行政机关公文写作和处理中的常见错情分析


    行政机关公文写作和处理中的常见错情分析 2006-4-12   已被阅读 30 次        □ 李 林 (二十五)落款不规范 《办法》和《标准》规定: 1.一般公文以签发日期为准,会签文以最后一个机关签字的为准,电报以发出的日期为准。成文日期用汉字标注;年份用全称。 2.2个以下(含2个)机关发文,不署发文机关名称,只署成文日期。 3.3个以上(含3个)机关发文,应同时依次署发文机关名称和成文日期。 常见错情:成文日期使用数码字;年份标注不全,如“05年”;成文日期不是签发日期;2个以下(含2个)机关发文,擅署发文机关名称;3个以上(含3个)机关发文,应署而未署发文机关名称;用“0”代替“O”。 (二十六)附注标注不规范 《办法》和《标准》规定: 1.附注是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明的内容,如“此件发至县团级”。不同于对公文的注释或解释。 2.请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 3.应居左空2字加“( )”标识于成文日期下1行。 常见错情:应当标注而未标注,如请示中的联系人姓名和电话;标注位置不规范,如往往标注于成文日期之前。 (二十七)版记标注不规范 《办法》和《标准》规定: 1.版记是指主题词以下的各要素的统称,包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等要素。 2.版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。 3.“主题词”居左顶格标识,后标全角冒号,词目之间空1字。 4.抄送机关应标注于主题词下1行,左右各空1字;抄送机关回行时,应与上一行抄送机关对齐;抄送机关间用逗号隔开,最后标注句号。主送机关移至主题词之下的,也遵循以上原则。 5.印发机关和印发日期:印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的的办公厅(室)或文秘部门;  印发日期是指公文的付印的日期。应标注于抄送机关之下(无抄送机关则在主题词之下),印发机关左空1字,  印发日期右空1字,且只能占1行位置;印发日期用阿拉伯数码标识;须置于公文的最后一行。 常见错情:版记位置标注不准确,有的置于了封三,有的转发、印发性公文和有附件的公文置于了公文的中间,有的以被转发、印发公文的版记代替本机关公文的版记,或既有本机关公文的版记又有被转发、印发公文的版记;版记各要素标注不完整,如未标注主题词、印发机关和印发日期;各要素标注的位置不规范。 (二十八)印章加盖不规范 《办法》和《标准》规定: 1.除会议纪要和电报外,公文应当加盖印章。联合上行文,由主办机关加盖印章。联合下发文,发文机关都应加盖印章。 2.2种印章的加盖方法:(1)当印章下弧无文字时,采用下套式。(2)当印章下弧有文字时,采用中套式。但一文中只能采用一种加盖方式。 3.单一机关发文,印章加盖在成文日期上。此时的成文日期,右空4字,加盖印章后,印章的上边缘距正文1行之内。 4.2个单位联合发文,印章加盖在成文日期上,印章之间不相交相切。此时的成文日期,应拉开排版,左右各空7字。 5.3个以上(含3个)机关发文,  印章加盖在发文机关名称上,印章之间不相交相切。此时的发文日期,标识在最后一排印章之下空1行,右空2字。 常见错情:没有按规定正确使用下弧无文字和下弧有文字两类不同印章;联合上行文,发文机关都加盖印章;  印章加盖的位置不准确,如印章的上边缘距正文的距离过宽或过窄、印章之间相交或相切、印章没有加盖到应有的日期或发文机关名称上面。 (二十九)印章与正文未同处一面 《标准》规定,印章与正文必须同处一面,不得在空白页加盖印章并标注“此页无正文”。如出现排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应通过灵活排版加以解决。 常见错情:当正文之后的空白容不下印章位置时,将印章加盖在下一空白页上,并在空白页标注“此页无正文”。此为习惯做法,应注意纠正。 (三十)字体使用不规范 《标准》对公文有关要素字体的使用作了规定: 1.发文机关标识,用小标宋体,字体大小视情况定(但一般应小于22mm×l5mm)。 2.秘密等级和保密期限,用3号黑体字。  3.紧急程度,用3号黑体字。  4.发文字号,用3号仿宋体字。  5.“签发人”,用3号仿宋体字;签发人姓名,用3号楷体字。  6.标题,用2号小标宋体字。  7.正文,用3号仿宋体字;文中小标题用3号小标宋体或黑体字。  8.附件,用3号仿宋字体。  9.“主题词”,用3号黑体字;词目用3号小标宋体字。  10.抄送机关,用3号仿宋体字。  11.印发机关和印发日期,用3号仿宋体字。 常见错情:未按要求使用字体;一文中所用字体前后不统一、连贯。 (三十一)页码标注不规范 《标准》对公文页码的标注作了规定: 1.单页码居右空1字,双页码居左空1字,数码左右各放一条4号“一”字线。 2.页码只标识到公文主体部分结束的页面,空白页和空白页以后的页面不标识页码(包括印有版记的页面)。 3.转发、印发性公文和有附件的公文,须通编页码。 4.信函式,首页不显示页码,而直接从第2页开始标注页码。 常见错情:“页码” 标注不规范,如“1”、“1.”;空白页和空白页以后的页面标识了页码;转发、印发性公文和有附件的公文没有通编页码;信函式公文首页显示了页码。 连载④ (作者系重庆市工商局办公室主任)   本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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    banchengshao

    贡献于2019-05-15

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