采购风险理部控制分册
编制：XX 日期： 2015 年 08 月 28 日
复核：XX 日期： 2015 年 08 月 28 日
批准：XX 日期： 2015 年 08 月 28 日
部门名称： 2015 年8月28日 施行
XXX科技限公司
采购理定义
提高公司采购效率明确岗位职责效降低采购成满足工公司优质资源需求进步规范物资采购流程加强部门间配合特制订制度
二采购理部控制目标
业务处理务预期分四类描述：
1采购部应根市场信息做质价采购时付款方式做货付款延长付款分期付款减少采购风险
2采购部负责推荐合格供方负责组织新供方资格考察评定负责物资采购计划制定采购合签订保负责部门时保质保量完成需项物资采购工作
3采购部做项档案理工作采购合种审批文件公司发种文件建立采购物资台帐款明细帐公司应付帐款定期财务部帐
4公司分采购领导权接受合格供方评价供应商资格提出评定意见负责供方评价合格资格进行综合评定提出建议负责批准物资采购文件
三采购理风险
1风险：
11供应商求提供产品包括交期质量：供应商生产导致交期延迟供应商理规范提供物料良率高者提供符合行业求物料ROHS耐压寿命等项目
12采购单价高市场价格：采购议价阶段市场调查彻底价规范导致采购成高
13采购数量远远需求数量者项目采购预算高：需求阶段前期预估足采购物料数量库存成增加采购设备必须者需求价格较高产生采购成高
四采购理总体风险理策略
请购规定
1．请购单提报规定
（1）请购单应素填写完整清晰 公司领导审核批准报采购部门
（2）请购部门提报请购单时应求采购部签字接收请购部门备份
（3）涉请购数量时附件清单形式进行提交提高效率该清单电子文档需提交
（4）遇公司生产生活急需物资公司领导情况电话形式请示征意提报采购部门签字确认手续补
（5）果单源采购指定采购厂家品牌产品请购部门必须作出备注说明
（6）请购单更改补充应书面形式公司领导签字报采购部
3请购接收点
（1）采购部接收请购单时应检查请购单填写否规定填写完整清晰检查请购单否公司领导审批
（2）接收请购单时应遵循计划采购名称规格等完整清晰采购图纸技术资料全采购库存已超储积压物资采购原
（3）通知仓库理员核查请购物资否库存
（4）符合规定撤销请购物资应时通知请购部门
二询价规定
1．询价请应认真审阅请购单品名规格数量名称解图纸技术求遇问题应时请购部门沟通
2．属相类型属性似产品应整理类集中包采购
3．紧急请购项目应优先处理
4．采购项目必须生产厂家服务商直接询价原通代理种中介机构询价
5．请购部门需求物资设备成较低代品推荐采购代品
6．询价时相规格技术求应品牌进行询价
7．固定资产外单次采购金额2000元项目行采购单次采购金额预算金额2000元项目应求少两家供应商参价公司相关领导参监督
8．价采购单位均应具备定资质实力具提供完成公司需物资项目力
9．询价时遇特殊情况应书面报请公司领导批示
三价议价
1．厂商供应力交货时间产品服务质量进行确认
2．合格供应商价格水进行市场分析否厂商价格低报价格综合条件更加突出
3．收供应单位第次报价应公司领导汇报情况设定议价目标
4．重项目应通定方法目标单位实力资质进行验证审查通进行实考察解供应商方面实力等
5．参考议价目标拟合作单位进行价格条件进步谈判
五采购理控制点
采购理岗位职责权限表
1负责物资采购理制度部岗位职责制定
2负责物资采购员计划员仓库理员监督理
3负责物资采购计划制定采购合签订保
4负责物资采购询价议价质价
5负责部门时保质保量完成需项物资采购工作
6采购部做项档案理工作采购合种审批文件公司发种文件
7采购部建立采购物资台帐款明细帐公司应付帐款定期财务部帐
二相容职务分离描述
1采购供应商进行前期开发质量部研发部进行资格审核产生审核报告副总总理签字确认
2果单源采购指定采购厂家品牌产品请购部门必须作出备注说明
3仓库采购物料进行登记质量部进行质量确认研发需求物料研发工程师进行规格确认
三重风险预警体系包括预警指标阀值责部门触发机制应方案
1采购周期控制
根生产计划计划员提交物料需求日期采购根物料需求日期定义采购计划果时采购需时信息反馈计划员计划员作出调整
2采购风险分散
存货理：计划员根前半年月出货量物料安全库存数量作出调整求采购时备货供应商代存货：采购员求供应商做代存货方式实现存货交供应商代求供应商承担保存货责源供应商：供选择供应商源供应商单供应商会出现度控制潜投机义技术革新缺乏等利情况
针供应商部分采购完成控制代工厂质量工程完成控制
4部报告体系
采购员计划员仓库月起核物料出入库账目保证账目准确计划员代工厂确认加工模块数量采购员仓库确认采购物料入库数量仓库确认出入库账目
仓库计划员周五记录报表讯息分享出相关领导生产领导时账目进行抽查工作容进行监督
六采购理引制度文件
采购理流程
仓库理流程
委外外加工理流程
7采购理工作流程图流程描述
供应商开发流程
供应商理控制流程风险控制流程图
业务风险
相容责部门责职责分工审批权限划分
阶段
副总
生产
采购部
相关部门
供应商
果分类规范审核合理会导致选择合格供应商
果质价采购制度完善会造成候选供应商符合企业求
果现场考察标准合理会导致漏选优秀供应商
审批
审核
确定供应商名单
供应商分类
提出候选名单
审核
进行质价
现场实质性考察
收集供应商信息
6
5
2
4
3
1
开始
执行批准
采购执行
合格
质量审计
质量研发参
配合
D1
D2
D3
供应商理控制流程说明
控制事项
详细描述说明
阶段
控制
D1
1．采购部通途径面谈网搜索等收集供应商信息初选包括供应商信誉资质等方面信息
2．采购部质量部研发中心生产中心供应商处现场实质性考察包括供应实力（资金设施设备员）质量保证（料技术理）QC现场取样带回检验
D2
3．采购部质量部研发中心生产中心等部门收集供应商信息参企业质价采购制度等相关文件供应商质量审计进行质价
4．采购部根质价结果参供应商选定标准提出候选供应商名单报生产部理审核
D3
5．采购部供应商进行分类：A作供应商B整改帮助成供应商C淘汰
6．采购部根采购部理审核结果确定供应商名单报生产部部审核直属副总审批
文件资料
1 供应商资料表
1 AQL质检标准
责部门
责
1 采购部研发中心生产中心质量部
1 总理直属副总生产采购专员
2．请购审批业务流程控制表
请购审批业务流程风险控制
相容责部门责职责分工审批权限划分
阶段
总理
财务总监
直属副总理
采购专员
相关部门
权限外
审批
审批
权限
审核
审批
否
审核
审核
否
采购范围
6
5
结束
预算执行进度办理请购手续
预算
3
4
2
填写 采购
申请单
汇总整理
采购申请
呈交采购申请单
检查库存物资储存情况
1
相关部门提出采购申请
开始
D1
D2
D3
请购审批业务流程控制
控制事项
详细描述说明
阶段
控制
D1
1．生产部仓储部等物资需求部门根企业相关规定实际需求提出采购申请
2．请购员应根库存量基准料预算库存情况填写采购申请单需说明请购物资名称数量需求日期质量求等容
D2
3．采购部核查采购物资库存情况检查该项请购否执行重复提出否存合理请购品种数量
4．果采购专员认采购申请合理根掌握市场价格采购申请单填写采购金额呈交相关领导审批
D3
5．果采购事项申请范围外应采购部理财务总监逐级审核终总理审批果采购事项申请范围实际采购金额超出预算采购部理审核财务总监总理根审批权限进行采购审批采购预算采购部预算执行进度办理请购手续
6．采购专员审批采购申请单进行采购
相关规范
应建
规范
1 采购申请制度
1 请购审批制度
参
规范
1企业部控制应指引
文件资料
1 采购申请单
1 采购预算表
责部门
责
1 采购部财务部生产部仓储部
1 总理财务总监生产部采购专员
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采购风险理部控制分册
编制：XX 日期： 2015 年 08 月 28 日
复核：XX 日期： 2015 年 08 月 28 日
批准：XX 日期： 2015 年 08 月 28 日
部门名称： 2015 年8月28日 施行
XXX科技限公司
采购理定义
提高公司采购效率明确岗位职责效降低采购成满足工公司优质资源需求进步规范物资采购流程加强部门间配合特制订制度
二采购理部控制目标
业务处理务预期分四类描述：
1采购部应根市场信息做质价采购时付款方式做货付款延长付款分期付款减少采购风险
2采购部负责推荐合格供方负责组织新供方资格考察评定负责物资采购计划制定采购合签订保负责部门时保质保量完成需项物资采购工作
3采购部做项档案理工作采购合种审批文件公司发种文件建立采购物资台帐款明细帐公司应付帐款定期财务部帐
4公司分采购领导权接受合格供方评价供应商资格提出评定意见负责供方评价合格资格进行综合评定提出建议负责批准物资采购文件
三采购理风险
1风险：
11供应商求提供产品包括交期质量：供应商生产导致交期延迟供应商理规范提供物料良率高者提供符合行业求物料ROHS耐压寿命等项目
12采购单价高市场价格：采购议价阶段市场调查彻底价规范导致采购成高
13采购数量远远需求数量者项目采购预算高：需求阶段前期预估足采购物料数量库存成增加采购设备必须者需求价格较高产生采购成高
四采购理总体风险理策略
请购规定
1．请购单提报规定
（1）请购单应素填写完整清晰 公司领导审核批准报采购部门
（2）请购部门提报请购单时应求采购部签字接收请购部门备份
（3）涉请购数量时附件清单形式进行提交提高效率该清单电子文档需提交
（4）遇公司生产生活急需物资公司领导情况电话形式请示征意提报采购部门签字确认手续补
（5）果单源采购指定采购厂家品牌产品请购部门必须作出备注说明
（6）请购单更改补充应书面形式公司领导签字报采购部
3请购接收点
（1）采购部接收请购单时应检查请购单填写否规定填写完整清晰检查请购单否公司领导审批
（2）接收请购单时应遵循计划采购名称规格等完整清晰采购图纸技术资料全采购库存已超储积压物资采购原
（3）通知仓库理员核查请购物资否库存
（4）符合规定撤销请购物资应时通知请购部门
二询价规定
1．询价请应认真审阅请购单品名规格数量名称解图纸技术求遇问题应时请购部门沟通
2．属相类型属性似产品应整理类集中包采购
3．紧急请购项目应优先处理
4．采购项目必须生产厂家服务商直接询价原通代理种中介机构询价
5．请购部门需求物资设备成较低代品推荐采购代品
6．询价时相规格技术求应品牌进行询价
7．固定资产外单次采购金额2000元项目行采购单次采购金额预算金额2000元项目应求少两家供应商参价公司相关领导参监督
8．价采购单位均应具备定资质实力具提供完成公司需物资项目力
9．询价时遇特殊情况应书面报请公司领导批示
三价议价
1．厂商供应力交货时间产品服务质量进行确认
2．合格供应商价格水进行市场分析否厂商价格低报价格综合条件更加突出
3．收供应单位第次报价应公司领导汇报情况设定议价目标
4．重项目应通定方法目标单位实力资质进行验证审查通进行实考察解供应商方面实力等
5．参考议价目标拟合作单位进行价格条件进步谈判
五采购理控制点
采购理岗位职责权限表
1负责物资采购理制度部岗位职责制定
2负责物资采购员计划员仓库理员监督理
3负责物资采购计划制定采购合签订保
4负责物资采购询价议价质价
5负责部门时保质保量完成需项物资采购工作
6采购部做项档案理工作采购合种审批文件公司发种文件
7采购部建立采购物资台帐款明细帐公司应付帐款定期财务部帐
二相容职务分离描述
1采购供应商进行前期开发质量部研发部进行资格审核产生审核报告副总总理签字确认
2果单源采购指定采购厂家品牌产品请购部门必须作出备注说明
3仓库采购物料进行登记质量部进行质量确认研发需求物料研发工程师进行规格确认
三重风险预警体系包括预警指标阀值责部门触发机制应方案
1采购周期控制
根生产计划计划员提交物料需求日期采购根物料需求日期定义采购计划果时采购需时信息反馈计划员计划员作出调整
2采购风险分散
存货理：计划员根前半年月出货量物料安全库存数量作出调整求采购时备货供应商代存货：采购员求供应商做代存货方式实现存货交供应商代求供应商承担保存货责源供应商：供选择供应商源供应商单供应商会出现度控制潜投机义技术革新缺乏等利情况
针供应商部分采购完成控制代工厂质量工程完成控制
4部报告体系
采购员计划员仓库月起核物料出入库账目保证账目准确计划员代工厂确认加工模块数量采购员仓库确认采购物料入库数量仓库确认出入库账目
仓库计划员周五记录报表讯息分享出相关领导生产领导时账目进行抽查工作容进行监督
六采购理引制度文件
采购理流程
仓库理流程
委外外加工理流程
7采购理工作流程图流程描述
供应商开发流程
供应商理控制流程风险控制流程图
业务风险
相容责部门责职责分工审批权限划分
阶段
副总
生产
采购部
相关部门
供应商
果分类规范审核合理会导致选择合格供应商
果质价采购制度完善会造成候选供应商符合企业求
果现场考察标准合理会导致漏选优秀供应商
审批
审核
确定供应商名单
供应商分类
提出候选名单
审核
进行质价
现场实质性考察
收集供应商信息
6
5
2
4
3
1
开始
执行批准
采购执行
合格
质量审计
质量研发参
配合
D1
D2
D3
供应商理控制流程说明
控制事项
详细描述说明
阶段
控制
D1
1．采购部通途径面谈网搜索等收集供应商信息初选包括供应商信誉资质等方面信息
2．采购部质量部研发中心生产中心供应商处现场实质性考察包括供应实力（资金设施设备员）质量保证（料技术理）QC现场取样带回检验
D2
3．采购部质量部研发中心生产中心等部门收集供应商信息参企业质价采购制度等相关文件供应商质量审计进行质价
4．采购部根质价结果参供应商选定标准提出候选供应商名单报生产部理审核
D3
5．采购部供应商进行分类：A作供应商B整改帮助成供应商C淘汰
6．采购部根采购部理审核结果确定供应商名单报生产部部审核直属副总审批
文件资料
1 供应商资料表
1 AQL质检标准
责部门
责
1 采购部研发中心生产中心质量部
1 总理直属副总生产采购专员
2．请购审批业务流程控制表
请购审批业务流程风险控制
相容责部门责职责分工审批权限划分
阶段
总理
财务总监
直属副总理
采购专员
相关部门
权限外
审批
审批
权限
审核
审批
否
审核
审核
否
采购范围
6
5
结束
预算执行进度办理请购手续
预算
3
4
2
填写 采购
申请单
汇总整理
采购申请
呈交采购申请单
检查库存物资储存情况
1
相关部门提出采购申请
开始
D1
D2
D3
请购审批业务流程控制
控制事项
详细描述说明
阶段
控制
D1
1．生产部仓储部等物资需求部门根企业相关规定实际需求提出采购申请
2．请购员应根库存量基准料预算库存情况填写采购申请单需说明请购物资名称数量需求日期质量求等容
D2
3．采购部核查采购物资库存情况检查该项请购否执行重复提出否存合理请购品种数量
4．果采购专员认采购申请合理根掌握市场价格采购申请单填写采购金额呈交相关领导审批
D3
5．果采购事项申请范围外应采购部理财务总监逐级审核终总理审批果采购事项申请范围实际采购金额超出预算采购部理审核财务总监总理根审批权限进行采购审批采购预算采购部预算执行进度办理请购手续
6．采购专员审批采购申请单进行采购
相关规范
应建
规范
1 采购申请制度
1 请购审批制度
参
规范
1企业部控制应指引
文件资料
1 采购申请单
1 采购预算表
责部门
责
1 采购部财务部生产部仓储部
1 总理财务总监生产部采购专员
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