存货管理制度


    存货管理制度 第一章  总 则 第一条 为了加强对公司存货的管理和控制,保证存货的安全完整,提高存货运营效率,保证合理确认存货价值,防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊,根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本制度。 第二条 本制度所称存货,是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料,主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料、五金配件等。 公司代销、代管存货,委托加工、代修存货也适用于本制度。 第三条 库存物资内部控制中的不相容职务应当分离,其中包括: (一)物资入库和出库经办者与审批者应分离; (二)实物的验收保管与采购应分离; (三)审批发料的计划员与存货保管员相分离; (四)存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行; (五)若某职位空缺或相关人员临时外出,应指定替代人员或临时人员负责,避免暂时的职务重叠。 第二章 岗位分工与授权 第四条 职责分工: (一)仓储处负责办理物资的验收入库、存储保管和物资出库业务, 审核相关表单并及时录入系统,妥善保管所有存货收发凭证并装订成册,定期盘点库存物资,保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符; (二)财务管理部负责存货核算业务及对相关存货管理的监督; (三)客服处负责成品发货、销售退换货业务指令的下达、起始 表单的填制; (四)采购部负责外购品入库业务指令的下达、起始表单的填制和报账、付款事宜; (五)质量控制处负责相关物资出入库的质量检测事宜。 第五条 公司对存货业务建立严格的授权审批制度,明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。 第六条 各部门领用与本部门职责相关的消耗性库存物资由本部门负责人签字批准,领用与本部门职责无关的库存物资或达到固定资产标准的设备由本部门负责人签字审核后由分管领导签字批准,本单位以书面形式指定由某部门负责实施某项工作(获得授权),该项工作实施部门负责人才有权批准领用与指定实施工作有关的库存物资。 第七条 审批人应当根据存货授权批准规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理存货业务。 第九条 库存物资的盘盈、盘亏的处理决定权由公司仓储部门与财务部门行使,并报公司负责物资管理的分管领导和财务总监、总经理审核批准,金额较大还须经董事长和董事会批准。 库存物资的变质老化、报废毁损的处理决定权由公司仓储部门、财务部门及研发部门行使,并报公司负责物资管理及研发部门的分管领导和财务总监、总经理审核批准,金额较大还须经董事长和董事会批准。 各分公司的库存物资如出现上述情形,应及时组织清点造册,查明原因,由主管负责人向公司报告,公司物资管理部门与财务部门共同协商,根据相关法规制度的规定作出处理决定并进行会计核算。 第三章 请购、采购、验收与保管 第八条 公司的原材料请购采购业务必须依照公司《采购控制程序》执行,由采购部根据生产部下达的原料需求计划进行采购。对于原料需求计划外的采购需经部门负责人、分管领导及总经理的批准。 公司五金配件采购由设备处通过BCS填写“五金备品备件采购申请单”,经批准后由采购部执行。 第九条 仓储处、质量控制处分别对入库原材及产品的数量、质量、技术规格等方面进行检查与验收,保证存货符合采购要求。 仓储处、设备处分别对入库五金配件的数量、质量、技术规格等方面进行检查与验收,保证存货符合采购要求。 第十条 外购原材料验收由仓管员填写“进料检验申请单”通知质控处进行检验,具体程序依照公司《进料检验控制程序》执行,经检验合格的原料,仓管员方可办理入库手续。对供应商错发、少发或不合格原材料,仓储处通知采购部予以退货或补货。 第十一条 拟入库的自制存货,按公司《仓储控制程序》及入库检验的相关规定和要求由质量控制处组织专人对其进行检验并予以标识,只有检验合格的产成品,生产部、仓储处才可以作为存货办理入库相关手续。(入库流程) 第十二条 由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品,以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货,必须采取适当方法办理出、入库手续。 第十三条 仓储处必须定期对存货进行检查,加强存货的日常保管工作。 (一)因业务需要分设仓库之情形,应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。 (二)仓库应按材料名称及规格型号一物一卡准确标识,存卡应逐笔登记材料的收、发、存,各项内容应填写齐全、准确。 (三)上架保管的材料,应做到分门别类按行次-层次-位置排序摆放,标志明显,易于存取和保管。 (四) 同种牌号的库位应集中设置,每一托盘200kg以上物料只能堆放一个品种,不得混堆; (五) 每一托盘中的每种物料必须在货架标识牌上注明牌号、批号及数量; (六) 当不同批号的物料在同一垫仓板上存放且每个品种批量低于200kg以下的物料,可集中放置,但要正立放置,并标识清楚、不得混杂; (七) 仓库摆放原材料单个品种高于200kg以上的物料一个托盘一个原材料批号,对于没有原材料批号的原材料,必须在每一个包装上标示流水号(此时等同于原材料批号); (八)物资存放,进出环节注意防止渗、漏、变质等浪费行为,并保持材料仓库现场整洁整齐; (九)易燃物品的包装容器应牢固密封,安全可靠,如有破损、残缺、变形或物品分解变质等情况,应立即进行安全处理消除事故隐患,材料仓库不能自行处理的应立即报告公司领导; (十)经常巡视材料仓库物资,注意防潮、防变质等防护措施,发现问题及时向有关部门报告; (十一)为保证材料物资的安全,材料仓库人员应注意防火、防盗,并掌握基本消防知识,严禁有火险隐患存在,如明火、吸烟、非法用电,易燃易爆品、烧焊维修火花等,由本仓储处经理定时安排检查消防器材设施; (十二) 仓管员每日下班前应认真检查,确认无人滞留材料仓库后,关好水源、电源、门窗,方可离开,以确保材料仓库材料物资安全; (十三) 仓库管理员要对仓库的温度进行监控,每天下午2点将仓库的温度登记于【温湿度监控记录表】,温度超过40℃时要及时将窗户和排气扇打开等措施进行降温; (十四) 仓库管理员要对仓库的湿度进行监控,每天早上9点将仓库的湿度进行登记于【温湿度监控记录表】,湿度超过90%时要及时将窗户和排气扇打开等措施进行降湿。 (十五) 发料时,根据先进先出的原则发料,先到先发,应先集中发同一批次的物料,发完后再发另一批次的物料;发货时,同一生产批号所需原材料集中发出,集中放置。 (十六)贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储,应当实行严格审批制度。 第十五条 仓储处必须对入库的存货建立存货明细账,详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容,并定期与财务管理部就存货品种、数量、金额等进行核对。 第十六条 入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录,必须经部门经理及相关部门的批准。 第十七条 对于已售商品退货的入库,仓储处应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续,经销售部门经理、总经理或分管销售副总批准后,对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货,应分清责任,由研发中心确定处理方法。 第十八条 仓储处必须根据自身的生产经营特点制定仓储的总体计划,并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放等因素,相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。 存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目,严格限制其他无关人员接触存货,入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片,并详细标明存放地点。 第十九条 建立和健全出入库人员登记制度,入库人员均须经过仓管员的同意,并经过登记之后,方可在仓管员的陪同下进入仓库,进入仓库的人员一律不得携带易燃、易爆物品,不得在库房内吸烟。 第二十条 公司内部除存货管理部门及仓储人员外,原则上不得进入仓库,其他部门和人员在下列情况下可进入仓库: 1.开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。 2.企业副总级以上管理人员对仓库工作进行检查。 3.仓储部门经理对仓库工作的开展进行指导。 4.财务部工作人员根据账实核对工作要求,需进库核对。 第二十一条 除上一条款的规定以外,其他所有人员进入仓库均需要批准。具体程序如下。 1.拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写企业统一印制的进库申请单,对进库时间、人员、主要事项等进行说明,并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。 2.仓储处审核进库申请单,根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短,提出审核意见,仓储部门经理签字确认。 3.企业总经理对下列情况进入仓库进行最终审批。 (1)非本单位人员进入仓库。 (2)进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。 第二十二条 仓库工作人员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员的进入仓库证明进行审核,确保无违规审批情况。 第二十三条 仓库工作人员对入仓人员应说明入库须注意的事项,并检查入库人员所携带的物品是否在仓库保管所允许的范围内。 第四章 领用与发出 第二十四条 生产部门、基建维修领用材料,应当持有生产部门及其他相关部门核准的领料单。 仓管员需凭经批准的领料单,核对物资数量、品名、规格后发料。如实行限额领料,对超出领料限额的,应当经过相关部门和领导的特别授权。 第二十五条 对仓管人员由于违规发放材料造成材料失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失,仓管人员除承担全部经济损失外,还要接受行政处分。 第二十六条 月末,已领用但尚未耗用完的物资(包括残余料),应及时退回仓库,如果是下批生产仍要用的物资,其物资实体可不退回仓库,但应办理退料入库或红字出库手续,待下月月初重新开具“出库单”,便于财务如实核算成本。 第二十七条 材料质量异常欲退料时,应先将退料品及“退料单”送质量控制处检验,并将检验结果注记于“退料单”内,再连同料品缴回仓库。 对于使用单位退回的料品,仓管人员应依检验退回的原因,研究处理对策,如原因系由于供应商所造成,应立即通知财务暂停支付此批材料款项,并与采购人员协调供应商处理。 第二十九条 销售出库需由仓管员按公司《仓储控制程序》和《出货检验管理办法》等相关规定,在接到出货通知后组织发货,仓管员需现场跟踪存货的发放过程,严格按照出货单或调拨单发货,严禁仓库工作人员随意改变产品的型号、编号、等级等不符合客户要求的信息,严禁不符合质量、包装等要求的产品装车发出。 第三十条 产品装车时,仓管人员必须协同客户对产品数目、质量清点确认,装车完毕后应经仓管货人员与客户同时签字确认。 第三十一条 仓库工作人员在装车过程中应尽力避免人为原因造成的产品损失,对于确已发生的损失,由责任人按出厂价赔偿。 第三十二条 在产品发货过程中,若因破损数量多需要生产车间补充产品数量时,必须由生产部门负责人签字后方可予以补损。 第三十四条 若客户因特殊原因进行“先开单,后提货”,提货有效期为7个工作日。但提货不得跨月进行。每月26日仓管员应及时与客服联系并提请客户注意《发货单》的时效。 第三十五条 财务管理部必须针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点,加强与仓储部门经常性账实核对工作,避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。 第五章 存货的核算 第三十六条 财务管理部设置总账和明细分类账,各存货仓库设置数量、金额的存货明细账,并按照存货的品名、规格反映收入、发出和结存情况。 第三十七条 财务管理部的存货核算人员每月对仓库存货收、发、存进行稽核,并与总账核对,对存货系统和总账系统差异要查明原因,及时调整。 第三十八条 存货成本计价的总原则是按实际成本入账,不同方式取得的存货成本的具体确认方法如下: 1.外购存货,以买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用等作为实际成本。 2.自制存货以制造过程中发生的各项实际费用,包括直接材料、直接人工、制造费用,作为实际成本,。 3.委托外单位加工完成的存货,以实际耗用的原材料或者半成品及其加工费、运输费、装卸费和保险费等费用,以及按规定应计入成本的税金,作为实际成本。 4.投资者投入的存货,以投资各方确认的价值,作为实际成本。 5.接受捐赠的存货,按以下顺序确定其实际成本。 (1)捐赠方提供了有关凭据(如发票、报关单、有关协议)的,以凭据上标明的金额加上应支付的相关税费,作为实际成本。 (2)捐赠方没有提供有关凭据的,按如下顺序确定其实际成本。 ①以同类或类似存货的市场价格估计的金额,加上应支付的相关税费作为实际成本。 ②无同类或类似存货市场价格的,以所接受捐赠的存货的预计未来现金流量现值,作为实际成本。 6.接受债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的存货,或以应收债权换入的存货,以存货的公允价值,加上应支付的相关税费,作为实际成本。 7.以非货币性交易换入的存货,以换出资产的公允价值,加上应支付的相关税费,作为实际成本。涉及补价的,以以下规定确定换入存货的实际成本。 (1)支付补价方:应当以换出资产的公允价值加上支付的补价(即换入资产的公允价值)和应支付的相关税费,作为换入资产的成本。 (2)收到补价方:应当以换入资产的公允价值(或换出资产的公允价值减去补价)和应支付的相关税费,作为换入资产的成本。 8.盘盈的存货,以照同类或类似存货的市场价格,作为实际成本。 第三十九条 下列费用不包括在存货成本中,应在其发生时确认为当期费用。 1.非正常消耗的直接材料、直接人工及制造费用。 2.仓储费用(不含在生产过程中为达到下一个生产阶段所必需的仓储费用)。 第四十条 存货发出采用先进先出法,按实际成本核算。 第四十一条 存货计价方法一经确定,未经批准,不得随意变更。 第四十二条 仓储处与财务管理部应结合盘点结果对存货进行库龄分析,对由于存货遭受毁损、全部或部分陈旧过时和销售价格低于成本等原因造成的存货成本不可收回的部分,按单个存货项目的成本高于可变现净值的差额提取存货跌价准备。存货跌价准备经相关部门审批后,方可进行会计处理,并附有关书面记录材料。 第四十三条 存货发生的盘盈,应设置“待处理财产损溢”科目进行核算。发生盘盈的存货,经查明是由于收发计量或核算上的误差等原因造成的,应及时办理存货入账的手续,调整存货账的实存数,按盘盈存货的计划成本或估计成本借记 “原材料―某产品”科目,贷记“待处理财产损溢―待处理流动资产损溢”科目。经有关部门批准后,再冲减管理费用,同时借记“待处理财产损溢―待处理流动资产损溢”科目,贷记“管理费用”科目。 第四十三条 存货发生的盘亏或毁损,应设置“待处理财产损溢”科目进行核算。按管理权限报经批准后,根据造成存货盘亏或毁损的原因,分别以下情况进行处理: 1.属于计量收发差错和管理不善等原因造成的存货短缺,应先扣除残料价值、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿,将净损失计入管理费用。 2.属于自然灾害等非常原因造成的存货毁损,应先扣除处置收入(如残料价值)、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿,将净损失计入营业外支出。 因非正常原因导致的存货盘亏或毁损,按规定不能抵扣的增值税进项税额应当予以转出。 第六章 盘点与处置 第四十四条 仓储处、财务管理部、采购部、质量控制处、质量管理部组成盘存小组,定期和不定期对存货进行盘点,盘点方式为抽盘和全盘。定期盘点分为月度盘点、半年度盘点和年度盘点。月度盘点采用抽盘方式,半年度和年度盘点采用全盘方式。月度抽盘的存货数量不低于总量的60%。 对用量或金额较大、领用次数频繁的存货应每月盘点一次。 第四十五条 月度盘点时间为每月1日上午9:00,半年盘点时间为7月1日上午9:00,年度盘点时间为元月1日上午9:00。 第四十六条 仓储处必须制定详细的盘点计划,合理安排人员,对月度盘点可分原料和成品二组进行抽盘并固定小组成员,半年度和年度盘点可由相关参与盘存部门抽调人员分多组进行,每一盘存小组每个部门必须保证有一人参与,有一名处级以上经理,对月度、半年度及年度盘点须确定盘存小组组长负责本组的盘存工作。 第四十七条 仓储处应充分做好盘存前准备工作,具体盘存要求如下: (一) 将盘存工作所需用具和盘存表格预先准备妥当。 (二) 仓库内物料应分别码放。若因硬件设施造成仓库无法区分,可在仓库内或其他存放区域对物料实施区分并标识。 (三) 存货应有序摆放,应力求整齐、集中、分类,并置标识牌。 (四) 各项存货明细帐应于盘存前登记完毕,如因特殊原因,无法完成时,应由仓储处将尚未入帐的有关单据如入库单、领料单、红字领料单、出门证、收料单等利用"结存调整表"一式两联,将帐面数调整为正确的帐面结存数后,第一联送财务管理部,第二联仓储部门自存。 (五) 盘存期间已收到料而未办妥入帐手续的存货,应另行分别存放,并予以标示。 (六)盘存期间除紧急用料外,暂停收发料。生产部盘存期间所需用料的领料应提前进行,材料可不移动,但必须标示出。 (七)凡检验合格产品,生产部应及时办理入库手续。当月最后一天应将所有检验合格产品办理入库手续。未检验的和未及时办理入库手续的 ,生产部应说明原因,并计入在产品或成品。 (八)对于生产线中的产品,每月仓储处应与生产部配合,在每月末最后一天对于生产线中的产品及时进行统计,按适当的方法计入当月在产品或产品。 第四十八条 所有盘存数据必须进行现场盘点,不得以猜想数据、伪造数据记录于盘存表中。盘存数据若需修改,均须经盘存人员签字方能生效。 第四十九条 所有参加盘存工作的人员,盘存当日一律禁止休假,并须依时间提早到达指定的工作地点向盘存小组组长报到,接受工作安排。如有特殊情况,须由部门负责人请示盘存小组组长,并指定代理人,否则以旷工论处。盘存日如遇节假日,仍正常进行,盘存人员事后可申请调休。盘存期间原则上不准离开,若有事确需离开,应经盘存小组组长的同意后方可离开,各有关人员不得擅自离开。 第五十条 盘存工作奖惩 (一)盘存工作人员要依照本办法的规定,切实遵照办理。凡切实履行盘存职责者,每年末由盘存小组申请据实予以一次性嘉奖。 (二)违反本办法的视其违反情节的轻重,由盘存领导小组提出惩处意见并由相关部门执行。 第五十条 存货盘点应当及时编制盘点表,盘盈、盘亏、毁损情况要分析原因,在期末结账前处理完毕。 第五十三条 存货年损失累计金额在1万元(含1万元)以下的由公司仓储部门书面申请, 公司分管副总同意后,报经财务管理部审批、财务总监和总经理核准;存货年损失累计金额在1万元(含1万元)以上50万以下(含50万元)还须经董事长批准;50 万元以上的报董事会审批。如存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原因失去原有价值但仍有实物形态,其造成的损失,还需由研发中心—质量控制处进行检测,并出具有分管领导签署的审核处理意见。存货损失为国家规定须报主管财税部门备案或审批的按有关规定办理。 第四十九条 仓储处应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况,及时发现存货的残、次、冷、背等情况。 仓储处对残、次、冷、背存货的处置,应由仓储、财务、研发共同讨论选择有效的处理方式,并经公司领导审批后作出相应的处置。 第五十一条 账载错误处理 1、账载错误必须报财务管理部审批后方可调整。 2、账载数量如因漏账、记错、算错、未结账或账面记载不清者, 应视情节轻重对记账人员予以通报批评以上处分。情节严重者,由财 务管理部上报至人力资源部进行处罚,或其主管部门判罚报人力资源 部备案。涉及经济处罚,由人力资源部在工资中予以扣减。 3、对原始单据进行伪造、涂改而无签章以及虚构数字等行为者 一律由其主管部门上报至人力资源部进行议处。 第五十二条 赔偿处理 存货管理人员、保管人有下列情况者,应按存货损失予以赔偿,情况严重予以开除或移送司法机关: (一)对所保管的物品有盗卖、掉换或化公为私等徇私舞弊行为: (二)对所保管的物品未经批准而擅自移转、拨借或损坏不报告者: (三)未尽保管责任或由于过失致使物品遭受被窃、损失或盘亏者。 第七章 检查与监督 第五十五条 公司管理层不定期对存货管理情况进行专项检查,也可结合财务检查、审计等工作进行。 第五十六条 存货内部控制监督检查的内容主要包括: 1、 存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。 2、 存货业务授权批准的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。 3、 存货收发、保管的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理,存货验收手续是否健全,存货保管的岗位责任制是否落实,存货清查、盘点是否及时、正确。 4、 存货处置的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准,处置价格是否合理,处置价款是否及时收取并入账。 5、 存货会计核算的执行情况。重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节,负责监督检查的部门应当告知有关部门,有关部门应当及时查明原因,采取措施加以纠正和完善。 第五十七条 监督检查部门应当按照内部管理权限向上级有关部门报告存货内部控制监督检查情况和有关部门的整改情况。 第八章 附则 第五十八条 本制度经审议批准,并发布后生效,修改时亦同。 第五十九条 本制度解释权归财务管理部和物流部。 第六十条 附件 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    文档贡献者

    李明

    贡献于2019-05-16

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