电子文档理规定
第章 总
第条 适应公司信息化建设需规范电子文件档理工作保障电子文件真实性完整性效性安全性结合公司实际情况制定制度
第二条 制度称电子文件指数字设备环境中生成数字形式存储磁带磁盘光盘等载体赖计算机等数字设备阅读处理通信网络传送文件相应支持软件产品软硬件说明
第三条 制度称电子文件档理指项活动中产生具保存价值电子文件（含电子公文）形成积累鉴定档保统计程
第四条 办法适公司范围部门
第二章 电子文件理体系
第条 理部建立部门档案员数理员指导联系制度保证时沟通解决电子文件档理中出现问题
第二条 保证电子文件安全性防止灾难病毒意外等带数丢失电子文件正式文实行双套保存（电脑保存移动载体保存）永久长期保存价值文图图形形式电子文件必须制成纸质文件步档保存
第三条 般电子文件分类：
1．文字型电子文件2．图电子文件3．音频电子文件4．影媒体音数
第三章 电子文件收集保存
第条 电子文件形成接收时制作备份文件流转环节发生信息变化必须制作备份文件容中注明：初稿修订稿定稿需次修改文件需标注：修改1稿修改2稿
类推注明修改姓名修改时间
第二条 已定稿完毕电子文件时交理部进行统编号发布没档定期制作备份
第三条 电子文件登记表（附表）应电子文件时保存
第四条 电子文件稿代码：
M—草稿性电子文件U—非正式电子文件F—正式电子文件
第五条 文件源分类收文单位收文件源进行分类档分类分两类部外部文件外部文件划分成机构+日期模式部进行分类部门需部门名称项目需项目名称+日期文件夹压缩文件包
第六条 成文日期文形成日期基格式律8位阿拉伯数字表示表示日历年日历月序数表示日历月中日历日序数时间详时数字0表示
例1：20110000：表示年度2011年月日详（指现公司没编号电子文件全部统编号）
例2：20110314：表示年度2011年3月14日
第七条密级计算机汉语拼音代码存储汉字代码显示
汉语拼音代码 汉字代码名称
序号
代码
保密级
1
2
3
4
5
GK 公开
NB 部
MM 秘密
JM 机密
UM 绝密
公开级
部级
秘密级
机密级
绝密级
35项需文件格式设置密码
第八条 部门电子文件审核传阅程中必须求进行标注否出错次处罚责50元次公司造成恶劣影响损失责全部承担
第四章 电子文件档
第条 发理部备案电子文件公司理部集中分类档文件办理部门应部门属文件时整理档集中档电子文件形成部门应定期应档电子文件理部移交档案理求格式存储符合保期限求移动磁盘
第二条 存储电子文件载体装具应贴标签注明载体序号档号密级存入日期等容档电子文件载体应设置成禁止操作状态
第三条 特殊格式电子文件应存储载体中时存相应查软件
第四条 相应电子文件机读目录相关软件说明等应时档
第五条 档完毕电子文件形成部门应存档前电子文件载体保存少1年理部进行永久保存
第五章 档电子文件移交
第条 档电子文件应关规定认真检验检验合格期移交保部门进行集中保联网情况履行相应手续档电子文件移交接收工作网络进行
第二条 接收部门应载体进行检查查载体划痕否清洁病毒核实档电子文件真实性完整性效性检验审核手续否完备核实登记表软件说明资料等否齐全特殊格式电子文件应核实相关软件版操作手册等否完整
第三条 检验结果分移交部门接收单位填入档电子文件移交接收检验登记表
第四条
档案保部门应求检验项目档电子文件逐验收移交电子文件检验合格退回形成部门重新制作
第五条 档案保部门验收合格完成档电子文件移交接收检验登记表填写签字盖章等环节登记表式2份份交电子文件形成单位份档案保部门存电子文件档号返登入电子文件登记表
第6章电子邮件理
第1条电子邮件账号必须申请禁止电子邮件账号转
第二条 电子邮件性质途确定文件种类名称标题汉字表示文种项实际情况著录命令决议指示通知报告批复函会议纪说明书协议书鉴定书务书计划书等
第三条 发送保密资料邮件保密级分：
1 公开级：部级电子文件公司制度求发送
2 秘密级：需部门意加密发送部
门资料安全性负责
3 机密级：部门签字意发送资料交
行政部审核存档行政部负责发送
4 绝密级：禁止网发送
5 电子邮件泄露公司商业秘密发现视情节轻重处降薪辞退处理造成恶劣影响严重损失公司法追究
第七章 电子文件保
1 档载体应作防写处理避免擦划触摸记录涂层
2 单片载体应装盒竖立存放避免挤压
3 存放时应远离强磁场强热源害气体隔离
档电子文件形成部门保应参述条件进行
第八章 电子文件
第条 电子文档需填写电子文档申请单级副总理总理批准行政部方拷贝
第二条 档电子文件封存载体未审批意外单位者允许擅复制电子文件阅档案者必须妥善保档案意转复印拆卸损污文件时保证档案材料完整损否追究事责
第三条 电子文件应拷贝件具保密求电子文件采联网方式利时应遵守部门关保密规定稳妥安全保密措施
第四条 电子文件超出权限规定范围
第九章 档电子文件鉴定销毁
第条 期档电子文件鉴定销毁应行政部办理审批手续副总理总理批准方实施
第二条 属保密范围档电子文件存储擦载体应连存储载体起销毁网络中彻底清属保密范围档电子文件进行逻辑删
第三条 通审核销毁电子文件必须电子文档销毁登记表进行登记
制度 年 月 日起开始实施
编制： 审核： 核准：
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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第章 总
第条 适应公司信息化建设需规范电子文件档理工作保障电子文件真实性完整性效性安全性结合公司实际情况制定制度
第二条 制度称电子文件指数字设备环境中生成数字形式存储磁带磁盘光盘等载体赖计算机等数字设备阅读处理通信网络传送文件相应支持软件产品软硬件说明
第三条 制度称电子文件档理指项活动中产生具保存价值电子文件（含电子公文）形成积累鉴定档保统计程
第四条 办法适公司范围部门
第二章 电子文件理体系
第条 理部建立部门档案员数理员指导联系制度保证时沟通解决电子文件档理中出现问题
第二条 保证电子文件安全性防止灾难病毒意外等带数丢失电子文件正式文实行双套保存（电脑保存移动载体保存）永久长期保存价值文图图形形式电子文件必须制成纸质文件步档保存
第三条 般电子文件分类：
1．文字型电子文件2．图电子文件3．音频电子文件4．影媒体音数
第三章 电子文件收集保存
第条 电子文件形成接收时制作备份文件流转环节发生信息变化必须制作备份文件容中注明：初稿修订稿定稿需次修改文件需标注：修改1稿修改2稿
类推注明修改姓名修改时间
第二条 已定稿完毕电子文件时交理部进行统编号发布没档定期制作备份
第三条 电子文件登记表（附表）应电子文件时保存
第四条 电子文件稿代码：
M—草稿性电子文件U—非正式电子文件F—正式电子文件
第五条 文件源分类收文单位收文件源进行分类档分类分两类部外部文件外部文件划分成机构+日期模式部进行分类部门需部门名称项目需项目名称+日期文件夹压缩文件包
第六条 成文日期文形成日期基格式律8位阿拉伯数字表示表示日历年日历月序数表示日历月中日历日序数时间详时数字0表示
例1：20110000：表示年度2011年月日详（指现公司没编号电子文件全部统编号）
例2：20110314：表示年度2011年3月14日
第七条密级计算机汉语拼音代码存储汉字代码显示
汉语拼音代码 汉字代码名称
序号
代码
保密级
1
2
3
4
5
GK 公开
NB 部
MM 秘密
JM 机密
UM 绝密
公开级
部级
秘密级
机密级
绝密级
35项需文件格式设置密码
第八条 部门电子文件审核传阅程中必须求进行标注否出错次处罚责50元次公司造成恶劣影响损失责全部承担
第四章 电子文件档
第条 发理部备案电子文件公司理部集中分类档文件办理部门应部门属文件时整理档集中档电子文件形成部门应定期应档电子文件理部移交档案理求格式存储符合保期限求移动磁盘
第二条 存储电子文件载体装具应贴标签注明载体序号档号密级存入日期等容档电子文件载体应设置成禁止操作状态
第三条 特殊格式电子文件应存储载体中时存相应查软件
第四条 相应电子文件机读目录相关软件说明等应时档
第五条 档完毕电子文件形成部门应存档前电子文件载体保存少1年理部进行永久保存
第五章 档电子文件移交
第条 档电子文件应关规定认真检验检验合格期移交保部门进行集中保联网情况履行相应手续档电子文件移交接收工作网络进行
第二条 接收部门应载体进行检查查载体划痕否清洁病毒核实档电子文件真实性完整性效性检验审核手续否完备核实登记表软件说明资料等否齐全特殊格式电子文件应核实相关软件版操作手册等否完整
第三条 检验结果分移交部门接收单位填入档电子文件移交接收检验登记表
第四条
档案保部门应求检验项目档电子文件逐验收移交电子文件检验合格退回形成部门重新制作
第五条 档案保部门验收合格完成档电子文件移交接收检验登记表填写签字盖章等环节登记表式2份份交电子文件形成单位份档案保部门存电子文件档号返登入电子文件登记表
第6章电子邮件理
第1条电子邮件账号必须申请禁止电子邮件账号转
第二条 电子邮件性质途确定文件种类名称标题汉字表示文种项实际情况著录命令决议指示通知报告批复函会议纪说明书协议书鉴定书务书计划书等
第三条 发送保密资料邮件保密级分：
1 公开级：部级电子文件公司制度求发送
2 秘密级：需部门意加密发送部
门资料安全性负责
3 机密级：部门签字意发送资料交
行政部审核存档行政部负责发送
4 绝密级：禁止网发送
5 电子邮件泄露公司商业秘密发现视情节轻重处降薪辞退处理造成恶劣影响严重损失公司法追究
第七章 电子文件保
1 档载体应作防写处理避免擦划触摸记录涂层
2 单片载体应装盒竖立存放避免挤压
3 存放时应远离强磁场强热源害气体隔离
档电子文件形成部门保应参述条件进行
第八章 电子文件
第条 电子文档需填写电子文档申请单级副总理总理批准行政部方拷贝
第二条 档电子文件封存载体未审批意外单位者允许擅复制电子文件阅档案者必须妥善保档案意转复印拆卸损污文件时保证档案材料完整损否追究事责
第三条 电子文件应拷贝件具保密求电子文件采联网方式利时应遵守部门关保密规定稳妥安全保密措施
第四条 电子文件超出权限规定范围
第九章 档电子文件鉴定销毁
第条 期档电子文件鉴定销毁应行政部办理审批手续副总理总理批准方实施
第二条 属保密范围档电子文件存储擦载体应连存储载体起销毁网络中彻底清属保密范围档电子文件进行逻辑删
第三条 通审核销毁电子文件必须电子文档销毁登记表进行登记
制度 年 月 日起开始实施
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