关邮件写作文件命名规培训
邮件写作文件命名日常工作中常遇似特简单事情常会种似特简单事情犯错针种情况问题整理出重新进行次全面系统培训希工作带帮助
普遍存问题:
1 发送邮件时没邮件旨者邮件旨没反映邮件容
2 文件命名规范没反映文件容
3 称呼
4 正文容够简单清晰没突出重点
5 回复邮件时没针性回复
6 字体致
7 附件太附件命名规范没正文简单介绍
8 区分抄送密送
邮件旨
1标题提纲挈领题栏里短短字概括出整邮件容重性便收件权衡邮件轻重缓急分处理
2定空白标题失礼
3标题简短宜冗长
4封信针题封信谈件事情便日整理
5适写字母特殊字符(*等)突出标题引起收件注意应适度特便紧急类字眼
6回复方邮件时应根回复容需更改标题RERE串
7重点题千万出现错字通处切莫顾检查正文发出前忘记检查题题第印象定慎慎
8请量英文邮件里想反应XX会议相关记录邮件应:MeetingRecordforXxx果邮件里想反应XX讲座命名:LectureforXxx类推
二 美捷登公司文件命名规
Core name(core name单词第字母写空格介词连词等第字母写获省略必时辅连接号)面隔开)+修改姓名+次数+修改时间
文件Core Name反应该文件容月工作记录core name命名MonthlyReportMarketingMar2011 (MonthlyReportMarketingMar2011) 文件份合约core name应:AgreementwithXxx
修改份文件版加名字修改次数更新日期(准确天)
举例:**院签定合约Ivy起草Shirley版修改次SelinShirley版修改次DrXiaSelin版修改次Ivy次修改(时间2011年1月1号)
该文件命名:AgreementwithJLYYIvy2Shirley1Selin1Harry1Jan012011(Jan01写成Jan1年省)该文件名定稿时应出现公司员名称应定稿事该文件修改:AgreementwithJLYYFinalJan012011
三称呼
1恰称呼收件者捏尺度
邮件开头称呼收件显礼貌明确提醒某收件邮件面求出必回应收件情况称呼家ALL
果方职务应职务尊称方刘院长刘教授刘博士
果清楚职务应通常x先生x姐称呼性先搞清楚
2Email开头结尾问候语
简单开头写HI中文写您结尾常见写BestRegardsBest Wishes等等中文写祝您利类
俗话说礼怪礼貌总便邮件中方妥方静
四关正文
1Email正文简明扼行文通
Email正文应简明扼说清楚事情果具体容确实正文应作摘介绍然单独写文件作附件进行详细描述
正文行文应通简单词汇短句准确清晰表达出现晦涩难懂语句家拉滚动条完邮件
2注意Email述语气
根收件熟络程度等级关系邮件外性质选择恰语气进行述免引起方适
尊重方请谢谢类语句常出现
电子邮件轻易转意见评必须谨慎客观
3Email正文1234类列表清晰明确
果事情复杂1234列段落进行清晰明确说明保持段落简短冗长没时间仔细没分段长篇
4次邮件交完整信息
次邮件中相关信息全部说清楚说准确两分钟发封什补充者更正类邮件会反感
尊重态度体现果英文Email拼写检查功开果中文Email注意拼音输入法带弱智音字
邮件发送前务必仔细阅读遍检查行文否通拼写否错误
5合理提示重信息
动动写字母粗体斜体颜色字体加字号等手段信息进行提示合理提示必提示会抓住重点影响阅度
6合理利图片表格等形式辅助阐述
带技术介绍讨性质邮件单纯文字形式难描述清楚果配合图表加阐述收件定会表扬体贴
7动动)类笑脸字符商务信函里面样显较轻佻
BusinessEmail情书)类慎某确实需强调出定轻松气氛场合现)
五附件
1果邮件带附件应正文里面提示收件查附件
3正文中应附件容做简说明特带附件时
4附件数目宜超4数目较时应包压缩成文件
5果附件特殊格式文件正文中说明开方式免影响
6果附件(宜超5MB)应分割成文件分发送
六语言选择汉字编码
1必时候英文邮件
果收件中外籍士应该英文邮件交流果收件国家区华应采英文交流存中文编码问题中文邮件区显示成乱码天书
2信息量丰富重邮件建议中文难保证英文表达水收件中某英文理解水存问题影响邮件涉问题解决
3选择便阅度字号字体
中文老实点宋体新宋体英文**马Arial字型字号五号10号字研究证明适合线阅度字号字体稀奇古怪字体斜体背景信纸特公务邮件
七回复技巧
1时回复Email
收重电子邮件刻回复方必少尊重理想回复时间2时特紧急重邮件
份邮件立处理占时间优先级低邮件集中特定时间处理般超24时
果事情复杂法时确切回复少应该时回复说收正处理旦结果会时回复…方苦苦等记住:时作出响应怕确认收
果正出差休假应该设定动回复功提示发件免影响工作
2进行针性回复
回件答复问题时候相关问题抄回件中然附答案简单样太生硬应该进行必阐述方次性理解避免反复交流浪费资源
3回复少10字
方发段邮件确回复谢谢已知道等字眼非常礼貌着凑够10字显示出尊重
4问题次回复讨盖高楼
果收发双方问题交流回复超3次说明交流畅说清楚时应采电话沟通等方式进行交流做判断电子邮件时交流方式
较复杂问题收件频繁回复发表法邮件越RE越高导致邮件冗长笨拙阅读时应前讨结果进行结删减瘦身突出信息
5区分ReplyReplyAll(区分单独回复回复全体)
果需单独知道事单独回复行
果发件提出求作出结响应应该replayall家知道方帮完成件事情
果发件提出问题清楚意见应该发件单独沟通着面停RERE发件讨讨告诉家司频繁发送没确**果邮件
点击回复全部前三思行
6动控制邮件
避免谓回复浪费资源文中指定部分收件出回复文末添语句:全部办妥需行动仅供参考需回复
八正确发送抄送密送
区分ToCCBCC(区分收件抄送秘送)
1To受理封邮件涉问题理应邮件予回复响应
2CC需知道回事CC没义务邮件予响应然果CC建议然回Email
3BCC秘送收信知道发BCC非常规场合
4TOCC中收件排列应遵循定规部门排列职位等级高低低高适规助提升形象
5需信息发送邮件占资源
6转发邮件突出信息
转发消息前首先确保收件需消息外转发敏感者机密信息心谨慎部消息转发外部员者未授权接收
果需应转发邮件容进行修改整理突出信息RE十层邮件发摸着头脑
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