物业公司行政部管理制度


     物业公司行政部管理制度 概述 行政部在企业组织内,肩负着将组织的每一项经营管理决策及时准确的下传到企业各级相关组织及相关职能部门。负责企业各类会议的预算、组织、管理工作。同时他还担负着企业与政府各级组织、社会各团体的沟通、协作的职责(如各类协作、合作的协议、合同的起草、审核、确立)。 企业的各类相关法律事务是行政工作的又一项重要职责。肩负责对公司业务进行法律监督,保证公司商业行为的合法性及其权益不受侵犯或损失。 企业最高决策层的“计划、组织、协调、指挥、控制”职能都是通过行政部下传至企业的各级组织。 办公室管理规范 目的 规范公司管理工作人员行为,提高管理人员整体素质,塑造员工及企业的良好形象,提高工作效率,降低管理成本,加速企业发展,特制定本规范。 适用范围 总公司所属各部门、各分公司、各门店办公室。 制度内容 第一条 工作时间着装规范 总体要求:得体、整洁、大方。 1、员工上班必须佩戴公司胸牌,要求统一佩戴在左胸部(位于衬衣上数第三颗纽扣平行位置)的中间部位。 2、要求员工头发干净、整齐,不得做奇异发型。 3、要求员工着装得体、整洁,男员工领带正挺。穿便装时不得着奇装异服。 4、要求员工鞋袜洁净,不得穿拖鞋上岗。 5、对违反上述规定者要给予批评,限期改正,并要向部门领导做出口头保证。 第二条 室内环境规范 1、办公桌上除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外,不得摆放其他物品,辅桌整洁。 2、座椅靠背上不能搭放任何物品,人离开时椅子调正。 3、办公用电脑统一由专业人员安装并要符合安全规范。为了安全,严禁私接电线、网线。 4、垃圾篓内罩塑料袋,置于办公桌下。 5、阅读完的报刊须放回报架上,或放入办公桌抽屉内。 6、饮水机放在指定地点,不得随意移动。 7、各部门领导负有监督和纠正不符合上述规定的行为的责任。 第三条 交往语言规范 1、工作场所要统一使用普通话。 2、对来访客人必须使用:您好、请讲、请问、请稍候、请坐、我这就去通报、对不起、 非常抱歉、请登记、让您久等了、好的、可以、谢谢、再见!等。 3、员工之间要使用文明礼貌用语,如:您好、早上好、上午好、中午好、下午好、晚上好、请问、请您、劳驾您、麻烦您、请多关照、不客气、这是我应该做的、谢谢、再见!等。 4、各部门领导有责任对不符合上述规定的员工及时给予纠正。 第四条 拨打、接听电话语言规范 1、拨打电话:拨通对方电话后,先报:“您好!我是XX公司XX部的XXX(自己的姓名)”;“请您帮我找XXX接听电话好吗?谢谢!” 2、接听电话:必须在电话铃响三声内接起,先报:“您好!这里是XX公司或XX公司XX部,请问您找哪位?请稍后、不客气、再见!” 3、无论接听或拨打电话,当通话结束后,要待对方放下话机或停顿2秒钟后再将电话轻轻放下。 4、各部门领导有责任对不符合上述规定的员工及时给予纠正。 第五条 行为规范 1、在工作时间内,全体员工必须坚守工作岗位,不得串岗、脱岗。 2、工作时间不得做与工作无关的事情。 3、为保持办公环境的整洁,要求员工及时清理办公垃圾,非特殊情况,静止在办公室 内就餐。 4、接待外部来访客人及业务洽谈,要在接待处或会议室进行。 5、工作时间不得用办公电脑上网聊天、打游戏及做与工作无关的事。 6、工作时间不得接打私人电话。如遇紧急或特殊情况,通话时间不得超过1分钟,不能影响他人工作。 7、除机要、档案室及副总经理以上职务的办公室,在正常情况下不得关门,如须进入关门的办公室,须在推门进入之前有礼貌的轻轻敲门,在得到允许后方可进入。 8、吸烟者请在吸烟区吸烟,不得在办公区域内吸烟。 9、各部门自行编制《卫生清洁值日表》,轮值人员必须按要求轮流负责办公室清洁卫生。在没有专门负责公共办公区域卫生的保洁员时,各部门要每日负责清洁和保持各自公共卫生责任区划的整洁。 10、公司员工要用自带饮水杯饮水。 11、人人养成勤俭节约的良好习惯。最后一个离开办公室者,要检查水、电、气(包括电脑、饮水机电源)是否彻底关闭,发现没有关闭的,要负责关闭,离去时锁好门窗。 12、不得踩踏和采摘公司养植的花草树木,爱护花草树木人人有责。 13、对违反上述规定者,部门领导要视情节给予批评。 第六条 本制度与员工手册上内容具有一致性,未包括的相关内容详见员工手册。 第七条 本制度由行政部制定并负责修订和解释。 第八条 本制度自正式发布之日起生效。 印章管理制度 目的 规范公司印章管理, 明确印章的管理与使用职责,避免由于对印章监管不严,用印不当给公司造成经济损失或法律责任,实现公司印章管理的制度化和规范化,各单位要认真遵照执行。 适用范围 公司所属各部门、各分公司、各门店。 制度内容 第一条 管理规范 1、公司印章的保管、使用统一由行政部负责。各分公司、门店印章由相关部门或责任人负责。 2、刻制新印章须报有关部门批准。内部各部门刻制新印章,要写书面报告并附上新印章的名称(全称)、款式、规格,由行政部审核并呈报总经理或常务副总经理批准后,方可到有关部门制做。启用新印章前,应确定启用时间,向有关单位发送附有新印戳记的正式启用新印章通知文件。 3、各类印章的使用须严格履行审批登记程序,填写《用印审批表》,完成审批登记手续后方可用印。未经总经理或常务副总经理签发或授权他人签发的文件、资料、合同等的用印,行政部有权拒绝用印并须查明原因。 总经理或常务副总经理外出时,须将审批权授权给他人代为审批,确须总经理或常务副总经理亲自审批的,必须取得总经理或常务副总经理口头同意后,方可用印,并要在事后由总经理补签审批手续。 4、未经总经理或常务副总经理批准,印章监管人无权将公司的印章交给任何人携带外出。若因工作需要,确须将印章带出时,用印部门需提交书面申请到行政部,经由总经理或常务副总经理批准并履行审批登记后,将用印文件印章备案后,方可带出印章。印章带出期间,只可将印章用于申请事由。 5、各类印章的保管人要严格执行公司印章管理制度,不得私自使用印章,不得外借,不得因任何人的口头指示、要求而违规用章。 6、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上盖印章。 7、加盖印章时,要端正、清晰,加印位置必须齐年盖月。与外单位的合同、协议等文件,篇幅超过两页者,要加盖骑缝章。 8、印章保管人员休假或外出时,公司印章应由总经理或常务副总经理指定他人代管,交接印章双方做好印章的交接签证手续。印章移交手续包括:注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息后,存档备案。 9、对于违反上述规定制度者,要视情节分别给予警告、记过、记大过、降职、降薪、除名,直至移交司法机关追究其法律责任。 第二条 各类印章的使用范围 1、公司印章的使用范围: ⑴ 公司对外签发的文件; ⑵ 公司与相关单位联合签发的文件; ⑶ 由公司出具的证明及有关资料; ⑷ 公司对外提供的财务报告; ⑸ 公司章程、协议; ⑹ 员工的调动、任免及聘用。 2、财务专用章及法人章主要用于公司的外部财务往来结算等相关业务代表公司用章。 3、合同专用章用于公司在各种经营活动中与合作方签订各类经济及其他与经营活动相关的合同时所使用的印章。 4、公司章、财务章、合同专用章必须经公司总经理或常务副总经理批准方可使用。 第三条 各类印章的管理 1、公司印章的保管与使用: ⑴ 公司印章、合同章、业务章由行政部经理或机要秘书负责保管与使用; ⑵ 公司各部门及下属分支机构、门店的印章须在行政部登记备案后,交由各部门及下属分支机构、门店负责人保管使用; ⑶ 印章保管须有记录并备案,即:注明印章名称、颁发机关、批准人、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、印章戳记等信息备案存当; ⑷ 使用印章须履行登记手续,由经办人所在部门经理批准,在行政部《公章使用登记表》上登记,写明用印事由,并经行政部经理审核同意呈报总经理批准后,方可用印; ⑸ 以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等,须由行政部经理呈报总经理审核批准后方可用印; ⑹ 公司章程规定的用于公司董事会议形成的各类文件,由董事长批准签字后方可用印; ⑺ 任何人不得以任何事由要求在任何空白页面上加盖公章。 2、公司财务专用章、法人章的保管与使用: ⑴ 公司财务专用章由财务总监或财务部经理负责保管与使用;法人章由财务部出纳负责保管与使用; ⑵ 严禁将公司财务专用章及法人章交由一人保管或交与出纳自行保管,否则由此造成的一切后果完全由财务管理中心经理或财务部长承担; ⑶ 除正常的财务需要使用财务专用章与法人章外,其他事项必须经由财务管理中心经理或财务部长报请公司总经理或常务副总经理批准后方可使用。法人章的使用须履行审批登记手续,由经办人在财务部《法人章使用登记表》上写明用印事由,并由所在部门经理呈报总经理或常务副总经理审核批准后,方可用印; ⑷ 任何人不得以任何事由在任何空白书面上加盖财务专用章和法人章。 3、合同专用章的保管与使用: ⑴ 合同专用章由行政部经理负责保管与使用; ⑵ 所有的合同文件经审批盖章后,都必须留复印件在行政部机要处存档备案; ⑶ 任何人无权在空白合同书页上加盖合同专用章及其他公章。 第四条 责任 由于用印人或者印章保管人的失职、错误用印而导致公司遭受经济损失的,要给予相应的经济处罚;如果给公司造成重大而无法挽回的损失,责任人在承担赔偿责任同时,公司将给予降级、降薪、直至追究其法律责任的处分。 第五条 对所有用印后的文件,一律留行政部一份备案。 第六条 公司行政部对用印情况实施不定期的核查,核查人为行政部长或行政部长授权人。 第七条 公司有权随时对用印场所实施监控录像。 第八条 印章因故停用时须在停印前确定停印时间,并向有关单位、部门发出附有停用印章戳记的停印通知文件,同时将所有停用印章交行政部统一收存,办好移交手续,经总经理批准后,将停用印章存档或销毁。 印章遗失时除立即向有关单位、部门报告备案同时,应依法公告作废。 第九条 印章的更改、废止,由总经理或董事会研究决定。 第九条 本制度由行政部制定并负责修订和解释。 第十条 本制度自正式发布之日起生效。 合同管理制度 合同、协议是公司在各类日常经营活动中与其他社会团体、企事业单位或个人依法签订的交往、交易、约定供求活动等的重要法律依据,也是财务部门进行货款结算的原始依据。 目的 为规范合同管理工作,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,避免和减少因合同管理不当而给公司造成损失或纠纷,特制定本管理制度。 适用范围 公司所属各部门、各分公司、各门店对外签订、履行的各类合同、协议等。 制度内容 第一条 合同的类型 1、经营活动中与客户签订的采购供应、销售合同。 2、公司在各类经营管理活动中与其他单位、机关、社会团体等签订的必要的合作,房屋、设备租赁,装修等合同。 3、公司与员工签订的劳动用工合同。 第二条 合同的签订形式 1、合同的签订一律以书面为表现形式。 2、合同的份数要依据实际需要确定。 3、标的额较大的合同谈判与签订,要有法律顾问参与并由法律顾问提供相关法律支持。 第三条 合同的起草  1、各类合同应由合同的项目负责人负责制定和起草。凡有国家印制的专业规范合同,应优先采用。由于国家规范性合同不足以表述合同内容的,可签订补充合同。补充合同与主合同具有同等法律效力。 2、合同内容表述要力求严谨、简练、准确,意思表示清楚,不模棱两可,以免在今后的履行过程中产生歧议。 3、合同文本应当正式打印或印刷制成。 4、合同中的专业用语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及的日期,须注明是否包含本期。 5、当合同内容涉及二个或二个以上部门时,该合同的项目负责人须会同行政部依据合同所涉及的单位或部门通知相关人员共同参加合同的编制、起草、签订工作。 6、合同的修订,应依照审批程序进行审批,经批准后,方可签订修订后的补充合同。新签订的补充合同与原合同一并归档。对未按规定制订补充合同的部门,行政部必须拒绝在该补充合同上用印。否则,由此造成的一切后果,由责任人自行承担。 7、对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 8、违约责任。根据《合同法》作适当约定,应注重合同的公平性。 9、解决争议的方式 。解决争议的方式可选择依法仲裁或依法诉讼。选择仲裁时,应明确约定仲裁机构的名称,双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可选择依法诉讼。 第四条 签订不同种类合同的基本原则 一、采购、供应、销售合同 1、内容 ⑴ 合同对方的法定名称、公司的注册地址(如注册地址与实际地址不符时,要分别注明,并须经有相关法律机关或其公司登记注册部门出具有效证明)、邮政编码、联系电话、法定代表人姓名。或被依法授权的代理人姓名、职务、联系方式,有效身份证明并须出据授权委托书。 ⑵ 合同标的; ⑶ 数量、质量及标准; ⑷ 履行的地点、期限和方式; ⑸ 生效的时间和条件; ⑹ 合同对方的违约责任; ⑺ 争议解决方式; ⑻ 变更或解除条件; ⑼ 约定的联系方式; ⑽ 正副本份数、存放地点; ⑾ 合同对方开户银行及账号; ⑿ 合同对方公章或合同专用章; ⒀ 法定代表人签字印章; ⒁ 合同双方协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。 2、制订原则 ⑴ 合同对方资格合法,营业执照未超过或接近核定的期限; ⑵ 合同对方所供应产品符合国家相关规定标准及批准文号,有完整的出厂检验、测试报告; ⑶ 合同对方具备有真实、有效的法定代表人身份证明书; ⑷ 合同对方具有相应的履约能力(包括产品、运力等)、支付能力。必要时应要求其出据资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件; ⑸ 合同对方具有履约信用。诚信经营,未涉及重大经济纠纷或有过经济犯罪行为的。 二、房屋、场地、设备租赁、装修、广告合同 1、内容 ⑴ 合同对方的法定名称、企业的注册地址(当合同对方注册地址与实际地址不同时,要分别注明并出示合法证件)、邮政编码、联系电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式; ⑵ 合同标的; 注:标的——依法属于出卖或转让人所有或者出卖、转让人有权处分的商品或财产。 ⑶ 履行的地点、期限和方式; ⑷ 生效的时间和条件; ⑸ 合同对方的违约责任; ⑹ 争议解决方式; ⑺ 变更或解除条件; ⑻ 约定的联系方式; ⑼ 正副本份数、存放地点; ⑽ 合同对方开户银行及账号; ⑾ 合同对方法定代表人或被依法授权的委托人签字印章并出据和提供合法的授权委托书; ⑿ 当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。 2、制订原则 ⑴ 合同对方主体资格合法,营业执照未超过或接近核定的期限; ⑵ 欲签合同标的应符合合同对方当事人经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可、等级、资质证书(如:设备租赁、装修); ⑶ 合同对方是由代理人代签合同的,代理人应出具法定代表人真实有效的身份证明书、授权委托书及代理人的有效身份、职业等应出具的证明; ⑷ 合同对方具有相应的履约能力:守信用,无违约事实,未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 三、劳动合同 1、合同主体是企业与受聘者。 2、合同内容以劳动和社会保障部现行法律法规为制定的依据。 3、制订原则 ⑴ 人力资源部负责劳动用工合同的编制、起草和签订工作; ⑵ 依法招聘、录用是公司招聘录用员工的基本原则; ⑶ 把好劳动合同审核关。即对拟定的劳动合同的合法性、有效性进行严格地审核; ⑷ 明确劳动者所在岗位或所任职务、工资福利待遇、及合同期限等; ⑸ 应着重把握好有固定期限、无固定期限、以完成一定工作为期限这3种劳动合同期限的区别; ⑹ 依法办理劳动合同的续订、变更、解除和终止。 第五条 合同签发前的审核及签发后的跟踪管理 1、涉及经营活动中的合作、采购供应、销售等合同,房屋、设备租赁,装修等合同的审核工作,由行政部经理会同财务总监或财务经理及合同起草部门的直接上级(总监或经理),对签发前的合同文件进行会审后,报总经理审批。 2、合同原件于合同签订后的当日送交财务部或办公室归档(合同存财务部时,办公室须存复印件归档立卷)。在异地签订的合同,须在签订后的7个工作日内送交财务部或行政部归档立卷,并要在办理登记送交手续时注明迟交的原因。 3、承办人员须负责跟踪合同执行的全过程,并检查合同的执行情况。常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中,经办人员应定期对帐,确认双方债权债务。 4、在合同对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时,应及时对帐,确认合同效力及双方债权债务。 5、财务部门作为监督部门,在结算货款、支付费用、计算收入时,要依据总经理签字生效的合同、协议办理,因此,各种业务合同的正本必须交财务部备案一份。 6、公司与员工签订劳动用工合同,由人力资源部经理提请人力资源总监(有总监时)会同行政部经理对新签、续签的合同进行审核后,报请总经理或总经理授权人签证,并由行政部档案室归档。 第六条 合同的管理 1、与客户签订合同,在合同主体双方签订合同前,交行政部统一分类编号。签订后的合同由行政部例行登记后,按分类归档,并交由行政部档案室统一收存保管。 2、对已履行完的合同,须单独造册建档,并分类立卷后集中由行政部负责管理。 3、公司与员工签订的劳务合同,由行政部会同人力资源部统一登记编号并负责归档,由档案室统一收存保管。 4、档案管理员应恪尽职守,确保所有合同文件的安全与完好无损。 5、未经批准,任何人不得擅自进入档案室,否则,要追究档案管理员的责任。由于档案员玩忽职守,致使档案资料损坏或丢失,给公司造成无法挽回的损失者,视情节给予降职降薪,直至追究其法律责任。 第七条 合同的借阅 1、合同当事人或与履行合同相关的公司人员,因工作需要借阅合同时,必须由所在部门或单位经理批准,行政部经理呈请总经理批准,到行政部履行登记后,档案员方可凭批准后的借阅单办理借阅。 2、无论任何人因工作需要,确需借合同外出的,必须由所在部门总监或经理负责出据 借阅申请,写明借阅原因、借阅期限后,交由行政部经理报请总经理批准,到行政部履行相关手续,登记备案后方可借出。 3、凡与合同无关,因工作需要借阅合同者,除在总经理批准、行政部门登记备案、履行借阅手续,还须由借阅部门或单位经理及以上的负责人借阅。 4、未经批准,任何人无权借阅、复印合同文件,否则,公司将视情节给予当事人处分、处罚。对于情节特别严重、无法挽回,使公司蒙受重大经济或名誉损失,要追究其法律责任。 第八条 本制度由行政部制定并负责修订和解释。 第九条 本制度自正式发布之日起生效。 【注】:标的——此制度中是指依法属于出卖或转让人所有或者出卖、转让人有权处分的商品或财产。 档案管理、保密制度 目的 加强公司管理,适应市场竞争环境,预防人为及非人为因素造成的泄密,以切实维护公司合法权益,保证公司利益不受侵犯和损失。要求公司全体员工严格遵照执行。 适用范围 公司全体员工。 制度内容 第一条 档案秘级的确定 1、严重危害公司权益和利益的最重要的规划、决策文件和资料为“绝密”级。 2、严重危害公司权益和利益的重要财务报表、统计资料、会议记录、公司经营情况为“机密”级。 3、公司经营管理制度文件、人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为“秘密”级。 三、条、办公桌椅XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX第二条 保密期限 保密期限分为永久、长期、短期。一般与密级相对应,特殊情况另外标明。保密期限届满,自行解密。 第三条 档案管理的内容 档案文件按类别、级别、时间等的先后顺序进行分类管理,归档立卷。所有档案文件分为:文书档案、经营(合同)档案、会计档案及人事档案。 第四条 档案的分类 1、文书档案 (1)公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后的清算等方面的文件; (2)公司下属各分支机构向公司上报的各种请示、报告和公司给予的答复、批复、对下属机构的发文; (3)与政府机关、企事业单位来往的重要文书,各种协议等文件; (4)人事、保险、薪酬、福利、安全管理等文件; (5)本公司的各种专题会议纪要、记录文件,各种检查验收的文字及音像材料。 2、经营档案 (1)业务部与各个生产厂家、供应商签订的采购、供应、合作经营等合同文件; (2)业务部与各个经销商签订的批发供应合同文件; (3)业务部与各个政府机关、团体、学校、企事业单位签订的政府采购、工程团购合同文件; (4)营业性用房租赁、装修合同文件; (5)媒体广告发布合同文件; (6)其它经营性合同文件。 3、会计档案 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括: (1)会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证; (2)会计账簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿; (3)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告; (4)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 4、设备、车辆、基建、装修、照片(音像)、荣誉证书等档案。 第五条 档案文件的查阅 1、“秘密”档案文件 (1),各部门经理均有权查阅,但须履行相关审批登记手续; (2)必须由行政部经理审批签字才能查阅。 2、“机密”、“绝密”档案文件 一般不准任何无关人员查阅(注:总经理、副总经理除外)。如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要由总经理批准同意,在行政部机要室指定位置进行查阅。未经允许,任何人不得将公司“机密”、“绝密”字文件带出公司。遇有特殊情况确需带出时,须由借阅部门或单位经理呈请总经理批准后,在行政部履行相关手续。 3、一般(非保密范围)档案文件 一般档案的借阅应由借阅人所在部门经理批准后,在行政部办理借阅登记手续后方可借阅。 4、借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全和完整,对档案内容要保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则将追究当事人的责任。 第六条 除本部门工作人员外,如因公务需进入其他部门办公室,须经许可后方可进入。不得使用其它部门人员电脑、查看U盘、光盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。 第七条 属于公司“秘密”、“机密”、“绝密”档案文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,须由行政部经理监督并指定专人执行。打印、复印错误的重要文件须及时销毁,不得乱丢乱放。 第八条 负责管理档案文件的人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃。经公司审查后认定作废的文件,应由行政部经理监督并指定专人负责销毁。 第九条 公司员工不得擅自更改公司各种档案文件或资料。 第十条 财务人员应妥善保管好财务帐务、报表、资料,不得将公司财务机密泄露给任何无关人员。 第十一条 对公司的合同文件,财务报告、报表,经营销售价格文件、各类促销活动计划方案,客户个人信息资料等,应特别注意保密原则,各种资料应妥善保管,严禁泄露给他人。 第十二条 凡发至各个单位、部门的重要文件、公司管理制度文件等未经上级相关领导批准,不得复制、抄录和泄露给不相关的部门、人员,更不得泄露给公司以外的人员。 第十三条 员工的薪酬公司予以保密,严禁任何人互相打听、议论。 第十四条 严禁向无关人员泄露商品进价和公司的重要数据资料,严格遵守保密制度。 第十五条 对于违反公司上述档案管理、保密制度的员工,要视情节分别给予批评、警告、记过、记大过、开除直至追究其法律责任。 第十六条 本制度由行政部制定并负责修订和解释。 第十七条 本制度自正式发布之日起生效。 公司保密制度 目的 保守公司秘密,维护和保障公司的合法权益和利益免遭窃取和不必要的损失。 适用范围 公司所属各部门、门店及其每一位员工。 制度内容 第一条 公司的保密理念是既要确保公司的经营与商业秘密,又要便利公司日常经营管理活动。 第二条 公司的重大决策中的秘密事项、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目、经营决策、销售目标计划与完成数据都是公司的重要机秘,任何人无权对外泄露。 第三条 公司各个部门、门店所掌握的合同、协议、意见书、可行性研究报告、经营分析报告、数据分析、会议记录。 第四条 公司的各期预决算报告、各类财务报表、统计报表和报告。 第五条 公司所掌握的尚未公开或进入市场的各类信息。 第六条 公司的人事档案资料、重大人事异动情况、工资方案、绩效计划目标、考核指标完成情况、用工需求与招聘工作。 第七条 其他经公司明确了的要求保密的事项。 第八条 保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料、物品的制作、文件的收发与传递、资料的使用和复制、 保存和销毁,均由行政部长或常务副总经理委托专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由信息主管负责保密。 2、对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下措施: ⑴ 非经总经理、常务副总经理批准,任何人不得复印或摘抄; ⑵ 收发、传递和外出时携带,须由指定人员负责,并要采取必要的安全措施; ⑶ 在安全完善的保险装置中存放。 3、在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的,应事先经总经理或常务副总经理批 准。 4、具有公司秘密内容的会议及其他活动,主办部门应采取以下保密措施: ⑴ 选择具备保密条件的会议场所; ⑵ 根据工作需要,限定参加会议的人员范围,队参加涉及密级事项会议的人员予以指定并做具体会议保密要求; ⑶ 依据保密规定使用会议设备和管理会议文件; ⑷ 确定会议内容的传达范围或是否要传达。 5、严禁在私人交往和通信中泄露公司秘密,严禁通过其他方式传递或泄露公司秘密。 6、公司的任何一位工作人员一旦发现公司的秘密已经泄露或者可能泄露时,都有权立即采取补救措施并及时报告公司行政部长或总经理、常务副总经理。 第九条 对于违反上述保密规定内容的行为人,公司将依据情节轻重分别给予行政和经济处罚。 1、出现下列泄密情况之一的,给予警告、经济处罚200元以上,500元以下的罚款: ⑴ 泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的; ⑵ 违反本制度规定的秘密内容的; ⑶ 一些路公司秘密,但及时采取补救措施并未给公司造成经济损失的; 2、出现下列泄密情况之一的,予以辞退并给予500元以上,200元以下的罚款: ⑴ 故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果和重大经济损失的; ⑵ 违反上述保密制度,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。 第十条 以上规定由行政部制定并负责修订和最终解释。 第十一条 本制度自正式发布之日起生效。 会议管理制度 会议是公司议事、决策的主要方式,是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益,促进沟通,统一思想,提高执行能力,进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义,既耽误工作时间,影响工作效率,又增加行政管理费用。 目的 更好的发挥会议的功能和作用,加强对公司各类会议的管理,节省时间,讲求实效,提高会议效率和效力。 适用范围 公司所属各部门、各门店。 制度内容 第一条 经理办公会议 1、会议由行政部主任负责召集组织,总经理主持召开的高层行政工作会议。 2、会议成员一般由总经理、副总经理及会议涉及到的相关部门经理组成。研究、部署行政工作,讨论决定公司行政工作重大问题。 第二条 公司行政例会 会议由行政部主任负责召集组织,总经理主持召开的中层及以上管理人员参加的总结评价当月经营管理等工作情况,听取汇报;检查、督促和协调各部门的工作进展、总结评价各部门工作,分阶段布置安排工作任务的例行会议。 第三条 会议工作规范 1、行政部主任负责安排每周五以前将公司例会和各种临时会议统一编制会议计划,并分发到公司各经理及会议相关部门责任人或参加会议人员。 2、各部门已经列入由行政部负责召集的会议计划的会议,如需改期或者因特殊情况需要安排其他会议时,召集部门应提前一天报行政部调整会议计划。 3、 对于准备不充分、或者内容相近的会议,行政部有权合并安排在一个会议完成。 4、对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议,行政部有权安排合并召开。5、各部门会议必须服从公司统一安排;部门会议不得与公司的会议时间相冲突,应避 开公司的会议时间。 6、参会者要严格遵守会议召开时间,不得无故迟到、缺席、中间离席、提前退席,应遵守会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前,不得私自泄露会议内容,影响决议实施。 7、行政部须在会议召开前一天,将会议的议题及主要内容以书面形式或者网络形式通知参会的全体人员,参会人员须在会议通知单上的被通知人一栏签名,以表示确认已接到参会通知(以网络形式发布通知时,被通知人要回复确认)。 8、各与会人员应在会议召开前准备好须发言内容。 9、会议一旦形成决议,会后都应该立即认真贯彻执行。 10、行政部在会后二十四小时内将会议记录或纪要整理成文,并经会议召集人及总经理签字确认。需要发文的按照文书审批程序登记发文。不需要发文的交机要员分类存档。 11、会议决议的跟踪落实由行政部负责,并有权要求参会单位及部门呈交会议落实工作的书面报告或总结。 第四条 大型会议的组织及管理 1、会议用车、设备设施及相关会务工作费用支出等由行政部负责列出详细的预算清单后呈交总经理审批,行政部按批件执行。 2、会议现场的布置要求整齐、美观。导示牌、横幅、桌椅、绿化、插花等要视会议内容及其规模而定,不得无故超出会议预算。 3、行政部须提前做好参会人员的会议通知、会议资料及嘉宾请柬的发放工作。 4、会议管理要点 (1)、要拟定好会议的议程、报到时间、接待方案、开始与结束时间; (2)、要将会议议题做简要的概括说明; (3)、要把会议事项的顺序与时间安排预先在发布的会议通知中告知与会者。 5、在会议进程中要注意的事项: (1)主持人要注意发言者的发言内容是否偏离了议题; (2)主持人要注意控制好各项议程的时间及节奏; (3)遇特殊情况必须延长会议时间时,应征得大家的同意; (4)要把整理出来的结论或决议,要交给全体与会人员表决; (5)要把决议付诸实施的时间和程序加以确认后在全体会议上宣布; (6)与会人员会议结束后的返程安排,各类费用结算及其它善后工作。 (7)会议工作总结。 第五条 会议议程 1、会议记录工作由行政部主任负责安排。 2、会议记录的主要内容: (1)会议名称及召集人(单位、部门); (2)会议的议题、议程; (3)会议主持人及与会人员; (4)会议召开时间; (5)会议召开地点; (6)会议召开的详细过程; (7)决议事项; (8)待决事项; (9)会议表决情况; (10)会议结论; (11) 整理后的《会议纪要》或《会议记录》及时归档立卷。 第六条 会议记录与通告 1、董事会监事会会议及公司各类行政会议由行政部负责安排记录;部门会议由部门负责安排记录;专业会议由会议召集部门负责指定专人记录。 2、所有须通告的公司会议,由行政部负责组织发布。由公司召集召开的其它会议,如确需发布会议通告的,行政部须在会后两天之内将整理好的通告或内容依据规定的范围及时发布。 3、公司的各类《会议纪要》或《会议记录》的整理、备案、归档工作完全由行政部负责。 第七条 公司各部门的专业、专题会议规范 1、会议召集人需明确会议议题,并将议题通知与会部门或人员。 2、会议确需与会部门或人员参与讨论的,与会部门或人员须提前拟好会议发言内容,内容力求简洁明了,严格遵守会议的限定时间。 3、允许与会部门或人员持有不同观点和保留意见。但在会上形成的决议,与会者都须认真贯彻执行。 4、严守会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容。 5、控制参加会议人数,与会议内容无关者,不需参加会议。 6、控制会议时间。力求少开会、开短会,养成会下多勾通,会上少扯皮的良好会风。 7、会议期间,与会人员须关闭手机铃声,要求调到震动状态。会议期间确因有急事需联络的,应到会议室外进行联络,以免影响会议进程。 8、客观原因不能按时或无法参加会议者,应在开会前一小时内通知会议召集人或委派代表参会。 第八条 本制度由行政部制定并负责修订和解释。 第九条 本制度自正式发布之日起生效。 办公设备、用品管理制度 目的 规范办公设备、用品管理,更好的发挥现代办公设备、用品的作用,提高工作效率。有效控制行政办公用品的消耗和相关费用支出。 适用范围 公司所属各部门、各门店 制度内容 第一条 公司行政部负责将所有在用办公设备、物品分类编制目录、编号、建档、建卡,实施系统而规范的管理。实行严格的按部门或个人领用、管理登记制度。 第二条 各部门及门店应每月例行向申报办公设备、物品使用计划,行政部依据相关预算审核并安排购置、发放。由部门负责人统一办理领用和登记手续。 第三条 行政部须将各部门、门店领用的办公设备、物品,按放置场所分别建档立册,填写明细表,填入该部门、场所内所有办公设备的名称、数量,编号、领用日期等。设立由行政部统一订制的标签,固定于设备的侧面或背面不明显处,以便于随时查验以及规范管理。 第四条 设备保管人、使用人离职或调离工作岗位时,应到行政部办理办公设备、物品移交手续,在部门负责认的监督下完成移交工作后,交接双方及部门负责人在设备、物品交割单上签证。 第五条 行政部在每年 月 日应指导各部门及门店对所有办公设备、物品进行一次全面的盘点核查工作,并按要求填写《办公设备盘点表》。 第六条 各部门及门店所使用或保管的办公设备、物品如有闲置、损坏或遗失的,应由使用部门将实情详细报告行政部。属人为原因损坏办公设备、物品的,要责成相关责任人承担相应的赔偿责任。 第七条 各部门及门店的办公设备、物品如有损坏需维修的,应及时正式报告行政部安排修理。 第八条 在用办公设备如确已不能修复时,应向行政部提交正式报告申请领新品。行政部通过鉴定,确认已不能使用,难以修复或修复成本不合理时,由鉴定人出具鉴定意见,行政部长签署意见后,再行安排调剂、发放或购置。 第九条 办公设备使用规范 一、电话机 1、办公区公共用电话机,归属部门要指定专人负责管理和维护,属于个人专用的办公用电话机,须由电话机所有者负责保管和维护。发生故障须及时报送行政部相关负责人员安排修复。以免影响工作。 2、公司的电话机是为方便和提高工作、办事效率而设置的,全体员工不得使用办公用电话机拨打私人电话; 3、严禁用公司电话打信息台或联系私人业务。 二、传真机 1、传真机须由专人负责日常使用、保养、维护。未经准许,其他人员不得随便动用传真机。 2、在收发传真时,涉及到公司不可公开的秘密内容时,负责收发文件的责任人应严格保守机密并妥善保管原件,以免泄密。 3、在接收传真时,应做好登记,完成接收工作后,要及时把传真件交给被指定的的接收人或接收部门负责人。如收件人不在,应妥善保管传真件直到送达为止。 三、复印机 1、复印机由专人负责日常的使用、保养、维护。每日使用前要认真检查机器的完好状况,以免在使用时由于发生故障而影响工作及造成时间及耗材的浪费。 2、复印文件或图表时,要注意对原件的爱护,以免损坏原件。 3、对所有重要的文件在复印前要进行登记,并注明复印份数。 4、涉及到公司不可公开的秘密文件时,负责复印文件的责任人应严格保守机密并妥善保管原件,以免泄密。 5、对在复印文件时产生的残损文件或材料须及时彻底销毁。 四、电脑 1、各类人员所使用的办公用计算机,都要办理领用登记手续,并由使用人负责妥善保管,做到专机专人专用。 2、使用人要妥善保管和使用办公用计算机。机内的重要文件、资料、图片等须加密保管,以免丢失。 3、所有办公用计算机要加设开机密码,以防公司的机密文档丢失或泄密。 五、各部门及门店对本部的电话机、传真机、复印机、计算机等办公设备应随时保持畅通、完好,发现问题及时报请公司专业人员维修,以免影响工作。 六、摄像、照相、录音机(笔) 1、摄照录音设备是用于记录公司各类会议及其它活动时的专用设备,应指定专人负责使用和保管。 2、未经行政部长批准,任何人不得借出或交给他人使用。以免由于使用不当而引发故障,造成对工作的不必要的影响或损失。 第十条 本制度由行政部制定并负责修订和解释。 第十一条 本制度自正式发布之日起实施。 行政办公物品采购、库存及领用管理制度 目的 规范行政办公物品采购、库存、领用的管理,完善入库、出库手续,提高行政办公物品采购、库存及领用的工作效率、质量,保证公司各类行政办公物品的供应。 适用范围 公司所属各部门、门店 制度内容 采购管理 第一条 采购行政办公物品范围 1、公司行政办公用设备、设施; 2、日常行政办公用品、用具等低值易耗品。 第二条 采购程序 1、 行政部根据库存行政物品现况和各单位上报的行政物品需求计划填写《行政物品采购清单》并进行核算,将编制好的《行政物品采购清单》报请常务副总经理审批后,方可安排采购。 2、行政部负责依据各单位物品库存或需求进行审核和安排购置计划,以控制采购物品的数量、费用。对金额在 元以内的行政物品,由行政部长签字批准;金额在 元以上的行政物品,由常务副总经理签字批准。 3、《行政物品采购清单》一试三份,财务部留存一份备案,另2份计划分别交行政部和采购员。 4、行政部长按计划安排实施采购。 5、行政管理员根据轻重缓急完成采购计划。 第三条 临时应急采购 1.应急物品采购必须具备以下条件: (1) 确属应急必须品。 (2) 使用单位或部门经理审批后,报行政部长审查通过后,报常务副总经理签字批准。 2、应急物品采购流程: (1) 需求单位或部门填写正式报告呈报行政部长审批; (2) 行政部长核实无误,金额在 元以下的,签字批准;金额在 元以上的,交常务副总经理签字批准; (3) 签字批准后的《行政物品采购清单》交财务部备存1份,另2份分别交行政部和行政管理员。 3、行政管理员持已批准的《行政物品采购清单》采购物品。 4、购进后的办公物品须及时办理入库、建帐、建卡、报帐及交付使用等手续。 5、使用单位办理领用登记手续后领用所需设备或物品。 第四条 非特殊情况,不得使用现金采购。 第五条 固定资产类行政办公物品的采购 1、除日常办公用品以外,属于固定资产类的行政办公设备物品的采购,须在经理行政办公会议上研究确定,并列为公司年度预算计划。 2、属于固定资产类的行政办公设备物品的采购,行政部每年依据公司的实际使用需求,在编制的年度购置计划中列出。 第六条 说明: 1、《行政办公物品库存 月报表》。一式三份,财务部、行政部、库管各一份存档备查。 2、《行政物品采购清单》一式三份,财务部、行政部、行政管理员各一份。 库存管理 第七条 除财务部外,行政部要对公司所有财产设置管理台帐,并对全部在用设备物品分类别统一编码、标签、设卡。 第八条 公司所属各单位自行购置行政办公物品的,应严格按要求办理入库登记手续。当日购进的办公物品必须当日入库,无特殊情况不得延误。 1、入库单一式三联,第一联存根联由库房留存登记商品入库并下库存帐;第二联由采购与财务对账;第三联记帐联交公司财务部记帐。 2、填写入库单应写明物品的名称、用途、规格、单位、单价、数量等。 3、库管必须对各类入库物品履行入库前的验收,与审批后的《行政物品采购清单》进行核对,并对质量、数量、规格等进行检查、清点。对不合格的物品库管有权拒收,数量与送货单不符的按照实际数量入库,在《行政物品采购清单》上注明原因。 4、各类物品的供应商在结算费用时,必须出具有行政部相关责任人签收的原始入库单据,并提供正规的发票,按公司相关财务规定制度给予结算。 5、库管做好入库物品的登记,并每月统计汇总后出具报表。年末做出各项行政办公物品发放的汇总、相关费用支出的汇总和物品发放、使用情况的统计(包括不同类别的金额)、分析报告。以便于指导新的年度计划的制定、控制。 6、由各部门或单位使用的设备物品,须按设备物品实际放置场地分别详细登记在册, 按原登记的设备编号、名称、使用情况等进行登记备案。 领用管理 第九条 日常行政办公物品领用原则和程序: 1、建立《行政办公物品领用登记台帐》,并由发放人员负责登记。于每月底做出各部门、各单位及门店领用物品的分类汇总表并附带分析说明,作为下期计划、控制各部门、单位行政办公费用的测算依据。 2、行政部须严格按规定、计划及间隔期向部门、单位(门店)和个人发放办公物品。 3、领用部门、单位或个人须在《办公物品领用登记簿》上履行登记后方可发放。 4、领用间隔周期为 一周。 【注】为提高办事效率,公司规定在公司每周店长行政例会前一天下午按规定将领用物品计划报行政部相关管理人员,例会当日顺便取走。 5、个人日常办公物品的领用实行按部门、门店统一领取、个人自行保管、遗失不补。 6、公共办公物品按部门统一领取。由各部门、单位(门店)经理根据计划指定专人统一领取,并负责管理和使用。 7、为加强行政办公物品的使用和管理的监管,行政部对各部门、单位(门店)的行政办公物品的使用情况进行不定期的抽查。 8、应急物品领用时,由领用部门或单位(门店)经理提出申请,由行政部长或常务副总经理批准签字后,方可办理领用登记手续,领取申领物品。 9、对于易损物品实行以旧换新。因管理不善,造成行政办公物品遗失、被盗或损坏者,应及时报行政部补发,行政部将视情节要求责任人承担部分或全部赔偿责任。 第十条、本制度由行政部制订并负责修订和解释。 第十一条 本制度自正式发布之日起执行。 附表:一、《行政物品采购清单》 二、《行政办公物品库存 月报表》 三、《办公物品领用登记簿》 公司行政服务用车管理制度 目的 规范车辆管理,确保公司车辆使用安全,节约成本,降低费用,提高车辆工作和使用效率。 适用范围 公司行政办公用车辆及其驾驶员 制度内容 第一条 车辆管理 1、公司行政服务用车统一由行政部负责管理。分别按每台车辆的名称、型号,车牌号及公司内部车辆编号建档。车辆档案内容包括: (1)车辆购置时的各类手续、随车文件,资料等。 (2)车辆行驶、通行证照的相关文件。 (3)各期、各类维修保养记录文件。 (4)车辆违章、肇事记录文件。 (5)各种缴费记录文件。 (6)历任驾驶员个人情况记录等。 2、车辆的维修需填报《车辆维修保养申请单》,经行政部长及相关负责人审核批准后,方可按公司相关规定送指定修理厂维修保养。 3、因路途故障需就近维修时,应电话报告请示,并做好详细记录,事后补办相关手续。 4、车辆驾驶员(固定)应将保养维修等相关原因、及维修情况详细记录于《车辆保养维修记录表》上,并于每月30日报行政部相关负责人。 第二条 车辆使用 1、公务用车时,用车部门或用车人须提前填写《派车申请单》,注明用车原因、到达地点、大约行程、预计时间、返回时间等(紧急情况返回后补办),报行政部长批准签字后,相关负责人方可派车。 2、车辆出行前,司机须在《派车申请单》上签字确认。 车辆返回公司时,将车停放在本部指定停车位置,并填写返回记录。 3、行政部在派车时,原则上以派车单送达先后顺序及用车人外出公务的轻重缓急程度安排车辆。非紧急情况,用车部门应按工作安排计划提前1~2天提交派车申请单,以便于行政部安排派出车计划,同时也便于为相同方向路线的部门合并用车,以提高部门或单位工作效率。 4、各种车辆的附带资料,除驾驶证、行车证、保险卡等必须由驾驶员随车携带外,其余均由行政部统一保管。驾驶员应将随车资料妥善保管,不得遗失。 5、驾驶员对自己所驾驶车辆的性能、车况、及各种证件的有效期应了解清楚,出车时一定保证车况完好,证照齐全。 6、驾驶员在出车前或车辆返回后,须认真检查车辆安全状况及需用证照是否带全,以确保车辆出行后的正常行驶。 7、驾驶员在任何时间须随时保证通讯联络的畅通,以便公司随时调度使用车辆。特殊原因确实不能联络的,应及时通知上级领导改用新的通讯联系方式。 8、行车外出时,如不能按预计时间及时返回,驾驶员要及时通知公司行政部,以便于调整安排。 9、驾驶员每天必须如实、认真填写《派车申请单》上的相关内容,并经用车单位或用车人签字确认实际使用时间及行程,交行政管理员,经行政部经理审核批准后方可报销出车费用。 10、《派车单》是驾驶员报销油费、过路费、停车费、出车补贴等的依据,没有详实的派车记录,公司将不予报销上述费用。 11、客用车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时,驾驶员应有礼貌地制止;公司的客户在车内吸烟时,应婉转告知本公司陪同接待人员。 12、驾驶员不得私自开车外出,否则按行车里程所需油费两倍赔偿。 第三条 车辆保养与年审 1、驾驶员可利用平时在公司空闲时间维护保养车辆,确实需节假日保养车辆的,需提前一天向相关领导报告,经批准后方可保养车辆。 2、车辆年检及驾驶员证照年审时,需提前一周向行政部长提出申请,经批准后,方可安排办理。每年仅限一次,超过时间按事假处理。 第四条 激励 1、驾驶员全年安全行车,未发生交通肇事的,视情节给予正激励。 2、行政部每月负责对驾驶员进行考核测评。 3、对于工作勤奋、自觉积极维护和保养车辆,明显降低维修费用和延长规定的车辆保养、修理间隔周期,表现突出的,公司视情节给予正激励; 对于因维护使用车辆不当造成保养、维修间隔周期缩短,费用超支的,因违反公司管理制度发生责任事故者,视情节给予负激励。 4、因违反交通法律法规,造成违章罚款的,由驾驶员自行承担。 5、车辆发生肇事,肇事责任判明后,如责任完全被认定为对方车辆或自然人的过失,司机不承担赔偿责任。 6、下列情形的肇事赔偿责任: (1)肇事责任属于我公司驾驶员的过失,其赔偿款项由保险公司承担。 (2)肇事赔偿金额超过保险理赔金额时,其超过金额须由驾驶员自行承担。 (3)肇事责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三方共同过失的,按各方应承担的比率分担,赔偿责任照前款“(2)”执行。 7、肇事后对方车辆逃逸时能制止而未制止,或对方车号能注意而未注意,致使肇事责任无从判明或追究者,所造成的赔偿,其赔偿金额由保险公司承担,但若肇事赔偿金额超过保险理赔金额时,其超过金额须由驾驶员自行承担。 8、肇事后畏罪潜逃者,公司将通过法律程序追究肇事司机责任,并予解除劳动用工合同。 第五条 本制度由行政部制订并负责修订和解释。 第六条 本制度自正式发布之日起生效。 附表: 表一、《车辆保养维修记录表》 表二、《派车申请单》 (表一) 车辆( 月份)保养、维修记录表 日期 车号 驾驶员 维修项目 合计金额 送修人 审验人 审批人 (表二) 派车申请单 用 车 单 位 用车人 用车时间: 年 月 日 用车事由 部门经理 签 字 行政部长 签 字 上午 时至 时、下午 时至 时 上午 时至 时、下午 时至 时 司 机 车 号 行车里程 耗油量 用车人签字 司机签字 行政员签字 费用发生情况 过路费(分段) 加邮费 住宿费 其他费用 清洁卫生管理制度 目的 公司总体物业环境及办公、接待环境的优劣,直接反映了公司的管理工作是否规范和制度的健全以及员工们的精神状态。直接影响到公司的对外形象。为此,规范环境卫生标准,健全卫生管理制度,提高企业形象,为顾客及全体员工提供一个整洁、舒适的工作环境。 适用范围 公司所属各部门、各门店。 制度内容 第一条 清洁范围 办公区域的内外环境、各商场的内外环境(含商场外停车场、员工自行车停靠点)。 1、室外公共环境清洁内容:物业区域内的道路、绿地、花草树木、照明设施、墙面、门窗、玻璃等。商场店招logo、大门雨搭、各类荣誉牌匾、海报及广告牌架、促销及庆典活动用气球、充气拱门、遮阳棚等。 2、室内公共环境清洁内容:楼梯、通道、会议室、公共卫生间及公共区域内的墙壁、门窗、玻璃、照明灯、灭火器及其它公共设备设施,商场内的产品宣传海报、广告灯箱、吊旗吊饰等。 第二条 各办公室内清洁内容 办公桌、椅、沙发、地面、墙面、门窗、玻璃、阳台、照明灯具、文件柜、电脑、传真机、打印机、电话机等所有置于办公区域内的办公品、用具、设备、设施。 第三条 责任划分 1、 公司各部门经理、各门店(店长)为所负责卫生区域的第一责任人。 2、各部门、各门店按各自单位或部门划定卫生责任区及责任人。 3、公司各部门、各门店须制定《轮流卫生值日表》,清洁卫生由各部门人员每日上班前、下班后自行轮流清洁各自卫生责任区划内的环境及设备设施的卫生,个人区域及设备卫生由个人自行清洁整理。 4、总经理室、副总经理室、会议室、卫生间及其它公共区域的环境及设备设施的卫生由保洁员负责清洁和整理。责任人为行政部长。 第四条 清洁卫生标准 1、地面洁净,无纸屑杂物、无油渍、无污痕和口香糖。 2、桌面无灰尘、无杂物、无污痕,桌上办公物品洁净,文件摆放整齐有序。 3、座椅、沙发无灰尘,无污痕,摆放整齐。 4、玻璃窗光洁明亮,无水渍、无污痕。 5、电脑、打印机、复印机等固定设备设施摆放整齐、洁净,无污痕,按期使用专用清洁剂清洁。 6、文件、档案、书报等橱柜排放合理有序、洁净,无污痕,内存文件、资料、书刊分类规范,整齐。 7、取水间地面无积水,用水设备洁净无污渍, 8、卫生间地面无杂物、污渍及明显污痕,洗手台、手盆整洁无污渍,物件摆放整齐,通风透气性良好。 9、公司盆景、花木植物由行政部统一管理,保洁员对其进行养护和整修。 第五条 行政部不定期对办公区域的卫生进行检查,并在例会上公布检查结果。检查结果作为个人考核评价的一项内容。 第六条 本制度由行政部制订并负责修订和解释。 第七条 本制度自正式发布之日起生效。 附表: 表一 员工请假审批单 姓名 工号 部门 职务 假别 □休假 □病假 □事假 □其他 (说明) 时间 自 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分 主管部门意见 □准予 □不准予(陈述理由) 主管签字: 年 月 日 附表二 出差申请单 出差人姓名 事 由 日 期 自 年 月 日起至 年 月 日止 出差地点 省 市 区 镇(乡) 往返路线 火车由 出发到 止 长途汽车由 出发到 止 预支旅费 人民币: 附表三 来客登记表 序号 姓名 从何处来 单位名称 来访人数 有否预约 访问部门(人) 事由 时间 接待部门 接待人 到达 离去 附表四 来电登记表 序号 来电单位 来电联系人 事由 被访问人 处理结果 备注 附表五 安全消防系统先查表 序号 检查项目 待整改项目 其他 备注 复检 1 消防栓 □完好 □安全 2 灭火器 □未过期 □置放合理 3 消防通道 □通畅 □杂物 □照明 4 人行通道 不畅□ 杂物□ □照明 5 门 □牢固 □洁净 6 窗 □牢固 □整洁 7 办公室 □杂乱 □整洁 8 取水间 □污垢 □漏水□地面污水 9 卫生间 污渍□ □冲水损坏 10 办公物品 □置放合理有序□零乱不整 11 办公桌椅 □整洁 12 办公设备 □洁净 □置放安全合理 13 物业四周 □脏乱 □安全隐患 14 物业设备\设施 □不紧固 □保养不善 15 高压配电柜 □安全、严密 □无隐患 16 插座\开关 □完好 □不安全 17 电线 □完好无损 18 给水 □无漏水 □排水不良 19 仓库 □零乱 □防水防盗不良 20 废料 □未处理 □放置零乱 21 其他 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    8年前   
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    文档贡献者

    文艺范书香满屋

    贡献于2021-01-13

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