《浅谈秘书交际礼仪的特点和功能》


    《浅谈秘书交际礼仪的特点和功能》 摘 要 秘书交际礼仪是秘书在工作中不可缺少且非常重要的一部分,在秘书工作中有着举足轻重的地位。本文以秘书交际礼仪的特点和功能为研究对象,来研究秘书交际礼仪的特点以及特点所特有的功能。本文简单阐述了秘书交际礼仪的含义,发展的背景及现状,重点讲述了秘书交际礼仪的特点及其特点所起的功能。 关键词;秘书交际礼仪;特点;功能 Abstract Secretary communication etiquette is indispensable in secretary at work and very important part of, has a pivotal position in the secretary job.Secretary based on the characteristics of the communication protocol and the function as the research object, to study the characteristics of communication protocol, and secretary features unique functions.This article simply expounds the secretary the meaning of social etiquette, development background and present situation, focuses on the characteristics of secretary communication protocol and its characteristics of function. Key words:Secretarial communication and etiquette; Characteristic; function 目 录 TOC \o “1-3“ \h \z \u 摘 要 I Abstract II 目 录 II 前言 2 一、辅助性特点 2 (一)有辅助性特点的原因 2 (二)辅助性特点所起的塑造形象功能 2 二、协调性特点 2 (一)有协调性特点的原因 2 (二)协调性特点所起的协调关系功能 2 三、规范性特点 2 (一)有规范性特点的原因 2 (二)规范性特点所起的规范行为功能 2 四、发展性特点 2 (一)有发展性特点的原因 2 (二)发展性特点所起的提高素质功能 2 五、尊重性特点 2 (一)有尊重性特点的原因 2 (二)尊重性特点所起的激发动力功能 2 结 语 2 参考文献 2 谢 辞 2 前言 所谓秘书交际礼仪,是秘书在与人交往的过程中必须遵守的行为规范,这种行为规范是秘书对交际对象的一种尊重与友善,是调节秘书与人交往的关系、效果、行为举止所遵守的准则,是秘书进行交际的润滑剂,体现为秘书与人交往时所表现的言行举止和个人的仪容仪表与体态 。具体包括日常交际礼仪、秘书个人礼仪、秘书接待礼仪、办公室礼仪、会务工作礼仪、旅游与宴请礼仪、商务活动礼仪、习俗礼仪等等。秘书交际礼仪包括礼节和程序两个方面,礼节就是秘书在交际中应有的礼节,而程序是秘书在交际过程中先做什么、后做什么的要求。一般来说,秘书在交往活动中对礼节的要求相对严格,对程序的要求比较宽松。早在原始部落形成时期,秘书工作就已产生,与此同时,秘书随着秘书工作的产生而产生。从上世纪八九十年代开始至今,秘书已逐渐发展成为一种与其它社会职业同等重要的一种社会职业,尤其是随着我国改革开放的步伐,秘书行业日益发展。秘书在工作中是中心枢纽,要与各式各样、不同类型的人进行交际,因此,对秘书来说秘书交际礼仪十分重要。秘书交际礼仪是秘书在工作中不可缺少且极其重要的一部分,在秘书工作中发挥着不可替代的作用。它是秘书必备的素质之一,也是一种修养和技能,是秘书在工作中必须遵守的行为规范。随着世界经济的全球化发展,各国的交往越来越频繁,秘书交际礼仪也逐渐向国际化发展。本文试从秘书交际礼仪的特点以及特点中所反映的功能来分析秘书交际礼仪的特点和功能对秘书和组织的重要作用,这对我们今后在秘书交际礼仪方面的研究具有不可估量的作用。 一、辅助性特点 (一)有辅助性特点的原因 秘书在工作中单纯的仅仅靠语言来工作是行不通的,必须要通过秘书交际礼仪来辅助进行工作,秘书在工作中离不开秘书交际礼仪,只有用秘书交际礼仪来辅助秘书工作,才能达到预期效果,它和秘书工作是相辅相成的,秘书交际礼仪贯穿在整个秘书工作中,因此,秘书交际礼仪具有辅助性的特点。 (二)辅助性特点所起的塑造形象功能 秘书工作的特殊性决定秘书在工作中必须用秘书交际礼仪来辅助运用进行工作,因此,秘书交际礼仪的辅助性十分重要。 秘书辅助领导决策的方法有很多种,用秘书交际礼仪来辅助领导决策是其中的一种方法。在一个组织中,领导是龙头,是命令决策者,秘书是辅助执行者,辅助领导决策是秘书工作的重要组成部分之一。领导代表的是整个组织,是权利的象征,所以在工作行事中必须有相关的交际礼仪来陪衬。而秘书又是辅助领导决策的,秘书的工作必须围绕领导的需要而展开工作,因此,秘书需要认真细致的安排各种交际礼仪事项,恰当的用秘书交际礼仪来辅助进行工作会使领导在行事过程中处于主动地位,实现预期理想的效果,且能体现出领导的能力,更为组织塑造了良好的形象。如秘书事先将与对方会晤的时间、地点安排好,打扫干净会客厅,准备好茶水和相关文件资料,这些细致周到的秘书交际礼仪的辅助安排使对方心情愉快,内心感受到一种被尊重的舒服感,从而会使组织得到对方的认可,为组织塑造了初步良好的印象。 秘书交际礼仪的辅助运用在公关活动中也能塑造良好的组织形象。秘书交际礼仪不仅仅只是对交际对象的尊重和职业要求,在公关活动中,秘书交际礼仪是公关活动的重要辅助手段,秘书交际礼仪在公关活动中起着极其重要的辅助作用,秘书的言谈话语,行为举止都离不开秘书交际礼仪。在公关活动中,秘书是组织的代表,是组织的门面,秘书的交际礼仪反应组织的工作作风和领导的能力与水平,同时也反映着组织的形象,因此,秘书辅助运用得体的秘书交际礼仪在公关活动中能塑造组织的良好形象。如秘书在公关活动中认真、热情、坦诚地与人沟通交流,这些良好的公关交际礼仪辅助为组织塑造了良好的形象。在公关活动中,秘书的一切行为举止都反应着组织的形象,良好的形象是组织无形的宝贵财富,塑造良好的形象也是组织长期追求的目标,也是最终目标,因此,秘书可以通过秘书交际礼仪辅助应用来塑造良好的组织形象,赢得业界的信任与认可。 秘书交际礼仪的辅助运用对于秘书个人形象的塑造也至关重要。秘书的个人形象就是交际对象在与其交往的过程中通过视觉、听觉等各种感官器官在大脑中形成的对秘书的整体印象。作为一名秘书,在与人交往的过程中必须要时刻注意自己的形象,秘书在交往中如能把秘书交际礼仪恰当得体的辅助运用,就会留给对方良好的印象,获得别人的认可与赞赏,不仅体现出个人的内在职业修养,而且无形中使自己的形象得到塑造。如秘书代表领导去拜访某人,通过服饰、言谈、举止等秘书交际礼仪的恰当辅助运用,就会使别人记住“某公司有个好秘书”,而不是“秘书在某公司”。秘书如能恰当的用秘书交际礼仪来辅助工作,就能走进他人的内心深处,密切与他人的关系,产生难以估量的效果,使自己的个人形象也得到了很好的塑造。 秘书在交际的过程中,必须用秘书交际礼仪来辅助进行工作,这样,既能塑造组织和秘书个人的双重良好形象,所以,秘书交际礼仪的辅助性特点起着塑造形象的功能。 二、协调性特点 (一)有协调性特点的原因 秘书由于其工作的特殊性和地位的特殊性,处在整个组织的关键位置,是内外部联系的中心纽带,既要把领导的决策传递给组织下部和外部,又要把组织下部和外部的情况及时传递给领导,在这个传递的过程中,必须要用秘书交际礼仪来协调,才能使双方都达到心里满意认同的效果,因此,秘书交际礼仪具有协调性。 (二)协调性特点所起的协调关系功能 秘书的职责决定秘书在工作中必须发挥协调作用,秘书工作又离不开秘书交际礼仪,在上下协调、平行协调、内外协调中必须应用秘书交际礼仪,因此,秘书交际礼仪的协调性显得尤为重要。 秘书交际礼仪所特有的协调性首先能协调秘书与领导的关系。秘书在工作中,首先必须要协调好与领导的关系,而在这其中秘书交际礼仪就是最有效的“协调剂”。秘书是辅助领导处理各种大小事务的人员,是专门为领导服务的,如收发文件、接待来宾、安排组织的年度总结大会,在这些大量工作中,秘书和领导相处的时间会很长,因为在一起相处的时间过长,秘书稍微不注意就会影响到与领导的关系,有时,秘书会因为与领导的特殊关系而产生一种傲娇心里,得意忘形,为所欲为。而恰当适时的秘书交际礼仪可以协调秘书与领导的关系,使秘书与领导之间关系融洽,和谐相处,也使秘书做事谨慎有分寸,在工作中找准自己的位置,正视自己的位置,不越权,不忘乎所以,无论任何事情都有一个度,做事恰当好处,尊重领导,做好自己的本职工作。秘书是领导的辅助者,只要在工作中,秘书和领导几一直处在一起,但这并不意味着秘书有特权,可以和领导毫无顾忌的相处,因此,必须要用秘书交际礼仪来协调与领导的关系,礼仪自古以来就有别异的作用,秘书交际礼仪也不例外,恰当的秘书交际礼仪可以使秘书与领导的关系更加密切,协调了与领导的上下级关系,相互之间更加信任,工作更加密默契。如当领导不在时遇到来访者,秘书只是负责热情真诚的招待来访者,不过问来访者向领导反应的情况,等待领导回来。适当的秘书交际礼仪可以帮助秘书规范自己的行为举止,在做好自己本职工作的同时也让自己的品德与信誉得到别人的认同与赞赏。 其次,秘书交际礼仪所特有的协调性能协调领导与职员的关系。秘书作为组织的枢纽,在上情下达、下情上达的过程中,领导和各部门之间难免会产生误解,各部门职员可能会对领导产生抱怨,领导也可能会对职员产生误会,这时,秘书交际礼仪尤为重要,秘书在工作中如能充分发挥秘书交际礼仪,就能协调领导与职员的关系,使领导和职员处在同一战线,共同为实现组织的目标而努力。如职员对领导制定的新政策不满而对领导产生抱怨,这时,秘书运用其特有的交际礼仪细致耐心的为职员解释新政策,说明新政策带来的利益,然后向领导说明职员因为没有完全理解政策才会有一些想法,现在职员已了解了新政策,使领导心中的怒气消除。恰当的秘书交际礼仪协调了领导与各部门职员的关系,消除了隔阂。 使领导与各部门职员团结一致,共同向目标奋进。 秘书交际礼仪所特有的协调性还能协调组织内部成员之间的关系。组织是一个由众多元组成的大家庭,每一位成员都有自己的价值观、世界观、人生观,由于各方面的差异,员工之间必然会产生冲突、摩擦,但是,如果秘书能充分发挥秘书交际礼仪的协调性,就会协调成员之间的关系,缓解矛盾。 除此此外,在与组织外部的交往中,良好的秘书交际礼仪是一个润滑剂,它所特有的协调性可以协调组织与外部的关系,如A公司的新经理刚上任,B公司的秘书马上为经理给A公司的经理写了一封热情真挚的祝贺信,两家公司之前因为利害关系而产生的冲突消除,缓解了两家公司的矛盾和不和谐的关系。秘书如能把秘书交际礼仪的协调性充分发挥,就会缓解不同的矛盾与关系。 秘书在工作中,必须用秘书交际礼仪来协调而展开工作,这样,能协调各方面的矛盾,所以,秘书交际礼仪的协调性的特点起着协调关系的功能。 三、规范性特点 (一)有规范性特点的原因 秘书是专门辅助领导的,协助领导处理各种工作与事务,如安排会议、管理印章、收发文件等等,这些都是极具严格性的工作,不能有丝毫差错,秘书必须要用秘书交际礼仪规范来沟通、联络、协调。其次,秘书交际礼仪本身就是对交际对象表达的尊敬,既然是一种含有尊重性的交际礼仪,自然是规范的,因此,秘书交际礼仪具有规范性的特点。 (二)规范性特点所起的规范行为功能 秘书交际礼仪是秘书在工作中必须遵守的行为规范,合乎规范的秘书交际礼仪对秘书和组织都十分重要。 一方面,合乎规范的秘书交际礼仪能规范秘书的行为。古人说过:“不学礼无以立,人无礼则不生,事无礼则不成,国无礼则不宁”,礼仪从古到今都十分重要,秘书交际礼仪也同样如此重要。秘书的工作既有公务性,又有私人性,有时代表的是组织,有时代表的是个人,所以一切的行为举止、言辞话语都必须合乎秘书交际礼仪规范,合乎规范的秘书交际礼仪对秘书产生一种有效的规范力,规范着秘书的一切行为,使秘书的行为举止、言辞话语都合乎秘书交际礼仪规范。如秘书见到客人,首先必须问候“您好,很高兴认识您”。 秘书是组织的窗口,在工作中要与形形色色的人打交道,其中与人交谈是秘书工作的重要组成部分之一,是工作中不可缺少的一项工作,秘书在交谈过程中必须合乎秘书交际礼仪规范,合乎规范的秘书交际礼仪规范着秘书在交谈中的行为,比如交谈的态度要认真诚恳、交谈的语言通俗易懂,不能咬文嚼字、交谈的环境要清静、交谈的行为举止要得体。合乎规范的秘书交际礼仪规范着秘书的行为,应该怎样做,不应该怎样做,使之一切的工作都符合自身的职业,秘书不是一般的普通工作人员,而是组织的枢纽,因此,任何行为都必须合乎秘书交际礼仪规范。秘书交际礼仪是秘书在工作中约定俗称的一种对他人尊重的表现形式,它也规范着秘书的日常行为,秘书不能把按照自己的意愿随心所欲,如秘书在穿着方面遵循的TOP原则,与时间、地点、目的相协调。 秘书是承上启下、沟通左右、联系内外的枢纽,在这个过程中,如果少了合乎规范的秘书交际礼仪,就有可能会造成工作上的被动,甚至影响组织的形象,合乎规范的秘书交际礼仪也规范着秘书的与会行为,使之行为符合与会活动礼仪,如秘书在与会过程中必须将手机调为静音状态、不接打电话、不随便出入,这些都是合乎规范的秘书交际礼仪,规范着秘书的与会行为。合乎规范的秘书交际礼仪规范着秘书的行为,对秘书的行为有一种有效的约束与控制。 另一方面,合乎规范的秘书交际礼仪也规范着组织其他人员的行为。秘书是领导身边最贴身、最有说话力度的助手,作为领导最信任的协助者,必然有一定的影响力。因此秘书规范的言行举止会影响组织的其他人员,他们或多或少会效仿秘书的一些行为,所以合乎规范的秘书交际礼仪在规范秘书行为的同时也规范着组织其他人员的行为,从而带动整个组织的行为都符合规范。 秘书在工作的过程中,必须用合乎规范的秘书交际礼仪,这样就能规范自己的行为,为组织其他人员的行为规范做一个范例,从而带动整个组织的行为规范,所以,秘书交际礼仪规范性的特点起着规范行为的功能。 四、发展性特点 (一)有发展性特点的原因 近几十年来,随着改革开放的大门打开,社会经济得到了快速发展,我们处在了一个全新的时代,礼仪也随着时代的发展而发展,秘书交际礼仪是礼仪中的一部分,因此,秘书交际礼仪也同样随着社会的发展而不断发展,秘书一直处于工作的最前沿,自然要时刻关注秘书交际礼仪的发展并且学习秘书交际礼仪方面的新知识,使秘书交际礼仪向符合社会发展而发展,因此,秘书交际礼仪具有发展性的特点。 (二)发展性特点所起的提高素质功能 秘书由于其工作和地位的特殊性,所以,在这个经济社会快速发展的全新时代,秘书交际礼仪也应向时代发展,而且在这发展的过程中,对秘书和组织产生了很大的影响。 秘书交际礼仪的发展能促进秘书自身素质的提高。秘书交际礼仪随着经济、政治、文化的快速发展,秘书行业也日益发展,秘书作为领导的助手,其言行在一定意义上代表领导和组织,所以,在这个经济全球化的全新时代,秘书必须跟随时代的步伐,学习秘书交际礼仪符合当前社会发展的新东西。学习秘书交际礼仪知识,首先能促进秘书自身素质的提高。秘书在不断的学习过程中,掌握了新的且符合当前社会发展的秘书交际礼仪,了解了更多的专业知识,在实际的操作中不断实践、学习和运用,从而无形中促进了秘书素质的提高。比如秘书在学习如何在现代经济全球化的形势下与别的国家进行交流,在这实际学习的过程中,掌握了对外交流的秘书交际礼仪,进而在实践中运用,从而无形中提高了秘书自身的素质。秘书交际礼仪是秘书综合素质的体现,是衡量秘书职业素质的标准,在学习秘书交际礼仪和运用秘书交际礼仪的过程中,使自己的言行都符合自身的职业要求同时也提高了秘书的思想素质。秘书是为领导服务的,所以学习秘书交际礼仪不仅仅是自身职业的需要,还是领导的需要,在这个过程中,秘书会形成一种为别人着想、为别人考虑、站在别人的角度、有限考虑他人的正确观念,从而使自己的思想素质提到一个新高度。 其次,秘书由于其地位的特殊性决定秘书交际礼仪的发展还能提高整个组织的素质。由于秘书交际礼仪的发展,秘书在学习符合社会发展的秘书交际礼仪不仅能提高个人的素质,还能提高整个组织的素质。秘书是组织中的一个桥梁和纽带,在整个组织中是一个协调者和中间者,要与组织各部门的人打交道,有时需要与各部门的人一起工作,在这个过程中,秘书如果表现得极具素质,就会影响到每一个人,他们会以秘书的行为来审视观察自己,和秘书做一个对比,在某些方面如果有欠缺,就会激励他们向秘书学习,如果每一个员工都这样,就能带动提高整个组织的素质。如秘书将要与组织各部门的代表一起与外宾进行商洽,秘书为了无障碍的与外宾进行交流,每天练习口语和学习对外交流的秘书交际礼仪,而其他人员也是这其中的一份子,自己的言行也能体现组织的素质,因此,其他员工会以秘书的标准来调整自己的言行,而其他员工代表又会影响组织各部门的每一位员工,进而提高了组织的整体素质。 因此,秘书交际礼仪的发展能让秘书不断学习,在提高自身素质的同时也提高了整个组织的素质,所以,秘书交际礼仪发展性的特点起着提高素质的功能。 五、尊重性特点 (一)有尊重性特点的原因 秘书交际礼仪的含义就是秘书在工作中表达的对交际对象的尊重与友好的规范行为,它是秘书工作的重要组成部分,从自身的含义看,它就有尊重性的特点,因此,秘书交际礼仪具有尊重性的特点。 (二)尊重性特点所起的激发动力功能 由于秘书交际礼仪本身具有尊重性,因此,当它被充分发挥运用时,就能产生非常大的影响。 一方面,秘书交际礼仪本身含有的尊重性能激发秘书内在的动力。秘书是帮助领导处理各种大小事务并辅助领导进行决策的人员,因此,秘书的任何言语行为都要符合自己的身份,而言语行为要符合职业特征就离不开秘书交际礼仪,秘书交际礼仪本身体现的就是秘书对他人的尊重。秘书在与领导相处的过程中,如能把秘书交际礼仪拿捏运用得当,能体现出对领导的尊重,从而受到领导的关注与重视,得到领导的提拔,使自己内心得到一种被肯定的感觉,更有信心、更努力的为领导做好协助工作,从而激发自己内在的动力,处理好领导交代的各项工作与任务。秘书作为领导的左右手,在与领导相处的过程中,一定要运用秘书交际礼仪,这样才能做到有退有进,才能充分体现出对领导的尊重,维护了领导的尊严,从而使自己得到领导的认可,领导才能把工作交给自己,进而最大限度的激发自己的内在动力,与领导共同解决好组织出现的问题。如秘书与领导一起参加宴会,等领导与别人认识交谈后,才做自我介绍。恰当得体的秘书交际礼仪自然而然的表达了对领导的尊重,使自己得到领导的认同赞赏,无形中使自己的心情有一种愉悦的快感,进而更加努力的工作,激发自己潜在的动力。 秘书交际礼仪本身含有的尊重性一方面可以激发秘书自己的动力,另一方面也可以激发组织其他人员的动力,使秘书与组织各部门的人员同心协力,共同处理好领导交代的各种事项,推动组织向更好发展的巨大动力。秘书是与领导最接近的工作人员,有时难免会因与领导的特殊关系而产生一种骄傲得意的过度心里,把组织的其他人员不放在心里,甚至可能会打压别人。在与同事相处的过程中,如能把交际礼仪恰当的运用,就能体现出对同事的尊重与真诚相待,同事也会因为受到尊重而内心心情愉悦,工作更加积极热情,从而激发出强大的动力,促进秘书与其他人员的相互尊敬、相互理解、相互体谅,一起为组织的目标而努力工作。如同事因为家事而无法专心工作,秘书能换位思考,为对方考虑,且适时、诚恳地提出自己的见解与意见,这些秘书交际礼仪表达了秘书对同事的尊重与关心,让同事内心得到一种温暖的关怀与安慰,即使在有困难的处境下也能安心的工作,从而更有力的激发了他们的动力。 因此,秘书交际礼仪自身含有的尊重性在激发秘书动力的同时激发了组织其他人员的动力,进而激发整个组织的动力,使之共同努力,所以,秘书交际礼仪尊重性的特点起着激发动力的功能。 结 语 秘书交际礼仪就是对交际对象表达的尊重与友好,且有辅助性、协调性、规范性、发展性、尊重性等特点,且不同的特点对秘书和组织有着不同的功能,辅助性特点有塑造形象的功能、协调性特点有协调关系的功能、规范性特点有规范行为的功能、发展性特点有提高素质的功能、尊重性特点有激发动力的功能。 参考文献 [1]姜爽,赵莹.秘书学[M].北京:北京大学出版社,2010:2. 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    文档贡献者

    王旺今朝

    贡献于2020-09-10

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