采购理制度采购流程
目：
规范公司采购流程提高采购工作效率生产利进行提供保障化降低企业成企业带更资金支持
二适范围
适公司范围采购理
三容
（）总：加强采购工作理提高采购工作效率制定制度采购员相关员均应制度开展工作
（二）基流程：采购需求—寻找供应商—询价价议价—采购洽谈—合签订—交货验收—质检—入库—计划账—财务结算
（三）采购流程图：
四制度细
（）采购需求提请
1定义：采购需求指某部门根生产营需确定种种物品规定格式填写定流程申请获物品程
2采购需求流程图：
需求部门填写着公司规定申请单格式认真详细清楚填写采购申请单项数（重点素见细求）填写填写签字确认
填报申请单
部门审核
总理
采购部
需求部门理（负责）进行审核申请采购物品途数量规格等进行审核确认签字提交级领导
总理签字批准交采购部进行采购
采购部收签字批准采购申请书申请书容进行核需求部门采购物品规格数量货日期进行确认根库存采购途等进行订单数量终确认确认进入采购环节
3请购单素
完整请购单应包括素：
l 请购部门
l 请购物品属项目
l 请购途
l 请购物品名
l 请购物品数量
l 请购物品规格
l 请购物品样品图纸技术资料等
l 请购物品需求时间
l 请购特殊需请备注
l 请购单填写
l 请购部门负责
l 请购单审核
l 财务审核
l 公司总理
4请购单提请规定
l 请购单应素填写完整清晰 公司领导审
核批准报采购部门
l 请购部门提交请购单时应求采购部签字接收请
购部门备份
l 涉采购物品种类数量时附件清单
形式进行提交时清单电子文档需提交
l 遇公司生产生活急需物资公司领导情况
电话邮件形式请示征意提报采购部门签字确认手续补
l 果单源采购指定采购厂家品牌产品
申请部门必须作出书面说明
l 请购单公司规定统表单请购部门更改
补充应书面形式公司领导签字报采购部
5公司物资申请采购提请部门
l 公司生产营需原材料生产设备辅件
物品生产部门提请
l 公司设备维修维护需备品备件维修工具等物
品生产部门提请
l 公司生活办公物品固定资产生活办公
项目行政部门提请
l 公司部门专物资部门行提请
6请购单接收
l 采购部接收请购单时应检查表单填写否规
定填写完整清晰检查请购否公司领导审批
l 接收请购单时应遵循计划采购名称规格等完
整清晰采购图纸技术资料全采购库存已超储积压物资采购原
l 联系仓库理员核查采购物资否库存核采
购台帐途采购物资否满足采购申请
l 符合规定撤销采购物资应时通知申请采
购部门
7请购单分工处理
l 核请购单采购部应员分工岗位职责
进行分工处理
l 紧急采购项目应优先处理
l 法申请部门需求日期完成采购应通知申请
部门
l 重项目采购前应征求公司相关领导建议
8采购周期规定
l 根采购物品金额特性域规定相应采购周
期
l 请购部门应公司规定时间提前走请购单审批
流程便采购部门时完成采购
l 采购部未时完成采购务时应公司领导说明
原
l 遇紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购策
略
（二）询价规定
l 询价请应认真审阅请购单品名规格数量名称
解技术求遇问题应时请购部门沟通
l 属相类型属性似产品应整理类集中
包采购
l 紧急请购项目应优先处理
l 采购项目必须生产厂家供应商直接询价
原量通代理种中介机构询价
l 请购部门需求物资设备品质相成
较低代品推荐采购代品采购提出代品选做绩效考核加分
请购部门需求物品采购员采购程中应该发现采购物品新产品代未请购部门进行沟通采购应负责采购部门提出修改性建议选做绩效考核加分部门相应减分
l 遇重物资项目预估单次采购金额较采
购情况询价前应先公司相关领导汇报拟邀请报价投标单位基情况提报公司领导批准方询价发放标书
l 询价时相规格技术求应品牌进行询
价
l 固定资产外根单次采购金额选择供应
商询价供应商参价招标采购供应商数量金额公司相关领导参监督
l 价采购招标采购邀请单位均应具备定资质
实力具提供完成公司需物资项目力
l 价采购招标采购应公司规定表单格式拟
定完整招标文件格式进行询价
l 询价时遇特殊情况应书面报请公司领导批示
（三）价议价
l 厂商供应力交货时间产品服务质量进行
确认
l 合格供应商价格水进行市场分析否
厂商价格低报价格综合条件更加突出
l 收供应单位第次报价进行开标应公司领导
汇报情况设定议价目标理想中标价格
l 重项目应通定方法目标单位实力资
质进行验证审查通进行实考察解供应商方面实力等
l 参考目标理想中标价格拟合作单位拟中标单位
进行价格条件进步谈判
（四）价议价结果汇总
l 价议价汇总前应汇报公司相关领导征意
方汇总
l 价议价结果汇总应规定格式完整列出报价
工期付款方式价格条件列出拟选单位选理定序逐审核
l 价议价结果未通公司领导审核应进行修改
重新处理
（五）合签订规定
（1）合正文应包含素
l 合名称编号签订时间签订点
l 采购物品名称规格数量单价总价合总
额清单技术文件确认文件合分割部分
l 包装求备品备件包装运输求
l 合总额应含税含运达公司总价特殊情况应注明
l 付款方式
l 交货期
l 质量保证期
l 质量求规范
l 违约责解决纠纷办法
l 双方公司信息
l 约定
（2）合签订规定
l 涉技术问题公司机密注意保密责
l 拟定合条款时定种风险降低低
l 物品订购数量较价值较难清点情况时
务必请厂商派代表场协助清点
l 质保期定明确什时候开始应量求厂商
延长产品质保期
l 详细约定发票提供时间求
l 针合约定付款方式设备类合
般应分预付款验收款调试服务款质量保证金序明确付款额度付款时间付款条件等
l 初次合作单位合作时应少付预付款付预付
款
l 违约责定详细具体
l 价汇总相关表单巡签完毕方进行合签订工
作
l 合签定前应规定格式合初稿进行巡签审
查
l 合巡签审查通应公司领导签字加盖公司合
章方生效
l 签订合应时报送财务部门
（六）付款合执行
（1）付款流程
（2）付款规定
l 已签订合付款时应参公司财务报销流程资
金支出审批流程相关规定执行
l 进度付款采购项目必须确保质检合格方付
款
l 公司规定合约定达付款条件合付款
时应财务部求填写相关资金支出付款审批表单巡签完毕提交财务部付款
l 财务部门接付款审批单应3天付款免
影响合执行供货周期遇特殊情况限延期付款应时通知采购部汇报公司领导
（3）合执行
l 已签订合采购部项目负责负责进采购部
负责进行监督出现问题采购部应时提出建议补救措施时通知请购部门公司领导
l 已签订合执行期间应时掌握合作单位
合义务责履行情况踪督促保质保量时履约
l 合履行期间应方约定严格执行合遇未
事宜应时协商签订补充合
（七）验收入库退货
（1）验收流程
（2）报验
l 供应单位已履行完毕合采购部应时通知
质检部门进行验收
l 类型物品验收标准参公司质检部门相
关规定执行
l 质检部门接采购部报验通知应时进行质检
出具质检结果证明书质检时延误生产部门入库情况质检部门应负责
l 公司生活办公物资公司质检部质检范围
（3）入库
l 公司生产材料设备入库前均应通质检部门
检验验收
l 采购物品运达公司采购部应时通知请购部
门请购部门时安排卸货搬运
l 质检部门未时验收仓库收送货清单应
作暂存物资接受妥善保
l 质检部门已验收产品仓库应时入库时
出具入库清单
l 质检合格固定资产服务公司规定入库
（4）退换货
l 质检部门验收合格物品采购负责供应商
进行协调办理退换货合格物品名称规格原等进行细分类标注建立合格采购品名录做供应商理评估
l 退换货延长物品货期限时告知请购部
门急需根具体情况做应准备
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目：
规范公司采购流程提高采购工作效率生产利进行提供保障化降低企业成企业带更资金支持
二适范围
适公司范围采购理
三容
（）总：加强采购工作理提高采购工作效率制定制度采购员相关员均应制度开展工作
（二）基流程：采购需求—寻找供应商—询价价议价—采购洽谈—合签订—交货验收—质检—入库—计划账—财务结算
（三）采购流程图：
四制度细
（）采购需求提请
1定义：采购需求指某部门根生产营需确定种种物品规定格式填写定流程申请获物品程
2采购需求流程图：
需求部门填写着公司规定申请单格式认真详细清楚填写采购申请单项数（重点素见细求）填写填写签字确认
填报申请单
部门审核
总理
采购部
需求部门理（负责）进行审核申请采购物品途数量规格等进行审核确认签字提交级领导
总理签字批准交采购部进行采购
采购部收签字批准采购申请书申请书容进行核需求部门采购物品规格数量货日期进行确认根库存采购途等进行订单数量终确认确认进入采购环节
3请购单素
完整请购单应包括素：
l 请购部门
l 请购物品属项目
l 请购途
l 请购物品名
l 请购物品数量
l 请购物品规格
l 请购物品样品图纸技术资料等
l 请购物品需求时间
l 请购特殊需请备注
l 请购单填写
l 请购部门负责
l 请购单审核
l 财务审核
l 公司总理
4请购单提请规定
l 请购单应素填写完整清晰 公司领导审
核批准报采购部门
l 请购部门提交请购单时应求采购部签字接收请
购部门备份
l 涉采购物品种类数量时附件清单
形式进行提交时清单电子文档需提交
l 遇公司生产生活急需物资公司领导情况
电话邮件形式请示征意提报采购部门签字确认手续补
l 果单源采购指定采购厂家品牌产品
申请部门必须作出书面说明
l 请购单公司规定统表单请购部门更改
补充应书面形式公司领导签字报采购部
5公司物资申请采购提请部门
l 公司生产营需原材料生产设备辅件
物品生产部门提请
l 公司设备维修维护需备品备件维修工具等物
品生产部门提请
l 公司生活办公物品固定资产生活办公
项目行政部门提请
l 公司部门专物资部门行提请
6请购单接收
l 采购部接收请购单时应检查表单填写否规
定填写完整清晰检查请购否公司领导审批
l 接收请购单时应遵循计划采购名称规格等完
整清晰采购图纸技术资料全采购库存已超储积压物资采购原
l 联系仓库理员核查采购物资否库存核采
购台帐途采购物资否满足采购申请
l 符合规定撤销采购物资应时通知申请采
购部门
7请购单分工处理
l 核请购单采购部应员分工岗位职责
进行分工处理
l 紧急采购项目应优先处理
l 法申请部门需求日期完成采购应通知申请
部门
l 重项目采购前应征求公司相关领导建议
8采购周期规定
l 根采购物品金额特性域规定相应采购周
期
l 请购部门应公司规定时间提前走请购单审批
流程便采购部门时完成采购
l 采购部未时完成采购务时应公司领导说明
原
l 遇紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购策
略
（二）询价规定
l 询价请应认真审阅请购单品名规格数量名称
解技术求遇问题应时请购部门沟通
l 属相类型属性似产品应整理类集中
包采购
l 紧急请购项目应优先处理
l 采购项目必须生产厂家供应商直接询价
原量通代理种中介机构询价
l 请购部门需求物资设备品质相成
较低代品推荐采购代品采购提出代品选做绩效考核加分
请购部门需求物品采购员采购程中应该发现采购物品新产品代未请购部门进行沟通采购应负责采购部门提出修改性建议选做绩效考核加分部门相应减分
l 遇重物资项目预估单次采购金额较采
购情况询价前应先公司相关领导汇报拟邀请报价投标单位基情况提报公司领导批准方询价发放标书
l 询价时相规格技术求应品牌进行询
价
l 固定资产外根单次采购金额选择供应
商询价供应商参价招标采购供应商数量金额公司相关领导参监督
l 价采购招标采购邀请单位均应具备定资质
实力具提供完成公司需物资项目力
l 价采购招标采购应公司规定表单格式拟
定完整招标文件格式进行询价
l 询价时遇特殊情况应书面报请公司领导批示
（三）价议价
l 厂商供应力交货时间产品服务质量进行
确认
l 合格供应商价格水进行市场分析否
厂商价格低报价格综合条件更加突出
l 收供应单位第次报价进行开标应公司领导
汇报情况设定议价目标理想中标价格
l 重项目应通定方法目标单位实力资
质进行验证审查通进行实考察解供应商方面实力等
l 参考目标理想中标价格拟合作单位拟中标单位
进行价格条件进步谈判
（四）价议价结果汇总
l 价议价汇总前应汇报公司相关领导征意
方汇总
l 价议价结果汇总应规定格式完整列出报价
工期付款方式价格条件列出拟选单位选理定序逐审核
l 价议价结果未通公司领导审核应进行修改
重新处理
（五）合签订规定
（1）合正文应包含素
l 合名称编号签订时间签订点
l 采购物品名称规格数量单价总价合总
额清单技术文件确认文件合分割部分
l 包装求备品备件包装运输求
l 合总额应含税含运达公司总价特殊情况应注明
l 付款方式
l 交货期
l 质量保证期
l 质量求规范
l 违约责解决纠纷办法
l 双方公司信息
l 约定
（2）合签订规定
l 涉技术问题公司机密注意保密责
l 拟定合条款时定种风险降低低
l 物品订购数量较价值较难清点情况时
务必请厂商派代表场协助清点
l 质保期定明确什时候开始应量求厂商
延长产品质保期
l 详细约定发票提供时间求
l 针合约定付款方式设备类合
般应分预付款验收款调试服务款质量保证金序明确付款额度付款时间付款条件等
l 初次合作单位合作时应少付预付款付预付
款
l 违约责定详细具体
l 价汇总相关表单巡签完毕方进行合签订工
作
l 合签定前应规定格式合初稿进行巡签审
查
l 合巡签审查通应公司领导签字加盖公司合
章方生效
l 签订合应时报送财务部门
（六）付款合执行
（1）付款流程
（2）付款规定
l 已签订合付款时应参公司财务报销流程资
金支出审批流程相关规定执行
l 进度付款采购项目必须确保质检合格方付
款
l 公司规定合约定达付款条件合付款
时应财务部求填写相关资金支出付款审批表单巡签完毕提交财务部付款
l 财务部门接付款审批单应3天付款免
影响合执行供货周期遇特殊情况限延期付款应时通知采购部汇报公司领导
（3）合执行
l 已签订合采购部项目负责负责进采购部
负责进行监督出现问题采购部应时提出建议补救措施时通知请购部门公司领导
l 已签订合执行期间应时掌握合作单位
合义务责履行情况踪督促保质保量时履约
l 合履行期间应方约定严格执行合遇未
事宜应时协商签订补充合
（七）验收入库退货
（1）验收流程
（2）报验
l 供应单位已履行完毕合采购部应时通知
质检部门进行验收
l 类型物品验收标准参公司质检部门相
关规定执行
l 质检部门接采购部报验通知应时进行质检
出具质检结果证明书质检时延误生产部门入库情况质检部门应负责
l 公司生活办公物资公司质检部质检范围
（3）入库
l 公司生产材料设备入库前均应通质检部门
检验验收
l 采购物品运达公司采购部应时通知请购部
门请购部门时安排卸货搬运
l 质检部门未时验收仓库收送货清单应
作暂存物资接受妥善保
l 质检部门已验收产品仓库应时入库时
出具入库清单
l 质检合格固定资产服务公司规定入库
（4）退换货
l 质检部门验收合格物品采购负责供应商
进行协调办理退换货合格物品名称规格原等进行细分类标注建立合格采购品名录做供应商理评估
l 退换货延长物品货期限时告知请购部
门急需根具体情况做应准备
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