行政前台培训
前台岗位说明
第前台工作认知
前台员工公司先锋部队客户解初窗口前台员工仪容礼貌方面断检点警惕员工举止言行代表企业形象声誉企业形象直观写
第二前台仪容：
1前台接员班时应着淡妆岗体现出女性健康信清爽干净
2穿着统工装（职业装）制服完整清洁称身穿脏者皱折衣服岗
3头发梳洗整齐长发捆绑宜佩戴轻巧方发饰头发掩盖眼部者脸部
二基礼貌
1工作时候常带着然笑容表现出蔼亲态度令客觉容易接
2 作动作(永远成熟稳重）哈欠掩着口部作出搔痒挖鼻掏耳挑牙等雅动作
3 工作时咀嚼香口胶吸烟吃东西
4 嫌客罗嗦应耐心客服务
5 处理柜台文件工作时时留意周围环境免客站柜台片刻员工蒙然知
6 客柜台前马放正处理文件礼貌问安表现出受专业训练风采称职力客服务
7 留心倾听客问题意中断客叙述然清楚解答免答非问遇问题懂作答时应该说：请稍等查查便回答问题
8 遇客某事情外行俗处取笑客
9 前台员工工作效率快准
10表现懒散情绪站姿端正摇摆身体倚傍墙柜立蹲歪头歪身扮鬼脸作怪动作
11擅柜台电话作私遇急事请求司台电话
12词适罪客须阿谀奉承声线温清楚表达说话
13量牢记客姓氏见面时称呼客Ｘ先生／姐／女士
14接电话应先说礼貌语您**公司接访员应说请进您您找位老师
15客问询职权力范围外应动客作出关联系便知道回答甚置理
16前台接员工作特殊性决定离座应该太久般超10分钟果特殊原需外出时应该先找妥协办交代清楚接听电话方法
17严守工作时间：前台接员应该遵守作息时间般情况提前五分钟岗
18交谈时表情然表达体仔细听方讲话
切忌：断话意补充话质疑话
三日常工作
1电话接听技巧
①目
通电话电者留样印象：礼貌温暖热情高效公司接听电话时应该热情代表公司形象
②左手持听筒右手笔
数惯右手听筒客户进行电话沟通程中需做必文字记录写字时候般会话筒夹肩膀面样电话容易夹住掉发出刺耳声音客户适消种良现象应该提倡左手听筒右手写字操电脑样轻松达客户沟通目
③电话铃声响三声接起电话
④注意声音表情
说话必须清晰正着话筒发音准确通电话时吼者喃喃细语应该正常声音量热情友语气
⑤复诵电点
电话接听完毕前忘记复诵遍电点防止记录错误者偏差带误会整工作效率提高例：应该时间点联系电话联系姓名等方面信息进行核查校避免错误
2电话转接流程：
接外线电话时应该遵循流程：
① 语句：
您**公司
②电者会求转接某牢记分机号码找理者者领导电话必须首先转相关助理里者先问清楚电方单位姓名事宜样保证理者者领导关紧电话扰
③果电者求转某职位：想找方面负责？应该回答：请稍等马您转接
果转接分级占线者接听必须回答：您XX先生姐电话占线（工位）请您稍拨
果应聘员找事专员转接确占线者接听时应时留应聘者姓名电话表示稍事专员会您回
④果电者拨错号码必须说：起您错边**公司号码********
⑤果次通话占较长时间电话进时必须说：起先生您稍等接听电话？方意接起电话留方姓名电话表示稍会方回继续通话
3访员接
①员访应礼貌语您请问您做点什者您您找位老师
②果访家长者学生前台员工应先做访登记然家长学生带入接室者咨询室请专业咨询师洽谈室接倒水访家长学生
③果访客户前台员工应先问清公司客户找位老师先公司沙发稍等马联系相关工作员确定约访访者带接室倒水访者
④果访应聘员应先访者坐沙发稍等找相关事招聘老师应聘者接接室填写相关应聘登记表
⑤果访员求找分公司总理总监应先访者坐沙发稍等确定分公司总理者总监约话请进理办公室者总监办倒水访员
4办公品申购领取保
①前台部门需填写办公品申购表月月初负责行政专员行申购采买
②办公品送填写物品入库单总监签字总部行政专员审核签字中间粉色联财务报销部门申请物品单办公品分发部门物品出库领单填写领明细领签字总监签字确认
③行政前台办公品理员领取办公品填写办公品领取单月底整月出库单数汇总成电子版保存电脑里
④月月底盘点库存汇总领取情况填写办公品盘点表办公品出库单统计员总监签字月底交总部行政存档作月办公品预算
办公品采买流程
5周排班表周报
周排班表周报周五班前周周排班表周周报附件形式发总部行政前台邮箱里总部前台做汇总
周排班表发送做更改遇紧急事宜需请假者倒班需提前24时告知总部行政前台发现未提前告知前台行调整休班者倒班情况该行政前台绩效考核中扣相应分数
周报表作考核周工作评分标准行政前台工作琐碎事宜较周报简洁语言清楚表达标准天必定会做琐碎事宜体现周报里例：接听电话接家长复印印等周重紧急重紧急相关事宜清楚写进周报中完成情况做汇报踪
更提供服务未处理延时处理相关事件应时总部前台沟通总部行政员快力解决
四日常工作
6办公设备报修
行政专员邮件形式电子版设备保修单统发总部行政前台企业邮箱中
总部前台日报修邮件汇总周报修汇报表中安排IT维修专员非IT维修专员进行维修
维修序行政专员报时间准IT非IT接回应时间12天
总部前台周单位汇总周维修情况时更新维修记录解决时间未解决原
遇特殊原未回应时间维修相关设备应级说明原确定时间节点
7办公设备
①工作需投影仪音箱相机等办公设备提前2天通知时间发生突部门间行协调申请
②填写办公设备登记单时间时间具体时代签单领取登记单陶立老师存档保
③严格遵守时间时超时间特殊情况时需重新申请时间申请部门突行协调申请
④办公设备出保负责设备保日常维护应规定进行操作设备进行拆改外发现严肃处理造成损坏应承担相应赔偿责
⑤设备程中发生障损坏应第时间总部行政部门联系专业员进行维修擅拆设备组件否果事行承担障原维修员鉴定准
⑥逾期设备应立设备完损视违规情况该部门实行办公设备限制设备损坏承担相应赔偿外取消该部门办公设备资格
8印章资质证件理规定
印章规定
①印章前填写公章资质证件申请单写明申请事项北京总部批文出示纸质版交行政部存档
②印章原准带出公司确工作需填写印章资质证件申请单实填写事公司部门部门理签字总监签字行政部理签字确认分公司总理批准方带出公司出时起公章保责负责公章保时
③印章出时间发生合法合手续印情况均出承担法律责部门总监承担相应连带责公司责
④印章损毁散失盗时理者应迅速公司递交说明原报告书相关负责规定程序处理
⑤行政部员印章监视监督权合理印求拒绝权
资质证件规定
①填写公章资质证件申请单写明申请事项批文需出示纸质版交行政部存档
②营业执组织机构代码证副复印件需盖限办事项章注明办理事方限办事项章公章均红色该证件副复印效
③特殊原需营业执组织机构代码证原件需提交相关证明填写公章资质证件申请单部门理总监签字行政理签字公司总理批准方带出公司时起该证件保责负责证件保时
④公章资质证件申请单中注明事项外该证件发生切事项公司均予承认承担法律责部门总监承担相应连带责公司承担责
⑤资质证件发生损毁散失盗时理者应迅速公司递交说明原报告书相关负责规定程序处理
⑥行政部员资质证件监视监督权合理求拒绝权
9报销
报销时间月5号周二周三周四
填写EAS系统费支出单者款单级领导审批
超支合理支出费予批准特殊情况请予说明
10车辆
工作需车辆需提前1天通知时间发生突行协调提出申请
填写车辆申请单时车辆员驾驶员车辆保承担车辆保维护工作
严格遵守中华民国交通法关法律法规
公司车辆办理工作关私事宜
车辆程中发生损坏丢失事问题关部门调查取证确定责进行处理公司行处理调查分析关员承担相应赔偿责部门理总监承担连带责视具体情况限制该部门车辆
五固定资产盘点
固定资产般应时具备两条件：
单项价值1000元年限年
单项价值5001000元实物资产列入固定资产范围
二职责划分：
1行政部门负责固定资产实物形态理容包括固定资产申请理建立固定资产台账收集整理保固定资产技术资料关证件
2财务部门负责固定资产资金形态理容包括监督检查固定资产情况建立固定资产总账明细账单位财产帐做账账相符
3部门负责部门固定资产实物形态理容包括建立部门固定资产卡片落实部门固定资产理责做卡物相符保证部门固定资产真实性完整性
4总负责：行政部专员部门部门负责库房等辖区域固定资产总监负责
三固定资产购置申请理：
1需添置固定资产部门签呈形式报权责领导批准行政部求进行相应采购作业验收入库工作
2部门需购置固定资产需填制固定资产购置申请表报行政部审批总理审批行政专员填写合审批表传真总部法务财务总裁审批报视需购置
3审批合审批表式两份份行政专员存档份财务部门审批结果拨付款项
4IT非IT设备申请购置应填写采购验收领单作录入固定资产证式两份份交财务份留行政部保存
四固定资产编号：
行政部固定资产分类代码进行编号编号标签贴固定资产实物
公司固定资产分五类：
电子设备
运输设备
办公家具
计算机软件
已调出售出报废固定资产销账避免出现编号重复引起
理混乱编号重复
五固定资产领取保：
1固定资产领取确定
固定资产领取必须该资产保该资产必须明确保保领取
2保持出库单领取资产出库单级领导部门签字方生效
3资产领出者保应严格资产操作说明保
六资产调拨报修理：
1固定资产挑拨理：固定资产变动具体实施固定资产调拨单资产调出部门负责应先调拨单确认没调出调入部门负责核准调拨单固定资产调拨
2调拨单式四份调出部门调入部门行政部财务部份
3资产调拨时固定资产标签应调拨固定资产调出部门转入调入部门
4资产设备损坏时应时负责（部门理）邮件形式行政负责报修
七固定资产盘点：
1固定资产盘点季度次行政部门财务部门帐卡物进行核
2盘点行政部门财务部门应根实际清查结果公司固定资产盘点表审批处理意见进行帐卡变更处理帐卡物保证致
八固定资产停报废出售理：
（）固定资产停
1部门做停前准备工作签呈形式报行政部负责
2停总部行政部专员总监做善处理（放置库房者拉回总部）
（二）固定资产报废：
1固定资产年限期者中出现法修复情况申请报废
2申请报废需填写固定资产报废单报废单中需写明报废原处置报废固定资产预计收入统交行政专员权责核权限呈总理批准
3批准申请报废固定资产部门报废单复印件交财务部
4根批准固定资产报废单行政部实施报废固定资产处置工作记录结果
5处置工作完成行政部负责报废固定资产收入交财务部
6固定资产报废切表格文件行政部专员统存档
九固定资产档案资料理：
1行政部固定资产理员固定资产资料妥善保防止损坏入档资料求纸张整洁容完整字迹清楚铅笔圆珠笔填写入资料
2原档案齐全积极采取措施补齐档案资料许保存属公司保密资料未领导批准意阅丢失档案资料者追究责
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前台岗位说明
第前台工作认知
前台员工公司先锋部队客户解初窗口前台员工仪容礼貌方面断检点警惕员工举止言行代表企业形象声誉企业形象直观写
第二前台仪容：
1前台接员班时应着淡妆岗体现出女性健康信清爽干净
2穿着统工装（职业装）制服完整清洁称身穿脏者皱折衣服岗
3头发梳洗整齐长发捆绑宜佩戴轻巧方发饰头发掩盖眼部者脸部
二基礼貌
1工作时候常带着然笑容表现出蔼亲态度令客觉容易接
2 作动作(永远成熟稳重）哈欠掩着口部作出搔痒挖鼻掏耳挑牙等雅动作
3 工作时咀嚼香口胶吸烟吃东西
4 嫌客罗嗦应耐心客服务
5 处理柜台文件工作时时留意周围环境免客站柜台片刻员工蒙然知
6 客柜台前马放正处理文件礼貌问安表现出受专业训练风采称职力客服务
7 留心倾听客问题意中断客叙述然清楚解答免答非问遇问题懂作答时应该说：请稍等查查便回答问题
8 遇客某事情外行俗处取笑客
9 前台员工工作效率快准
10表现懒散情绪站姿端正摇摆身体倚傍墙柜立蹲歪头歪身扮鬼脸作怪动作
11擅柜台电话作私遇急事请求司台电话
12词适罪客须阿谀奉承声线温清楚表达说话
13量牢记客姓氏见面时称呼客Ｘ先生／姐／女士
14接电话应先说礼貌语您**公司接访员应说请进您您找位老师
15客问询职权力范围外应动客作出关联系便知道回答甚置理
16前台接员工作特殊性决定离座应该太久般超10分钟果特殊原需外出时应该先找妥协办交代清楚接听电话方法
17严守工作时间：前台接员应该遵守作息时间般情况提前五分钟岗
18交谈时表情然表达体仔细听方讲话
切忌：断话意补充话质疑话
三日常工作
1电话接听技巧
①目
通电话电者留样印象：礼貌温暖热情高效公司接听电话时应该热情代表公司形象
②左手持听筒右手笔
数惯右手听筒客户进行电话沟通程中需做必文字记录写字时候般会话筒夹肩膀面样电话容易夹住掉发出刺耳声音客户适消种良现象应该提倡左手听筒右手写字操电脑样轻松达客户沟通目
③电话铃声响三声接起电话
④注意声音表情
说话必须清晰正着话筒发音准确通电话时吼者喃喃细语应该正常声音量热情友语气
⑤复诵电点
电话接听完毕前忘记复诵遍电点防止记录错误者偏差带误会整工作效率提高例：应该时间点联系电话联系姓名等方面信息进行核查校避免错误
2电话转接流程：
接外线电话时应该遵循流程：
① 语句：
您**公司
②电者会求转接某牢记分机号码找理者者领导电话必须首先转相关助理里者先问清楚电方单位姓名事宜样保证理者者领导关紧电话扰
③果电者求转某职位：想找方面负责？应该回答：请稍等马您转接
果转接分级占线者接听必须回答：您XX先生姐电话占线（工位）请您稍拨
果应聘员找事专员转接确占线者接听时应时留应聘者姓名电话表示稍事专员会您回
④果电者拨错号码必须说：起您错边**公司号码********
⑤果次通话占较长时间电话进时必须说：起先生您稍等接听电话？方意接起电话留方姓名电话表示稍会方回继续通话
3访员接
①员访应礼貌语您请问您做点什者您您找位老师
②果访家长者学生前台员工应先做访登记然家长学生带入接室者咨询室请专业咨询师洽谈室接倒水访家长学生
③果访客户前台员工应先问清公司客户找位老师先公司沙发稍等马联系相关工作员确定约访访者带接室倒水访者
④果访应聘员应先访者坐沙发稍等找相关事招聘老师应聘者接接室填写相关应聘登记表
⑤果访员求找分公司总理总监应先访者坐沙发稍等确定分公司总理者总监约话请进理办公室者总监办倒水访员
4办公品申购领取保
①前台部门需填写办公品申购表月月初负责行政专员行申购采买
②办公品送填写物品入库单总监签字总部行政专员审核签字中间粉色联财务报销部门申请物品单办公品分发部门物品出库领单填写领明细领签字总监签字确认
③行政前台办公品理员领取办公品填写办公品领取单月底整月出库单数汇总成电子版保存电脑里
④月月底盘点库存汇总领取情况填写办公品盘点表办公品出库单统计员总监签字月底交总部行政存档作月办公品预算
办公品采买流程
5周排班表周报
周排班表周报周五班前周周排班表周周报附件形式发总部行政前台邮箱里总部前台做汇总
周排班表发送做更改遇紧急事宜需请假者倒班需提前24时告知总部行政前台发现未提前告知前台行调整休班者倒班情况该行政前台绩效考核中扣相应分数
周报表作考核周工作评分标准行政前台工作琐碎事宜较周报简洁语言清楚表达标准天必定会做琐碎事宜体现周报里例：接听电话接家长复印印等周重紧急重紧急相关事宜清楚写进周报中完成情况做汇报踪
更提供服务未处理延时处理相关事件应时总部前台沟通总部行政员快力解决
四日常工作
6办公设备报修
行政专员邮件形式电子版设备保修单统发总部行政前台企业邮箱中
总部前台日报修邮件汇总周报修汇报表中安排IT维修专员非IT维修专员进行维修
维修序行政专员报时间准IT非IT接回应时间12天
总部前台周单位汇总周维修情况时更新维修记录解决时间未解决原
遇特殊原未回应时间维修相关设备应级说明原确定时间节点
7办公设备
①工作需投影仪音箱相机等办公设备提前2天通知时间发生突部门间行协调申请
②填写办公设备登记单时间时间具体时代签单领取登记单陶立老师存档保
③严格遵守时间时超时间特殊情况时需重新申请时间申请部门突行协调申请
④办公设备出保负责设备保日常维护应规定进行操作设备进行拆改外发现严肃处理造成损坏应承担相应赔偿责
⑤设备程中发生障损坏应第时间总部行政部门联系专业员进行维修擅拆设备组件否果事行承担障原维修员鉴定准
⑥逾期设备应立设备完损视违规情况该部门实行办公设备限制设备损坏承担相应赔偿外取消该部门办公设备资格
8印章资质证件理规定
印章规定
①印章前填写公章资质证件申请单写明申请事项北京总部批文出示纸质版交行政部存档
②印章原准带出公司确工作需填写印章资质证件申请单实填写事公司部门部门理签字总监签字行政部理签字确认分公司总理批准方带出公司出时起公章保责负责公章保时
③印章出时间发生合法合手续印情况均出承担法律责部门总监承担相应连带责公司责
④印章损毁散失盗时理者应迅速公司递交说明原报告书相关负责规定程序处理
⑤行政部员印章监视监督权合理印求拒绝权
资质证件规定
①填写公章资质证件申请单写明申请事项批文需出示纸质版交行政部存档
②营业执组织机构代码证副复印件需盖限办事项章注明办理事方限办事项章公章均红色该证件副复印效
③特殊原需营业执组织机构代码证原件需提交相关证明填写公章资质证件申请单部门理总监签字行政理签字公司总理批准方带出公司时起该证件保责负责证件保时
④公章资质证件申请单中注明事项外该证件发生切事项公司均予承认承担法律责部门总监承担相应连带责公司承担责
⑤资质证件发生损毁散失盗时理者应迅速公司递交说明原报告书相关负责规定程序处理
⑥行政部员资质证件监视监督权合理求拒绝权
9报销
报销时间月5号周二周三周四
填写EAS系统费支出单者款单级领导审批
超支合理支出费予批准特殊情况请予说明
10车辆
工作需车辆需提前1天通知时间发生突行协调提出申请
填写车辆申请单时车辆员驾驶员车辆保承担车辆保维护工作
严格遵守中华民国交通法关法律法规
公司车辆办理工作关私事宜
车辆程中发生损坏丢失事问题关部门调查取证确定责进行处理公司行处理调查分析关员承担相应赔偿责部门理总监承担连带责视具体情况限制该部门车辆
五固定资产盘点
固定资产般应时具备两条件：
单项价值1000元年限年
单项价值5001000元实物资产列入固定资产范围
二职责划分：
1行政部门负责固定资产实物形态理容包括固定资产申请理建立固定资产台账收集整理保固定资产技术资料关证件
2财务部门负责固定资产资金形态理容包括监督检查固定资产情况建立固定资产总账明细账单位财产帐做账账相符
3部门负责部门固定资产实物形态理容包括建立部门固定资产卡片落实部门固定资产理责做卡物相符保证部门固定资产真实性完整性
4总负责：行政部专员部门部门负责库房等辖区域固定资产总监负责
三固定资产购置申请理：
1需添置固定资产部门签呈形式报权责领导批准行政部求进行相应采购作业验收入库工作
2部门需购置固定资产需填制固定资产购置申请表报行政部审批总理审批行政专员填写合审批表传真总部法务财务总裁审批报视需购置
3审批合审批表式两份份行政专员存档份财务部门审批结果拨付款项
4IT非IT设备申请购置应填写采购验收领单作录入固定资产证式两份份交财务份留行政部保存
四固定资产编号：
行政部固定资产分类代码进行编号编号标签贴固定资产实物
公司固定资产分五类：
电子设备
运输设备
办公家具
计算机软件
已调出售出报废固定资产销账避免出现编号重复引起
理混乱编号重复
五固定资产领取保：
1固定资产领取确定
固定资产领取必须该资产保该资产必须明确保保领取
2保持出库单领取资产出库单级领导部门签字方生效
3资产领出者保应严格资产操作说明保
六资产调拨报修理：
1固定资产挑拨理：固定资产变动具体实施固定资产调拨单资产调出部门负责应先调拨单确认没调出调入部门负责核准调拨单固定资产调拨
2调拨单式四份调出部门调入部门行政部财务部份
3资产调拨时固定资产标签应调拨固定资产调出部门转入调入部门
4资产设备损坏时应时负责（部门理）邮件形式行政负责报修
七固定资产盘点：
1固定资产盘点季度次行政部门财务部门帐卡物进行核
2盘点行政部门财务部门应根实际清查结果公司固定资产盘点表审批处理意见进行帐卡变更处理帐卡物保证致
八固定资产停报废出售理：
（）固定资产停
1部门做停前准备工作签呈形式报行政部负责
2停总部行政部专员总监做善处理（放置库房者拉回总部）
（二）固定资产报废：
1固定资产年限期者中出现法修复情况申请报废
2申请报废需填写固定资产报废单报废单中需写明报废原处置报废固定资产预计收入统交行政专员权责核权限呈总理批准
3批准申请报废固定资产部门报废单复印件交财务部
4根批准固定资产报废单行政部实施报废固定资产处置工作记录结果
5处置工作完成行政部负责报废固定资产收入交财务部
6固定资产报废切表格文件行政部专员统存档
九固定资产档案资料理：
1行政部固定资产理员固定资产资料妥善保防止损坏入档资料求纸张整洁容完整字迹清楚铅笔圆珠笔填写入资料
2原档案齐全积极采取措施补齐档案资料许保存属公司保密资料未领导批准意阅丢失档案资料者追究责
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