公文的5W1H——兼谈如何克服公文“模板”依赖症


     公文的5W1H——兼谈如何克服公文“模板”依赖症 工作中常有学员问我:我一写公文,就习惯于从网上找“模板”,一旦离开了“模板”就不知道怎么动笔了。我回答是:你患了公文“模板”依赖症。那么如何克服这个毛病呢?正好,我总结了公文的“5W1H”,也许对这些朋友有所帮助。然后,再回答如何克服“模板”依赖症。 写公文的同志,可能学习过新闻。知道新闻的6要素,就是新闻主要构成因素和单元。这个概念在19世纪80年代由西方新闻界首先提出,包括:何时(WHEN)、何地(WHERE)、何人(WHO)、何事(WHAT)、何故(WHY)、如何(HOW),用英文字头简称“5W1H”。所谓“5W1H”,也就是说,在什么时间、什么地点、什么人,做了件什么事,以及这件事的起因经过、结果。一篇新闻报道,不管它是消息也好,还是通讯、特写也罢,一般都包括这六个要素。其中,一句话新闻最能集中体现六要素,可谓“麻雀虽小,五脏俱全”。 比如,2014年7月3日早晨,网上有这么一条“一句话新闻”:“应大韩民国总统朴槿惠邀请,国家主席习近平于7月3日至4日对韩国进行国事访问。”我们运用新闻的六要素分析一下:“应大韩民国总统朴槿惠邀请”,是何故,也是起因;“国家主席习近平”,是何人;“于7月3日至4日”,是何时;“对韩国进行国事访问”,是何事。新闻的六个要素,这条新闻中有4个。因为这条新闻发布在习近平访问之前,其它两个要素还没发生,不可能涉及。 其实,公文中也有“5W1H”,我们平时在写公文时,也经常使用这六个要素。只是在公文写作中不这么讲而已。比如,我们写这样一个简单的会议通知: 关于召开群众路线教育实践活动动员大会的通知 局机关各党支部: 遵照市委统一部署,为了开展好党的群众路线教育实践活动(何故),局党委决定,6月28日上午9时(何时)在局机关大会议室(何地)召开机关党的群众路线教育实践活动动员大会(何事)。请各支部书记带队,组织本支部全体党员和干部群众(何人)着正装提前10分钟按时参加,在指定位置就座(如何)。   局党委办公室   2013年6月27日 这样一个字数不多的会议通知,只用五个W和一个H,就完整地体现了为什么要召开会议、会议的内容、时间、地点、什么人参加、对与会人员的要求等等。“5W1H”,既是一则新闻的最基本要素,也是一篇公文的最基本要素。各要素之间协同合作,互相说明,互相补充完善,结构成文章。 也许有人会问:把新闻的“5W1H”延伸、运用到公文中去,具体有什么作用呢? 一、运用“5W1H”,可以帮助我们构思公文 当你写公文列提纲时,可以把这六个要素逐一写出,六个要素就是六个问题,然后对这些问题一个一个地回答。在自问自答的过程中,你还需要根据领导意图和工作需要,认真思考一下,在所有的问题当中,主要问题是什么?这个主要问题,就是你写作的重点所在。如果你写的是领导讲话、论文之类的文章,主要问题就相当于中心论点;如果你写的是工作总结、述职报告之类的文章,主要问题就是你花费笔墨之处。当问题的答案都想出来了、写出来了,对于应该首要写什么,次要写什么,再次写什么,你就胸中有数了,提纲就基本列好了。 当然了,也不是任何公文都要求六要素齐全。公文毕竟不同于新闻。公文写作,最重要的是何事、为何、如何。何事,也就是要做什么工作,这项工作的具体内容是什么;为何,是为什么要做这项工作,开展这项工作有什么意义、重要性;如何,是怎样做好这项工作,对开展这项工作有哪些要求。比如,布置指导工作的通知、意见、方案、工作要点以及述职报告、领导讲话稿、典型经验材料等大型公文材料,何事、为何、如何,这三个要素是不可少的。 二、运用“5W1H”,可以帮助我们组织会议材料 组织会议过程中,会议材料最为重要。比如下面这个会议议程就包括三个重要材料。 群众路线教育实践活动动员大会会议议程 1.局党委副书记宣读《实施方案》 (实施方案的重点放在“何事”上,同时涉及“何人”、“何时”,即主要讲群众路线教育实践活动的内容、步骤) 2.局党委书记做动员报告 (动员报告的重点放在“为何”、“如何”上,即主要讲群众路线教育实践活动的重大意义、对开展活动有哪些要求) 3.市委督导组组长讲话 (市委督导组组长讲话的重点是介绍督导组的职责任务“何事”,并从督导工作的角度对开展活动提出要求,这是另外一个版本的“何事”、“如何”) 上面是会议的三个材料,每个材料只涉及到“5W1H”六要素的一两个或两三个要素,它们既独立成篇,又相互配合,从而形成了会议的系列材料。 三、运用“5W1H”,可以帮助我们鉴赏公文 上面我们说过,“5W1H”这六个要素就是六个问题。平时,我们在阅读文件时,特别是阅读中央、省、市文件以及本单位的材料时,要带着“问题意识”去研读。所谓“问题意识”,就是发现并提出问题、分析问题、解决问题的意识。在这个过程中,提高我们发现、分析、解决问题的能力。研读,不是一目十行,不是看报看题、看书看皮式的泛泛而读,而是边阅读边思考,看看文件都涉及了哪些问题,又是怎样提出并回答这些问题的。这样,既学习了大笔杆子写公文的经验,又找到了自己的差距。坚持下去,就会无形中提升公文鉴赏和写作水平。 也许,有的人会说,我不知道究竟该怎样发现并提出问题?其实,“5W1H”这六个要素,就给了我们一个发现并提出问题的方法和路径。学会并且经常运用这六个要素,就会使我们养成良好的习惯,增强“问题意识”,提高我们发现、分析、解决问题的能力。这个能力,即是工作能力,体现在公文等材料中,就是写作能力。 现在,我尝试着运用公文的“5W1H”,来回答如何克服公文模板依赖症的问题。我有三点建议: 其一,要以“自己动手”为主,以“借助模板”为辅。毛主席说过,我们要以自力更生为主,以争取外援为辅。对公文写作来讲,“自力更生”,就是自己动手写;“争取外援”,就是借助网上“模板”。这位朋友之所以患上了公文模板依赖症,是因为他把“主”“辅”颠倒了。怎么办?把颠倒了的再颠倒过来!别无他法。 有的同志之所以患了公文模板依赖症,可能还有两个原因。一个原因是懒汉思想作怪。他们嫌写文章费脑筋、太辛苦,总幻想着既不付出努力,又能写出文章来,不愿意“自己动手”。还有一个原因,是不自信,有畏难情绪。他们可能对公文写作的基本知识知之不多,觉得写文章是一件很难的事情,因此不敢、也不会“自己动手”。其实,对于学习写文章,毛泽东同志早就说过,“入门既不难,深造也是办得到的。只要有心,只要善于学习罢了。”人们说,“能写会说是干部的一项基本功”。“能写”指的就是写文章。只要我们克服掉懒汉思想、畏难情绪,不依赖公文模板,树立信心,“自己动手”,多写多读,假以时日,就一定会逐步学会写文章,掌握“能写”这项基本功。 其二,要“先公后文”,“公文兼修”。什么是“公文”?《党政机关公文处理工作条例》的定义是:“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况等的重要工具。”这自然是“公文”权威的解释。我曾经以自己的经验,解释过“公文”这个词语。什么是“公文”?我以为,“公文”这个词,分解开来就是“公”字和“文”字。“公”者,公事,办公,工作,是“文”内容;“文”者,文章,文书,是“公”的文字载体。因此,我一贯主张,要“先公后文”,“公文兼修”。 所谓“先公后文”,就是首先从做好工作入手,解决“写什么”的问题。一些刚刚走上工作岗位,或者是调整到新工作岗位的朋友,之所以写公文时依赖模板,一个重要的原因,就在于对新工作比较陌生,不知道该“写什么”。 我建议这些朋友,要了解、熟悉本职工作的具体内容,了解、熟悉工作涉及的理论、法规、政策,了解、熟悉办公的规矩、程序、方法,把主要精力放在熟悉乃至精通本职工作上,力争成为工作领域的行家里手。其次,解决“怎么写”的问题。其实,“写什么”的问题解决了,“怎样写”的问题,就会随之迎刃而解。我的经验是,干什么写什么,怎么干的就怎么写。再次,运用我们学习的公文写作的基本知识,对我们写的东西予以规范,我们就逐步学会写公文了。这就叫“先公后文”,“公文兼修”。 其三,从“小处着手”,从常用公文文种入门。对于初学者来讲,学习公文写作,还有一个“怎样学”、从何处入门的问题。大家都知道,公文有很多文种。按照2012年颁布的《党政机关公文处理工作条例》,基本上有以下十五种:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中,对于基层单位的同志来讲,在日常工作中经常使用的,不过六七个文种。如果按使用的频率来排序的话,它们大概是:通知、报告、函、请示、批复、纪要、意见等。因为这几个公文文种使用频率较高,作者锻炼写作能力的机会就多一些。并且相对来讲,这几个文种也比较容易写一些。在上文,我引用了毛主席关于写文章“入门既不难”的经典语录,毛泽东主席强调“要有心,善于学习”。我理解,毛泽东主席讲的“有心”,就是有信心,有恒心。“善于学习”,就是要寻找学习的方式、方法和窍门。在这里,我向初学公文的朋友,介绍一个“善于学习”的“窍门”:从“小处着手”,从常用公文文种入门。先写一些会议通知之类的小材料,再逐步向中型、大型材料过渡,这样,从小处入手,由易到难,就会一步步地培养起自己独立写作的能力。 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    美***2

    贡献于2020-10-19

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