外事文书写法
外事文书国国间外交代表机构关部门进行外交涉礼仪书信形式必须完全体现国家前外方针政策关法规礼节性函件果格式行文容合常规引起收件方误解愉快甚影响国家关系外事文书草拟发送方面求严格做文字严谨准确客套语格式合惯例时收发文时尤外交文书收回复予置理拒收退回均反映种政治态度半点马虎种外事文书1会会指国家间外交方面关事宜通知关问题交涉外交礼仪表示某问题正式表态等方面外交文书重程度分正式会普通会两种正式会国家元首政府首脑外交部长代办时代办等签名发出第称写成般盖机关印章普通会外交机关（外交部）外交代表机关发出行文第三称盖机关印章般签字国家求加盖印章节授权外交官签名正式会普通会区范围正式会：重事情通知国家领导变更领事更换某国承认断交复交等事项正式通知二重问题交涉建议缔结修改条约建议召开双边边国际会议互设领事馆委托代国财产国家元首政府首脑访问关政治军事济等重问题交涉三隆重礼仪表示表示庆贺吊唁等等四表示某件事特重视正式会普通会进行般性交涉行政性通知办理日常事务交际外事文书日趋简化普通会范围越越广政府间关重问题现普通会普通会样容普遍分发外交代表机关称通告会例外交部外交团发送种事务性通知规定条例等会外交代表机关通知时代办离返外交官离休假日等类通告会油印受文机关写国驻××国外交代表机关2外函件外函件（包括外交函件）指国家领导外交员政府部门机构写外国相应员机构书信根容情况涉重容正式函件属事务性礼
节性容关员签署国家领导外交代表间亲笔签名信应属外交函件3备忘录备忘录国国外交代表机关间代表国政府某事件问题进行外交交涉时说明关事实立场法律观点者辩驳方观点者重申某外交会谈容等种外交文书备忘录面交送交方客套语致敬语开头叙述事实会谈交涉中方便记录谈话容避免误解预先写成备忘录面交方谈话点备忘录送交方叙述事实陈述补充观点意见驳复方观点意见果会郑重时备忘录时提醒某件事作种客气催询送交备忘录备忘录作正式会普通会附件面交备忘录编号写抬头盖章送交编号写抬头盖章标备忘录三字4外事电报外事电报指级国家部门机构员外国相应机构员进行外事祝贺慰问吊唁备种事务性联系制发种简文书抬头应写清受电国名名职衔姓名落款写明发电职衔全名机构名称发报点外事文书文体求外事文书首先注意格式错外长外交代表正式会普通会格式非外交代表机构外函件会格式等等称文书格式相适应正式会外交函件电报均签署口气第称写成普通会般单位名义第三称写成称方第三称般贵方贵馆等措词重提受机关名称机构名义书写外函件第三称签署者受文者相适应单位单位：正式会普通会单位单位外交文书中讲究身份等总理总理外长外长特殊情况作国家全权代表外长总理元首代办般外长外函件根实际情况书写客套语格式相适应普通会开头××××××致意客套语作函件中开头语非外机关发外文书套语会结尾致敬语时注意方身份关系场合相适应致代办处文书般致敬意致崇高敬意外交部馆文书般致崇高敬意事务性文书致崇高敬意致敬语成页应紧正文面起段称呼方面文书抬头受文职衔姓名等全称文中第次出
现职衔姓名全称第二次出现简称文书信封文中抬头国名等均全称文中第次出现时全称简称国家发生政变原国名改变须时变更外文书般国文字正收件够确切理解文件实质容附收件国文字通第三国文字译文国外国常驻代表机关发送事务性函件仅国文字附译文较重文书附译文（国家译文注非正式译文字样）国套语法行文格式中文翻译时注意应符合种文字法般函电接受国文字通文字书写国外文书格式范例正式会：××国总统×××阁阁：×××××××××致崇高敬意中华民国席（签字）九九×年×月×日××普通会例：通知协定生效（××）部×字第××号××国驻华馆：中华民国外交部××国驻华馆致意谨通知：中华民国政府九××年×月×日北京签订中×两国政府×××合作协定已履行法律手续鉴××政府已九××年×月×日通知中国驻××国馆××国政府批准该协定根协定第×条规定该协定会发出日起正式生效致崇高敬意（盖外交部带国徽铜印）九××年×月×日北京普通会例二：申述态度（××）×（省名简称）外字第××号××国驻海总领事馆：××省民政府外事办公室××国驻海总领事馆致意谨×××问题申述：×××××××××××××××致崇高敬意（盖××省民政府外事办公室带国徽铜印）九××年×月×××普通会例三：申办领事认证事宜×（省名简称）外（1995）认字第××号××国驻海总领事馆：××省民政府外事办公室××国驻海总领事馆致意请×××公司全权委托书计壹份公证书××省民政府外事办公室印章出国理处处长×××签字予认证致崇高敬意（盖××省外办带国徽章）九九五年×月×日××外函件例：吊唁××国××州州长××阁阁：惊闻××州××（职衔）××先生仙逝谨代表××省政府名义通××州政府××先生家表示深切哀悼中国××省省长（签字）九九×年×月×日×××外函件例二：通知××国驻××总领事馆：办根国关部门决定现通知贵总领馆事项：××××××××××××致崇高敬意（××省外办印）九××年×月×日××便函例：婉拒亲爱×××先生：蒙您邀请
参加圣诞晚会甚感谢日身体适前特致歉意祝您愉快×××（签字）九××年×月×日××备忘录例：外表态××国总理致××国总理×××备忘录中国政府欢迎支持九××年×月×日×日××举行××××会议促进中×两国解决××问题作努力二××××××××××××两点中×双方官员会晤前会晤期间效影响双方官员会晤中提出建议作出决定九××年×月×日××注：件作会附件发出备忘录备忘录例二：陈述意见 备 忘 录 根××州政府关签订××××协定建议××省政府表示意进行签订该项协定谈判××省政府意见××××协定中应包括列款：××××…………然述款双方愿补充变更请述事宜转达贵州政府九××年×月×日××注：件面交备忘录电报例：贺电×××（日×县首府名称）×××县知事×××阁：欣闻阁连贵县知事际谨阁表示祝贺祝贵县阁领导繁荣昌盛民幸福中国××省民政府省长×××九××年×月×日××电报例二：慰问电×××（州首府名称）×××州长××阁：惊悉阁车祸负伤谨阁表示诚挚慰问中国××省民政府省长×××九××年×月×日××电报例三：祝寿××××（日县首府名称）××县日中友协会会长×××先生：您××岁寿诞际代表××省民外友协会名义您表示衷心祝贺祝您健康长寿中国××省民外友协会会长×××九××年×月×日××源：中国外交网
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外事文书国国间外交代表机构关部门进行外交涉礼仪书信形式必须完全体现国家前外方针政策关法规礼节性函件果格式行文容合常规引起收件方误解愉快甚影响国家关系外事文书草拟发送方面求严格做文字严谨准确客套语格式合惯例时收发文时尤外交文书收回复予置理拒收退回均反映种政治态度半点马虎种外事文书1会会指国家间外交方面关事宜通知关问题交涉外交礼仪表示某问题正式表态等方面外交文书重程度分正式会普通会两种正式会国家元首政府首脑外交部长代办时代办等签名发出第称写成般盖机关印章普通会外交机关（外交部）外交代表机关发出行文第三称盖机关印章般签字国家求加盖印章节授权外交官签名正式会普通会区范围正式会：重事情通知国家领导变更领事更换某国承认断交复交等事项正式通知二重问题交涉建议缔结修改条约建议召开双边边国际会议互设领事馆委托代国财产国家元首政府首脑访问关政治军事济等重问题交涉三隆重礼仪表示表示庆贺吊唁等等四表示某件事特重视正式会普通会进行般性交涉行政性通知办理日常事务交际外事文书日趋简化普通会范围越越广政府间关重问题现普通会普通会样容普遍分发外交代表机关称通告会例外交部外交团发送种事务性通知规定条例等会外交代表机关通知时代办离返外交官离休假日等类通告会油印受文机关写国驻××国外交代表机关2外函件外函件（包括外交函件）指国家领导外交员政府部门机构写外国相应员机构书信根容情况涉重容正式函件属事务性礼
节性容关员签署国家领导外交代表间亲笔签名信应属外交函件3备忘录备忘录国国外交代表机关间代表国政府某事件问题进行外交交涉时说明关事实立场法律观点者辩驳方观点者重申某外交会谈容等种外交文书备忘录面交送交方客套语致敬语开头叙述事实会谈交涉中方便记录谈话容避免误解预先写成备忘录面交方谈话点备忘录送交方叙述事实陈述补充观点意见驳复方观点意见果会郑重时备忘录时提醒某件事作种客气催询送交备忘录备忘录作正式会普通会附件面交备忘录编号写抬头盖章送交编号写抬头盖章标备忘录三字4外事电报外事电报指级国家部门机构员外国相应机构员进行外事祝贺慰问吊唁备种事务性联系制发种简文书抬头应写清受电国名名职衔姓名落款写明发电职衔全名机构名称发报点外事文书文体求外事文书首先注意格式错外长外交代表正式会普通会格式非外交代表机构外函件会格式等等称文书格式相适应正式会外交函件电报均签署口气第称写成普通会般单位名义第三称写成称方第三称般贵方贵馆等措词重提受机关名称机构名义书写外函件第三称签署者受文者相适应单位单位：正式会普通会单位单位外交文书中讲究身份等总理总理外长外长特殊情况作国家全权代表外长总理元首代办般外长外函件根实际情况书写客套语格式相适应普通会开头××××××致意客套语作函件中开头语非外机关发外文书套语会结尾致敬语时注意方身份关系场合相适应致代办处文书般致敬意致崇高敬意外交部馆文书般致崇高敬意事务性文书致崇高敬意致敬语成页应紧正文面起段称呼方面文书抬头受文职衔姓名等全称文中第次出
现职衔姓名全称第二次出现简称文书信封文中抬头国名等均全称文中第次出现时全称简称国家发生政变原国名改变须时变更外文书般国文字正收件够确切理解文件实质容附收件国文字通第三国文字译文国外国常驻代表机关发送事务性函件仅国文字附译文较重文书附译文（国家译文注非正式译文字样）国套语法行文格式中文翻译时注意应符合种文字法般函电接受国文字通文字书写国外文书格式范例正式会：××国总统×××阁阁：×××××××××致崇高敬意中华民国席（签字）九九×年×月×日××普通会例：通知协定生效（××）部×字第××号××国驻华馆：中华民国外交部××国驻华馆致意谨通知：中华民国政府九××年×月×日北京签订中×两国政府×××合作协定已履行法律手续鉴××政府已九××年×月×日通知中国驻××国馆××国政府批准该协定根协定第×条规定该协定会发出日起正式生效致崇高敬意（盖外交部带国徽铜印）九××年×月×日北京普通会例二：申述态度（××）×（省名简称）外字第××号××国驻海总领事馆：××省民政府外事办公室××国驻海总领事馆致意谨×××问题申述：×××××××××××××××致崇高敬意（盖××省民政府外事办公室带国徽铜印）九××年×月×××普通会例三：申办领事认证事宜×（省名简称）外（1995）认字第××号××国驻海总领事馆：××省民政府外事办公室××国驻海总领事馆致意请×××公司全权委托书计壹份公证书××省民政府外事办公室印章出国理处处长×××签字予认证致崇高敬意（盖××省外办带国徽章）九九五年×月×日××外函件例：吊唁××国××州州长××阁阁：惊闻××州××（职衔）××先生仙逝谨代表××省政府名义通××州政府××先生家表示深切哀悼中国××省省长（签字）九九×年×月×日×××外函件例二：通知××国驻××总领事馆：办根国关部门决定现通知贵总领馆事项：××××××××××××致崇高敬意（××省外办印）九××年×月×日××便函例：婉拒亲爱×××先生：蒙您邀请
参加圣诞晚会甚感谢日身体适前特致歉意祝您愉快×××（签字）九××年×月×日××备忘录例：外表态××国总理致××国总理×××备忘录中国政府欢迎支持九××年×月×日×日××举行××××会议促进中×两国解决××问题作努力二××××××××××××两点中×双方官员会晤前会晤期间效影响双方官员会晤中提出建议作出决定九××年×月×日××注：件作会附件发出备忘录备忘录例二：陈述意见 备 忘 录 根××州政府关签订××××协定建议××省政府表示意进行签订该项协定谈判××省政府意见××××协定中应包括列款：××××…………然述款双方愿补充变更请述事宜转达贵州政府九××年×月×日××注：件面交备忘录电报例：贺电×××（日×县首府名称）×××县知事×××阁：欣闻阁连贵县知事际谨阁表示祝贺祝贵县阁领导繁荣昌盛民幸福中国××省民政府省长×××九××年×月×日××电报例二：慰问电×××（州首府名称）×××州长××阁：惊悉阁车祸负伤谨阁表示诚挚慰问中国××省民政府省长×××九××年×月×日××电报例三：祝寿××××（日县首府名称）××县日中友协会会长×××先生：您××岁寿诞际代表××省民外友协会名义您表示衷心祝贺祝您健康长寿中国××省民外友协会会长×××九××年×月×日××源：中国外交网
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