员工费用报销流程及办法


    员工费用报销流程及办法 为规范本公司报销程序,提升报销流转速度和精确度,充分发挥会计核算及监督职能,提高管理效益,特制定本办法,请各位同仁配合执行;本办法适用于合富集团全体员工;本办法经总经理批准后立即实行,原来与之相关的其他办法随之失效。 一、通则 1. 任何一种类型之请购及支出,包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等,必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。 2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误(合富生化/合益信息/合康生物)),由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上,同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写,并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转帐及汇入员工帐户等方式,经授权人员核准并经财务部复核通过,方可付款。 3. 报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经理书面批准,否则财务部将不予报销。 4. 对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和总计数,报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误,差额部分的50%将会被扣除。 5. 签名的规定: ① 所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责。 ② 所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承担最不利之结果。 6. 财务复核结果视情况做下列处置: ① 退回报销单(注明退回原因)。 ② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。 ③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。 ④ 交出纳付(汇)款。 7. 每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。 8. 每周汇员工报销款后,差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。 9. 在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。 二、报销流程: 1. 事先核准及事后报销表单流程如下: 实物报销:报销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件,三者缺一不可,特别情况为采购单带支票提货,请先填写《公洽借款单》,经核准入帐后再开出支票,三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。 ① 出 差:“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差(预算)申请书”);销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。 ② 交 际 费:“出差(预算)申请书(交际栏)” →“报销请款单” 或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。 ③ 车 费:“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费,附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。 ④ 验收 单据:公司自用物品采购验收,请填写《事务用品验收单》,生产,经营用存货验收,经IQC核验后填写《入库单》。 ⑤ “采购单”(如有借款,应附“公洽借款单” )或“费用及出差旅费报销申请表”( 如有借款,应附“公洽借款单”;如有相关费用,应附“出差(预算)申请表” )——部门主管——财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。 三、途中交通费标准和说明: 1. 标准: ① 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地,员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准:6小时以下乘坐硬座或长途汽车;6~8小时可乘坐硬卧;8~16小时可乘坐软卧;16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的,公司准予按上述规定标准报销途中费用之外,最多再增加200元/次。 ② 外地应聘者到上海总部来面试,由公司负责来往异地交通费用,如超过10小时以上,可报销火车硬卧车票;如10小时以下,可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机,需事先经总经理核可预算申请。 员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作),应事先填写“出差预算申请书”(各地人员应传真或电子邮件送至上海),详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额;并依照审批权限核准后,方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后,依核准权限核准后再交财务部;报销费用如超过所申请的出差费用,应详细说明理由并获得总经理批准,否则,超过部分费用将不予报销。 说明: ① 火车、长途汽车,应以火车、汽车票根为报销依据。 ② 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者,应事先填写“定票单”,并报总经理批准,由公司相关人员统一订票、购买、结帐,但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员,并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具,必须尽量利用下班时间。 ③ 出差期间,由于其它与工作无涉的事情所发生的费用,或由于员工本人的原因导致发生的额外费用(如退票费等),一律由该员工本人承担。 ④ 已参加公司商业意外保险的员工,不得再另外报销飞机意外保险。 四、市内交通费用标准和说明: 1. 标准: ① 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工,经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一: a) 据实报销:凭公交车票据实全额报销,凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车票。 b) 定额报销: 在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡,领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。 ② 除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准,公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第3点规定执行。 ③ 员工在常驻工作当地公出,单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为15元为限(从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元,而不是单张票据最高只能报销出租车费15元),深夜(22:00以后,6:00前)允许单次报销50元为限。 ④ 员工异地出差,在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。 ⑤ 公司个人汽车、摩托车报销规定: a) 申请报销个人汽车、摩托车费用必须事先填写《异动审批表》,被核准后方可报销相应费用。 b) 公司行政人员个人汽车、摩托车只有在办理公司事务的前提下,才能给予补贴。 采用实报实销的办法,汽车的最高限额为每月800元,若有到机场接送高层主管或公司客人,可增加每单程30元报销标准,超过800元须经总经理签字认可后方可报销;异地出差可报销来回过桥费及相关油费;摩托车的最高限额为每月400元,超过400元必须经总经理签字认可后方可报销。办理报销手续时,都必须提供相应单据(如停车费、过桥费,汽油费等)的原始发票实报实销。受此补贴的员工原则上都不得再另行报销其他与其有关的费用,如出租车费用等。 说明: 员工已享受任何其他车贴福利者,不享受本办法规定待遇。 公司公务用车的优先安排次序为: a) 客户或来宾机场接送与参观; b) 副总级以上高级管理人员公务用车; c)工程师紧急维修响应; d)携带贵、重物品或机要资料、票证的公务活动; e)单次车程在30公里以上的远程紧急公务活动; f) 其他公务用车。 凡符合上述规定需要首次申请限额200元的上海公共交通卡的员工,请填写《人员异动审批表》经部门经理审批后在每月25日前交人事部集中报批处理,凡经批准采用公共交通卡的员工以后每月第一周内凭单张公共交通卡冲值发票一次性报销上月交通费。 五、住宿费用标准和说明: 1. 标准: ① 办事处住宿标准: 人员 地点 外籍(包括台港澳籍)人员及副总级以上人员 (以上人员限额内实报实销) 其他员工 (参照本规定的标准享有出差补贴) 北京 福建大厦(四星、距办事处车程10分钟)398元 单人出差:豪威大厦(距办事处车程10分钟)标间224元、单人间190元。 二人以上:汇园公寓(属酒店式公寓,距办事处步行5分钟):一室标间1~2人300元;二室标间3~4人350元。 凯康国际酒店(四星、距办事处车程10分钟)360元 五洲大酒店(四星、距办事处步行3分钟)12月至次年3月360元;4月~8月及11月420元;9~10月550元。 济南 华能大厦267元 金伯利酒店(距办事处步行5分钟):单人间180元 标间160元 广州 三寓宾馆(距办事处步行20分钟):骏晖楼322元 三寓宾馆(距办事处步行20分钟):春晖楼216元 华泰宾馆(距办事处车程15分钟):207元 ② 非办事处住宿标准: 地点 单人 双人共计 三人共计 天津、重庆、深圳、东莞、福州、杭州、南京、青岛、大连、厦门 250 300 350 其他省会城市 200 250 300 非省会城市 180 230 280 ③ 常驻住房补贴: 职位 地区 北京、广州 其他城市 部门经理 2500元/月 1500元/月 非经理员工 1500元/月 1200元/月 六、餐费补贴说明: 1. 员工因公到常驻地以外的城市出差(不含上海),每天有50元的伙食津贴,逢法定假日津贴加倍(不得再另行申请加班工资);如有申请报销交际餐费(含早茶,夜宵)者,则不再享受该餐津贴。伙食津贴填写金额应为早餐10元,中餐和晚餐各为20元;可享受报销的时间限定条件是:早餐为8:00 am以后、午餐为1:00pm以后、晚餐为19:00pm以后仍在出差途中。 2. 司机的餐费补贴按《合富工作时间与加班管理办法》规定执行。 3. 员工因公到上海工作,一般不得享受相关出差餐费补贴的福利待遇,但在公司未提供餐饮的情况下,在休息日可申请早餐10元,午餐20元,晚餐20元的补贴。遇到法定节假日公司安排外地员工来沪执行特定紧急工作任务,且公司没有统一安排就餐,员工也不申报加班补偿的情形下,员工可按公司既定出差餐费补贴政策申请补贴。即早餐20元、午餐40元、晚餐40元标准申报出差补贴。 七、交际费用说明: 员工外出聚(就)餐、请客:为加强公司内部员工之间的沟通,或为某一特别的主题、或作公关和销售活动,公司经理级以上员工(如有必要,销售人员)可以安排公司内部的员工聚(就)餐;为公关或销售的目的,公司经理级及以上员工(如有必要,销售员)可以请客,但必须遵守以下规定: a.属于事先预知的情况,必须事先取得书面核准;属于临时发生的紧急情况的,必须在事后补得上述书面核准。 b.这类费用产生的原因必须是有必要的、合理的和可解释的。 c.所产生的费用必须由当时在场的最高主管进行报销,并在报销时向其上一级主管说明具体原因。 d.各级经理有责任和义务对此类费用的发生加以控制和管理。 e.报销时应注明所有在场人员姓名。 八、杂费报销说明: 1. 劳务费:总部劳务费需事先填报《使用临时劳务人员申请表》,经核准后由人事部统一报销,非总部所在地发生大宗货运,如有大批货物(仪器、试剂)到公司或各办事处而人手不够时,在取得部门主管同意后可外请人员帮忙。如无法取得完整、真实、有效的原始凭证,请相关人员另签签收单并附该外请人员之身份证复印件以备报销。 其它费用:除另有特别规定外,一律以合法之凭证为可否报销之依据。 九、手机费用标准和说明: 1.标准: 合富集团手机费用报销标准 内勤 外勤 销售类 工程类 职级 最高报销限额 职级 最高报销限额 职级 最高报销限额 有办事处 无办事处 有办事处 无办事处 兼职工程师 台籍内勤经理/总监/财务长 350 副总、总监、台籍经理及以上职务 500 550 800手机 450   负责1-3台机50元;负责4台及以上机的70元 联系全国部门经理、驾驶员 200 销售经理 250 350 维修经理 250 300 主任;助理 100 其他销售类人员 180 280 其他维修人员 180 200 其他因公休息日经常待命职员 50 凡属于管理类经理费用报销参照上述销售、维修经理标准,其余不属于管理类经理一律参照其他人员标准。 2.说明: ① 员工必须严格按照“合富集团手机费用报销标准”规定的部门,职务和级别,报销限额标准等进行报销。 ② 报销必须凭手机费发票(帐单),填写“费用及差旅费报销申请单”进行报销,其他非手机费发票(帐单)一律不得报销。 ③ 凡在公司报销手机费用的员工,必须提供其手机号码,每天8:00-23:00开机。如发现由于关机联系不上,且无合理原因,则员工直属经理有权决定停止该员工报销手机费。 ④ 凡在“合富集团手机费用报销标准”上未列出的其他员工,若确因工作需要报销手机费的或遇公务需要用自己手机的,须经总经理批准后,方可比照“合富集团手机费用报销标准”进行报销。 若当月确有特殊情况,造成持公司手机的员工手机费超出正常的报销标准,有总经理特批后方可报销,否则超出部分从其报销中扣除。原则上除在以上情况以外的其他情况下,员工将不被允许报销手机费。 ⑤ 异地临时支援是指员工为完成维修、装机等临时专项任务被公司安排至常驻地以外城市临时工作1-3个月的情形。 a) 员工除临时工作城市外不需要在到其他城市出差的,员工可以在临时工作地城市购买充值卡,用于在当地的通讯,限额报销标准为200元/月,凭定额发票报销。同时员工可继续使用其本人原有手机卡,方便与原常驻工作地的联系,原有卡的报销保持原有标准。期间停止享受一般的出差手机报销标准增加额。 b) 员工在异地临时支援时若还需到临时工作城市以外城市短暂出差的,员工可以购买异地临时工作城市的手机卡,凭定额发票报销,报销标准为200元/月,同时可以享受(除常驻地及临时工作地以外的)短期出差手机费报销增加标准,但需停止享受原常驻地的月度手机报销标准。在原常驻地的手机费报销额不得高于短期出差手机费报销增加标准。 ⑥ 员工报销异地手机费必须将手机号码事先通知行政专员公告全体员工,否则不得享受本规定的报销待遇。 员工个人手机费用变更情况,由人事部每月集中提供变更表,经集团人事行政副总裁批准后转财务部审核执行。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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