第篇 办公室基础工作理标准
●办公室机构设置员配备标准
●办公环境设计理标准
●办公动化建设理标准
●办公品配备理标准
●办公室工作目标理标准
第章 办公室机构设置员配备标准
第节 办公室组织理
现代办公室组织
1办公室组织原
谓组织指目标定边界社会实体活动程活动系统通定社会实体活动组织身延续发展现代组织理认组织整体系统功结构决定
现代办公室种社会实体种组织形式通行政事业企业身形成结构活动指派定工作员办公室组织涉事间构成活动特定结构中形成特定关系诸级关系级关系咨询关系种关系确定相应责见组织办公室正确安排布置部分部门间形成关系明确机整体彼协调效运转
良办公室组织必须符合列原：
(1)明确性
明确性指部门工作员间关系明确存职责分责权混乱情况
(2)动态性
办公室没统组织模式根需事设置着工作结构变化变化
(3)适性
适性指办公室工作员适理属员幅度根现代组织原理位办公室工作员涉际关系总数面公式表示：
C(N2N2+N1)
式中：Ｃ——涉际关系数
Ｎ——理幅度
见理属员幅度势必增加际关系数决定理者应适幅度
2办公室组织方式
根现代组织理现代办公室组织方式五种：
(1)集权组织方式
集权组织方式指中心(某)行指挥权组织方式
例总部分部发指示分部必须执行必须执行情况总部反馈
利集权组织方式总部包办分部财务分部实行独立核算理财务
①集权组织方式优点
a效率高避免部门相互摩擦造成力量分散量损耗部门更加步调致达组织总目标努力
b种组织方式充分调动部门闲置力量投某项重点工作保证重点工作优先完成
c制定统组织标准便统协调
d更效更充分利办公设备
e节省济开支
②集权组织方式缺点
a分强调统性避免带僵死弊端
b高组织者远离基层信息完全掌握情况容易产生官僚义
c容易压抑部门积极性独创性
d容易造成信息反馈滞现象
③集权组织方式适范围
作种组织方式集权组织方式非适办公室部门视具体工作结构般说办公室工作员集中起工作实行集权组织方式具体说：处理邮件接访者复印印文件档案理办公品理员招聘培训文件印刷办公室卫生食堂卫生应急工作等般杂务
(2)线性组织方式
线性组织方式指关系逐级安排责权组织方式特点层责权层逐级降低构成金字塔状责权理系统样系统中级负责
线性组织方式优点：
责权清楚相稳定性较易保持良纪律易发生责权混乱现象
线性组织方式缺点：
导致理方式死板僵化工作作风武断甚独裁某位领导负担重员闲着事部门会强调局部目标局部利益忽视整体目标整体利益某位领导离职调离工作岗位影响整工作
(3)职组织方式
职组织方式指命专家负责办公室部某部门工作减轻行政首长负担组织方式种组织方式够充分利专家特长发挥业务技术专门作基层单位工作者领导者止容易造成适现象时反会降低整办公室工作效率
(4)线性—职组织方式
种组织方式综合述两种方式优点国办公室组织中常方式
采种方式应注意问题：应该明确职责定专门说明免互相推诿
(5)委员会组织方式
种集体领导型组织方式特点席委员推选出重决策没决定权必须委员讨投票决定席负责收集委员意见数意志办事般情况委员会设置常务委员会负责处理日常事务重决策问题交全体委员讨决定外般性决策常务委员讨决定
委员会组织方式优点：避免独断专行民够充分听取方面意见充分解种法意见避免决策失误
委员会组织方式缺点：事事讨延误决策时机适合需机立断问题决策委员层次定熟悉关心讨议题说外行话者根漠关心坚持法某项议题久议决者终达成种妥协协议利种方式需注意定较精明强干席否易受委员左右支配
面种组织方式出种方式十全十美单纯采种方式出现某失误偏差具体办公室组织中应针特点工作结构综合考虑种组织方式优点博采众长寻找种佳组织方式避免办公室工作失误提高工作效率
3办公室工作简化
国长期形成浮事设事现象十分突出办公室工作简化成组织工作重容
(1)办公室工作简化目标
办公室工作简化目标提高办公室工作效率具体：
①建立明确责制实行责权致原减少互相推诿互相扯皮
②通简化工作办公费降低
③建立效文件批阅传送程序
④缩减行政员办公室空间资金缩减财物更重工作
⑤准确时间传递反馈种信息
(2)办公室工作简化程序
①确定调查象拟定关文件
②规划调查测定范围测定方法
③通观察工作员面谈发问卷等种形式收集种必需资料
④种资料进行深入细致分析重点工作容目标时间点员素质等通分析提出改进意见拟定改进方案
⑤改进方案报批准付诸实施实施程中尤应注意信息反馈方案修正
办公室简化工作中重条文件报表工作程序简化般说办公室文件报表总定工作员填写处理档保存文件报表越少需工作员越少简化工作做越彻底时简化文件报表清必文件长文件变成短文件利解放办公室工作员事务型办公室变成思考型办公室提高办公室决策水精简合工作程序掉必中间环节更提高办公效率重前提定办公室简化工作作件长期性务完成
(3)办公室简化工作需注意问题
办公室简化工作中需注意重问题办公室动化程度办公室工作性质工作员求会产生差时会发生根性变化工作简化形式容提出新求工作简化必须结合办公动化程度进行必须考虑引入办公室动化设备达简化效果样传统办公室工作简化许概念会发生根性变化
二办公室理务
单位部门计划部门供销部门财务部门勤部门等部门具办公点配备相应物质条件环境定员组织达办公目外单位设总办整单位指挥部神中枢量信息流入里(办公点)领导文职员处理(文职工作)里流出促部门协调致整单位正常运转(办公目)
1办公室理概念
谓办公室理办公室构成条件信息服务活动进行计划组织指挥控制活动理核心容采取系列效手段技术方法制度限度调动办公室工作员积极性动性理目实现包括制定计划组织实施指挥协调监督控制诸环节整程总体目标优化提高办公室运行效率限度实现办公室工作目
2办公室理容
果撇开类办公室处理具体事务会发现点接收处理信息根说办公室工作提供信息沟通记录某种服务机构办公室理围绕着信息服务工作开展信息角度办公室理工作纳方面：
(1)接收信息
例企业接收生产技术设计设备劳动定额工资事市场价格存货增减等信息事业单位接收级单位报文级单位政策性文件等信息
(2)记录信息
记录信息指接收信息记录分类存储包括立卷存档备查询
(3)处理信息
根接收信息性质容进行分析综合判断预测先次序轻重缓急作出种具体安排决定报送领导决定责成相应员办理
(4)传递信息
传递信息两重含义接收信息处理结果发出二身信息源身信息断发出例高校校级办公室方面传递级种文件方面身制定规章制度发布关文件
3办公室理职
社会理样办公室理具二重性维护生产关系组织生产力提高工作效率里着重者出发谈谈办公室理职
组织生产力(办公室拥财物)角度办公室理总制定切实行计划起点通办公室诸素组织项活动指挥控制整办公室活动协调发展实现办公目(计划目标)终点构成次循环然基础提出新目标开始新循环种周复始循环程办公室理程程序定次循环目标具体容简单重复根时间点条件加变化正理程断重复环节时间空间存继起办公室理务办公目利实现
办公室理程次循环包含着相环节环节较高层次重复环节次循环中处位担负着职职总现实办公室理程
理职分类国外说法办公室理职纳计划组织指挥控制四项容中计划职属决策性职居项职起点首位办公室理程提出目标达目标途径组织指挥属执行性职计划容付诸实施环节控制属保证性职作办公室理活动进程结果进行监督调节防止组织指挥环节偏离计划目标理程循环利进行
第二节 办公室机构设置
办公室机构设置求
办公室种理组织形式具组织基特征谓组织定务目标许互相联系互相赖互相作部分组成具定功整体者说完成定务组织起统属关系办事程序机构
良系统组织机构必须具备三条件：必须明确规定成员职务分工范围二根职务规定责权限分配明确职务间相互关系三必须母系统性质规模相适应成员组织中协调工作环境成员完成系统目标作出努力
作综合理机构办公室必须设立处理日常事务工作机构外更重设立决策中心相适应参政务组织机构般基层机关企事业单位办公室停留事务理整天忙忙碌碌难发挥办公室参政务作单位领导办公室工作安排员关机构设置员素质关果办公室员太少素质高工作务繁重甚超负荷情况办公室领导摆脱事务性工作真正协助领导抓事出谋献策然业务性职部门领导参谋反映情况参职权范围决策讨业务部门局限部门利益出发考虑问题办公室性质位决定必须全局出发协助领导解决问题办公室直接领导工作服务部门办公室工作坏直接影响领导决策正确程度贯彻执行决策全部程办公室业务职部门处办公室具领导授予外处理问题定职权机构设置时必须参政务规定求适设置某机构配合相应员明确规定务建立合理组织机构充分调动办公室全体员积极性发挥成员聪明智办公室条紊规范进行工作全部工作达高效率化
机构设置工作手段动化关系电子信息技术减轻办公室工作量提高工作效率设计办公室组织机构时现状出发考虑未脱离实际适应事业发展需
二办公室机构设置基原
1目标致原
单位系统首关键确定目标目标明确性理工作效性紧密相联
提高效前提条件团结鼓舞全体员心协力完成预定目标动力领导者职责首先正确确定目标然科学组织力物力财力实施目标工作组织目标协调致达结果佳化见目标致原求整系统权衡利弊失局服局具目性全面性整合程度愈高目标成果越否反办公室机构设置考虑利实现组织目标
2职责权致原
职职务责责权指务赋予权力职责权致指机构设置务事设职萝卜坑贪增设盲目缩利务完成职责明确职责范围权处理种问题设置职权岗位时间分工清楚事干情况分工标准找办员考虑特殊情况做办理免产生问现象说职责权致切忌设置虚职权责相称然时权力授予办公室代表单位处理全局性问题种情况责全部授权员承担领导者授权承担定责
3效率原
机构设置目实现定目标实现目标必须讲究效率特高科技迅速发展信息化时代企业讲效率法竞争吃亏倒闭危险行政事业单位讲效率事业发展甚造成重损害发生火警消防车时赶便会造成生命财产损失原效率高少部门薄弱环节信息反馈系统等空白然强调调查研究深入基层掌握第手资料走马观花等属部门送材料层层报浮夸等正风材料真实失时效情况时出现机构设置时必须考虑利提高效率机构臃肿浮事效率原相违背抬高身份种手段属机构意扩升格会造成浮事良现象避免现象出现机构设置时切忌设事根务繁重程度考虑现代科学理求办公室说必须克服种信息传递缓慢状况建立健全信息反馈系统保证信息反馈快办事线路程短处理公文迅速准确保密
4法设置原
国家级行政机关说机构设置必须国家组织法规定正式手续报级批准企事业单位机构设立应正式程序报级批准合法位受法律保护社会承认
5精简原
办公室根单位体制规模业务范围工作特点设立说事制宜时决策中心时期工作需合理设置相应机构般情况单位职工业务广部门办公室工作机构应严密分工工作规范化系统化利提高工作效率果专业性较强单位办公室应设立专业性秘书机构利协助领导开展工作总说机构设立贯彻精简原重质图定办事
6层次理原
层次理原求根办公室性质务工作量分设干部门层次做层层负责分级理配合左右协调层次服层次受层次直接领导指挥办公室领导应越属部门负责直接指令基层工作员办事层次理原求分工负责情况强调组织协调作层次务矛盾时服层次总务求形成完整机系统层次结构单位里般分三层：高层决策中心中层贯彻执行高层决策规定务基层指般工作员层次设置考虑领导效理幅度办公室领导力素质关业务性质难易关实际出发样
第三节 办公室员配备
员配备标准
单位组织犹架机器正常运行机关机关广义理解办事机构包括中通常说行政机关指政府推行政务组成种机构仅包括办公室(厅)包括政府属种部委办局等职机构行政理学角度狭义理解机关指办公室说仅仅限办公室理工作方法原进行研究办公室系统正常运行机关员组成求许问题值详细解认真研究
1配备原
办公室领导开展工作设置辅助性机构选择配备员时必须突出精兵简政优化组合健全制度优质服务等原
(1)精兵简政原
现代行政理办公室员势必造成工作相互推诿扯皮现象避免带官僚义弊病精干员组合效提高办公室工作效率情达情达前左右联系渠道畅通阻通常较组织单位办公室员应限制5稍点单位宜超10否办公室设干处科加分解然求属精兵强般说办公室工作适宜老弱病残者担优化组合原现代化生产理服务基特点分工协作求办公室员配备强调科学合理年龄知识技性格特长甚性等方面综合考虑
(2)优化组合原
表现工作安排中根长处优势进行合理分工求相互配合强调全局着眼通力合作
(3)健全制度原
办公室工作承办种行政事务涉面非常广泛包括许关组织利益荣誉具体问题应建立健全严格细致明确规章制度办公室员工作章循便规章中合情合理容应执行中发现问题时领导提供合理化建议应口拖延甚放弃工作更观情绪旧验制度规章视睹
(4)优质服务原
国家种机构设立根目标民服务办公室作领导工作辅助机构服务领导机关基层提供服务样提供优质服务应办公室员明确指导思想信念做点者坚决应进入办公室员队伍优质服务应握三点：
①等求办公室员领导基层员工视仁确立负责负责实质致观念
②时办公室承办行政事务具时效性时性等特点求办公室员具时效意识努力提高工作效率办公室工作正常运转取成效
③严格办公室工作头绪事务庞杂容易导致着感觉走倾应严格规章办事防止发生讲原亲疏现象遇问题请示汇报动部门请教协调
2基求
办公室特殊位决定办公室员素质求忠诚谦虚学工作勤奋廉洁奉公
(1)忠诚
办公室员领导工作提供辅助领导助手参谋岗位重性言喻办公室员工作中常接触领导组织会议处理公文保文件外联络处理部事务等等耳闻目睹量机密信息必须觉防范失密泄密发生
(2)谦虚学
办公室公司窗口门面员领导身边臣视领导代表代言直接关系领导形象威信办公室员应充分认识处特殊位置尤注重谦虚谨慎等尊重前倨恭傲气势压认掌握情况接触事物早沾沾喜觉群众学实际工作者学断提高身知识素养工作技
(3)工作勤奋
办公室员工作点面广许工作埋头苦干出风头信口开河忌组织会议安排会场接宾理文件隆重会场印制精美文件资料舒适食宿交通等等少解办公室员进行紧张繁忙工作甚加班加点通宵达旦努力许细甚琐碎具体事务办公室员承担办公室员应发挥兢兢业业默默闻埋头苦干计名利优良传统
(4)廉洁奉公
办公室员工作特点常领导理许财物果没廉洁奉公基素质求仅容易发生水楼台先月行严重影响领导整组织外形象
二办公室员体素质结构
1知识结构
办公室工作头绪繁涉面广求工作员广博知识做通杂家现代社会科学技术突飞猛进知识更新速度加快终毕生学极限样知识结构者说样知识层次容构成适应实际工作需成重问题
(1)基础知识
办公室员知识结构中基容广泛具体分三部分
①科学文化基础知识包括语文数学物理化学历史理生物外语等方面常识样文化基础谈学掌握知识
②政策法规基础知识指现行路线方针政策国家宪法法律种行政法规部门规章制度等等熟练掌握知识办公室员工作中章循庞杂事务堆中迷失方
(2)专业知识
办公室员知识结构核心容知识结构方面中具体分两部分
①秘书专业知识秘书学文书学逻辑学应写作档案理行政理学领导学信息学信访学调研学速记学等掌握知识胜办公室领导服务承办行政事务工作
②办公专门知识指办公室工作外针行业部门事务理知识技计划学运筹学统计学财务理物业理办公物品理等新形势求掌握计算机知识演讲口适应纸化办公推广普通话求外针行业部门具体知识求例企业中办公室员应掌握生产营方面济知识军事部门工作应具军事科学方面知识
(3)相关知识
指专业知识密切相关区知识学知识提高办公室员工作效率水具重意义：
①方法知识包括系统信息控制科学哲学等
②心理学知识包括普通心理学领导心理学理心理学社会心理学秘书心理学等
③社交知识际关系学公关系学礼仪学等
④科学知识行学预测学咨询学伦理学新闻学编辑学传播学学文学艺术书法等具备丰富知识办公室员头脑充实视野开阔工作效发现着知识结构断完善反映出办公室员学识层次断提高表明办公室员学历求逐步提高更求办公室员觉实际工作中努力学更新知识
2力求
力办公室员言指完成承担工作领基分基础力般技巧特殊技三层次办公室员知识结构良素质工作中综合体现
(1)基础力
办公室员应具基写作办事力日常会议领导指示记录领会精神握实质起草文件应突出重点观点鲜明逻辑层次清晰公文处理言简意赅快速时果会议记录挂漏万甚错误百出起草文件事巨细轻重分词达意样办公室员缺乏基工作力应考虑提高力调离时办公室员办事干练具备基办事力包括办文时简洁办会序效领导交办事务准确踏实完成反应迟钝办事拖拉遇困难筹莫展便忠诚老实缺乏基力决会成称职办公室员
(2)般技巧
办公室员必须具备基础力提高工作水身素质掌握许工作技巧包括发挥参谋作学会调查研究掌握协调技巧等等
①发挥参谋作发挥参谋作首先讲求胆略敢直陈见理力谏次讲求技巧问题想办法方面角度收集信息深思熟虑次讲求艺术选择佳时机场合方式领导提出建议便采纳提高参谋效率
②学会调查研究参谋助手办行政事务离开情况熟悉掌握认识事物效办法调查研究做项工作诀窍：做心敏锐观察力发现易发现忽视问题二深入实际群众交朋友谈真心话三方法民意测验抽样调查谈心开会讨等根具体情况选择种者综合运四综合分析调查获取量信息材料够粗存精伪存真彼表里中概括总结出事物联系规律
③掌握协调技巧办公室处职部门中枢发挥外左右联系沟通作办公室员学会良组织协调技巧明白什事情应运关政策法令规章制度强制执行什事情必须矛盾方彼解情况消误解团结协作事情着眼全局方面着想全局局部利益机统事情求说服教育矛盾方顾全局发挥风格互谅互达步调致目办公室员提出较高求
(3)特殊技
办公室员日常工作外根身分工形势发展需掌握特殊技电脑应复印缩微技术录音录摄影技术速记书法艺术字编辑技驾驶技术维修保养设备简单技等等部分技根办公室员分工提出求着形势发展工作需实践中学提高
3道德素质
指办公室员身工作职业活动密切相关行规范服领导埋头苦干公道正派严守机密等等
(1)服领导
办公室员职业性质决定作领导工作助手参谋求作举手投足应严格领导指示意图办事离开领导行出心裁胡乱发挥职业道德允许积极性创造性服领导前提发挥更限建议献策等方面中注意成熟想法甚情绪化意见影响干扰领导工作决策
(2)埋头苦干
办公室工作性质决定员工作实干夸夸谈围绕领导工作展开活动求招干听召唤阳奉阴违职业忌期通领导沽名钓誉仗势欺出头办公室员工作纪律允许相反抱定具体繁忙工作中劳怨脚踏实密切联系实际态度着吃苦耐劳甚委曲求全精神成合格优秀办公员
(3)公道正派
办公室员工作中常接触领导领导相熟悉关系密切尤注意重强领导服务理解仆关系献媚领导阿谀奉承溜须拍马种做法工作中服务关系庸俗化时应利接领导机会进谗言泄私愤左右外方面沟通工作中注意化解矛盾消分歧促进团结应制造矛盾扩分歧图中渔利级领导资历职务接宾基层群众视仁等相切忌异亲疏更头办事情公道正派办公室员做胸襟宽阔工作中充满气活力
(4)严守机密
办公室工作员显著特点掌握知道机密较容易成探消息渠道获取情况象求办公室员必须具备严守机密职业道德觉加强保密观念泄密窃密现象发生许办公室员失造成意泄密窃密品格问题姑便意泄密吹嘘炫耀嘴巴牢职业道德问题求办公室员具备道德素质首先克服爱慕虚荣心态真正做机密作吹牛材料资
4心理条件
解掌握必心理知识培养良心理品质做办公室工作具重意义里介绍记忆思维兴趣性格等方面心理知识便办公室员解学
(1)记忆
记忆头脑事物反映
办公室员工作头绪繁需方面知识解种具体情况应具备良记忆力中求记快领导指示交代务听取汇报数字接听电话容等等没较长时间供反复消化必须迅速记住记准仅快准记忆没意义事物相关数材料观点力求记准确误出错
办公室工作容较记东忘西行丢三拉四称职求头脑储量记种知识资料情况等果时四处查找影响工作效率培养记忆力方法种根条工作中认真细心踏实记忆准确量
(2)思维
思维脑历事物知识信息进行分析概括程
办公室工作员承办事务处理问题首先头脑思考指然动手实干问题解决程思维完成程思维问题性思维理解性指通事物间联系认识新事物程面种材料文件进行阅读力求理解思维特性思维概括性种事物性起者找出联系思维间接性握亲历事物助已知识验某种中介认识事物提高思维力途径种努力学新知识积极独立思考唯领导言更云云迷信盲声附仅心理素质缺陷表现提高思维力敌
(3)兴趣
兴趣指认识活动中积极探索某种特定事物观倾称爱兴趣活动具指性
兴趣具中心性爱非常广泛真正热衷爱应中方面兴趣效性指活动够产生效果短暂兴奋里排兴趣外效兴趣爱应持续较长时间
办公室员觉工作关知识技加强学努力培养许爱适应身工作点面广实际需
(4)品格
品格指现实稳固态度惯化行方式
表现：
①现实态度爱集体爱劳动敬业爱岗者私孤僻逸恶劳妄尊等等基道德品质品格中核心容
②情绪特征指情感方面强弱持续时间长短等间存差异
③意志特征行目标否明确坚定行控水遇事镇定果断否等体间
④理智特征想象事物程中表现理想义现实义感知事物程中动观察动感知体间存差异品格工作生活影响求办公室员具备良品格严格求克服良惯
三办公室员群体素质结构
1群体素质结构涵义
群体组织起体着目标群体成员分担角色彼相互影响遵循特定行规范
素质原心理学中概念指心理状态生理条件泛指品质知识体格等状态
结构里指群体中体排列组合方式
样办公室员群体素质结构涵义较明确办公室群体干分工需相关品质知识身体条件进行合理组合形成相互配合协作完成领导工作服务组织
2办公室群体功
效办公室群体应具备项功：
(1)办公室群体必须充分解务
办公室群体中体工作务理解思考果法思考法协调办公室群体法齐心协力
(2)办公室群体部应健全意见沟通
体渠道获定材料信息信息涉工作涉工作制定计划修订计划办公室群体中体应克服心理障碍充分解够收集信息意见沟通应量公开彻底全面
(3)办公室群体中体间应保持高度相互信相互忠诚
坦诚相见意见沟通需信基础否充分意见沟通反高度相互信充分意见沟通前提然工作实践中保持办公室群体中体间长期相互信较困难
(4)办公室群体中体间应相互协调支持
作系统性办公室群体体活动中形成扬长避短互补性体活动整体活动部分整体活动体活动实现先决条件健全办公室群体体间应毫顾虑相互出谋划策磋商讨彼支持
(5)办公室群体应实行差协调
办公室群体体智力技术性格必然具特点办公室群体体间存样样差种差造成分歧突潜素办公室群体项重功差协调容忍差异动协调减少分歧突
(6)办公室群体应具备应变性
谓应变性指积极促进办公室群体体充分发挥量办公室群体中领导应特关心体鼓励体奋发努力健全办公室群体形式中工作效率提高某体整办公室集体
3群体结构素
办公室工作员般总办公室群体中进行活动办公室工作员影响群体受群体制约办公室群体否正常活动程度取决办公室群体结构否合理
代办公室工作员某种程度专科学技术日益专门化办公室工作分工决定专优点精通某领域缺点领域涉猎深专集合某种程度产生种全办公室群体担负着互补专偏功体较言质意义里办公室群体应种综合体专全应发挥出远远体量然量发挥赖素结合状况
(1)年龄素
年龄代表着成熟程度老中青结合办公室群体结构种常见结构年龄区域长处短处间年龄互补助发挥领导集体量例般说年轻活力精力充沛新事物敏感富创新精神易偏激老年稳重富验深谋远虑善处理应付复杂局面易保守中年年富力强兼青老年长处缺乏激情易守成老中青三者结合变量理想状态取长补短
(2)知识素
知成学问识成见识学问见识般成正非绝致代社会知识般专门化学历越高专门化程度越深专门知识办公室理程中限制知识互相补充合理搭配构筑办公室群体知识结构需考虑素
(3)体素
办公室工作员组成具性直率热情情绪变化激烈活泼动善交际兴趣广泛持重沉稳情绪含谨慎微善控制感情等等正办公室工作员丰富性处理事件采取方式方法呈现出特点办公室群体性素互补见仁见智性素办公室群体影响确定疑
(4)集体文化素
通常情况工作员断充实存办公室群体中(新建立情况)存办公室群体存着固文化特征文化特征该群体历史传统惯风气承担务特点等素综合结果工作员程度受文化特征影响然排工作员逐渐致终改变办公室群体文化特征
4群体优化
办公室群体结构系列层次动态综合体实现群体组织优化应遵循原：
(1)素效原
应保证进入办公室群体工作员体具良素质力保证群体优化条件挑选工作员时首先注意坚持德兼备标准挑选象德德次善扬长避短金足赤完工作员作全面分析扬长避短者适适适干适事实现事佳配合解选者专长历性格等选出理想选
(2)群体互补原
群体互补指科学搭配办公室群体结构素产生良总体效应合理结构包括：
①梯形年龄结构结构应中年呈梯形状态群体始终处新陈代谢动态衡中保证工作稳定性连续性老中青成员具体例应视具体情况定
②合理知识专业结构群体成员知识结构容互相补充文理搭配精通理实践见长互补等群体中成员知识水应求
③类型智结构理想结构中应该善交际活动家脚踏实实干家
④协调气质性格结构根心理学原理气质分胆汁质血质粘液质抑郁质四种类型外界事物反应相性格外独立型应型情绪型理智型等区气质性格结构会办公室工作产生影响群体成员属独立型性格彼合作容易反属应型群体难担起理职
(3)常调整流动原
办公室群体结构必须着客观情况发展变化断调整更新工作员专业结构知识结构搞新老工作员合作交时调整工作员素质结构等外办公室群体员结构应静止应该鼓励员积极流动开扩视野增长见识充分发挥干
第四节 办公室员招聘培训
办公室员招聘
办公室员进行科学理提高工作效率前提招聘优秀企业招聘职务说明职务规范中职务说明描述执行工作列出工作包含方面工作目标工作范围工作职责权力执行务求技等级属部门工作条件工作危险特性求谁汇报等职务规范描述职务智体求知识培训求力态度求等面分办公室员招聘信息源求职申请面试测试选拔确定办公室员招聘工作做具体介绍
1招聘信息源
招聘信息源指方法者说通途径求职者知道需招聘员信息般说招聘信息源种：
(1)广告
广告通常刊登求技相适应报纸杂志般说办公室职位空缺登方全国性报纸时职位空缺广告通电视收音机播送
招聘广告登什方应陈述职务说明职务规范点简说明职务前景报酬问题外企业概况产品服务类型表达清楚
(2)政府职业介绍中心
许国家类似政府机构劳动力提供业信息企业提供力源
例国交流中心英国PER等
(3)私职业介绍
国外种职业介绍部分某特定工作领域提供专门服务
例私秘书速记员字员等包括记录员般办公室员计算机操作程序员处等级链顶部理职业员会计师总理秘书等
规范职业介绍企业特定岗位提供选前已申请进行次筛选工作繁忙办公室理说帮助机构高度专业化完全办公室终选拔求执行职位空缺招聘程序
(4)职业团体
许职业机构协会成员提供业服务企业办公室完全通职业团体提供具合适资格条件职业力品办公室员
(5)专业院校综合性学
教育机构包括种专业院校综合性学提供16岁离开学校办公室低级员工拥专门学位适合某种特殊工作学毕业生等种层次招聘源高等教育造量拥资格条件学生字技种职业技会计事市场等
(6)推荐
现员工业务熟员会常办公室职位空缺潜空缺提供候选果推荐者种招聘源价值
许富进取精神求职者会动潜需求单位进行联系没现成职位空缺办公室应种申请进行认真考虑
(7)部外部升补
职位空缺产生时办公室常常部选拔员填补空缺职位空缺包含晋升调换工作素时尤种做法会产生职位职位空缺常通外部员工填补尤职位空缺需某种特技时
(8)途径
办公室员招聘信息源途径种样列举外企业通途径招聘办公楼外部贴海报商业协会办公设备制造商提出求等种途径特殊应领域种途径奏效时应考虑代途径
2求职申请
求职申请指应聘员企业感兴趣胜工作岗位提出申请程通应聘者填写求职申请表完成
求职申请表事档案类似事实求职申请表企业事档案基础求职申请表包括信息教育培训信息职业工作历等
求职申请表求职者提供专栏填写兴趣爱说明求职原填写证明适应性材料求职申请表形式容程度取决工作性质工作等级高级职位说求职申请表非标准化求职者求信函形式进行申请附简历旦求职者填写申请表根表中信息进行第阶段员职位匹配工作应聘登记求职申请者进行筛选列出候选清单面试程中求职申请表提供求职者关信息十分面试考官求求职者表中关问题进行解释证明扩充已某信息
3面试
求职者申请表书面材料进行研究办公室应列出候选名单挑选出面谈时讨澄清问题面谈应根职务说明职务规范求进行做结构化力求扩充求职者求职申请表提供信息评估候选未工作绩效
(1)般讲面试中应注意求职者七方面问题：
①身体外表形态
求职者穿着扮否适宜？言谈举止否恰？健康体格方面否明显缺陷求职者适合该项工作？
②知识水
求职者什方学校毕业？否取某种教育资格条件果资格条件什？处什等级？求职者具相关工作历接受什相关培训？
③兴趣爱
求职者什业余爱？爱活动实际作业性智力运性社交偏性？
④倾性
求职者否表现出信约束信赖品质？
⑤智力水
求职者表现出什水准智力？申请工作职位求什程度智力水？
⑥特殊力
求职者什样特殊？例运文字力数学力否手工操作技巧？等等
⑦环境
求职者家庭环境？果正式录否会觉班方便安全？果填补职位空缺否求职者益(职业发展角度)整企业益？
通面谈获七方面精确信息形成印象必安排系列面谈面谈外组织社交活动进午餐参观企业等办公室候选更深层次解
(2)应聘员进行面试时面谈方法直接面谈间接面谈典型面谈三种特点典型问题优缺点较参阅表11
表11 面谈方法概览表
较项目
面谈类型
特 点
典型问题
优缺点
直
接
面
谈
求职申请者坦率提出资格担申请职务力关问题
(1)字速度样？
(2)喜欢时工作？什？
(3)喜欢加班？
(4)喜欢组中工作单独工作？什？
(5)否喜欢公司工作时间表？什？
优点：
①面谈较快结束
②适筛选基层职务申请者
缺点：
①限制获信息量
②难作出终招募决策
间
接
面
谈
提便问题鼓励申请者谈旨解申请者意见想法时解价值观标准
(1)什公司办公室职务感兴趣？
(2)长期目标什？
(3)进步深造什计划？
(4)认优缺点什？
(5)说工作中重什？
优点：
①获更信息
②够充分观察申请者表达礼貌沉着信等素
缺点：
①费时
②需面谈进行控制防离题太远
典
型
面
谈
包括特定关键问题问题进行提问做结构标准化面谈
(1)少年工作验？
(2)流利讲语言？
(3)接手工作希月少工资？
(4)星期中天晚愿加班
优点：
①适许进行筛选
②申请者里取类型信息省时进行较
③获取信息较完整
(5)什时候开始工作？
4测试选拔
时候仅仅面谈确定否录某位求职者测试选拔员招聘工作中重环节
(1)选拔测验原
①测验执行解释必须公正
②确保测验职务联系
③测验惟手段员进行全面评价辅助工具
④测验必须遵循效率原
(2)选拔测验类型
①智力测验衡量智力推理力
②力倾测验衡量完成某种特定工作力(数值表示概念敏捷性)预测未工作绩效
③水测验衡量精通某类工作程度字关办公技
④格测验衡量抽象概念进取心性服性等
⑤兴趣测验类似恶清单般职业咨询
选拔办公员时应综合运整套测验检验合特定职务求种力
5录决定
通面谈测验办公室获充分信息通信息分析做出选拔决策果面谈测验证明没合适选办公室应重新刊登招聘广告命没达规定标准申请旦做出录决定应快通知申请者签订工作合(协议)工作合应包括容：
(1)准确头衔职务名称
(2)工作场
(3)员工务责
(4)员工权力范围谁负责
(5)规定工作时间(高级职位常常采条)
(6)现时工资关增加工资加班工资规定
(7)奖金红利正式规定
(8)休假方面权利
(9)病假疾病补助金规定
(10)产假规定
(11)退休规定包括退休年龄退休金退休资格条件
(12)关解聘员工愿离职规定果涉解聘应规定预先通知期限报酬支付方法
(13)缺勤(疾病正常休假外)规定包括带薪缺勤例参加婚礼葬礼
述条目然包括工作合容情况必须做出细规定合尤工作合常会引发解释争议工作合般企业律师法律部门起草起码应审查
二办公室员培训
企业招聘合格办公室员进行基工作技培训种培训入门介绍目快熟悉新环境适应新工作外原办公室员企业进行必培训断提高业务水工作效率办公室员进行培训办公室项重职责
1培训意义
办公室员进行培训企业带许利益切实办公室员工作效率提高研究表明：培训员工效率密切关系许尤第次找工作年轻希提供培训机会企业中供职培训助招聘工作开展培训提高企业形象企业出现劳动力短缺尤熟练员短缺时培训消减轻问题培训提高维持员工士气员工培训轻松完成工作时士气常高员工形成企业心力员工培训办公室提供未理员监督员部晋升员工种激励培训采新设备工艺方法说必少缩短机器达满负荷运转必须历时间时节省量费
2培训计划目
员工进行培训必须先制定合适培训计划项培训计划制定实施前必须先解决目问题办公室培训计划目般包括：
(1)提供入门训练新员工具备接受新分配工作条件
(2)职员提供进修机会提高专业知识技
(3)工作务发生变化办公员提供训练
(4)提供理培训进修办公员具承担更责更高职务力培训目根履行职务实际情况确定应培训前传达受训员确定培训目负责实施办公室培训员编制培训计划
3培训计划点
(1)特设表格列出培训目标
(2)概述计划范围点
(3)采培训方法技术
(4)说明训练关受训员教员类型
(5)指定编写教材纲负责
(6)列举训练成
(7)培训计划呈高理部门审批
(8)定期踪评价计划成效
4入门训练
入门培训目新进员具备接受分配工作应具备条件种培训中新进员学部分知识级关系工作环境中获入门培训般办公室监督员培训部负责入门培训方法技术选择基素：受训员数址教育验力职责专业水方面相似点点培训员力教学场设备培训计划现手段种方法技术成选择培训方法技术时充分考虑培训目标
培训目标增加知识提高技影响态度改变行方式技术方法选择影响面列出入门培训方法技术问题样适升级培训培训
(1)职训练
职训练培训新办公室员常见方法般利现设备资料受训员提供完成工作需知识技采职训练方法新工作员事办公室监督者办公室理指导方式工作岗位学会工作指导者传授知识技外时常讨部门中问题职责交受训员
职培训适种办公室事务性工作传授信件开启分类户开票买方卖方账目账直接记录操作电话交换机等
(2)企业学班
企业学班企业工作时间工作时间外举办许企业美国电话电报公司通电气公司通汽车公司国际商机器公司施乐公司员工入门培训建立专门学班种部培训费高需量文书工作员公司说失解决办法
(3)工作轮换
工作轮换指受训员长段时间轮流公司部门部门环节见职工作受训观察担项工作时亲体会种业务学会种技例公司招聘般文书速记秘书员时具体职务聘派培训中心新员工获合适职位前时部门调部门种工作做做回培训中心便进步培训
(4)部讲授—示范
规模较企业中指导者需量实际知识传授批办公室新职员时常讲授——示范法说明办公室程序中步骤处理新订单记录月银行里结账单工资账目余额保持致般亲示范电影录磁带示范辅助讲授示范法种单沟通影响办公员态度塑造办公员行等方面作双沟通方法作
入门培训方法循序渐进教学法计算机辅助教学法电影电视视听媒介教学法等等
5理培训进修
理培训进修目标工作员办公室(企业)够担更高级职位务责举办理培训进修办公室员提供晋升机会极提高办公室员士气许企业基层理员中层理员提供部培训培训计划定期安排例周
4时6周月1天6月年周部分理培训进修外部组织负责中层理员参加外部计划基层理员更常见
理培训进修训练方法：
(1)讨法
组长领导受训员进行讨持讨参加学受训员进行讲解指导受训员作出部分全部决定利典型例证际关系改变群体态度行方面训练未理员讨法效讨法费般较讲授法高求持讨较高敏感性技
(2)案例研究
培训班集合前受训员发份书面案例说明公司现存问题情况求受训员研究背景材料班提出解决问题方案然受训员互相评价提出方案案例问题种解决方案受训员通解决方法进行分析讨逐步加深理行解
(3)评价中心
评价中心采模拟理练似受训员较高级职务中遇某种工作情形评价中心般鉴定工作员理干分析问题力判断力领导力际敏感性创造性组织规划力等评价中心典型练包括文件处理决策领导组讨模拟面谈分析问题调查问题等模拟练受专门训练评价员持评价组形式受训者作出致评价
(4)决策模拟
决策模拟原高中级理员设计通常称作企业策种方法模拟企业实况中职进行抗赛两组受训员分扮演企业理部门种角色培训员会份虚拟业务说明然求完成务制定决策(常助电子计算机)制定决策通削减费改进生产增加销售等措施提高企业效益
企业策受训者深入解组织状况促进参者间协作进步提高参者解决实际问题力
(5)文件处理训练
种决策模拟技术中先未办公室理员简单说明高级职位然受训员提升职位受训员份代表性问题样通常邮备忘录业务函件求受训员规定时间制定全部决策解决问题外界获帮助
(6)讲授法
种非参性单沟通技术运种方法组领导教员训练专家够许实际知识较短时期传授批训练方法中讲授法费低运讲授法影响受训员态度树立种行模式方面力限种方法中受训员参加实践什激励
⑦角色扮演
求理员受训员模拟条件扮演角色受训员扮演高级理员角色级员遇问题提出解决办法扮演结束直接级训练专家评定成绩
理 工 具 1
办公室员着装理规定
第条 树立保持公司良社会形象进步规范理公司员工应规定求着装
第二条 员工班时间注意仪容仪表总体求：体方整洁
第三条 男员工着装求：夏天穿衬衣系领带穿衬衣时挽起袖子系袖扣穿西装时佩戴公司徽标准穿皮鞋外鞋类(包括皮凉鞋)
第四条 女员工班穿牛仔服运动服超短裙低胸衫碍观瞻奇装异服律穿肉色丝袜
第五条 女员工班必须佩戴公司徽标男员工穿西装时求戴公司徽标公司徽标应佩戴左胸前适位置
第六条 部门副理员工办公室定备西服便外出活动重业务洽谈时穿
第七条 员工班应注意头发梳理整齐男员工发耳般准留胡子女员工班提倡化淡妆金银饰物佩戴应
第八条 员工违反规定通报批评外次罚款50元月连续违反三次扣发月奖金
第九条 部门线负责应认真配合督促属员工遵守规定月累计员工违反规定次超三次该部室员工总数20该负责应罚100元
理 工 具 2
员工班卡理办法
第条 公司全体员工班卡办法办理
第二条 公司勤员工午班午班应卡住市区业务员午午公司进卡外出工作时退卡
第三条 公司员工午加班者普通班时间必卡加班完毕予卡
第四条 公司员工事早退出差需离开公司天返回公司者应退卡离开公司
第五条 员工班必须亲卡卡卡者卡者均予记次处分
第六条 班中事外出者出入均必卡须领导指定员提出外出申请单核准转交前台文员前台文员出入时间填妥班前交事部备查公司员工事外出者直属核准外出申请单转交门卫门卫出入时间填入次日早晨交公司理部门转交公司事部备查
第七条 班忘记卡者持记录卡请直属证明班时间签名卡片放回原处
第八条 公司班时间前台文员(事部派)守卡情况调整卡钟公司门卫负责
第九条 公司员餐时勤员中午免卡(仅班卡)外面餐时规定日卡四次
理 工 具 3
办公员工作服配发规定
第条 规定确定公司工作服配发穿换发等关事项
第二条 规定利执行总务部套工作服配制理表理表项目包括：
1规格编号
2购入日
3购入价格
4配发日
5配发象
6交日
7换发日
8换发负责
第三条 分部加强工作服理应制定工作服理表理表容
第四条 员工颁发工作服证记载工作服规格编号领日交换日等容
第五条 工作服规格编号
1工作服分中特四种规格分ＳＭＬＢ表示
2工作服编号方法：百位数制作年度位数十位数位数分种类工作服年度配发序
第六条 工作服编号应写10×4厘米白布缝制指定处(扣工作服缝第二第三扣子侧裤子缝第第二扣子侧扣工作服编号应缝易磨损侧帽子直接侧填写编号)
第七条 理员套工作服穿期间分：12月1日～翌年3月31日4月1日～5月31日10月1日～11月30日员：10月1日～5月31日6月1日～9月30日
第八条 办公员必须严格穿期间穿工作服
第九条 清洗修补外工作服带出工作
第十条 工作服应保持清洁损坏时应时修补
第十条 员工意改动工作服样式穿着方法
第十二条 总部事务室应准确握库存工作服数量正式换新工作服两月前统计类种型号工作服需数量提交总务部
第十三条 工作服货事务室负责验收
第十四条 事务室负责全体员工身高胸围腰围头部进行测量登记造表
第十五条 配发工作
1事务室根员工体位记录类工作服穿期间开始日前两天开始配发工作服分部工作服配发应
2配发工作服时事务室应填制工作服理表填发工作服证者工作服起交员工分部
3配发新工作服时事务室应收回旧工作服工作服理表工作服证填写关项目
4配发工作结束事务室应时未领工作服未交旧工作服未办理换领手续员工发出通知督促补办
第十六条 事务室分部交工作服应作列项目检查填写列记录入库保
1实物理表记载项目否致
2实交数量
3否成套
4清洗状况
5修补状况
6污损
7布料磨损程度
8褪色变色程度
检查交工作服法穿时应关情况报告级作出处置决定
第十七条 员工丢失工作服求穿着工作服严重污损工作服等违纪行事务室应详细情况报告级提出详细处理意见
第十八条 规定××年×月×日起实施
理 工 具 4
新进员甄选办法
总
1制定目
建立公公正力资源甄选标准保证公司选优秀利公司发展特制定办法
2适范围
公司部门甄选新进员时办法执行
3权责单位
(1)事部负责办法制定修改废止起草工作
(2)总理负责办法制定修改废止核准
二甄选工作标准
1甄选程序
(1)核准员增补申请单确定招聘职位数
(2)公司标准确定职位工作分析条件
(3)确定招聘方式
①刊登招聘广告
②单位员增补申请单条件报刊杂志市场刊登招聘广告
③互联网
员增补申请单条件网查找需资源
④市场
召开交流会招聘会等
⑤猎头公司
⑥学院校
(4)信息发布
2资格审核
(1)事部负责初审应聘者填履历表工作历学历证书身份证复印件等
(2)单位补审初审合格者审核通知告事部
(3)事部发面试通知书说明时间点电话通知面试时间点
3面试(试)
(1)种类
(2)面试(考试)权责
(3)面试容
①应聘者介绍公司应聘工作项目
②解应聘者
a解应聘者工作历(否公司感兴趣)专长等
b解应聘者工作力意愿目标
c解应聘者相貌仪容接物反应力等
(4)初试结果记录面试评价表
(5)复试合格者事部应三日发出通知书办理报
三注意原
1面试时力求公正客观
2录否应聘员资料均应建档备
四附件
附件1 招聘程序图
附件2 员工履历表
附件3 面试通知书
附件4 面试评价表
附件2
员工履历表
附件3
面试通知书
先生姐：
感谢您应聘公司 职位
您学识历留良印象彼进步解请您 年 月 日 时 参加：
□面试
□笔试
□专业考试
请您携带证件：
1
2
3
4
5
6
您时间方便请您事先电话 先生(姐)联
系联系电话：
祝
成功
×××公司
事部敬启
年 月 日
附件4：
表12 面试评价表
项次
评价项目
评价
1
仪表仪容精神
□极佳□佳□般□差□极差
2
谈吐领悟应
□极佳□佳□般□差□极差
3
表现态度
□极佳□佳□般□差□极差
4
理念
□极佳□佳□般□差□极差
5
专业力
□极佳□佳□般□差□极差
6
计划力
□极佳□佳□般□差□极差
7
组织力
□极佳□佳□般□差□极差
8
责感
□极佳□佳□般□差□极差
9
配合协调性
□极佳□佳□般□差□极差
10
外语力（ 文）
□极佳□佳□般□差□极差
综合评价： □试 □考虑 □考虑
面试
日 期
述列评价项目根企业求修订追加
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第篇 办公室基础工作理标准
●办公室机构设置员配备标准
●办公环境设计理标准
●办公动化建设理标准
●办公品配备理标准
●办公室工作目标理标准
第章 办公室机构设置员配备标准
第节 办公室组织理
现代办公室组织
1办公室组织原
谓组织指目标定边界社会实体活动程活动系统通定社会实体活动组织身延续发展现代组织理认组织整体系统功结构决定
现代办公室种社会实体种组织形式通行政事业企业身形成结构活动指派定工作员办公室组织涉事间构成活动特定结构中形成特定关系诸级关系级关系咨询关系种关系确定相应责见组织办公室正确安排布置部分部门间形成关系明确机整体彼协调效运转
良办公室组织必须符合列原：
(1)明确性
明确性指部门工作员间关系明确存职责分责权混乱情况
(2)动态性
办公室没统组织模式根需事设置着工作结构变化变化
(3)适性
适性指办公室工作员适理属员幅度根现代组织原理位办公室工作员涉际关系总数面公式表示：
C(N2N2+N1)
式中：Ｃ——涉际关系数
Ｎ——理幅度
见理属员幅度势必增加际关系数决定理者应适幅度
2办公室组织方式
根现代组织理现代办公室组织方式五种：
(1)集权组织方式
集权组织方式指中心(某)行指挥权组织方式
例总部分部发指示分部必须执行必须执行情况总部反馈
利集权组织方式总部包办分部财务分部实行独立核算理财务
①集权组织方式优点
a效率高避免部门相互摩擦造成力量分散量损耗部门更加步调致达组织总目标努力
b种组织方式充分调动部门闲置力量投某项重点工作保证重点工作优先完成
c制定统组织标准便统协调
d更效更充分利办公设备
e节省济开支
②集权组织方式缺点
a分强调统性避免带僵死弊端
b高组织者远离基层信息完全掌握情况容易产生官僚义
c容易压抑部门积极性独创性
d容易造成信息反馈滞现象
③集权组织方式适范围
作种组织方式集权组织方式非适办公室部门视具体工作结构般说办公室工作员集中起工作实行集权组织方式具体说：处理邮件接访者复印印文件档案理办公品理员招聘培训文件印刷办公室卫生食堂卫生应急工作等般杂务
(2)线性组织方式
线性组织方式指关系逐级安排责权组织方式特点层责权层逐级降低构成金字塔状责权理系统样系统中级负责
线性组织方式优点：
责权清楚相稳定性较易保持良纪律易发生责权混乱现象
线性组织方式缺点：
导致理方式死板僵化工作作风武断甚独裁某位领导负担重员闲着事部门会强调局部目标局部利益忽视整体目标整体利益某位领导离职调离工作岗位影响整工作
(3)职组织方式
职组织方式指命专家负责办公室部某部门工作减轻行政首长负担组织方式种组织方式够充分利专家特长发挥业务技术专门作基层单位工作者领导者止容易造成适现象时反会降低整办公室工作效率
(4)线性—职组织方式
种组织方式综合述两种方式优点国办公室组织中常方式
采种方式应注意问题：应该明确职责定专门说明免互相推诿
(5)委员会组织方式
种集体领导型组织方式特点席委员推选出重决策没决定权必须委员讨投票决定席负责收集委员意见数意志办事般情况委员会设置常务委员会负责处理日常事务重决策问题交全体委员讨决定外般性决策常务委员讨决定
委员会组织方式优点：避免独断专行民够充分听取方面意见充分解种法意见避免决策失误
委员会组织方式缺点：事事讨延误决策时机适合需机立断问题决策委员层次定熟悉关心讨议题说外行话者根漠关心坚持法某项议题久议决者终达成种妥协协议利种方式需注意定较精明强干席否易受委员左右支配
面种组织方式出种方式十全十美单纯采种方式出现某失误偏差具体办公室组织中应针特点工作结构综合考虑种组织方式优点博采众长寻找种佳组织方式避免办公室工作失误提高工作效率
3办公室工作简化
国长期形成浮事设事现象十分突出办公室工作简化成组织工作重容
(1)办公室工作简化目标
办公室工作简化目标提高办公室工作效率具体：
①建立明确责制实行责权致原减少互相推诿互相扯皮
②通简化工作办公费降低
③建立效文件批阅传送程序
④缩减行政员办公室空间资金缩减财物更重工作
⑤准确时间传递反馈种信息
(2)办公室工作简化程序
①确定调查象拟定关文件
②规划调查测定范围测定方法
③通观察工作员面谈发问卷等种形式收集种必需资料
④种资料进行深入细致分析重点工作容目标时间点员素质等通分析提出改进意见拟定改进方案
⑤改进方案报批准付诸实施实施程中尤应注意信息反馈方案修正
办公室简化工作中重条文件报表工作程序简化般说办公室文件报表总定工作员填写处理档保存文件报表越少需工作员越少简化工作做越彻底时简化文件报表清必文件长文件变成短文件利解放办公室工作员事务型办公室变成思考型办公室提高办公室决策水精简合工作程序掉必中间环节更提高办公效率重前提定办公室简化工作作件长期性务完成
(3)办公室简化工作需注意问题
办公室简化工作中需注意重问题办公室动化程度办公室工作性质工作员求会产生差时会发生根性变化工作简化形式容提出新求工作简化必须结合办公动化程度进行必须考虑引入办公室动化设备达简化效果样传统办公室工作简化许概念会发生根性变化
二办公室理务
单位部门计划部门供销部门财务部门勤部门等部门具办公点配备相应物质条件环境定员组织达办公目外单位设总办整单位指挥部神中枢量信息流入里(办公点)领导文职员处理(文职工作)里流出促部门协调致整单位正常运转(办公目)
1办公室理概念
谓办公室理办公室构成条件信息服务活动进行计划组织指挥控制活动理核心容采取系列效手段技术方法制度限度调动办公室工作员积极性动性理目实现包括制定计划组织实施指挥协调监督控制诸环节整程总体目标优化提高办公室运行效率限度实现办公室工作目
2办公室理容
果撇开类办公室处理具体事务会发现点接收处理信息根说办公室工作提供信息沟通记录某种服务机构办公室理围绕着信息服务工作开展信息角度办公室理工作纳方面：
(1)接收信息
例企业接收生产技术设计设备劳动定额工资事市场价格存货增减等信息事业单位接收级单位报文级单位政策性文件等信息
(2)记录信息
记录信息指接收信息记录分类存储包括立卷存档备查询
(3)处理信息
根接收信息性质容进行分析综合判断预测先次序轻重缓急作出种具体安排决定报送领导决定责成相应员办理
(4)传递信息
传递信息两重含义接收信息处理结果发出二身信息源身信息断发出例高校校级办公室方面传递级种文件方面身制定规章制度发布关文件
3办公室理职
社会理样办公室理具二重性维护生产关系组织生产力提高工作效率里着重者出发谈谈办公室理职
组织生产力(办公室拥财物)角度办公室理总制定切实行计划起点通办公室诸素组织项活动指挥控制整办公室活动协调发展实现办公目(计划目标)终点构成次循环然基础提出新目标开始新循环种周复始循环程办公室理程程序定次循环目标具体容简单重复根时间点条件加变化正理程断重复环节时间空间存继起办公室理务办公目利实现
办公室理程次循环包含着相环节环节较高层次重复环节次循环中处位担负着职职总现实办公室理程
理职分类国外说法办公室理职纳计划组织指挥控制四项容中计划职属决策性职居项职起点首位办公室理程提出目标达目标途径组织指挥属执行性职计划容付诸实施环节控制属保证性职作办公室理活动进程结果进行监督调节防止组织指挥环节偏离计划目标理程循环利进行
第二节 办公室机构设置
办公室机构设置求
办公室种理组织形式具组织基特征谓组织定务目标许互相联系互相赖互相作部分组成具定功整体者说完成定务组织起统属关系办事程序机构
良系统组织机构必须具备三条件：必须明确规定成员职务分工范围二根职务规定责权限分配明确职务间相互关系三必须母系统性质规模相适应成员组织中协调工作环境成员完成系统目标作出努力
作综合理机构办公室必须设立处理日常事务工作机构外更重设立决策中心相适应参政务组织机构般基层机关企事业单位办公室停留事务理整天忙忙碌碌难发挥办公室参政务作单位领导办公室工作安排员关机构设置员素质关果办公室员太少素质高工作务繁重甚超负荷情况办公室领导摆脱事务性工作真正协助领导抓事出谋献策然业务性职部门领导参谋反映情况参职权范围决策讨业务部门局限部门利益出发考虑问题办公室性质位决定必须全局出发协助领导解决问题办公室直接领导工作服务部门办公室工作坏直接影响领导决策正确程度贯彻执行决策全部程办公室业务职部门处办公室具领导授予外处理问题定职权机构设置时必须参政务规定求适设置某机构配合相应员明确规定务建立合理组织机构充分调动办公室全体员积极性发挥成员聪明智办公室条紊规范进行工作全部工作达高效率化
机构设置工作手段动化关系电子信息技术减轻办公室工作量提高工作效率设计办公室组织机构时现状出发考虑未脱离实际适应事业发展需
二办公室机构设置基原
1目标致原
单位系统首关键确定目标目标明确性理工作效性紧密相联
提高效前提条件团结鼓舞全体员心协力完成预定目标动力领导者职责首先正确确定目标然科学组织力物力财力实施目标工作组织目标协调致达结果佳化见目标致原求整系统权衡利弊失局服局具目性全面性整合程度愈高目标成果越否反办公室机构设置考虑利实现组织目标
2职责权致原
职职务责责权指务赋予权力职责权致指机构设置务事设职萝卜坑贪增设盲目缩利务完成职责明确职责范围权处理种问题设置职权岗位时间分工清楚事干情况分工标准找办员考虑特殊情况做办理免产生问现象说职责权致切忌设置虚职权责相称然时权力授予办公室代表单位处理全局性问题种情况责全部授权员承担领导者授权承担定责
3效率原
机构设置目实现定目标实现目标必须讲究效率特高科技迅速发展信息化时代企业讲效率法竞争吃亏倒闭危险行政事业单位讲效率事业发展甚造成重损害发生火警消防车时赶便会造成生命财产损失原效率高少部门薄弱环节信息反馈系统等空白然强调调查研究深入基层掌握第手资料走马观花等属部门送材料层层报浮夸等正风材料真实失时效情况时出现机构设置时必须考虑利提高效率机构臃肿浮事效率原相违背抬高身份种手段属机构意扩升格会造成浮事良现象避免现象出现机构设置时切忌设事根务繁重程度考虑现代科学理求办公室说必须克服种信息传递缓慢状况建立健全信息反馈系统保证信息反馈快办事线路程短处理公文迅速准确保密
4法设置原
国家级行政机关说机构设置必须国家组织法规定正式手续报级批准企事业单位机构设立应正式程序报级批准合法位受法律保护社会承认
5精简原
办公室根单位体制规模业务范围工作特点设立说事制宜时决策中心时期工作需合理设置相应机构般情况单位职工业务广部门办公室工作机构应严密分工工作规范化系统化利提高工作效率果专业性较强单位办公室应设立专业性秘书机构利协助领导开展工作总说机构设立贯彻精简原重质图定办事
6层次理原
层次理原求根办公室性质务工作量分设干部门层次做层层负责分级理配合左右协调层次服层次受层次直接领导指挥办公室领导应越属部门负责直接指令基层工作员办事层次理原求分工负责情况强调组织协调作层次务矛盾时服层次总务求形成完整机系统层次结构单位里般分三层：高层决策中心中层贯彻执行高层决策规定务基层指般工作员层次设置考虑领导效理幅度办公室领导力素质关业务性质难易关实际出发样
第三节 办公室员配备
员配备标准
单位组织犹架机器正常运行机关机关广义理解办事机构包括中通常说行政机关指政府推行政务组成种机构仅包括办公室(厅)包括政府属种部委办局等职机构行政理学角度狭义理解机关指办公室说仅仅限办公室理工作方法原进行研究办公室系统正常运行机关员组成求许问题值详细解认真研究
1配备原
办公室领导开展工作设置辅助性机构选择配备员时必须突出精兵简政优化组合健全制度优质服务等原
(1)精兵简政原
现代行政理办公室员势必造成工作相互推诿扯皮现象避免带官僚义弊病精干员组合效提高办公室工作效率情达情达前左右联系渠道畅通阻通常较组织单位办公室员应限制5稍点单位宜超10否办公室设干处科加分解然求属精兵强般说办公室工作适宜老弱病残者担优化组合原现代化生产理服务基特点分工协作求办公室员配备强调科学合理年龄知识技性格特长甚性等方面综合考虑
(2)优化组合原
表现工作安排中根长处优势进行合理分工求相互配合强调全局着眼通力合作
(3)健全制度原
办公室工作承办种行政事务涉面非常广泛包括许关组织利益荣誉具体问题应建立健全严格细致明确规章制度办公室员工作章循便规章中合情合理容应执行中发现问题时领导提供合理化建议应口拖延甚放弃工作更观情绪旧验制度规章视睹
(4)优质服务原
国家种机构设立根目标民服务办公室作领导工作辅助机构服务领导机关基层提供服务样提供优质服务应办公室员明确指导思想信念做点者坚决应进入办公室员队伍优质服务应握三点：
①等求办公室员领导基层员工视仁确立负责负责实质致观念
②时办公室承办行政事务具时效性时性等特点求办公室员具时效意识努力提高工作效率办公室工作正常运转取成效
③严格办公室工作头绪事务庞杂容易导致着感觉走倾应严格规章办事防止发生讲原亲疏现象遇问题请示汇报动部门请教协调
2基求
办公室特殊位决定办公室员素质求忠诚谦虚学工作勤奋廉洁奉公
(1)忠诚
办公室员领导工作提供辅助领导助手参谋岗位重性言喻办公室员工作中常接触领导组织会议处理公文保文件外联络处理部事务等等耳闻目睹量机密信息必须觉防范失密泄密发生
(2)谦虚学
办公室公司窗口门面员领导身边臣视领导代表代言直接关系领导形象威信办公室员应充分认识处特殊位置尤注重谦虚谨慎等尊重前倨恭傲气势压认掌握情况接触事物早沾沾喜觉群众学实际工作者学断提高身知识素养工作技
(3)工作勤奋
办公室员工作点面广许工作埋头苦干出风头信口开河忌组织会议安排会场接宾理文件隆重会场印制精美文件资料舒适食宿交通等等少解办公室员进行紧张繁忙工作甚加班加点通宵达旦努力许细甚琐碎具体事务办公室员承担办公室员应发挥兢兢业业默默闻埋头苦干计名利优良传统
(4)廉洁奉公
办公室员工作特点常领导理许财物果没廉洁奉公基素质求仅容易发生水楼台先月行严重影响领导整组织外形象
二办公室员体素质结构
1知识结构
办公室工作头绪繁涉面广求工作员广博知识做通杂家现代社会科学技术突飞猛进知识更新速度加快终毕生学极限样知识结构者说样知识层次容构成适应实际工作需成重问题
(1)基础知识
办公室员知识结构中基容广泛具体分三部分
①科学文化基础知识包括语文数学物理化学历史理生物外语等方面常识样文化基础谈学掌握知识
②政策法规基础知识指现行路线方针政策国家宪法法律种行政法规部门规章制度等等熟练掌握知识办公室员工作中章循庞杂事务堆中迷失方
(2)专业知识
办公室员知识结构核心容知识结构方面中具体分两部分
①秘书专业知识秘书学文书学逻辑学应写作档案理行政理学领导学信息学信访学调研学速记学等掌握知识胜办公室领导服务承办行政事务工作
②办公专门知识指办公室工作外针行业部门事务理知识技计划学运筹学统计学财务理物业理办公物品理等新形势求掌握计算机知识演讲口适应纸化办公推广普通话求外针行业部门具体知识求例企业中办公室员应掌握生产营方面济知识军事部门工作应具军事科学方面知识
(3)相关知识
指专业知识密切相关区知识学知识提高办公室员工作效率水具重意义：
①方法知识包括系统信息控制科学哲学等
②心理学知识包括普通心理学领导心理学理心理学社会心理学秘书心理学等
③社交知识际关系学公关系学礼仪学等
④科学知识行学预测学咨询学伦理学新闻学编辑学传播学学文学艺术书法等具备丰富知识办公室员头脑充实视野开阔工作效发现着知识结构断完善反映出办公室员学识层次断提高表明办公室员学历求逐步提高更求办公室员觉实际工作中努力学更新知识
2力求
力办公室员言指完成承担工作领基分基础力般技巧特殊技三层次办公室员知识结构良素质工作中综合体现
(1)基础力
办公室员应具基写作办事力日常会议领导指示记录领会精神握实质起草文件应突出重点观点鲜明逻辑层次清晰公文处理言简意赅快速时果会议记录挂漏万甚错误百出起草文件事巨细轻重分词达意样办公室员缺乏基工作力应考虑提高力调离时办公室员办事干练具备基办事力包括办文时简洁办会序效领导交办事务准确踏实完成反应迟钝办事拖拉遇困难筹莫展便忠诚老实缺乏基力决会成称职办公室员
(2)般技巧
办公室员必须具备基础力提高工作水身素质掌握许工作技巧包括发挥参谋作学会调查研究掌握协调技巧等等
①发挥参谋作发挥参谋作首先讲求胆略敢直陈见理力谏次讲求技巧问题想办法方面角度收集信息深思熟虑次讲求艺术选择佳时机场合方式领导提出建议便采纳提高参谋效率
②学会调查研究参谋助手办行政事务离开情况熟悉掌握认识事物效办法调查研究做项工作诀窍：做心敏锐观察力发现易发现忽视问题二深入实际群众交朋友谈真心话三方法民意测验抽样调查谈心开会讨等根具体情况选择种者综合运四综合分析调查获取量信息材料够粗存精伪存真彼表里中概括总结出事物联系规律
③掌握协调技巧办公室处职部门中枢发挥外左右联系沟通作办公室员学会良组织协调技巧明白什事情应运关政策法令规章制度强制执行什事情必须矛盾方彼解情况消误解团结协作事情着眼全局方面着想全局局部利益机统事情求说服教育矛盾方顾全局发挥风格互谅互达步调致目办公室员提出较高求
(3)特殊技
办公室员日常工作外根身分工形势发展需掌握特殊技电脑应复印缩微技术录音录摄影技术速记书法艺术字编辑技驾驶技术维修保养设备简单技等等部分技根办公室员分工提出求着形势发展工作需实践中学提高
3道德素质
指办公室员身工作职业活动密切相关行规范服领导埋头苦干公道正派严守机密等等
(1)服领导
办公室员职业性质决定作领导工作助手参谋求作举手投足应严格领导指示意图办事离开领导行出心裁胡乱发挥职业道德允许积极性创造性服领导前提发挥更限建议献策等方面中注意成熟想法甚情绪化意见影响干扰领导工作决策
(2)埋头苦干
办公室工作性质决定员工作实干夸夸谈围绕领导工作展开活动求招干听召唤阳奉阴违职业忌期通领导沽名钓誉仗势欺出头办公室员工作纪律允许相反抱定具体繁忙工作中劳怨脚踏实密切联系实际态度着吃苦耐劳甚委曲求全精神成合格优秀办公员
(3)公道正派
办公室员工作中常接触领导领导相熟悉关系密切尤注意重强领导服务理解仆关系献媚领导阿谀奉承溜须拍马种做法工作中服务关系庸俗化时应利接领导机会进谗言泄私愤左右外方面沟通工作中注意化解矛盾消分歧促进团结应制造矛盾扩分歧图中渔利级领导资历职务接宾基层群众视仁等相切忌异亲疏更头办事情公道正派办公室员做胸襟宽阔工作中充满气活力
(4)严守机密
办公室工作员显著特点掌握知道机密较容易成探消息渠道获取情况象求办公室员必须具备严守机密职业道德觉加强保密观念泄密窃密现象发生许办公室员失造成意泄密窃密品格问题姑便意泄密吹嘘炫耀嘴巴牢职业道德问题求办公室员具备道德素质首先克服爱慕虚荣心态真正做机密作吹牛材料资
4心理条件
解掌握必心理知识培养良心理品质做办公室工作具重意义里介绍记忆思维兴趣性格等方面心理知识便办公室员解学
(1)记忆
记忆头脑事物反映
办公室员工作头绪繁需方面知识解种具体情况应具备良记忆力中求记快领导指示交代务听取汇报数字接听电话容等等没较长时间供反复消化必须迅速记住记准仅快准记忆没意义事物相关数材料观点力求记准确误出错
办公室工作容较记东忘西行丢三拉四称职求头脑储量记种知识资料情况等果时四处查找影响工作效率培养记忆力方法种根条工作中认真细心踏实记忆准确量
(2)思维
思维脑历事物知识信息进行分析概括程
办公室工作员承办事务处理问题首先头脑思考指然动手实干问题解决程思维完成程思维问题性思维理解性指通事物间联系认识新事物程面种材料文件进行阅读力求理解思维特性思维概括性种事物性起者找出联系思维间接性握亲历事物助已知识验某种中介认识事物提高思维力途径种努力学新知识积极独立思考唯领导言更云云迷信盲声附仅心理素质缺陷表现提高思维力敌
(3)兴趣
兴趣指认识活动中积极探索某种特定事物观倾称爱兴趣活动具指性
兴趣具中心性爱非常广泛真正热衷爱应中方面兴趣效性指活动够产生效果短暂兴奋里排兴趣外效兴趣爱应持续较长时间
办公室员觉工作关知识技加强学努力培养许爱适应身工作点面广实际需
(4)品格
品格指现实稳固态度惯化行方式
表现：
①现实态度爱集体爱劳动敬业爱岗者私孤僻逸恶劳妄尊等等基道德品质品格中核心容
②情绪特征指情感方面强弱持续时间长短等间存差异
③意志特征行目标否明确坚定行控水遇事镇定果断否等体间
④理智特征想象事物程中表现理想义现实义感知事物程中动观察动感知体间存差异品格工作生活影响求办公室员具备良品格严格求克服良惯
三办公室员群体素质结构
1群体素质结构涵义
群体组织起体着目标群体成员分担角色彼相互影响遵循特定行规范
素质原心理学中概念指心理状态生理条件泛指品质知识体格等状态
结构里指群体中体排列组合方式
样办公室员群体素质结构涵义较明确办公室群体干分工需相关品质知识身体条件进行合理组合形成相互配合协作完成领导工作服务组织
2办公室群体功
效办公室群体应具备项功：
(1)办公室群体必须充分解务
办公室群体中体工作务理解思考果法思考法协调办公室群体法齐心协力
(2)办公室群体部应健全意见沟通
体渠道获定材料信息信息涉工作涉工作制定计划修订计划办公室群体中体应克服心理障碍充分解够收集信息意见沟通应量公开彻底全面
(3)办公室群体中体间应保持高度相互信相互忠诚
坦诚相见意见沟通需信基础否充分意见沟通反高度相互信充分意见沟通前提然工作实践中保持办公室群体中体间长期相互信较困难
(4)办公室群体中体间应相互协调支持
作系统性办公室群体体活动中形成扬长避短互补性体活动整体活动部分整体活动体活动实现先决条件健全办公室群体体间应毫顾虑相互出谋划策磋商讨彼支持
(5)办公室群体应实行差协调
办公室群体体智力技术性格必然具特点办公室群体体间存样样差种差造成分歧突潜素办公室群体项重功差协调容忍差异动协调减少分歧突
(6)办公室群体应具备应变性
谓应变性指积极促进办公室群体体充分发挥量办公室群体中领导应特关心体鼓励体奋发努力健全办公室群体形式中工作效率提高某体整办公室集体
3群体结构素
办公室工作员般总办公室群体中进行活动办公室工作员影响群体受群体制约办公室群体否正常活动程度取决办公室群体结构否合理
代办公室工作员某种程度专科学技术日益专门化办公室工作分工决定专优点精通某领域缺点领域涉猎深专集合某种程度产生种全办公室群体担负着互补专偏功体较言质意义里办公室群体应种综合体专全应发挥出远远体量然量发挥赖素结合状况
(1)年龄素
年龄代表着成熟程度老中青结合办公室群体结构种常见结构年龄区域长处短处间年龄互补助发挥领导集体量例般说年轻活力精力充沛新事物敏感富创新精神易偏激老年稳重富验深谋远虑善处理应付复杂局面易保守中年年富力强兼青老年长处缺乏激情易守成老中青三者结合变量理想状态取长补短
(2)知识素
知成学问识成见识学问见识般成正非绝致代社会知识般专门化学历越高专门化程度越深专门知识办公室理程中限制知识互相补充合理搭配构筑办公室群体知识结构需考虑素
(3)体素
办公室工作员组成具性直率热情情绪变化激烈活泼动善交际兴趣广泛持重沉稳情绪含谨慎微善控制感情等等正办公室工作员丰富性处理事件采取方式方法呈现出特点办公室群体性素互补见仁见智性素办公室群体影响确定疑
(4)集体文化素
通常情况工作员断充实存办公室群体中(新建立情况)存办公室群体存着固文化特征文化特征该群体历史传统惯风气承担务特点等素综合结果工作员程度受文化特征影响然排工作员逐渐致终改变办公室群体文化特征
4群体优化
办公室群体结构系列层次动态综合体实现群体组织优化应遵循原：
(1)素效原
应保证进入办公室群体工作员体具良素质力保证群体优化条件挑选工作员时首先注意坚持德兼备标准挑选象德德次善扬长避短金足赤完工作员作全面分析扬长避短者适适适干适事实现事佳配合解选者专长历性格等选出理想选
(2)群体互补原
群体互补指科学搭配办公室群体结构素产生良总体效应合理结构包括：
①梯形年龄结构结构应中年呈梯形状态群体始终处新陈代谢动态衡中保证工作稳定性连续性老中青成员具体例应视具体情况定
②合理知识专业结构群体成员知识结构容互相补充文理搭配精通理实践见长互补等群体中成员知识水应求
③类型智结构理想结构中应该善交际活动家脚踏实实干家
④协调气质性格结构根心理学原理气质分胆汁质血质粘液质抑郁质四种类型外界事物反应相性格外独立型应型情绪型理智型等区气质性格结构会办公室工作产生影响群体成员属独立型性格彼合作容易反属应型群体难担起理职
(3)常调整流动原
办公室群体结构必须着客观情况发展变化断调整更新工作员专业结构知识结构搞新老工作员合作交时调整工作员素质结构等外办公室群体员结构应静止应该鼓励员积极流动开扩视野增长见识充分发挥干
第四节 办公室员招聘培训
办公室员招聘
办公室员进行科学理提高工作效率前提招聘优秀企业招聘职务说明职务规范中职务说明描述执行工作列出工作包含方面工作目标工作范围工作职责权力执行务求技等级属部门工作条件工作危险特性求谁汇报等职务规范描述职务智体求知识培训求力态度求等面分办公室员招聘信息源求职申请面试测试选拔确定办公室员招聘工作做具体介绍
1招聘信息源
招聘信息源指方法者说通途径求职者知道需招聘员信息般说招聘信息源种：
(1)广告
广告通常刊登求技相适应报纸杂志般说办公室职位空缺登方全国性报纸时职位空缺广告通电视收音机播送
招聘广告登什方应陈述职务说明职务规范点简说明职务前景报酬问题外企业概况产品服务类型表达清楚
(2)政府职业介绍中心
许国家类似政府机构劳动力提供业信息企业提供力源
例国交流中心英国PER等
(3)私职业介绍
国外种职业介绍部分某特定工作领域提供专门服务
例私秘书速记员字员等包括记录员般办公室员计算机操作程序员处等级链顶部理职业员会计师总理秘书等
规范职业介绍企业特定岗位提供选前已申请进行次筛选工作繁忙办公室理说帮助机构高度专业化完全办公室终选拔求执行职位空缺招聘程序
(4)职业团体
许职业机构协会成员提供业服务企业办公室完全通职业团体提供具合适资格条件职业力品办公室员
(5)专业院校综合性学
教育机构包括种专业院校综合性学提供16岁离开学校办公室低级员工拥专门学位适合某种特殊工作学毕业生等种层次招聘源高等教育造量拥资格条件学生字技种职业技会计事市场等
(6)推荐
现员工业务熟员会常办公室职位空缺潜空缺提供候选果推荐者种招聘源价值
许富进取精神求职者会动潜需求单位进行联系没现成职位空缺办公室应种申请进行认真考虑
(7)部外部升补
职位空缺产生时办公室常常部选拔员填补空缺职位空缺包含晋升调换工作素时尤种做法会产生职位职位空缺常通外部员工填补尤职位空缺需某种特技时
(8)途径
办公室员招聘信息源途径种样列举外企业通途径招聘办公楼外部贴海报商业协会办公设备制造商提出求等种途径特殊应领域种途径奏效时应考虑代途径
2求职申请
求职申请指应聘员企业感兴趣胜工作岗位提出申请程通应聘者填写求职申请表完成
求职申请表事档案类似事实求职申请表企业事档案基础求职申请表包括信息教育培训信息职业工作历等
求职申请表求职者提供专栏填写兴趣爱说明求职原填写证明适应性材料求职申请表形式容程度取决工作性质工作等级高级职位说求职申请表非标准化求职者求信函形式进行申请附简历旦求职者填写申请表根表中信息进行第阶段员职位匹配工作应聘登记求职申请者进行筛选列出候选清单面试程中求职申请表提供求职者关信息十分面试考官求求职者表中关问题进行解释证明扩充已某信息
3面试
求职者申请表书面材料进行研究办公室应列出候选名单挑选出面谈时讨澄清问题面谈应根职务说明职务规范求进行做结构化力求扩充求职者求职申请表提供信息评估候选未工作绩效
(1)般讲面试中应注意求职者七方面问题：
①身体外表形态
求职者穿着扮否适宜？言谈举止否恰？健康体格方面否明显缺陷求职者适合该项工作？
②知识水
求职者什方学校毕业？否取某种教育资格条件果资格条件什？处什等级？求职者具相关工作历接受什相关培训？
③兴趣爱
求职者什业余爱？爱活动实际作业性智力运性社交偏性？
④倾性
求职者否表现出信约束信赖品质？
⑤智力水
求职者表现出什水准智力？申请工作职位求什程度智力水？
⑥特殊力
求职者什样特殊？例运文字力数学力否手工操作技巧？等等
⑦环境
求职者家庭环境？果正式录否会觉班方便安全？果填补职位空缺否求职者益(职业发展角度)整企业益？
通面谈获七方面精确信息形成印象必安排系列面谈面谈外组织社交活动进午餐参观企业等办公室候选更深层次解
(2)应聘员进行面试时面谈方法直接面谈间接面谈典型面谈三种特点典型问题优缺点较参阅表11
表11 面谈方法概览表
较项目
面谈类型
特 点
典型问题
优缺点
直
接
面
谈
求职申请者坦率提出资格担申请职务力关问题
(1)字速度样？
(2)喜欢时工作？什？
(3)喜欢加班？
(4)喜欢组中工作单独工作？什？
(5)否喜欢公司工作时间表？什？
优点：
①面谈较快结束
②适筛选基层职务申请者
缺点：
①限制获信息量
②难作出终招募决策
间
接
面
谈
提便问题鼓励申请者谈旨解申请者意见想法时解价值观标准
(1)什公司办公室职务感兴趣？
(2)长期目标什？
(3)进步深造什计划？
(4)认优缺点什？
(5)说工作中重什？
优点：
①获更信息
②够充分观察申请者表达礼貌沉着信等素
缺点：
①费时
②需面谈进行控制防离题太远
典
型
面
谈
包括特定关键问题问题进行提问做结构标准化面谈
(1)少年工作验？
(2)流利讲语言？
(3)接手工作希月少工资？
(4)星期中天晚愿加班
优点：
①适许进行筛选
②申请者里取类型信息省时进行较
③获取信息较完整
(5)什时候开始工作？
4测试选拔
时候仅仅面谈确定否录某位求职者测试选拔员招聘工作中重环节
(1)选拔测验原
①测验执行解释必须公正
②确保测验职务联系
③测验惟手段员进行全面评价辅助工具
④测验必须遵循效率原
(2)选拔测验类型
①智力测验衡量智力推理力
②力倾测验衡量完成某种特定工作力(数值表示概念敏捷性)预测未工作绩效
③水测验衡量精通某类工作程度字关办公技
④格测验衡量抽象概念进取心性服性等
⑤兴趣测验类似恶清单般职业咨询
选拔办公员时应综合运整套测验检验合特定职务求种力
5录决定
通面谈测验办公室获充分信息通信息分析做出选拔决策果面谈测验证明没合适选办公室应重新刊登招聘广告命没达规定标准申请旦做出录决定应快通知申请者签订工作合(协议)工作合应包括容：
(1)准确头衔职务名称
(2)工作场
(3)员工务责
(4)员工权力范围谁负责
(5)规定工作时间(高级职位常常采条)
(6)现时工资关增加工资加班工资规定
(7)奖金红利正式规定
(8)休假方面权利
(9)病假疾病补助金规定
(10)产假规定
(11)退休规定包括退休年龄退休金退休资格条件
(12)关解聘员工愿离职规定果涉解聘应规定预先通知期限报酬支付方法
(13)缺勤(疾病正常休假外)规定包括带薪缺勤例参加婚礼葬礼
述条目然包括工作合容情况必须做出细规定合尤工作合常会引发解释争议工作合般企业律师法律部门起草起码应审查
二办公室员培训
企业招聘合格办公室员进行基工作技培训种培训入门介绍目快熟悉新环境适应新工作外原办公室员企业进行必培训断提高业务水工作效率办公室员进行培训办公室项重职责
1培训意义
办公室员进行培训企业带许利益切实办公室员工作效率提高研究表明：培训员工效率密切关系许尤第次找工作年轻希提供培训机会企业中供职培训助招聘工作开展培训提高企业形象企业出现劳动力短缺尤熟练员短缺时培训消减轻问题培训提高维持员工士气员工培训轻松完成工作时士气常高员工形成企业心力员工培训办公室提供未理员监督员部晋升员工种激励培训采新设备工艺方法说必少缩短机器达满负荷运转必须历时间时节省量费
2培训计划目
员工进行培训必须先制定合适培训计划项培训计划制定实施前必须先解决目问题办公室培训计划目般包括：
(1)提供入门训练新员工具备接受新分配工作条件
(2)职员提供进修机会提高专业知识技
(3)工作务发生变化办公员提供训练
(4)提供理培训进修办公员具承担更责更高职务力培训目根履行职务实际情况确定应培训前传达受训员确定培训目负责实施办公室培训员编制培训计划
3培训计划点
(1)特设表格列出培训目标
(2)概述计划范围点
(3)采培训方法技术
(4)说明训练关受训员教员类型
(5)指定编写教材纲负责
(6)列举训练成
(7)培训计划呈高理部门审批
(8)定期踪评价计划成效
4入门训练
入门培训目新进员具备接受分配工作应具备条件种培训中新进员学部分知识级关系工作环境中获入门培训般办公室监督员培训部负责入门培训方法技术选择基素：受训员数址教育验力职责专业水方面相似点点培训员力教学场设备培训计划现手段种方法技术成选择培训方法技术时充分考虑培训目标
培训目标增加知识提高技影响态度改变行方式技术方法选择影响面列出入门培训方法技术问题样适升级培训培训
(1)职训练
职训练培训新办公室员常见方法般利现设备资料受训员提供完成工作需知识技采职训练方法新工作员事办公室监督者办公室理指导方式工作岗位学会工作指导者传授知识技外时常讨部门中问题职责交受训员
职培训适种办公室事务性工作传授信件开启分类户开票买方卖方账目账直接记录操作电话交换机等
(2)企业学班
企业学班企业工作时间工作时间外举办许企业美国电话电报公司通电气公司通汽车公司国际商机器公司施乐公司员工入门培训建立专门学班种部培训费高需量文书工作员公司说失解决办法
(3)工作轮换
工作轮换指受训员长段时间轮流公司部门部门环节见职工作受训观察担项工作时亲体会种业务学会种技例公司招聘般文书速记秘书员时具体职务聘派培训中心新员工获合适职位前时部门调部门种工作做做回培训中心便进步培训
(4)部讲授—示范
规模较企业中指导者需量实际知识传授批办公室新职员时常讲授——示范法说明办公室程序中步骤处理新订单记录月银行里结账单工资账目余额保持致般亲示范电影录磁带示范辅助讲授示范法种单沟通影响办公员态度塑造办公员行等方面作双沟通方法作
入门培训方法循序渐进教学法计算机辅助教学法电影电视视听媒介教学法等等
5理培训进修
理培训进修目标工作员办公室(企业)够担更高级职位务责举办理培训进修办公室员提供晋升机会极提高办公室员士气许企业基层理员中层理员提供部培训培训计划定期安排例周
4时6周月1天6月年周部分理培训进修外部组织负责中层理员参加外部计划基层理员更常见
理培训进修训练方法：
(1)讨法
组长领导受训员进行讨持讨参加学受训员进行讲解指导受训员作出部分全部决定利典型例证际关系改变群体态度行方面训练未理员讨法效讨法费般较讲授法高求持讨较高敏感性技
(2)案例研究
培训班集合前受训员发份书面案例说明公司现存问题情况求受训员研究背景材料班提出解决问题方案然受训员互相评价提出方案案例问题种解决方案受训员通解决方法进行分析讨逐步加深理行解
(3)评价中心
评价中心采模拟理练似受训员较高级职务中遇某种工作情形评价中心般鉴定工作员理干分析问题力判断力领导力际敏感性创造性组织规划力等评价中心典型练包括文件处理决策领导组讨模拟面谈分析问题调查问题等模拟练受专门训练评价员持评价组形式受训者作出致评价
(4)决策模拟
决策模拟原高中级理员设计通常称作企业策种方法模拟企业实况中职进行抗赛两组受训员分扮演企业理部门种角色培训员会份虚拟业务说明然求完成务制定决策(常助电子计算机)制定决策通削减费改进生产增加销售等措施提高企业效益
企业策受训者深入解组织状况促进参者间协作进步提高参者解决实际问题力
(5)文件处理训练
种决策模拟技术中先未办公室理员简单说明高级职位然受训员提升职位受训员份代表性问题样通常邮备忘录业务函件求受训员规定时间制定全部决策解决问题外界获帮助
(6)讲授法
种非参性单沟通技术运种方法组领导教员训练专家够许实际知识较短时期传授批训练方法中讲授法费低运讲授法影响受训员态度树立种行模式方面力限种方法中受训员参加实践什激励
⑦角色扮演
求理员受训员模拟条件扮演角色受训员扮演高级理员角色级员遇问题提出解决办法扮演结束直接级训练专家评定成绩
理 工 具 1
办公室员着装理规定
第条 树立保持公司良社会形象进步规范理公司员工应规定求着装
第二条 员工班时间注意仪容仪表总体求：体方整洁
第三条 男员工着装求：夏天穿衬衣系领带穿衬衣时挽起袖子系袖扣穿西装时佩戴公司徽标准穿皮鞋外鞋类(包括皮凉鞋)
第四条 女员工班穿牛仔服运动服超短裙低胸衫碍观瞻奇装异服律穿肉色丝袜
第五条 女员工班必须佩戴公司徽标男员工穿西装时求戴公司徽标公司徽标应佩戴左胸前适位置
第六条 部门副理员工办公室定备西服便外出活动重业务洽谈时穿
第七条 员工班应注意头发梳理整齐男员工发耳般准留胡子女员工班提倡化淡妆金银饰物佩戴应
第八条 员工违反规定通报批评外次罚款50元月连续违反三次扣发月奖金
第九条 部门线负责应认真配合督促属员工遵守规定月累计员工违反规定次超三次该部室员工总数20该负责应罚100元
理 工 具 2
员工班卡理办法
第条 公司全体员工班卡办法办理
第二条 公司勤员工午班午班应卡住市区业务员午午公司进卡外出工作时退卡
第三条 公司员工午加班者普通班时间必卡加班完毕予卡
第四条 公司员工事早退出差需离开公司天返回公司者应退卡离开公司
第五条 员工班必须亲卡卡卡者卡者均予记次处分
第六条 班中事外出者出入均必卡须领导指定员提出外出申请单核准转交前台文员前台文员出入时间填妥班前交事部备查公司员工事外出者直属核准外出申请单转交门卫门卫出入时间填入次日早晨交公司理部门转交公司事部备查
第七条 班忘记卡者持记录卡请直属证明班时间签名卡片放回原处
第八条 公司班时间前台文员(事部派)守卡情况调整卡钟公司门卫负责
第九条 公司员餐时勤员中午免卡(仅班卡)外面餐时规定日卡四次
理 工 具 3
办公员工作服配发规定
第条 规定确定公司工作服配发穿换发等关事项
第二条 规定利执行总务部套工作服配制理表理表项目包括：
1规格编号
2购入日
3购入价格
4配发日
5配发象
6交日
7换发日
8换发负责
第三条 分部加强工作服理应制定工作服理表理表容
第四条 员工颁发工作服证记载工作服规格编号领日交换日等容
第五条 工作服规格编号
1工作服分中特四种规格分ＳＭＬＢ表示
2工作服编号方法：百位数制作年度位数十位数位数分种类工作服年度配发序
第六条 工作服编号应写10×4厘米白布缝制指定处(扣工作服缝第二第三扣子侧裤子缝第第二扣子侧扣工作服编号应缝易磨损侧帽子直接侧填写编号)
第七条 理员套工作服穿期间分：12月1日～翌年3月31日4月1日～5月31日10月1日～11月30日员：10月1日～5月31日6月1日～9月30日
第八条 办公员必须严格穿期间穿工作服
第九条 清洗修补外工作服带出工作
第十条 工作服应保持清洁损坏时应时修补
第十条 员工意改动工作服样式穿着方法
第十二条 总部事务室应准确握库存工作服数量正式换新工作服两月前统计类种型号工作服需数量提交总务部
第十三条 工作服货事务室负责验收
第十四条 事务室负责全体员工身高胸围腰围头部进行测量登记造表
第十五条 配发工作
1事务室根员工体位记录类工作服穿期间开始日前两天开始配发工作服分部工作服配发应
2配发工作服时事务室应填制工作服理表填发工作服证者工作服起交员工分部
3配发新工作服时事务室应收回旧工作服工作服理表工作服证填写关项目
4配发工作结束事务室应时未领工作服未交旧工作服未办理换领手续员工发出通知督促补办
第十六条 事务室分部交工作服应作列项目检查填写列记录入库保
1实物理表记载项目否致
2实交数量
3否成套
4清洗状况
5修补状况
6污损
7布料磨损程度
8褪色变色程度
检查交工作服法穿时应关情况报告级作出处置决定
第十七条 员工丢失工作服求穿着工作服严重污损工作服等违纪行事务室应详细情况报告级提出详细处理意见
第十八条 规定××年×月×日起实施
理 工 具 4
新进员甄选办法
总
1制定目
建立公公正力资源甄选标准保证公司选优秀利公司发展特制定办法
2适范围
公司部门甄选新进员时办法执行
3权责单位
(1)事部负责办法制定修改废止起草工作
(2)总理负责办法制定修改废止核准
二甄选工作标准
1甄选程序
(1)核准员增补申请单确定招聘职位数
(2)公司标准确定职位工作分析条件
(3)确定招聘方式
①刊登招聘广告
②单位员增补申请单条件报刊杂志市场刊登招聘广告
③互联网
员增补申请单条件网查找需资源
④市场
召开交流会招聘会等
⑤猎头公司
⑥学院校
(4)信息发布
2资格审核
(1)事部负责初审应聘者填履历表工作历学历证书身份证复印件等
(2)单位补审初审合格者审核通知告事部
(3)事部发面试通知书说明时间点电话通知面试时间点
3面试(试)
(1)种类
(2)面试(考试)权责
(3)面试容
①应聘者介绍公司应聘工作项目
②解应聘者
a解应聘者工作历(否公司感兴趣)专长等
b解应聘者工作力意愿目标
c解应聘者相貌仪容接物反应力等
(4)初试结果记录面试评价表
(5)复试合格者事部应三日发出通知书办理报
三注意原
1面试时力求公正客观
2录否应聘员资料均应建档备
四附件
附件1 招聘程序图
附件2 员工履历表
附件3 面试通知书
附件4 面试评价表
附件2
员工履历表
附件3
面试通知书
先生姐：
感谢您应聘公司 职位
您学识历留良印象彼进步解请您 年 月 日 时 参加：
□面试
□笔试
□专业考试
请您携带证件：
1
2
3
4
5
6
您时间方便请您事先电话 先生(姐)联
系联系电话：
祝
成功
×××公司
事部敬启
年 月 日
附件4：
表12 面试评价表
项次
评价项目
评价
1
仪表仪容精神
□极佳□佳□般□差□极差
2
谈吐领悟应
□极佳□佳□般□差□极差
3
表现态度
□极佳□佳□般□差□极差
4
理念
□极佳□佳□般□差□极差
5
专业力
□极佳□佳□般□差□极差
6
计划力
□极佳□佳□般□差□极差
7
组织力
□极佳□佳□般□差□极差
8
责感
□极佳□佳□般□差□极差
9
配合协调性
□极佳□佳□般□差□极差
10
外语力（ 文）
□极佳□佳□般□差□极差
综合评价： □试 □考虑 □考虑
面试
日 期
述列评价项目根企业求修订追加
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