商务文员的工作流程与职责


    商务文员工作流程职责
      商务文员工作流程职责较广泛需处理事务类型商务文员重工作级进行商务调查研究:出席会议:参谈判:必商务访问县:省:甚出国:外:商务文员工作流程公司事业务容饿区总说工作程序点具体请面:
      :商务文员司访问流程:工作程序般分三阶段:
      1:访问准备:司决定访问商务文员出发前迅速做充分访问准备工作做包括调整思想准备物质必备资料等方面准备
      2:思想准备商务文员首先解司决定访问目:访问容次访问商务点点解邀请方陪司访问相关员访问日程安排需邀请单位做准备等
      3:组织准备商务文员做:根司指示拟制访问方案通知关部门确定参加访问员名单进行编组分工组织员参加预备会听取司关预备工作指示学关文件布置具体务印发访问方案日程安排邀请单位联系准备
      4:资料准备商务文员收集:邀请单位历史革司班子前工作发表评价资料访问工作相关司指示政策法规性文件访问中心容相关理典型验方面资料访问区关理:气候:交通情况风土情方面资料
      5:物质准备商务文员携带:办公具:常药物:差旅费相机:收录机等文化品 
      二::访问阶段
      1:做组织安排司商务访问免察商品生产现场召开座谈会访问等形式求商务文员安排时间:点关员种活动商务文员做记录便事分析:研究 商务文员:听情况时:准确司汇报
      2:动提出建议访问阶段商务文员发现问题应动司提出处理建议
      3:时企业联系司访问期间商务文员原企业时沟通信息外出司活动情况时通讯工具告知企业企业留守司者掌握外出司状态时企业部获取信息外出司时解司重指示原企业工作动保证司信息灵通利实施间断指挥
      4:处理日常事务商务文员动处理日常事务工作组织安排中碰事:时间:点等方面矛盾动协调量做事半功倍提高效率保证首长生活休息身心健康:精力充沛投入工作 
      三:结束阶段 商务文员做访问活动善工作阶段:
      1:做返程安排联系安排返程交通工具预定车:船:机票安排途中食宿确保司安全
      2:整理调查资料回企业访问中发现问题整理纳成条提出改进工作:解决问题建议
      3:抓紧关问题落实访问时司答应办事回企业商务文员时通知:督促关部门抓落实做言信件件着落事事回音
      4:报销差旅费商务文员协助司结算开支:报销差旅费:偿预款
      5:回顾总结商务文员工作司访问期间工作进行回顾总结动征求司批评:帮助商务文员身提高失种效办法商务文员整司外出活动期间时刻注意维护司威信执行政策遵守纪律谦虚谨慎易司:商务文员身树立良形象
      接信息录入文秘档案理等日常办公事务处理
      转商务助理招聘求供参考
      工作目标:
      1 协助商务理断拓展公司业务量失时机发展扩建项目
      2 掌握市场动态时准确
      3 客户营运保持良沟通客户满意服务
      4 时统计相关数客户提供必信息
      5 时催缴应收款项
      工作职责:
      1 解市场踪发展扩建项目
      2 定期踪现客户解潜客户
      3 参商务合制定价格谈判
      4 时反馈关工作流程修改意见
      5 完成日常报告整理存档 收货盘点月度计划年度汇
      总作业指令等
      6 催缴客户拖欠款额
      7 项目公司进口设备免税审批手续
      8 保税非保税海关业务申报工作
      技知识:
      1 学科学历
      2 3年相关工作验
      3 良中英文口头书面表达力
      4 熟练相关办公软件
      5 良外协调沟通力
      商务文员涉领域广酒店旅游票务坐办公室掌握行业工作状况现提供份享工作容作参考:许商务行业满足顾客速度追求特殊需求设置专门通讯商务设施供顾客代翻译字复印等专项服务设专门部门完成种种服务便商务中心少商务中心设前厅部商务中心文员岗时服务规程工作外礼貌服务应做:
      注重仪表工作岗位仪表整洁仪容端庄仪态方工作时间精神饱满精力集中客户面前注意坐立行走姿势符合员工守中关规定求
      二工作热情动热情动接客户微笑问候敬语先尊重客户意愿客户漫心爱搭理显出谓样子尤特殊求客户耐烦表示时接数位客户时应先次序受理时位招呼致意致冷落感忙乱条理讲究职业道德注重信誉确保质量规定收费代客保密商务中心办公室服务场接客户方定做环境卫生整洁整体布置井然序客户舒适方便信赖感
      三办事认真讲究效率
      1承办电传传真字复印翻译快递等项业务做准确快捷细心周杜绝差错客户果服务满时商务中心文员应做耐心解释应置理解释时说话态度谦语气委婉解释耐心申述事情原委应转化客户高争辩
      2电传(telex)户电报商务中心安装电传机供直接拍发接收电传通讯方便迅速商务客方便商务中心文员代客发电传时浏览客户电传底稿清楚方询问明白请客户重抄客户意代改正代发电传应留复制件便查询代客发毕电传通报时间发报机位发出时间操作员工号填写挂号单请客收银处付款代收电传时收电传应检查收报址姓名电文连发电传时间记录心撕填手工号电传送客房间电话请客商务中心领取请客电传登记簿签名
      3传真(fax)称传真电报电传机快五十倍重现原件形式印刷印手抄材料绘图图表片方输方文件复制品完全准确传送距离电话速度具办公室复印机复印功代客发传真时应仔细核发送方区号传真号防错发传真发毕应发送时间操作员工号填帐单请客收银处付款
      4树立良服务形象利工作便谋私利客户换汇套汇维护格国格
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