档案理手册
档案理手册( 试行版)
目 录
分类方案
11档案分类方案
12档案分类 档范围保期限表
二 理办法
21 档文件整理方法
22 员工事档案理办法
23 建设工程档案理办法
24 声档案理办法
25 会计档案理办法
三 规章制度
31 档案保密制度
32 档案保制度
33 档案统计制度
34 档案利查阅制度
35 档案鉴定制度
36 档案销毁制度
37 档案库房理制度
38 档案防火安全制度
39 档案理工作流程
四
附表 案卷封面
附表二 卷文件目录
附表三 备考表
附件四 声档案目录
附表五 案卷封面
附表六 卷目录
分类方案
11档案分类方案
111目
加强————公司档案工作整体建设科学化 规范化 标准化理 促进档案信息开发利 根企业档案理规定 档案资源更公司生产营服务 结合档案理工作实际情况 特制定分类方案
112适范围
方案适——————集团部档案分类整理 组织案卷排架理 子公司( 版块) 档案分类基参执行
113定义
( 1) 企业档案指企业生产营理活动中形成国家 社会企业保存价值种形式文件材料
( 2) 类号指类目标识符号表示类目分类体系中位置排列序
114理职责
( 1) 公司行政部负责制定企业档案分类方案
( 2)属子公司参执行企业档案分类方案
115分类原
( 1) 企业档案分类原企业全部档案象 企业理职 结合企业档案构成容形成特点 保持档案间机联系 满足企业档案分类理需 适考虑发展需 具定包容性延伸性 便科学理开发利
( 2) 企业档案分类办公职基础 类目设置考虑企业档案实际情况便理利 方案设二级类目二级类目设置 根关规定实际情况行调整
116类目设置
( 1) 企业档案分类设置五级类目 行政理类 营理类 建设工程类 会计档案类 特殊载体级类目应保持稳定 变动
( 2) 企业档案分类二级类目企业理职档案特点设置档案分类 档范围保期限表中设二级类目企业档案分类基二级类目 般予变动
( 3) 二级类目设置 子公司根关规定身实际 参档案分类 档范围保期限表中基范围行确定 般宜超三级
( 4) 类目级位表示位隶属关系档案数量少单位 分级二级类目没档案实体类目空号
117分类方法
( 1) 行政理类档文件采 问题—年度—保期限进行分类
( 2) 营理类二级类目工程程序设置 三级类目建设项目先设置
( 3) 建设工程类二级类目工程开发先序设置
( 4) 会计档案类二级类目文种设置
118标识符号
( 1) 企业档案分类中类目标识符号 律采阿拉伯数字标识
( 2) 公司企业档案分类级类目阿拉伯数字标识
行政理类 0
营理类 1
建设工程类 2
会计档案类 3
特殊载体 4
119档号编制排列
( 1) 文书立卷文件级排列 示例 0．2 1
| | | | 案卷序号
| | | 年度
| | 二级类号
| 级类号
( 2) 文书外分类体系排列 示例 1 2 41
| | | | 卷序号
| | | 三级类号
| | 二级类号
| 级类号
( 3) 行政理类档文件件单位进行整理 编号排列方法
①档文件分类方法低级类目 事结合时间 重程度等排列会议记录 纪等成套性文件集中排列
②档文件分类方法排列序逐件编号 文件首页端空白位置加盖档章填写相关容
( 4) 营理类 建设工程类编号排列方法
①均采类流水分属类排列方法 二级类目项目开发先序编号排列
②均考虑案卷保期限年度特征 维护文件材料系统完整性 便统计 鉴定 利等工作
( 5) 会计档案类编号排列方法
①类分属类编号排列 会计档案类分财务报表 帐簿 证 等四二级类目序排列 二级类目分年度序排列
②案卷编号排列采属类年度流水编号
( 6) 类档案案卷排列 均该类档案分类编号体例次排列 类案卷序排列企业档案形成规律利特点 方便提供利 保持档案机联系成套性原 够采取灵活排列方法 必须做系列规律 井然序
12档案分类 档范围保期限表
级
类
类目
编号
类目名称
基范围
保
期限
备注
行
政
理
类
0
股权理
1 公司章程修正案
2 股东会 董事会 监事会形成种决议 决定
3 股结构相关权益确定调整 股东红利分配等
永久
4 董事长出具授权委托书 证明 函等
视文件效期限
权证
1 非现行营业执 组织机构代码证 商标证 税务登记证 资质证书工商资质申报资料
永久
企业革
企业机构设置 撤 名称变更 组织革 事记
永久
行政文件
1 公司级单位报送行政类请示批复 现级单位函等 支级请求报告批复等
2 企业外单位法律纠纷诉讼案资料 劳动合纠纷案件资料等
3 规章制度 规范性文件 级单位发规范性文件
长期
4 外单位签订行政类合 协议
5 公司发文
短期
会议活动
1类会议 文娱活动通知
短期
2 政府重领导 知名事视察企业题词 3总办公会议记录 纪
3 重行政专题会议纪 记录
长期
资产设备
产权房产证 土证原件( 复印件) 购房协议
2固定资产购置租赁审批 登记卡( 簿) 清单 说明书 交接证
永久
3房屋租赁合
长期
事劳资
1 员工名册( 月) 公司免文件
永久
2 员录 转正 调配 退休 考核晋升等申批记录 聘 奖惩文件
长期
3 劳动工资年报 分配方案 员工职称 社保材料
级
类
类目
编号
类目名称
基范围
保
期限
备注
4员工教育培训记录
短期
营
理
类
1
综合类
1贷 担保 信合( 资金类)
长期
2企业宣传册 刊物 产品楼书 广告 宣传报道定稿样
3产品定价 调价请示批复
4类统计报表
永久
5区交接验收记录 交接明细表
6重投诉处理记录 客户关系理记录
长期
7营销策划书 展会等促销活动记录 购房优惠审批记录 房屋交货验收记录
短期
销售合类
1商品房买卖合 商品房补充协议 车库买卖合 协议等
2产品说明书
3质量保证书
4明码标价书等
永久
建
设
工
程
类
2
建设工程
1公司开发楼盘竣工资料竣工图( 电子文档)
2建工程前期工程施工步系列资料
3市政工程招投标资料 竣工资料竣工图
( 电子文档)
永久
会
计
档
案
类
3
会计档案
1会计证类 会计账簿 财务报表 财务相关制度等
2审计报告 清算资料 会计年度预结算 种类统计月 年报分析 企业年检报告 成理材料 济核算材料等
保期限求
特
种
载
体
类
4
声档案
1 政府重领导 知名事视察公司形成声资料
2 公司关员参加外界组织重会议 会见外事活动形成声资料
3 公司组织重会议 活动 赛 表彰等形成声资料
记录公司重项目 典楼盘建设竣工声资料 楼盘调研资料
4 公司广告宣传活动 产品推荐会声资料
5 公司次总办会录音资料等
永久
级
类
类目
编号
类目名称
基范围
保
期限
备注
特
种
载
体
类
电子档案
1 公司OA系统中形成永久长期类文件( 纸质文件)
2 工程建设中形成材料
3 公司种数文件
4 公司设备运行中需操作系统
5 公司重外事 文娱活动 产品宣传活动中形成材料
6 公司次总办会PPT
永久
实物档案
种荣誉证书 奖状 奖牌 锦旗等
永久
说明表供子公司( 版板) 参考执行 根实际情况行调整行制订
二 理方法
21档文件整理办法
211目
适应档案现代化理需 规范简化档文件整理工作 提高档案工作效率质量 根国家档案局档文件整理规( DAT22 ) 档文件整理工作指南(ISBN7500064446) 结合公司具体情况 特制定办法
212适范围
办法适公司 子公司办公文件档整理
213定义
( 1) 档文件指立档单位职活动中形成 办理完毕 应作文书档案保存种纸质文件材料
( 2) 档文件整理档文件件单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 序化程
( 3) 件指档文件整理单位般份文件件 文件正定稿件 正文附件件 原件复制件件 转发文转发文件 报表 名册 图册等册()件 文复文件
214理职责
( 1) 集团档案室负责档文件整理工作指导 检查
( 2) 子公司职部门负责档文件整理档工作
215整理求整理范围
( 1) 遵循文件形成规律 保持文件间机联系 区分价值 便保利
( 2) 反映单位职活动 具查考利价值文件材料均应整理档执行档案分类 档范围保期限表
216整理
( 1) 质量求
①档文件应齐全完整已破损文件应予修整 字迹模糊易退变文件应予复制
②整理档文件书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护求
( 2) 装订 分类 排列 编号 编目
①装订
档文件应件装订
A装订时 正前 定稿 正文前 附件 原件前 复制件 转发文前 转发文 文复文作件时 复文前 文
B装订时 量保持文件原始面貌采左角装订 应左 侧齐 采左侧装订 应左 侧齐线酸纸封套等符合档案保护求材料
②分类
A档文件企业档案分类方案进行分类 问题—年度—保期限 中问题设级类目
B形成文件数量少 部机构设置简单单位简化分类方案档文件够采年度 机构(问题) 保期限等特征进行分类 述特征结合
C立档单位档文件采种分类方案 全宗应保持分类方案稳定
③排列
档文件应分类方案低级类目 事结合时间 重程度等排列会议文件 统计报表等成套性文件集中排列
④编号
档文件应分类方案排列序逐件编号 文件首页加案卷封面( 见附表) 填写相关容填写档章时应符合档案保护求书写材料
A件数 案卷文件数
B年度 文件形成年度 四位阿拉伯数字标注公元纪年 01月 12月
C保期限 档文件保期限简称代码简称永 长 短 代码Y C D
D页数 件档文件页数文件中图文页面页档文件页码时 需重编 档文件页码时 需编页码般阿拉伯数字 件1开始流水编制 正页编文件右角 反页编文件左角
E档号 文件分类编号
⑤编目
档文件应公司档案分类方案室编件号序编制档文件目录档文件应逐件编目 文复文作件时 复文进行编目档文件目录(见附表二)设置序号 责者 文号 题名 日期 页号 备注项目
卷文件目录 附表二
序号
文 号
责者
题名
日期
页号
备注
A序号 填写卷文件序号文件号
B责者 制发文件组织 文件发文机关署名者填写责者项时全称通简称 部 局 公司等含义明 难判断简称
C文号 文件发文字号填写文号项时应实抄录 省略
D题名 文件标题没标题标题规范 拟标题 外加[ ]号
E日期 文件形成时间 8位阿拉伯数字标注年月日 9月9日 标注 0909
F页号 件档文件页号
G备注 注释文件需说明情况
( 3) 纸张尺寸 编制封面 电子版档
①档文件目录纸幅面尺寸采国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)
②档文件目录应装订成册编制封面 目录编制成册方式分类方案致档文件目录封面设置全宗名称 年度 保期限 机构(问题)等项目中全宗名称立档单位名称 填写时应全称规范化简称
③子公司档案部门应时保存档文件目录电子版 年度单位档文件目录刻制光盘保存
( 4) 装盒
档文件室编件号序装入档案盒 填写档案盒封面 盒脊备考表项目年度 保期限 机构(问题)档文件应放入档案盒 装满盒时 应厚度档案盒解决 文件弯曲受损
① 档案盒尺寸 著录项
A项基原档案盒封面应标明全宗名称档案盒外形尺寸310mm×220mm(长×宽) 盒脊厚度够根需设置20mm 30mm 40mm 50mm等
B档案盒应根摆放方式 盒脊底边设置全宗号 年度 保期限 机构(问题) 起止件号 盒号等项中 起止件号填写盒第件文件件文件件号 中间号连接 盒号 档案盒排列序号 没进馆务企业填写
②备考表( 见附表三)
A．备考表置盒文件 项目包括盒文件情况说明 整理 检查日期
B．盒文件情况说明 填写盒文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况
C．整理 负责整理档文件员姓名
D．检查 负责检查档文件整理质量员姓名( 子公司办公室)
E．日期 档文件整理完毕日期
22 员工事档案理办法
221 总
( 1) 加强公司职工档案理 效保护利档案 提高科学理水 根中华民国档案法关规定 制定规定
( 2) 公司职工档案企业事等部门招 调配 培训 考核 奖惩 选拔等工作中形成关职工历 政治思想 业务技术水 工作表现工作变动等情况文件材料
222 机构职责
( 1) 集团公司职工档案集团公司力资源职机构理子公司( 版块) 职工档案办公室理
( 2) 职工离职 退休 档案原公司( 版块) 手续办妥5日移交集团力资源部保 需装订成册放入专门档案盒力资源部月25号前移交集团档案室保
( 3) 公司职工档案理部门职责
①保职工档案
②收集 鉴整理职工档案材料
③办理职工档案查阅 阅转递手续
④登记职工工作变动情况
⑤关部门提供职工情况
⑥做职工档案安全 保密 保护工作
⑦定期集团档案室移交档案( 指离职 退休)
⑧办理关事项
223 档案容
( 1) 公司职工档案容分类
①履历材料
②传材料
③鉴定 考核 考察材料
④评定岗位技学历材料(包括学历 学位 学绩 培训结业成绩表评定技考绩 审批等材料)
⑤政审材料
⑥参加中国产 青团民派材料
⑦奖励材料
⑧处分材料
⑨招 劳动合 调动 聘 复员退伍 转业 工资 保险福利遇 出国 退休 退职等材料
⑩供企业参考材料
224 职工档案材料编目
卷职工档案必须详细档案材料目录
( 1) 类排列序档案材料目录格式 逐份逐项进行填写
( 2) 类目录 须留出适量空行( 610行) 供补充档案材料时
( 3) 目录填写正确 字迹工整美观
( 4) 填写目录 检查核 做准确误
( 5) 目录栏目填写
①类填写类号汉字 序号阿拉伯数字填写 第类履历材料汉字表示 第类材料第件阿拉伯数字1表示
②材料名称填写根材料题目填写材料名称题目材料 应拟定题目 材料题目长 适简化拟定简化题目 必须确切反映材料容性质特点原材料题目符合实际容 须行拟定题目
③材料形成时间填写般采材料落款标明时间复制档案材料 采原材料形成时间
④材料份数填写份完整材料( 包括正文附件) 份 阿拉伯数字填写
⑤材料页数填写填写材料实际页数
225公司职工档案材料技术加工
便装订 保利 延长档案材料寿命 纸张规 破损 卷角 折皱材料 应进行技术加工方法
( 1) 超出A4规格档案材料 影响材料完整损伤字迹条件 酌情进行剪裁 剪裁材料 须进行折叠折叠时 根材料具体情况 采横折叠 竖折叠 横竖交叉梯形折叠等办法折叠档案材料 保持整案卷整 文字 片损坏 便展开阅读
( 2) 破损 卷角 折皱A4规格档案材料 进行裱糊裱糊衬纸 必须采白纸 浆糊胶水必须防虫蚀 腐蚀纸张 裱糊档案材料晾干 阳光暴晒高温烫烤
( 3) 窄破损未空出装订线档案材料 须加边 保证装订 压字 损害材料容
( 4) 拆档案材料头针 回引针 订书钉等金属品 防止氧化锈毁材料
226公司职工档案材料装订
职工档案材料 必须装订成卷 做案卷整齐 整 装订牢固 具体方法
( 1) 目录置卷首 材料排列序目录相符
( 2) 目录材料核误
( 3) 理齐档案材料材料条件应做四边整齐 条件较差 左边边两边齐
( 4) 孔材料左侧15厘米处竖直等间距三孔 孔距73厘米 专档案装订线装订
( 5) 国家统规定标准职工档案卷皮档案卷皮须书写档案姓名
( 6) 装盒装订案卷装入职工档案盒中 填写姓名 档案号籍贯
( 7) 职工档案整理装订成卷 必须进行认真细致检查
227企业职工档案书写质量求
企业职工档案必须保证书写质量 字迹工整 清晰 碳素墨水黑色签字笔 铅笔 圆珠笔 红色墨水 纯蓝墨水复写纸等利档案永久保书写材料
228整理工作注意事项
企业职工档案整理工作员必须认真贯彻执行中华民国档案法 中华民国保守国家秘密法企业档案理制度
( 1) 私涂改 抽取伪造档案材料
( 2) 擅处理销毁档案材料整理中规定剔出档案材料 须进行登记 领导审查批准分情况予处理
( 3) 整理档案程中 加强档案材料理 防止损毁 丢失档案材料泄露档案容 确保档案安全
( 4) 续档案材料整理续职工档案材料 三月整理次 材料容填写相应目录中 手员姓名日期填写备注栏 材料装订案卷中
229 档案收集 保销毁
( 1) 力资源职机构职工进行考察 考核 培训 奖惩 薪酬等形成材料时收集 整理立卷 保持档案完整
( 2) 立卷档材料必须认真鉴 保证材料真实 文字清楚 手续齐备材料须关领导审查盖章签字 应盖章 签字档
( 3) 公司职工档案材料统A4规格办公纸 圆珠笔 铅笔 红色墨水复写纸书写
( 4) 规定需销毁档案材料时 必须单位档案工作领导批准
( 5) 集团力资源职机构223容结合现职工事档案具体容制作目录子公司( 版块) 参
( 6) 严禁私保存档案利档案材料营私舞弊违反规定者 应视情节轻重 严肃处理违反中华民国档案法 中华民国保守秘密法 法处理
( 7) 职工档案理部门应建立健全工作制度 做防火 防蛀 防潮 防光 防盗等工作
2210 档案提供利
工作需查阅档案 须遵守列规定
(1)外单位员查阅档案应盖单位公章介绍信
(2)档案特殊情况外般出查阅必须出查阅时 应事先提交报告 说明理 游总潘总批准 严格履行登记手续 期
(3)查阅档案
(4)工作需档案中取证 须请示游总潘总签字意复制办理
23建设工程档案理办法
231目
加强房产档案理 维护房产权利合法权益 更房产理工作服务 根中华民国档案法 中华民国城市房产理法 建设工程文件档整理规范 城市建设档案理规定等法律法规 制定办法
232定义
建设工程档案指工程项目建设 理等工作中形成具保存价值文字 图表 声等形式历史记录
233适范围
办法适公司建设工程档案理
234理原理职
(1) 理原
①建设工程档案理工作权属档案理核心 遵循统组织 分级负责 分类档 套分存 授权原
( 2) 理职
①集团公司负责制定建设工程档案理办法 指导监督房产公司工程项目档案理工作
235档范围建设工程文件档范围 结合工程实际
建设工程文件档范围
序
号
档文件
保存单位保期限
建设
单位
施工
单位
设计单位
监理单位
城建
档案馆
工程准备阶段文件
立项文件
1
项目建议书
永久
√
2
项目建议书审批意见前期工作通知书
永久
√
3
行性研究报告附件
永久
√
4
行性研究报告审批意见
永久
√
5
关立项关会议纪 领导讲话
永久
√
6
专家建议文件
永久
√
7
调查资料项目评估研究材料
长期
√
二
建设 征 拆迁文件
1
选址申请选址规划意见通知书
永久
√
2
申请报告县级民政府城乡建设批准书
永久
√
3
拆迁安置意见 协议 方案等
长期
√
4
建设规划许证附件
永久
√
5
划拨建设文件
永久
√
6
国土证
永久
√
三
勘察 测绘 设计文件
1
工程质勘察报告
永久
永久
√
2
水文质勘察报告 然条件 震调查
永久
永久
√
3
建设钉桩通知单( 书)
永久
√
4
形测量拔测量成果报告
永久
永久
√
5
申报规划设计条件规划设计条件通知书
永久
长期
√
6
初步设计图纸说明
长期
长期
7
技术设计图纸说明
长期
长期
8
审定设计方案通知书审查意见
长期
长期
√
9
关行政部门( 防 环保 消防 交通 园林 市政 文物 通讯 保密 河湖 教育 白蚁防治 卫生等) 批准文件取关协议
永久
√
10
施工图说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府关部门施工图设计文件审批意见
永久
长期
√
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
长期
2
勘察设计承包合
长期
长期
√
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合
长期
长期
√
5
工程监理招投标文件
长期
6
监理委托合
长期
长期
√
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划申报文件
永久
√
2
建设项目列入年度批复文件年度计划项目表
永久
√
3
规划审批申报表报送文件图纸
永久
4
建设工程规划许证附件
永久
√
5
建设工程开工审查表
永久
6
建设工程施工许证
永久
√
7
投资许证 审计证明 缴纳绿化建设费等证明
长期
√
8
工程质量监督手续
长期
√
六
财务文件
1
工程投资估算材料
短期
2
工程设计概算材料
短期
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设 施工 监理机构负责
1
工程项目理机构( 项目理部) 负责名单
长期
√
2
工程项目监理机构( 项目监理部) 负责名单
长期
长期
√
3
工程项目施工理机构( 施工项目理部) 负责名单
长期
长期
√
监理文件
1
监理规划
( 1)
监理规划
长期
短期
√
( 2)
监理实施细
长期
短期
√
( 3)
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中关质量问题
长期
长期
√
3
监理会议纪中关质量问题
长期
长期
√
4
进度控制
( 1)
工程开工复工审批表
长期
长期
√
( 2)
工程开工复工暂停令
长期
长期
√
5
质量控制
( 1)
合格项目通知
长期
长期
√
( 2)
质量事报告处理意见
长期
长期
√
6
造价控制
( 1)
预付款报审支付
短期
( 2)
月付款报审支付
短期
( 3)
设计变更 洽商费报审签认
长期
( 4)
工程竣工决算审核意见书
长期
√
7
分包资质
( 1)
分包单位资质材料
长期
( 2)
供货单位资质材料
长期
( 3)
试验等单位资质材料
长期
8
监理通知
( 1)
关进度控制监理通知
长期
长期
( 2)
关质量控制监理通知
长期
长期
( 3)
关造价控制监理通知
长期
长期
9
合事项理
( 1)
工程延期报告审批
永久
长期
√
( 2)
费索赔报告审批
长期
长期
( 3)
合争议 违约报告处理意见
永久
长期
√
( 4)
合变更材料
长期
长期
√
10
监理工作总结
( 1)
专题总结
长期
短期
( 2)
月报总结
长期
短期
( 3)
工程竣工总结
长期
长期
√
( 4)
质量评价意见报告
长期
长期
√
施工文件
建设安装工程
( )
土建( 建筑结构) 工程
1
施工技术准备文件
( 1)
施工组织设计
长期
( 2)
技术交底
长期
长期
( 3)
图纸会审记录
长期
长期
长期
√
( 4)
施工预算编制审查
短期
短期
( 5)
施工日志
短期
短期
2
施工现场准备
( 1)
控制网设置资料
长期
长期
√
( 2)
工程定位测量资料
长期
长期
√
( 3)
基槽开挖线测量资料
长期
长期
√
( 4)
施工安全措施
短期
短期
( 5)
施工环保措施
短期
短期
3
基处理记录
( 1)
基钎探记录钎探面布点图
永久
长期
√
( 2)
验槽记录基处理记录
永久
长期
√
( 3)
桩基施工记录
永久
长期
√
( 4)
试桩记录
长期
长期
√
4
工程图纸变更记录
( 1)
设计会议会审记录
永久
长期
长期
√
( 2)
设计变更记录
永久
长期
长期
√
( 3)
工程洽商记录
永久
长期
长期
√
5
施工材料预制构件质量证明文件复试试验报告
( 1)
砂 石 砖 水泥 钢筋 防水材料 隔热保温 防腐材料 轻集料试验汇总表
长期
√
( 2)
砂 石 砖 水泥 钢筋 防水材料 隔热保温 防腐材料 轻集料出厂证明文件
长期
√
( 3)
砂 石 砖 水泥 钢筋 防水材料 轻集料 焊条 沥青复试试验报告
长期
√
( 4)
预制构件( 钢 混凝土) 出厂合格证 试验记录
长期
√
( 5)
工程物质选样送审表
短期
( 6)
进场物质批次汇总表
短期
( 7)
工程物质进场报验表
短期
6
施工试验记录
( 1)
土壤( 素土 灰土) 干密度试验报告
长期
√
( 2)
土壤( 素土 灰土) 击实试验报告
长期
√
( 3)
砂浆配合通知单
长期
( 4)
砂浆( 试块) 抗压强度试验报告
长期
√
( 5)
混凝土配合通知单
长期
( 6)
混凝土( 试块) 抗压强度试验报告
长期
√
( 7)
混凝土抗渗试验报告
长期
√
( 8)
商品混凝土出厂合格证 复试报告
长期
√
( 9)
钢筋接头( 焊接) 试验报告
长期
√
( 10)
防水工程试水检查记录
长期
( 11)
楼面 屋面坡度检查记录
长期
( 12)
土壤 砂浆 混凝土 钢筋连接 混凝土抗渗试验报告汇总表
长期
√
7
隐蔽工程检查记录
( 1)
基础体结构钢筋工程
长期
长期
√
( 2)
钢结构工程
长期
长期
√
( 3)
防水工程
长期
长期
√
( 4)
高程控制
长期
长期
8
施工记录
( 1)
工程定位测量检查记录
永久
长期
√
( 2)
预检工程检查记录
短期
( 3)
冬施混凝土搅拌测温记录
短期
( 4)
冬施混凝土养护测温记录
短期
( 5)
烟道 垃圾道检查记录
短期
( 6)
沉降观测记录
长期
√
( 7)
结构吊装记录
长期
( 8)
现场施工预应力记录
长期
√
( 9)
工程峻工测量
长期
长期
√
( 10)
新型建筑材料
长期
长期
√
( 11)
施工新技术
长期
长期
√
9
工程质量事处理记录
永久
√
10
工程质量检验记录
( 1)
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
( 2)
分面工程质量验收记录
长期
长期
长期
( 3)
基础 体工程验收记录
永久
长期
长期
√
( 4)
幕墙工程验收记录
永久
长期
长期
√
( 5)
分部( 子分部) 工程质量验收记录
永久
长期
长期
√
( 二)
电气 排水 消防 采暖 通风 空调 燃气 建筑智化 电梯工程
1
般施工记录
( 1)
施工组织设计
长期
长期
( 2)
技术交底
短期
( 3)
施工日志
短期
2
图纸变更记录
( 1)
图纸会审
永久
长期
√
( 2)
设计变更
永久
长期
√
( 3)
工程洽商
永久
长期
√
3
设备 产品质量检查 安装记录
( 1)
设备 产品质量合格证 质量保证书
长期
长期
√
( 2)
设备装箱单 商检证明说明书 开箱报告
长期
( 3)
设备安装记录
长期
√
( 4)
设备试运行记录
长期
√
( 5)
设备明细表
长期
长期
√
4
预检记录
短期
5
隐蔽工程检查记录
长期
长期
6
施工试验记录
( 1)
电气接电阻 绝缘电阻 综合布线 线电视末端等测试记录
长期
√
( 2)
楼宇控 监视 安装 视听 电话等系统调试记录
长期
√
( 3)
变配电设备安装 检查 通电 满负荷测试记录
长期
√
( 4)
排水 消防 采暖 通风 空调 燃气等道强度 严密性 灌水 通风 吹洗 漏风 试压 通球 阀门等试验记录
长期
√
( 5)
电梯明 动力 排水 消防 采暖 通风 空调 燃气等系统调试 试运行记录
长期
√
( 6)
电梯接电阻 绝缘电阻测试记录 空载 半载 满载 超载试运行记录 衡 运速 噪声调整试验报告
长期
√
( 7)
质量事处理记录
永久
长期
√
( 8)
工程质量检验记录
(1)
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
( 2)
分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
( 3)
分部( 子分部) 工程质验收记录
永久
长期
长期
√
( 三)
室外工程
1
室外安装( 水 雨水 污水 热力 燃气 电讯 电力 明 电视 消防等) 施工文件
长期
√
2
室钋建筑环境( 建筑品 水景 道路 园林绿化等) 施工文件
长期
√
竣工图
建筑安装工程竣工图
( )
综合竣工图
1
综合图
√
( 1)
总面布置图( 包括建筑 建筑品 水景 明 道路 绿化等)
永久
长期
√
( 2)
竖布置图
永久
长期
√
( 3)
室外水 排水 热力 燃气等网综合图
永久
长期
√
( 4)
电气( 包括电力 电讯 电视系统等) 综合图
永久
长期
√
( 5)
设计总说明书
永久
长期
√
2
室外专业图
长期
( 1)
室外水
永久
长期
√
( 2)
室外雨水
永久
长期
√
( 3)
室外污水
永久
长期
√
( 4)
室外热力
永久
长期
√
( 5)
室外燃气
永久
长期
√
( 6)
室外电讯
永久
长期
√
( 7)
室外电力
永久
长期
√
( 8)
室外电视
永久
长期
√
( 9)
室外建筑品
永久
长期
√
( 10)
室外消防
永久
长期
√
( 11)
室外明
永久
长期
√
( 12)
室外水景
永久
长期
√
( 13)
室外道路
永久
长期
√
( 14)
室外绿化
永久
长期
√
( 二)
专业竣工图
1
建筑竣工图
永久
长期
√
2
结构竣工图
永久
长期
√
3
装修( 装饰) 工程竣工图
永久
长期
√
4
电气工程( 智化工程) 竣工图
永久
长期
√
5
排水工程( 消防工程) 竣工图
永久
长期
√
6
采暖通风空调工程竣工图
永久
长期
√
7
燃气工程竣工图
永久
长期
√
竣工验收文件
工程竣工总结
1
工程概况表
永久
√
2
工程竣工总结
永久
√
二
竣工验收记录
( )
建筑安装工程
1
单位( 子单位) 工程质量验收记录
永久
长期
√
2
竣工验收证明书
永久
长期
√
3
竣工验收报告
永久
长期
√
4
竣工验收备案表( 包括专项验收认文件)
永久
√
5
工程质量保修书
永久
长期
√
三
财务文件
1
决算文件
永久
√
2
交付财产总表财产明细表
永久
长期
√
四
声 缩微 电子档案
1
声档案
( 1)
工程片
永久
√
( 2)
录音 录材料
永久
√
2
缩微品
永久
√
3
电子档案
( 1)
光盘
永久
√
( 2)
磁盘
永久
√
236档求
建设工程档案 理档案国家科技档案案卷标准关规定档 纸质文件外 应保存电子文件
( 1) 卷案目录( 见附表五)
( 2) 卷案封面( 见附表六)
( 3) 备考表 ( 见附表三)
237档时间
项目竣工验收三月竣工资料( 竣工图) 整理装订移交集团档案室保
时移交电子版
24声档案理办法
241目
实现声档案数字化理 更服务企业项工作 特制定办法
252适范围
办法适集团公司部门子公司声档案理
243定义
声档案指企业事生产 营 科研等工作活动中形成具保存利价值片(底片) 录带 录音带 缩微片等载体历史记录
244理职责
( 1) 子公司档案室负责公司声档案进行收集 编目 鉴定 统计利 集团档案室声档案材料形成 积累档工作进行督促 指导检查
( 2) 声档案材料形成部门员负责声档案积累整理 规定子公司档案室移交档
245档求档范围
( 1) 档求
①档声档案应原始记录某需常素材长需编辑整理声材料 原版复制片
②片档案必须容真实 题突出 画面清晰底片磨损 幅片组片文字说明 说明该片反映容 时间 点 物 背景 摄影者等
③录带必须画面清晰 声音清楚 录带盒贴标签 注明录制容 录制时间 点 带长 声道 机器型号摄者等
④录音带必须声音清楚 录音带盒贴标签 注明录音容 录制时间 点 盒数 编号录制者等
⑤缩微片贴标签 注明容 编号责者等
⑥档声档案应系统 完整
( 2) 档范围
项工作活动中形成类声档案公司档案重组成部分 均属声档案理范围包括列容
国家领导 关级领导知名士单位视察 检查工作事重活动形成声材料
反映公司生产 营 理 历史面貌等方面重事件重活动声材料
反映公司设计 施工 科研力技术水声材料
重点工程 影响工程荣获国家 省(部) 市奖励优质工程洽谈 签约 开竣工典礼反映建筑设计 安装 施工技术 程声材料
工程建设中重事件重事 然灾害异常现象声材料
新产品 新工艺 新材料 科研项目研究 开发 鉴定 推广应形成声材料
政 工 团召开重会议形成声材料
出国考察 接访 外商洽谈 签约 索赔等外交活动中形成声材料
荣获国家 省(部) 市 局(院)荣誉称号类证书 奖杯 奖状 奖牌 奖旗片授奖仪式声材料
公司先进物表彰声材料
公司外宣传报道中形成声材料电台 电视台关单位宣传报道声材料
公司公司参制发科教片 电视片 新闻记录影片等声材料
新闻发布会 记者招会 展览展示会等声材料
公司参考利价值外购 交换 征集声材料
246理 分类 整理 编目 移交 保 利
( 1) 声档案实行集中统理
( 2) 分类
执行企业档案分类方案
( 3) 整理
①片档案整理应利保持片间机联系 般年度问题进行整理底片应应片容单独整理存放
②片构成应包括片 底片文字说明三部分 国家标准片档案理规范(GBT11821－89)进行整理片原版 翻版底片均应标注清楚
( 4) 编目
①声档案区分载体形式前提纸质档案应分类编号 级类目序排架载体形式保求应分库分柜架保
② 声档案载体英文写字母S标识
③声档案应编写说明 保单位应文字说明包括 容 时间 点 物 背景 摄影()者六素文字说明概括揭示片影反映全部信息 做文字简练 语句通阿拉伯数字表示时间 片说明然张单位编写 底片应序编号 标注片编号 便查找利
④编制声档案目录(见附表四)
声档案目录 附表四
柜号
案卷号
案卷题名
年度
张(盘)数
保期限
备注
( 5) 移交
立卷单位编制档案移交清册 式二份 交接双方逐项核签字认 留份备查
① 声材料形成 关部门应时公司档案部门( 办公室) 移交档 私保留存
② 摄录制部门员负责收集 整理档案部门移交档
( 6) 档时间
般专项活动声材料活动结束月档 工程项目声材料工程竣工工程施工资料档 科研项目 新产品研制开发声材料鉴定会三月档
( 7) 保
① 保声档案应专库房专装具
② 保声档案应载体材料分排架 保
③片底片应分开保 底片应装入特制底片袋底片夹装入专业底片档案册接触底片时防止手触摸
④常检查声档案保存情况长期保存录带 录音带应年倒带次 发现变形 断裂 磁粉脱落等现象 时修补 复制
( 8) 利
①利声档案严格办理阅登记手续
②外省市外单位须集团领导审批 办理档案阅审批表手续方阅利者应精心爱护声档案
③涉专利版权声档案 公司外单位利档案 应中华民国专利法知识产权保护关条款办理
25会计档案理办法
251目
加强财会档案理水 根中华民国档案法 中华民国会计法财政部 国家档案局关会计档案理办法等法律 法规 结合财会档案工作情况制定办法
252适范围
办法适公司子公司( 版块) 会计档案理
253定义
会计档案指会计证 会计帐簿财务报告等会计核算专业材料 记录反映企业济业务重史料证
254理职责
( 1) 财务部门档案部门负责会计档案工作指导 监督检查
( 2) 档案室负责会计档案收集 编目 保提供利
( 3) 年形成会计档案 会计部门应档求 负责整理 立卷
255档范围
会计证类(原始证 记帐证 汇总证 会计证) 会计帐簿类(总帐 明细帐 日记帐 会计帐簿 存款余额调节表 银行帐单 应保存会计核算专业资料) 财务报告类 (年度财务报告 包括会计报表 附表 附注文字说明 财务报告) 类 会计档案销毁清册
256立卷原方法 拟写标题 编目排列
( 1) 原
①单位财会档案立卷单位 分工负责口会计档案立卷档工作
②立卷单位立卷立卷时遵循会计核算材料形成规律特点 注意保持机联系 立案卷便保利
③根类会计材料形成年代 时间序 容价值 联系档案材料数量 保期限等分整理组卷年度会计核算材料混起组卷装订
( 2) 方法
①会计证 帐薄 报表立卷会计证会计员应办理完毕记帐证连附原始证汇总表 月份 记帐分类 编号序进行整理 折叠整齐 装订成册 加具封面 写明单位名称 记账证种类 年度 月份起止编号
较单位 收款证 付款证 转帐证分编号 分装订
便记帐证起装订保存价值明显原始证( 涉外事 职工工资名册 退职退休房产产权转处理历史遗留问题等参考价值原始证) 应抽出单独装订保 关科目 证编号处注明抽出证名称 数量存编号 库址等
②会计帐簿 应会计年度终结帐 决算帐簿种类( 名称) 整理立卷中跨年度固定资产帐等帐簿完毕年度立卷 长期贷款项目帐簿 贷款项目结清年度分阶段立卷立卷时应原装订加整理立卷 活页帐卡片帐 应掉空白页 次编号 装订成册
③会计报表 单位会计报表级单位会计报表般应分开立卷 决算应单独立卷 月 季报表 视少分开合立卷 报表较者 够报表名称报表反映事物属性特点立卷
采电子计算机记帐单位 机器印输出会计记录视帐簿 应装订成册 未印成书面文件磁带 磁 光盘等存储介质 轻易删容 应视等会计种类文件加保存
( 3) 书写案卷标题
①案卷封面应逐项规定填写清楚 标题简明 准确 完整反映卷材料容
②案卷卷皮卷目录律毛笔钢笔( 篮黑墨水) 书写 禁止圆珠笔 铅笔书写字迹求工整清晰
( 4) 卷文件材料编目排列
①永久保存财会档案应填写卷目录案卷目录 卷编写页号 卷页号均1开始 书写位置卷文件右角会计帐簿身已编定连续页号 够编写页号会计证 记帐证已编定流水号编号
③ 卷备考表记载卷材料缺少 修复 补充 移出 损毁等需说明情况
③卷文件掉金属物破损材料修复字迹扩散 模糊应予复制原件立卷
④案卷装订采三孔线装订方法装订成册 卷文件左齐 齐 左边孔订线订线处批注者 须进行粘边纸处理
257理
未结债权 债务涉外原始证材料 应单独立卷 编写目录 送档案部门保结清债权 债务时止
258档时间
财务部门立卷 保存年 次年8月1日前移交集团档案室保
三 规章制度
31档案保密制度
311档案室工作员严格遵守国家处关安全保密制度 时刻警惕 防止盗窃 确保档案安全
312保证档案安全 档案室工作员准私通信中涉机密 准公场家中谈机密
313档案室工作员认真保档案资料 未允许 档案资料带公场家中浏览 参观 探亲访友 准档案资料外
314根规定查阅档案查阅机密档案 必须严格履行审批手续
315假日前 档案室理员库房进行认真检查 发现情况 时汇报
316档案库房重 非档案室员 未意 律入
32档案保制度
完整 准确 科学理档案 档案工作逐步走系统化 规范化 提高处档案理水 特制订制度
321接收档案入库 必须保证档案完整 系统 规范 办理交接手续 移交级负责签字
322制订档案保期限表 正确划分保期限
323档案室接收档案进行科学分类 编目 登记 排架科学
324编制必档案检索工具 便查找利
325门类档案业务工作进行指导监督 保证档文件完整 准确 确保案卷质量
326做档案库房防火 防盗 防虫 防尘 防光 防鼠 防潮等保护工作 保持库房整洁卫生 尘土 杂物
327定期清查库藏档案保情况 已破损档案时采取措施进行修补复制
328专门档案装具 档案排列序
329库房理员调动 必须办交接手续
3210断改进理条件 逐步实现档案理科学化 标准化 规范化 提高档案理水
33档案统计制度
331档案统计工作子公司档案室负责报集团档案室
332档案统计包括档案理基情况统计 档案保数量统计 档案提供利利效果统计
333建立档案统计台帐 档案收进 移出 阅 利等方面登记簿 做时登记工作
334档案统计列入公司统计工作范畴 统计数原始记录 做准确 档案统计台帐集团档案室保
335子公司档案室年2月份前年档案统计工作作分析
34档案利阅制度
切实做档案利工作 充分发挥档案单位项工作中信息作 提高项工作科学性 保障档案查阅工作利进行 特制定规定
341集团档案室查阅 阅档案 须游总潘总签字意方查阅 子公司单位部查阅档案 须公司总理签字意 方查阅资料必须室查阅 携出室外工作需阅 必须办理相关手续查阅 档案员应面核清楚 予注销查阅登记阅时间般七天
342外员查阅档案 需持单位介绍信游总潘总签字意方查阅 需复印收取定成费
343阅者遇出差 探亲 休假必须先档案 职工调出单位时应档案方办理调离手续 发现带走档案资料者 员工相关单位负责追回
344延长档案寿命 维护原始性 完整性 阅者妥善保 严防丢失 原件画圈 涂改 抽页撕毁污垢 原件拆散 胡乱拆叠 发现 视情节轻重予批评严肃处理
345根档案统计工作求 外员档案室查阅档案者均需填写档案利效果登记表 时反馈信息 便做利效果统计工作
35档案鉴定制度
351档案理员会办公室负责 职部门负责关兼职档案员组成鉴定组 负责单位档案鉴定工作
352类档案立卷程中 组应审定卷档案保期限密级 价值文件材料予档
353鉴定组定期档案进行鉴定 档案理员负责日常鉴定工作
354档案室年8月底前类档案收集档 档案室应兼职档案员送交档案作终审定
355档案室时拣出保期满案卷 鉴定组审阅 认定否销毁
356档案室鉴定档案 公司档制度国家关规定执行
357档案鉴定 求达划定保期限准确 保单位质量达标准规定
36档案销毁制度
361档案鉴定组鉴定 保存价值保期限已满档案进行销毁
362认定需销毁档案 必须档案室造具销毁清册 撰写份销毁档案书面报告
363销毁档案分领导审核销毁清册报告 鉴定组负责批准方面销毁
364销毁档案档案室负责进行 档案鉴定组两名( 含两名) 成员监督 监销员签名盖章
365销毁方式 化纸浆焚毁 决定销毁档案准出卖作
366审查准销毁档案继续保存 销毁清册详细注明
37档案库房理制度
371档案工作员严格遵守国家关档案安全 保密关规定 时刻提高警惕 防止坏破坏窃密
372档案工作员热爱职工作 熟悉室藏 量缩短调卷时间 提高工作效率
373做防盗 防火 防潮 防晒 防虫 防鼠工作 库房严禁烟火 准存放易燃易爆物品 保证档案安全 库房常保持整洁通风
374档案工作员新增加出档案进行必加工整理清点核 然时入库
375档案工作员做统计工作 定期清点室藏档案
376档案工作员变动时 负责志监督 交双方认真清点核准确 办理交接手续
38档案防火安全制度
381建立健全防火组织
382制定安全防火责制落实
383档案库房应远离易燃 易发生火灾等安全方库房部 外部防火通道畅通
384档案库房配备相应灭火器材 会消防部门定期检查灭火器效 合格器材应时更换
385档案库房禁止烟火 禁止存放易燃 助燃 易爆物品
386档案库房切电器 电线安全超负荷 漏电现象年请安全部门电工技师检查次 安全隐患时排
387定期组织档案员学防火 灭火知识 常进行消防安全教育
388理慎造成火灾事 负刑事责
39档案理工作流程
职部门移交资料
收集整理
鉴 定
属
档
范围
参考价 值
预
档
整 理
分 类
划分保期限
著录编目卷文件目录
案卷目录
备考表
入 库
四
41 手册公布执行 浙环房字「 」19号文中档案理制度行作废
42 手册行政部负责解释修订
43 手册二0年月日起公布执行
附表
(全宗 名称)
(类目 名称)
(案卷题名)
年 月 年 月
保期限
卷 件 页
档号
220
20
20
25
25
30
30
45
25
16
16
16
16
15
310
1
全宗号目录号案卷号
25
40
40
1
粗黑线2mm
单 位 mm
例 12
附表二
卷 文 件 目 录
序
号
文 号
责者
题 名
日期
页号
备注
行政理类
市档案局监制
附表三
卷 备 考 表
说明
卷文件材料 页
中文字材料 页 图纸 张片 张
立卷
年 月 日
检查
年 月 日
档案局监制
附表四
声档案目录
柜号
案卷号
案卷题名
年度
张(盘)数
保期限
备注
市档案局监制
附表五
卷 目 录
序
号
文 件
编 号
责者
文 件 材 料 题 名
日期
页号
备注
营理类 建设工程类
市档案局监制
附表六
档 号
档案馆号
缩微号
建设工程类
案卷题名
编制单位
编制日期
保期限
密 级
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档案理手册
档案理手册( 试行版)
目 录
分类方案
11档案分类方案
12档案分类 档范围保期限表
二 理办法
21 档文件整理方法
22 员工事档案理办法
23 建设工程档案理办法
24 声档案理办法
25 会计档案理办法
三 规章制度
31 档案保密制度
32 档案保制度
33 档案统计制度
34 档案利查阅制度
35 档案鉴定制度
36 档案销毁制度
37 档案库房理制度
38 档案防火安全制度
39 档案理工作流程
四
附表 案卷封面
附表二 卷文件目录
附表三 备考表
附件四 声档案目录
附表五 案卷封面
附表六 卷目录
分类方案
11档案分类方案
111目
加强————公司档案工作整体建设科学化 规范化 标准化理 促进档案信息开发利 根企业档案理规定 档案资源更公司生产营服务 结合档案理工作实际情况 特制定分类方案
112适范围
方案适——————集团部档案分类整理 组织案卷排架理 子公司( 版块) 档案分类基参执行
113定义
( 1) 企业档案指企业生产营理活动中形成国家 社会企业保存价值种形式文件材料
( 2) 类号指类目标识符号表示类目分类体系中位置排列序
114理职责
( 1) 公司行政部负责制定企业档案分类方案
( 2)属子公司参执行企业档案分类方案
115分类原
( 1) 企业档案分类原企业全部档案象 企业理职 结合企业档案构成容形成特点 保持档案间机联系 满足企业档案分类理需 适考虑发展需 具定包容性延伸性 便科学理开发利
( 2) 企业档案分类办公职基础 类目设置考虑企业档案实际情况便理利 方案设二级类目二级类目设置 根关规定实际情况行调整
116类目设置
( 1) 企业档案分类设置五级类目 行政理类 营理类 建设工程类 会计档案类 特殊载体级类目应保持稳定 变动
( 2) 企业档案分类二级类目企业理职档案特点设置档案分类 档范围保期限表中设二级类目企业档案分类基二级类目 般予变动
( 3) 二级类目设置 子公司根关规定身实际 参档案分类 档范围保期限表中基范围行确定 般宜超三级
( 4) 类目级位表示位隶属关系档案数量少单位 分级二级类目没档案实体类目空号
117分类方法
( 1) 行政理类档文件采 问题—年度—保期限进行分类
( 2) 营理类二级类目工程程序设置 三级类目建设项目先设置
( 3) 建设工程类二级类目工程开发先序设置
( 4) 会计档案类二级类目文种设置
118标识符号
( 1) 企业档案分类中类目标识符号 律采阿拉伯数字标识
( 2) 公司企业档案分类级类目阿拉伯数字标识
行政理类 0
营理类 1
建设工程类 2
会计档案类 3
特殊载体 4
119档号编制排列
( 1) 文书立卷文件级排列 示例 0．2 1
| | | | 案卷序号
| | | 年度
| | 二级类号
| 级类号
( 2) 文书外分类体系排列 示例 1 2 41
| | | | 卷序号
| | | 三级类号
| | 二级类号
| 级类号
( 3) 行政理类档文件件单位进行整理 编号排列方法
①档文件分类方法低级类目 事结合时间 重程度等排列会议记录 纪等成套性文件集中排列
②档文件分类方法排列序逐件编号 文件首页端空白位置加盖档章填写相关容
( 4) 营理类 建设工程类编号排列方法
①均采类流水分属类排列方法 二级类目项目开发先序编号排列
②均考虑案卷保期限年度特征 维护文件材料系统完整性 便统计 鉴定 利等工作
( 5) 会计档案类编号排列方法
①类分属类编号排列 会计档案类分财务报表 帐簿 证 等四二级类目序排列 二级类目分年度序排列
②案卷编号排列采属类年度流水编号
( 6) 类档案案卷排列 均该类档案分类编号体例次排列 类案卷序排列企业档案形成规律利特点 方便提供利 保持档案机联系成套性原 够采取灵活排列方法 必须做系列规律 井然序
12档案分类 档范围保期限表
级
类
类目
编号
类目名称
基范围
保
期限
备注
行
政
理
类
0
股权理
1 公司章程修正案
2 股东会 董事会 监事会形成种决议 决定
3 股结构相关权益确定调整 股东红利分配等
永久
4 董事长出具授权委托书 证明 函等
视文件效期限
权证
1 非现行营业执 组织机构代码证 商标证 税务登记证 资质证书工商资质申报资料
永久
企业革
企业机构设置 撤 名称变更 组织革 事记
永久
行政文件
1 公司级单位报送行政类请示批复 现级单位函等 支级请求报告批复等
2 企业外单位法律纠纷诉讼案资料 劳动合纠纷案件资料等
3 规章制度 规范性文件 级单位发规范性文件
长期
4 外单位签订行政类合 协议
5 公司发文
短期
会议活动
1类会议 文娱活动通知
短期
2 政府重领导 知名事视察企业题词 3总办公会议记录 纪
3 重行政专题会议纪 记录
长期
资产设备
产权房产证 土证原件( 复印件) 购房协议
2固定资产购置租赁审批 登记卡( 簿) 清单 说明书 交接证
永久
3房屋租赁合
长期
事劳资
1 员工名册( 月) 公司免文件
永久
2 员录 转正 调配 退休 考核晋升等申批记录 聘 奖惩文件
长期
3 劳动工资年报 分配方案 员工职称 社保材料
级
类
类目
编号
类目名称
基范围
保
期限
备注
4员工教育培训记录
短期
营
理
类
1
综合类
1贷 担保 信合( 资金类)
长期
2企业宣传册 刊物 产品楼书 广告 宣传报道定稿样
3产品定价 调价请示批复
4类统计报表
永久
5区交接验收记录 交接明细表
6重投诉处理记录 客户关系理记录
长期
7营销策划书 展会等促销活动记录 购房优惠审批记录 房屋交货验收记录
短期
销售合类
1商品房买卖合 商品房补充协议 车库买卖合 协议等
2产品说明书
3质量保证书
4明码标价书等
永久
建
设
工
程
类
2
建设工程
1公司开发楼盘竣工资料竣工图( 电子文档)
2建工程前期工程施工步系列资料
3市政工程招投标资料 竣工资料竣工图
( 电子文档)
永久
会
计
档
案
类
3
会计档案
1会计证类 会计账簿 财务报表 财务相关制度等
2审计报告 清算资料 会计年度预结算 种类统计月 年报分析 企业年检报告 成理材料 济核算材料等
保期限求
特
种
载
体
类
4
声档案
1 政府重领导 知名事视察公司形成声资料
2 公司关员参加外界组织重会议 会见外事活动形成声资料
3 公司组织重会议 活动 赛 表彰等形成声资料
记录公司重项目 典楼盘建设竣工声资料 楼盘调研资料
4 公司广告宣传活动 产品推荐会声资料
5 公司次总办会录音资料等
永久
级
类
类目
编号
类目名称
基范围
保
期限
备注
特
种
载
体
类
电子档案
1 公司OA系统中形成永久长期类文件( 纸质文件)
2 工程建设中形成材料
3 公司种数文件
4 公司设备运行中需操作系统
5 公司重外事 文娱活动 产品宣传活动中形成材料
6 公司次总办会PPT
永久
实物档案
种荣誉证书 奖状 奖牌 锦旗等
永久
说明表供子公司( 版板) 参考执行 根实际情况行调整行制订
二 理方法
21档文件整理办法
211目
适应档案现代化理需 规范简化档文件整理工作 提高档案工作效率质量 根国家档案局档文件整理规( DAT22 ) 档文件整理工作指南(ISBN7500064446) 结合公司具体情况 特制定办法
212适范围
办法适公司 子公司办公文件档整理
213定义
( 1) 档文件指立档单位职活动中形成 办理完毕 应作文书档案保存种纸质文件材料
( 2) 档文件整理档文件件单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 序化程
( 3) 件指档文件整理单位般份文件件 文件正定稿件 正文附件件 原件复制件件 转发文转发文件 报表 名册 图册等册()件 文复文件
214理职责
( 1) 集团档案室负责档文件整理工作指导 检查
( 2) 子公司职部门负责档文件整理档工作
215整理求整理范围
( 1) 遵循文件形成规律 保持文件间机联系 区分价值 便保利
( 2) 反映单位职活动 具查考利价值文件材料均应整理档执行档案分类 档范围保期限表
216整理
( 1) 质量求
①档文件应齐全完整已破损文件应予修整 字迹模糊易退变文件应予复制
②整理档文件书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护求
( 2) 装订 分类 排列 编号 编目
①装订
档文件应件装订
A装订时 正前 定稿 正文前 附件 原件前 复制件 转发文前 转发文 文复文作件时 复文前 文
B装订时 量保持文件原始面貌采左角装订 应左 侧齐 采左侧装订 应左 侧齐线酸纸封套等符合档案保护求材料
②分类
A档文件企业档案分类方案进行分类 问题—年度—保期限 中问题设级类目
B形成文件数量少 部机构设置简单单位简化分类方案档文件够采年度 机构(问题) 保期限等特征进行分类 述特征结合
C立档单位档文件采种分类方案 全宗应保持分类方案稳定
③排列
档文件应分类方案低级类目 事结合时间 重程度等排列会议文件 统计报表等成套性文件集中排列
④编号
档文件应分类方案排列序逐件编号 文件首页加案卷封面( 见附表) 填写相关容填写档章时应符合档案保护求书写材料
A件数 案卷文件数
B年度 文件形成年度 四位阿拉伯数字标注公元纪年 01月 12月
C保期限 档文件保期限简称代码简称永 长 短 代码Y C D
D页数 件档文件页数文件中图文页面页档文件页码时 需重编 档文件页码时 需编页码般阿拉伯数字 件1开始流水编制 正页编文件右角 反页编文件左角
E档号 文件分类编号
⑤编目
档文件应公司档案分类方案室编件号序编制档文件目录档文件应逐件编目 文复文作件时 复文进行编目档文件目录(见附表二)设置序号 责者 文号 题名 日期 页号 备注项目
卷文件目录 附表二
序号
文 号
责者
题名
日期
页号
备注
A序号 填写卷文件序号文件号
B责者 制发文件组织 文件发文机关署名者填写责者项时全称通简称 部 局 公司等含义明 难判断简称
C文号 文件发文字号填写文号项时应实抄录 省略
D题名 文件标题没标题标题规范 拟标题 外加[ ]号
E日期 文件形成时间 8位阿拉伯数字标注年月日 9月9日 标注 0909
F页号 件档文件页号
G备注 注释文件需说明情况
( 3) 纸张尺寸 编制封面 电子版档
①档文件目录纸幅面尺寸采国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)
②档文件目录应装订成册编制封面 目录编制成册方式分类方案致档文件目录封面设置全宗名称 年度 保期限 机构(问题)等项目中全宗名称立档单位名称 填写时应全称规范化简称
③子公司档案部门应时保存档文件目录电子版 年度单位档文件目录刻制光盘保存
( 4) 装盒
档文件室编件号序装入档案盒 填写档案盒封面 盒脊备考表项目年度 保期限 机构(问题)档文件应放入档案盒 装满盒时 应厚度档案盒解决 文件弯曲受损
① 档案盒尺寸 著录项
A项基原档案盒封面应标明全宗名称档案盒外形尺寸310mm×220mm(长×宽) 盒脊厚度够根需设置20mm 30mm 40mm 50mm等
B档案盒应根摆放方式 盒脊底边设置全宗号 年度 保期限 机构(问题) 起止件号 盒号等项中 起止件号填写盒第件文件件文件件号 中间号连接 盒号 档案盒排列序号 没进馆务企业填写
②备考表( 见附表三)
A．备考表置盒文件 项目包括盒文件情况说明 整理 检查日期
B．盒文件情况说明 填写盒文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况
C．整理 负责整理档文件员姓名
D．检查 负责检查档文件整理质量员姓名( 子公司办公室)
E．日期 档文件整理完毕日期
22 员工事档案理办法
221 总
( 1) 加强公司职工档案理 效保护利档案 提高科学理水 根中华民国档案法关规定 制定规定
( 2) 公司职工档案企业事等部门招 调配 培训 考核 奖惩 选拔等工作中形成关职工历 政治思想 业务技术水 工作表现工作变动等情况文件材料
222 机构职责
( 1) 集团公司职工档案集团公司力资源职机构理子公司( 版块) 职工档案办公室理
( 2) 职工离职 退休 档案原公司( 版块) 手续办妥5日移交集团力资源部保 需装订成册放入专门档案盒力资源部月25号前移交集团档案室保
( 3) 公司职工档案理部门职责
①保职工档案
②收集 鉴整理职工档案材料
③办理职工档案查阅 阅转递手续
④登记职工工作变动情况
⑤关部门提供职工情况
⑥做职工档案安全 保密 保护工作
⑦定期集团档案室移交档案( 指离职 退休)
⑧办理关事项
223 档案容
( 1) 公司职工档案容分类
①履历材料
②传材料
③鉴定 考核 考察材料
④评定岗位技学历材料(包括学历 学位 学绩 培训结业成绩表评定技考绩 审批等材料)
⑤政审材料
⑥参加中国产 青团民派材料
⑦奖励材料
⑧处分材料
⑨招 劳动合 调动 聘 复员退伍 转业 工资 保险福利遇 出国 退休 退职等材料
⑩供企业参考材料
224 职工档案材料编目
卷职工档案必须详细档案材料目录
( 1) 类排列序档案材料目录格式 逐份逐项进行填写
( 2) 类目录 须留出适量空行( 610行) 供补充档案材料时
( 3) 目录填写正确 字迹工整美观
( 4) 填写目录 检查核 做准确误
( 5) 目录栏目填写
①类填写类号汉字 序号阿拉伯数字填写 第类履历材料汉字表示 第类材料第件阿拉伯数字1表示
②材料名称填写根材料题目填写材料名称题目材料 应拟定题目 材料题目长 适简化拟定简化题目 必须确切反映材料容性质特点原材料题目符合实际容 须行拟定题目
③材料形成时间填写般采材料落款标明时间复制档案材料 采原材料形成时间
④材料份数填写份完整材料( 包括正文附件) 份 阿拉伯数字填写
⑤材料页数填写填写材料实际页数
225公司职工档案材料技术加工
便装订 保利 延长档案材料寿命 纸张规 破损 卷角 折皱材料 应进行技术加工方法
( 1) 超出A4规格档案材料 影响材料完整损伤字迹条件 酌情进行剪裁 剪裁材料 须进行折叠折叠时 根材料具体情况 采横折叠 竖折叠 横竖交叉梯形折叠等办法折叠档案材料 保持整案卷整 文字 片损坏 便展开阅读
( 2) 破损 卷角 折皱A4规格档案材料 进行裱糊裱糊衬纸 必须采白纸 浆糊胶水必须防虫蚀 腐蚀纸张 裱糊档案材料晾干 阳光暴晒高温烫烤
( 3) 窄破损未空出装订线档案材料 须加边 保证装订 压字 损害材料容
( 4) 拆档案材料头针 回引针 订书钉等金属品 防止氧化锈毁材料
226公司职工档案材料装订
职工档案材料 必须装订成卷 做案卷整齐 整 装订牢固 具体方法
( 1) 目录置卷首 材料排列序目录相符
( 2) 目录材料核误
( 3) 理齐档案材料材料条件应做四边整齐 条件较差 左边边两边齐
( 4) 孔材料左侧15厘米处竖直等间距三孔 孔距73厘米 专档案装订线装订
( 5) 国家统规定标准职工档案卷皮档案卷皮须书写档案姓名
( 6) 装盒装订案卷装入职工档案盒中 填写姓名 档案号籍贯
( 7) 职工档案整理装订成卷 必须进行认真细致检查
227企业职工档案书写质量求
企业职工档案必须保证书写质量 字迹工整 清晰 碳素墨水黑色签字笔 铅笔 圆珠笔 红色墨水 纯蓝墨水复写纸等利档案永久保书写材料
228整理工作注意事项
企业职工档案整理工作员必须认真贯彻执行中华民国档案法 中华民国保守国家秘密法企业档案理制度
( 1) 私涂改 抽取伪造档案材料
( 2) 擅处理销毁档案材料整理中规定剔出档案材料 须进行登记 领导审查批准分情况予处理
( 3) 整理档案程中 加强档案材料理 防止损毁 丢失档案材料泄露档案容 确保档案安全
( 4) 续档案材料整理续职工档案材料 三月整理次 材料容填写相应目录中 手员姓名日期填写备注栏 材料装订案卷中
229 档案收集 保销毁
( 1) 力资源职机构职工进行考察 考核 培训 奖惩 薪酬等形成材料时收集 整理立卷 保持档案完整
( 2) 立卷档材料必须认真鉴 保证材料真实 文字清楚 手续齐备材料须关领导审查盖章签字 应盖章 签字档
( 3) 公司职工档案材料统A4规格办公纸 圆珠笔 铅笔 红色墨水复写纸书写
( 4) 规定需销毁档案材料时 必须单位档案工作领导批准
( 5) 集团力资源职机构223容结合现职工事档案具体容制作目录子公司( 版块) 参
( 6) 严禁私保存档案利档案材料营私舞弊违反规定者 应视情节轻重 严肃处理违反中华民国档案法 中华民国保守秘密法 法处理
( 7) 职工档案理部门应建立健全工作制度 做防火 防蛀 防潮 防光 防盗等工作
2210 档案提供利
工作需查阅档案 须遵守列规定
(1)外单位员查阅档案应盖单位公章介绍信
(2)档案特殊情况外般出查阅必须出查阅时 应事先提交报告 说明理 游总潘总批准 严格履行登记手续 期
(3)查阅档案
(4)工作需档案中取证 须请示游总潘总签字意复制办理
23建设工程档案理办法
231目
加强房产档案理 维护房产权利合法权益 更房产理工作服务 根中华民国档案法 中华民国城市房产理法 建设工程文件档整理规范 城市建设档案理规定等法律法规 制定办法
232定义
建设工程档案指工程项目建设 理等工作中形成具保存价值文字 图表 声等形式历史记录
233适范围
办法适公司建设工程档案理
234理原理职
(1) 理原
①建设工程档案理工作权属档案理核心 遵循统组织 分级负责 分类档 套分存 授权原
( 2) 理职
①集团公司负责制定建设工程档案理办法 指导监督房产公司工程项目档案理工作
235档范围建设工程文件档范围 结合工程实际
建设工程文件档范围
序
号
档文件
保存单位保期限
建设
单位
施工
单位
设计单位
监理单位
城建
档案馆
工程准备阶段文件
立项文件
1
项目建议书
永久
√
2
项目建议书审批意见前期工作通知书
永久
√
3
行性研究报告附件
永久
√
4
行性研究报告审批意见
永久
√
5
关立项关会议纪 领导讲话
永久
√
6
专家建议文件
永久
√
7
调查资料项目评估研究材料
长期
√
二
建设 征 拆迁文件
1
选址申请选址规划意见通知书
永久
√
2
申请报告县级民政府城乡建设批准书
永久
√
3
拆迁安置意见 协议 方案等
长期
√
4
建设规划许证附件
永久
√
5
划拨建设文件
永久
√
6
国土证
永久
√
三
勘察 测绘 设计文件
1
工程质勘察报告
永久
永久
√
2
水文质勘察报告 然条件 震调查
永久
永久
√
3
建设钉桩通知单( 书)
永久
√
4
形测量拔测量成果报告
永久
永久
√
5
申报规划设计条件规划设计条件通知书
永久
长期
√
6
初步设计图纸说明
长期
长期
7
技术设计图纸说明
长期
长期
8
审定设计方案通知书审查意见
长期
长期
√
9
关行政部门( 防 环保 消防 交通 园林 市政 文物 通讯 保密 河湖 教育 白蚁防治 卫生等) 批准文件取关协议
永久
√
10
施工图说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府关部门施工图设计文件审批意见
永久
长期
√
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
长期
2
勘察设计承包合
长期
长期
√
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合
长期
长期
√
5
工程监理招投标文件
长期
6
监理委托合
长期
长期
√
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划申报文件
永久
√
2
建设项目列入年度批复文件年度计划项目表
永久
√
3
规划审批申报表报送文件图纸
永久
4
建设工程规划许证附件
永久
√
5
建设工程开工审查表
永久
6
建设工程施工许证
永久
√
7
投资许证 审计证明 缴纳绿化建设费等证明
长期
√
8
工程质量监督手续
长期
√
六
财务文件
1
工程投资估算材料
短期
2
工程设计概算材料
短期
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设 施工 监理机构负责
1
工程项目理机构( 项目理部) 负责名单
长期
√
2
工程项目监理机构( 项目监理部) 负责名单
长期
长期
√
3
工程项目施工理机构( 施工项目理部) 负责名单
长期
长期
√
监理文件
1
监理规划
( 1)
监理规划
长期
短期
√
( 2)
监理实施细
长期
短期
√
( 3)
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中关质量问题
长期
长期
√
3
监理会议纪中关质量问题
长期
长期
√
4
进度控制
( 1)
工程开工复工审批表
长期
长期
√
( 2)
工程开工复工暂停令
长期
长期
√
5
质量控制
( 1)
合格项目通知
长期
长期
√
( 2)
质量事报告处理意见
长期
长期
√
6
造价控制
( 1)
预付款报审支付
短期
( 2)
月付款报审支付
短期
( 3)
设计变更 洽商费报审签认
长期
( 4)
工程竣工决算审核意见书
长期
√
7
分包资质
( 1)
分包单位资质材料
长期
( 2)
供货单位资质材料
长期
( 3)
试验等单位资质材料
长期
8
监理通知
( 1)
关进度控制监理通知
长期
长期
( 2)
关质量控制监理通知
长期
长期
( 3)
关造价控制监理通知
长期
长期
9
合事项理
( 1)
工程延期报告审批
永久
长期
√
( 2)
费索赔报告审批
长期
长期
( 3)
合争议 违约报告处理意见
永久
长期
√
( 4)
合变更材料
长期
长期
√
10
监理工作总结
( 1)
专题总结
长期
短期
( 2)
月报总结
长期
短期
( 3)
工程竣工总结
长期
长期
√
( 4)
质量评价意见报告
长期
长期
√
施工文件
建设安装工程
( )
土建( 建筑结构) 工程
1
施工技术准备文件
( 1)
施工组织设计
长期
( 2)
技术交底
长期
长期
( 3)
图纸会审记录
长期
长期
长期
√
( 4)
施工预算编制审查
短期
短期
( 5)
施工日志
短期
短期
2
施工现场准备
( 1)
控制网设置资料
长期
长期
√
( 2)
工程定位测量资料
长期
长期
√
( 3)
基槽开挖线测量资料
长期
长期
√
( 4)
施工安全措施
短期
短期
( 5)
施工环保措施
短期
短期
3
基处理记录
( 1)
基钎探记录钎探面布点图
永久
长期
√
( 2)
验槽记录基处理记录
永久
长期
√
( 3)
桩基施工记录
永久
长期
√
( 4)
试桩记录
长期
长期
√
4
工程图纸变更记录
( 1)
设计会议会审记录
永久
长期
长期
√
( 2)
设计变更记录
永久
长期
长期
√
( 3)
工程洽商记录
永久
长期
长期
√
5
施工材料预制构件质量证明文件复试试验报告
( 1)
砂 石 砖 水泥 钢筋 防水材料 隔热保温 防腐材料 轻集料试验汇总表
长期
√
( 2)
砂 石 砖 水泥 钢筋 防水材料 隔热保温 防腐材料 轻集料出厂证明文件
长期
√
( 3)
砂 石 砖 水泥 钢筋 防水材料 轻集料 焊条 沥青复试试验报告
长期
√
( 4)
预制构件( 钢 混凝土) 出厂合格证 试验记录
长期
√
( 5)
工程物质选样送审表
短期
( 6)
进场物质批次汇总表
短期
( 7)
工程物质进场报验表
短期
6
施工试验记录
( 1)
土壤( 素土 灰土) 干密度试验报告
长期
√
( 2)
土壤( 素土 灰土) 击实试验报告
长期
√
( 3)
砂浆配合通知单
长期
( 4)
砂浆( 试块) 抗压强度试验报告
长期
√
( 5)
混凝土配合通知单
长期
( 6)
混凝土( 试块) 抗压强度试验报告
长期
√
( 7)
混凝土抗渗试验报告
长期
√
( 8)
商品混凝土出厂合格证 复试报告
长期
√
( 9)
钢筋接头( 焊接) 试验报告
长期
√
( 10)
防水工程试水检查记录
长期
( 11)
楼面 屋面坡度检查记录
长期
( 12)
土壤 砂浆 混凝土 钢筋连接 混凝土抗渗试验报告汇总表
长期
√
7
隐蔽工程检查记录
( 1)
基础体结构钢筋工程
长期
长期
√
( 2)
钢结构工程
长期
长期
√
( 3)
防水工程
长期
长期
√
( 4)
高程控制
长期
长期
8
施工记录
( 1)
工程定位测量检查记录
永久
长期
√
( 2)
预检工程检查记录
短期
( 3)
冬施混凝土搅拌测温记录
短期
( 4)
冬施混凝土养护测温记录
短期
( 5)
烟道 垃圾道检查记录
短期
( 6)
沉降观测记录
长期
√
( 7)
结构吊装记录
长期
( 8)
现场施工预应力记录
长期
√
( 9)
工程峻工测量
长期
长期
√
( 10)
新型建筑材料
长期
长期
√
( 11)
施工新技术
长期
长期
√
9
工程质量事处理记录
永久
√
10
工程质量检验记录
( 1)
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
( 2)
分面工程质量验收记录
长期
长期
长期
( 3)
基础 体工程验收记录
永久
长期
长期
√
( 4)
幕墙工程验收记录
永久
长期
长期
√
( 5)
分部( 子分部) 工程质量验收记录
永久
长期
长期
√
( 二)
电气 排水 消防 采暖 通风 空调 燃气 建筑智化 电梯工程
1
般施工记录
( 1)
施工组织设计
长期
长期
( 2)
技术交底
短期
( 3)
施工日志
短期
2
图纸变更记录
( 1)
图纸会审
永久
长期
√
( 2)
设计变更
永久
长期
√
( 3)
工程洽商
永久
长期
√
3
设备 产品质量检查 安装记录
( 1)
设备 产品质量合格证 质量保证书
长期
长期
√
( 2)
设备装箱单 商检证明说明书 开箱报告
长期
( 3)
设备安装记录
长期
√
( 4)
设备试运行记录
长期
√
( 5)
设备明细表
长期
长期
√
4
预检记录
短期
5
隐蔽工程检查记录
长期
长期
6
施工试验记录
( 1)
电气接电阻 绝缘电阻 综合布线 线电视末端等测试记录
长期
√
( 2)
楼宇控 监视 安装 视听 电话等系统调试记录
长期
√
( 3)
变配电设备安装 检查 通电 满负荷测试记录
长期
√
( 4)
排水 消防 采暖 通风 空调 燃气等道强度 严密性 灌水 通风 吹洗 漏风 试压 通球 阀门等试验记录
长期
√
( 5)
电梯明 动力 排水 消防 采暖 通风 空调 燃气等系统调试 试运行记录
长期
√
( 6)
电梯接电阻 绝缘电阻测试记录 空载 半载 满载 超载试运行记录 衡 运速 噪声调整试验报告
长期
√
( 7)
质量事处理记录
永久
长期
√
( 8)
工程质量检验记录
(1)
检验批质量验收记录
长期
长期
长期
( 2)
分项工程质量验收记录
长期
长期
长期
( 3)
分部( 子分部) 工程质验收记录
永久
长期
长期
√
( 三)
室外工程
1
室外安装( 水 雨水 污水 热力 燃气 电讯 电力 明 电视 消防等) 施工文件
长期
√
2
室钋建筑环境( 建筑品 水景 道路 园林绿化等) 施工文件
长期
√
竣工图
建筑安装工程竣工图
( )
综合竣工图
1
综合图
√
( 1)
总面布置图( 包括建筑 建筑品 水景 明 道路 绿化等)
永久
长期
√
( 2)
竖布置图
永久
长期
√
( 3)
室外水 排水 热力 燃气等网综合图
永久
长期
√
( 4)
电气( 包括电力 电讯 电视系统等) 综合图
永久
长期
√
( 5)
设计总说明书
永久
长期
√
2
室外专业图
长期
( 1)
室外水
永久
长期
√
( 2)
室外雨水
永久
长期
√
( 3)
室外污水
永久
长期
√
( 4)
室外热力
永久
长期
√
( 5)
室外燃气
永久
长期
√
( 6)
室外电讯
永久
长期
√
( 7)
室外电力
永久
长期
√
( 8)
室外电视
永久
长期
√
( 9)
室外建筑品
永久
长期
√
( 10)
室外消防
永久
长期
√
( 11)
室外明
永久
长期
√
( 12)
室外水景
永久
长期
√
( 13)
室外道路
永久
长期
√
( 14)
室外绿化
永久
长期
√
( 二)
专业竣工图
1
建筑竣工图
永久
长期
√
2
结构竣工图
永久
长期
√
3
装修( 装饰) 工程竣工图
永久
长期
√
4
电气工程( 智化工程) 竣工图
永久
长期
√
5
排水工程( 消防工程) 竣工图
永久
长期
√
6
采暖通风空调工程竣工图
永久
长期
√
7
燃气工程竣工图
永久
长期
√
竣工验收文件
工程竣工总结
1
工程概况表
永久
√
2
工程竣工总结
永久
√
二
竣工验收记录
( )
建筑安装工程
1
单位( 子单位) 工程质量验收记录
永久
长期
√
2
竣工验收证明书
永久
长期
√
3
竣工验收报告
永久
长期
√
4
竣工验收备案表( 包括专项验收认文件)
永久
√
5
工程质量保修书
永久
长期
√
三
财务文件
1
决算文件
永久
√
2
交付财产总表财产明细表
永久
长期
√
四
声 缩微 电子档案
1
声档案
( 1)
工程片
永久
√
( 2)
录音 录材料
永久
√
2
缩微品
永久
√
3
电子档案
( 1)
光盘
永久
√
( 2)
磁盘
永久
√
236档求
建设工程档案 理档案国家科技档案案卷标准关规定档 纸质文件外 应保存电子文件
( 1) 卷案目录( 见附表五)
( 2) 卷案封面( 见附表六)
( 3) 备考表 ( 见附表三)
237档时间
项目竣工验收三月竣工资料( 竣工图) 整理装订移交集团档案室保
时移交电子版
24声档案理办法
241目
实现声档案数字化理 更服务企业项工作 特制定办法
252适范围
办法适集团公司部门子公司声档案理
243定义
声档案指企业事生产 营 科研等工作活动中形成具保存利价值片(底片) 录带 录音带 缩微片等载体历史记录
244理职责
( 1) 子公司档案室负责公司声档案进行收集 编目 鉴定 统计利 集团档案室声档案材料形成 积累档工作进行督促 指导检查
( 2) 声档案材料形成部门员负责声档案积累整理 规定子公司档案室移交档
245档求档范围
( 1) 档求
①档声档案应原始记录某需常素材长需编辑整理声材料 原版复制片
②片档案必须容真实 题突出 画面清晰底片磨损 幅片组片文字说明 说明该片反映容 时间 点 物 背景 摄影者等
③录带必须画面清晰 声音清楚 录带盒贴标签 注明录制容 录制时间 点 带长 声道 机器型号摄者等
④录音带必须声音清楚 录音带盒贴标签 注明录音容 录制时间 点 盒数 编号录制者等
⑤缩微片贴标签 注明容 编号责者等
⑥档声档案应系统 完整
( 2) 档范围
项工作活动中形成类声档案公司档案重组成部分 均属声档案理范围包括列容
国家领导 关级领导知名士单位视察 检查工作事重活动形成声材料
反映公司生产 营 理 历史面貌等方面重事件重活动声材料
反映公司设计 施工 科研力技术水声材料
重点工程 影响工程荣获国家 省(部) 市奖励优质工程洽谈 签约 开竣工典礼反映建筑设计 安装 施工技术 程声材料
工程建设中重事件重事 然灾害异常现象声材料
新产品 新工艺 新材料 科研项目研究 开发 鉴定 推广应形成声材料
政 工 团召开重会议形成声材料
出国考察 接访 外商洽谈 签约 索赔等外交活动中形成声材料
荣获国家 省(部) 市 局(院)荣誉称号类证书 奖杯 奖状 奖牌 奖旗片授奖仪式声材料
公司先进物表彰声材料
公司外宣传报道中形成声材料电台 电视台关单位宣传报道声材料
公司公司参制发科教片 电视片 新闻记录影片等声材料
新闻发布会 记者招会 展览展示会等声材料
公司参考利价值外购 交换 征集声材料
246理 分类 整理 编目 移交 保 利
( 1) 声档案实行集中统理
( 2) 分类
执行企业档案分类方案
( 3) 整理
①片档案整理应利保持片间机联系 般年度问题进行整理底片应应片容单独整理存放
②片构成应包括片 底片文字说明三部分 国家标准片档案理规范(GBT11821－89)进行整理片原版 翻版底片均应标注清楚
( 4) 编目
①声档案区分载体形式前提纸质档案应分类编号 级类目序排架载体形式保求应分库分柜架保
② 声档案载体英文写字母S标识
③声档案应编写说明 保单位应文字说明包括 容 时间 点 物 背景 摄影()者六素文字说明概括揭示片影反映全部信息 做文字简练 语句通阿拉伯数字表示时间 片说明然张单位编写 底片应序编号 标注片编号 便查找利
④编制声档案目录(见附表四)
声档案目录 附表四
柜号
案卷号
案卷题名
年度
张(盘)数
保期限
备注
( 5) 移交
立卷单位编制档案移交清册 式二份 交接双方逐项核签字认 留份备查
① 声材料形成 关部门应时公司档案部门( 办公室) 移交档 私保留存
② 摄录制部门员负责收集 整理档案部门移交档
( 6) 档时间
般专项活动声材料活动结束月档 工程项目声材料工程竣工工程施工资料档 科研项目 新产品研制开发声材料鉴定会三月档
( 7) 保
① 保声档案应专库房专装具
② 保声档案应载体材料分排架 保
③片底片应分开保 底片应装入特制底片袋底片夹装入专业底片档案册接触底片时防止手触摸
④常检查声档案保存情况长期保存录带 录音带应年倒带次 发现变形 断裂 磁粉脱落等现象 时修补 复制
( 8) 利
①利声档案严格办理阅登记手续
②外省市外单位须集团领导审批 办理档案阅审批表手续方阅利者应精心爱护声档案
③涉专利版权声档案 公司外单位利档案 应中华民国专利法知识产权保护关条款办理
25会计档案理办法
251目
加强财会档案理水 根中华民国档案法 中华民国会计法财政部 国家档案局关会计档案理办法等法律 法规 结合财会档案工作情况制定办法
252适范围
办法适公司子公司( 版块) 会计档案理
253定义
会计档案指会计证 会计帐簿财务报告等会计核算专业材料 记录反映企业济业务重史料证
254理职责
( 1) 财务部门档案部门负责会计档案工作指导 监督检查
( 2) 档案室负责会计档案收集 编目 保提供利
( 3) 年形成会计档案 会计部门应档求 负责整理 立卷
255档范围
会计证类(原始证 记帐证 汇总证 会计证) 会计帐簿类(总帐 明细帐 日记帐 会计帐簿 存款余额调节表 银行帐单 应保存会计核算专业资料) 财务报告类 (年度财务报告 包括会计报表 附表 附注文字说明 财务报告) 类 会计档案销毁清册
256立卷原方法 拟写标题 编目排列
( 1) 原
①单位财会档案立卷单位 分工负责口会计档案立卷档工作
②立卷单位立卷立卷时遵循会计核算材料形成规律特点 注意保持机联系 立案卷便保利
③根类会计材料形成年代 时间序 容价值 联系档案材料数量 保期限等分整理组卷年度会计核算材料混起组卷装订
( 2) 方法
①会计证 帐薄 报表立卷会计证会计员应办理完毕记帐证连附原始证汇总表 月份 记帐分类 编号序进行整理 折叠整齐 装订成册 加具封面 写明单位名称 记账证种类 年度 月份起止编号
较单位 收款证 付款证 转帐证分编号 分装订
便记帐证起装订保存价值明显原始证( 涉外事 职工工资名册 退职退休房产产权转处理历史遗留问题等参考价值原始证) 应抽出单独装订保 关科目 证编号处注明抽出证名称 数量存编号 库址等
②会计帐簿 应会计年度终结帐 决算帐簿种类( 名称) 整理立卷中跨年度固定资产帐等帐簿完毕年度立卷 长期贷款项目帐簿 贷款项目结清年度分阶段立卷立卷时应原装订加整理立卷 活页帐卡片帐 应掉空白页 次编号 装订成册
③会计报表 单位会计报表级单位会计报表般应分开立卷 决算应单独立卷 月 季报表 视少分开合立卷 报表较者 够报表名称报表反映事物属性特点立卷
采电子计算机记帐单位 机器印输出会计记录视帐簿 应装订成册 未印成书面文件磁带 磁 光盘等存储介质 轻易删容 应视等会计种类文件加保存
( 3) 书写案卷标题
①案卷封面应逐项规定填写清楚 标题简明 准确 完整反映卷材料容
②案卷卷皮卷目录律毛笔钢笔( 篮黑墨水) 书写 禁止圆珠笔 铅笔书写字迹求工整清晰
( 4) 卷文件材料编目排列
①永久保存财会档案应填写卷目录案卷目录 卷编写页号 卷页号均1开始 书写位置卷文件右角会计帐簿身已编定连续页号 够编写页号会计证 记帐证已编定流水号编号
③ 卷备考表记载卷材料缺少 修复 补充 移出 损毁等需说明情况
③卷文件掉金属物破损材料修复字迹扩散 模糊应予复制原件立卷
④案卷装订采三孔线装订方法装订成册 卷文件左齐 齐 左边孔订线订线处批注者 须进行粘边纸处理
257理
未结债权 债务涉外原始证材料 应单独立卷 编写目录 送档案部门保结清债权 债务时止
258档时间
财务部门立卷 保存年 次年8月1日前移交集团档案室保
三 规章制度
31档案保密制度
311档案室工作员严格遵守国家处关安全保密制度 时刻警惕 防止盗窃 确保档案安全
312保证档案安全 档案室工作员准私通信中涉机密 准公场家中谈机密
313档案室工作员认真保档案资料 未允许 档案资料带公场家中浏览 参观 探亲访友 准档案资料外
314根规定查阅档案查阅机密档案 必须严格履行审批手续
315假日前 档案室理员库房进行认真检查 发现情况 时汇报
316档案库房重 非档案室员 未意 律入
32档案保制度
完整 准确 科学理档案 档案工作逐步走系统化 规范化 提高处档案理水 特制订制度
321接收档案入库 必须保证档案完整 系统 规范 办理交接手续 移交级负责签字
322制订档案保期限表 正确划分保期限
323档案室接收档案进行科学分类 编目 登记 排架科学
324编制必档案检索工具 便查找利
325门类档案业务工作进行指导监督 保证档文件完整 准确 确保案卷质量
326做档案库房防火 防盗 防虫 防尘 防光 防鼠 防潮等保护工作 保持库房整洁卫生 尘土 杂物
327定期清查库藏档案保情况 已破损档案时采取措施进行修补复制
328专门档案装具 档案排列序
329库房理员调动 必须办交接手续
3210断改进理条件 逐步实现档案理科学化 标准化 规范化 提高档案理水
33档案统计制度
331档案统计工作子公司档案室负责报集团档案室
332档案统计包括档案理基情况统计 档案保数量统计 档案提供利利效果统计
333建立档案统计台帐 档案收进 移出 阅 利等方面登记簿 做时登记工作
334档案统计列入公司统计工作范畴 统计数原始记录 做准确 档案统计台帐集团档案室保
335子公司档案室年2月份前年档案统计工作作分析
34档案利阅制度
切实做档案利工作 充分发挥档案单位项工作中信息作 提高项工作科学性 保障档案查阅工作利进行 特制定规定
341集团档案室查阅 阅档案 须游总潘总签字意方查阅 子公司单位部查阅档案 须公司总理签字意 方查阅资料必须室查阅 携出室外工作需阅 必须办理相关手续查阅 档案员应面核清楚 予注销查阅登记阅时间般七天
342外员查阅档案 需持单位介绍信游总潘总签字意方查阅 需复印收取定成费
343阅者遇出差 探亲 休假必须先档案 职工调出单位时应档案方办理调离手续 发现带走档案资料者 员工相关单位负责追回
344延长档案寿命 维护原始性 完整性 阅者妥善保 严防丢失 原件画圈 涂改 抽页撕毁污垢 原件拆散 胡乱拆叠 发现 视情节轻重予批评严肃处理
345根档案统计工作求 外员档案室查阅档案者均需填写档案利效果登记表 时反馈信息 便做利效果统计工作
35档案鉴定制度
351档案理员会办公室负责 职部门负责关兼职档案员组成鉴定组 负责单位档案鉴定工作
352类档案立卷程中 组应审定卷档案保期限密级 价值文件材料予档
353鉴定组定期档案进行鉴定 档案理员负责日常鉴定工作
354档案室年8月底前类档案收集档 档案室应兼职档案员送交档案作终审定
355档案室时拣出保期满案卷 鉴定组审阅 认定否销毁
356档案室鉴定档案 公司档制度国家关规定执行
357档案鉴定 求达划定保期限准确 保单位质量达标准规定
36档案销毁制度
361档案鉴定组鉴定 保存价值保期限已满档案进行销毁
362认定需销毁档案 必须档案室造具销毁清册 撰写份销毁档案书面报告
363销毁档案分领导审核销毁清册报告 鉴定组负责批准方面销毁
364销毁档案档案室负责进行 档案鉴定组两名( 含两名) 成员监督 监销员签名盖章
365销毁方式 化纸浆焚毁 决定销毁档案准出卖作
366审查准销毁档案继续保存 销毁清册详细注明
37档案库房理制度
371档案工作员严格遵守国家关档案安全 保密关规定 时刻提高警惕 防止坏破坏窃密
372档案工作员热爱职工作 熟悉室藏 量缩短调卷时间 提高工作效率
373做防盗 防火 防潮 防晒 防虫 防鼠工作 库房严禁烟火 准存放易燃易爆物品 保证档案安全 库房常保持整洁通风
374档案工作员新增加出档案进行必加工整理清点核 然时入库
375档案工作员做统计工作 定期清点室藏档案
376档案工作员变动时 负责志监督 交双方认真清点核准确 办理交接手续
38档案防火安全制度
381建立健全防火组织
382制定安全防火责制落实
383档案库房应远离易燃 易发生火灾等安全方库房部 外部防火通道畅通
384档案库房配备相应灭火器材 会消防部门定期检查灭火器效 合格器材应时更换
385档案库房禁止烟火 禁止存放易燃 助燃 易爆物品
386档案库房切电器 电线安全超负荷 漏电现象年请安全部门电工技师检查次 安全隐患时排
387定期组织档案员学防火 灭火知识 常进行消防安全教育
388理慎造成火灾事 负刑事责
39档案理工作流程
职部门移交资料
收集整理
鉴 定
属
档
范围
参考价 值
预
档
整 理
分 类
划分保期限
著录编目卷文件目录
案卷目录
备考表
入 库
四
41 手册公布执行 浙环房字「 」19号文中档案理制度行作废
42 手册行政部负责解释修订
43 手册二0年月日起公布执行
附表
(全宗 名称)
(类目 名称)
(案卷题名)
年 月 年 月
保期限
卷 件 页
档号
220
20
20
25
25
30
30
45
25
16
16
16
16
15
310
1
全宗号目录号案卷号
25
40
40
1
粗黑线2mm
单 位 mm
例 12
附表二
卷 文 件 目 录
序
号
文 号
责者
题 名
日期
页号
备注
行政理类
市档案局监制
附表三
卷 备 考 表
说明
卷文件材料 页
中文字材料 页 图纸 张片 张
立卷
年 月 日
检查
年 月 日
档案局监制
附表四
声档案目录
柜号
案卷号
案卷题名
年度
张(盘)数
保期限
备注
市档案局监制
附表五
卷 目 录
序
号
文 件
编 号
责者
文 件 材 料 题 名
日期
页号
备注
营理类 建设工程类
市档案局监制
附表六
档 号
档案馆号
缩微号
建设工程类
案卷题名
编制单位
编制日期
保期限
密 级
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