内业资料格式规范


    内业资料格式规范 为适应行业规范化、标准化、精细化管理需要,推进公司形象建设,结合工作实际,对公司系统内业资料格式进行统一规范。 一、制定依据 《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式国家标准》《标点符号用法(GB/T 15834-2011)》。 二、制定原则 规范统一,操作简便,实用美观。 三、适用范围 XX公司系统在工作中产生的文字性材料。有明确格式要求的专业材料不适用本规范。 四、办公软件 以Microsoft Office 2007版本为基本操作平台。 五、WORD文档基本格式 (一)页面设置 以公文格式为制作基础。 1.页边距。上:3.7cm,下:3.5cm,左:2.8cm,右:2.6cm,装订线位置为“左”。 2.纸张。一般采用国际标准A4型。特殊形式的用纸幅面,根据实际需要确定。 3.版式。页眉:1.5cm,页脚:2.8cm,页面垂直对齐方式:“顶端对齐”。 4.文档网格。文字排列方向选“水平”,栏数为1,网格选“指定行和和字符网格”,字符数为每页22行,每行28个字。 (二)标题格式 1.大标题:方正小标宋简体二号,不加粗,居中。根据标题长短,分一行、二行、三行均可,注意分割合理,布局匀称、美观,不可割裂题意(即一个词不可断开分在两行)。 为了保持标题简炼和整洁大方,文档标题中一般地尽量不用标点符号。非用不可的有下面几种情况: (1)可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。 (2)可用问号。如:《人的正确思想是从哪里来的?》 (3)可用引号。如:《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》 2.副标题:仿宋体三号,不加粗。正常情况下,副标题要在大标题第三个字下开始写破折号。如果格数不够,副标题写不下的,从正标题的中间部分画破折号,换行后,与副标题的第一个汉字对齐。 3.姓名。仿宋三号,不加粗,居中。 4.正文中标题。第一层次标题用三号黑体;第二层次标题用三号楷体;第三层次后的标题字体和正文字体相同(三号仿宋)。 (三)层次结构格式 1.正文:编排于标题下空一行,用三号仿宋字体。 2.正文结构层次。一般不超过四级。一级标题:标题序号为“一、”,独占行,末尾不加标点;二级标题:标题序号为“(一)”,独占行,末尾不加标点符号(特殊情况如讲话稿类的小标题,可为段首);三级以下标题:三、四、五级标题序号分别为“1.”、“(1)”和“①”,可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行,则末尾不使用标点;否则,标题后必须加句号。每级标题的下一级标题应各自连续编号。各层次序号应左起空两格书写。 若层次较少,可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次,这样层次感更明显。若层次标题不必独占一行或者该层次没有标题,应直接使用“(1)”这种层次序号而省略掉中间的层次序号。 “(1)”这种层次序号之后是本段标题的,标题末用句号或冒号或空1字,其后接写正文,不另起一段。如果没有本段标题,则序号之后直接写正文;①”这种层次序号必须共用于同一段中,即“①……②……③……”必须同为一段。 文档中有“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等的用顿号不规范,应该用逗号,即“第一,”、“第二,”、“首先,”、“其次,”等。 (四)页码设置 公文中的页码用4号宋体标识,置于版心下边缘之下一行,如“”。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 (五)发文字号格式 发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。 (六)附件名称格式 附件名称后不加标点符号。 (七)文件引用格式 先注文件标题,后注发文字号。格式为根据《XXXX》(XX〔2015〕XX号) (八)文档数字格式 1.公文。除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。 (1)用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文(决议、决定、条例、意见、规章等)加括号标注于标题下方居中位置。 (2)年份一律使用公历年份的全称,如1978年、2003年不能略为78年、03年。 (3)同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。 2.其它文档。各类通知、告示、奖牌、证书等上的日期的书写,要做到汉字和阿拉伯数字不混用。如:二00六(错误)、二OO六(错误)、二○○六(正确)。 (九)打印装订格式 1.打印。两页以上的均使用双面打印。 2.装订。左侧装订,订位为两钉钉锯外订眼距上下页边各l/4处,平订钉锯与左页边间距为5mm-8mm,无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。 (十)其他 1.根据文字材料内容多少,在适合公文标准的情况下,可适当调整间距或字号(文档标题行距为最小值0磅,内容行距应控制在25-32磅范围,最佳状态宜在28-32磅),增强整体美观效果。 2.文字材料中的表格一般作为附件,且必须是用“Word”制表。制表应力求美观、合理,字体及字号使用恰当。 3.对外报送的文字材料,如对方有特殊要求,应遵循对方提供标准。 六、Excel电子表格基本格式 表格设置以整体美观为原则。 (一)字号字体 一般标题为16号宋体加粗,但可根据表格内容选择适当的字号;表头(首行、首列为12号宋体),内容为10号宋体;数字用10号“Times New Roman”;“合计”栏后具体数字可加粗;如表后附有注解部分,如“注:1.”分条列出,用8号宋体。 (二)表格边框 外框用“ ”细实线;内框用“ ”细虚线。表格内框细虚线如分页处在页边位置,页边改为实线;纵向合并单元格内容跨页面时,加划实线。 (三)对齐方式 1.标题、表头(首行、首列)水平、竖直均选择居中。 2.表格正文文字部分水平选择左对齐(含数字作为文本使用的情况),垂直选择居中;数字部分水平选择右对齐,垂直选择居中。 (四)数字格式 1.表格内的数字一律设置为右对齐。 2.一般点“设置单元格格式”—“数字”—“勾选‘使用千位分隔符’”—“-1234”,小数位可根据具体情况设定。 3.涉及公路桩号时,应按标准规范填写,如“K000+000〜K012+850”或“K00+000〜K00+000 Excel电子表格输入公路桩号快捷操作为:自定义格式设置为K000+000.000后,直接在表格输入数字即可。 (五)注意事项 在涉及计算和小数位数取舍时,必须点击左上角图标—“Excel选项”—“高级”—“计算此工作簿时”勾选“将精度 设为所显示的精度”或“以显示精度为准”—“确定”,才能保证计算值不因小数位数取舍而产生误差。 七、图片资料整理格式 基于整篇文档布局合理、美观原则,原则上一页文档内平均铺排两张图片,并把图片控制在一定文本框内(文本框大小应不超出版心),图片作适当调整时,应不使其变形,同时要简述图片内容(包含时间、地点、人物、事件等要素);图片设置为嵌入型。 八、整理模式 以贵州省公路建设养护集团有限公司目标管理体系考核表为例,一、二、三级考核标题及被考核内容、考核印证资料索引(目录)均按一定标准和规范排版制作。 附件:1.印证资料整理模板 2.图片资料整理参考标准 附件1: 印证资料整理模板 一、落实决策部署(二级目标名称,黑体三号) 1.落实“两个责任”(三级目标名称,楷体三号) 1.………………………………………(仿宋3号) 2.……………………………………………………………… (此处应对齐“.”号后)………………………………3.……………………………………………………………… 附件2: 图片格式标注规范: X月X日,XXX在到XXX检查XXX工作 X月X日,XXX在XXX召开XXX会 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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