当前我国企业合同管理存在的问题及对策建议思考


     当前我国企业合同管理存在的问题 及对策建议思考 法律风险不仅关系到企业稳定经营,更关系到企业转型改革。企业合同风险管理具有较强的复杂性,需要企业从多角度、多层次出发,不断对合同风险管理工作进行优化,有效规避合同管理中存在的法律风险,加强防范,确保经营活动的安全,促使企业可持续健康发展。 一、企业合同管理与法律风险 (一)企业合同管理 企业合同管理是企业在进行经营活动时利用规范来约束合同中所涉及的各项事务,在合同管理过程中还应发挥法律的作用,从法律的角度对企业合同进行管理,起到领导与组织企业各项活动的作用。企业的合同管理主要包括合同準备、合同拟定、合同签署、合同生效、合同签订、合同履行、合同变更、合同撤销,并解决合同中所产生的争议等。 (二)合同的法律风险 企业合同管理过程中的风险无处不在,从风险类型来看,分为交易风险和法律风险;合同的法律风险指的是企业在合同管理过程中,合同当事方中的一方或是双方利益可能存在的潜在损失等。同时,在企业的合同管理中会涉及不同的范围与领域,且管理的过程也比较繁杂,在对企业风险规避过程中也离不开合同管理,这些风险的合法性、有效性与及时性都应通过合同法律效力进行判断,并在此基础上分析是否存在,通过管理中的漏洞与表象来采取一定的防范措施与控制。法律风险则是合同管理部门的重点管控内容,尤其是对交易事项中约定的内容是否触犯国家强制性法律而产生的合同无效结果,以及将会面临的行政、刑事处罚结果等,这需要合同管理者提高管控警惕。 (三)企业合同管理及法律风险防范的重要性 合同管理是对交易的法律、业务等风险的一种集中管控,有利于保证企业资金、运行管理的安全。通过对合同进行有效管理和控制,督促处在相对位置上的合同当事人从企业经营、交易安全和法律风险等多个方面对合同风险进行评估与管控,有利于交易的平稳进行和企业安全经营。 二、当前我国企业合同管理中存在的问题 对一般人来说,财富的创造一般都以合同为载体,对企业来说,企业的全部财富创造几乎都来自合同,所以企业如果忽视合同的重要性则会为企业的财富创造带来麻烦。当前,我国企业在合同管理上存在较多问题,主要体现在以下几方面。 (一)法律观念淡薄 第一,当前我国律师费用并不低廉,企业如果聘用法律顾问则需要一部分支出。一些企业只看眼前利益,并不长久打算,所以为求节省企业开支,既不聘请专业法律人员,也不愿在企业内部设置法务岗位,所以往往在陷入法律纠纷之后才重视企业合同管理。部分企业虽说意识上已经有了法律意识,但在业务往来过程中轻信他人,在寻求法律援助上贪图小便宜,所签订的合同条款法理不明,语句不通顺,这样一来在陷入法律纠纷时必定难以全身而退。 第二,管理意识淡薄。合同管理部门人员配备不足,导致合同管理部门形同虚设,工作人员只重视合同的签订,管理工作到此便结束,忽视了对供应商执行合同能力的动态监测,对企业的生产经营造成严重影响。 (二)合同内容风险 在当前依法治国的形势下,企业在合同签订的过程中为了提高工作效率,按照法律规定进行主要业务合同的标准文本编制,将同类型合同主要条款进行统一,这一情况一定程度上能促进企业合同管理工作的标准化、规范化发展,但使合同工作存在局限性,并暗藏风险。一般来讲,合同的主要条款有名称、数量、违约责任划定等,其中绝大多数内容可在国家法律规定范围内进行洽谈,如果没有作明确规定,可按照相关法律规定或交易习惯执行。企业经营管理中所签的合同通常金额巨大,且有时未对具体责任及权利进行明确划分,造成争议性条款的存在,而这些内容则是纠纷产生的根源。 (三)合同履行管理不到位 合同生命周期中最重要的环节就是履行,它是合同目的实现的最根本因素,更应该引起合同管理人员的高度重视。但在企业管理过程中,常常存在的情况是合同管理人员将大量的经历放在前期的合同磋商、签订过程中,而对于合同的履行管理采取放任态度,仅仅由合同的具体执行部门负责。其实合同的后续履行和维护与合同的拟定、签署同样重要,甚至要更重要,这是由于在合同生效期间,有需要变更的条款要及时变更,需要解除的关系要及时解除,但企业往往认识不到这一点,致使在身陷纠纷时丧失了维护自己权利的时机,最后得不偿失。 很多企业认为合同签订完成即代表着合同管理工作完成,忽视了对合同履行的监控。一方面,受信息沟通不畅的影响,保证金退还延误会给企业带来违约责任;另一方面,缺乏对供应商履约能力的动态监管机制,供应商经营不利的风险将转嫁到企业方面。此外,一旦出现合同纠纷,不能通过有效的渠道维护企业经济利益。 三、企业合同管理与法律风险防范措施 (一)建立健全合同管理制度 企业应当制定合同管理相关制度或办法,统一认识,而控制合同管理风险的方法就是建立健全合同管理制度,规范合同条款。企业在有条件的情况下应当成立法务部门,从专业的角度重点检查合同条款中是否存在违反相关法律法规的现象;对于合同条款中存在的漏洞和歧义需进行必要的修改,确保合同条款内容准确、明晰、合法及合规。 (二)建立健全合同流程管理体系 加强合同管理,明确合同拟定、审批、执行及归档等环节的程序和要求。建立健全流程管理体系:主要有前期的市场调研、合同策划、合同条款的谈判、合同文本拟定、合同内容的审核、合同的签订、合同义务的履行、合同内容的变更、合同的解除及合同文本的存档等环节。将合同管理各个流程节点中的责任人、管理目标及具体措施落实到位;建立专门的监督管理机构或部门,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同有效履行,控制合同管理风险,切实维护企业的合法权益,使合同管理流程规范化、完整化,使合同管理事前、事中、事后都处在可控状态。 (三)强化合同主管部门的监管职能 合同主管部门是具体承办合同的业务部门,主要负责牵头组织部门合同资信调查等事务,合同审核会签部门是企业的相关职能部门,其职能为审核会签订立合同。合同归口管理主要负责起草修订公司合同管理制度,宣传贯彻国家颁布的合同法律规章等工作。合同主管部门应界定管理人员的岗位,合同管理参与人根据具体工作分工,履行合同管理职能。 (四)加强法律法规学习 在当前依法治国形势背景下,大众的法律意识得到进一步强化,企业在经营管理中要想有效规避法律风险,则需要加强对相关法律法规的学习。因此,企业在面对当前合同管理法律风险时,应当加强对《合同法》《公司法》等法律法规的学习及贯彻落实,唯有全面掌握《合同法》中的形式、效力,以及合同法定要求等重要内容,才能在合同签约中有效规避风险,降低损失。同时,企业还需加强对国家其他专项法律法规的学习,其中包含政府部门新颁布的行业相关规定文件,唯有全面掌握国家乃至国际法律环境变化,才能在合作签订中保持清醒头脑,避免对方钻法律“漏洞”而导致自身利益受损的情况。因此,合同管理风险控制工作,需要企业基于管理的角度提高对合同法律风险的识别率,这是维持企业长效管理的关键环节。企业应当紧随当前法律大环境的变化潮流,调整自身在市场经济体制中的地位,提升法律法规运用能力,做好对合同法律风险的控制。 (五)设立总法律顾问制度 除构建适合本企业的法律风险管理体系外,另一个重要的风险防控措施就是设立企业总法律顾问制度,聘请资深律师主管负责,从宏观上协调、管理企业的法律风险。在我国,设立总法律顾问制度的企业相对较少,法律顾问的作用容易被低估,实际上,企业设置法律风险防范总法律顾问很有必要。首先,总法律顾问在风险真正发生之前有话语权,不至于出现企业决策中话语权的缺失而导致企业面临法律风险的情况。其次,总法律顾问能兼顾与协调公司各个部门之间的利益,会对企业整体利益进行宏观考虑,不会只考虑某单一部门的利益谋求,且总法律顾问能在全局观念下统筹企业法律风险,是风险防范的较优选择。最后,相对于企业内部员工,总法律顾问具有不可比拟的专业性优势,其能通过研究与企业相关的法律的变动情况,在企业整体法律风险体系创建过程中给出专业意见。 据世界大企业联合会的调查,48%的美国企业、29%的英国企业、21%以上的其他发达国家企业特别是大企业都设立了企业总法律顾问。总法律顾问的设立对企业长期、健康、稳定发展有重要意义,其对企业的社会责任履行、企业信用保障、企业良性发展都有着不可替代的作用。 (六)加强建立企业内部法律风险防范体系 在企业合同管理体系建设过程中,如何有效创建一套科学且完善的法律风险防范体系成为企业应重点思考的问题。风险的有效控制能够帮助企业平稳发展,是保证企业合同管理模式與体系建设的重点内容之一,控制风险的前提是认识风险,包括如何识别风险、如何测评风险与如何分析风险。具体来说,要对企业内部工作风险进行逐一排查,尽可能找出拟定合同中疏漏的问题,并进行及时补救;依照不同类型对风险进行评估,首先解决重大风险,分析其原因,并找出应对措施。 就事后救济而言,存在着效果差、成本高的问题,且不确定性极高,所以企业需科学预判法律风险,以便于在事前进行全面防范。其一,对法律风险予以有效识别,并运用与之相应的解决方式。其二,对法律风险予以定量分析,将识别出现的相关法律风险予以量化测评,并结合不同部门、法律性质,通过损失度、可能性及风险期望值来对其予以综合衡量,识别出其中的重难点,明确事前与事后的着手点。其三,采取合理有效的控制对策,通过定量分析,科学评估企业风险现状,并考虑到企业内外部各项因素,明确风险控制对象及防控对策,实施有效的风险控制。其四,对风险控制点实施情况及所达到的效果进行跟踪评价,保证风险信息防控真正做到层层闭环。 (七)提高合同管理信息化程度 企业的发展和社会的进步使合同类型出现了明显变化,但合同管理的效率并没有随着社会的发展而提升,这是现代企业的一种“通病”,更多时候企业只会注重未来的发展方向和发展计划,忽视了现阶段合同管理的重要作用。随着时代的发展,未来信息化和智能化必将成为合同管理的主要特点。首先,可以通过信息数据对合同风险的所有内容进行管控,通过技术手段对内部进行统一管理,将传统的纸质合同电子化,不仅能有效防止合同损坏,还能以流程化的模式解决合同管理的问题。例如,企业若要通过数据信息分析市场走势,只需调取相关数据即可。其次,合同信息化管理可以减小管理人员的工作压力,通过信息化管理,可以大幅提升工作质量与工作效率,其是企业合同法律风险管理的未来发展趋势。最后,完善的合同管理系统能够为风险预警机制的设立奠定基础,基于合同管理系统对大数据展开分析与动态化监控,在到达预警值时发出提醒,企业便可基于线上和线下资料展开及时补救,确保合同管理法律风险得到良好控制。 综上所述,全球化、信息化和现代化的进程逐渐加快,中国企业作为市场经济的主体,自然会在这种大背景下首当其冲,其所面临的各种法律风险也与日俱增。企业要想在市场经济大潮中具有竞争优势,达到企业经营的目标,必须高度重视企业合同管理,并严格程序、落实责任,实时监控合同运行环节。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    木***森

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