房地产公司招标采购部制度


    房地产公司招标采购部制度 招投标管理制度 第一章总则 第一条 为了实现对招投标活动的规范管理,特制定本办法。 第二条 公司项目开发建设过程中合同金额超过 万元以上的勘察、规划、设计、施工、监理、物业等合作单位的选择以及重要设备、材料等的均采用招投标管理。 第三条 坚持“公开、公平、公正”的市场竞争原则。即公司的领导和员工均可以在规定期限内推荐投标单位,所有被推荐的投标单位必须进行资格预审,没有通过资格预审的单位不具备投标资格。入围的投标单位一经确定不得随意变更。 第四条 保密原则,即对于招标的各种相关信息必须保密。 第二章组织与职责 第五条 招采部职责 (一) 负责制订和修改招标管理办法及流程; (二) 负责组建招标小组; (三) 负责组织制作投标单位资格预审文件、招标文件及标底; (四) 负责招标活动的对外联络,如发布招标公告、与政府的招标管理部门联络办理有关手续等; (五) 组织合同谈判,编制合同文本,组织签订合同。 第六条 设计、勘察、工程、监理单位、材料设备供应招标的主管业务部门是招采部。 (一) 负责提出拟招标项目的计划,并提出拟招标项目的名称、范围、条件、时间及技术指标; (二) 参与制作投标单位资格预审文件、招标文件,负责制作其中的相关条款; (三) 负责组织对投标单位的考察、踏勘答疑、编制答疑补充文件; 第七条 招标小组作为招标活动的决策支持机构,负责监督招标程序的执行。 (一) 负责审查资格预审文件; (二) 负责进行投标登记、发放招标文件、接受投标书; (三) 负责对投标单位进行资格预审,提交资格评审报告; (四) 负责审查招标文件、答疑补充文件和标底; (五) 主持开标并监督公开开标过程。 第八条 评标专家组负责评标,提交评标报告。招标小组和评标专家组名单由项目副总及集团管理层研究决定。 第三章招标程序 第九条 编制招标计划:招采部在项目建设总体计划中明确该项目的招标计划,包括招标项目、招标形式、招标范围、招标时间等,并按照招标计划严格执行,保证各项招标工作顺利开展。 第十条 进行资格预审:招采部组织相关部门,根据招标项目的性质、特点和要求,编制资格预审文件,明确资格预审的条件和方法。 (一) 预审文件提供; 1.企业营业执照和资质证书; 2.企业简历; 3.提供的产品及服务状况; 4.自有资金及财务状况; 5.全员职工人数,包括技术人员、技术工人数量及平均技术等级等; 6.企业自有主要施工机械设备一览表; 7.近三年承建的主要工程及其质量情况; 8.现有主要施工任务,包括在建和尚未开工工程一览表; 9.合同履约情况等。 资格预审文件拟订后,报送招标小组审批,审批通过后的资格预审文件作为选择投标人的依据。 (二) 发放资格预审文件及公告; 由招采部负责对外发布资格预审文件及公告,各潜在投标单位统一到招标小组注册登记,领取资格预审文件,并按文件要求准备各种资料、证书。 (三) 接收意向投标单位递交的预审资料; 由招标小组统一接受各投标单位递交的预审资料、证书和文件,审查预审资料的完备性和有效性是否达到预审文件的要求,并对各类资料进行分类整理。该项工作在两周内完成。招标小组成员必须签订保密协议,对标底和投标人的信息严格保密,如泄露则扣罚责任人当月固定工资200-500元。与招标相关的机密文件,需要打印、复印或装订时,必须由招标小组亲自处理。 (四) 确定投标的入围单位; 招标小组依据各投标单位的预审资料进行资格评审,一周内完成编写资格预审报告工作。逾期一天,扣罚责任人100元的当月固定工资。招标小组将资格预审报告提交项目副总,由项目副总在两个工作日内确定3-5家以上投标入围单位。如果需要进一步考察投标单位,则由招采部组织招标小组对投标单位进行考察。招标小组在一周内完成考察,并向公司提交考察报告。每逾期一天,扣罚责任人100元的当月固定工资。 第十一条 发标 (一) 制作招标文件; 根据招标文件制作的难度及专业性要求,招采部可以申请委托市场上的专业公司制作,也可以依靠公司的自己力量组织编制招标文件,各相关业务部门参与制作其中的专业性条款。招标文件一般由下列部分组成(根据招标项目,可以增删内容): 1.招标书,包括工程名称、地址、招标项目、占地范围、建筑面积和技术要求、质量标准以及现场条件、招标方式、要求开工和竣工时间、对投标企业的资质等级要求、投标截止日期和地点、开标日期和地点等; 2.投标人须知:包括评标方法和标准、编制投标文件的要求、对招标文件的说明及对投标者和投标文件基本要求,评标、定标的基本原则等内容; 3.合同主要条款及协议书,应依据经济合同法,包括价格及付款方式、交货条件、质量验收标准以及违约罚款等内容,条款要详细、严谨,防止以后发生纠纷; 4.投标人的资格和资信证明、投标保函及附件、履约担保证件、授权委托书的格式和说明; 5.投标价格要求及其计算方法; 6.技术条款:包括招标项目范围、性质、规模、数量、标准和主要技术要求及交货或者提供服务时间; 7.图纸或者其他应当提供的资料; 8.由银行出具的建设资金证明和工程款的支付方式及预付款的百分比; 9.主要材料(钢材、木材、水泥等)与设备的供应方式,加工定货情况和材料、设备价差的处理方法; 10. 投标、开标、评标、定标等活动的日程安排; 11. 其它需要说明的事项。 (二) 审查、发放招标文件; 招标小组审查招标文件,上报总经理审批后,即可将正式的招标文件发给各投标单位。如果要求投标单位递交投标保函,经委会应在验明投标保函后,才能发放招标文件。 (三) 组织踏勘答疑 如投标单位提出有不明事项要求现场踏勘答疑时,由业务部门汇总招标单位意见后,组织现场踏勘答疑。此项工作必须在投标截止日期之两周前完成。每逾期一天,扣罚责任人当月固定工资的5%。 答疑时必须通知所有的入围投标单位参加,就各投标单位的不明事项做出解答。如有影响到投标结果的关键事项,必须编制答疑补充文件,报招标小组审查通过后,下发给各投标单位作为投标的统一标准。 第十二条 制作和管理标底——施工招标 (一) 根据标底的重要性及制作的难度,可以由总裁办公会委托外部咨询公司制作,也可以由预算合同部自己编制。 (二) 招标小组标底,审查通过的标底作为正式的评标依据。 (三)编制工程标底应遵循下列要求: 1.根据设计图纸及有关资料、招标文件,参照国家规定的技术、经济标准定额及规范,确定工程量和编制标底; 2.标底价格应由成本、利润、税金组成,一般应控制在批准的总概算(或修正概算)及投资包干的限额内; 3.标底价格作为建设单位的期望计划价,应力求与市场的实际变化吻合,要有利于竞争和保证工程质量; 4.标底价格应考虑人工、材料、机械台班等价格变动因素,还应包括不可预见费、包干费和措施费等,工程要求优良的,还应增加相应费用。 (四) 标底是公司的重大机密,必须遵循最少人知晓的原则,所有知道标底的人必须签字画押,对标底的保密性负有连带责任。标底的管理必须严密控制,标底的封存必须经招标小组全体成员的现场签字认可后,锁入保险柜;标底的开启必须经招标小组全体成员同意后,才能当众进行。 第十三条 开标 (一) 接受投标书; 招标小组负责接受各投标单位的投标书和样品,对投标书应该妥善保管,不得开启;对样品应作好标识,送达公开的样品陈列间保管。同时对投标书的送达时间进行控制,在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件,应当拒收。否则,扣罚责任人当月200-500元的固定工资。 (二) 投标书主要内容; 1.综合说明; 2.按照工程量清单计算的标价及钢材、木材、水泥等主要材料用量。投标单位可依据统一的工程量计算规则自主报价; 3.施工方案和选用的主要施工机械; 4.保证工程进度、施工安全的主要技术组织措施; 5.计划开工、竣工日期,工程总进度; 6.对合同主要条件的确认。 7.投标书须有单位和法定代表人或法定代表人委托的代理人的印鉴。 (三) 公开开标。 1.开标应当在招标文件中预先确定好的时间和地点公开进行,由招标小组主持邀请所有投标人参加。开标时,由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,经确认无误后,由工作人员当众拆封,宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。 2.招标小组负责制作开标过程记录,记录完毕后由评标专家组对该文件进行签字确认,并存档备查。 3.评标专家组参加开标的全过程,可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明,但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。 4.评标专家组成员必须签订保密协议, 对投标文件的评审、中标候选人的推荐及其它与评标有关的情况严格保密,如泄露则处以5000元以上罚款,取消评标资格,并承担相应的法律责任。 第十四条 评标 (一) 评标的组织保证; 评标由评标专家组负责。公司应当采取必要的措施,保证评标在严格保密的情况下进行。任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。否则对责任人处以5000元以上的罚款。 (二) 评标的方法; 评标可以采用经评审的最低投标价法或者综合评估法以及法律、法规允许的其他评标方法。招标小组不得改变招标文件确定的评标标准和方法。 (三) 中标人的投标应当符合下列条件之一: 1.能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准; 2.能够满足招标文件的实质性要求,并且经评审的投标价格最低;但是投标价格低于成本的除外。 (四) 在评标过程中,有下列情形之一的,招标小组可以认定为废标: 1.投标人的报价明显低于其他投标报价或者在设有标底时明显低于标底,投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料证明其投标报价不低于其成本的; 2.投标文件未能在实质上响应招标文件提出的所有实质性要求和条件的; 3.投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的。 (五) 评标专家组应当按照招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审和比较。招标项目设置标底的,标底作为评标参考。评标专家组完成评标后,应于次日当向高层领导提出书面评标报告,详细列明各投标单位的优劣,并推荐1至3名合格的中标候选人。 第十五条 定标 (一) 由评标小组讨论评标专家组提交的评标报告,最终由项目副总及评标专家组选定中标单位。 (二) 中标单位确定后,由招采部向中标人发出中标通知书,同时将中标结果书面或电话通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。 (三) 如果公司收取投标保函,则应在与中标人签订合同后5个工作日内,由招采部向中标人和未中标的投标人退还投标保函。同时公司向中标单位收取履约保函。 (四) 合同谈判与签订具体参见《合同管理办法》。 第十六条 投标单位相互串通投标、同招标小组串通投标,或向评标专家组成员行贿谋取中标的,中标无效。 第四章附则 第十七条 本办法由招采部组织制订并负责解释。 第十八条 本办法自颁发之日起实施 供应商管理制度 第一章总则 第一条 为规范供应商管理,提高经营合理化水准,特制定本规章。 第二条 凡本公司之供应商管理,除另有规定外,悉依本规章办理。 第二章组织与职责 第三条 办公用品、设备的供应由公司综合办心统一安排管理。 第四条 地产公司招采部负责工程材料、设备供应商的管理。 第三章供应商管理规定 第五条 供应商开发程序如下: (一) 供应商资讯收集。 (二) 供应商基本资料表填写。 (三) 供应商接洽。 (四) 供应商问卷调查。 (五) 样品鉴定。 (六) 提出供应商调查申请。 第六条 供应商调查程序如下: (一) 组成供应商调查小组。 (二) 分别对供应商之价格、品质、技术、生产管理作评核。 (三) 列入合格供应商名列。 第七条 订购、采购程序如下: (一) 请购。 (二) 询价。 (三) 比价。 (四) 议价。 (五) 定价。 (六) 订购。 (七) 交货。 (八) 验收。 第八条 供应商评鉴程序如下: (一) 每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。 (二) 每半年进行一次总评。 (三) 列出各供应商之评鉴等级。 (四) 依规定奖惩。 第九条 供应商复查 (一) 每年对合格供应商进行一次复查。 (二) 复查流程同供应商调查。 (三) 有重大品质、交期、价格、服务等问题时,随时可以作供应商复查。 第十条 供应商辅导 (一) 对C等以下之供应商采取必要的辅导。 (二) 不合格供应商应予除名。 (三) 不合格供应商欲重新向本公司供货,应予辅导及重新作调查评核。 第十一条 供应商奖励,对优秀之供应商有下列奖励方式: (一) A等供应商,可优先取得交易机会。 (二) A等供应商,可优先支付货款或缩短帐期。 (三) A等供应商,可获得品质免检或放宽检验。 (四) 对价格合理化及提案改善,品质管理、生技改善推行成果显著者,另行奖励。 (五) A、B、C等供应商,可参加本公司举办之各项训练与研习活动。 (六) A等供应商,年终可获公司“优秀供应商”奖励。 第十二条 惩处方式 (一) 凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失,由供应商负责赔偿。 (二) C等、D等之供应商,应接受订单减量、各项稽查及改善辅导措施。 (三) E等供应商即予停止交易。 (四) D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准,视同E等供应商,予以停止交易。 (五) 因上述原因停止交易之供应商,如欲恢复交易,需接受重新调查评核,并采用逐步加量之方式交易。 (六) 信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。 第四章附则 第十三条 本制度由公司招采部门负责解释。 第十四条 本制度自颁发之日起实施。 设备采购流程说明 流程名称:设备采购流程 责任部门:招采部 流程 步骤 流程步骤内容描述 责任部门/人 重要输入 重要输出 相关表单 1 工程部或需求部门根据图纸提出设备采购计划 工程部 需求部门   设备采购计划表 甲供材料/设备采购计划表 2 招采经理进行复核整理 招采经理 3 预算部核量 预算部 设备采购计划表 审核意见 甲供材料/设备采购计划表 4 设计部确认或补充技术要求 设计部 设备采购计划表 审核意见 甲供材料/设备采购计划表 5 招采经理进行归整 招采经理 设备采购计划表 甲供材料/设备采购计划表 6 公司审批采购计划,通过则继续进行下一环节,不通过则退回工程部 公司分管领导 设备采购计划表 审批意见 甲供材料/设备采购计划表 7 招采部收单,招采经理判断是否招标,需要招标的进入招标流程(招标后进行合同会签流程),不需要招标的通过后由招采部进行核价并组织选型会审 招采部、招采经理 甲供材料/设备采购计划表 核价、设备选型会签表 收单登记表、材料/设备核价表(核价明细表)、询/报价单、设备选型会签表 8 招采经理、设计部、工程部(需求部门)、预算部分别对设备选型进行审核,在设备选型会签单上签字,如果不通过则退回招采部重新选型 招采经理、工程部、设计部预算部 设备选型会签单及核价资料 设备选型会签单审核意见 材料/设备核价表(核价明细表)、询/报价单、设备选型会签表 9 选型会签通过的提交公司分管领导审批核价表 分管领导 设备选型会签单及核价资料 核价表审批及意见 材料/设备核价表(核价明细表)、询/报价单、设备选型会签表 10 招采部签订购销合同订货 招采部 核价表审批及意见 产品购销合同 产品购销合同 11 招采部跟踪回货,招采部,工程部共同组织三方验收 招采部、工程部 产品购销合同 甲供材料/设备收货单 甲供材料/设备收货单 12 设备含安装、需结算的由工程部办理;设备不含安装或不需预算结算的由招采部办理 招采部/工程部 甲供材料/设备收货单 产品购销合同 付款单 甲供材料/设备收货单 付款单 13 资料存档 招采部       附表一: 材料/设备清单 项目名称: NO.: 期区栋号:   施工单位:   工程部填写 招采部填写 序号 材料/设备名称 数量 单位 具体使用部位 备注 采供方式 1             2             3             4             5             6             7             8             9             10             11             12             13             14 15             签署栏 填 制 人   工程部审核   招采部审核   预算部审核   项目领导审批   备注:1、此表请工程部于收到施工图纸后十天内提出;2、编号由招采部收单时统一编写。 附表二: 材料/设备核价表 NO: 申购 说明 项目名称: 申购部门: 物资类别: 申购单号: 使用部位: 核价 依据 □按3000元以上非协议内的比价□按3000元以下(含)非协议内的零星价格 后附 资料 □甲供材料采购/设备采购计划表□原始询价单或供应商报价单,共 份 □ 其它资料: 选定 供应商 序号 供应商全称 联系人 联系电话 采购金额 1     2         合计 采购 金额 ¥ 交付 条件   其它 说明   具体 采购 明细   签 批 经办采购员: 招采经理审核: 预算经理审核: 项目领导审批: 附表三: 核价明细表 No.: 申购部门: 申购单号: 使用部位: 序 号 产品名称 型号/规格 数量 单位 供应商1 供应商2 供应商3 供应商4 备注 联系人/电话 联系人/电话 联系人/电话 联系人/电话 单价 单价 单价 单价 1                   2                   3                   4                   5                   6                   合计金额           送货方式           结算方式           交货周期           报价有效期           供应商选择说明: 价格计算说明: 采购员: 审核: 附表四: 设备选型会签表 基本信息 项目名称: 申购部门: 申购单号: 使用部门: 核价表号: 产品名称: 设备配置:见附件主要部件明细表或原始报价单 建 议 供 应 商 供应商全称 联系人 联系电话 备注     会 签 招采部经办人: 招采部审核/意见: 设计部审核/意见: 工程部审核/意见: 预算部审核/意见: 相关部门审核/意见: 附表五: 询价单 报价单位   询价单位   联 系 人   询 价 人   电 话   电 话   传 真   传 真   使用部门   申购单号   序 号 产品名称 型号/规格 数量 单位 单价 金额 备注 1               2               3               4               5               6               7               8               9               10               合计金额:   备注:1、报价说明:□有现货/□需订货期天,报价有效期天; 2、结算条款:□含税、□送货、□卸货、□其他; 3、报价单位签名或盖章:,报价日期 。 甲供材料采购流程说明 流程名称:甲供材料采购流程 责任部门:招采部 流程 步骤 流程步骤内容描述 责任部门/人 重要输入 重要输出 相关表单 1 工程部或需求部门根据图纸提出材料采购计划 工程部   甲供材料采购计划表 甲供材料/设备采购计划表 2 设计部审核型号规格,需要时定板 设计部 甲供材料/设备采购计划表 审核意见、定板 甲供材料/设备采购计划表 3 预算部审核数量 预算部 甲供材料/设备采购计划表 审核意见 甲供材料/设备采购计划表 4 分管副总对材料采购计划进行审批,通过则继续进行下一环节,不通过则退回发起部门 分管副总 甲供材料/设备采购计划表 审批意见 甲供材料/设备采购计划表 5 招采部收单,招采经理确定是否需要招标,需要招标的进入招标流程,不需要招标的由招采部进行核价 招采部、招采经理 审批的甲供材料/设备采购计划表 材料/设备核价表(核价明细表)、询价单 收单登记表、材料/设备核价表、核价明细表、询价单 6 招采经理审核核价表,通过后交预算部审核,通过后交由分管副总审批,通过的话继续下一步,不通过返回招采部 招采经理、预算部、分管副总 材料/设备核价表(核价明细表)、询价单 审批意见 材料/设备核价表(核价明细表)、询价单 7 通过审批时采购人员进行认货:订货金额超过两万的,签订购销合同订货,少于两万的,制作订货单订货,经招采经理审核、预算部审核、由分管副总审批,通过后继续下一步,不通过返回招采部 采购人员、招采经理、预算部、分管副总 审批的材料/设备核价表 产品购销合同/订货单 产品购销合同/订货单 8 按合同和订单要求付款 招采部 产品购销合同/订货单 付款单 产品购销合同/订货单、付款单 9 招采部跟踪回货,工程部组织到货验收 招采部、工程部 产品购销合同/订货单 甲供材料/设备收货单 甲供材料/设备收货单 10 招采部办理结算 招采部 甲供材料/设备收货单   产品购销合同/订货单、付款单、甲供材料/设备收货单 11 资料存档 招采部       附表一: 甲供材料/设备采购计划表 安装/施工单位: NO.: 项目/使用部位:   计划到货时 间:   序号 材料/设备名称 品牌 厂家 型号/规格 申购数量 单位 备注 1             2             3             4             5             6             签署栏 申购人 或申购单位   工程部审核   设计部审核 选型和定板   预算部审核   项目领导审批   招采部签收   □招标 □采购 备注: 1、所有甲供材料需考虑采购和回货周期提前申购,为施工单位申购时申购人签字后还需盖章, 2、申购时,不同类的材料请分开申购,不要填在一张表上,编号由招采部收单时统一编写。 3、填写时,申购人在本页无法写明详细的技术要求时,请以附件形式提供,在备注栏中注明“见附件”。 4、本表格同样适用于材料补货,为补货时,请在备注栏中注明“补货”字样,并附上已审批的补货申请。 5、设计部收单后,针对材料采购计划审核型号、规格或定板,针对设备采购计划确认或补充技术要求。 甲供材料/设备收货单 适用范围:施工单位安装且结算时计主材价格的材料或设备。编号: 供应单位: 收货日期: 申购单号: 使用部位: 订货单/合同号: 送货单号: 序号 产品名称 型号/规格 数量 单位 单价/元 金额/元 备注 1               2               3               4               5               6               7               8             合计金额: 验收确认栏 接收单位(章)或部门: 经办采购员: 接收人/日期: 现场监理确认: 工程部负责人确认: 备注: 1、本表格用于甲供材料/设备的到货验收,验收由我司工程部组织。 2、本表格适用于由施工单位安装且结算时计主材价格的材料和设备的验收。 3、材料/设备验收完毕后施工单位项目经理必须签收,并加盖施工单位公章或业务章。 4、验收完毕后,工程部须跟踪施工单位出具相应金额的“材料款收据”。 5、相关记录由工程部交回招采部办理后续付款手续。 甲供材料补货流程说明 流程名称:甲供材料补货流程 责任部门:招采部 流程 步骤 流程步骤内容描述 责任部门/人 重要输入 重要输出 相关表单 1 施工单位提出补货申请(注明原因)交由工程部审批 施工单位   审批后的补货申请   2 通过后,工程部提出补货计划 工程部 审批后的补货申请 甲供材料/设备采购计划表 甲供材料/设备采购计划表 3 预算部审核,通过后交由分管副总,总经理审批,通过后继续下一步,没有通过返回工程部 预算部、副总、总经理 甲供材料/设备采购计划表、审批后的补货申请 审核意见 甲供材料/设备采购计划表 4 招采部按原价进行补货采购并跟踪回货 招采部 甲供材料/设备采购计划表、审批后的补货申请 产品购销合同/订货单 产品购销合同/订货单 5 工程部组织到货验收 工程部 产品购销合同/订货单 甲供材料/设备收货单 产品购销合同/订货单、甲供材料/设备收货单 6 招采部进行付款结算 招采部 产品购销合同(订货单)、甲供材料/设备收货单 付款单 产品购销合同/订货单、甲供材料/设备收货单、付款单 7 资料存档 招采部       材料/设备付款流程说明 流程名称:材料/设备付款流程 责任部门:招采部 流程 步骤 流程步骤内容描述 责任部门 重要输入 重要输出 相关表单 1 工程部组织到货验收,需要安装的组织安装,验收合格后在收货单签字确认,将收货单提交招采部; 工程部   甲供材料/设备收货单 甲供材料/设备收货单 2 含安装或施工、需要预算结算的由工程部办理付款手续,其他由招采部办理 招采部/工程部 订货单或合同副本、发票/收据、收货单、安装验收资料 付款单 付款单 3 招采经理审核通过后,预算进行审核,通过后交由项目副总进行审批 招采经理、预算部、项目副总 订货单或合同副本、发票/收据、收货单、付款单、安装验收资料 审批 付款单 4 通过后,交由财务部进行复核 财务总监 订货单或合同副本、发票/收据、收货单、付款单、安装验收资料 复核 付款单 5 财务部复核通过后由总经理进行审批 总经理 订货单或合同副本、发票/收据、收货单、付款单、安装验收资料 审批 付款单 6 通过后财务部办理付款,并将信息反馈招采部,由招采部进行登记、资料存档 财务部 审批的付款单 付款 付款单 流程名称:乙供材料认价流程 责任部门:招采部 流程 步骤 流程步骤内容描述 责任部门/人 重要输入 重要输出 相关表单 1 施工单位提出认价需求 施工单位   乙供材料认价单 乙供材料认价单 2 工程部审核,通过后协调公司内部组织认价 工程部 乙供材料认价单 审核意见 乙供材料认价单 3 设计部审核材料选型,需要时提供相关意见 设计部 乙供材料认价单 审批意见 乙供材料认价单 4 预算部审核是否有信息价,是的话,单据退回工程部,否的话,确认是否为综合单价认价;综合单价的按预算部相关流程进行工程施工综合单价认价,材料价认价的话,交由招采部进行材料认价 预算部 乙供材料认价单 审批意见 乙供材料认价单 5 招采部进行材料认价 招采部 乙供材料认价单 认价对比表 收单登记表、乙供材料认价单、认价对比表 6 认价对比表经预算部经理审核、分管副总、总经理审批,通过的话进行下一步,不通过的话,返回招采部重新认价 预算部、副总、总经理 认价对比表 审核意见 认价对比表 7 招采部反馈认价结果给工程部,工程部下发认价结果给施工单位 招采部、工程部 认价对比表 乙供材料认价单 乙供材料认价单 8 针对认价结果,施工单位同意的,执行认价结果;有不同意见的书面提出意见,交由招采部审核 施工单位 乙供材料认价单 书面意见   9 招采部审核施工单位提出的意见,提议改为甲供或提出价格调整意见,需要时征求预算部及相关领导的意见 施工单位 书面意见 审核意见   10 确认价格后招采部分发;工程部、预算部、招采部资料存档 工程部、招采部、预算部       附表一: 乙供材料认价单 编号: 施 工 单 位 项目名称   使用部位   设计单位   建设单位   施工单位(章)   监理单位   品牌名称 规格/型号 单位 数量 申报单价 认定价(元) 备注                                                                                                   编制   技术负责人   项目负责人   监理单位 (盖章)   监理工程师   总监代表   建 设 单 位 工程部复核 认价内容   专业工程师   工程部经理   设计部复核 材料选型   设计师   设计部经理   预算部复核 用量及信息价   造价师   预算部经理   招采部 认 价 (盖章)   承办人   招采部经理   项目领导审批   说明:1、此单需在执行采购前20天提出,一式四份,经审批提交招采部,编号由招采部收单后统一编写; 2、施工单位、监理单位、认价部门需在相应位置盖章; 3、所有签字栏位不可以用电脑输入; 4、有关技术要求表中不能写明确时,可附加附件; 5、本表格不适用于工程施工中需认综合单价的。 认价对比表 施工单位: 认价单号: 使用部位: 序 号 品牌名称 型号/规格 数量 单位 施工 单位 报价 招采部询价 认定价 供应商1 供应商2 供应商3 联系人 联系人 联系人 电话 电话 电话 单价 单价 单价 单价 单价 1                   2                   3                   4                   5                   6                   说明 所含附件 询/报价单份,图纸页,其它: 价格说明   计算说明 认定价= 备 注   签署栏 经办采购员   招采经理审核   预算经理审核   项目领导审批   附表四: 乙供材料验收单 本表格适用于由甲方认价、施工单位采购并安装的材料的进场验收编号: 施工单位: 建设单位: 报验 人: 监理单位: 报验日期: 进场日期: 使用部位: 认价单号: 序号 品牌、名称 型号/规格 数量 单位 验收结果 1           2           3           5           6           7           8         9           验收确认栏 监理验收意见并签字(盖章): 工程部验收意见并签字: 招采部验收意见并签字: 施工单位确认验收结果并签字(盖章): 备注: 1、本表格适用于由甲方认价、施工单位采购并安装的材料的进场验收。 2、未经甲方验收施工单位擅自投入使用的材料,验收时出现问题的由施工单位负责无条件拆除。 3、验收由工程部组织,现场监理和招采部采购员参与,依据乙供材料认价结果和设计确定的样板进行。 4、施工单位需提前2天以书面形式(填写本表格)通知工程部,以便工程部作好相关的验收准备。 5、材料进场验收完毕后,现场监理、工程部负责人、采购员沟通填写验收结果并签字确认。 6、材料验收合格后方可进场安装,验收不合格的材料不允许进场。 7、相关记录原件由招采部存档,工程部、施工单位留复印件。 流程名称:工程合同签订流程 责任部门:招采部 流程 步骤 流程步骤内容描述 责任部门/人 重要输入 重要输出 相关表单 1 由合同承办部门提出合同签订需求(含补充协议)提供合同签订计划表,交由项目副总进行审批 合同承办部门 合同签订计划表 合同签订计划表 2 领导审批后由招采部与合同承办部门进行合同编制。使用公司合同范本,无范本则考虑使用合作单位合同文本 分管副总、招采部、合同承办部 合同签订计划表 合同文本 合同签订计划表、收单登记表 4 编制好的合同由招采部统一编号,并组织会签 招采部 合同文本 合同审批会签表 合同审批会签表 5 合同由招采经理审核通过后交设计部、预算部、工程部进行审核并注明审核意见(材料和设备的采购合同由于选型会签或是定板时相关部门已经确认,不需要经过设计、预算部的审核,直接交工程部审) 招采经理、设计部、预算部、工程部 合同文本、合同审批会签表 审核意见 合同审批会签表 6 各部门审核后交由分管副总进行审批 分管副总 合同文本、合同审批会签表 审批意见 合同审批会签表 7 分管副总审批通过后由公司法务进行复核 公司法务 合同文本、合同审批会签表 合同审批会签表 合同审批会签表 8 分管副总审批通过后由财务部进行复核 财务部 合同文本、合同审批会签表 合同审批会签表 合同审批会签表 9 从第4至第6步,每一次的审核(审批、复核)不通过时,返回招采部依据有关领导提出的意见组织合同内容的修订,全部通过后由招采部与合作单位确定修订条款 招采部 合同文本、合同审批会签表 合同审批会签表 10 合同条款确定后,招采部负责组织合同的签署工作,并分发存档 合作单位、招采部 合同文本、合同审批会签表 正式合同 合同审批会签表、资料签收表 附表一: 合同签订计划表 公 司: 编 号: 项 目: 填单日期: 承办部门: 希望完成日期: 乙方单位名称: 合同范围及合作内容: 合同工期: 相关要求: 相关附件: 签署栏 部门负责人审核   项目领导 审批及意见   招采部签收/日期   招采部经办人   备注:编号由招采部收单时统一编写;为补充协议时需在合同范围一栏注明原合同编号。 合同审批会签表 合同信息 合同名称   合同编号   甲方   乙方   合同摘要   合同类型   合同期限   适用范围   承办部门   合同金额/元   合同拟制   合同履行部门   合同签审记录 招采部 负责人 签名/日期: 设计部 负责人 签名/日期: 预算部 负责人 签名/日期: 工程部 负责人 签名/日期: 开发部 负责人 签名/日期: 营销部 负责人 签名/日期: 主管领导 签名/日期: 财务部 负责人 签名/日期: 法律顾问 签名/日期: 公司领导 签名/日期: 董事长   合同存档 存档部门   存档编号   存档人/时间   招采部岗位说明书 部门名称 招采部 部门编号 直接上级 项目副总经理 部门人数 5 间接上级 下属分部门 职责概述: 招采部经理 招采主管 采购员2人 资料员 部门组织架构: 工作职能 合约部分: 1、负责对公司现行有效法规文件实施动态控制 ; 2、负责拟定并完善合同管理办法、招投标管理办法及招投标工作流程; 3、组织承建商、供应商考察、考评活动,建立并维护承建商、供应商名册; 4、参与规划等重大设计方案和施工组织设计的讨论,并提出合理化建议,参与审核及图纸会审工作; 5、对合同的标的、数量、质量、价款、履行期限和方式等约定的条款进行起草,对其真实性、合理性、有效性负责; 6、及时向公司通报合同履行中发生的问题,并提出解决问题的意见; 7、负责编制工程招标的资格预审文件及招标文件;负责开展工程招标资格预审及相关的报批工作; 8、组织各项工程招标工作,负责工程招标文件、招标标底的编制及投标文件中的审核工作,并提供投标单位综合评审意见; 9、起草、审核合同文件,参与合同谈判和会签,负责合同管理工作; 10、负责建设项目的合同签订工作; 11、负责组织工程实施过程中合同价款变更审核、报审、报批工作; 12、配合相关部门对工程项目的技术标准、工程质量等进行认定,参加工程项目竣工验收; 13、监督、检查公司合同签订、履行的情况,提出建议或意见; 14、代表公司参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动; 采购部分: 1、组织编制材料、设备供应管理的各项制度报总经理审批后组织执行; 2、负责市场调查,了解市场行情,掌握建材价格; 3、开展供应商调查,建立,管理供应商目录和档案; 4、根据工程进度和材料需求计划,制定材料(设备)采购计划; 5、参与材料(设备)采购招投标和采购合同的制定; 6、参与大型设备的选型、定性审核; 7、协助工程部开展采购材料、设备的质量检验工作; 8、审核材料设备价格,报主管副总经理审批; 9、负责材料(设备)的采购管理、运输管理和交货管理工作; 10、做好材料(设备)资料的收集、整理; 11、及时将有关合同、文件资料收集汇总归类,统一交资料员及公司档案管理责任部门存档。 其他: 15、负责本部门设计的合同档案管理及保密工作; 16、完成公司领导交办的其他工作。 工作协作关系 内部协调关系 工程、设计、成本、财务 外部协调关系 各供应商 其 他 使用工具/设备 办公电脑、打印机、复印机、 工作环境 室内及工地现场 工作时间特征 行政班、常白班 所需记录文档 招采经理岗位说明书 岗位名称 招采经理 所在部门 招采部 直接上级 分管副总 直接下级 招采主管、其他员工 岗位定员 1 所辖人员 岗位职责概述:在分管副总的领导下,负责组织招采部工作 职责与工作任务: 职 责 一 职责表述:组织拟定分管部门的规章制度 工作 任务 拟定公司甲供材料、设备的采购管理办法 拟定公司材料、设备信息管理规定和有关工作规范 所需记 录文档 招采部管理制度 职 责 二 职责表述:负责组织制定分管部门工作计划 工作 任务 根据公司发展战略和年度计划,组织拟定设备、材料采购工作计划,以及相应的资金计划,报上级审批 监督各项计划的执行情况,并总结汇报 所需记录文档 采购计划、用款计划、计划执行总结 职 责 三 职责表述:组织调查甲供材料、设备的市场行情,收集供应商的信用、产品资料等信息,建立相关的数据库 工作 任务 组织调查建筑工程材料、设备的市场行情,并及时进行记录 收集供应商的资质、实力、信誉等信息,建立合格供应商数据库 所需记录文档 供应商信息、合格供应商数据库 职 责 四 职责表述:组织甲供材料和设备的采购招投标工作 工作 任务 根据项目开发计划要求,拟订材料设备采购招投标工作计划 负责组织协调招标文件的编制工作,准备材料,报招标评审小组评审 负责与投标单位联系接洽,向投标单位发放招标书、设计图纸、技术资料,组织现场踏勘和答疑 负责组织开标和评标工作 参与评审投标文件,办理并发送中标通知书 组织与中标单位的商务洽谈工作 组织拟定合同文本,并组织合同的会签工作 办理合同公证 所需记录文档 招标计划、招标文件、考查记录、中标通知书、合同 职 责 五 职责表述:组织办理甲供材料、设备采购事宜 工作 任务 根据项目计划要求,拟定甲供材料、设备的采购计划、资金配套需求计划 组织调研甲供材料、设备的市场行情,对甲供材料、设备的技术质量指标、价格、售后服务等各方面进行分析和比较 组织并参与采购洽谈,拟订甲供材料、设备采购合同 负责办理材料、设备采购事务,并保证及时供应到位 负责协调处理甲供材料、设备采购合同变更、质量纠纷等事务 所需记录文档 采购计划、用款计划、价格比较表、厂家选型会签单、采购合同 职 责 六 职责表述:负责所辖部门内部管理工作 工作 任务 负责指导下属员工制定阶段工作计划,并监督执行 负责内部员工队伍建设,包括选拔、配备、培训、考核评价本部门人员 定期与员工进行沟通交流 负责部门内工作任务分工,合理安排人员 负责控制本部门预算,降低费用成本 协调所辖部门与公司其它部门的关系 所需记录文档 考核表,分管单位预算与执行情况表 职责 七 职责表述:完成上级领导交办的其他任务 任职资格: 专业要求 工民建、企业管理相关专业 工作经验 5年以上工作经验,3年以上房地产招采工作经验,2年以上部门正职管理经验 知识要求 具有房地产开发、招投标、合同法等知识,了解建筑材料、施工基本知识 技能要求 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和办公设备,具备基本的网络知识 资格证书 其他要求 认同公司企业文化,有亲和力,工作细致,思考全面,善于沟通,具有良好的协调能力,较高的商务谈判技巧,具有较强的执行力 招采部主管岗位说明书 岗位名称 招采部主管 所在部门 采供部 直接上级 招采经理 直接下级 采购员、资料员 岗位定员 1 所辖人员 岗位职责概述:负责组织甲供材料、设备采购工作;安排本部门内部工作,制定用款计划,安排市场信息调研 职责与工作任务: 职 责 一 职责表述:在部门负责人的指导下严格遵守规章制度并监督执行情况 工作 任务 执行并监督公司甲供材料、设备的采购管理办法执行情况 执行并监督公司材料、设备信息管理规定和有关工作规范 所需记 录文档 采供部管理制度 职 责 二 职责表述:负责制定并执行部门工作计划 工作 任务 根据公司发展战略和年度计划,拟定设备、材料采购工作计划,以及相应的资金计划,报上级审批 监督各项计划的执行情况,并总结汇报 所需记录文档 采购计划、用款计划、计划执行总结 职 责 三 职责表述:组织调查甲供材料、设备的市场行情,收集供应商的信用、产品资料等信息,建立相关的数据库 工作 任务 组织调查建筑工程材料、设备的市场行情,并及时进行记录 收集供应商的资质、实力、信誉等信息,建立合格供应商数据库 所需记录文档 供应商信息、合格供应商数据库 职 责 四 职责表述:组织甲供材料和设备的采购招投标工作 工作 任务 根据项目开发计划要求,拟订材料设备采购招投标工作计划 负责组织协调招标文件的编制工作,准备材料,报招标评审小组评审 负责与投标单位联系接洽,向投标单位发放招标书、设计图纸、技术资料,组织现场踏勘和答疑 负责组织开标和评标工作 参与评审投标文件,办理并发送中标通知书 组织与中标单位的商务洽谈工作 组织拟定合同文本,并组织合同的会签工作 办理合同公证 所需记录文档 招标计划、招标文件、考查记录、中标通知书、合同 职 责 五 职责表述:组织办理甲供材料、设备采购事宜 工作 任务 根据项目计划要求,拟定甲供材料、设备的采购计划、资金配套需求计划 组织调研甲供材料、设备的市场行情,对甲供材料、设备的技术质量指标、价格、售后服务等各方面进行分析和比较 组织并参与采购洽谈,拟订甲供材料、设备采购合同 负责办理材料、设备采购事务,并保证及时供应到位 负责协调处理甲供材料、设备采购合同变更、质量纠纷等事务 所需记录文档 采购计划、用款计划、价格比较表、厂家选型会签单、采购合同 职 责 六 职责表述:负责协助经理做好部门内部管理工作 工作 任务 负责指导下属员工制定阶段工作计划,并监督执行 负责协助内部员工队伍建设,包括选拔、配备、培训、考核评价本部门人员 定期与员工进行沟通交流 负责部门内工作任务分工,合理安排人员 负责控制本部门预算,降低费用成本 协调采供部与其它部门的关系 所需记录文档 下属员工工作计划汇总表,考核表,部门内部培训记录,部门预算与执行情况表 职责 七 职责表述:完成上级领导交办的其他任务 任职资格: 专业要求 工民建、企业管理相关专业 工作经验 5年以上工作经验,3年以上房地产采购工作经验,1年以上管理经验 知识要求 具有房地产开发、招投标、合同法等知识,了解建筑材料、施工基本知识 技能要求 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和办公设备,具备基本的网络知识 资格证书 其他要求 认同公司企业文化,有亲和力,工作细致,思考全面,善于沟通,具有良好的协调能力,较高的商务谈判技巧,具有较强的执行力 采购员岗位说明书 岗位名称 采购员 所在部门 招采部 直接上级 招采部经理 直接下级 岗位定员 所辖人员 岗位职责概述:负责调查甲供材料市场行情,协助上级开展洽谈和采购工作;办理有关招投标具体事务;协助上级领导签订采购合同,组织货物验收及付款 职责与工作任务: 职 责 一 职责表述:调查甲供材料的市场行情,收集供应商的信用、产品资料等信息,建立相关的数据库 工作 任务 组织调查建材的市场行情,并及时进行记录 收集供应商的资质、实力、信誉等信息,建立合格供应商数据库 所需记 录文档 市场信息、合格供应商数据库 职 责 二 职责表述:负责办理甲供材料采购供应具体事务 工作 任务 根据项目计划要求,拟订甲供材料的采购计划、资金配套需求计划 负责调查甲供材料的市场行情,对甲供材料的技术质量指标、价格、售后服务等各方面进行分析和比较 参与采购洽谈,拟订甲供材料采购合同 办理设备采购事务,并保证及时供应到位 根据合同规定安排付款 协调处理甲供材料采购合同变更、质量纠纷等事务 所需记录文档 采购计划、用款计划、价格比较表、选型会签单、合同及合同会签单、到货记录、付款申请单 职 责 三 职责表述:办理甲供材料采购招投标事务工作 工作 任务 参与招标文件的编制工作 与投标单位联系接洽,向投标单位发放招标书、设计图纸、技术资料,组织现场踏勘和答疑 办理并发送中标通知书 参与与中标单位的商务洽谈工作 草拟合同文本 办理合同公证 所需记录文档 招标文件、资料发放清单、洽谈意向记录、合同、公证记录 职责 四 职责表述:完成领导交办的其他工作 任职资格: 专业要求 工民建相关专业 工作经验 3年以上工作经验,1年以上建材采购经验 知识要求 具有房地产招投标、合同法等知识,了解土木建筑基本知识 技能要求 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和办公设备,具备基本的网络知识 资格证书 其他要求 认同公司企业文化,掌握商务谈判技巧,工作细致,思考全面,善于沟通,具有良好的语言与书面表达能力 资料员岗位说明书 岗位名称 资料员 所在部门 招采部 直接上级 招采部经理 直接下级 岗位定员 所辖人员 岗位职责概述:遵从技术、经济规律和政府政策法规,遵守公司各项规章制度,在采供部经理领导之下,负责采供部资料管理、文书传递工作 职责与工作任务: 职 责 一 职责表述:负责材料设备信息收集管理 工作 任务 负责收集、整理并熟知政府对材料设备的管理规定 熟知各类材料设备的市场信息和新产品动向,建立各类产品的信息库 所需记 录文档 材料、设备信息库 职 责 二 职责表述:负责供应商信息的收集与整理,建立供应商数据库 工作 任务 负责供应商管理制度的制定完善 根据部门领导要求,收集所需要的供应商信息 整理供应商提交的资质文件,并进行审核 配合部门经理对供应商进行分级评估,对评估后的供应商分类管理 建立供应商数据库并随时更新 所需记 录文档 供应商管理制度、供应商数据库 职 责 三 职责表述:负责统计材料、设备采购量,核算价格,编制付款计划 工作 任务 核对供货票据和款项,核实价格 汇总统计当月购进的设备、物资总额 协调供应商核对往来帐务,为供应商办理清户手续 编制下月付款计划 所需记 录文档 设备、材料采购统计表,付款计划 职 责 四 职责表述:负责部门文档资料管理 工作 任务 负责对市场资料和投标书进行归类管理 负责招标文件和合同文本管理; 对部门的书籍、收发文进行管理 负责收集和整理材料设备的全套资料和厂家的资质文件,在需要时移交工程部,本部门备份 所需记录文档 文档借用登记簿、公文收发登记簿、书籍登记簿、资料交接单 职 责 五 职责表述:负责地产项目所有档案管理工作 工作 任务 负责地产项目所有归档档案的及时分类汇总,安全存放保管 按公司档案管理制度执行档案的借阅、收缴 所需记录文档 档案管理明细、档案借阅登记簿 职 责 六 职责表述:负责部门会议 工作 任务 负责部门会议的人员组织、会场布置、设备调试 负责部门会议的记录和整理 职 责 七 职责表述:负责本部门易耗品的申领和公共资产的维护 工作 任务 负责办公用品、清扫工具的申领 负责本部门固定资产的管理及协助行政部门的盘点 负责本部门公共设施设备、固定资产的检查、维护、及时报修, 做好部门的后勤保障 职 责 八 职责表述:负责本部门其他日常事务及行政事务的处理及沟通 工作 任务 负责本部门费用单据的整理及经部门负责人审批后转至行政部门 负责本部门日常考勤统计,根据行政部门要求进行日报月报 负责本部门所辖卫生区域的维护管理 负责培训本部门人员使用公司办公自动化软件,并协助操作 负责本部门学习培训资料的整理汇总保存 职责 九 职责表述:完成领导交办的其他工作 任职资格: 专业要求 建筑相关专业 工作经验 1年以上相关工作经验 知识要求 具有档案管理、文秘知识 技能要求 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和办公设备,具备基本的网络知识 资格证书 其他要求 认同公司企业文化,工作细致,思考全面,善于沟通,具有良好的语言与书面表达能力 仅供参考 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    文***享

    贡献于2020-10-18

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