对企业档案信息资源开发的一些思考


    加强企业档案信息资源优开发思考
                      钟国文   
     
    摘:企业信息资源企业宝贵财富企业文化诠释文章目前国企业信息资源开发存问题进行分析针优开发档案信息资源提出意见建议
     
    关键词:企业档案 信息资源 开发
     
    着信息技术深入发展广泛应传统档案理已受前未击企业档案工作已发生前未变革信息时代企业档案工作容单纯档案实体理走档案信息资源理档案工作理方式传统手工理走计算机动化理档案工作服务模式档案实体利转数字档案信息开发利开发利档案信息资源 企业济效益提高社会效益实现具十分重意义目前企业信息资源开发程中然存着少问题值关注思考
     
    企业档案数字化度问题握企业档案数字化度量问题
    企业营利目商事组织企业工作离开企业根目企业档案工作例外目前国许国中型企业已开始数字化步伐建立OA系统档案系统等说数字化正火荼开展信息社会电子文件量产生电子文件真实性证性读性问题没解决纸质文件然会较长时间量存数字化文件实现档案信息资源开发基求面档案信息资源开发问题企业进行纸质文件档案数字化十分必
    企业档案数字化问题直接影响档案资源效开发充分利目前许企业档案数字化方面存着盲目数字化出现纸质必须全部数字化现象种规律重点选择数字化方面造成资源浪费方面利档案资源合理开发
    笔者认鉴定档案资源数字化重环节档案数字化必须选择针馆藏浩瀚档案资源加选择永久长期保存档案全部数字化必应通数字化鉴定环节确定馆藏档案原件应该数字化需数字化应该优先数字化实际工作中应该企业年代久远利率高重业务急需档案优先数字化力争做数字化档案信息应该高价值高利率信息资源档案资源数库应该建立档案目录数库实现网络服务目录数库实现全文数库基础全文数库建立定符合企业身发展实际需求切忌盲目
     
    二企业档案资源开发程度深问题      
    档案资源开发理问题实践问题企业想企业档案中挖掘出价值信息企业公司服务说企业档案资源开发企业理问题企业档案资源开发程度问题似言传话题目前信息技术已空前发展档案信息资源开发然面着巨挑战究竟企业档案资源应该开发什程度呢?目前档案信息资源开发说参差齐具体说企业档案信息开发应应该合目性够企业实现增值提供条件企业创造更济效益社会效益现档案数字化系统注重文件现行流转般提供目录检索限现行信息提供全文检索数信息特文件转入档案信息没深刻挖掘实样实质没达信息资源开发求效果方面知识理时代电子文件提供服务应转变网络资讯网络搜索网络提供全文浏览网络提取信息系统应该根检索容进行性情况统计建立套文件信息库
    文件档案理部门工作应监视控制整文件流转状态种信息进行效统计通网络计算机发出指令进行指导工作重心应转文件档案实时效控制服务种嵌入流程文件档案理知识理印证电子文件身种供发掘信息资源种合理效开发够日常事务处理提供效合理鉴然信息利权限企业网企业外网差提供服务方式应该定差
    方面积极开展编研工作开发利档案信息资源效途径目前相部分企业档案工作停留收集整理保等基础工作档案开发利工作较薄弱档案部门精力放档案信息开发利积极开展编研工作档案员熟悉参企业生产营全程解企业档案信息需求时准确档案信息输送企业生产营环节部门时解决处理种疑难问题目前电子文件档案编研工作存定难度理指导实践操作样提高档案信息时性准确性信息渠道畅通性缩短档案工作企业间需求差距
     
    三企业档案资源留存量问题      
    非议企业档案资源企业财富缺乏理指导实践验许企业出现文件保存者保存少量文件现象时电子文件运转程中出现种情况年产生文件毫保留保存样做果增加公司保档案负担增加企业成档案需保留许企业生产营程中总抱怨缺少相应资料方面档案部门年年断增加档案发愁控制档案留存量档案资源开发难题解决问题时候关键文件档案部门文件档案部门应该熟悉整企业业务活动解企业业务活动运转环节明确彻底知道企业需什样文件档案制定出真正适合企业发展档案保期限表握住档案保量问题
    电子文件流程程中通计算机辅助实现前端控制更实现文件合理控制电子文件流程控制关键系统设计初应该档案角度考虑前端提前介入文件步运转提供完善理功然电子文件前端设计必须符合企业身文件流转实践特点必须实际调查功需求佳实践条件着手设计设计出明确清晰标准化电子文件运转流程标准化电子文件流程开发高效电子文件理系统前提保证电子信息快捷流转提高电子运转处理速度企业更实现效益服务
     
    四企业档案资源分合问题    
    企业信息资源包括类档案资源图书资料业务资料等资源业务部门相数量保存企业档案室(馆)业务部门定程度存非关联系条块分割:业务部门身没特档案意识二档案部门隶属单位致辖权力致客观导致信息链破裂许企业没统企业档案协调机制流转机制致许档案处分散业务部门出现档案流转困难等问题谓档案资源分散面快速发展信息信息资源效整合已迫眉睫
    实现企业档案信息资源效整合前企业档案部门应该关注问题更解决中型企业重复建设项效措施开展企业档案信息资源优化整合工作关键强化组织调控完善政策规定合理规划实施改革创新动力 企业需求导理理念运作机制服务方式解决档案信息资源优化整合开发利建设中突出问题
    档案员应该积极动业务部门业务员搞交流协作工作建立谐档案文件运转机制业务文件时移交档案部门信息中心形成档案催交制度确保档案完整性
    笔者认企业应套完整合理档案文件移交机制创建企业档案资源享传递理台建立基业务信息台企业部门档案文件资源进行电子化知识理目前国许企业正常推进项档案资源开发突破工作值学鉴
     
    五企业档案信息中心位问题(宏观指导 直接参间接参)
        企业设立档案信息中心者信息中心已成现许企业发展程中重举措特知识理提出企业建立适应企业发展企业发展提供智力支持样机构成现代企业津津乐道事情国许中型企业建立较独立信息中心(包括档案部门)样机构产生企业应现代化生产必然求
    然设立企业档案信息中心时许企业档案信息中心设置握效果特明显现企业档案开发面重问题:企业没全局档案意识没充分意识档案资源作二没良素质档案员定程度制约档案资源开发利两方面言位问题极重文件档案单机构产生产生保存部门设立档案信息中心必须考虑协调机制问题果独立信息中心列业务部门档案开发势必存相理瓶颈企业设立档案信息中心时定考虑档案涉全局素整合部门资源设立总揽全局信息摆正企业档案信息中心位样效解决前面讨档案资源开发问题档案资源够充分高效企业服务
     
    效益问题
     
    参考文献:
    1.   熊彩虹:关档案数字化思考科技资讯2008(8)
    2.   闻翼:企业档案信息资源开发认识浙江档案2006(6)
    3.   张锐:档案信息资源整合优化利中国档案2007(10)
     
     
     


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