对相关责任人员予以警告或罚款,行政记过、记大过直至开除。 3.违反本制度规定的员工,因过失导致数据信息遗失、泄露,对责任人处以警告或罚款;窃取公司商业秘密范围的数据信息或恶意伪造篡改数据的,一经发现立即辞退,取消全部股权期权奖金红利,除按劳动合同和竞业禁止约定处罚外,构成犯罪的报司法机关追究其刑事责任。 4.违反本制度规定的员工,除给予警告、罚款、记过、记大过、辞退等行政处分外,如给公司造成经济损失,同时承担民事赔偿责任,部门主管有过失的负连带赔偿责任。构成犯罪的,报送司法机关依法追究其刑事责任。 第5章 附则 第16条 公司员工均应理解并遵守本制度的相关规定,主动避免获知非授权信息。 第17条 采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理,按公司信息保密制度的相关规定执行。 第18条 本制度由总经理办公室制定,报总经理审批后执行。 第19条 本制度自 年 月 日起生效。 14.2 采购信息工具表单 14.2.1 供应商信息表 供应商编号: 日期: 年 月 日 供应商基本信息 供应商名称 地址 负责人 经营范围 经营规模 联系人 联系方式 传真 E-mail 备注 公司概况 资本额 设立日期 营业执照 往来银行 开始往来 时间 营业额 发票种类 万元 年 月 日 普票/增票 备注 主要产品 产品名称 年产量 销售额 占总销售额的比例(%) 剩余产能 产品量产时间 优势说明 主要客户市场 主要客户名 行业和地区 提供的产品 该客户占企业销售额的比例(%) 业务开始时间 说明 机器设备简介 设备名称/型号 生产厂商 技术指标和优势 购入时间 购入成本 数量 员工信息 总人数 技术人员 业务人员 质检人员 生产人员 管理人员 平均文化程度 供应商质量体系 质量方针 本年度质量 目标 通过认证 认证标准 通过认证日期 年 月 日 认证机构名称 认证证书编号 质量代表 联系方式 填表人: 确认人: 审批人: 14.2.2 信息系统权限表 编号: 日期: 年 月 日 用户代码 部门代码 群组代码 用户名称 部门名称 群组名称 项次 程序代码 程序名称 基本权限 组权限 他组权限 新增 查询 更改 审核 删 除 输 出 查询 更改 删除 审核 查询 更改 删除 审核 填表人: 确认人: 审批人: 14.2.3 档案借阅申请单 编号: 日期: 年 月 日 借阅部门 借阅人 借阅资料名称 借阅事由 借阅方式 □ 借阅 □ 复印 □ 其他 借阅时间 借阅期限 借阅部门领导审批 日期: 年 月 日 保管部门领导审批 日期: 年 月 日 第15章 采购审计管理 15.1 采购审计制度规范 15.1.1 采购执行审计制度 采购执行审计是指审计人员对采购执行过程中的各个事项进行审计、监督和检查,以规范采购人员的行为,提高采购执行活动的规范性。 采购执行审计制度 第1条 公司为了加强对采购行为的管理,强化和完善内部审计职能,根据国家有关法律法规和公司的实际情况,特制定本制度。 第2条 本制度适用于公司物资采购及付款工作。 第3条 采购工作应当遵循公开、公平、公正的原则,按照公开招标、邀请竞标、集体评标、定标,内审人员参与评标定标并予以监督的步骤进行。 第4条 采购人员需品行端正,严格遵守国家法律法规及公司制度,认真履行自己的职责。 第5条 采购审计的范围 1.购置生产设备,一次性购买总价在 元以上或者单价在 元以上的设备。 2.批量采购 元以上的原材料。 3.一次性采购 元以上的办公用品。 4.一次性采购 元以上的各种用于基建维修的器材。 第6条 采购部必须事先制订购买计划和经费预算方案,经采购部经理审批通过后报审计人员备案。 第7条 采购时可以采用招标式采购、竞争性谈判采购或询价采购的方式。 第8条 审计人员应对采购人员进行审计,主要包括下列三项内容。 1.相关采购规章制度的执行情况。 2.采购标准、采购方式和采购程序的执行情况。 3.领导交办的其他审计工作。 第9条 审计人员发现正在进行的采购工作严重违反规定或导致采购无效的,应责令采购人员停止采购并及时上报领导。 第10条 采购部应当对照采购合同的标准组织验收,根据验收结果形成书面材料,签名后报送审计人员。 第11条 审计人员有权对采购的物资进行实物与账表的对比及检查。 第12条 采购人员出现下列情形之一的,采购无效,审计人员责令其改正,并视情节轻重,建议领导给予采购人员相应的处分。 1.擅自提高采购标准的。 2.与社会中介机构或者供应商违规串通的。 3.其他违反采购规定的。 第13条 本制度由审计部制定、修改。 第14条 本制度自颁布之日起执行。 15.1.2 采购稽核管理制度 采购稽核是指稽核人员对采购作业过程的各个阶段、各个事项进行稽查和复核,以规范采购人员的行为,提高企业采购活动的规范性。 采购稽核管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范采购人员的行为,提高采购活动的规范性,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司所有采购作业的稽核工作。 第3条 稽核小组成员构成 稽核小组由公司总经办、财务部和人力资源部的相关人员组成。 第2章 稽核执行 第4条 稽核内容 采购稽核主要从采购预算稽核、请购作业稽核、比价作业稽核、订购作业稽核和验收作业稽核五个方面展开。各方面的稽核重点与稽核依据如下表所示。 采购稽核重点与稽核依据一览表 稽核内容 稽核重点 依据 采购预算管理 ◆ 采购预算是否考虑了存货定量及定价管制,制定了ABC分类标准 ◆ 采购预算否符合销售计划、生产计划和库存状况 ◆ 采购预算是否得到全面执行,若与实际采购费用存在差异,是否已修正 请购单 销售计划 生产计划 请购作业 ◆ 请购内容和金额是否与预算相符,是否按照核准权限进行核准 ◆ 请购单(数量、规格等)的变更是否按照相关程序进行 ◆ 紧急采购原因分析 请购单 安全存量 控制表 比价作业 ◆ 询价管理 ◆ 招标管理 ◆ 采购合同管理 询价单 采购合同 谈判记录 订购作业 ◆ 合同的规范性、合法性 ◆ 采购合同执行情况 ◆ 订单发出后有无跟踪控制 ◆ 由于某种原因导致供应商没有按约定日期将采购物资送达时,采购部是否采购了相应措施,是否影响了正常生产与经营 请购单 采购合同 采购订单 验收作业 ◆ 采购物资到达时,采购部是否会同采购物资使用部门、质量管理部门及其他相关部门共同对物资进行验收 ◆ 相关技术部门是否派专业技术人员对采购物资进行验收 ◆ 采购物资不符合标准时,是否已采取有效措施 ◆ 检验人员是否依据相关单据,对采购物资的品名、数量、单价逐一点检,并做好相应记录 入库验收单 送货发票 第5条 稽核方式 采购稽核采取定期与不定期两种方式,定期稽核为每季度一次,具体稽核工作由稽核工作小组组长负责安排。 第3章 附则 第6条 本制度由人力资源部负责拟订,经总经理审批通过后执行,修改时亦同。 第7条 本制度自颁布之日起执行。 15.1.3 物资采购审计办法 物资采购审计办法规范了物资采购过程中各人员、各环节的审计工作,有利于降低物资采购的风险,保护公司的合法权益。 物资采购审计办法 第1章 总则 第1条 目的 为了规范物资采购管理工作,降低物资采购风险,及时弥补物资采购管理过程中的漏洞,保护公司的合法利益,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于公司对物资采购各人员、各环节进行独立监督和评价工作。 第2章 审计内容 第3条 物资采购计划的编报和管理。 第4条 物资采购合同的合法性、严密性及合同条款履行的可行性、完整性等。 第5条 物资采购管理中的费用标准及资金管理。 第6条 物资招标资格、条件、方式和程序等。 第7条 物资采购核算情况。 第3章 审计要点 第8条 物资采购计划审计要点 1.物资采购计划,是否根据各部门提出的申请需求进行编报。 2.重点物资采购计划的执行情况。 第9条 物资采购合同审计要点 1.物资采购合同当事人的签约资格及姓名。 2.产品数量和计量单位,按法定计量标准执行。对交货数量的正负尾差、合理磅差、运输损耗,按相关要求处理。 3.在合同中明确产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限。 4.采用数量清点和质量检验的方式进行验收。 5.结算方式,按银行结算办法签订合同。 6.违约责任,应明确当事人双方或一方有违约行为时承担责任的方式和标准。 第10条 物资采购资金管理审计要点 1.物资采购资金预算的达成情况。 2.财务部对资金使用情况的监督和审核情况。 第11条 物资采购招标审计要点 1.投标方的资格、条件审查。 2.招标范围、方式、程序和文件。 3.招标条件、招标纪律等。 4.评标、定标的公平性、合理性、合法性、真实性。 第12条 物资运输审计要点 1.按运输企业资质管理办法审查运输企业的资质。 2.物资运输的可行性研究及费用的审查。 3.运输合同的审查。 第13条 物资采购会计核算审计要点 1.核算设置的账簿、会计科目等的正确性、完整性。 2.不同结算方式下账务处理的合规性。 3.物资采购成本核算的真实性、正确性。 第4章 审计程序 第14条 编制年度采购审计工作计划 1.审计部门结合采购部的具体情况确定年度采购审计工作计划,报请总经理批准后实施。 2.在实施审计计划时应拟订审计方案、审计范围、内容、方式和时间,并通知采购部提供必要的工作条件。 第15条 实施审计 1.在采购审计过程中,必须做好工作底稿,记录审计过程,各种旁证材料齐全,做好调查记录并有相关人员的签名盖章。 2.审计中如有争议应如实向相关领导反映,必须有理有据、实事求是地提出解决办法,切忌主观、武断。 第16条 编制《审计报告》 1.每项审计工作结束后,最迟不得超过 天提出《审计报告》。 2.《审计报告》的要求:事实清楚、数据确实、有理有据、建议恰当。 3.审计部门将《审计报告》报送总经理批示,总经理做出审计结论和处理决定,并通知被审计部门执行。 第17条 复审 1.采购部在审阅报告草稿后如有不同意见,首先应对事实和数据是否准确提出补充意见,经审计人员查明后进行修改或补充。 2.采购部对《审计报告》的法规依据、处理建议等内容也可以提出不同的看法,审计人员可以采纳或维护报告。 第18条 审计结果的执行 1.采购部必须执行《审计报告》,审计人员必须定期以书面形式向总经理报告执行结果。 2.《审计报告》出具后由于情况变化和有新的重要数据,查明事实后,采购部应在向审计人员报告的同时也要向总经理报告,由总经理做出修改报告或继续执行的决策。 3.每份《审计报告》及工作底稿附件等,必须在一个月内整理装订成册,归档备查。 第5章 奖惩 第19条 对采购审计工作成绩显著的工作人员,以及在揭发检举中有功的人员,公司对其给予表扬和奖励。 第20条 在采购审计过程中,如有审计人员泄露机密,或出现以权谋私、舞弊的行为,公司应给予其行政处分,情节严重而构成犯罪的将提请司法机关依法追究其刑事责任。 第21条 对打击、报复、检举、揭发的人员不论其职位高低,公司根据情节严重情况给予行政处分或经济处罚,情节特别严重的,报有关部门处理,直至依法追究法律责任。 第6章 附则 第22条 本办法由审计部负责拟订,经总经理审批后执行,修改时亦同。 第23条 本办法与国家的审计法规不符时,应以国家有关审计法规为准。 第24条 本办法自颁布之日起执行。 15.1.4 合同审计管理办法 合同审计管理办法规范了合同审计的内容、要点、程度和方法等事项,有利于合同审计工作的顺利开展,避免或减少经济纠纷,保护公司的合法利益。 企业经济合同审计管理办法 第1章 总则 第1条 目的 为了开展企业内部的审计工作,强化对经济合同的审计和监督,保护企业的合法权益,根据《中华人民共和国经济合同法》和《中华人民共和国审计法》等有关规定,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于企业所签经济合同的内容、条款、签订程序及其履行过程中的审计监督工作。 第3条 原则 1.经济合同审计属常规审计,应坚持签约前审计为主的原则。 2.经济合同审计应坚持依法审计、实事求是、客观公正的原则。 第2章 经济合同审计的基本内容 第4条 对经济合同合法性的审查 1.主体是否合法。审查当事人是否具有签订、履行该合同的权利能力和行为能力。审查代理人是否有有效的委托证明,委托事项、权限、期限是否与所签合同的内容相一致。 2.内容是否合法。合同的内容应符合国家的政策、法律、法规和计划要求;当事人意思表示要真实一致;防止采用欺诈、胁迫、乘人之危等手段订立合同;权利、义务是否对等,是否等价有偿。 3.形式是否合法。所签经济合同应采用书面形式,合同格式应采用国家工商局颁发的统一格式文本。 4.程序是否合法。订约程序应符合国家法律、法规的规定。 第5条 对经济合同条款完整性的审查 1.合同标的是否明确,有无国家限制流通或禁止交易的物品。 2.合同标的数量是否准确,质量标准是否明确具体。 3.合同价款或酬金是否准确具体、合规合法。 4.合同的履行期限、地点、方式是否可行,是否准确。 5.违约责任条款是否符合法律规定,并明确具体。 6.根据法律规定或按经济合同性质要求必须具备的条款是否在合同中明示,以及该条款的合理、有效性。 第6条 审查合同的严密性 审查合同的文字表述是否准确严密;当事人双方的权利、义务是否明确具体;是否按规定履行了审批、签证、公证等手续。 第7条 审查合同履行的可行性 1.审查合同的效益程度。 2.审查当事人的资信能力是否真实,是否具备履约能力。 3.是否确定了切实可行的担保方式,担保人是否具有合法资格 第8条 审查合同履行的完整性 1.联营、投资合同及较大的购销合同在合同签订后,应随合同时效区间审查合同是否履行或完全履行。 2.对不履行或没有完全履行的合同,审计违约责任是否按约定方式承担。 第3章 常用经济合同审计要点 第9条 购销合同审计要点 1.产品名称,应署全名,注明商标与标号、生产厂家、产品型号、规格、等级、花色及包装标准等。 2.产品技术标准的具体审计要求如下表所示。 产品技术标准审计要求一览表 技术标准类别 具体要求 有国家强制性标准或行业强制性标准的 不得低于国家强制性标准或者行业强制性标准 没有国家强制性标准,也没有行业强制性标准 由双方协商签订,在条款中应写明执行何种标准,标准的编号、代号 需方有特殊要求的 按合同中商定的技术条件执行 备注 实行抽运行才能发现内在质量缺陷的产品,合同中应具体约定提出质量异议的条件和时间 3.产品数量,按法定计量标准执行。对交货数量的正负尾差、合理磅差、运输损耗,应按有关要求处理。 4.在经济合同中明确产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限。 5.采用数量清点和质量检验的方式进行验收。 6.产品价格,由物价部门管理的从其规定,否则双方按市场价协商订货。 7.结算方式,按银行结算办法签订合同。 8.违约责任,应明确当事人双方或一方有违约行为时,明确责任承担的方式和标准。 第10条 联营合同的审计要点 1.联营合同的签订是否有书面的可行性研究分析报告。 2.投资是否公平合理,符合国家政策。 3.盈利分配和亏损负担是否具体明确。 4.联营组织形式和应履行的义务是否确定详实。 5.违约责任及争议的解决方式是否明确可行。 第11条 涉外经济合同的审计要点 1.涉外经济合同是否有与中国法律相抵触的条款。 2.合同标的是否符合国家的产业政策和投资导向。 3.合同中涉及的注入资金、回报率及风险承担是否遵循了平等、合理的原则。 4.融资成本的运用是否符合国际惯例。 5.外方的报价是否合理。 6.采用的保险条款是否范围适当、可靠。 7.选择的仲裁地点和方式是否符合国际惯例。 8.外方的资信能力是否得到了审查。 第4章 经济合同审计的基本程序 第12条 经济合同审计属常规审计,不下达《审计通知书》,审计完结直接签署意见,不出具《审计报告》。经济合同审计根据需要和可能在签约前、履行中和履约后进行。 第13条 下列合同必须在签约前进行审计。 1.数额较大的购销合同。 2.联营合同。 3.涉外经济合同。 4.其他重大经济合同。 第14条 合同签订前,经办部门应将与合同有关的准备材料和审签申请表送交审计部门;对于重要的经济合同,在签约前经办部门应通知审计机构有关人员参与谈判。 第15条 经办部门送审计部门的资料应包括以下内容。 1.数额较大的购销合同,提供《市场调研报告》和两个以上供方单位的“报价单”。 2.联营合同应提供《可行性研究报告》,通过专业的咨询机构咨询材料;以货币资金以外的其他资产投资的,应提供资产评估资料。 3.涉外经济合同应提供有关部门批准的文件、报价、保险、仲裁及采用的国际惯例等有关资料。 第16条 审计部门应于合同草本送达审计后 日内提出书面审计意见。 第17条 采购部应根据审计意见对合同进行修改、补充,财务部门据此办理结算手续。 第18条 经审计后签订的合同,审计机构应重点对跨年度的、有效周期长的合同进行履行中或履约后的全过程监督。 第19条 对未经事前审计的合同,审计机构认为必要时可在履行中、履约后进行审计,审计意见报主管领导、上级业务主管部门,通知经办部门。 第20条 经济合同审计应编写工作底稿,遇有重大问题应出具《审计报告》,并按规定整理审计档案。 第5章 经济合同的审计方法 第21条 审计人员应依据有关法律、法规、政策,对已占有或掌握的合同资料、信息进行逐项检查、核对、复算;认真分析,找出问题,提出修改意见或应注意的问题和事项。 第22条 对于重大经济合同采用签约前就地审计方法,审计人员参加谈判,收集资料,取证查询,审核分析,对合同草本内容、条款提出修改意见。 第23条 一般经济合同以送达审计为主,必要时采用就地审计方法,可运用审阅、函证、比较、分析等手段,审计中应注意合同的时效性。 第24条 审计人员应该采用灵活多样的审计方法,根据不同种类经济合同的审计特点进行审计,有条件的可将要点标准化,利用计算机进行辅助性审计。 第25条 发现经济合同管理部门利用签订合同之便,进行违法违纪活动时,应以实事求是的态度,客观公正地进行实际查阅、现场观察、询问分析等,可以采用抄录、复印、照相等方法取得审计证据,提出处理意见。 第26条 重大经济合同审计意见遇有争议时,由审计部门牵头,组织有关专家进行研讨,做出正确评价。 第6章 附则 第27条 本办法由审计部负责拟订,经总经理审批通过后执行,修改时亦同。 第28条 本办法自颁布之日起执行。 15.2 采购审计工具表单 15.2.1 项目采购审计计划表 编号: 填写日期: 年 月 日 项目名称 领导审批意见 被审计部门 审计目标 审计范围 主要审计内容 审计方式 审计人员 审计时间 备注 15.2.2 采购审计实施计划表 日期: 年 月 日 审计目的 审计性质 审计范围 审计依据 审计组长 审计成员 审计日期 审计工作具体安排 日期 时间 审核内容 审核文件 审计员 制表人: 审批人: 15.2.3 采购付款审计表 申请表编号: 申请时间: 单位名称: 地址: 电话: 收款单位名称: 地址: 电话: 序号 材料 编码 名称 型号 描述 合同 编号 合同 数量 单位 单价 入库 数量 金额 备注 合计 总金额(大写) 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 特别说明 后附单据 其他说明 付款申请人 采购经理审核 总经理审批 财务部审批 15.2.4 审计工作底稿 审计对象 审计时间 审计内容 发现的问题 处理意见 附件 审计人员签字 被审计对象签字 15.2.5 审计工作总结表 日期: 年 月 日 审计项目名称 被审计单位名称 审计组长 组员 现场工作时间 计划 实际 被审计项目基本情况 审计目的与范围 审计计划执行情况 预审情况 符合性测试及发现问题 实质性测试及发现问题 与采购部交换意见 重大问题处理 对下年度采购审计工作的建议和意见 第16章 采购贿赂管理 16.1 采购贿赂制度规范 16.1.1 反采购贿赂管理办法 造成采购贿赂行为的原因包括企业采购管理的漏洞及采购人员行为缺失两个方面,因此反采购贿赂需要从这两个方面入手,对采购管理和采购人员的行为进行规范。 反采购贿赂管理办法 第1章 总则 第1条 目的 为加强公司廉政建设,杜绝员工在采购业务中发生收受贿赂、拿回扣的现象,维护公司信誉,结合公司实际情况,特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于公司内部所有与采购工作相关的部门和人员。 第3条 与采购业务相关的部门负责人、采购直接负责人的工作变动都应进行例行审计和内部监察。 第2章 加强内部监察 第4条 为加强对采购业务的监督管理, 公司成立内部监察小组, 实行内部监察制度。 第5条 监察人员在公司总经理的授权下实施监察、审计工作。 第6条 内部监察人员的职责 监察人员对在采购业务交往中收受贿赂、拿回扣的人进行调查、审计,若发现违规现象,根据情节轻重给予当事人经济处罚,情节特别严重的,建议移送司法机关,依法追究法律责任。 第7条 检查审计范围 1.检查实物、凭证、账册及有关资料。 2.索取有关证明材料。 3.进行必要的调查取证。 4.对正在进行的违法乱纪行为提出处理意见。 5.对阻挠、破坏监察、审计工作以及拒绝提供有关资料的当事人,经公司总经理批准,采取必要的临时措施,追究其责任。 第3章 加强合同管理 第8条 公司严格管理合同,严禁收受贿赂和拿回扣。 第9条 各相关人员需严格执行公司的合同管理制度,重大采购项目的谈判( 万元以上)需经公司主要领导主持洽谈,并及时向公司总经理汇报洽谈结果。 第10条 采购业务谈判必须两人以上参加。 第11条 采购业务谈判前,采购人员必须认真调查市场行情,明确价格底线,至少与两家以上供应商比价。 第12条 公司大型业务应尽量采取招标、议标的形式进行。 第4章 加强奖惩管理 第13条 采购业务中,若供应商有回扣或其他形式的馈赠,采购人员一律上缴公司,不准私自截留,否则作为贪污受贿处理。 第14条 贪污受贿的惩罚措施 1.金额达 元给予 元( 倍)罚款,并降级处理。 2.金额达 元以上者除了给予 倍罚款外,一律开除。 3.金额达 元者,除给予 倍罚款外,一律移送司法机关追究法律责任。 4.若受贿为实物,按市场价格折算金额。 5.凡因拿回扣,受到处理的都将在公司局域网上予以通报。 第15条 发生下列恶意情况之一的,需按照实际情况予以严惩。 1.在采购中故意选择质次价高的产品和劣质的服务。 2.故意以长期合作为由,索要回扣。 3.与供应商串通欺骗公司。 4.故意隐瞒信誉良好的供应商。 5.拖延时间,打时间差欺骗领导。 6.在业务工作中不积极寻找好的合作伙伴,不认真向对方提出合理的要求,不考虑公司利益,业务谈判马马虎虎,致使公司蒙受损失。 第16条 业务涉及差旅交通、汽车修理、餐饮招待等费用时,当事人、经办人必须如实报销,提供正规发票,有弄虚作假者,一律按公司相关规定处理。 第5章 附则 第17条 本办法经总经理审批通过后生效,修改时亦同。 第18条 本办法自颁布之日起执行。 16.1.2 采购贿赂处理办法 采购贿赂是指供应商以排斥竞争对手为目的,为争取交易机会,暗中给予采购人员财物或其他好处的不正当竞争行为。为了减少甚至杜绝采购贿赂行为的出现,企业需对供应商和采购人员的行为进行规范。 采购贿赂处理办法 第1章 总则 第1条 目的 为了保证采购工作的公平、公正、公开,严厉打击和制止采购贿赂行为,维护本公司和供应商的权益,特制定本办法。 第2条 适用范围 凡本公司采购过程中出现的采购贿赂行为,均依照本办法进行处理。 第3条 名词解释 1.本办法中所指的采购贿赂,是指供应商为销售物资而采用财物或者其他手段贿赂本公司工作人员,和本公司工作人员为了收受或者索取贿赂而购买供应商物资的行为。 2.本办法所称折扣,也就是商品购销中的让利,是指供应商在销售物资时,以明示并如实入账的方式给予本公司的价格优惠,包括支付价款时对价款总额按一定比例即时予以扣除和支付价款总额后再按一定比例予以退还两种形式。 3.本办法所称明示和入账,是指根据合同约定的金额和支付方式,在依法设立的反映其生产经营活动或者行政事业经费收支的财务账上按照财务会计制度规定明确如实记载。 第2章 采购贿赂定义标准 第4条 财物贿赂 1.供应商为销售物资,假借促销费、宣传、赞助费、科研费、劳务费、咨询费、佣金等名义,或者以报销各种费用等方式,给付本公司单位或者个人现金和实物的行为,属于财物贿赂。 2.按照商业礼仪赠送小额广告礼品的行为不属于采购贿赂。 第5条 其他手段贿赂 供应商对本公司采购人员提供国内外各种名义的旅游、考察等给付财物以外的其他利益的行为,属于其他手段贿赂。 第6条 行贿行为的界定 供应商不得采用财物或者其他手段进行贿赂以销售物资。在账外暗中给予本公司采购部门或者个人回扣的,以行贿论处。 第7条 受贿行为的界定 本公司采购部门或者个人在账外暗中收受回扣的,以受贿论处。 第8条 折扣入账 供应商销售物资,可以以明示方式给本公司折扣,折扣必须如实入账。本公司接受折扣必须由财务部如实入账。若折扣未进行实时入账,则该行为构成采购贿赂。 第9条 串通投标 本公司采购人员为了收受回扣与投标单位串通投标、抬高标价或者压低标价,相互勾结,以排挤竞争对手竞争的行为构成采购贿赂。 第3章 采购贿赂处理办法 第10条 供应商行贿处理 针对供应商的行贿行为,公司的处理方式如下图所示。 1 2 3 供应商违反本规定以行贿手段销售物资的,应当停止对其的采购行为,并进行相关调查 情节严重者,三年内不能参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商 构成犯罪的,本公司有权向司法机关举报,依法追究其刑事责任 供应商行贿处理办法示意图 第11条 投标单位串通投标处理 投标单位和采购人员相互勾结,排挤竞争对手的,其中标无效,并停止其投标权利,三年以内不能参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商。情节严重的,应列入供应商黑名单,永不对其采购,并向司法机关举报。 第12条 采购人员受贿处理 针对采购人员的受贿行为,公司的处理方式如下图所示。 1.本公司的采购人员利用职务之便,索取供应商财物或者非法收受供应商财物,为供应商谋取利益的,应令其将非法所得上交工商管理机构,并予以解雇,永不再录用 2.采购人员非法收受贿赂致使本公司遭受损失的,除上述各种处罚外,还应对公司损失进行赔偿 3.公司损失数额较大或者数额巨大的,本公司有权移交司法机关,根据相关的法律法规对责任人进行处理 采购人员受贿处理办法示意图 第13条 采购人员回扣处理 本公司采购人员在采购活动中,违反国家和本公司的相关规定,收受各种名义的回扣、手续费,按公司相关规定进行处罚。 第14条 知情不报处理 本公司采购人员在工作中非法收受他人贿赂,其同事或者主管知情不报,应由公司处以罚金,并进行通报批评。 第15条 主动坦白处理 采购人员在被追诉前主动交代行贿行为的,由公司进行通报批评处理,并呈报司法机关实情,以便减轻处罚或免除处罚。 第16条 采购稽核小组违规处理 1.采购稽核小组负责检查采购人员的不正当行为,如采购稽核小组成员滥用职权、玩忽职守,本公司有权予以解雇,并终生不得录用。构成犯罪的,将移交司法机关,依法追究其刑事责任。 2.采购稽核小组成员对明知有违反本法规定构成犯罪的供应商和采购人员故意包庇不使他受追诉的,本公司有权予以解雇并处以罚金,情节严重构成犯罪的,本公司有权移交司法机关,依法追究其刑事责任。 第4章 附则 第17条 本办法经总经办批准后生效,修改时亦同。 第18条 本办法自审核通过之日起生效并执行。 16.2 采购贿赂工具表单 16.2.1 预防采购贿赂调查表 调查内容 备选答案 备注 1.吃拿卡要,以权谋私 ◆ 利用职务之便向供应商索取钱物 是 □ 否 □ ◆ 接收供应商的礼金、回扣和贵重礼品 是 □ 否 □ ◆ 接收供应商的专场宴请和营业性娱乐活动 是 □ 否 □ ◆ 接收供应商提供的通信工具、交通工具和高档办公用品 是 □ 否 □ ◆ 要求供应商报销费用 是 □ 否 □ 2.滥用职权,变相谋私 ◆ 私自向亲属采购物资 是 □ 否 □ ◆ 要求或接受供应商为其住房装修 是 □ 否 □ ◆ 要求或接受供应商为其筹办婚丧嫁娶活动 是 □ 否 □ ◆ 要求或接受供应商为其亲属安排工作 是 □ 否 □ 3.违反原则,违规操作 ◆ 在物资采购跟踪工作中不能秉公办事、故意刁难供应商 是 □ 否 □ ◆ 发现物资不合格情况后隐瞒不报、私开绿灯 是 □ 否 □ ◆ 制作物资采购资料和数据时弄虚作假、隐瞒事实 是 □ 否 □ 4.有令不行,严重渎职 ◆ 对上级主管指令有意违抗、拒不执行 是 □ 否 □ ◆ 对自身工作职责和集体工作安排不屑一顾、拒不履行 是 □ 否 □ ◆ 对上级查处采购贿赂的要求拒不传达,日常工作中我行我素、拒不配合 是 □ 否 □ 5.有禁不止,随波逐流 ◆ 对明令禁止的采购贿赂行为熟视无睹、随波逐流,不揭发、不举报 是 □ 否 □ ◆ 对本部门发生的严重采购贿赂行为有意隐瞒,不制止、不查处 是 □ 否 □ 16.2.2 采购贿赂治理工作调查表 部门: 填表日期: 年 月 日 调查项目 具体情况 备注 1.本部门采购贿赂治理工作的重点是什么 2.部门内可能出现采购贿赂隐患的工作环节有哪些 3.部门或个人在物资采购中有无收受回扣或财物的行为,如有,采取哪些回扣的方式,收到的财物是如何处理的 4.采购部对回扣或收到的财物有无内部处理办法 5.有无专设的回扣账簿,有无未纳入公司财务统一管理的账外账 6.采取过什么措施杜绝采购贿赂 7.针对自查自纠中出现的问题,采取了什么整改措施,完善、制定了哪些制度 16.2.3 采购贿赂事件查处汇总表 填表日期: 年 月 日 项目 已结事件 年~ 年 已查结事件 年~ 年 正在查处事件 准备查处事件线索 总数 刑事 处分 纪律 处分 行政 处分 总数 刑事 处分 纪律 处分 行政 处分 涉及 事件 涉及 金额 涉及 单位 涉及 人员 涉及人员领导 16.2.4 已查结采购贿赂事件专报表 填表日期: 年 月 日 涉及领域 事件来源 行贿方 受贿方 主要涉及人员姓名 主要涉及人员职位 涉及供应商 涉及金额 简要情况 查处情况及结果 填表人签字: 负责人签字: — END — 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    雅***韵

    贡献于2021-06-19

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