浅谈如何做好接待工作


    浅谈如何做好接待工作 会务接待工作是各级机关的一项常规性工作,代表着一个地方一个部门的窗口形象,对于推动工作、加强交流有着十分重要的作用。随着我区农业农村经济的发展,我办的接待量和调研任务不断增加,工作量也日益加重,接待工作的高效优质也就显得尤为重要,所以我办应努力创新和完善会务接待工作的标准化流程,充分发挥办公室的组织协调作用,树立我办良好形象,使接待工作不断规范。就我办实际情况,我个人认为应做好以下几个方面: 一、明确接待工作的主要任务和原则 (一)我办主要的接待任务 1、上级部门领导的各种检查、考察、督查、调研等活动; 2、上级部门、兄弟单位、各业务联系的部门、人员的来访; 3、办理各种大小型会议的会务工作; 4、协调农口各单位之间关系,做好接待的各种衔接工作。 (二)接待工作的原则 坚持严密有序的原则;坚持规范标准的原则。 二、确立标准化流程,确保会务接待工作有章可循 会务接待工作是围绕会议、考察、调研等工作开展的一系列协调性和事务性的服务工作,包括会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实等。接待的具体工作纷繁复杂、面面俱到,任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周,都可能造成混乱,甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此,科学确立标准化流程,能全面规范地搞好各项准备工作,有序推进会议和接待活动,有效避免和减少会务接待工作中的失误。 (一)明确流程。 接待工作有两个方面:一是会务工作流程;二是接待工作流程。会议工作流程包括:领导安排——拟定会议方案——会前准备——会中服务——会后总结。其中会前服务包括五大项工作:签发通知、协调筹备、后勤保障、会场布置、邀请记者。会中服务包括四大项工作:会议签到、内外联系、茶水服务、会议记录。会后服务包括六大项工作:清理会场、材料收集、会议小结、会议纪要、会议议决事项督办、会议的新闻报道(由记者完成)。 接待工作包括八大流程:领导安排——方案制订——迎接来宾——组织调研(督查、检查等)——情况汇报——就餐(住宿)安排——欢送来宾——资料归档。 (二)明确要求。 标准化流程应对每一项工作有十分明确具体的要求。会议标准化流程里,如会前服务中的通知下发环节,具体要求包括时间、地点、与会人员、座次安排和记者等是否明确到位。筹备协调环节包括相关部门任务安排和提示领导入场等要求。会场布置包括座位安排、音响空调、会标制作、会场卫生、花卉摆放等要求。 接待标准化流程里,方案制订中应明确七个要求:包括确定调研(督查、检查等)的准确时间、来宾名单和注意事项;确定我区(办)陪同人员;确定行程及线路;确定调研(督查、检查等)点,准备相关材料(简介);安排车辆、记者、就餐(住宿)等相关事项;接待方案报送领导审定;下发通知。    三、严格实施标准化流程,确保接待工作有条不紊    为确保会务接待流程严格实施到位,使会务接待工作有条不紊,应着重做好三个方面的工作:    一是按流程环节分解任务,确保责任到人。上级有明确指示或领导有明确要求后,应立即按照标准化流程进入会务和接待活动的相关准备工作。根据会议和接待活动的规模大小确定具体负责的领导和工作人员,把标准化流程中的各项任务具体分解到每一个人,把责任落实到每一个人,不留空档。    二是按流程要求完成任务,确保落实到位。任务分工明确以后,责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施。具体操作中,对照标准化流程图,一条一条抓落实,一项一项抓到位。接待流程的落实到位,能确保会议和接待活动有条不紊的进行。    三是按流程标准统筹兼顾,确保协调到位。由于接待工作环节较多,要求精细,各责任人和相关部门可能出现工作上的脱节,因此,在按流程实施的过程中,必须加强协调,统筹兼顾,要有一名领导督查各项流程和细节是否到位,及时组织相关人员相互合作、查漏补缺,对没有到位的流程事项紧急处理,灵活安排。同时要与 接待的相关部门保持密切联系,及时发现和协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。    四、不断创新接待流程,确保接待工作高效优质    由于会务接待工作灵活多样,会务接待工作中有很多意想不到的情况发生,所以接待流程的实施也需要不断完善和改进,确保会务和接待工作高效优质。在具体工作中还需做好三个方面的工作:    一是及时总结。在完成会务接待工作后,分管领导要组织相关工作人员及时做好资料归档工作。认真总结成绩,查找问题,特别是对领导的指示精神要认真思考,反复领悟,不断提高服务水平。    二是认真完善。在会务接待工作中,要针对不够精细、不够完美的环节及时进行改善,对具体要求及时进行补充,确保同样的问题不重复发生,失误一次比一次少,力求零失误。 三是不断创新。为进一步提高会务接待工作效率,在资料归档的基础上,要建立健全会务接待工作基础资料库,包括会议(接待)方案、汇报材料、调研点简介等比较完善的数据信息,这样才能有效提高工作效率。 会务接待水平的高低、组织协调的好坏能够集中反映一个地方或部门的整体形象,可以说,接待工作就像一扇窗户,能展示接待人员的素质和能力,也可直接反映出外界对我区(办)的直观印象。我区是一个农业大区,我办又是农口部门的牵头单位,所以我办的接待工作也是我区农业工作对外宣传的一个重要平台,其成效直接影响到外界对我区农业发展的印象,所以我们的工作要围绕大局,在各种接待任务中,努力搭建平台,为我区的农业发展创造一个良好的软环境。 附:接待工作流程图 接待工作流程图 接待后,总结归档,及时收集资料,整理归纳,建立资料电子档案 接待中,随时上下联系做好衔接协调工作,确保接待工作顺利进行 待领导审定后,通知相关人员和有关单位做好接待准备工作(参观点、会场等) 根据批示,送主要领导审签,需要多个领导审签时,需逐级审签 根据领导安排,拟定方案(时间、地点、行程安排等)送领导审阅 确认来宾的基本情况(人数、职位、性别等)及活动计划,及时汇报 确认来宾的基本情况(人数、职位、性别等)及活动计划,及时汇报 接到电话、明传电报、书面通知等后,认真阅读并及时向领导汇报 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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