如何做好新新形势下的办公室工作


     如何做好新形势下的办公室工作 在一个单位,办公室是个十分重要岗位,也是个富有挑战性的岗位,下面我以一位老办公室工作者的身份,结合自己的工作经历和当前办公室工作实际,就如何做好办公室工作,当好办公室主任,谈几点体会,与大家共同研究探讨。 一、办公室的职责、作用和特点 办公室是党委、政府和单位的左右手,是直接为领导和机关服务的办事机构。第一,办公室是机关综合工作的“龙头”。作为领导决策的助手和机关日常工作运转的枢纽,办公室所承担的各项工作任务,都是涉及全局的工作。第二,办公室是机关高效运转的“纽带”。办公室起着上情下达,下情上报,联系左右,沟通内外的作用。第三,办公室是机关工作的重要“窗口”。办公室在很大程度上代表着机关的形象,反映着机关的工作作风、工作效率和干部的精神风貌,关系着机关在干部群众中的威信。第四,办公室是掌管党和国家机密的“要地”。党和国家的涉密文件、涉密事项,都是通过办公室来运转、办理和保管。 近年来,我县各级各部门办公室参与政务、管理事务、搞好服务的能力和水平有了明显提高。但是,随着经济社会的发展,办公室工作的内容和性质也发生了很大的变化。主要表现在:一是承担的任务越来越重。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待应酬等任务,而且一些临时性的、牵总性的、没有专门部门管理的工作也大都由办公室承担,因此办公室工作的责任更加重大。二是领导的要求越来越高。由于各级党委、政府和各部门领导同志的实践经验丰富,接触基层多,信息来源广,工作水平高,对办公室工作提出了更高的标准,更严的要求。三是突发性事件越来越多。当前正处于社会的转型期,各种矛盾纠纷,群体性事件不断增多,各种自然灾害时常发生,这些都需要办公室参与处置。四是工作领域越来越宽。现在办公室承担的任务、协调的范围已经覆盖社会各个领域。 二、如何提高办公室工作的质量和水平 (一)强化“三种意识” 学习意识。只有善于学习,不断更新知识,充实自己,才能适应形势发展的需要,提高对党的路线、方针、政策和县委、政府重大决策的理解,对重大事情的判断,更好地落实党委、政府的工作意图。余书记在县委十二届二次全会上要求全体党员干部要做到学以立德、学以明志,学以增才、学以致用。作为办公室工作人员更应不断加强政治理论学习,提高政治觉悟和政策水平;不断加强前沿知识学习,提高超前思维和参谋能力;不断加强法治常识学习,提高依法行政和管理水平;不断加强业务学习,提高办文办会办事能力。在平时的工作和生活中要少一些应酬,多一些读书,少一些闲聊,多一些思考,始终做到观念不落后,工作不落伍,努力成为文稿创作的写手,综合协调的能手,搞好服务的多面手。 责任意识。办公室工作突击性强、事务性多,经常加班加点,甚至通宵达旦,但办公室人员往往是幕后英雄,无名无利,很辛苦、很清苦、很艰苦,没有强烈的责任意识和奉献精神就干不好办公室工作。办公室的任何一项工作、任何一个环节出了纰漏都可能造成严重的后果,大到党委、政府决策部署和重要工作的落实,小到一篇文稿、一条信息、一个电话、一份电报,甚至会议室座次谁牌摆放、话筒音量,一旦出现失误都会造成不可挽回的影响和损失。因此,从事办公室工作的同志只有树立强烈的责任心、责任感和责任意识,做到严而又严、细而又细、慎之又慎,决不能麻痹大意、掉以轻心,力争少出错、零失误。在日常工作中要做到“五个一”:即说好每一句话、办好每一件事、接好每一个电话、接待好每一位同志、干好每一天工作,做到“六个不让”:即不让领导交办的工作在自己手中延误、不让办理的文件在自己手中积压、不让各种差错在自己身上发生、不让来办公室办事的同志在自己这里受到冷遇、不让办公室的形象在自己这里受到损害、不让领导为自己的言行操心。 大局意识。胸中无大局,不能成大事,更不足以谋一域。办公室人员要时刻关注大局,认真研究大局,准确把握大局,站在大局的高度,把注意力集中在牵动全局、情况复杂、矛盾突出的热点难点问题上,做到对上情心中有数,对下情了如指掌,做到想领导之所想,谋领导之所虑。围绕社会稳定、经济发展这个大局搞好信息调研、协调联系、督查落实。围绕维护领导班子团结大局,做到不说不利于领导班子团结的话,不做有损领导形象的事。要促进人与人、股室与股室、单位与单位之间的团结,充分发挥各方面的积极性、能动性,形成抓工作、干事业的强大合力。 (二)提高“三办能力” 办文能力。文稿起草要精益求精。文稿起草中,要重视材料和语言的积累,重视文章的结构,重视材料与观点的统一。要树立精品意识,多方征求意见,认真研究,反复修改,力求文稿起草体现上级精神,体现中心决策、体现领导风格,全面、准确、系统、清晰地反映中心决策和工作部署。公文处理要严格规范。无论是发文过程中的拟稿、核稿、签发、登记、印制、核发等环节的处理,还是来文来电过程中的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序的落实都要严格规范,确保公文办理规范、顺畅、安全。 办会能力。会前筹备缜密细致。不论会议规模大小、性质是否重要、在什么地方开、由谁主持等,会前都要早计划、早安排、早准备,充分考虑会议的各个细节,制定全面、细致地筹备方案,包括会议材料的准备、会议通知的发送、资料的分发、会场的布置、车辆和食宿的安排、应急的准备等等。只有把这些细节考虑到位、安排到点、责任到人,才能使会务准备工作有条不紊、主动从容,从而保证会议的质量和效果。会中服务优质高效。要及时清点参会人数。对参会人员到会情况要了如指掌,清楚每个地方或单位的参会人员。要认真维持会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时,既要在会议室门口安排专人值班,必要时可请公安部门协助搞好会场的警卫,防止无关人员进人会场,还要认真维持好会场内的纪律。要密切关注会议进程。办公室人员心中必须装好两张表,即会议议程表和每一项议程的时间表,时刻掌握会议进程。同时,要注意临时性、突发性事件的发生,遇到问题及时补救。若遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理。如把情况写在纸条上,请服务员利用倒水之机悄悄放到主持人面前,尽可能减小对大会的影响。会后工作尽心尽责。会议结束后要及时完成相关会议资料的整理,对重要的资料或录音、视频等及时做好收集整理,对会议过程中没有及时完善的工作立即予以补充。该存档的资料要按照密级、保存期限等相关规定及时转交相关部门,对需要形成会议纪要的要尽快形成并下发。总之要做到:每个会议有安排,有会就有秘书在;会场内外协调好,会议内容有记录;纪要起草不过夜,主要精神宣传开;重大事项列查办,督查贯彻收回来。 办事能力。办公室是一个干事的岗位,多做一件事情,就多一次学习的机会,就多一个展示自我的平台。办公室的同志都要勤于干事,乐于干事。办事时要注意坚持原则,对涉及政策性、原则性的问题,严格按规定、按程序办,不拿原则送人情;要注意灵活性,在不影响全局、不涉及大原则、大政策的前提下,讲究策略,灵活善变。要牢固树立 “办公室无小事”的意识,有时九件事干好了,一件没干好,将前功尽弃,有时十减一并不等于九,而是等于零,因此要认真对待和干好每一件事。要养成“好记性不如烂笔头”的好习惯,不忘事、不漏事、不误事,及时记下上级交待、领导交办、份内要办的具体事。 (三)搞好“三项服务” 为领导服务。办公室工作首先要突出为领导服务。作为领导身边的工作人员要干事不添乱,踏踏实实干好工作,完成好领导交给的各项任务。要抹事不激事,在协调工作时做到影响团结的话要两头瞒,有利团结的事要两头传。要揽事不躲事,对于一些与领导密切相关,领导又顾及不到的事情,要主动承揽,不能一推了事。要成事不败事,要站在领导的高度和角度去分析、考虑事情,为领导设身处地地去想、去办,切忌冲撞领导,得罪群众,捅漏子,帮倒忙,成事不足,败事有余。 为机关服务。一是要搞好领导工作之间的协调,统筹安排好领导的日常活动,使各位领导之间的工作连接成有机整体。二是要协调好各部门关系,发挥最大效力。在重要工作、重大活动安排酝酿阶段,根据领导意图,征求各方意见,互相通气、达成共识、形成合力。三是加强与上级机关的联系沟通,争取工作上的理解与支持;向基层单位传达领导意图,将决策贯彻下去;了解和反馈决策落实情况,为领导修正决策、总结经验提供依据。 为基层服务。要深入宣传党的方针政策,按照便于群众理解接受的原则,采取灵活多样、喜闻乐见的方式,说群众话、讲群众理,使党的方针政策宣传家喻户晓、入脑入心。认真倾听群众心声,热情接待群众来访,语言温和,讲究礼貌,平等待人,尊重他人。对群众合理诉求而又暂时无法满足的,要说明原因,并争取理解;不可能解决的要讲清政策,正确引导,善于化解可能引起激化的矛盾,树立好党委、政府在群众心目中的良好形象。要善于疏导群众情绪,及时解开他们的思想疙瘩,理顺他们的思想情绪,切实把群众的思想和精力引导到推动经济社会发展上来。 (四)发挥“四个作用” 当好参谋助手。参谋重在谋划,助手侧重帮助。善于站在全局高度,从领导角度去把握领导决策的需求,为领导当好参谋。办公室人员虽然“身在兵位”,但要善于“胸为帅谋”,时刻做到心怀全县发展大局,始终站在领导的高度去思考问题、谋划工作。要参之及时,做到未雨绸缪,想领导之未想,服务在前,参与在前,比领导想的更早一点、更细一点、更深一点,及早发现已经出现的问题,为领导决策提供前瞻性的预案,不能当事后诸葛亮。要谋之有度,既要体现领导意图,又要补缺,通过参谋,使整个决策更加完善、科学,决不能顺竿子爬,做应声虫;既要到位又不能越位,既要参与又不能掺和,真正做到帮忙而不添乱,成为领导的左右手。 搞好综合协调。办公室既要协调上下,又要协调左右,还要协调内外。在具体工作中红脸、白脸都要唱,有时宁可自己受委屈,也要耐着性子处理和解决好各种问题。在协调工作中必须尊重上级,理解同级,帮助下级,外求支持配合,内求团结协作。找准综合协调的切入点、着力点,力求做到及时、果断、主动,要以高度的政治责任感,尽心尽责搞好党委、政府领导之间的工作协调,搞好上下和左右部门之间的工作协调;要从维护大局出发,把有利于团结的工作做好、做细、做深、做实。在协调工作中无论大事、小事,都要考虑周全,部署严密,认真负责,有始有终,做到人人有专责、件件有着落、事事有回音。协调工作要讲究方式方法,具体应做到 “六多六少”:即执行决策多解释、少强硬;说话办事多商量、少蛮横;协作当中多伸手、少旁观;利益面前多谦让、少争利;同事遇事多关心、少袖手;有了纷争多疏导、少添乱。 抓好督促检查。围绕党委、政府中心工作抓好督促检查,是办公室的重要职责,也是推动工作的重要环节和有效手段。督促检查要注重实效,紧紧围绕中心工作开展,及时反馈决策落实过程中的各种情况和问题,提出解决矛盾和完善政策的建议。要敢于督查,对难点、热点问题要一查到底,该坚持的原则要坚持,该讲的话要敢讲,做到不讲人情,不讲关系,不讲面子,敢于批评,敢于担事,敢于碰硬。要突出督查重点,把主要精力、主要力量放在党委、政府的重大决策部署的督查上,放在领导关注、群众关心的问题上。要改进督查方式,在继续做好决策督查、专项督办的同时,加大暗访督查和督查调研的力度 ,要把领导督查与督查领导结合起来,把书面督查与实地督查结合起来,把部门督查与联合督查结合起来,把被动督查与主动督查结合起来,把突击督查与跟踪督查结合起来。要以督查树党委、政府权威,以督查树办公室形象,做到敢于督查、善于督查,确保党委、政府决策的贯彻落实,推动群众工作顺利开展。 抓好后勤保障。要为广大干部职工提供优良的工作和生活环境,在搞好全面服务的基础上,重点保证对领导的服务,想方设法为他们创造满意的生活环境和工作环境,使他们全身心投入工作。要不断提高对外接待质量和水平。从政治的高度、形象的角度,认识接待工作、重视接待工作,决不能把接待工作简单地看作是安排食宿、沏茶倒水、迎来送往,而要真正把接待工作作为体现工作水平、展示发展环境的重要窗口,作为沟通上下,联系左右的重要纽带,通过热情、优质、高效的接待服务,达到保证工作、联络感情、加深友谊、树立形象的目的。 三、如何成为一名称职的办公室工作者 “万事人为本”,办公室工作做得好坏,关键在于建设一支充满朝气和活力、能担当工作重任的干部队伍。我们要以“五个好”为标准,即:政治素质好、业务水平高、群众情怀深、现代意识强、作风纪律明。 第一个好:政治素质好。政治素质好是做好办公室工作的前提,任何时候都必须忠诚坚定,办公室工作人员要始终把思想政治建设摆在突出位置,把政治素质作为自身的第一素质,牢固树立政治意识和大局意识,学会从政治上和全局上观察问题、思考问题、处理问题,在思想政治上始终与党委、政府保持高度一致,与党委、政府的决策保持一致,坚决维护党委、政府的权威,维护领导的形象。 第二个好:业务水平高。要不断提高办文、办会、办事能力,紧扣党委、政府和部门的重点工作,针对热点难点问题开展督促检查,不断提高调研能力,围绕党委、政府的主要工作及领导关注的重点、热点、难点问题,收集整理和上报信息。 第三个好:群众情怀深。感情决定态度,感情决定方法,没有感情是很难对群众负责的。对群众充满感情,就是要求我们树立“以情补理”的工作理念,疏导群众情绪,争取群众的理解和支持。在作决策参谋时,凡是关系群众切身利益的事,都要作为大事、要事。凡是群众需要解决的问题,都要尽快办、马上办。做到谦虚谨慎、勤政为民、热情服务,坚决克服“门难进、脸难看、事难办”的现象。 第四个好:现代意识强。办公室人员要与时俱进,不断更新知识,丰富知识。现在是“网络时代”,电子设备应用在工作中的每个环节,办公室人员要熟悉掌握现代办公设备应用技能。要充分发挥电子政务的优越性,凸显自动化办公的高效便捷。 第五个好:作风纪律明。要模范遵章守纪,各单位办公室是窗口部门,凡事都要当模范做表率,带头贯彻落实四项制度,清正廉洁抵得住诱惑。要甘于奉献耐得住寂寞,办公室的工作就是服务,服务就意味着奉献,没有奉献就搞不好服务,没有奉献就干不成事业。要承受得住压力,经得起批评。办公室工作量大、时间要求紧、质量要求高,不可能做到每件事情都严密而无一纰漏,在具体工作中出现小的失误要及时改正,领导批评要正确看待,认真分析整改。 四、如何调动办公室的积极性 办公室的工作任务繁重,千头万绪,办公室的干部职工工作比较辛苦,生活也比较清苦,许多同志长期承受着超负荷的工作,“早上班、晚下班、夜里还要加班”。这就要求各单位的领导特别是主管领导要对他们“高看一格、严管一层、厚爱一分”,让大家感到领导的关怀和组织的温暖,充分调动和发挥办公室干部职工的积极性,不断开创“重要工作上档次、后勤服务上水平、整体工作创一流、全员素质步步高”的办公室工作新局面。 一是政治上多关心。办公室是个锻炼人、出能人的地方,是人才培育的基地,是人才成长的摇篮。要多关心干部的成长,平时多看缺点,提拔重用多看优点。要多搭建人才成长的舞台,多创造人才成长的机会,要积极向有关部门推荐干部,大胆使用干部,使他们看到希望、感到温暖。 二是工作上多支持。要放手使用办公室工作人员,充分发挥他们的参谋助手、督促检查、综合协调作用。要积极改善办公条件,在条件允许的的情况下,从办公用房、车辆配备到办公自动化设施购置都要优先安排,以改进工作质量,提高工作效率。 三是思想上多交流。要做办公室人员的良师益友,多与同志们交流思想,增进了解,增加信任,建立健全谈心制度,广泛开展领导和同志们的谈心活动,通过对话沟通,理顺情绪,增强信心,激发广大办公室人员的工作热情和工作积极性。 四是生活上多帮助。要在条件允许的情况下,着力解决干部在生活上存在的困难和问题,能安排的给予安排,能解决的妥善解决,以解决这些同志的后顾之忧,轻装上阵干好工作。 同志们,办公室工作地位特殊,责任重大。能够在办公室这个平台上学习锻炼,施展才华,是大家难得的机遇和缘分。希望大家倍加珍惜,倍加努力,以自谦的勇气、自信的状态、自律的意识,忠于职守,爱岗敬业,乐于奉献,努力开创全县办公室系统工作的新局面,为我县经济社会又好又快发展作出新的更大贡献! 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