XX纸业有限公司信息化管理系统(ERP)需求调研报告(第二稿)


     XX纸业有限公司信息化 管理系统(ERP)需求调研报告 (第二稿) XX电脑软件有限公司 2001年X年X日 目 录 1. 概述 3 2. 决策层需求 5 2.1 企业经营战略有关信息 5 2.2 业务运作信息 6 2.3 其他必要的信息 7 3. 管理层及业务层需求 8 3.1 销售部需求分析 8 3.2 供应部需求分析 11 3.3 技术部需求分析 16 3.4 生产部需求分析 18 3.5 设备部需求分析 21 3.6 财务部需求分析 23 3.7 人力资源部需求分析 25 3.8 信息部需求分析 26 4. 现行业务系统分析 28 4.1 核心业务流程 28 4.2 存在问题 28 4.3 改进建议 30 1. 概述 珠海经济特区XX纸业有限公司是由云南红塔集团所属的云南红塔实业有限责任公司和维尔京群岛仁恒国际投资有限公司于1991年共同投资兴建的大型现代化造纸企业。    公司投资总额20亿人民币,注册资本9800万美元,占地面积34万平方米,其中厂房面积为17万平方米。主要技术装备分别从美国、德国、法国、奥地利、日本、芬兰等国家引进。公司有二条造纸生产线,一号纸机于94年12月正式投产,主要生产“红塔”牌高档涂布白卡纸(定量为180~350g/m2的系列卷筒、平板和舌头卡纸),年设计能力4.5万吨,产品质量达到九十年代国际先进水平。二号纸机于99年12月正式投产,主要生产“红塔”牌高级包装纸板(定量为150~400g/m2的系列卷筒、平板、舌头卡纸及液体饮料包装纸和口杯纸等),年设计生产能力17.5万吨。 公司现有员工896人,拥有一支占员工总数32%的具有各学科大中专学历和研究生学历的科技人员队伍,从事研究与技术开发并取得了丰厚的成果。雄厚的技术力量和先进的产品检测仪器,使公司的产品质量稳步提高并于97年顺利通过ISO9002国际质量体系认证。 “红塔”牌高档涂布白卡纸在卷烟、医药、食品、化妆品和生活用品等方面广泛使用,有效地替代了进口,改变了国内高档涂布白卡纸完全依赖进口的局面。以市场为导向、以科技为依托,向高档次、高技术含量、高附加值、高效益的高档包装纸板发展,走质量效益型的道路,创一流的现代化造纸企业,是“红塔人”的信念和追求。局面。以市场为导向、以科技为依托,向高档次、高技术含量、高附加值、高效益的高档包装纸板发展,走质量效益型的道路,创一流的现代化造纸企业,是“红塔人”的信念和追求。 为了向更有竞争力公司的目标迈进,管理层希望引入先进的管理系统,把全公司的设备、物流、信息流、资金流统筹管理,从而降低成本,提高效益。 XX组织架构图如下: 2. 决策层需求 作为企业管理的最高层次,决策层的核心任务是就影响企业的业务方向和内容,及影响企业生存和发展的重大问题、事件进行思考并做出决策,同时监控和指引企业的实际业务运作,领导企业在不断变化的环境中完成自己的使命和目标。 对于XX决策层来说,主要的信息需求是决策支持性的分析报告和报表,包括企业经营战略有关和业务运作这两方面的信息。其他的需求包括必要的事务性和辅助性信息。 2.1 企业经营战略有关信息 2.1.1 企业环境 作为造纸行业,环境因素对XX经营战略有着一定的影响。企业决策层需要定期及不定期地获得相关的综合性或专题分析报告,以了解企业环境因素变化及发展趋势,相关的重大事件及其影响等,作为企业战略性决策的依据。这些因素主要有以下方面: 宏观发展环境对纸业发展的影响 宏观经济环境 宏观经济目标 宏观经济政策 宏观经济走势 行业目标、规模 行业趋势 行业规划 行业结构 影响纸业公司发展的微观环境因素 影响客户需求量的外部因素 烟草行业规模控制 包装行业的需求变化 2.1.2 战略性项目和决策 决策层需及时掌握对企业发展有重大影响的内外部战略性项目和决策的相关信息,以推动和保证其达到设定的目标。这样的项目如: v 第三期规划 v 企业改革 v 企业战略规划 企业信息系统建设 2.2 业务运作信息 2.2.1 业务运作绩效 业务运作绩效通常通过定期的分析报表/报告,及一些关键业务指标情况反映出来。分析报表/报告如: v 定期财务报告 v 成本分析 现金流 关键业务指标,如: 公司 总收入 税前利润 管理费支出 销售 产品销售量 产品销售额 应收帐款周转率 客户满意度 客户投诉次数 供应 原材料库存金额 产成品库存金额 存货周转率 生产 入库产量 计划产量 抄造率 成品率 产品合格率 总成本费用 平均吨纸耗电度数 平均吨纸耗水吨数 平均吨纸耗浆吨数 平均吨纸耗油吨数 生产台时 吨成本 内部管理 一般事故、危险性事故间平均运行时间间隔 2.3 其他必要的信息 信息系统还应当为领导层的日常工作提供必要的信息支持,这些信息如: v 请示报告 v 必须处理的公文 v 必须参加的会议 v 必须处理的事件 v 相关的必要背景信息 v 日程安排 3. 管理层及业务层需求 3.1 销售部需求分析 3.1.1 销售部现有的组织结构 3.1.2 销售部的职责和主要业务 · 根据公司年度经营目标,制定销售计划; · 根据市场信息,制定销售政策,促使销售目标的完成; · 跟踪或开发新的客户需求;根据客户的要求,将公司与客户的合同或协议转化为普通的销售订单; · 合同管理,合同或协议评审、批准; · 信贷控制; · 将不同客户的不同订单转化为按同类或近似类纸组织的生产指导订单,及业务联系单。生产部将根据销售部的业务联系单组织生产。 · 当客户对产品的质量有投诉时,销售部负责协调、分析并跟踪问题的解决。退货的,按退货流程处理退换货。 · 销售部各办事处负责所辖区域的销售业务,包括市场调查、市场开发、洽谈订货合同、衔接供货、对帐、催款、技术服务、接待客户的业务工作。确定的订单应及时传回珠海销售部。 · 发运主管负责制定发货计划,根据收款控制发货。负责异地库存的管理,协调业务联系单与库存的平衡及合同的执行。 · 发运员负责与运输公司的衔接,安排运输事宜,向客户反映并跟踪发货、收货情况。 · 结算员负责与财务部协调给客户开发票,定期或不定期与财务和客户对帐,登记客户的回款情况,供销售合同评审时的信贷控制参考或发货控制的参考。 · 统计员负责按时统计销售和发货的各种报表,分类归档管理合同资料。 · 审核员负责销售提成费用的建帐,对销售员或各办事处发生的差旅费、接待费的单据审核,以及代理商的代理费的审核。 3.1.3 具体业务流程需求 年度合同或大客户要货计划的管理 v 大客户通常签订年度订货合同或协议(定义为大客户要货计划),包括总订货数量,按月的发货计划,价格,付款条款等; v 具体执行时,应该直接由客户要货计划转化为普通的客户订单并及时反映大客户要货计划的执行情况; v 当大客户要货计划发生变化时,要求能够比较其差异,同客户达成协议如何处理差异; v 大客户要货计划应该能够纳入XX的主生产计划中,便于有效组织生产; 销售合同管理 v 当形成并确认客户的实际需求后,形成销售合同。销售合同指明纸的类别、规格、包装要求、订货重量、价格、付款条款、货运方式等。 v 根据年度合同或大客户要货计划、回款情况,评审销售合同,并同技术部、生产部、供应部(仓库)沟通,了解库存情况、生产准备情况以及技术准备情况,确定交货日期或是否为客户生产;要求系统提供在线查询,实时反映客户所要产品的库存情况、生产情况、原材料准备情况、技术准备情况,模拟交货日期。 v 批准或下达销售合同;在超过信贷额度时,系统自动锁住,需要高层领导批准下达。 v 对于客户所要产品为非标准产品的销售合同,必须会同技术部、生产部、供应部评审,看是否能够生产;需要修改工艺标准的,必须由技术部下达工艺变更通知单指导生产。 v 所有的销售合同必须存档,便于查询。 v 系统必须支持零售类合同的快速录入,直接打印发票,收款提货一次完成。 销售发货管理 v 销售合同的预留:如果有库存,可以预留产品,产生分配量。 v 提货单打印:打印提货单,提货人员按提货单到仓库提货。 v 发货计划:要求能够根据大客户的要货计划、可以利用的运输能力、客户的回款情况以及实际库存情况,优化组织、控制发货计划。 v 发货通知单:在货品提出仓库后,打印发货通知单,用于跟踪发运过程,及时通知客户货物的发运情况,收货地址、日期、包装规格、件数、运输代理公司、每件的条码(序列号)、重量等,发货单经客户签收后成为收到货物的证据。 v 运费的管理:采用运输公司发货时,系统支持采购运费的采购订单的维护,以及运费的结算。 销售发票管理 v 对于出口,需要初始发票作为报关凭证; v 系统支持直接由销售合同根据签收的发货通知单生成的发票打印; v 同时支持按时间段的汇总发票; v 支持退货时的红字发票; v 系统能够同国家的金税系统接口,打印增值税发票; v 发票打印后,系统与财务的应收帐集成,实时产生应收帐款; v 支持第三方发票:即付款方同收货方不同。 客户查询、投诉和退货管理 v 客户查询订单执行情况时,系统可以在线查询销售合同的执行情况,可以实时告诉客户客户所要产品的生产准备情况、投产情况、完工入库数量等;准确回答客户的查询可以极大地提高客户的满意程度,还可以协调发货计划,及时满足客户的要求; v 当客户投诉时,根据客户订单号或产品序列号查询销售合同的记录,包括产品类别、规格,以及生产技术标准; v 产品出现质量问题时,可以根据系列号、轴号,追踪查询其发货情况、生产日期、生产车间、生产班次、原材料以及生产的工艺标准和实际生产的工艺条件,便于发现问题的原因,及时修改或找到解决问题的方法。 v 记录所有客户的投诉内容,汇总归纳,分析投诉类别,帮助改善产品质量、工艺以及客户服务流程,提高客户服务水平。 应收帐款分析,催款 v 实时登记客户应收帐和回款情况; v 系统根据付款条款,对应收帐进行帐龄分析,自动提示催款; v 系统可以打印对帐单,辅助催款和结算; v 系统能够按办事处的地域划分汇总应收帐款报告; v 系统支持大客户的付款计划的维护; 价格管理 v 为应对市场的变化,系统支持多种价格政策的管理与发布,如:不同客户分类、不同地域、不同时段、不同合同数量下的不同价格或折扣; v 系统支持批量价格修改,如对某类纸不同规格的价格调整; 客户或代理商资料管理 v 系统集中管理客户资料,如:编码、名称、地址、联系人、发货地址、发票地址、缺省发货方式、付款条款、发票类型、销售员等; v 系统支持一个客户多个发货地址的设置; v 系统提供足够的客户分类字段,便于销售的分类统计以及价格政策的制定; 销售统计分析和预测 v 销售台帐:生产线、发票号码、开票日期、片称、客户名称、产品代码、产品名称、等级、长、宽、规格、克重、数量、销量(吨)、单价(美元/吨)、金额、税率、销值(元)、编号、付款方式、。 v 各区域销售任务完成进度分析: v 各区域货款回笼情况分析; v 按品种的销售统计、预测; v 按区域的销售统计、预测; 销售费用、提成的审核 v 销售差旅费票据审核 v 代理商提成的登记 v 销售员提成的计算 3.2 供应部需求分析 3.2.1 供应部现有的组织结构 3.2.2 供应部的职责和主要业务 · 根据组织结构图,供应部的职责分为采购与仓库管理两大类; · 计划采购管理:计划员根据年度和月度生产计划制定年度和月度采购计划; · 询价/报价管理 · 供应商资料管理 · 采购订单管理 · 仓库管理 · 运输协调 · 转库 · 供应商发票与货款的核对 3.2.3 具体业务流程需求 请购流程 v 所有物料的请购需要下请购单; v 根据材料的分类,由不同的采购员负责不同类物料的采购,如:寻找供应商、询价、比较价格,签订合同(转为采购订单); v 请购单可能来自不同部门。生产用料中,采用按批量采购策略的原材料,由物料需求计划(MRP)的运行生成,生产用料中按重订货点订货的物料则由重订货建议生成请购单。非生产性物料则来自其他部门,如:设备配件的采购申请,办公用品的申请; v 物料请购单应该经过部门领导的批准后,流入采购部门;系统要求能够制定审批流程; v 对自动下达的采购申请单,系统应允许根据实际情况对其作适当修改(如需求日期、采购数量等),同时由于存在某些紧急采购或特殊采购(如客服中心的采购需求),其采购申请必须手工处理,因此系统也应要支持采购申请单的手工录入。另外也希望在手工录入采购申请单时,能拷贝已往的申请单,以加快手工处理的速度; v 对于同时存在多个供应商的物料采购,系统在运行MRP时可以自动根据事先定义好的分割百分比产生不同的请购单。 询价流程 v 由于材料采购需求汇总至采购部后,采购部需要向不同供应商进行询、报价处理,所以希望系统提供这样的功能:可以直接将采购申请单生成询价单和报价单,以减少手工录入的工作量。同时在询价单和报价单中,需标注供应商相应材料的编码; v 系统自动打印报价接受函和拒绝函; v 可以进行不同订货量的报价的比较; 采购订单处理流程 v 既可以直接从请购单或询价单转为采购订单也可以手工录入采购订单; v 既存在着长期的采购合作业务,也有短期的采购业务,希望系统既能支持标准采购合同处理,也能支持框架协议或批量采购订单的采购业务。 v 需根据采购金额的大小和采购物资种类等,采用不同的审核路径(审批人数一般超过2人),所以希望系统能按需要设置不同的审批路线并支持在线审批,以加速审批速度。 v 方便的查询:按物料分类、供应商分类等查询; v 采购订单发出到供应商后,系统应该自动定期提示采购员,催询供应商确认采购订单及交货期; v 确认的采购订单上的数量,应该作为在途量考虑,系统运行MRP时不能重复采购; v 系统能够跟踪采购订单的任何修改;发生修改时,可以 打印采购订单修改单,并发给供应商确认; v 对于供应商托管的库存,可以根据消耗生成采购订单; 供应商管理 v 系统不仅能够对供应商基本信息进行保存管理,如供应商分类情况/公司名称/企业性质/税号/银行帐号/法人代表/邮编/电话/初次合同/备注/财务状况/资本结构等,也应对同一供应商在不同地点的信息进行分类管理; v 对于生产物料的供应商必须通过审核认证,因此希望ERP系统能对合格供应商进行管理; v 希望系统能提供一次性供应商管理的功能。对于非生产物料的采购,可能会从一些临时性供应商处采购; v 系统能够提供供应商评估功能,根据供货价格、供货准时性、供货质量、售后服务等因素对供应商进行考核评比,从而为选择最优供应商提供依据; v 对于某些材料可能存在多个供应商,希望系统能建立采购物资从不同采购来源的采购比例关系,以便将来采购部的采购订单能由生产制造部从系统上直接在线下达,而不需手工录入。对需配额采购的物料,希望能在生成采购订单时,按照用户要求进行配额处理; 制定采购计划 v 因为供应部每月需要汇总生产部的原材料需求报告和仓库的库存报表、结合全年的采购计划等制定月度采购计划。所以希望系统能将销售计划、销售订单、库存现有量、最小库存量、最大库存量、未完工的生产订单及未完成的采购订单等因素紧密结合起来,同时结合经济订货量、采购提前期,生产周期等因素,尽可能准确地自动计算物料采购需求,以确保采购部有足够的采购提前期,从而降低材料库存和采购成本。 v 对于包装材料(纸蕊、托盘等),销售部在发送《业务联系单》的同时系统可根据公式自动生成包装材料的需求量到供应部,并自动根据生产计划生成包装材料的送货时间,以减少手工劳动,避免采购的临时性和突发性,同时也可减少供应商的库存负担。 库存件(物品)基本数据维护 v 制定统一的库存件的编码规则,包括原材料、辅助材料、备品备件、成品等; v 定义物品的特征:克重、纸的类型、规格、单涂/双涂等,便于查找; v 制定库存件的分类原则,采用ABC分类法管理库存; v 确定所有库存物品的提前期(采购提前期,制造提前期),便于系统MRP运行时建议采购订单的交货日期或销售订单的产品的交货日期; v 确定所有库存件的盘点周期; v 确定所有物品的计划策略和数据,包括计划策略(L4L、Re-order etc)及标准; v 确定所有物品的库存成本和成本核算方法; v 批号序列号跟踪的选择;先进先出; v 有效期控制; v 两个计量单位:件和吨。 库位划分 v 对一期、二期库存的分开管理,独立核算; v 仓库库位的划分:仓号、区号、层、格等并提供位置号; v 仓库种类:成品仓、纸浆仓、备品备件仓等; v 远程办事处的库存可以在系统中统一管理; v 不同类型库位的设置,如:质检区、发货区、生产线库存区等; 采购接收验收入库流程 v 采购员将监控供应商的生产状况、装船发运情况,到达口岸时间、报关情况以及预计到仓库时间,以保障按期到货,及时进行意外处理,同时根据实际情况及时调整预期到货日期。所以希望系统也能提供对供应商交货跟踪的功能。 v 由于采购的物料既有需要全检的生产原材料,也有不需要检验直接入库的备品备件,系统应能支持多种采购接收流程; v 对于关键原材料,需要贯彻ISO9000的要求,系统应该同质量管理集成,在物料到达时自动提示按质量管理的要求检验; v 送检后的物料,可以有多种处理流程,如:好的入库、退货、降级处理; v 可以设置送货数量的限制,禁止超额送货; v 采购接收报告可以全面记录接收情况,并自动与供应商发票的维护集成,便于对帐; v 原辅材料的入库不分一、二期,出库时才区分一、二期,减少仓管人员工作复杂程度。 成品发货出库流程 v 对于成品的销售出库,严格按照提货单出库,库存台帐自动记录出库原因,如客户提货单号等。 v 出库时,需要根据客户号选择对应的成品出库; v 销售退货时,可以支持有订单和无订单号的退货处理流程; 车间生产(维修)领料出库流程 v 生产领料通过生产订单出库,系统应该支持流程生产的按配方反冲物料;自动形成库存出库台帐; v 生产物料的占用,应该形成在单量,减少可用量,以便MRP运行时产生采购申请; v 维修的备品备件的领用按维修单出库;自动生成库存台帐; v 领用物料,系统自动按其入库的时间顺序显示,便于实行先进先出的物料管理规定; 生产成品入库 v 生产成品的入库应该按生产订单入库,自动生成库存台帐; v 成品入库应该记录批号/序列号、生产日期; v 成品的等级管理; v 同时登记数量(件)和重量(吨); v 库存记录可以反映客户名或编码(指定客户的成品); 储运组工作流程 v 可根据销售部的装卸发运通知生成叉车调配建议; v 可记录每台叉车的使用情况。 盘点 v 支持循环盘点; v 支持按区、按物品分类产生盘点报告盘点; v 按定义的盘点周期自动生成盘点报告盘点; v 支持实物盘点(年终); v 自动根据盘点结果调整库存台帐; 计量单位与小数点位数 v 支持库存双计量单位,如件和吨;小数点至少3位; 库存周转率、呆料报告 v 系统提供库存周转率报告; v 定期显示或报告自定义的呆料报告; 库存台帐和财务报告 v 集中的库存台帐管理,并且跟踪到序列号; v 月末财务要求的库存报告自动生成; v 所有库存事务(出入库)自动产生相应的凭证,同总帐集成; v 可在月未生成运费报表; 成本核算方法 v 支持不同的成本核算方法,如:标准成本、移动平均成本; v 一期、二期的库存可以有不同的成本设置; 零星出入库、退货和报废出库流程 v 非生产物料的出入库; v 零星物料的领用出库; v 报废的出库; v 原材料的退货或让步使用处理,可与技术部共享该类信息。 3.3 技术部需求分析 3.3.1 技术部组织结构 3.3.2 技术部主要职责及业务 · 新产品开发 · 制定原材料、半成品、成品技术标准 · 制定生产工艺规程 · 编制工作联系单 · 质量管理 · 技术服务 3.3.3 技术部关键业务流程需求 工作联系单 v 系统可记录工作联系单; v 可记录产品的工艺变动; v 工作联系单能与业务联系单(客户订单/合同)关联,生产计划、控制人员可方便地查阅相应的工作联系单; 产品技术标准文档管理 v 系统可对产品技术标准文档进行管理,功能应包括版本控制、权限控制; v 文档可以方便地查询,查询方式包括:文档编号、内容、作者、发布日期; 质量管理 v 可从采购、库存、生产、销售等系统获得与质量检验、控制相关的数据; v 支持采购、库存、生产合过程的控制计划; v 支持统计过程控制(SPC) 3.4 生产部需求分析 3.4.1 生产部组织结构 3.4.2 生产部主要职责及业务 · 月度计划编制 · 生产计划编制; · 生产计划下达; · 生产计划执行; · 生产计划反馈; 3.4.3 关键业务流程需求 月度计划 v 系统可协助计划编制人员编制月度生产计划; v 可根据月度生产计划计算物料需求计划; v 可将月度计划与实际生产进行比较; 计划编制 v 系统可协助计划编制人员编制生产计划; v 可根据销售部门的《业务联系单》生成初步的生产计划安排(《生产顺序安排》),计划员可调整该生产计划; v 《生产顺序安排》表内容包括:生产线(BM1/BM2)、安排表编号、序号、品种、定量、规格、计划产量、业务联系单、用户、工艺标准、备注、拟制、审批、下达日期; v 生成的生产计划跨度可由计划人员设置,计划跨度应不小于两周; v 生产计划安排可具体到班组; v 生产计划编制时需考虑订单交货日期、生产机台的可用性、计划停机因素、包装材料是否到位、是否有技术部门的《工作联系单》; v 当生产计划调整时,系统可自动重新生成新的《生产顺序安排》,并对受影响而延期的生产安排或《业务联系单》产生警告; v 系统应支持插单生产或加急单生产的计划编制; 优化排产 v 系统排产可根据《业务联系单》的优先级别、同一品种、同一克重、尺寸组合、设备运行效率最高原则,自动排好复卷的生产计划;然后根据复卷的生产计划,自动排好切纸各工序的生产计划; v 系统可提供优化的套切生产计划建议; 计划下达 v 计划下达后,可通过系统自动分发到相关的生产工段及供应部; v 系统可产生具体到班组的计划领/送料单据; v 通知的形式需包括:报表打印、电子邮件; v 对有特殊质量要求的生产安排,可自动检查相关的《工作联系单》是否完备; 计划跟踪及反馈 v 可记录每行生产顺序安排的完成情况,包括成品入库量(吨/件); v 针对每行生产顺序安排的完成情况可自动汇总《业务联系单》的完成情况; v 生产计划及各《业务联系单》完成情况可被销售、供应、财务等相关部门查询; v 可记录到每一行生产顺序安排的原材料的实际消耗量; v 可将原材料实际消耗与额定消耗进行对比; v 可计算每一行生产顺序安排的实际成本及标准成本; 生产记录 v 可记录每一工段的关键生产数据,主要包括:复卷机产量记录、切纸机产量记录、包卷机产量记录、平板包装线产量记录; v 可记录关键工段的质量检测记录; v 当出现质量问题时能方便快速地查询到相关的生产数据,如:轴、卷及其相应的生产班组、所用原材料等。 生产过程监控 v 系统可记录在同一品种、定量的生产时,各工段的关键生产数据并以时间段区分,主要包括从原辅料投入到完成入库的全过程; v 系统能方便快速地查询到有关生产数据如以纸件编号查询从制浆到完成在生产期间的生产数据与有关质量记录。 质量控制与处理 v 系统能迅速记录出生产过程中成品、半成品质量情况及异常现象,并进行数据查找与分析; v 系统能记录并迅速查出生产过程中全部质量自检情况。 报表及数据统计 v 可计算出各种原辅材料及包装材料当月实际消耗量和单耗量,全年累计消耗量和累计单耗量; v 月底、年底相应以月报、年报反映出各种考核指标的完成情况; v 生产部可查看仓库每日发往生产各工段的物料数量; v 可显示上年度和半年度产品对比图、主要消耗对比图,三率完成情况对比图; v 可用快报形式反映仓库当天入库产量品种数量及全月入库情况,当天生产时间、卷取产量; v 可反映两台纸机成品纸的关键指标:PPS直方图 3.5 设备部需求分析 3.5.1 设备部组织结构 3.5.2 设备部主要职责及业务 · 设备采购计划 · 设备档案管理 · 设备维护 · 管理备品备件 3.5.3 关键业务流程需求 设备档案管理 v 设备基本属性,设备的名称,编码,生产厂商,生产日期,供货商,安装日期,价格,安装位置,负责人等基本信息。 v 设备结构,可按层次描述出组成设备的组件、部件,分解到可单独管理的部件。 v 设备关系,将设备的操作位置确定为多重系统的一部分。 v 设备状态,可设置必要的测量点,并给定标准的测量值和合理的变动范围,做为预防性维护、故障趋势分析和缺陷分析的依据。 设备维修计划管理 v 维修计划生成,可从标准的故障维修方案和预防性维护方案生成一系列的作业工单,并可将单独的工作单加入维修计划。 v 维修计划审批,可根据不同类型的工作单设置不同的审批工作流程和权限。 v 维修计划资源准备,可给维修计划指定人员、设备等资源,并可生成相应的物料需求计划和出库单。 v 维修计划跟踪控制,可根据作业计划计划中的工作单的状态来跟踪整个维修计划的完成情况。 v 维修计划分析,可记录、比较维修计划与实际执行情况的差异,并进行分析。 工作单管理 v 工作单生成,可根据需要单独生成多种类型的工作单。 v 工作单状态管理,可设置多种状态来跟踪工作单,并可记录工作完成情况和资源消耗,结束工作单。 v 工作单优先级管理,可根据不同的重要或紧急程度对工作单设置不同的优先级。 v 工作单排程,可根据时间、资源、优先级等不同情况,对多个工作单进行排程和优化。 设备维修方案管理 v 设备故障管理,对设备故障进行系统的定义,分类和记录跟踪,以满足设备系统性管理 要求。 v 设备故障维修方案,可对不同的故障定义标准的维护方案,即工作单模板。包括工作程序,操作要点,人员、设备、物料、工时的要求和消耗标准,以满足标准化作业的要求。 v 设备预防性维护方案,可针对不同的系统、周期等制定多种类型的标准预防性维护方案,例如周检、月检、年检等。并可在维护方案中包括多项标准作业规程。内容包括工作程序,操作要点,人员、设备、物料、工时的要求和消耗标准,以满足标准化作业的要求。 外协任务管理 v 外协计划,根据设备维修计划及内部资源情况制定外协项目的计划。 v 外协任务生成,给出外协任务的内容,工作标准,时间,供应商,价格,金额等。 v 外协任务审批,可根据不同类型的外协任务制定相应的审批流程和权限。 v 外协任务发放,将已批准的外协任务发放供应商执行。 v 外协任务跟踪,设定多种状态跟踪和记录外协任务的执行情况。 设备维护分析报表 v 材料及人工消耗分析,从设备维护工件单及维护记录中分析材料及人工消耗的情况,作为确定和调整消耗定额依据,同时还可分析异常的消耗情况,作为缺陷分析的依据。 v 故障趋势分析,从设备状态记录和故障记录,分析设备系统主要的故障趋势。 v 缺陷分析,从故障及各类零配件的消耗情况,分析设备和零配件的质量情况,确定需要改进的设备和配件缺陷,作为系统、设备、配件改进方案的依据。 v 分析报表定制,可根据实际需要,灵活地编制其他需要的分析和报表。 设备管理集成 v 财务管理集成:设备管理成本核算和预算控制;设备维修计划资金计划。 v 库存管理集成:根据维修计划生成物料需求计划;根据维修作业(工单)生成物料出库单;记录维修作业物料消耗。 v 资产管理集成:设备报废,更新等变动反映到资产管理。 v 人力资源管理集成:设备管理维护人员及其工种,技能,薪酬,培训管理。 3.6 财务部需求分析 3.6.1 财务部组织结构 3.6.2 财务部主要职责及业务 财务部是公司的财务管理部门。根据国家的有关制度,结合公司的具体情况,全面负责会计核算、资金使用、资产管理和预算与分析等财务管理及工程预结算管理工作;为公司领导进行财务决策提供依据;制定会计财务制度,并贯彻执行。 3.6.3 具体业务流程需求 帐务处理 v ERP系统与财务总帐系统是紧密连接的,当事务单据(提送货单、发票等)产生后,系统可自动生成相关的会计分录,通过会计人员审核后可以记帐凭证的形式转入总帐系统;通过这种自动连接可大大降低财务人员重复录入的工作,并使总帐系统能从财务的角度及时反映物流及资金流的变化; v 系统应支持多个利润中心,在一套总帐科目下能对目前的一期(BM1)、二期(BM2)或将来的三期独立核算,既可生成独立的也可生成合并的财务报表; v 系统支持多角度的成本中心设置,从不同角度反映成本归集情况; 应收帐管理 v 能与销售管理系统紧密连接,当提/送货单及发票开出后系统自动更新客户应收帐款余额; v 可随时方便查询对客户的销售及发货情况,如客户合同、客户订单、提/送货单等; v 支持多币别; v 当收到客户付款后,可输入系统并自动冲减相应客户的应收帐款,可自动产生相应的会计分录并过入总帐; v 每月可按客户生成对帐单; v 如客户应收款已过期可自动产生催款单; v 可生成《帐龄分析报表》及《应收帐款周转分析报表》。 客户信贷管理 v 客户信用信息设置,可设置客户信用限额、客户间信贷关系、信用复查日期、付款方式、增值税代码、开户银行等重要信息; v 当客户放帐额超出信用限额时可自动产生警告及锁定客户订单或提/送货单; 应付帐管理 v 能与采购管理系统紧密连接,当录入供应商发票后可自动更新供应商应付帐余额; v 可方便地查询供应商供货情况,如采购合同、采购订单、入库单等; v 可根据发票到期日期制定付款计划; v 支持多币别结算; v 系统可以自动提出折扣建议并且可以手工调整; v 系统支持部分付款; 发票管理 v 可根据提/送货单产生客户发票; v 提供与税控机接口,可直接通过税控机打印增值税发票; v 支持退货和红字发票处理; 固定资产管理 v 登记固定资产卡片; v 固定资产折旧计提; 成本核算 v 支持实际成本和标准成本; v 可按品种、规格、订单核算生产成本; v 成本数据可从其他业务系统自动获取; v 支持不同角度的成本差异分析。 3.7 人力资源部需求分析 3.7.1 组织结构 3.7.2 主要职责及业务 · 组织结构及职位设置 · 人力资源计划 · 员工招聘与选择 · 培训及发展 · 考核与工作表现改进 · 薪酬设计与管理 · 职业发展与激励机制 · 安全与健康 · 劳资关系 · 员工权益与纪律处分 3.7.3 关键业务流程需求 人事档案管理 v 记录人事档案 员工培训管理 v 记录员工培训情况; v 记录员工所获得的资历、证书等; 员工休假管理 v 记录员工休假情况 工资与考勤 v 通过电脑考勤机记录员工出勤情况; v 考勤记录可与工资计算关联,自动考虑员工班期、假期等情况; 3.8 信息部需求分析 3.8.1 组织结构 3.8.2 主要职责及业务 · 档案管理 · 公司网络建设 · 网站维护 · 企业信息系统规划、实施 3.8.3 关键业务需求 文档管理 v 支持文档的版本管理; v 支持图形、图象的存取; v 支持文档发布 4. 现行业务系统分析 XX现行业务系统的内容包括为实现业务目标而设置的组织机构、业务流程、业务单据及管理信息系统等元素。 4.1 核心业务流程 4.2 存在问题 通过初步的调研分析,XX现行的业务系统主要存在以下问题: 信息化集成度低 XX重视对信息系统的建设,在过去的几年时间里,在管理信息系统方面分别使用了远方财务系统(目前主要应用在固定资产)、金蝶财务系统、指纹打卡系统及自行开发的HR-MIS系统,在生产控制方面则引入了先进的DCS和QCS系统。但由于这些系统分属不同供应商进行开发,使得系统间的信息化集成度低,存在MIS开发中常见的"信息孤岛"的现象,难以形成数据共享与知识积累。从而制约了管理层与决策层难以从分散、孤立的系统中查看所需要的资料、数据。例如: l 财务部门无法通过销售系统及时获得销售合同进度和变化情况; l 设备部门在绘制备件储备与采购计划或安排检修任务时,由于无从知道现有库房中某种备件的现有储备量,为了设备的安全与检修的方便,只有加大备品备件的储备数量以提高生产的可靠系数,结果造成了库存资金的增加; l 仓库管理人员无从知道她管理的备件使用在现场的哪些设备上,因此当现场生产人员到库存领件时,双方只能是凭经验与感觉,当一个仓库管理员休假时,别人难以替代他的工作; l DCS、QCS控制系统中存在着大量对管理决策有用的数据,但是由于系统自身的局限性,实时数据没有集成进管理信息系统,这些有用的信息不能在管理中发挥应有的作用。 财务部以事后统计为主,缺乏对业务部门的监督控制 l 由于无法及时获得销售部门的销售数据,财务人员对无法及时地对销售部门进行有效的监督控制,例如:在订立合同时,财务部门无法及时准确地了解客户的信用状况,从而控制坏帐的风险;对客户应收帐款不能进行及时全面的汇总统计并执行催收,目前XX的应收帐款余额巨大(超过3亿元),应收帐周转天数超过120天且未开票欠款数额占很大部分; l 现有系统不支持按客户、销售人员或地区进行分类统计的辅助帐,难以及时了解销售人员所经手的应收帐余额,以便进行跟踪控制; l 没有及时准确的销售、生产、采购计划的反馈,财务难以制定精确的资金计划; l 采购合同在签定后存财务部备案,无事前的合同评审和核价程序。 销售管理手段落后,难以适应现有的生产规模和将来的市场竞争 l 缺乏对销售人员的奖励制度 目前XX对销售部门的考核是根据总部及各办事处的销售业绩确定各办事处的销售费用提取比例进行的。销售人员的收入基本与销售业绩无关,难以刺激销售人员的工作积极性。 l 缺乏灵活的销售定价策略 同一产品销售价格与客户所购买的数量、批量、规格联系不大; l 无按客户利润贡献的统计分析评估手段,缺乏对已有客户进行合理筛选淘汰机制。 信息反馈不及时,导致原材料的积压 l 目前XX总的销售计划每年制定一次,由于缺乏对销售情况的及时反馈,主要原材料的采购计划只能根据年度销售计划按生产能力制定,再加上主要原材料的采购周期较长而销售交货期短,为保证生产不中断,往往需加大每次的采购批量,从而使得原材料备货过多,导致原材料的积压(目前XX原材料的存货周期为4个月)。 难以准确把握客户交货量要求,导致产成品积压 l 由于缺乏对逐个客户/销售渠道的销量跟踪预测手段,难以准确跟踪客户交货要求,导致部分为客户提前生产的产品积压在仓。此外,“无订单”成品(因套切剩余的成品)也是产成品积压的来源之一。目前XX的产成品存货周期约为3.7个月。 无外仓存货(托管产品)辅助帐,对厂外产成品存货控制不严 l 目前XX在厂外有十多个由第三方物流公司或客户托管的成品仓,部分托管产成品存货仅以未开票欠款的形式反映,未设立托管产品的辅助帐,难以及时跟踪这些产成品的流向和耗用。 成本核算 l 成本核算不够明细(只对品种,不能明细到订单、规格); l 成本考核不完全,只对主要物料消耗有考核,没有对人工及制造费用进行定额考核; l 未采用计划成本进行成本差异分析和控制。 设备管理 l 现有设备管理系统不能有效控制生产与维护成本。 XX生产过程复杂,生产系统十分庞大,企业的发展要求加强生产过程的管理和生产成本控制,而旧有的MIS系统所采取的仅是一种事后管理模式,没有集成生产动态管理、财务控制、资产管理等事中监测功能,难以实现对整个生产过程的有效控制,也不能有效地降低生产成本。 l 缺乏有效的分析工具。数据是决策的依据,然而没有有效的分析工具的支持,即使面对大量的数据,决策者也往往难以做出最佳的决策。 4.3 改进建议 以引入ERP系统为契机,建立和完善适应市场变化的管理体制 l 制定合理的销售人员考核及奖励机制 l 制定适应市场变化的销售价格策略 l 强化财务部对业务部门的监控作用 l 建立客户信用评估机制 l 引入标准成本制度 l 引入设备维护的工作单制度 引入先进的ERP系统,使企业信息系统建立在一体化的信息平台上 l 使主要业务部门能彻底摆脱现有的手工作业系统 l 使财务、销售、生产、供应、设备、技术、人力资源部门能在整合的系统下运作 l 使工业控制系统(DCS,QCS系统)与信息管理系统(ERP)整合达到管控一体化 <完> 仅供参考 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文***享

    贡献于2020-10-17

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