1 总
11 目
进步规范***限公司(简称公司)文件控制理完善文件编订修改收发分类标准特制订办法
12 适范围
办法适公司部门文件
13 职责权限
131 理部负责办法编制修订废止起草
132 理部负责理办法发放存档理
14 文件定义
141 理文件:指规范公司理形成效指导日常运作文件包括理制度组织机构流程规定规范办法程序标准红头文件表单等
142 业务文件:指业务项目部门针营销业务编写外相关文件
15 分类定义
151 理工具类:指公司类理文件业务文件类标准程序等体系文件编订修改废止等文件控制指导性文件
152 理程序类:指公司类理业务生产采购等全运营程工作作业流程确定性文件
153 理标准类:指公司类理业务生产采购工作作业活动程中执行标准性文件
16 分级标准
161 理文件分三级应层级分:
级理文件:公司层面编订控制理文件
二级理文件:部门层面编订控制理文件
三级理文件:基层层面编订控制理文件
2 文件结构编写标准
21 页眉:公司logo公司全称公司全称五号宋体左齐编写
22 文件头:公司全称加理文件号黑体加粗 居中编写换行文件编号版次四号仿宋体加粗左齐编写换行划线
23 文件名:文件名全称三号黑体加粗居中编写
24 文件标题:四号仿宋体加粗编写
25 文件正文:四号仿宋体加粗编写
26 文件编号:级编号阿拉伯数字1加空格字符类推二级编号级编号前提缀1加空格字符类推三级编号二级编号前提缀1加空格字符类推四级编号二三级编号前提缀1加空格字符类推高设四级编号四级编号细项◆编号(示例:级编号1+空格二级编号11+空格三级编号111+空格四级编号1111+空格)
27 页脚:包括文件类抄送详情编订日期生效日期页码五号 宋体 加粗 左齐编写
28 段落行间距:文件名行间距倍间距段前增加1行文件正文单倍行间距
29 段落缩进:分段落首行字符缩进2字符
3 文件分类编号设定
□□□□□□□□□□
文件流水号
部门编码
传达层级
文件类代码
公司代码
31 文件编码说明
32 公司部门分公司部门达文件允许唯编码
33 公司分公司编码:
331 山东凯源木业限公司编码:KY
332 山东蓝源化工限公司编码:LY
333 山东宏源热力限公司编码:HY
334 山东俏家装饰限公司编码:QJ
34 文件类编码:
文件类
文件编码
英文
理工具
MT
Management Tool
理程序
MP
Management Procedure
理标准
MS
Management Standards
35 部门编码:
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
总办
ZB
金融项目部
JX
事行政部
RX
审计部
SJ
36文件流水号001起连续延续编写(合文件外)
37 文件传达层级指文件需贯彻深度具体划分
层级
编码
公司高层
A
中层理部门负责
B
基层理部门职员
C
基层员工
D
38 版次号初次定版发布A1施行期间修订A2类推文件改版B1施行期间修订B2类推
39 文件记录表格表单附件编码文件编码基础缀附件号阿拉伯数字显示(示例:理办法附件编码:KYMTRXB00101)
4 文件控制流程
文件控制流程详见凯源木业文控流程图(附件 编码:KYMTRXB00101)
5 文件理
51 理文件定期修订改版评审废止具体标准:
文件等级
理动作
周期
级
修订
1年
改版
2年
评审
1年
废止
5年
二级
修订
1年
改版
2年
评审
1年
废止
5年
三级
修订
1年
改版
2年
评审
1年
废止
5年
52 理文件应理活动流程标准结构发生变化时开发出更适应理项理措施方式标准时进行实时修订改版
53 理文件发布评审审批需填写理文件审批记录表(附件二 编码:KYMTRXB00102)
54 该理办法正式实施原文事行政部负责存档理必公司业务途外外
55 批准实施文件事行政部列入公司受控文件清单(附件三 编码:KYMTRXB00103)文件进行动态理
56 文件发放前事行政部根确定发放范围标明发放号受控状态受控状态分受控非受控两种受控文件总办盖受控章受控文件均应确保效版
57 理文件发放总办统印制发放填写理文件收发记录(附件四 编码:KYMTRXB00104)领取部门负责签字方领取
6 附
61 理办法董事长审批正式生效
62 理办法未事宜公司实际理准
63 遇理办法条款相关法规方行政标准突时法规级规定准该理办法进行修订
64 事行政部保留该理办法终解释权
编制: 校准:
审核: 批准:
附件 编码:KYMTRXB00101
凯源木业文控流程图
责部门
流 程
说 明
相关部门
总办
董事长
事行政部
事行政部
部门
相关部门
相关部门事行政部
N
销毁
旧版页
换版页时
否保留
Y
标识
实施更改
作废
更改申请
更改审批
获取
外文件识
Y
N
否批准
受控
Y
N
实施理
评审
否适
发放登记
校准审批
文件编制
签批
明确编号版次受控状态发放等
做登记确保发放相关部门
注意电子文件理防止文件失控
必时适性进行评审
履行文件更改手续做文件更新
履行文件作废手续
附件二编码:KYMTRXB00102
理文件审批记录表
文件名称
文件编号
理部门
编 制
会 签
部门
签字
日期
部门
签字
日期
文件容简述
校准
签字: 年 月 日
审批
签字: 年 月 日
发布日期
年 月 日
实施日期
年 月 日
发放范围
附件三编码:KYMTRXB00103
受控文件清单
序号
文件编号
文件名称
版次
编制
校准
审批
生效日期
附件四 编码:KYMTRXB00104
理文件收发记录
序号
文件编号
文件名称
版次
文件类
发放
回收
接受
日期
签收
日期
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