收发文管理制度


     收 发 文 管 理 制 度 制作 审核 复核 批准 时间 为规范管理公司的收发文工作,确保文件能够及时上承下达,提高文件处理效率,特制订本制度。 一、 收文处理程序 收文处理的程序:收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文件归档。 1、收文登记 凡从外部送达公司的文件,包括上级来文、各种传真、信函等文件资料,一律由前台文员负责签收,再根据文件内容进行登记(附件一),并填写《来文处理卡》(详见附件二)报行政部负责人阅批分流。 2、文件拟办意见 行政部负责人对前台文员报送的文件提出拟办意见。 3、文件阅批 收文经行政部负责人阅批后,前台文员应按拟办意见及时送呈公司相关领导或部门阅批,阅批的文件应在3日内签批并退回行政部,紧急文件应于当日批后退回。 4、文件承办 文件承办部门须遵照领导阅批意见办理,并按规定期限及时办理完毕。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项,由承办部门提出办理意见并代拟文稿,交行政部负责人签发上报。 5、文件归档 所有文件统一在行政部归档。 二、收文、传阅工作要求 1、对所有的文件、资料,由行政部委派专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性,做到规范化、制度化。 2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。 3、对需急办理的文件,前台文员应优先完成收文程序,第一时间呈报相关领导。对领导批示急办的文件,有关部门要优先办理,并将处理结果呈报相关领导。 4、文件在转交时要办理交接手续,移交人和接收人均要在各自的收文簿上签字登记,以分清责任。 5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管,不得丢失,及时归档。 6、所有收文均须在行政部登记编号(编号原则详见附件三),个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件,汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅,不得滞存。 7、要严格执行保密规定,所有的重要文件和资料不得随意放置,不得私自带到公共场所。  三、发文处理程序 公司所发出的一切文件材料,统称发文。发文流程包括:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。 1、拟稿 公司日常事务性文件由行政部文员负责拟稿,各部门的发文由各自部门负责拟稿,其他有特殊性要求的文件由公司主管领导指定拟稿人。 2、核稿 “核稿”即公文起草成形交领导审批之前,由行政部办公室或文件承办部门负责人依据相关要求,对草稿的观点、文字、体式、内容等进行全面的审核。 3、校对 校对是文件制发过程中的一个重要环节,也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行,三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准,进行认真仔细地校对,连标点符号也不能放过,把住文件制发的最后一关。 4、签发(详见附件四) 以公司名义发文时都必须由公司总经理签发,其他各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。文件经领导签发后,即成为最后定稿。 5、编号(详见附件六) 文稿经公司领导签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排,一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。 6、印制 即对经签发后的文稿进行印制,在印制过程中,必须做到: 1)必须以经签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准。 2)注意排版艺术,版面的安排要美观大方、赏心悦目。 3)注意保密,文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好,防止泄密。 7、盖章 即在印制好的公文上加盖印章,这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。 8、封发 发放文件时,必须建立《发文登记簿》(详见附件五),严格履行收文人签字手续,要求收文单位填写《文件签收表》(详见附件六),保证文件发放不出差错。 9、归档。 这是发文处理工作最后一道工序,即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来,按档案管理的要求,整理归档。 收文流程图 发文流程图 附件一 收 文 登 记 表 文件名称 发件单位 收文文件号 份数 归档编号 收文日期 附件二 来 文 处 理 卡 来 文 单 位 收文号 已 发 份数 收文时间 文件号 行政部拟 办意 见 分管领导意见 常务副总意见 总经理意见 处理情况 注:领导签批时,请用中性笔或钢笔(蓝黑、碳素墨水),并签署姓名、时间,以便存档。 附件三: 收 文 编 号 原 则 外来文件编号原则: 例:2012年3月10日收到一份外来文件,编号为:RN-W-120310-001 流水号 收文日期 外来文件代码-W 公司代码-RN 公司内部文件编号原则: 例:2012年3月12日发布一份内部文件,编号为:RN-N-120312-001 流水号 收文日期 内部文件代码-N 公司代码-RN 附件四 发 文 审 批 表 文件名称: 文件编号: 附件: 抄送: 承办部门: 拟稿人: 核稿人: 校对: 编号、印制: 签发: 备注: 注:领导签批时,请用中性笔或钢笔(蓝黑、碳素墨水),并签署姓名、时间,以便存档。 附件五 发 文 登 记 表 序号 文件号 文件名称 备注 附件六 公司称呼、发文编号等规范对照及发文范例 一、公司的内部称呼: ****科技有限公司,简称**科技。 说明:用于公司内部,包括平时的电话、传真、文件、制度等方面。 二、公司发文编号: ****科技有限公司——简称:**科技——代码为RN **科技〔2012〕1号 公司对外发文 **科技函〔2012〕1号 公司对外发函 **科技行〔2012〕1号 行政发文 **科技财〔2012〕1号 财务发文 说明: 公司对外发文指公司对上级部门、政府单位、事业单位或平级单位的通知、请示、公告、意见等,要求按照附件的标准形式予以发文。 公司对外发函指公司与业务合作伙伴、平级单位之间的正式工作往来函,要求按照附件的标准形式予以发文。 公司对内发文分为:行政发文,人事发文,财务发文。行政发文是指公司内部的日常通知、公告等文件;人事发文是指公司关于人事任免、人事调动、人事政策规定的通知等;财务发文是指公司关于财务政策、要求等的通知。行政、人事、财务发文需严格按照附件的标准形式予以发文,并统一加盖公司的公章。 公司发文由经办部门拟稿,经行政部审核定稿后,打印交由行政部加盖公章。对外发文一式两份(收文单位增加,份数也相应增加),一份由行政部存档,其他由经办部门送达收文单位,并经对方的签收,签收单需交由行政部保管。公司内部发文一式一份,要求在公司公示一周,原件由行政部统一存档。 三、部门代码 1、****科技有限公司 总经办——ZJ; 行政部——XZ; 财务部——CW; 采购部——CG; 生产技术部——SC; 安全保障部——AB; 营销部——YX ; 质量管理部——ZL; 四、会议纪要 **科技—会—1001 以上是指公司召开的例会或员工大会。 专题会议 **科技—专会—1001 专题会议是指为某一个专题而召开的会议,与会人员根据实际情况确定。例会和专题会议应分开存档。 五、合同编号(以行政部合同编号为例) **科技:RN-XZ-2012-01-001 说明:RN-XZ-2012-01-001: 前两个字为公司的代码;第三个字母为部门的代码;2012为年份,每年更换一次,01为合同签署月份,001为当年分类合同的序号。凡是公司的合同必须采用合同编号。 ****科技有限公司文件 **科技〔2012〕1号 关于×××通知(请示、公告、通告、意见) ×××××: ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 附件:1. 2. 二○一二年×月×日 主题词:×× ×× 通知 抄送:×××,×××。 ****科技有限公司 2012年×月××日印发 (共印×份,存档一份) ****科技有限公司文件 **科技函〔2012〕1号 关于××××××××××的函 ×××××: 根据我司与贵司于2011年5月10日签订的《×××合同》第三条,现×××××××××××××××××××××××××××××××××××。 特此函告!请于×××之前复函。 附件:1. 2. 二○一二年×月×日 主题词:×× ×× 函 抄送:×××,×××。 ****科技有限公司 2012年×月××日印发 (共印×份,存档一份) ****科技有限公司文件 **科技行〔2012〕1号 关于××××××的通知 ×××××: 根据国务院法定节假日的规定,结合公司实际情况,公司经研究决定,对×××××放假安排如下: 2012年×月×日—×日放假,共×天。其中××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 特此通知! 二○一二年×月×日 主题词:×× ×× 通知 抄送:×××,×××。 ****科技有限公司 2010年×月×日印发 (共印×份,存档一份) 文件签收表 编号:2012— 文件清单 文件名称 页数/份数 文件编号 原、复印件 / / / 收文单位 收文人 签收栏: 已于 年 月 日 时收到上述文件。 签收公司(公章): 签收人: 时间: 年 月 日 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    xjq

    贡献于2018-08-09

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