办公室会务工作规范
接受会议指令
办公室工作员接会议指令时应准确记录会议召开项求全面掌握关情况做相关准备工作
二会议方案制订
根接会议指令领导关求制订会议方案容包括：会议名称办单位协办单位时间点议程出席领导参加员列席员拟邀请员会议文件资料准备会场布置安全卫生新闻报道典型发言颁奖会议费预算特殊求
三会议方案审批
拟定会议方案报发指令领导分领导领导审批
四会前筹备
（）会议通知
1会议般应发书面网通知电话通知应拟定简明扼通知稿传真
2通知容包括：会议名称时间点参加员会议容会期注意事项联系电话等
3通知范围：参会领导参会员单位列席员媒体记者相关单位确定报名日期求报名截日期前反馈参会员姓名性单位职务联系方式
4通知发应掌握应会员拟出席请假情况时领导汇报
5邀请省部级领导参加会议文件形式领导者关部门发邀请函
（二）会议文件准备
相关单位负责会议文件准备需会提交文件资料应明确专负责收集分发会务承办部门做协调工作会议文件：
1会议体文件包括持辞题报告专题报告决议领导讲话等
2会议程序文件包括议程文件日程安排选举程序表决程序等
3会议理文件包括会议须知保密规定作息时间等
（三）会场布置
布置会场应体现会议性质需烘托会场气氛
1会场装饰
（1）代表会代表会议背景布置徽红旗
（2）根会议需席台悬挂会标摆放花卉
（3）根会议需悬挂标语摆放花坛等
2会场座次排列
（1）席台员座次排列会议席台座次排列序般职务高低排列席台座位准数单双均高领导中心然先左右次序排列领导座次安排特殊交领导意见办
（2）标识座次方法采席台会议桌摆放座签会员入场券注明座次等方法
（3）重会议印制座位图表关领导审定发代表关员
（4）定级领导参加会议会场旁边准备休息间准备领导提前休息方
3求
（1）会场考虑制冷取暖通风消毒等事项
（2）会场桌椅摆放应整齐划横成行竖成列铺台布桌面应干净整齐颜色统
（3）座位牌统规范醒目摆放整齐
（4）会场音响话筒灯具等应提前2时调试会前10分钟重试确保正常时准备备品时应突发情况
4特殊求
（1）表彰类会议根需安排礼仪员音乐等求述员着装整齐守纪律听指挥
（2）代表会代表会议等会议根需安排工作员宣读文件
（3）出席重会议领导参会员着装求应提前通知
（4）涉密会议应关保密规定通知求办理
（5）重会议会场应提醒会员关闭移动通讯工具
（四）住宿餐安排
1住宿提前统计住宿数性民族预订客房档次房间数量拟定房间分配方案安排宾馆值班等会务员提出求督促宾馆落实
2餐掌握餐员情况包括少数民族员饮食惯提前2天确定餐点食谱安排卫生防疫制作餐证等会务员提出求督促餐厅防疫部门落实
（五）会议品准备
提前制定周密方案者开列品准备清单物品名称数量详细列出包括：
1制作证牌包括：座位牌出席证（列席证）工作证车辆通行证奖状证书文件袋等
2印制会务手册包括：议程日程参会员名单房号电话号餐安排车安排等
3特殊会议召开选举性会议应准备选票选票箱封条等准备填写选票笔等物品
（六）会议车辆安排
明确专负责提前确定会议需车辆会议需辆车时应车辆编号排序
（七）信访安全保卫工作
会务员协调院保卫处制定落实预案
（八）新闻报道工作
根会议需院委宣传部做新闻报道工作新闻单位联系协助做会议新闻报道工作会议新闻稿件应关领导审批
（九）卫生医疗防疫工作
根会议需院勤理部门制定医院防疫部门联系安排卫生防疫员驻会制定应急预案
（十）会议费编制
根会议需编制会议费报关关领导部门审批
五会前检查
会议召开前办公室领导牵头述会议准备工作进行检查调度确保项工作落实位未完成务明确专限时完成确保会时利召开
六会议报
会务工作员应少提前30分钟达会场做工作：
1会议签求会员签报完毕应时汇总情况会议持报告会务工作员会前5分钟没会员进行催促
2发放文件资料包括种会议文件出席证列席证房证餐证等
3会议报需召开预备会组织参会员参会代表召开预备会布置会议相关工作
4会议开始前引导会员入座制止关员进入会场
5宣布会议纪律开会时关闭手机进入会场准吸烟准意走动交谈喧哗涉密会议强调关保密纪律
6校委会议政联席会校长办公会等会议候会员应安排候会员候会室等候确保会议衔接紧密序
七会中服务
1会场服务员应稳重方礼貌语适时搞会场服务
2会议开始会务员应巡视会场维持会场秩序发现遵守纪律情况时制止妥善处理突发情况确保会议利进行
3会议期间应安排专值班搞会中服务
4根需安排关员做会议简报讨记录意见汇总工作
5校委会议政联席会校长办公会等重会议记录应统标准会议记录纸记录应真实准确完整意做增删改动
八会工作
1会议结束应疏导会员离开检查会场查遗留物品资料清退会议室客房等
2收回会议文件需收回会议文件会议结束时时数收回
3校委会议政联席会校长办公会等会议结束应时整理会议纪报领导审定规定范围发放
4会议文件档形成文件包括会议方案通知报告简报记录签表等文件整理档
5督办落实根会议部署领导安排督办落实督办情况关领导汇报
6会议费结算会务工作员院财务处负责会议关服务单位进行费结算
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接受会议指令
办公室工作员接会议指令时应准确记录会议召开项求全面掌握关情况做相关准备工作
二会议方案制订
根接会议指令领导关求制订会议方案容包括：会议名称办单位协办单位时间点议程出席领导参加员列席员拟邀请员会议文件资料准备会场布置安全卫生新闻报道典型发言颁奖会议费预算特殊求
三会议方案审批
拟定会议方案报发指令领导分领导领导审批
四会前筹备
（）会议通知
1会议般应发书面网通知电话通知应拟定简明扼通知稿传真
2通知容包括：会议名称时间点参加员会议容会期注意事项联系电话等
3通知范围：参会领导参会员单位列席员媒体记者相关单位确定报名日期求报名截日期前反馈参会员姓名性单位职务联系方式
4通知发应掌握应会员拟出席请假情况时领导汇报
5邀请省部级领导参加会议文件形式领导者关部门发邀请函
（二）会议文件准备
相关单位负责会议文件准备需会提交文件资料应明确专负责收集分发会务承办部门做协调工作会议文件：
1会议体文件包括持辞题报告专题报告决议领导讲话等
2会议程序文件包括议程文件日程安排选举程序表决程序等
3会议理文件包括会议须知保密规定作息时间等
（三）会场布置
布置会场应体现会议性质需烘托会场气氛
1会场装饰
（1）代表会代表会议背景布置徽红旗
（2）根会议需席台悬挂会标摆放花卉
（3）根会议需悬挂标语摆放花坛等
2会场座次排列
（1）席台员座次排列会议席台座次排列序般职务高低排列席台座位准数单双均高领导中心然先左右次序排列领导座次安排特殊交领导意见办
（2）标识座次方法采席台会议桌摆放座签会员入场券注明座次等方法
（3）重会议印制座位图表关领导审定发代表关员
（4）定级领导参加会议会场旁边准备休息间准备领导提前休息方
3求
（1）会场考虑制冷取暖通风消毒等事项
（2）会场桌椅摆放应整齐划横成行竖成列铺台布桌面应干净整齐颜色统
（3）座位牌统规范醒目摆放整齐
（4）会场音响话筒灯具等应提前2时调试会前10分钟重试确保正常时准备备品时应突发情况
4特殊求
（1）表彰类会议根需安排礼仪员音乐等求述员着装整齐守纪律听指挥
（2）代表会代表会议等会议根需安排工作员宣读文件
（3）出席重会议领导参会员着装求应提前通知
（4）涉密会议应关保密规定通知求办理
（5）重会议会场应提醒会员关闭移动通讯工具
（四）住宿餐安排
1住宿提前统计住宿数性民族预订客房档次房间数量拟定房间分配方案安排宾馆值班等会务员提出求督促宾馆落实
2餐掌握餐员情况包括少数民族员饮食惯提前2天确定餐点食谱安排卫生防疫制作餐证等会务员提出求督促餐厅防疫部门落实
（五）会议品准备
提前制定周密方案者开列品准备清单物品名称数量详细列出包括：
1制作证牌包括：座位牌出席证（列席证）工作证车辆通行证奖状证书文件袋等
2印制会务手册包括：议程日程参会员名单房号电话号餐安排车安排等
3特殊会议召开选举性会议应准备选票选票箱封条等准备填写选票笔等物品
（六）会议车辆安排
明确专负责提前确定会议需车辆会议需辆车时应车辆编号排序
（七）信访安全保卫工作
会务员协调院保卫处制定落实预案
（八）新闻报道工作
根会议需院委宣传部做新闻报道工作新闻单位联系协助做会议新闻报道工作会议新闻稿件应关领导审批
（九）卫生医疗防疫工作
根会议需院勤理部门制定医院防疫部门联系安排卫生防疫员驻会制定应急预案
（十）会议费编制
根会议需编制会议费报关关领导部门审批
五会前检查
会议召开前办公室领导牵头述会议准备工作进行检查调度确保项工作落实位未完成务明确专限时完成确保会时利召开
六会议报
会务工作员应少提前30分钟达会场做工作：
1会议签求会员签报完毕应时汇总情况会议持报告会务工作员会前5分钟没会员进行催促
2发放文件资料包括种会议文件出席证列席证房证餐证等
3会议报需召开预备会组织参会员参会代表召开预备会布置会议相关工作
4会议开始前引导会员入座制止关员进入会场
5宣布会议纪律开会时关闭手机进入会场准吸烟准意走动交谈喧哗涉密会议强调关保密纪律
6校委会议政联席会校长办公会等会议候会员应安排候会员候会室等候确保会议衔接紧密序
七会中服务
1会场服务员应稳重方礼貌语适时搞会场服务
2会议开始会务员应巡视会场维持会场秩序发现遵守纪律情况时制止妥善处理突发情况确保会议利进行
3会议期间应安排专值班搞会中服务
4根需安排关员做会议简报讨记录意见汇总工作
5校委会议政联席会校长办公会等重会议记录应统标准会议记录纸记录应真实准确完整意做增删改动
八会工作
1会议结束应疏导会员离开检查会场查遗留物品资料清退会议室客房等
2收回会议文件需收回会议文件会议结束时时数收回
3校委会议政联席会校长办公会等会议结束应时整理会议纪报领导审定规定范围发放
4会议文件档形成文件包括会议方案通知报告简报记录签表等文件整理档
5督办落实根会议部署领导安排督办落实督办情况关领导汇报
6会议费结算会务工作员院财务处负责会议关服务单位进行费结算
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