公文写作基本常识


    公文写作篇 一、公文的定义 公文,是党和国家行政机关在工作过程中形成的具有特定效力或法定效力,并具有一定规范体式的文书,是依法办事、依法行政以及进行一切公务活动的重要工具。也称公务文件,是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录,其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有: 1.由法定作者制发; 2.具有法定的现实执行效用; 3.具有规范的体式; 4.履行法定的程序。 区分公文与文书两个概念 “文书”的概念外延很宽,既包括公务文书,又包括私人文书。公务文书简称公文,从社会管理的角度来说,它是文书的核心和主体部分;私人文书又称个人文书,是个人在其社会活动中所产生的文书,比如书信、日记、札记、传记、回忆录等。公文既包括党政两大公文法规中所明确规定的法定公文,又包括虽无明确规定但在公务活动中又经常用到的非法定公文。 二、公文的种类 根据中办发〔2012〕14 号《党政机关公文处理工作条例》,公文种类主要有15种: (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 (四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 (五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 (七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。 (九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 (十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。 (十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 (十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。 (十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 (十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 三、公文的格式 公文一般由版头、主体、版记三个部分组成。由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码18项要素构成。 (一)版头 1.份号 份号,即公文印制份数的顺序号,是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识,用6位3号阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行,采用红色号码机套印。密级公文必须标识公文份数序号,其他公文可不标识。 2.秘密和保密期限 公文涉及国家机密的应当同时标注保密等级和保密期限。保密等级一般分为“绝密”、“机密”和“秘密”三种。秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 3.紧急程度 紧急公文根据紧急程度分别标明“特急”和“急件”。如以电报方式发出,则分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按顺序自上而下分别 排列。 4.发文机关标识 发文机关标识是公文制发机关的标记,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘35mm。发文机关标志一般采用小标宋体字,红色标识。 联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文。 5.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布。 上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号之下,4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。 小知识:发文字号的写法 在行政机关公文中,标识公文发文字号时,需要注意的几件事: 第一、年份、序号用阿拉伯数码标识,而不用汉字标识。 第二、年份只写数码,不写“年”字。比如,2008年只能写成〔2008〕,不能写成〔2008年〕。 第三、年份应标全称,不能简写。比如,2008年只能写成〔2008〕,不能写成〔08年〕。 第四、年份必须用六角括号“〔〕”括入,而不能用四角括号“[]”或圆括号“()”括入。 第五、序号不编虚位(比如1号不编为001号),不加“第”字。 正确的写法是“〔2008〕1号”。 6.签发人 上行文需标识签发人姓名。如需标识签发人,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行的位置。“签发人”三字用3号仿宋体,后标全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 (二)主体 1.公文标题 公文标题应该准确并简要地概括公文的主要内容。公文标题一般包括三个部分:发文机关名称、事由和文种。公文标题中除法规、规章加书名号外,一般不用标点符号。 公文标题位于红色分隔线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。如国发〔2008〕9号: 国务院关于公布第一批 国家珍贵古籍名录和第一批 全国古籍重点保护单位名单的通知 2.主送机关 主送机关及公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。 3.正文 正文是公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。 主送机关下一行,每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能回行。用3号仿宋,每行28字,每页22行。 4.附件 公文如有附件,应当注明附件名称和顺序。 附件标注的具体要求:在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。 5.发文机关署名、成文日期和印章 成文日期一般右空四字编排,居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。 小知识: 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面。 6.附注 附注指公文印发传达范围等需要说明的其他事项。 公文如有附注,应用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识。“附注”的位置在成文日期和印章之下,版记之上。 如: (文中所用数字均为国家统计局公布的2013年统计数字) (三)版记 1.抄送机关 抄送机关是指除主送机关之外的、需要知晓或执行公文内容的其他机关。抄送机关名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 公文如有抄送,左空一字用4号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。如: 抄送:省委各部门,省人大常委办公厅,省政协办公厅, 省法院,省检察院。 2.印发机关和印发时间 位于抄送机关之下占1行位置;用4号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识,不编虚位。 (四)公文的排版形式 1.公文用纸幅面及版心尺寸 采用国际标准A4纸,其成品幅面尺寸为210mm*297mm,发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。 2.公文书写形式 从左至右横排横写,其正文分条标识方法为: 第一层用:一、二、三、……(3号黑体) 第二层用:(一)(二)(三)……(3号楷体) 第三层用:1.2.3.……(3号仿宋) 第四层用:(1)(2)(3)……(3号仿宋) 个别出现第五层时用: …… 3.字体字号 发文机关2号小标宋,红色;密级、保密期限、紧急程度、“附件”和附件顺序号用3号黑体;“签发人”用3号仿宋;签发人姓名用3号楷体;抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋;正文3号仿宋,一般每页22行,每行28字。 4.页码 4号半角宋体阿拉伯数码标识,至于版心下边缘之下,数码左右各放一条一字线。 5.印刷装订要求 公文应双面印刷,左侧装订,最多不超过28mm,上下两颗钉,各装订在上下四分之一处。 四、常用文种写作体式 常用的文种主要有: 通知、通报、请示、报告、函、纪要等。 (一)通知:适用于发布、传达要求下级部门和有关单位周知或者执行的事项批转、转发公文。通知从内容上来区分,主要有以下四种: 1.部署性通知。如:《关于开展xx活动的通知》 2.贯彻上级指示性通知。如:《关于贯彻执行xx文件精神做好xx工作的通知》 3.制定政策性通知。如:《关于调整xx标准的通知》 4.会议通知。如:《关于召开xx会议的通知》 要求: 一是内容务必具体明确,便于操作; 二是结构要条理清楚; 三是文字表达力求简练准确。 (二)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 1.工作情况通报。 2.表彰性通报。 3.批评性通报。 (三)报告:适用于向上级部门汇报工作、反映情况、回复上级部门的询问。 1.工作报告。 2.情况报告。 3.回复性报告。 (四) 请示:适用于向上级部门请求指示、批准。 1.请求审批事项。 2.请求解决问题。 (五) 函:适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 1.申请函。 2.商洽函和征询函。 (六) 纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。 1.题目概括要精练准确。 2.出席会议的人员职务、姓名、顺序要准确。 3.会议纪要不用印。 4.没有主送单位,发送单位在版记部分。 五、公文行文规则 根据公文的传递方向,公文可分为:上行文、平行文、下行文三种。上行文如请示、报告等,平行文如通知、议案、函等,下行文如决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、通知、通报、批复等。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。 (一)向上级机关行文,应当遵循以下规则: 1.原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。 2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权,属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。 3.下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关。 4.请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 5.除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 6.受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时应当抄送另一个上级机关。 7.不符合行文规则的上报公文,上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。 (二)向下级机关行文,应当遵循以下规则: 1.主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 2.党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意可由政府职能部门行文,文中需注明已经政府同意。 3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。 4.涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。 5.上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。 六、公文拟制、办理 (一)公文拟制 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文的起草应当: 1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。 2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。 3.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。 公文起草部门完成草拟,由部门负责人签字,送交给发文机关,由本机关负责人审批签发。 (二)公文办理 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 1.收文办理主要程序是: (1)签收并登记。对收文的主要信息和办理情况详细记载。 (3)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。 (4)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 (5)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。 (6)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 (7)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。 2.发文办理主要程序是: (1)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。 (2)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。 (3)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。 (4)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。 3号楷体_GB2312 3号仿宋_GB2312 东科教字〔2013〕2号 签发人:郝智勇 只有上行文才需注明签发人 注:如无签发人时,应居中 方正小标宋体2号 此处空二行 鄂尔多斯市东胜科技教育投资集团 正文仿宋_GB2312三号 关于成立党支部的请示 此处空一行 中共鄂尔多斯市东胜区国资委党委: 鄂尔多斯市东胜科技教育投资集团是于2012年成立的区属国有控股企业。企业现有工作人员17名,中共党员3名。为更好地开展党组织建设工作,充分发挥基层党组织和党员在国有控股企业中的作用,根据《中国共产党章程》精神,特申请成立中共鄂**** 东胜科技教育投资集团党支部。 妥否,请批示! 此处空2字 印章:发文机关署名及成文日期居印章中心偏下,印章顶端应上居、距离、正文(或附件说明)一行之内 此处空一行 附件:XXXXXX 此处空一行 鄂尔多斯市东胜科技教育投资集团 2013年5月22日 居右排后空2字 (XXXXXXXX) 位于发文机关署名右下方,3号仿宋首字比发文机关首字右移2个字如长于发文机关,居右排时后空2字 一般用4号半角阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下数字左右各有一条一字线,单页码居右空一字,双页码居左空一字。 正文3号仿宋GB2312 方正小标宋体2号 3号黑体,有序号时,序号后不加冒号 附件 此处空一行 XXXXXXXXXXXXX 此处空一行 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 一、黑体,作为小标题时句尾无标点 XXXXXXXXXXXXXX。 (一)楷体,作为小标题时句尾标点可有可无 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 1.仿宋,无论是否为小标题,要有标点 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 (1)仿宋,必须有标点 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 4号仿宋 4号仿宋 ****市东胜科技教育投资集团 20**年5月22日印发 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    ly4633803

    贡献于2018-07-19

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