会议安排方式座次安排
（)安排方式：里种方法处理会议团体住宿简单方法会者安排宿更效考虑济利益说办单位预定房间果事先保留房间会产生列问题
1．遇旺季饭店房间卖出样会迫会者住距离会场较远方
2．会者优惠价格法讲价力
3．会场租金较高(会场饭店)通常饭店预订房间数寡考虑场租否讲价
(二)住宿程序：旦预订房间决定决定4种基住宿程序需：
1．告诉饭店会者住宿团体(办单位)订房卡申请表
2．告诉饭店订房办单位住宿表证
3．专业会议服务公司代处理
4．办单位住宿组员负责
(三)预定会议住宿方式：会议期间需量房间必须事先预订否会造成住宿方面问题特遇旺季找房间住针会议住宿方式分作说明
订房卡：果会议需住宿数话直接饭店会议中心索取订房卡免费办单位会议通知寄订房卡会者直接饭店订房
份订房卡申请表基格式事先印制印制前先做份草案请饭店核房价订金等事项否误通常饭店会希注明果订金没收前法确认外注明税金服务费
外点重强调订房截止日鼓励会者早预订截止日订定饭店签订合约前意
住宿单：住宿单通常型会议办单位支付房间费份表格寄邀请求填写陪员名字希种房间抵达离开日期表格资料填住宿单中饭店告诉饭店收款方式容包括：
1．注明房间服务费税金邀请单位支付
2．注明杂费谁负责(饭店餐厅餐洗衣电话费等)
3．房间保留抵达日午6时邀请单位全权负责
4．求饭店寄确认信前先邀请单位核分寄
旦房数确定住宿局／观光局会提供份饭店资料参考选择然办单位饭店业务代表谈房价
果实际饭店房间设备助房价讲价时提出会者会问问题请饭店员答复时解饭店预订作业前台服务情形
特预订：会议筹办预订房间中保留数间特定团体予特处理例：总计预订400间40间vips(贵宾)余360间会代表特预订记者参展商特心接
详细饭店业务代表讨细节诉诸文字彼解：
1．特预订少房间什类房价
2．预订作业程序
3．什时限未房间转般预约中
决定特预订前需表格参展厂商表格颜色注明特截止日贵宾(vips)注明身分处理住宿安排
工作员房间预订免费房间：般会者住宿安排开始前先分派工作员住宿免费房间
般说工作员免费房间住房表直接送饭店业务员包括名字址职称注明()会议中工作角色需什类型房间抵达离开日期果免费房
间谁支付房间费附带费(电话洗衣等)工作员住房价通常会提供较优惠价格降低办单位成
注明身分饭店常根份住房表提供贵宾(逮vips)特礼遇(送水果礼物等)希确认函直接核误寄贵宾工作员
(四)住宿表格容：住宿表格通常会议筹办草拟办单位印制准备表格前先确认关作业原例截止收件日确认回函寄办单位饭店否接受电话询问
然住宿表格某特定团体求额外资料般标准表格包括列容：
1．办单位名称
2．会议名称
3．会议日期
4．会议点
5．收件截止日期
6．确认函回信址
7．饭店房价
8．税金明细
9．饭店理位置图
10．注明项目：
(1)选择饭店偏
(2)种类型房间
(3)订房名字
(4)抵达日期时间
(5)离开日期
11．注明订金支付
12．注明关取消更改处理方法
13．注明什时候谁寄发确认函
14．注明接受接受电话询问预订
15．果接受信卡注明种信卡号码期日签字
16．填写名字址电话便寄确认函
17．避免误解果表格中没注明房间类型时提供住宿资料
(1)单房：住张床
(2)二房：两住张床
(3)双房：两住二张床
(五)作业程序：基住宿安排相复杂耗时间工作记录关类房间存量回答种
问题解决住宿问题住房报告转饭店会议筹办作业程序务必量快速准确拜访饭店熟悉作业程序例处理截止日住房预订
场视察：果决定行处理住宿工作员定饭店设备特解带领负责住宿工作员饭店饭店业务员介绍便时候回答会者问题
确认：通知会者收住宿表格确认房间办单位通知会者收住宿表格饭店直接寄发确认函收住宿资料时立寄发收通知饭店较晚寄发确认函
常会议筹办里听抱怨什段时间没收确认时候会者已长途电话办单位询问者已电话第选择饭店查询第选择饭店没分配会者会接二连三电话询问房间分配情形回函通知快确认房间减少长途电话催询外果速处理减少询问电话减少必电话注明收住宿表格少天回复
住宿报告：谓住宿报告段时间饭店订房情形摘报告中显示总计预订少间饭店饭店少房间少间房间已订少间没订久提供次住宿报告提供名单会者名字国家单位达日期理位置排列会结束会议筹办入应会提供份完整饭店住宿报告求饭店提供住宿报告相互少时取消noshow
直接完成房间预订旦决定饭店饭店订房表格住宿作业单会寄饭店
饭店合约书中详细记载价格房间类型作业效率饭店价格确定某价格范围间
饭店熟悉办单位住宿委员会作业方式附详细说明饭店样饭店知道订房取消转回取消订房重新分配量订房保持原预订住宿委员会权接受订房果饭店接受订房会造成重复现象会议筹办麻烦
(六)住宿服务：型国际会议参加数高达千甚万会议预订房间相耗时耗力工作国外住宿局(housingbureau)协助住宿局通常会议局面专门提供国外会者住宿方面协助属政府机构提供免费服务国家住宿局国家住宿服务公司提供住宿服务支付服务费果没两种服务办单位必须行成立住宿委员会处理国外会代表住宿事宜分针三种服务容做说明
住宿局：通常型会议会住宿局服务国家没住宿局观光局提供项服务项服务通常免费会议局提供项服务前提少某定数量饭店例少3间饭店3000间房间少数目建议住宿卡直接饭店负责然例外情况观光局会意负责住宿方面事项首先提供列资料：
1．订房数量(实际房间数预定房间数)
2．预期需少间房间
3．抵达离开情形
4．成考虑(会者预算考虑)
5．位置偏(部分饭店会场彼步行范围)
6．果现会者前偏时告诉观光局
注：台湾没住宿局观光局力限法提供项服务
住宿服务公司：国外公司提供住宿服务部分旅行业者机票饭店住宿变成travelpecdage公司专门提供住宿服务牵涉旅游种服务公司收费
基服务容：处理住宿卡(表格)确认函报表公司安排会住宿通常包含订房报告提供员会议现场服务确定住房(checkin)退房(checkout)利进行台湾办单位行处理交会议筹办代饭店接洽
行成立住宿委员会：两种住宿服务较适合型国际会议中型会议然提供国外会者住宿服务行成立住宿委员会然办单位型国际会议然行成立住宿委员会素：全盘控制住宿程序立掌握饭店住房情形立掌握免费房间数目重直接服务客户果会员中问题特需求立处理
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（)安排方式：里种方法处理会议团体住宿简单方法会者安排宿更效考虑济利益说办单位预定房间果事先保留房间会产生列问题
1．遇旺季饭店房间卖出样会迫会者住距离会场较远方
2．会者优惠价格法讲价力
3．会场租金较高(会场饭店)通常饭店预订房间数寡考虑场租否讲价
(二)住宿程序：旦预订房间决定决定4种基住宿程序需：
1．告诉饭店会者住宿团体(办单位)订房卡申请表
2．告诉饭店订房办单位住宿表证
3．专业会议服务公司代处理
4．办单位住宿组员负责
(三)预定会议住宿方式：会议期间需量房间必须事先预订否会造成住宿方面问题特遇旺季找房间住针会议住宿方式分作说明
订房卡：果会议需住宿数话直接饭店会议中心索取订房卡免费办单位会议通知寄订房卡会者直接饭店订房
份订房卡申请表基格式事先印制印制前先做份草案请饭店核房价订金等事项否误通常饭店会希注明果订金没收前法确认外注明税金服务费
外点重强调订房截止日鼓励会者早预订截止日订定饭店签订合约前意
住宿单：住宿单通常型会议办单位支付房间费份表格寄邀请求填写陪员名字希种房间抵达离开日期表格资料填住宿单中饭店告诉饭店收款方式容包括：
1．注明房间服务费税金邀请单位支付
2．注明杂费谁负责(饭店餐厅餐洗衣电话费等)
3．房间保留抵达日午6时邀请单位全权负责
4．求饭店寄确认信前先邀请单位核分寄
旦房数确定住宿局／观光局会提供份饭店资料参考选择然办单位饭店业务代表谈房价
果实际饭店房间设备助房价讲价时提出会者会问问题请饭店员答复时解饭店预订作业前台服务情形
特预订：会议筹办预订房间中保留数间特定团体予特处理例：总计预订400间40间vips(贵宾)余360间会代表特预订记者参展商特心接
详细饭店业务代表讨细节诉诸文字彼解：
1．特预订少房间什类房价
2．预订作业程序
3．什时限未房间转般预约中
决定特预订前需表格参展厂商表格颜色注明特截止日贵宾(vips)注明身分处理住宿安排
工作员房间预订免费房间：般会者住宿安排开始前先分派工作员住宿免费房间
般说工作员免费房间住房表直接送饭店业务员包括名字址职称注明()会议中工作角色需什类型房间抵达离开日期果免费房
间谁支付房间费附带费(电话洗衣等)工作员住房价通常会提供较优惠价格降低办单位成
注明身分饭店常根份住房表提供贵宾(逮vips)特礼遇(送水果礼物等)希确认函直接核误寄贵宾工作员
(四)住宿表格容：住宿表格通常会议筹办草拟办单位印制准备表格前先确认关作业原例截止收件日确认回函寄办单位饭店否接受电话询问
然住宿表格某特定团体求额外资料般标准表格包括列容：
1．办单位名称
2．会议名称
3．会议日期
4．会议点
5．收件截止日期
6．确认函回信址
7．饭店房价
8．税金明细
9．饭店理位置图
10．注明项目：
(1)选择饭店偏
(2)种类型房间
(3)订房名字
(4)抵达日期时间
(5)离开日期
11．注明订金支付
12．注明关取消更改处理方法
13．注明什时候谁寄发确认函
14．注明接受接受电话询问预订
15．果接受信卡注明种信卡号码期日签字
16．填写名字址电话便寄确认函
17．避免误解果表格中没注明房间类型时提供住宿资料
(1)单房：住张床
(2)二房：两住张床
(3)双房：两住二张床
(五)作业程序：基住宿安排相复杂耗时间工作记录关类房间存量回答种
问题解决住宿问题住房报告转饭店会议筹办作业程序务必量快速准确拜访饭店熟悉作业程序例处理截止日住房预订
场视察：果决定行处理住宿工作员定饭店设备特解带领负责住宿工作员饭店饭店业务员介绍便时候回答会者问题
确认：通知会者收住宿表格确认房间办单位通知会者收住宿表格饭店直接寄发确认函收住宿资料时立寄发收通知饭店较晚寄发确认函
常会议筹办里听抱怨什段时间没收确认时候会者已长途电话办单位询问者已电话第选择饭店查询第选择饭店没分配会者会接二连三电话询问房间分配情形回函通知快确认房间减少长途电话催询外果速处理减少询问电话减少必电话注明收住宿表格少天回复
住宿报告：谓住宿报告段时间饭店订房情形摘报告中显示总计预订少间饭店饭店少房间少间房间已订少间没订久提供次住宿报告提供名单会者名字国家单位达日期理位置排列会结束会议筹办入应会提供份完整饭店住宿报告求饭店提供住宿报告相互少时取消noshow
直接完成房间预订旦决定饭店饭店订房表格住宿作业单会寄饭店
饭店合约书中详细记载价格房间类型作业效率饭店价格确定某价格范围间
饭店熟悉办单位住宿委员会作业方式附详细说明饭店样饭店知道订房取消转回取消订房重新分配量订房保持原预订住宿委员会权接受订房果饭店接受订房会造成重复现象会议筹办麻烦
(六)住宿服务：型国际会议参加数高达千甚万会议预订房间相耗时耗力工作国外住宿局(housingbureau)协助住宿局通常会议局面专门提供国外会者住宿方面协助属政府机构提供免费服务国家住宿局国家住宿服务公司提供住宿服务支付服务费果没两种服务办单位必须行成立住宿委员会处理国外会代表住宿事宜分针三种服务容做说明
住宿局：通常型会议会住宿局服务国家没住宿局观光局提供项服务项服务通常免费会议局提供项服务前提少某定数量饭店例少3间饭店3000间房间少数目建议住宿卡直接饭店负责然例外情况观光局会意负责住宿方面事项首先提供列资料：
1．订房数量(实际房间数预定房间数)
2．预期需少间房间
3．抵达离开情形
4．成考虑(会者预算考虑)
5．位置偏(部分饭店会场彼步行范围)
6．果现会者前偏时告诉观光局
注：台湾没住宿局观光局力限法提供项服务
住宿服务公司：国外公司提供住宿服务部分旅行业者机票饭店住宿变成travelpecdage公司专门提供住宿服务牵涉旅游种服务公司收费
基服务容：处理住宿卡(表格)确认函报表公司安排会住宿通常包含订房报告提供员会议现场服务确定住房(checkin)退房(checkout)利进行台湾办单位行处理交会议筹办代饭店接洽
行成立住宿委员会：两种住宿服务较适合型国际会议中型会议然提供国外会者住宿服务行成立住宿委员会然办单位型国际会议然行成立住宿委员会素：全盘控制住宿程序立掌握饭店住房情形立掌握免费房间数目重直接服务客户果会员中问题特需求立处理
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