公文规范与材料写作


    公文规范材料写作(讲稿)
     
    办公室工作千头万绪结起外三件事:办文办事办会办事办会离开办文办文办公室工作基础性工作办文质量效率高低直接影响办公室工作质量效率反映办文员综合素质外代表机关企业形象
    2012年4月16日中中央办公厅国务院办公厅印发政机关公文处理工作条例2012年7月1日起施行首次实现政机关公文纸型文种版式格式标准统政机关公文处理规定企业样适企业常国家机关公文企业公文处理规范原参国家公文处理规范
     
    公文格式规范
     
    拟定公文项严谨严肃工作必须遵循公文格式化原认真落实规范化求公文格式公文脸面公文气质公文尊严做公文格式规范化工作事关公文权威性文件贯彻落实事事位拟文工作员应予重视
    规范公文格式基概念
    (1)什公文格式
    公文格式指公文规格样式纸型版心周围空白尺寸系列公文素构成特定文书形式种特定格式拟制形成公文程序签批报发具相独立性特殊权威性法定效力明显区文字材料
    (二)样规范公文格式
    三种方法供参考:重点抓头尾顾正文
    1.抓头先脸文先题公文首先红线部分部分红头文件重标志应根公文具体情况文种标志否正确份号密级保密期限紧急程度否需标注发文字号否准确报公文否标注签发签发姓名
    2.尾文尾部分版记部分档注否新标准执行新公文格式标准机关公文标注题词版记标注印发份数
    3.顾正文正文文体部分公文标题送机关公文体结束语附件说明机关署名成文日期附注等素重视公文类具体情况标注清楚
    (三)公文格式素构成
    公文格式份号密级保密期限紧急程度发文机关标志文种发文字号签发标题送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件发放层次抄送机关印发版记页码等素构成
    (四)规范公文格式基求
    1.规范意识规范标准化正规化作文秘员树立规范公文格式规范工作方式行方式观念做觉养成点滴养成
    2责意识责担纸样公文报发轻影响单位企业形象重影响文件贯彻落实事关全局责重
    3耐心细致作风公文格式规范性关健细节求体现细节谓细节决定成败注意细枝末节粗心意
    二规范公文格式方式方法范例
    规范公文格式公文素标注格式印制标准化尤新旧标准交改变原惯较难握应该仔细领会细节较繁琐非常重便理解份号开始版记作逐介绍
    ()关份号
    份号(编号)公文印制份数序号6位3号阿拉伯数字标注公文首面左角顶格第1行数字前特殊符号№标示虚数加实数标示第1序号例实号前加5位虚数0标1№000001等印发份数超6位数实数准正式文件印制份号数字套红色
    密级公文密级部重公文应标注份号报发密级文件应该逐登记防文件丢失便查询
    (二)关密级保密期限
    密级秘密等级分绝密机密秘密三等级保密期限公文容保密时限涉密公文应根涉密程度分标注绝密机密秘密保密期限密级保密期限标注份号方
    密级机密二字21磅3号黑体字两字间空1字密级保密期限时标注空字密级保密期限中间★号隔开保密期限中年限数字阿拉伯数字标注保密期限标注否视公文保密程度情况确定高保密期限相应分三档次:绝密30年机密20年秘密10年密级果没标注保密期限超高期限视行解密
     
    范例 1
    №000001
    秘  密
     
       中 * * 省 委 统 战 部 文 件
                                      ★                                      
     
     
    范例 2:
     
    №000001
    秘密★15年
     
       中 * * 省 委 统 战 部 文 件
                                      ★                                      
     
    (三)关发文字号签发
    1发文字号
    发文字号发文机关代字年份发文序号组成标注发文机关标志方居中红色横线(4mm处)报公文需标签发发文字号标注左方左空1字签发姓名右侧右空1字发文字号简明准确没歧义原
        发文字号3号仿宋体年份发文序号阿拉伯数字年份中文六角括号〔〕括入序号前加第加0
    关机关代字机关代字区域机关代字构成区域代字加机关部门代字构成区域代字简称标注**省**字机关代字般机关开头字标注组织部组字机局机字等机关加部门开头字标注隆公司办公室司办等机关代字般两四字组成
    文文种代字种情况较复杂公文标志容易分行文报发通知通函函等
    关发字常发文字号发般行文行文代表发文意思起联结作:字行文表现发文量较机关业务部门公文中较规范法:发般机关统发文中属行文行文类批复意见决定等文种
    发较规范字般机关部门分类文中某办公厅部系统单独发文字厅字〔2015〕1号等
        2签发
    报公文应发文字号右侧注明签发签发面标注签发姓名签发三字3号仿宋字标全角号签发姓名述字号楷体字右空1字
    范例 1:
    №000001
    秘  密
       X X省 民 政 府 文 件
    X府发〔2015〕1号
                                                                              
     
    范例 2
    №000001
    秘密★3年
       X X省 工 商 行 政 理 局
     
    X工报〔2015〕1号                  签发:XXX
                                                                              
     
    (四)关标题
    标题分级标题二级标题三级标题四级标题般
    设五级标题级标题公文标题二级标题三级标题公文中结构层次标题公文标题发文机关全称规范化简称事加文种三部分组成红色横线方位置空约正文2行居中排布行标题排列正**倒**菱形采长度等长方形长中间短沙漏形实际效果美观角度两行标题般采倒**形排布居两机关名称间空格分开加标点符号正换行省略标题法律规章转发公文加书名号特殊词组四项教育加双引号外般标点符号空1格方式分开特殊情况标题加顿号隔开标题回行时做词意完整词目产生歧义原
    公文级标题般22磅2号方正标宋体(未安装标宋体华文中宋加粗)副标题17磅3号楷体二级标题三级标题分17磅3号黑体楷体四级标题正文容字体字号相
    公文标题种:
    形式:发文机关+介词关+事+文种
    :X X X X关X X X X X X意见
    形式二:关+事+文种
    :关转发XXXX关XXXXXXXX通知通知
    形式三:会议名称+文种+题标示加括号
    :中国产XXX届委员会XX次全体会议公报
    (X年X月X日中国产XX届委员会第X次全体会议通)
    (五)关送机关
    送机关公文受理机关机关全称规范化简称送机关名称正文容字号字体相位标题空1行位置左侧顶格排布
    级机关级机关印公文称普发性公文接受公文机关送机关受文机关级机关级机关报送公文般写送机关确需时报送机关抄送
    (六)关正文
    正文公文体表述公文容公文核心体部分视公文情况分段落层次篇幅较长公文公文标题外二级标题三级标题四级标题容应围绕级标题展开阐述正文容段首前空2字段落间般空行数字年份回行段尾单字成行特殊情况划分层次段落间空1行
    (七)关附件说明附件
    附件说明公文序号名称位正文发文机关署名间正文空1行左空2字标全角民附件名称附件说明:XXXX两附件需标序号序号阿拉伯数字附件名称较长需转行时应齐行附件名称文字序号齐附件名称加标点符号
    附件公文正文说明补充者参考资料公文附属件附件二字正文样字号黑体字置附件正文左角顶格排序号时应加序号附件1附件标题
    附件二字间空2行附件应排版记前件件起装订
    (八)关发文机关署名
    发文机关署名应全称规范化简称位正文右方2-3行处右空2字两机关联合发文需加盖印章编制序列办协办单位分左右排布须加盖印章发文机关名称居右右空2字等距排布长度相般外发文全称村级机关部直属单位规范化简称
    (九)关成文日期
    成文日期署会议通发文机关负责签发日期特殊情况署印发日期
    成文日期阿拉伯数字置发文机关署名方机关名称第字基准右空2字成文日期长发文机关名称时居右排时空2字决议决定等附注中标注发布层次公文成文日期加括号标注标题方居中位置
    (十)关印章
    印章公文生效标志发文机关身份标志具权威性强制性公文中发文机关署名应加盖发文机关印章特定发文机关标志专字体电报加盖印章加盖印章应压正文居中压署名机关名称行文日期
    (十)关附注
    附注印发传达范围等需说明事项果公文题标示正文开头未标明送机关需标明文件印发范围者发布层次附注标注成文日期行首行缩进2字加括号标注字体字号正文相发布层次较转行关需说明便联系事项附注说明
    范例:
    中 X X 市 委 政 法 委 文 件
    X政报〔2014〕10号
                          ★                                         
     
       关XX县发生群体性事件情况报告
     
    中XX省委政法委:
      XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(导语)
      XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(体容)
    专报告
     
    附件说明:1XXXXXXXXXXXXXXXXX
    2 XXXXXXXXXXXXXXXXX
     
                                      中XX市委政法委员会
                                          2014年X月X日
     
    (附注:印发范围需说明问题联系电话)
     
    (十二)关抄送机关
    抄送机关指送机关外需执行知晓公文容机关特殊情况需请办协调机关位印发机关名称印发日期栏
    公文抄送机关印发机关印发日期栏左空半字字体正文相字号正文字号抄送二字标全角号抄送机关名称逗号隔开回行抄送号抄送机关名称齐抄送机关标句号抄报办法处理
    (十三)关版记
    版记公文印发机关名称印发日期横线组成
    印发机关名称印发日期字体正文字号正文号印发机关名称左排空半字印发日期右排空半字间标点符号版记中分隔线版心宽报公文日期印发二字印字
    果版记页前面页没正文版记标页码新格式标准中版记中标示印发份数
                                                           
    抄送:XXXXXXXXXXXXX
    XXX市政府办公厅                          X年X月X日印发 
    —————————————————————————————
     
    (十四) 关页码
    页码4号半角阿拉伯数字置版心边缘左右放条4号字线单页码居右双页码居左左侧装订果版记页面前页没正文版记页标页码
    (十五) 关正文部分字体字号排版求
    正文公文体字体字号排版明确求新格式标准般情况公文级标题22号2号方正标宋体二级标题三级标题分3号黑体3号楷体容3号仿宋体确需四级标题正文容字体字号相加粗排版空约39mm空约33mm页22行行26字28字设置页行数字数视情增加减少1行2行字2字版心高度变转发通知类文件文件正文3号楷体转发文件正文仿宋体转发文件起页标题空2行
    (十六) 关数字层次排列
    第层次分汉字二三……排列数字号
    第二层次分加括号汉字()(二)(三)……排列序号标点符号
    第三层次分阿拉伯数字123……排列序号标点
    第四层次分(1)(2)(3)……排列
    第五层次分①②③……排列
    (十七) 关特殊情况说明
    公文排版剩空白处容机关署名印发日期印章位置时应采取调整行距字距措施解决务机关署名印发日期印章正文处面采取页正文方法解决实难调整采删减关紧词句容增加适容办法解决
    机关公文写作应
     
    公文体分类
    公文15文种:1决议2决定3命令4公报 5公告6通告7意见8通知9通报10报告11请示12批复13议案14函15纪
    公文行文分行文行文行文紧急程度分特急加急两种紧急电报分特提特急加急急四种容密级分公文分绝密机密秘密三等级
    公文办理求:公文中特急加急求刻呈送关领导部门阅办电报中特提件求刻送达办结特急件求2天送达办结加急件求4天送达办结急件求6天送达办结
    机关公文中抄送机关排列序:委政府政协军队法院检察院民团体民派
    二公文写作方法
    ()公文写作基求
    1正确选择文种明确行文目行文关系
    2突出行文题围绕题行文
    3力求表述准确做简明扼
    4握公文特点正确运书面语言
    5格式符合规范求公文结构完整缺
     
     
     
    (二)公文写作方法
    1决定
    (1)概念
    决定适重事项作出决策部署奖惩关单位员变更撤销级机关适决定事项
    决定事项较重较重带较强工作性目性导性强制性常文种决定属行文
    (2)写作领
    决定标题题日期送机关正文附件说明附件发文机关成文日期版记等素构成
    标题:
    形式:发文机关+关+事+文种隆集团关表彰2014年度先进集体先进决定
    形式二:关+事+文种关全力做安全生产工作决定
    题日期:较会议决定普通行文方式行文重会议作重决定题日期标示
    送机关:普通行文方式时写明发文范围题日期标示重决定成文日期行加括号写明发文范围(件发乡镇)等
    正文:开头部分写明作出决定目体部分根作决定具体容里三层面:重决定二重决定三奖惩决定前两种决定般写出项决定重性总体目标重点工作部署决策措施求号召等种决定涉奖励惩戒事项结尾部分提出针性项求希
    发文机关成文日期:作题日期标示公文需署发文机关名称外求标注 
     
    范例:
    中**省委文件
          
    **发〔2013〕X号
    ‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑★‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑‑
     
    中**省委 **省民政府
    关颁发美**功勋奖创新奖决定
    (2013年11月12日)
    年XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
     
    (件发县)
     中**省委办公厅          2013年X月X日印发
     
    2通知
      (1)概念
    通知适发布传达求级机关执行关单位周知者执行事项
    通知应广泛公文具较强指导性时效性针性
    (2)写作领
    通知标题送机关正文发文机关成文日期等素构成
    标题:
    形式:发文机关+关+事+文种隆集团关调整作息时间通知
    形式二:关+事+文种关召开安全生产会议通知
    形式三:文种单事项通知
    正文:
    开头部分专项性工作通知先写目接着写根点明题
    体部分:根求拟写容
    结尾部会果会议通知附件附注附报名回执写明联系电话专项性工作通知写总体求写写
    特通知
    发文机关日期
     
    3报告
    (1)概念
    报告级机关汇报工作反映情况回复级机关询问
    报告容类种样分工作报告情况报告专题报告调研报告综合性报告总结性报告转呈性报告等
    (2)写作领
    报告标题送机关正文发文机关成文日期版记等构成
     
    标题:
    形式:制发机关+关+事+文种**县妇联关维护妇女童合法权益情况报告
    形式二:关+事+文种关进步做维护社会稳定工作情况报告
    形式三:机关+事+文种中**县委常委会工作情况报告
    送机关:写明呈报机关名称般报告呈报送机关需机关知晓抄送
    正文:开头部分写明报告原缘关情况进行总结性概述结尾部分常专报告等语结束
    4请示
    (1)概念:请示级机关请求指示批准
    请示具单性定性重性等特点级机关请求级机关解决问题种行文请示应该事报报送机关头越级请示请示分事项性请示解答性请示批转性请示三种
    (2)写作领
    请示标题送机关正文附件说明附件发文机关成文日期版记等素构成
    送机关:写送机关头请示
    正文:
    开头部分开门见山写请求事项背景原等视请示事项情况时需请示事项龙脉交清楚尤重复杂事项作明确交
    体部分:写明请示具体事项理请求级机关解决什问题词句表达清楚明晰准确位重复杂事项附必附件材料便级机关决策留存
    结尾部分般妥否请批示结束
    发文机关成文日期版记:略
    5函
    (1)概念:函适相隶属机关间商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项
    公函具行性商洽性广泛性等特点分商洽函报审函复函询问函委托函等种类
    (2)处
    函格式公文明显差
    公文纸般采机关单位专信函纸
    版头设计般信函纸版头印制机关单位全称名称3mm处加粗细双色红线版头印文件二字加括号文种
    公文格式信函需标注份号密级保密期限紧急程度应顶格居左排双色红线分序排列发文字号标注红色双线右角空1行居中发文机关般函机关单位标附件说明附注标注版记抄送机关
    (3)写作领
    发文字号:规范化求编排发文字号标注红色双线方标题右角右空2字
    标题:
    形式:制发机关+关+事+文种
    形式二:关+事+文种
    送机关:般写送机关文报
    正文:
    开头部分:开头说明发函缘根目等果复函方发函标题发文字号写常现关情况函复转入体
    体部分说明致函事项
    函更体现等性应相互尊重语气缓居高
    结尾部分:特函商特函复专函请等结束
    果报请函商请函应加否请函复盼等结束语
    发文机关发文日期
    附注:便联系函标注附注需说明问题联
    系电话等
    6纪
    (1)概念
    纪适记载会议情况议定事项
    纪具纪实性概括性指导性等特点领导班子会议纪联席会议纪工作会议纪座谈会纪相关重工作纪等
    (2)写作领
    纪版头期数期号机关办公室名称会议日期标题正文会议素等构成
    版头:机关名称加文种组成
    期数:版头居中标注第X期第X号相发文字号
    机关办公室名称成文日期机关办公室名称标注期数左角成文日期行档注机关办公室名称右侧
    机关办公室日期画红色横线
    会议素: 般正文左方分标注出席请假列席员等素出席员名单般3号黑体字
    正文:
    写会议基情况写明召开会议时间点持会议议题事项
    写会议精神包括会议达成识决定事项步工作求等
    视会议重程序写贯彻落实会议精神求号召
    会议纪种纪实性强文种历史记载必须实记录实事求
    署名成文日期:果作文件存档需署名果作文件发通知文种形式成文会议纪容作附件附
    会议纪会议记录区性质会议纪正式文种领导层决策容会议记录原始素材会议纪容集体通决定事项整理容较简明扼部外会议记录体发言研究讨形成决定程外
     
     
     
     
     
     
     
    范例:
     
    中XX县委常委会会议纪
     
    第X期
     
    中XX县委办公室          2010年X月X日
     
     
    2010年X月X日县委常委会议室召开县委常委会议会议县委书记XXX志持研究事项:
    XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
     
    会议出席员:XXX  XXX  XXX
    ­­­­­­

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    常用公文写作的格式  公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。  1.国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五分之二,用横隔...

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